Klauzula RODO do CV - tego nie może zabraknąć w Twojej aplikacji! Wzór i zasady

Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych, w skrócie RODO, chroni Ciebie i Twoją prywatność, także wtedy, gdy poszukujesz pracy. Uważaj jednak, bo możesz przez to także stracić szansę na zatrudnienie, jeśli nie umieścisz w CV klauzuli uprawniającej do przetwarzania informacji o Tobie. Sprawdź, dlaczego tak jest, gdzie wkleić taką adnotację i jak powinna wyglądać treść klauzuli CV.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Co to jest klauzula RODO w CV?

• Czy klauzula RODO w CV jest obowiązkowa?

• Jak brzmi aktualna treść klauzuli RODO do CV w 2025 roku?

• Jak napisać klauzulę RODO po angielsku?

• Gdzie umieścić klauzulę RODO w CV?

• Co się stanie, jeśli nie dodam klauzuli RODO do CV?

• Czy można samodzielnie sformułować klauzulę RODO?

• Czy klauzula RODO różni się w zależności od rekrutacji (np. agencje pracy, firmy zagraniczne)?

• Jakie błędy najczęściej popełniają kandydaci przy zamieszczaniu klauzuli RODO?

• Czy jedna klauzula RODO wystarczy, jeśli aplikuję do wielu firm?

• Kiedy trzeba zmienić treść klauzuli RODO?

Co to jest klauzula RODO w CV?

Unijne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych stoją po Twojej stronie, jednak Ty również musisz stosować się do nich, zwłaszcza wtedy, gdy bierzesz udział w procesie rekrutacyjnym. Twoja aplikacja na każde stanowisko powinna być opatrzona aktualną klauzulą RODO, jeśli chcesz, aby w ogóle była rozpatrywana przez potencjalnego pracodawcę.

Klauzula RODO to zapis umieszczany na końcu CV, w którym kandydat wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych na potrzeby procesu rekrutacyjnego. Jest wymagany, ponieważ pracodawca nie może legalnie analizować dokumentu aplikacyjnego bez wyraźnej zgody kandydata, nawet jeśli dane w nim zawarte są ogólnodostępne lub dotyczą życia zawodowego.

Czy klauzula RODO w CV jest obowiązkowa?

Warto pamiętać, że do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z obowiązującymi przepisami, klauzula RODO w CV jest niezbędna. Brak zgody na przetwarzanie danych uniemożliwi pracodawcy ich przejrzenie i ocenę Twojej aplikacji. Dobrym pomysłem jest także zawarcie takiej zgody na poczet przyszłych rekrutacji. Dzięki temu firma będzie mogła wrócić do Twojego CV w kolejnych procesach i rozpatrywać Twoją kandydaturę, gdy pojawią się kolejne wakaty.

Jak brzmi aktualna klauzula CV zgodna z RODO w 2025 roku?

Na szczęście informacji na temat przetwarzania danych nie musisz komponować samodzielnie. Wykorzystaj gotowy wzór klauzuli, który zamieszczamy dla Ciebie poniżej.

Gotowa klauzula RODO - wzór

Ogólna klauzula do CV:

"Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – RODO)."

Na potrzeby konkretnej rekrutacji:

"Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w moim CV dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji prowadzonego przez [nazwa firmy] zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO)."

Skrócona klauzula CV - wzór

Wersja używana najczęściej, akceptowana przez większość pracodawców:

"Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z RODO)."

Wzór klauzuli RODO na potrzeby przyszłych rekrutacji prowadzonych przez firmę

Jeśli chcesz, by Twoje CV zostało w bazie danych firmy i było wykorzystywane w zakresie przyszłych procesów rekrutacyjnych:

"Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w moim CV również na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych prowadzonych przez [nazwa firmy], zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO."

Klauzula CV po angielsku - jak ją napisać?

Jeśli aplikujesz do międzynarodowej firmy lub szukasz pracy za granicą, zwłaszcza w kraju należącym do Unii Europejskiej, Twoje CV po angielsku powinno zawierać zgodę na przetwarzanie danych osobowych napisaną w tym języku. Pracodawcy z UE są również zobowiązani do przestrzegania RODO, dlatego warto umieścić odpowiednią klauzulę, aby nie odpaść z rekrutacji z przyczyn formalnych.

"I hereby give consent for my personal data to be processed by [company name] for the purpose of the recruitment process in accordance with Article 6(1)(a) of the General Data Protection Regulation (GDPR).

I acknowledge that providing my data is voluntary but necessary for the recruitment process. I understand that I have the right to access my data, rectify it, erase it, restrict its processing, transfer it, and withdraw my consent at any time."

Gdzie umieścić klauzulę RODO w CV?

Klauzulę RODO najlepiej umieścić na samym dole CV, poniżej wszystkich sekcji dotyczących doświadczenia zawodowego, wykształcenia i umiejętności. Powinna być czytelna i oddzielona od reszty treści. Możesz zastosować mniejszą czcionkę, ale nie taką, która utrudni odczytanie. Umieszczenie jej na końcu dokumentu sprawia, że jest łatwo dostępna dla rekrutera, który w razie potrzeby musi potwierdzić zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych.

Co się stanie, jeśli nie dodam klauzuli RODO do CV?

Brak klauzuli RODO w CV może skutkować odrzuceniem aplikacji już na wstępnym etapie selekcji, nawet jeśli Twoje kwalifikacje idealnie pasują do oferty. Wynika to z faktu, że bez Twojej wyraźnej zgody pracodawca nie może legalnie przetwarzać Twoich danych osobowych zawartych w CV, takich jak imię, nazwisko, dane kontaktowe czy informacje o przebiegu zatrudnienia. Rekruterzy, szczególnie w dużych firmach lub instytucjach przestrzegających rygorystycznie przepisów, często od razu odrzucają takie dokumenty, by nie narażać się na naruszenia RODO.

Czy można samodzielnie sformułować klauzulę RODO?

Czy zamieszczanie zgody na przetwarzanie danych osobowych dopuszcza odrobinę własnej inwencji w formułowaniu klauzuli? Owszem, ale warto to zrobić ostrożnie i zgodnie z aktualnym brzmieniem przepisów. Klauzula musi jasno wskazywać, że wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych w celach rekrutacyjnych, najlepiej powołując się na odpowiednią podstawę prawną, czyli art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Jeśli formułujesz treść samodzielnie, unikaj ogólników i upewnij się, że klauzula zawiera Twoją świadomą i dobrowolną zgodę, a także odnosi się do konkretnych celów, np. udziału w rekrutacji. Dla bezpieczeństwa lepiej jednak korzystać z gotowych, sprawdzonych wzorów, takich jak te podane wcześniej.

Czy klauzula RODO różni się w zależności od rekrutacji?

Z wygody wiele osób korzysta z jednej, uniwersalnej klauzuli RODO we wszystkich wysyłanych CV. W wielu przypadkach to wystarczy, ale są sytuacje, w których warto, a nawet trzeba, dostosować jej treść do konkretnej rekrutacji. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, komu udzielamy zgody i na jaki zakres przetwarzania danych wyrażamy zgodę.

Poniżej kilka przypadków, kiedy warto lub należy zmodyfikować klauzulę:

• Konkretna firma w treści klauzuli – Niektóre ogłoszenia zawierają prośbę o zgodę z wymienieniem nazwy firmy. Wtedy zamiast ogólnego „[nazwa firmy]” należy wpisać pełną nazwę konkretnego pracodawcy.

• Udzielenie zgody na przyszłe rekrutacje – Jeśli chcesz, aby Twoje CV było rozpatrywane także w kolejnych procesach rekrutacyjnych tej samej firmy, musisz zawrzeć dodatkową zgodę. Bez niej dane muszą zostać usunięte po zakończeniu aktualnej rekrutacji.

• Aplikowanie przez agencję rekrutacyjną – W takiej sytuacji zgoda powinna obejmować również przekazanie danych potencjalnemu pracodawcy i często odnosi się do więcej niż jednej firmy. Agencje zwykle podają gotową formułę w ogłoszeniu.

• Rekrutacja międzynarodowa (w języku angielskim) – Jak wspomnieliśmy wcześniej, w takiej sytuacji warto przygotować wersję klauzuli po angielsku. Dotyczy to zwłaszcza firm działających w krajach UE lub posiadających politykę przetwarzania danych zgodną z RODO.

Na koniec, najważniejsze! Zawsze czytaj ogłoszenie o pracę uważnie. Pracodawca często zamieszcza tam dokładne brzmienie klauzuli, jakiej oczekuje. Użycie innej (nawet poprawnej) wersji może sprawić, że Twoja aplikacja zostanie pominięta z powodów formalnych.

Jakie błędy najczęściej popełniają kandydaci przy zamieszczaniu klauzuli RODO?

Czasem wystarczy drobna nieuwaga lub brak świadomości przepisów, by świetne CV trafiło do kosza jeszcze przed przeczytaniem. Klauzula RODO, choć wydaje się formalnością, ma realny wpływ na to, czy rekruter w ogóle będzie mógł zapoznać się z Twoją aplikacją. Warto więc unikać najczęstszych błędów, które mogą przekreślić szansę na rozmowę kwalifikacyjną.

Oto najczęstsze błędy kandydatów:

• Brak klauzuli RODO w ogóle – To najpoważniejszy błąd. Bez zgody na przetwarzanie danych osobowych pracodawca nie może legalnie analizować Twojego CV.

• Nieaktualna treść klauzuli – Kandydaci często korzystają z przestarzałych formuł, np. sprzed 2018 roku, odnoszących się do nieobowiązujących już przepisów. To wygląda nieprofesjonalnie i może wzbudzać wątpliwości.

• Brak nazwy firmy w klauzuli, gdy ogłoszenie tego wymaga – Jeżeli pracodawca prosi o zgodę sformułowaną specjalnie na potrzeby swojej organizacji, użycie ogólnej formuły może być niewystarczające.

• Zgoda tylko na obecny proces, mimo że kandydat chce być brany pod uwagę w przyszłości – Jeśli nie dodasz odpowiedniego zapisu, firma po zakończeniu rekrutacji będzie musiała usunąć Twoje dane, nawet jeśli byłbyś idealnym kandydatem za kilka miesięcy.

• Zamieszczenie klauzuli tylko w liście motywacyjnym – List często jest odczytywany później lub pomijany wstępnie. Klauzula musi być w samym CV, najlepiej na końcu dokumentu.

• Dodanie informacji o tzw. danych wrażliwych pracownika bez potrzeby – Chyba że pracodawca wyraźnie o nie prosi, nie należy samodzielnie umieszczać w CV danych takich jak stan zdrowia, orientacja seksualna czy przekonania religijne. Takie dane podlegają szczególnej ochronie i mogą wymagać dodatkowej zgody.

Na koniec praktyczna wskazówka, która powinna paść zawsze, gdy mowa o błędach w CV. Zawsze zapisuj je w formacie PDF, bo dzięki temu nie tylko zachowasz układ i estetykę dokumentu, ale też nikt nie będzie mógł edytować Twojej klauzuli RODO. Oddawanie aplikacji w edytowalnych plikach (np. .docx) może być ryzykowne i wyglądać nieprofesjonalnie, dlatego pamiętaj w jakim formacie wysłać CV, by dbać o swoje dane oraz wizerunek w oczach rekrutera.

Czy jedna klauzula RODO wystarczy, jeśli aplikuję do wielu firm?

W wielu przypadkach jedna, ogólna klauzula RODO będzie wystarczająca, szczególnie jeśli jej treść odnosi się do „bieżącej rekrutacji” i nie zawiera nazwy konkretnego pracodawcy. To rozwiązanie praktyczne, ale warto mieć świadomość jego ograniczeń.

Jeśli jednak aplikujesz do firm, które w ogłoszeniu zamieszczają własną wersję klauzuli (z pełną nazwą firmy, dopiskiem o przyszłych rekrutacjach lub konkretnym zakresem zgody), wtedy konieczne jest dopasowanie treści. Uniwersalna klauzula może być w takich przypadkach niewystarczająca i spowodować odrzucenie CV z powodów formalnych.

Kiedy trzeba zmienić treść klauzuli RODO?

Treść klauzuli warto zmienić zawsze wtedy, gdy:

• firma prosi o konkretną treść zgody – często z nazwą pracodawcy lub wskazaniem, że zgoda ma dotyczyć przetwarzania danych także na potrzeby przyszłych rekrutacji;

• rekrutacja odbywa się za pośrednictwem agencji – wtedy zgoda powinna obejmować nie tylko agencję, ale też przekazanie danych potencjalnemu pracodawcy;

• wysyłasz aplikację w języku angielskim – wtedy należy przygotować również wersję klauzuli po angielsku;

• zamieszczasz w CV dane szczególnej kategorii (tzw. dane wrażliwe pracownika) – np. dotyczące niepełnosprawności, jeśli są one istotne z punktu widzenia ogłoszenia. Wtedy potrzebna jest odrębna zgoda na przetwarzanie tych danych.

Krótko mówiąc, klauzula nie zawsze musi być inna, ale powinna być adekwatna do konkretnej sytuacji. Zanim wyślesz CV, sprawdź treść ogłoszenia i upewnij się, że Twoja zgoda jest zgodna z jego wymaganiami.

Klauzula RODO do CV - najważniejsze informacje

Podczas udziału w procesach rekrutacyjnych nie wystarczy samo dobrze napisane CV. Musisz także pamiętać o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych. Klauzula RODO, choć często traktowana jako formalność, ma ogromne znaczenie: bez niej pracodawca nie ma prawa zapoznać się z Twoją aplikacją. Jej obecność wynika bezpośrednio z przepisów zawartych w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO). Co więcej, jeśli chcesz, by Twoje CV mogło być wykorzystane w przyszłości, powinieneś uwzględnić osobną klauzulę – zgodę na przetwarzanie danych w celu prowadzenia przyszłych rekrutacji.

Najważniejsze informacje

• Klauzula RODO jest konieczna, jeśli chcesz, aby Twoje CV było rozpatrywane – dotyczy to zarówno rekrutacji bieżącej, jak i przyszłych.

• Jej brak oznacza, że rekruterzy nie mogą legalnie analizować Twojej aplikacji, nawet jeśli zawiera dane zawodowe.

• W CV można umieścić klauzulę ogólną, dopasowaną do konkretnej firmy, skróconą wersję, a także zgodę na wykorzystanie danych w kolejnych naborach.

• Klauzula powinna znaleźć się na dole dokumentu, być czytelna i nieutrudniająca odbioru reszty treści.

• Kandydaci często popełniają błędy: zapominają o klauzuli, używają nieaktualnej treści, nie dostosowują zgody do treści ogłoszenia lub zapominają o wersji po angielsku w rekrutacjach międzynarodowych.

• W rekrutacji prowadzonej przez agencję klauzula powinna uwzględniać także przekazanie danych innym podmiotom.

• Zawsze warto skorzystać z aktualnych, sprawdzonych wzorów i dokładnie przeczytać wymagania zawarte w ogłoszeniu.

Świadomość przepisów i odpowiednie przygotowanie dokumentów aplikacyjnych to podstawa w kontaktach z pracodawcami. Zgoda na przetwarzanie danych w celu prowadzenia rekrutacji, a także w celu prowadzenia przyszłych rekrutacji, to nie tylko wymóg formalny. To także dowód na Twoją profesjonalność i znajomość zasad obowiązujących w zakresie ochrony danych osobowych. Pamiętaj, że zgodność Twojego CV z ogólnym rozporządzeniem może przesądzić o tym, czy w ogóle zostaniesz zaproszony na rozmowę kwalifikacyjną.