Zaświadczenie o niekaralności — jak i gdzie można je uzyskać
Zaświadczenie o niekaralności to dokument potwierdzający, że dana osoba nie została skazana wyrokiem sądu. Wydaje je Krajowy Rejestr Karny (KRK) na wniosek zainteresowanego podmiotu zbiorowego lub osoby fizycznej, pod warunkiem że istnieje podstawa prawna, dzięki której mogą uzyskać takie dane. Co oznacza to dla pracownika ubiegającego się o pracę? Jak i gdzie można uzyskać takie zaświadczenie? Wyjaśnijmy.
Spis treści
Kiedy potrzebujesz zaświadczenia o niekaralności
Jeśli ubiegasz się o pracę, pracodawca może wymagać od Ciebie przedłożenia zaświadczenia o niekaralności i sam może o nie wystąpić, ale tylko w określonych przypadkach. Innymi słowy, musi istnieć podstawa prawna. Co oznacza, że nie każdy pracodawca może od Ciebie wymagać zaświadczenia o niekaralności. Istnieje konkretna lista stanowisk, których taki wymóg dotyczy. Należą do nich:
- stanowiska urzędów państwowych i samorządowych,
- nauczyciele i wychowawcy kolonijni,
- policjanci,
- pracownicy kontroli skarbowej,
- agenci ochrony,
- konwojenci,
- detektywi,
- taksówkarze,
- przewodnicy i piloci wycieczek.
Przyjęło się jednak, że część pracodawców, którzy nie są uprawnieni przepisami do pozyskiwania takich informacji, oczekują przedłożenia zaświadczenia o niekaralności przez pracowników ubiegających się o zatrudnienie. Dotyczy to najczęściej tych stanowisk, z którymi wiąże się odpowiedzialność materialna i obrót gotówką. Należy jednak wiedzieć, że choć możesz spełnić oczekiwania pracodawcy i przedłożyć mu takie zaświadczenie, to jeśli tego nie zrobisz, nie możesz być z tego powodu zdyskredytowany w procesie rekrutacji. Gdybyś bowiem udowodnił pracodawcy, że ten nie przyjął Cię do pracy tylko ze względu na brak takiego dokumentu, a inna osoba ubiegająca się o to stanowisko o takich samych kwalifikacjach dostała zatrudnienie tylko ze względu na to, że taki dokument przedstawiła, mógłbyś dochodzić swoich praw w sądzie.
Kto może wnioskować o zaświadczenie o niekaralności
Ustawa z dnia 24 maja 2000 roku o Krajowym Rejestrze Karnym (KRK) z późniejszymi zmianami precyzyjnie mówi o tym, kto i jakie informacje może pozyskać z Rejestru. Podmiotami uprawnionymi są do tego zarówno pracodawcy, którzy prowadzą zatrudnienie na stanowiska z listy stanowisk objętych wymogiem niekaralności, jak i osoby fizyczne, których temat dotyczy. Innymi słowy, każda uprawniona osoba fizyczna, spółka osobowa lub kapitałowa, dla której istnieje podstawa prawna, może ubiegać się o takie informacje z Rejestru. Może się o nią ubiegać także sam zainteresowany.
Jakie informacje zawiera zaświadczenie o niekaralności
Zaświadczenie o niekaralności oprócz podstawowych informacji o osobie takich jak imiona, nazwisko, czy rok urodzenia, które wypełnia sam zainteresowany lub inny uprawniony podmiot, zawiera jedną, kluczową informację — że osoba figuruje lub nie figuruje w Krajowym Rejestrze Karnym. W praktyce oznacza to, że zaświadczenie jest odpisem, które ma na celu przedstawienie tylko jednej informacji. Dzięki niemu dowiemy się, czy sprawdzana osoba była skazana prawomocnym wyrokiem sądu, czy też nie.
Jak możesz uzyskać zaświadczenie o niekaralności
Istnieje kilka metod uzyskania zaświadczenia z KRK. Wniosek o taki dokument możesz złożyć osobiście, przez pełnomocnika, listownie lub przez Internet, Za każdym razem musisz jednak wypełnić wniosek, w którym należy wskazać dane osoby, o której informacje chcesz uzyskać.
Osobiście
Złożenie wniosku osobiście to najkrótsza droga do uzyskania zaświadczenia o niekaralności. Takie zaświadczenie dostaniesz od ręki (w wyjątkowych przypadkach do 7 dni) w punkcie informacyjnym Krajowego Rejestru Karnego, który znajduje się w najbliższym sądzie okręgowym lub rejonowym. Wystarczy, że wypełnisz wniosek, a pracownicy punktu sprawdzą, czy figurujesz w Rejestrze i przybiją na wniosku odpowiednią pieczęć. Innymi słowy, postawią pieczęć mówiąca o tym, że osoba wskazana we wniosku figuruje lub nie figuruje w Rejestrze Karnym.
Przez Pełnomocnika
Wniosek o zaświadczenie o niekaralności możesz złożyć przez pełnomocnika, którym mogą być Twoi bliscy, w tym mąż, żona, dzieci, rodzice, dziadkowie, wnuki, rodzeństwo lub dalsza rodziny i osoby niespokrewnione. Jednak w ich przypadku wymagana będzie opłata za pełnomocnictwo (nie zapłacisz jej jedynie za pełnomocnika będącego bliskim członkiem rodziny).
Pocztą Polską
Wniosek o wydanie informacji z Krajowego Rejestru Karnego możesz złożyć także listownie, wysyłając list polecony na adres Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego w Warszawie, albo na adres jednego z punktów informacyjnych. Zaświadczenie powinno zostać do Ciebie wysłane na adres wskazany we wniosku w terminie 7 dni, od otrzymania wniosku.
Przez Internet
Zaświadczenie z KRK wydawane jest także przez Internet. W tym celu musisz posiadać profil zaufany i wypełnić formularz za pośrednictwem strony Krajowego Rejestru Karnego. Warto jednak wiedzieć, że zapytania złożone w sposób elektroniczny, otrzymają odpowiedź także elektroniczną, która nie może zostać wydrukowana, a może być przesyłana jedynie poprzez e-mail lub nośnik pamięci elektronicznej. Zaświadczenie o niekaralności wydawane jest zwykle tego samego dnia, nie później jednak niż w terminie 7 dni od złożenia wniosku.
Czy zaświadczenie o niekaralności jest płatne
W zależności od sposobu złożenia wniosku dokument zaświadczenia o niekaralności zostanie Ci wydany za określoną opłatą. Jeśli złożysz wniosek osobiście w Punkcie Informacji Krajowego Rejestru Sądowego lub za pośrednictwem Poczty Polskiej, zapłacisz 30 zł. Opłatę musisz uiścić przed złożeniem lub wysłaniem wniosku za pomocą znaków opłat sądowej, zakupionych w kasie sądu, w systemie e-Płatności lub przelewem na rachunek bankowy Ministerstwa Sprawiedliwości, wskazując w tytule przelewu imię i nazwisko osoby, której dotyczy wniosek. Dowód wniesionej opłaty musisz dołączyć do wniosku.
Jeśli natomiast wniosek o wydanie zaświadczenia składasz za pośrednictwem e-KRK (przez Internet) to opłata wyniesie 20 zł i możesz ją wnieść wyłącznie za pomocą jednej z metod, udostępnionych w systemie e-KRK.
Jeśli wnioskujesz o wydanie zaświadczenia na swój temat, ale chcesz to zrobić za pośrednictwem osoby trzeciej, która nie jest z Tobą spokrewniona, to będziesz musiał dodatkowo wnieść opłatę skarbową za pełnomocnictwo (17 zł).
Wszystkie te opłaty reguluje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2014 r. w sprawie opłat za wydanie informacji z Krajowego Rejestru Karnego.
Pozostałe wpisy
Elektroniczna pieczęć kwalifikowana – czym jest i kiedy warto ją stosować?
W firmie krążą dokumenty elektroniczne i zależy Ci na tym, żeby były uznawane za wiarygodne niezależnie od tego, kto je w danym momencie wysyła? Zatem prędzej czy później pojawi się pytanie o ich potwierdzanie. Szczególnie wtedy, gdy dokumentów jest dużo, są generowane automatycznie albo mają trafiać do urzędów, klientów lub kontrahentów bez ręcznego zatwierdzania każdej wysyłki. Pomocnym narzędziem okazuje się wtedy kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Dowiedz się, jak działa to rozwiązanie i czy może być przydatne w Twoim biznesie.
2026-02-10
Czym jest układ zbiorowy pracy i co może zawierać?
Czy w firmie, w której pracujesz, obowiązuje układ zbiorowy pracy? Czy może pracodawca wspominał o zbiorowych porozumieniach, ale nie jest dla Ciebie jasne, co dokładnie zawierają? Układ zbiorowy to akt, który może znacząco poprawić warunki pracy – od wyższych pensji, premii i dodatków po dłuższe urlopy, elastyczny czas pracy i dodatkowe świadczenia. W praktyce to często najskuteczniejszy sposób, by pracownicy jako grupa uzyskali lepsze warunki niż przewiduje Kodeks pracy. W tym artykule wyjaśniamy, czym dokładnie jest układ zbiorowy pracy, kogo obowiązuje, jak się go zawiera, a także jakie konkretne postanowienia może zawierać i w jaki sposób wpływa na Twoją umowę i regulamin pracy.
2026-02-06
Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe – co to jest, ile kosztuje i czy warto?
Choć na co dzień wolimy nie myśleć o zabezpieczeniu finansowym w razie wypadku czy śmierci, to warto mieć tę sprawę na uwadze. Dzięki dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu możemy zadbać o siebie i najbliższych. Kto może z niego skorzystać i ile wynosi składka?
2026-02-05
Jak przebiega kontrola zwolnienia lekarskiego i kto może ją przeprowadzić?
Zwolnienie lekarskie to mechanizm, który pozwala chorym pracownikom spokojnie wrócić do zdrowia, bez konieczności chodzenia do pracy i utraty dochodu. Osoby przebywające na L4 dostają bowiem wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy. Niestety, zdarzają się sytuacje, w których L4 jest wykorzystywane niezgodnie z jego przeznaczeniem. Aby przeciwdziałać temu zjawisku, prawo przewiduje możliwość kontroli zwolnień lekarskich. Może ją przeprowadzić pracodawca lub ZUS, ale zawsze w sposób zgodny z przepisami i z poszanowaniem praw pracownika. W tym artykule wyjaśniamy, jak wygląda kontrola L4, kto może ją przeprowadzać i na co warto zwrócić uwagę – zarówno jako pracodawca, jak i pracownik.
2026-02-04
Pozostałe wpisy w pozostałych kategoriach
Podpis elektroniczny – co to jest, jak działa i dlaczego go potrzebujesz?
Męczy Cię stawianie parafek i przerzucanie papierowych dokumentów? Na szczęście dzisiaj większość spraw da się załatwić online, a urzędy inwestują intensywnie w systemy teleinformatyczne. Jednak co w wypadku, kiedy potrzebne jest osobiste potwierdzanie danego wniosku czy zaświadczenia? Podpis elektroniczny w większości przypadków pozwoli Ci załatwić taką sprawę bez udziału drukarki i długopisu. Sprawdź, czym jest i jak się nim posługiwać.
2026-02-13
System kafeteryjny – co to jest i jak wpływa na wynagrodzenie?
System kafeteryjny coraz częściej pojawia się w ofertach pracy, ale wciąż budzi wiele pytań. Czy to tylko modne hasło, czy realna wartość dla pracownika? Jak działa kafeteryjny system wynagrodzeń, co można w nim wybrać i jak wpływa na wynagrodzenie brutto i netto?
2026-02-13
Wszystko, co musisz wiedzieć o likwidacji firmy
Likwidacja firmy to jedno z najtrudniejszych doświadczeń w życiu przedsiębiorcy. Często kojarzy się z porażką, stresem i gąszczem formalności, tymczasem w praktyce bywa świadomą, racjonalną decyzją biznesową – końcem jednego etapu i początkiem kolejnego. Proces ten rzadko jednak ogranicza się do prostego „zamknięcia działalności”. To złożone przedsięwzięcie obejmujące kwestie prawne, podatkowe, organizacyjne oraz – co szczególnie istotne – obowiązki wobec pracowników, wspólników i wierzycieli. Wyjaśniamy, jak wygląda likwidacja w różnych formach działalności, jakie prawa przysługują pracownikom, na co zwrócić uwagę w rozliczeniach podatkowych i jakich błędów warto uniknąć. To praktyczny przewodnik dla tych, którzy chcą zamknąć firmę odpowiedzialnie, bezpiecznie i z pełną świadomością skutków tego kroku.
2026-02-12
Stałe i zmienne składniki wynagrodzenia za pracę
Wynagrodzenie za pracę nie składa się wyłącznie z pensji zasadniczej zapisanej w umowie. To zestaw jasno określonych elementów, które można podzielić na dwie grupy: składniki stałe oraz składniki zmienne. Pierwsze gwarantują pracownikowi regularny, przewidywalny dochód, drugie natomiast zależą od wyników pracy, frekwencji czy spełnienia innych określonych warunków. W artykule wyjaśniamy, co dokładnie zalicza się do każdej z tych kategorii, jakie mają znaczenie prawne i jak wpływają na ostateczną wysokość wynagrodzenia.
2026-02-12
