Kody PKD – czym są i jak prawidłowo je dobrać?

Jako że większość formalności można dzisiaj załatwić online, założenie działalności gospodarczej staje się proste i szybkie. Jednak osoby, które nie przemyślały swojego kierunku rozwoju w biznesie, będą musiały zatrzymać się na dłużej na etapie wybierania kodów PKD. Czym są te oznaczenia i dlaczego mają takie znaczenie dla przedsiębiorców? O tym poniżej.

Czym są kody PKD i do czego służą?

Kody PKD są częścią oficjalnej klasyfikacji działalności gospodarczej, stosowanej w Polsce do porządkowania i identyfikowania rodzaju wykonywanej działalności. Skrót PKD oznacza Polską Klasyfikację Działalności i jest zgodny z systemem statystycznym obowiązującym w Unii Europejskiej. Każdy kod opisuje konkretny zakres działalności, a przedsiębiorca wskazuje go podczas rejestracji firmy w CEIDG lub KRS.

Kody PKD służą do:

• określenia profilu działalności przedsiębiorcy w rejestrach publicznych,

• celów statystycznych i ewidencyjnych,

• klasyfikowania firm według branż,

• weryfikacji zakresu prowadzonej działalności przez instytucje publiczne,

• ustalania uprawnień do udziału w niektórych programach, konkursach lub formach wsparcia.

Podczas zakładania działalności gospodarczej przedsiębiorca musi wskazać co najmniej jeden kod PKD, który będzie określał główny przedmiot działalności. Oznacza to, że już na etapie rejestracji konieczne jest podjęcie decyzji, w jakim obszarze firma faktycznie będzie funkcjonować. Pozostałe kody mogą uzupełniać zakres działalności, ale wybór przynajmniej jednej kategorii jest obowiązkowy i nie można go pominąć.

Jakie przepisy regulują kwestię kodów PKD?

Zasady dotyczące stosowania kodów PKD wynikają z przepisów prawa, które określają zarówno samą klasyfikację działalności gospodarczej, jak i obowiązki przedsiębiorców w zakresie jej zgłaszania. Regulacje te mają charakter porządkowy i ewidencyjny, a ich celem jest zapewnienie jednolitego systemu klasyfikacji działalności w administracji publicznej oraz statystyce publicznej.

Kwestia kodów PKD regulowana jest przede wszystkim przez:

• rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2024 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) – akt prawny wprowadzający aktualnie obowiązującą klasyfikację PKD 2025, określający jej strukturę oraz zasady stosowania; rozporządzenie to zastąpiło wcześniejszą klasyfikację PKD 2007,

• ustawę z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy – regulującą obowiązek wskazywania kodów PKD przy rejestracji działalności gospodarczej oraz ich aktualizacji w przypadku zmian zakresu prowadzonej działalności.

Przepisy te stanowią podstawę stosowania kodów PKD w praktyce i wskazują, że przedsiębiorca ma obowiązek posługiwać się aktualną klasyfikacją oraz dbać o zgodność wpisanych kodów z faktycznie wykonywaną działalnością. Mimo że same kody PKD mają charakter statystyczny, ich prawidłowe wskazanie jest formalnością wymaganą przez obowiązujące regulacje.

Ile jest kodów PKD?

Warto mieć na uwadze, że Polska Klasyfikacja Działalności nie jest systemem stałym. Podlega zmianom, które mają odzwierciedlać aktualne realia gospodarcze, technologiczne i społeczne. Od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje nowa wersja klasyfikacji – PKD 2025, która zastąpiła dotychczasową PKD 2007. Zmiana była istotna i wynikała chociażby z dostosowania polskiej klasyfikacji do aktualizacji unijnej klasyfikacji NACE oraz pojawienia się nowych rodzajów działalności, takich jak usługi związane z gospodarką cyfrową, cyrkulacyjną czy bio-gospodarką.

Struktura Polskiej klasyfikacji działalności PKD 2025

PKD 2025 ma strukturę pięciopoziomową, w której działalności gospodarcze są stopniowo uszczegóławiane:

• sekcja – oznaczona literą; obejmuje 22 grupowania rodzajów działalności,

• dział – oznaczony dwucyfrowym kodem; obejmuje 87 grupowań,

• grupa – oznaczona trzycyfrowym kodem; obejmuje 287 grupowań,

• klasa – oznaczona czterocyfrowym kodem; obejmuje 651 grupowań,

• podklasa – oznaczona pięcioznakowym kodem alfanumerycznym; obejmuje 727 grupowań i pozwala na wyodrębnienie działalności charakterystycznych dla polskiej gospodarki.

Kody PKD mają charakter statystyczny i służą do określenia obszaru działalności firmy, jednak ich wybór nie zawsze jest wyłącznie formalnością. Wraz ze zmianami klasyfikacji mogą pojawiać się nowe obowiązki lub ograniczenia przypisane do konkretnych kodów, np. wymóg określonej formy działalności lub brak możliwości jej prowadzenia w danym zakresie. Dlatego przy wyborze kodów PKD warto korzystać z aktualnej wersji klasyfikacji i upewnić się, że najlepiej odzwierciedlają faktycznie prowadzoną działalność.

Czy wybór kodu PKD ma wpływ na podatki, ZUS lub formę opodatkowania?

Sam wybór kodu PKD nie determinuje bezpośrednio wysokości podatków ani składek ZUS, ale może mieć znaczenie pośrednie. Kody PKD opisują zakres prowadzonej działalności i są wykorzystywane przez instytucje publiczne do klasyfikowania przedsiębiorców, co w określonych sytuacjach może wpływać na dostępne formy opodatkowania, obowiązki składkowe lub dodatkowe wymogi formalne.

Wpływ kodu PKD na podatki

Co do zasady kod PKD nie decyduje o tym, czy przedsiębiorca płaci podatek dochodowy ani w jakiej wysokości. Może jednak mieć znaczenie przy ustalaniu szczególnych zasad opodatkowania, np. w przypadku niektórych ulg, zwolnień lub obowiązków podatkowych przypisanych do określonych rodzajów działalności.

Przykład:

Niektóre rodzaje działalności mogą podlegać szczególnym regulacjom w zakresie VAT lub być wyłączone z określonych preferencji podatkowych. W takich przypadkach znaczące jest, czy faktycznie prowadzona działalność mieści się w zakresie wskazanego kodu PKD.

Wpływ kodu PKD na formę opodatkowania

Kod PKD może mieć znaczenie przy wyborze formy opodatkowania, zwłaszcza w przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. To właśnie rodzaj wykonywanej działalności decyduje o tym, czy ryczałt jest w ogóle dostępny oraz jaka stawka ma zastosowanie.

Przykład:

Przedsiębiorca świadczący usługi IT może korzystać z innej stawki ryczałtu niż osoba prowadząca działalność handlową, nawet jeśli osiągają podobne przychody. Ważne jest to, jak działalność została zakwalifikowana i czy odpowiada właściwemu kodowi PKD.

Wpływ kodu PKD na ZUS

Kod PKD nie wpływa bezpośrednio na wysokość składek ZUS, ale w określonych sytuacjach może mieć znaczenie przy ustalaniu obowiązków ubezpieczeniowych lub prawa do określonych form wsparcia. ZUS posługuje się kodami PKD m.in. do identyfikacji rodzaju prowadzonej działalności.

Przykład:

W przypadku niektórych programów pomocowych lub zwolnień składkowych warunkiem skorzystania z ulgi było prowadzenie działalności oznaczonej konkretnymi kodami PKD. W takich sytuacjach błędnie wskazany kod mógł wykluczyć przedsiębiorcę z możliwości skorzystania z wsparcia.

💡 Przeczytaj też: Jakie są progi podatkowe w Polsce? Co się dzieje po przekroczeniu drugiego progu podatkowego?

Jak wybrać kody PKD przy zakładaniu działalności gospodarczej?

Wybór właściwego kodu PKD powinien opierać się na faktycznym zakresie planowanej lub prowadzonej działalności, a nie wyłącznie na nazwie zawodu czy potocznym opisie usług. Klasyfikacja PKD jest rozbudowana i wielopoziomowa, dlatego znalezienie odpowiedniego kodu wymaga przejścia od ogólnego obszaru działalności do możliwie najbardziej precyzyjnego opisu.

Chcąc znaleźć właściwy kod PKD, warto:

• określić, jakie czynności będą faktycznie wykonywane w ramach działalności,

• ustalić, która z sekcji PKD najlepiej odpowiada danemu obszarowi (np. handel, usługi, produkcja),

• przejść kolejno przez dział, grupę i klasę, aż do możliwie najbardziej szczegółowej podklasy,

• sprawdzić opisy kodów i upewnić się, że obejmują one rzeczywisty zakres działalności,

• w przypadku wątpliwości porównać kilka zbliżonych kodów i wybrać ten, który najlepiej oddaje charakter usług lub produktów.

Przy wyborze kodu PKD warto pamiętać, że klasyfikacja nie zawsze posługuje się nazwami zawodów znanymi z rynku. Ten sam rodzaj działalności może być opisany innym językiem niż ten używany w ofertach pracy czy materiałach marketingowych. Dlatego największe znaczenie ma analiza opisu kodu, a nie samej jego nazwy. W razie zmiany profilu działalności lub rozszerzenia oferty kody PKD można później zaktualizować, jednak już na etapie rejestracji firmy należy wskazać co najmniej jeden kod najlepiej opisujący główny zakres działalności.

Ile kodów PKD można wskazać w działalności gospodarczej?

Przepisy nie wprowadzają limitu liczby kodów PKD, które można wskazać przy zakładaniu lub prowadzeniu działalności gospodarczej. Przedsiębiorca może więc wpisać dowolną liczbę kodów, o ile odpowiadają one faktycznie wykonywanej lub realnie planowanej działalności.

Jedynym formalnym wymogiem jest wskazanie co najmniej jednego kodu PKD jako kodu głównego, który określa podstawowy przedmiot działalności. Pozostałe kody mają charakter dodatkowy i mogą opisywać inne obszary działalności firmy.

To znaczy, że przedsiębiorca może:

• ograniczyć się do jednego kodu PKD, jeśli działalność jest wąsko wyspecjalizowana,

• wskazać kilka lub kilkanaście kodów, jeśli działalność obejmuje różne, powiązane obszary,

• uzupełniać lub zmieniać kody PKD w trakcie prowadzenia działalności, bez konieczności zabezpieczania się na zapas na etapie rejestracji.

Warto jednak pamiętać, że liczba kodów PKD nie powinna być celem samym w sobie. Znaczenie ma przede wszystkim ich zgodność z rzeczywistym zakresem działalności, a nie maksymalne rozbudowanie wpisu.

Który kod PKD powinien być kodem głównym?

Wybór kodu głównego PKD ma szczególne znaczenie, ponieważ to on określa podstawowy profil działalności przedsiębiorcy w rejestrach publicznych. Chociaż możliwe jest wskazanie wielu kodów PKD, jeden z nich musi pełnić rolę dominującą i najlepiej odzwierciedlać główne źródło przychodów lub najważniejszy obszar działalności. Z tego względu warto wiedzieć, czym kierować się przy jego wyborze i jakie kryteria mają znaczenie przy ustalaniu kodu głównego.

Kod główny PKD powinien odpowiadać działalności, która stanowi podstawowy przedmiot działalności przedsiębiorcy, czyli tej, która:

• generuje największą część przychodów,

• zajmuje najwięcej czasu i zasobów,

• ma największe znaczenie biznesowe dla funkcjonowania firmy.

Przy wyborze kodu głównego PKD warto sugerować się następującymi kryteriami:

• źródło przychodów – działalność, z której pochodzi większość przychodów,

• zakres faktycznie wykonywanych czynności – a nie nazwa zawodu czy branży,

• charakter działalności – usługowy, handlowy lub produkcyjny,

• znaczenie operacyjne – obszar, na którym koncentruje się działalność firmy.

Jeżeli w trakcie prowadzenia działalności zmieni się dominujący profil firmy, kod główny PKD również powinien zostać zaktualizowany. Pozwala to zachować spójność wpisu w rejestrze z faktycznym sposobem prowadzenia działalności.

Czy warto wskazywać dodatkowe kody PKD?

Im więcej tym lepiej? Nie zawsze. Wskazanie dodatkowych kodów PKD daje możliwość szerszego opisania zakresu działalności gospodarczej, ale nie zawsze jest rozwiązaniem optymalnym. Przepisy pozwalają na wpisanie wielu kodów PKD, jednak ich wybór powinien być przemyślany i powiązany z rzeczywistymi lub realnie planowanymi działaniami przedsiębiorcy. Zbyt wąski opis działalności może ograniczać elastyczność, natomiast zbyt szeroki może prowadzić do niejasności co do faktycznego profilu firmy.

Dodatkowe kody PKD warto wskazać, gdy:

• przedsiębiorca planuje rozszerzenie działalności w przewidywalnej przyszłości,

• działalność obejmuje kilka różnych, ale powiązanych obszarów,

• firma świadczy różne rodzaje usług lub sprzedaje różne typy produktów,

• wskazanie dodatkowego kodu może być wymagane przy udziale w programach wsparcia, przetargach lub konkursach.

Nie zawsze natomiast warto wpisywać dodatkowe kody PKD, gdy:

• dany obszar działalności ma charakter czysto hipotetyczny i nie jest realnie planowany,

• kody nie mają związku z faktycznie prowadzoną działalnością,

• rozszerzenie listy kodów mogłoby sugerować działalność, która w praktyce nie jest wykonywana,

• przedsiębiorca chce jedynie zabezpieczyć się na przyszłość, bez konkretnego planu biznesowego.

Wskazywanie dodatkowych kodów PKD powinno więc wynikać z realnych potrzeb biznesowych. Warto pamiętać, że kody PKD można zmienić lub uzupełnić w trakcie prowadzenia działalności, dlatego nie ma konieczności obejmowania nimi wszystkich potencjalnych scenariuszy już na etapie rejestracji firmy.

Kiedy i jak zmienić kody PKD?

Zmiana kodów PKD jest naturalnym elementem prowadzenia działalności gospodarczej i najczęściej wynika z jej rozwoju, zmiany profilu lub rozszerzenia zakresu świadczonych usług. Przedsiębiorca powinien zadbać o aktualizację kodów PKD zawsze wtedy, gdy wpis w rejestrze przestaje odzwierciedlać faktycznie prowadzoną działalność.

Kody PKD warto zmienić w szczególności, gdy:

• firma rozszerza zakres działalności o nowe usługi lub produkty,

• zmienia się główny przedmiot działalności,

• dotychczasowe kody nie odpowiadają już rzeczywistemu profilowi firmy,

• zmiana kodu jest wymagana w związku z udziałem w programach wsparcia, przetargach lub konkursach,

• następuje dostosowanie wpisu do aktualnej wersji klasyfikacji PKD.

Sposób zmiany kodów PKD zależy od formy prowadzonej działalności. Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG mogą dokonać aktualizacji kodów PKD poprzez złożenie wniosku o zmianę danych, np. elektronicznie lub w urzędzie, w terminie 7 dni od zmiany zakresu działalności.

W przypadku podmiotów wpisanych do KRS zmiana kodów PKD wymaga złożenia odpowiedniego wniosku do sądu rejestrowego, a w niektórych przypadkach również wcześniejszej zmiany umowy spółki lub statutu.

Aktualizacja kodów PKD jest czynnością formalną i co do zasady nie wiąże się z dodatkowymi opłatami w CEIDG, jednak powinna być dokonana niezwłocznie po zmianie zakresu działalności.

Kody PKD w CEIDG i KRS – jakie są różnice?

Obowiązek wskazywania kodów PKD dotyczy zarówno przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i spółek wpisanych do rejestru sądowego. Różnice dotyczą jednak zakresu danych, sposobu aktualizacji oraz charakteru wpisu, co wynika z odmiennych zasad funkcjonowania rejestrów takich jak CEIDG (Centralna Ewidencja Informacji o Działalności Gospodarczej) i KRS (Krajowy Rejestr Sądowy).

Najważniejsze różnice w zakresie kodów PKD obejmują:

• zakres podmiotów – CEIDG dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, natomiast KRS obejmuje spółki prawa handlowego,

• sposób aktualizacji – w CEIDG zmiana kodów PKD jest prostsza i może być dokonana szybko, również online; w KRS wymaga złożenia wniosku do sądu rejestrowego,

• znaczenie formalne – w przypadku KRS kody PKD są ściślej powiązane z umową spółki lub statutem i muszą mieścić się w określonym tam przedmiocie działalności,

• czas przetwarzania zmian – aktualizacja w CEIDG ma charakter niemal natychmiastowy, natomiast w KRS może wiązać się z dłuższym czasem oczekiwania na wpis.

Niezależnie od rejestru, przedsiębiorca ma obowiązek wskazywać kody PKD zgodne z faktycznie prowadzoną działalnością oraz aktualizować je w przypadku zmian. Różnice pomiędzy CEIDG a KRS dotyczą przede wszystkim procedury i formalnego znaczenia wpisu, a nie samej istoty klasyfikacji PKD.

Jakie konsekwencje może mieć brak właściwego kodu PKD?

Brak właściwego kodu PKD rzadko prowadzi do natychmiastowych sankcji, ponieważ kody te mają przede wszystkim charakter statystyczny i ewidencyjny. Nie oznacza to jednak, że ich nieprawidłowy wybór lub brak aktualizacji pozostaje całkowicie bez znaczenia. Może on powodować trudności organizacyjne, formalne lub ograniczać dostęp do określonych uprawnień.

Brak właściwego kodu PKD może skutkować:

• niejasnościami co do zakresu prowadzonej działalności w rejestrach publicznych,

• problemami przy udziale w programach wsparcia, konkursach lub przetargach, gdzie wymagane są konkretne kody PKD,

• wątpliwościami ze strony instytucji publicznych co do zgodności działalności z deklarowanym profilem,

• koniecznością późniejszej korekty wpisu, gdy okaże się, że faktyczna działalność nie mieści się w zgłoszonych kodach,

• ryzykiem utraty dostępu do ulg lub preferencji, jeśli są one przypisane do określonych rodzajów działalności.

Właściwie dobrane i aktualne kody PKD pozwalają uniknąć niepotrzebnych komplikacji i zapewniają spójność danych dotyczących przedsiębiorcy. Ich wybór nie zawsze ma bezpośrednie skutki finansowe, ale warto traktować go jako czynnik porządkujący działalność i wspierający jej prawidłowe funkcjonowanie w obrocie gospodarczym.

Najczęstsze błędy przy wyborze kodów PKD

Wybór kodów PKD często traktowany jest jako formalność na etapie rejestracji działalności gospodarczej, co może prowadzić do decyzji podejmowanych bez dokładnej analizy zakresu planowanych działań. Tymczasem kody PKD mają odzwierciedlać rzeczywisty profil działalności i być spójne z faktycznie wykonywanymi czynnościami, dlatego warto unikać najczęściej popełnianych błędów.

Do najczęstszych błędów przy wyborze kodów PKD należą:

• wybór kodu na podstawie nazwy zawodu, a nie rzeczywistego zakresu działalności,

• wskazanie zbyt ogólnego kodu, który nie oddaje faktycznego charakteru usług lub produktów,

• przypisanie kodów niezwiązanych z prowadzoną działalnością,

• pominięcie kodu, który faktycznie opisuje główne źródło przychodów,

• brak aktualizacji kodów PKD po rozszerzeniu lub zmianie profilu działalności.

Unikanie tych błędów pozwala na bardziej precyzyjne określenie zakresu działalności firmy i zmniejsza ryzyko nieporozumień na etapie kontaktu z urzędami lub instytucjami zewnętrznymi. W razie wątpliwości warto sięgnąć do aktualnej klasyfikacji PKD lub skonsultować wybór kodów, szczególnie jeśli działalność ma niestandardowy lub wieloobszarowy charakter.

Kod PKD – najczęściej zadawane pytania

Czy trzeba wskazać kod PKD przy zakładaniu działalności gospodarczej?

Tak. Przy rejestracji działalności w CEIDG lub KRS przedsiębiorca ma obowiązek wskazać co najmniej jeden kod PKD określający główny przedmiot działalności.

Czy można prowadzić działalność inną niż wskazana w kodach PKD?

Kody PKD powinny odzwierciedlać faktycznie prowadzoną działalność. Jeśli zakres działalności się zmienia lub rozszerza, kody PKD należy zaktualizować. Prowadzenie działalności nieujętej w kodach PKD może prowadzić do niejasności formalnych.

Czy liczba kodów PKD jest ograniczona?

Nie. Przepisy nie wprowadzają limitu liczby kodów PKD, które można wskazać w działalności gospodarczej. Jeden z nich musi jednak zostać określony jako kod główny.

Czy kod PKD wpływa na wysokość podatków lub składek ZUS?

Nie bezpośrednio. Kod PKD ma charakter statystyczny, jednak w praktyce może mieć znaczenie pośrednie, np. przy wyborze formy opodatkowania lub dostępie do określonych ulg i programów wsparcia.

Czy kod PKD można zmienić po założeniu działalności?

Tak. Zmiana lub dodanie kodów PKD jest możliwa w trakcie prowadzenia działalności i powinna zostać zgłoszona do właściwego rejestru w przypadku zmiany zakresu działalności.

Czy kod PKD musi dokładnie odpowiadać nazwie działalności?

Nie. Znaczenie ma opis zakresu działalności zawarty w klasyfikacji PKD, a nie nazwa używana w materiałach marketingowych czy ofertach handlowych.

Czy błędny kod PKD może mieć konsekwencje prawne?

Zazwyczaj nie wiąże się to z bezpośrednimi sankcjami, jednak może powodować problemy formalne, np. przy kontroli, ubieganiu się o dofinansowanie lub konieczności późniejszej korekty danych.