Czym jest profil zaufany, jak go założyć i jakie sprawy urzędowe dzięki niemu załatwisz?

Załatwianie spraw urzędowych w Polsce coraz częściej przenosi się do internetu. Dzięki profilowi zaufanemu możesz to robić szybko, wygodnie i bez wychodzenia z domu. Ten elektroniczny sposób potwierdzania tożsamości pozwala na logowanie do e-usług publicznych, podpisywanie dokumentów online i składanie wniosków do różnych instytucji – od ZUS-u po urząd skarbowy. W tym artykule wyjaśnimy, czym dokładnie jest profil zaufany, jak go założyć krok po kroku oraz jakie codzienne sprawy urzędowe możesz dzięki niemu załatwić.

Co to jest profil zaufany?

Profil zaufany to bezpłatna metoda potwierdzania tożsamości online stosowana w kontaktach z polskimi instytucjami publicznymi. Działa jako elektroniczny identyfikator – pozwala zalogować się do systemów administracji publicznej i podpisać dokument elektronicznie bez konieczności osobistego stawiennictwa w urzędzie.

Dzięki profilowi zaufanemu możesz m.in. potwierdzić swoją tożsamość w usługach publicznych online, złożyć podpis elektroniczny (tzw. podpis zaufany) w dokumentach urzędowych, a także wysyłać wnioski, deklaracje, pisma i inne formularze bez drukowania, podpisywania i skanowania.

Działanie profilu zaufanego opiera się na kilku aktach prawnych obowiązujących w Polsce:

• Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne – reguluje cyfryzację administracji publicznej.

• Ustawa z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej – implementuje m.in. przepisy UE dotyczące elektronicznej identyfikacji i podpisów.

• Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z 29 czerwca 2020 r. w sprawie profilu zaufanego i podpisu zaufanego – określa szczegółowe zasady działania i techniczne rozwiązania.

Kto może założyć profil zaufany?

Profil zaufany jest dostępny dla osób fizycznych, które spełniają poniższe warunki:

• Posiadanie numeru PESEL – bez niego założenie profilu zaufanego jest niemożliwe.

• Ukończenie co najmniej 13 lat – osoby niepełnoletnie wymagają zgody przedstawiciela ustawowego.

• Dysponowanie pełną lub ograniczoną zdolnością do czynności prawnych.

WAŻNE: Dostęp do profilu zaufanego mają także cudzoziemcy legalnie przebywający w Polsce, pod warunkiem, że posiadają numer PESEL i spełniają powyższe kryteria.

Do czego służy profil zaufany?

Profil zaufany służy do potwierdzania tożsamości w internecie oraz podpisywania dokumentów elektronicznych w kontaktach z administracją publiczną. Dzięki niemu można załatwić wiele spraw urzędowych bez wychodzenia z domu – szybko, bezpiecznie i bez papierowych formularzy.

Za pomocą profilu zaufanego można m.in.:

• wysyłać pisma i wnioski do urzędów oraz innych podmiotów publicznych,

• rozliczać podatki (składać deklaracje podatkowe, wysyłać pliki JPK_VAT),

• załatwiać sprawy w ZUS poprzez platformę PUE ZUS,

• rejestrować działalność gospodarczą oraz aktualizować dane w CEIDG, a także korzystać z usług na biznes.gov.pl,

• logować się do Internetowego Konta Pacjenta, złożyć wniosek o wydanie Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ),

• sprawdzać punkty karne oraz status dowodu osobistego,

• składać wnioski o świadczenia rodzinne i socjalne, takie jak 500+, becikowe, świadczenia z Funduszu Alimentacyjnego czy Kartę Dużej Rodziny,

• uzyskać odpis aktu stanu cywilnego,

• uzyskać zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego,

• składać wnioski do Urzędu Patentowego RP o ochronę wynalazków, wzorów czy znaków towarowych,

• obsługiwać konto w systemie BDO (Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami).

Profil zaufany jest wykorzystywany przez liczne instytucje publiczne, m.in. ministerstwa, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, urzędy skarbowe, Urząd Patentowy RP czy Krajowy Rejestr Karny. Stanowi on uniwersalne narzędzie dostępu do większości e-usług administracji publicznej w Polsce.

Co to jest tymczasowy profil zaufany?

Tymczasowy profil zaufany to szczególny rodzaj profilu zaufanego, który można założyć bez wychodzenia z domu i bez użycia bankowości elektronicznej. Został wprowadzony jako rozwiązanie umożliwiające zdalne potwierdzenie tożsamości – za pomocą wideorozmowy z urzędnikiem.

Najważniejszą różnicą jest okres ważności. Standardowy profil zaufany jest ważny 3 lata (z możliwością przedłużenia). Z kolei tymczasowy profil zaufany jest ważny 3 miesiące i nie można go przedłużyć – po upływie terminu wygasa automatycznie.

Tymczasowy profil zaufany możesz założyć poprzez wypełnienie wniosku online oraz umówienie wideorozmowy z urzędnikiem. Podczas rozmowy potwierdza się swoją tożsamość, pokazując dokument tożsamości do kamery. Po pozytywnej weryfikacji profil zostaje aktywowany.

Tymczasowy profil zaufany pozwala korzystać z tych samych e-usług administracji publicznej co standardowy profil, m.in. wysyłać pisma do urzędów, składać wnioski o świadczenia, logować się do Internetowego Konta Pacjenta, czy też załatwiać sprawy podatkowe. To rozwiązanie przeznaczone jest przede wszystkim dla osób, które nie mają konta w banku współpracującym z systemem profilu zaufanego, a potrzebują szybkiego dostępu do usług online.

Jak założyć profil zaufany krok po kroku?

Założenie profilu zaufanego jest bezpłatne i w większości przypadków zajmuje tylko kilka minut. Procedura została maksymalnie uproszczona – można ją przejść w pełni online, bez wychodzenia z domu, albo tradycyjnie, potwierdzając swoją tożsamość w urzędzie. Wybór metody zależy przede wszystkim od tego, czy korzystasz z bankowości elektronicznej lub posiadasz e-dowód z warstwą elektroniczną. Poniżej przeprowadzimy Cię przez obie metody krok po kroku.

Zakładanie profilu zaufanego online

Rejestracja przez internet to obecnie najczęściej wybierany sposób. Jeśli masz konto w banku współpracującym z systemem administracji publicznej albo posiadasz e-dowód, możesz potwierdzić swoją tożsamość całkowicie zdalnie. W takim przypadku nie ma potrzeby wizyty w urzędzie, ponieważ Twoje dane zostały już wcześniej zweryfikowane.

Rejestracja przez bankowość elektroniczną

To najprostsza metoda, ponieważ bank potwierdza Twoją tożsamość automatycznie.

1. Wejdź na stronę gov.pl i wybierz usługę „Załóż profil zaufany”.

2. Wskaż opcję rejestracji przez bank.

3. Z listy wybierz swój bank i zaloguj się do bankowości elektronicznej.

4. System wyświetli prośbę o potwierdzenie przekazania Twoich danych do systemu profilu zaufanego.

5. Po zaakceptowaniu danych profil zaufany zostanie aktywowany automatycznie.

Cały proces trwa zazwyczaj kilka minut i kończy się natychmiastową aktywacją konta.

Rejestracja przy użyciu e-dowodu osobistego

Jeśli posiadasz dowód osobisty z warstwą elektroniczną (tzw. e-dowód), możesz wykorzystać go do potwierdzenia swojej tożsamości.

1. Wejdź na stronę gov.pl i wybierz usługę „Załóż profil zaufany”.

2. Wybierz rejestrację przez e-dowód.

3. Przygotuj telefon z funkcją NFC lub czytnik NFC podłączony do komputera.

4. Zeskanuj e-dowód i potwierdź operację kodem PIN nadanym przy odbiorze dokumentu.

5. Po poprawnej weryfikacji profil zaufany zostanie aktywowany.

Ta metoda również pozwala na rejestrację bez wizyty w urzędzie.

Zakładanie profilu zaufanego osobiście

Jeżeli nie korzystasz z bankowości internetowej ani nie masz e-dowodu, możesz założyć profil zaufany w tradycyjny sposób. Procedura polega na wypełnieniu wniosku online, a następnie osobistym potwierdzeniu tożsamości w wybranym punkcie.

Krok 1: Wypełnienie wniosku

1. Wejdź na stronę gov.pl i wypełnij formularz rejestracyjny, podając swoje dane.

2. Wskaż dogodny punkt potwierdzający (np. urząd miasta, urząd skarbowy, oddział ZUS).

3. Wyślij wniosek – będzie on ważny przez 14 dni.

Krok 2: Potwierdzenie tożsamości

1. Udaj się do wybranego punktu z ważnym dokumentem tożsamości (dowód osobisty lub paszport).

2. Urzędnik sprawdzi zgodność danych z wnioskiem.

3. Po pozytywnej weryfikacji profil zaufany zostanie aktywowany na miejscu.

Sama wizyta w urzędzie trwa zwykle kilka-kilkanaście minut, w zależności od liczby osób oczekujących.

Podsumowanie: Niezależnie od wybranej metody potrzebne Ci będą:

• numer PESEL,

• aktualny adres e-mail,

• numer telefonu komórkowego do autoryzacji operacji,

• dokument tożsamości (jeśli potwierdzasz profil w urzędzie).

Jak potwierdzić profil zaufany?

Jeżeli złożyłeś wniosek o profil zaufany online, ale nie korzystasz z bankowości elektronicznej ani e-dowodu, konieczne będzie osobiste potwierdzenie tożsamości w punkcie potwierdzającym. To krótka procedura, która polega na sprawdzeniu zgodności Twoich danych z dokumentem tożsamości.

Profil zaufany można potwierdzić w specjalnych punktach potwierdzających, którymi są m.in.:

• urzędy gmin i miast,

• urzędy skarbowe,

• oddziały Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS),

• wybrane placówki administracji publicznej wskazane na stronie gov.pl.

Aktualną listę punktów można znaleźć podczas składania wniosku – system pozwala wybrać najdogodniejszą lokalizację.

Po wypełnieniu wniosku online masz 14 dni na wizytę w wybranym punkcie. Zabierz ze sobą ważny dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport). Urzędnik zweryfikuje Twoje dane i poprosi o potwierdzenie informacji podanych we wniosku. Po pozytywnej weryfikacji Profil zaufany zostanie aktywowany – zwykle od razu na miejscu. Cała procedura trwa zazwyczaj kilka minut. Nie wymaga dodatkowych opłat ani składania papierowych dokumentów.

Jak przedłużyć ważność profilu zaufanego?

Profil zaufany ma okres ważności wynoszący 3 lata. Po upływie tego czasu traci swoją aktywność i nie możesz już korzystać z niego do logowania się do usług publicznych ani podpisywania dokumentów. Na szczęście przedłużenie ważności jest proste i bezpłatne – możesz to zrobić całkowicie online, bez wizyty w urzędzie. Najlepiej przedłużyć profil jeszcze przed jego wygaśnięciem, aby uniknąć przerwy w dostępie do e-usług. System nie przedłuży profilu, który już wygasł – wtedy trzeba założyć nowy. Przedłużenia możesz dokonać z wyprzedzeniem, nawet kilka tygodni przed datą ważności.

Jak przedłużyć profil zaufany krok po kroku?

1. Wejdź na stronę gov.pl, przejdź do sekcji Profil zaufany na portalu gov.pl i wybierz opcję „Przedłuż ważność profilu zaufanego”.

2. Zaloguj się w wybrany sposób – przez bankowość elektroniczną, przez e-dowód z funkcją elektroniczną lub poprzez usługę ePUAP, jeśli masz już konto. Autoryzacja przebiega tak samo jak przy zakładaniu profilu.

3. Potwierdź chęć przedłużenia. Po zalogowaniu system pokaże dane Twojego profilu oraz termin wygaśnięcia – wystarczy zatwierdzić chęć przedłużenia.

4. Profil zostanie automatycznie przedłużony o kolejne 3 lata. Nie musisz nigdzie chodzić ani potwierdzać danych ponownie.

Jeśli Twój profil zaufany już wygasł, musisz założyć nowy – procedura jest taka sama jak przy pierwszej rejestracji.

Bezpieczeństwo profilu zaufanego

Profil zaufany jest narzędziem zabezpieczonym wielopoziomowo i spełnia wymogi określone w przepisach dotyczących identyfikacji elektronicznej. Logowanie do systemu wymaga uwierzytelnienia – najczęściej poprzez bankowość elektroniczną lub login i hasło oraz dodatkową autoryzację (np. kod SMS). Dzięki temu dostęp do konta jest chroniony podobnie jak w przypadku usług finansowych.

Bezpieczeństwo zależy jednak nie tylko od rozwiązań technicznych, lecz także od użytkownika. Aby chronić swój profil zaufany, należy:

• korzystać wyłącznie z oficjalnych stron administracji publicznej (np. gov.pl),

• nie udostępniać nikomu loginu, hasła ani kodów autoryzacyjnych,

• stosować silne, unikalne hasła,

• unikać logowania na publicznych lub niezabezpieczonych urządzeniach,

• zachować ostrożność wobec wiadomości e-mail i SMS-ów podszywających się pod instytucje publiczne (phishing).

W przypadku podejrzenia nieuprawnionego dostępu do konta należy niezwłocznie zmienić hasło lub unieważnić profil zaufany. Warto pamiętać, że administracja publiczna nigdy nie prosi o podawanie haseł ani kodów autoryzacyjnych przez telefon czy e-mail.

Najczęściej zadawane pytania

Czy mObywatel i profil zaufany to to samo?

Nie. mObywatel to aplikacja mobilna, która umożliwia dostęp do cyfrowych dokumentów i usług publicznych, natomiast profil zaufany to narzędzie do potwierdzania tożsamości i podpisywania dokumentów online. Profil zaufany może być wykorzystywany do logowania do aplikacji mObywatel, ale nie są to te same usługi.

Czym się różni podpis elektroniczny od profilu zaufanego?

Profil zaufany umożliwia składanie tzw. podpisu zaufanego, który służy głównie do kontaktów z administracją publiczną. Kwalifikowany podpis elektroniczny to komercyjna usługa o szerszym zastosowaniu – działa także w relacjach biznesowych i w całej Unii Europejskiej. Podpis kwalifikowany ma moc prawną równą podpisowi własnoręcznemu we wszystkich sytuacjach prawnych.

Jak długo jest ważny profil zaufany?

Standardowy profil zaufany jest ważny 3 lata. Przed upływem tego terminu można go bezpłatnie przedłużyć online. Jeśli nie zostanie przedłużony, wygasa automatycznie.

Ile trwa wyrobienie profilu zaufanego w urzędzie?

Samo potwierdzenie tożsamości w urzędzie trwa zazwyczaj kilka-kilkanaście minut, o ile wcześniej złożono wniosek online. W praktyce czas zależy od kolejek i organizacji pracy danego punktu. Profil zostaje aktywowany od razu po potwierdzeniu danych.

Czy profil zaufany jest obowiązkowy?

Nie, posiadanie profilu zaufanego nie jest obowiązkowe. To dobrowolne narzędzie, które ułatwia korzystanie z usług administracji publicznej przez internet. Wszystkie sprawy nadal można załatwić tradycyjnie, czyli osobiście w urzędzie.

Co jest potrzebne, żeby zrobić profil zaufany?

Potrzebny jest numer PESEL, podstawowe dane osobowe oraz dostęp do internetu. Profil można założyć przez bankowość elektroniczną, e-dowód lub w punkcie potwierdzającym tożsamość (np. w urzędzie). W przypadku rejestracji osobistej należy mieć przy sobie dokument tożsamości.

Czy ePUAP i profil zaufany to jest to samo?

Nie. ePUAP to platforma elektronicznych usług administracji publicznej, natomiast profil zaufany jest sposobem logowania i podpisywania dokumentów na tej platformie. Profil zaufany działa więc jako narzędzie dostępu do ePUAP i innych serwisów publicznych.

Czy można założyć profil zaufany bez konta w banku?

Tak. Jeśli ktoś nie korzysta z bankowości elektronicznej, może założyć profil zaufany poprzez wizytę w punkcie potwierdzającym (np. w urzędzie) lub – w określonych przypadkach – za pomocą wideoweryfikacji (tymczasowy profil zaufany). Konto w banku jest wygodną, ale nie jedyną metodą rejestracji.