List motywacyjny – klauzula RODO jest obowiązkowa czy nie?

Autor: Paulina Szydłowska

Rekrutacja nie zawsze kończy się na wysłaniu CV. Często pracodawca wymaga także listu motywacyjnego, a bywa, że kandydat dołącza go z własnej woli, by pokazać zaangażowanie. Jednak w takim dokumencie również znajdują się dane osobowe. Czy w związku z tym pracodawca potrzebuje osobnej klauzuli ze zgodą na ich przetwarzanie? Sprawdź, czy musisz dołączać klauzulę RODO do listu motywacyjnego oraz kiedy warto to zrobić!

Klauzula RODO do listu motywacyjnego – czy jest potrzeba?

Przez lata od wprowadzenia Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, kwestia klauzuli RODO oraz dozwolonego wykorzystywania danych obrosła w kilka mitów. Popularne było np. przekonanie, że aplikacja bez klauzuli wyklucza z każdej rekrutacji. Tymczasem samo umieszczenie danych osobowych w CV czy liście motywacyjnym nie powoduje, że dokument musi zawierać osobną klauzulę RODO. Podczas bieżącej rekrutacji pracodawca może przetwarzać informacje, których ma prawo żądać od kandydata na podstawie Kodeksu pracy. Należą do nich:

• imię (imiona) i nazwisko,

• data urodzenia,

• dane kontaktowe wskazane przez kandydata,

• wykształcenie,

• kwalifikacje zawodowe,

• przebieg zatrudnienia (z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy).

Zakładając, że dane te są potrzebne do oceny przydatności na danym stanowisku. Kwestię tę reguluje art. 22¹ Kodeksu pracy.

Zgoda na przetwarzanie danych może być potrzebna, gdy w dokumentach aplikacyjnych podajesz z własnej inicjatywy dodatkowe informacje, które wykraczają poza ustawowy zakres. Warto również zastosować treść wskazaną w ogłoszeniu, jeżeli podmiot rekrutujący wyraźnie prosi o zamieszczenie konkretnej klauzuli. Nie oznacza to jednak, że musisz powtarzać tę samą zgodę zarówno w CV, jak i w liście motywacyjnym.

💡 Przeczytaj też: Jak zakończyć list motywacyjny?

Kiedy klauzula RODO w liście motywacyjnym nie jest potrzebna?

Masz już klauzulę dodaną w CV albo zastanawiasz się, czy warto dla umieszczenia jej w dokumencie zmieniać jego strukturę? Osobna klauzula RODO w liście motywacyjnym nie jest potrzebna, gdy dokument dotyczy konkretnej rekrutacji i zawiera wyłącznie dane niezbędne do jej przeprowadzenia. Pracodawca przetwarza wtedy podstawowe informacje o kandydacie na podstawie przepisów prawa, dlatego nie musi opierać tego działania na jego zgodzie.

Nie ma również potrzeby powielania klauzuli, gdy odpowiednia zgoda obejmująca wszystkie przesłane dokumenty została już zamieszczona w CV albo udzielona w formularzu rekrutacyjnym. Jedna prawidłowo sformułowana zgoda może dotyczyć całej aplikacji. Dodatkowa klauzula w liście motywacyjnym nie zwiększa zakresu ochrony danych osobowych ani nie wpływa na ważność zgłoszenia.

Przejrzyj najnowsze ogłoszenia o pracę!

Klauzula RODO do CV i w liście motywacyjnym – czy jest potrzebna w obu dokumentach aplikacyjnych?

Wysyłając kilka dokumentów w odpowiedzi na jedno ogłoszenie, nie musisz umieszczać identycznej klauzuli RODO w każdym załączniku. Jeżeli zgoda na przetwarzanie danych jest potrzebna, wystarczy zamieszczenie klauzuli w CV albo zaznaczenie odpowiedniego pola w formularzu rekrutacyjnym. Jej treść powinna jednak obejmować dane osobowe zawarte we wszystkich przesłanych dokumentach, a nie wyłącznie w CV. Bezpiecznym rozwiązaniem jest użycie sformułowania odnoszącego się do dokumentów aplikacyjnych lub dokumentów rekrutacyjnych. Dzięki temu zgoda obejmuje zarówno CV, list motywacyjny, jak i pozostałe załączniki przekazane w ramach konkretnej rekrutacji.

Gdzie umieścić klauzulę CV oraz listu motywacyjnego?

Klauzula dotycząca przetwarzania danych osobowych powinna znajdować się w łatwo dostępnym miejscu, ale nie może odciągać uwagi od treści aplikacji. Najczęściej umieszcza się ją na dole dokumentu, mniejszą czcionką niż pozostały tekst. Nadal musi pozostać czytelna po zapisaniu pliku i jego ewentualnym wydrukowaniu.

Gdzie umieścić klauzulę RODO do CV?

Klauzulę CV najlepiej umieścić na końcu dokumentu, pod ostatnią sekcją dotyczącą na przykład zainteresowań, umiejętności lub dodatkowych informacji. Przy CV zajmującym kilka stron zgoda na przetwarzanie danych powinna znaleźć się na ostatniej stronie. Nie warto dodawać jej jako elementu grafiki ani zmniejszać czcionki do rozmiaru utrudniającego odczytanie treści.

Gdzie umieścić klauzulę RODO w liście motywacyjnym?

W liście motywacyjnym klauzulę możesz dodać na samym dole, pod zakończeniem i podpisem. Powinna być wizualnie oddzielona od głównej treści, aby rekruter nie uznał jej za część ostatniego akapitu. Zachowaj przy tym spójny krój pisma i czytelne odstępy.

Nie musisz dodawać zgody do obu dokumentów, jeżeli klauzula zamieszczona w CV obejmuje przetwarzanie danych osobowych zawartych we wszystkich przesłanych dokumentach aplikacyjnych. Osobną treść w liście motywacyjnym warto umieścić wtedy, gdy wymaga tego pracodawca albo wysyłasz list bez CV.

Klauzula RODO a zgoda na przyszłe rekrutacje

Warto pamiętać, że zgoda udzielona na potrzeby konkretnej rekrutacji nie obejmuje automatycznie kolejnych naborów organizowanych przez tę samą firmę. Jeżeli chcesz, aby pracodawca zachował Twoje dokumenty aplikacyjne w celu prowadzenia przyszłych rekrutacji, musisz wyrazić na to odrębną zgodę. Jej treść powinna jasno wskazywać cel przetwarzania danych oraz firmę, której udzielasz zgody. Najlepiej zamieścić ją jako osobną formułę pod klauzulą dotyczącą bieżącego naboru albo zaznaczyć oddzielne pole w formularzu aplikacyjnym. Pracodawca powinien również przekazać informacje o przetwarzaniu danych w zakresie przyszłych procesów rekrutacyjnych, w tym podać okres ich przechowywania.

Pamiętaj, że zgoda na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji jest dobrowolna. Jej brak nie może obniżyć Twoich szans w aktualnym procesie rekrutacyjnym. Możesz ją także wycofać w dowolnym momencie, a pracodawca nie powinien od tej chwili wykorzystywać Twojej aplikacji w kolejnych naborach.

Bez takiej zgody firma nie może zachować CV i listu motywacyjnego wyłącznie po to, aby kontaktować się z Tobą w sprawie przyszłych ofert pracy. Zakończenie bieżącej rekrutacji kończy cel, dla którego przekazałeś dane, choć pracodawca może mieć inną podstawę do ich czasowego przechowywania, na przykład w związku z ewentualnymi roszczeniami.

💡 Przeczytaj też: Jak powinien wyglądać życiorys zawodowy? Porady i wzór

Aktualna klauzula RODO do listu motywacyjnego – wzór, gdy zgoda jest potrzebna

Formuła RODO, którą wykorzystujesz w swoim liście motywacyjnym, nie musi być długa i skomplikowana. Jeżeli w Twojej sytuacji zgoda jest potrzebna i pracodawca nie wskazał jej treści, możesz wykorzystać prostą formułę.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko.

Jeżeli chcesz dodatkowo powołać się na odpowiednie przepisy, skorzystaj z rozszerzonej formułki.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

Klauzula RODO może być zarówno krótka, jak rozbudowana o podstawę prawną. Jeśli więc zastanawiasz się, której wersji użyć, bierz pod uwagę wymagania pracodawcy oraz przestrzeń dostępną w Twoich dokumentach aplikacyjnych.

Uwaga! Według wytycznych UODO, do przetwarzania danych wymienionych w art. 22¹ Kodeksu pracy nie jest potrzebna zgoda. Dotychczasowa praktyka zamieszczenia w liście motywacyjnym i CV zgody na przetwarzanie danych w celach rekrutacyjnych nie jest właściwa. Watro więc ją stosować tylko w określonych przypadkach (np. na potrzeby przyszłych rekrutacji).

Klauzula RODO w innych językach

Obcojęzyczna klauzula może być potrzebna, gdy przygotowujesz dokumenty aplikacyjne po angielsku lub niemiecku, a pracodawca prosi o zgodę na przetwarzanie danych. Przed jej dodaniem sprawdź treść ogłoszenia i informacje dotyczące ochrony danych. Firma może udostępnić własny wzór, który należy wkleić bez samodzielnego tłumaczenia.

Uwaga! Samo wysłanie aplikacji do zagranicznego pracodawcy nie przesądza, że musisz zamieścić przetłumaczoną polską klauzulę RODO. W poszczególnych państwach mogą obowiązywać dodatkowe przepisy krajowe, dlatego warto stosować wymagania wskazane przez konkretną firmę.

Klauzula RODO w języku angielskim

Piszesz list motywacyjny po angielsku i zastanawiasz się nad oficjalną treścią zgody na przetwarzanie danych? Klauzula CV po angielsku powinna wskazywać administratora danych, stanowisko oraz cel udzielanej zgody. Możesz wykorzystać następującą treść:

I hereby consent to my personal data contained in the application documents being processed by [nazwa firmy] for the purpose of carrying out the recruitment process for the position of [stanowisko], pursuant to Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation).

W miejsce nawiasów wpisz pełną nazwę firmy oraz nazwę stanowiska, na które aplikujesz.

Klauzula RODO w języku niemieckim

W niemieckiej wersji również należy określić firmę prowadzącą rekrutację i nazwę stanowiska. Przykładowa klauzula brzmi:

Hiermit willige ich in die Verarbeitung meiner in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen personenbezogenen Daten durch [nazwa firmy] zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens für die Stelle [stanowisko] gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) ein.

Uzupełnij wzór pełną nazwą pracodawcy i stanowiska. Jeżeli ogłoszenie zawiera inną treść zgody, w swoim liście motywacyjnym po niemiecku zastosuj wersję przygotowaną przez firmę.

List motywacyjny a klauzula RODO – najczęściej zadawane pytania

Czy klauzula RODO w liście motywacyjnym jest obowiązkowa?

Nie, klauzula RODO nie jest obowiązkowym elementem każdego listu motywacyjnego. Zgoda może być potrzebna, gdy podajesz dodatkowe dane wykraczające poza zakres określony w Kodeksie pracy albo wymaga jej podmiot rekrutujący.

Czy wystarczy zamieszczenie klauzuli RODO w CV?

Tak, nie musisz powtarzać tej samej zgody w obu dokumentach aplikacyjnych. Treść klauzuli CV powinna jednak obejmować przetwarzanie danych osobowych zawartych we wszystkich przesłanych dokumentach, a nie wyłącznie w samym CV.

Gdzie umieścić klauzulę w liście motywacyjnym?

Jeśli klauzula jest potrzebna, umieść ją na dole dokumentu, pod zakończeniem i podpisem. Możesz zastosować nieco mniejszą czcionkę, ale treść zgody nadal musi być czytelna.

Czy zgoda dotycząca bieżącej rekrutacji obejmuje także przyszłe nabory?

Nie, zgoda udzielona na potrzeby konkretnej rekrutacji nie obejmuje automatycznie kolejnych naborów. Przetwarzanie danych w celu prowadzenia przyszłych rekrutacji wymaga odrębnej, dobrowolnej zgody kandydata.