Czym jest praca zdalna i jak wygląda w praktyce?

Wyobraź sobie poranek bez pośpiechu: brak korków, tłoku w komunikacji miejskiej i nerwowego zerkania na zegarek, czy zdążysz do biura. Zamiast tego – kawa we własnej kuchni, a pierwsze spotkanie z zespołem z wygodnego fotela we własnym salonie. Praca zdalna, jeszcze niedawno uważana za luksus lub wyjątek, dziś staje się codziennością i przechodzi z niszy do głównego nurtu życia zawodowego na całym świecie. Jak wygląda w praktyce? Jakie wyzwania i możliwości niesie dla pracowników i pracodawców? Sprawdźmy, czym dokładnie jest praca zdalna i co oznacza dla tych, którzy decydują się na taką formę zatrudnienia.

Czym jest praca zdalna?

Praca zdalna to forma wykonywania obowiązków zawodowych, która polega na świadczeniu pracy poza siedzibą pracodawcy, najczęściej w miejscu wskazanym przez pracownika, takim jak jego dom. Zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu pracy, praca zdalna może być realizowana w pełnym lub częściowym wymiarze czasu i zawsze wymaga uzgodnienia miejsca pracy z pracodawcą.

W modelu pracy zdalnej komunikacja, współpraca i zarządzanie odbywają się przy pomocy narzędzi cyfrowych, takich jak e-maile, komunikatory, oprogramowanie do zarządzania projektami oraz platformy do wideokonferencji.

Praca zdalna może przyjąć różne formy: od pełnoetatowej pracy poza biurem, przez hybrydowy model (połączenie pracy w biurze i zdalnej), aż po tzw. freelancing, gdzie specjaliści podejmują się zleceń dla różnych firm, pracując niezależnie. Popularność tego modelu wzrosła dzięki rozwojowi technologii oraz zmianom w organizacji pracy, a dodatkowo przyspieszył ją okres pandemii COVID-19, kiedy wiele firm musiało z dnia na dzień przestawić się na zdalne formy funkcjonowania.

Zasady pracy zdalnej

Praca zdalna w Polsce została uregulowana nowymi przepisami Kodeksu pracy, które weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku. Ustawa ta wprowadza zasady dotyczące wykonywania pracy zdalnej, definiując jej formy oraz obowiązki zarówno pracowników, jak i pracodawców.

Zgodnie z artykułem 67(18) Kodeksu pracy, praca zdalna to praca „wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą”. Oznacza to, że miejsce wykonywania pracy zdalnej może obejmować zarówno adres zamieszkania pracownika, jak i inne lokalizacje, które zostaną wspólnie ustalone. Praca zdalna może być uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia.

Rodzaje pracy zdalnej

Kodeks pracy wyróżnia trzy rodzaje pracy zdalnej:

• Praca zdalna całkowita: wykonywana wyłącznie w trybie zdalnym.

• Praca zdalna częściowa (praca hybrydowa): wykonywana częściowo w biurze, a częściowo zdalnie.

• Praca zdalna okazjonalna: realizowana na wniosek pracownika maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym. Wniosek o taką formę pracy może być składany w formie pisemnej lub elektronicznej.

Praca zdalna może być realizowana zarówno jako umowa o pracę, jak i w formie umów cywilnoprawnych oraz B2B.

Praca zdalna: obowiązki pracodawcy

Pracodawca ma szereg obowiązków wobec pracowników wykonujących pracę zdalną, w tym:

• Zapewnienie narzędzi i materiałów: Pracodawca musi dostarczyć pracownikowi niezbędne urządzenia techniczne oraz materiały do wykonywania pracy zdalnej.

• Instalacja i serwis: Odpowiedzialność za instalację, serwis oraz konserwację narzędzi pracy spoczywa na pracodawcy, który również powinien pokryć związane z tym koszty.

• Pokrycie kosztów: Pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.

• Szkolenia i pomoc techniczna: Pracodawca powinien zapewnić pracownikom szkolenia oraz pomoc techniczną, aby umożliwić im efektywne wykonywanie pracy zdalnej.

• Ochrona danych osobowych: Pracodawca ma obowiązek określenia procedur ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenia odpowiednich szkoleń w tym zakresie.

• Regulamin pracy zdalnej: Zasady dotyczące pracy zdalnej powinny być jasno określone w regulaminie lub porozumieniu między pracodawcą a pracownikiem.

Praca zdalna: obowiązki pracownika

Pracownik również ma swoje zobowiązania związane z wykonywaniem pracy zdalnej:

• Organizacja stanowiska pracy: Pracownik jest zobowiązany do zorganizowania swojego stanowiska pracy zgodnie z zasadami ergonomii oraz zapewnienia bezpiecznych warunków pracy.

• Przestrzeganie zasad BHP: Obowiązkiem pracownika jest przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także wymogów dotyczących ochrony informacji.

• Utrzymanie miejsca pracy: Pracownik powinien dbać o czystość i porządek w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

• Zgłaszanie zmian warunków lokalowych: W przypadku zmiany warunków lokalowych, pracownik ma obowiązek poinformować o tym pracodawcę, co może wpłynąć na możliwość dalszego wykonywania pracy w trybie zdalnym.

• Przestrzeganie wymiaru czasu pracy: Pracownik musi przestrzegać ustalonego wymiaru czasu pracy oraz zasad komunikacji z pracodawcą.

Praca zdalna vs. praca mobilna

Praca zdalna i praca mobilna to dwa różne modele pracy, które, pomimo zbliżonych nazw, różnią się pod wieloma względami. Praca zdalna to forma wykonywania obowiązków zawodowych, która polega na pracy w całości lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika, najczęściej w jego domu.

Z kolei praca mobilna odnosi się do modelu pracy, w którym pracownik wykonuje swoje obowiązki w różnych lokalizacjach, zazwyczaj poza siedzibą firmy. Miejsce pracy jest określone w umowie o pracę jako dany obszar (np. województwo) i może obejmować pracę w terenie oraz biurową. Pracę mobilną często wykonują np. przedstawiciele handlowi.

Jakie zawody można wykonywać w formie zdalnej?

Oto niektóre z najbardziej popularnych profesji, które dobrze sprawdzają się w modelu pracy zdalnej:

• Programista: Programowanie, zarządzanie bazami danych, testowanie oprogramowania czy administracja sieciami to prace, które można wykonywać zdalnie, często z dostępem do zdalnych serwerów i infrastruktury firmy.

• Grafik: Graficy komputerowi, ilustratorzy, projektanci UX/UI mogą pracować zdalnie, przygotowując projekty dla klientów na podstawie dostarczonych wytycznych i materiałów.

• Copywriter: Tworzenie treści na strony internetowe, blogi, media społecznościowe, a także edytowanie tekstów to prace, które można wykonywać zdalnie, korzystając z narzędzi do współpracy online.

• Specjalista ds. marketingu i social media: Planowanie i realizacja strategii marketingowych, zarządzanie kampaniami reklamowymi i obsługa mediów społecznościowych można realizować online, przy użyciu narzędzi do zarządzania treściami i analizy danych.

• Analityk danych i specjalista ds. SEO: Analiza dużych zbiorów danych, badanie trendów i optymalizacja treści internetowych pod kątem wyszukiwarek to zadania, które można wykonać zdalnie, pracując na odpowiednich narzędziach analitycznych.

• Księgowy: Księgowi i specjaliści finansowi coraz częściej wykonują swoje obowiązki zdalnie, obsługując klientów przy pomocy specjalistycznego oprogramowania do księgowości i finansów.

• Specjalista ds. HR: Rekruterzy mogą prowadzić rozmowy kwalifikacyjne, przeglądać CV i oceniać kandydatów online. Coraz częściej firmy wdrażają także systemy do zdalnego onboardingu.

Umiejętności potrzebne do pracy zdalnej

Praca zdalna wymaga specyficznego zestawu umiejętności, które pomagają efektywnie działać poza tradycyjnym biurem:

• Samodyscyplina i zarządzanie czasem: W pracy zdalnej brakuje typowej struktury biurowej, dlatego pracownik musi samodzielnie planować i organizować swoje zadania, ustalać priorytety oraz trzymać się wyznaczonych godzin pracy.

• Komunikacja interpersonalna: W modelu zdalnym większość komunikacji odbywa się online, dlatego umiejętność jasnego formułowania myśli, aktywnego słuchania i szybkiego reagowania na pytania jest kluczowa.

• Umiejętność obsługi narzędzi cyfrowych: Praca zdalna wymaga znajomości narzędzi cyfrowych do współpracy online, takich jak platformy do zarządzania projektami (np. Trello, Asana), komunikatory (np. Slack, Microsoft Teams) oraz oprogramowanie do wideokonferencji (np. Zoom).

• Samodzielność i inicjatywa: Bez bieżącego nadzoru przełożonych praca zdalna wymaga, by pracownicy byli proaktywni, samodzielnie rozwiązywali problemy i podejmowali inicjatywy.

• Zarządzanie stresem i work-life balance: Pracownicy zdalni muszą umieć odseparować obowiązki zawodowe od życia domowego. Wymaga to umiejętności wyznaczania granic, wyłączania się z trybu pracy po godzinach i dbania o równowagę.

Narzędzia potrzebne do pracy zdalnej

Praca zdalna wymaga dostępu do odpowiednich narzędzi, które pozwalają na efektywną komunikację, zarządzanie projektami i organizację pracy:

• Komunikacja i współpraca: Slack, Microsoft Teams, Zoom, Google Meet

• Zarządzanie projektami i zadaniami: Trello, Asana, ClickUp

• Przechowywanie i udostępnianie plików: Google Drive, Dropbox, OneDrive

• Zarządzanie czasem i produktywnością: Toggl Track, RescueTime, Clockify

• Zarządzanie dokumentami: Google Workspace, Microsoft 365, Notion

• Organizacja i planowanie pracy: Todoist, Evernote, Google Calendar

• Zarządzanie zespołem i jego efektywnością: Basecamp, Monday.com, Jira

Zalety i wady pracy zdalnej

Praca zdalna to model, który zmienia oblicze współczesnego rynku zatrudnienia i otwiera przed pracownikami zupełnie nowe możliwości. Dla wielu największą zaletą pracy zdalnej jest elastyczność – możliwość pracy z dowolnego miejsca i w dogodnych godzinach. Dzięki temu łatwiej jest pogodzić życie zawodowe z prywatnym, bez konieczności dostosowywania całego harmonogramu do sztywnych godzin biurowych. Co więcej, brak codziennych dojazdów oszczędza czas i pieniądze, pozwalając na pracę w komfortowych, domowych warunkach, co w dłuższej perspektywie wpływa pozytywnie na jakość życia.

Praca zdalna to również możliwość zdobycia doświadczenia na rynkach międzynarodowych. Otwiera drzwi do współpracy z firmami z całego świata, bez konieczności przeprowadzki czy zmiany swojego dotychczasowego stylu życia. Z kolei firmy zyskują dostęp do talentów niezależnie od miejsca zamieszkania, co pozwala im budować różnorodne zespoły o globalnym zasięgu. Dodatkowym atutem jest pozytywny wpływ na środowisko – mniej dojazdów to mniejsza emisja CO₂, co dla wielu pracowników i pracodawców stanowi dodatkową motywację do wyboru tej formy pracy.

Niestety, praca zdalna nie jest pozbawiona wyzwań. Jednym z największych problemów może być poczucie izolacji – brak codziennych, spontanicznych rozmów z kolegami z pracy sprawia, że niektórzy zdalni pracownicy odczuwają samotność i oderwanie od zespołu. Może to wpływać na ich motywację i zaangażowanie. Praca w domowym zaciszu często sprawia, że trudno jest wyraźnie oddzielić obowiązki zawodowe od życia prywatnego, co prowadzi do pracy w niekończących się godzinach i ryzyka wypalenia zawodowego.

Kolejnym wyzwaniem jest komunikacja. W pracy zdalnej, gdzie większość interakcji odbywa się online, łatwiej o nieporozumienia, opóźnienia i brak spójności w pracy zespołowej. Zdarza się, że przez brak bezpośredniego kontaktu problemy i niejasności nie są od razu wyjaśniane, co może wpływać na efektywność całego zespołu. Do tego dochodzą kwestie technologiczne – stabilne połączenie internetowe i niezawodny sprzęt to podstawa w pracy zdalnej, ale nie każdy ma do nich równy dostęp.

Praca zdalna wymaga także dużej samodyscypliny, samodzielności i umiejętności zarządzania czasem. Bez stałej struktury dnia, wyznaczonych przerw i nadzoru bezpośredniego przełożonego, wielu osobom trudno jest odpowiednio zorganizować swoje zadania i priorytety. Dla niektórych zdalnych pracowników ograniczony kontakt z biurem może również oznaczać trudniejszy dostęp do szkoleń i sieci kontaktów, które naturalnie budują się w siedzibie firmy. Warto także wspomnieć o kwestiach bezpieczeństwa, o które znacznie łatwiej zadbać w środowisku biurowym: ergonomii stanowiska pracy, ochronie danych i higienie cyfrowej.

Gdzie szukać ofert pracy zdalnej?

Praca zdalna stała się marzeniem wielu osób szukających większej elastyczności, lepszej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym oraz możliwości współpracy z firmami na całym świecie. Równocześnie coraz więcej pracodawców oferuje takie możliwości, dostosowując swoje oferty do globalnych trendów. Ale gdzie szukać wiarygodnych ofert pracy zdalnej, które spełnią nasze oczekiwania? Oto kilka sprawdzonych sposobów na znalezienie wymarzonej pracy z dowolnego miejsca na świecie:

• Portale rekrutacyjne: Na większości popularnych portali pracy są już sekcje dedykowane wyłącznie pracy zdalnej.

• Media społecznościowe: Platformy takie jak LinkedIn czy Facebook często zawierają grupy i strony poświęcone ofertom pracy zdalnej, gdzie pracodawcy publikują ogłoszenia.

• Fora i grupy dyskusyjne: Wiele branż ma swoje fora internetowe, na których użytkownicy dzielą się informacjami o dostępnych ofertach pracy.

• Networking: Kontakty zawodowe mogą być cennym źródłem informacji o dostępnych ofertach pracy zdalnej. Uczestnictwo w wydarzeniach branżowych lub lokalnych spotkaniach może pomóc w nawiązywaniu relacji.

• Strony firmowe: Warto odwiedzać sekcje kariery na stronach internetowych firm, które nas interesują. Często publikują one oferty pracy zdalnej bezpośrednio na swoich stronach.

W poszukiwaniu pracy zdalnej należy zachować szczególną ostrożność, ponieważ istnieje wiele fałszywych ofert, które mogą być próbą oszustwa. Oto kilka wskazówek, jak rozpoznać takie oferty:

• Oferty obiecujące wysokie zarobki przy minimalnym wysiłku powinny budzić podejrzenia.

• Fałszywe ogłoszenia często nie zawierają dokładnych informacji o wymaganiach i obowiązkach.

• Jeśli oferta wymaga podania danych bankowych lub innych wrażliwych informacji na wczesnym etapie rekrutacji, należy być bardzo ostrożnym.

• Niska jakość tekstu ogłoszenia może sugerować, że jest ono nieautentyczne.

• Bądź czujny, gdy oferta pochodzi z adresu e-mailowego, który nie jest powiązany z oficjalną domeną firmy.

• Oszuści mogą poprosić o dokonanie opłat na przykład za materiały szkoleniowe czy sprawdzenie przeszłości zawodowej.

Dzięki tym wskazówkom możesz uniknąć oszustw i skutecznie chronić się przed fałszywymi ofertami pracy zdalnej. Zawsze warto dokładnie sprawdzić firmę, jej stronę internetową, historię oraz opinie innych pracowników, zanim zdecydujesz się na dalsze kroki w procesie rekrutacyjnym.