Zatrudnienie cudzoziemca - jak zrobić to legalnie? Przewodnik dla pracodawców

Pracownicy zza granicy stanowią cenny zasób w wielu przedsiębiorstwach. Nic więc dziwnego, że pracodawcy aktywnie pozyskują ich i chętnie wykorzystują jako efektywną siłę roboczą. Jeśli jednak planujesz zatrudnienie cudzoziemca w swojej firmie, koniecznie sprawdź, jak zrobić to legalnie. Pomoże Ci ten poradnik.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Jakie są wymagania prawne dotyczące zatrudnienia cudzoziemców w Polsce?

• Jakie dokumenty są potrzebne przy zatrudnianiu cudzoziemca?

• Jakie rodzaje zezwoleń na pracę są dostępne?

• Czy wszyscy cudzoziemcy potrzebują zezwolenia na pracę w Polsce?

• Jak wygląda proces legalizacji pobytu i pracy cudzoziemca?

• Jakie są obowiązki pracodawcy przy zatrudnianiu obcokrajowców?

• Jakie są kary za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?

• Jak wygląda zatrudnienie obywateli Unii Europejskiej w porównaniu do osób spoza UE?

• Jakie sektory w Polsce najczęściej zatrudniają cudzoziemców?

Jakie dokumenty są potrzebne do zatrudnienia cudzoziemca?

Pozyskiwanie obcokrajowców do pracy jest dla wielu polskich przedsiębiorców szansą na uzupełnienie braków kadrowych oraz zdobycie nowych kompetencji w zespole. W kontekście globalnych migracji zarobkowych staje się to nie tylko koniecznością, ale również elementem strategii budowania konkurencyjności na rynku. Należy jednak pamiętać, że zatrudnienie cudzoziemca wiąże się z koniecznością spełnienia określonych wymogów prawnych. Tylko dbając o te formalności, możemy w pełni korzystać z potencjału pracowników z innych krajów.

👉🏻 Opublikuj ogłoszenie o pracę i znajdź najlepszych pracowników do swojej firmy!

Podstawowe warunki legalnego zatrudnienia cudzoziemca

Możesz legalnie zatrudnić cudzoziemca spoza Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego czy tzw. krajów trzecich, jednak musisz dopilnować podstawowych formalności oraz dokumentacji.

• Upewnić się, że cudzoziemiec legalnie przebywa na terytorium Polski (np. posiada wizę lub kartę pobytu).

• Uzyskać zezwolenie na pracę dla danego cudzoziemca, o ile nie jest on zwolniony z tego obowiązku.

• Dopilnować, aby warunki zatrudnienia były zgodne z treścią zezwolenia.

Pamiętaj w szczególności o konieczności uzyskania zezwolenia dla obywateli spoza UE i EOG, bo obowiązek ten spoczywa na Tobie, jako pracodawcy, którego siedziba znajduje się w Polsce.

Rodzaje zezwoleń na pracę

Cudzoziemiec spoza Unii Europejskiej i EOG, który chce legalnie pracować w Polsce, musi uzyskać odpowiednie zezwolenie na pracę. Rodzaj zezwolenia zależy od charakteru zatrudnienia oraz warunków pracy.

• Zezwolenie typu A – dla cudzoziemców zatrudnionych na podstawie umowy z polskim pracodawcą.

• Zezwolenie typu B – dla członków zarządu spółek zarejestrowanych w Polsce.

• Zezwolenie typu C – dla cudzoziemców delegowanych przez pracodawcę zagranicznego do oddziału lub zakładu w Polsce na ponad 30 dni w roku.

• Zezwolenie typu D – dla pracowników świadczących usługi tymczasowe lub okazjonalne na rzecz zagranicznego pracodawcy bez działalności w Polsce.

• Zezwolenie typu E – dla pracowników delegowanych na dłużej niż 30 dni w ciągu pół roku do realizacji innych działań niż określone w typach B, C i D.

• Zezwolenie typu S – dla pracowników wykonujących prace sezonowe, takie jak rolnictwo, gastronomia czy zakwaterowanie (maksymalnie 9 miesięcy w roku).

Odpowiedni dobór zezwolenia jest niezbędny, aby zatrudnienie było zgodne z polskim prawem. Należy także zwrócić uwagę na terminy ważności i specyficzne wymagania dla poszczególnych typów zezwoleń. Warto pamiętać, że zezwolenia typu A wydawane są na maksymalny okres 3 lat. Zezwolenie na pracę typu B, w przypadku, gdy osoba prawna zatrudnia ponad 25 osób, może zostać wydane na maksymalny okres 5 lat. Przed upływem okresu ważności zezwolenia, należy złożyć wniosek o przedłużenie. Zrób to z wyprzedzeniem od 90 do 30 dni przed utratą ważności!

Czy można zatrudnić cudzoziemca bez pozwolenia na pracę?

Kiedy cudzoziemiec nie potrzebuje zezwolenia na pracę? W określonych sytuacjach obcokrajowcy są zwolnieni z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę. Dotyczy to m.in. osób:

• posiadających status uchodźcy, ochronę uzupełniającą, zgodę na pobyt ze względów humanitarnych lub tolerowany,

• posiadających Kartę Polaka,

• będących małżonkami obywatela polskiego z zezwoleniem na pobyt czasowy,

• studiujących stacjonarnie w Polsce lub będących absolwentami takich studiów,

• posiadających status absolwenta polskiej szkoły ponadgimnazjalnej (np. liceum, technikum).

W takiej sytuacji, formalności związane z zatrudnieniem będą uproszczone o ten aspekt.

Dokumenty niezbędne do legalnej pracy cudzoziemca

Obcokrajowiec spoza Unii Europejskiej, który chce pracować na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, musi otrzymać wparcie od pracodawcy, które obejmuje między innymi wystąpienie o wydanie zezwolenia. Jednak cały proces zatrudnienia wymaga odpowiedniej dokumentacji. Jakie papiery są tak naprawdę potrzebne?

• Dokument legalizujący pobyt cudzoziemca - Może to być wiza (np. wiza krajowa typu „D”) lub zezwolenie na pobyt czasowy. Ważne, aby dokument ten uprawniał do wykonywania pracy (np. nie może to być wiza turystyczna).

• Zezwolenie na pracę lub zezwolenie jednolite - Zezwolenie na pracę wydaje się dla konkretnego pracodawcy i stanowiska.

• Zezwolenie jednolite (pobyt czasowy i praca) - Umożliwia cudzoziemcowi legalny pobyt i pracę na podstawie jednego dokumentu.

• Kopia dokumentu pobytowego - Pracodawca musi zażądać od pracownika ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu i przechowywać jego kopię przez cały okres zatrudnienia.

• Ruch bezwizowy - W niektórych przypadkach cudzoziemiec może korzystać z ruchu bezwizowego (np. w przypadku obywateli Ukrainy, Mołdawii czy Gruzji z paszportem biometrycznym). Pozwala to na pobyt do 90 dni w ciągu 180 dni, ale później wymaga uzyskania stosownego dokumentu pobytowego.

Uwaga! Wiza, która nie upoważnia do pracy

Cudzoziemiec nie może legalnie pracować, jeśli przebywa w Polsce na podstawie:

• wizy, której cel wydania został oznaczony symbolem „01” (cel turystyczny) lub „20” (korzystanie z ochrony czasowej),

• zezwolenia na pobyt czasowy ze względu na okoliczności wymagające krótkotrwałego pobytu.

Przed rozpoczęciem pracy cudzoziemiec musi posiadać wszystkie wymagane dokumenty. Jeśli charakter pracy lub stanowisko się zmieni, należy powiadomić odpowiedniego wojewodę (w przypadku zezwoleń na pracę). Dla każdej umowy cywilnoprawnej (np. zlecenie) obowiązuje przechowywanie dokumentów przez cały czas współpracy.

Zatrudnienie cudzoziemca to szansa na rozwój firmy, ale wymaga przestrzegania procedur prawnych. Dopilnowanie formalności nie tylko chroni pracodawcę przed karami, ale także buduje zaufanie w relacjach z pracownikami spoza kraju. Warto zatem rzetelnie przygotować się do tego procesu.

Zatrudnienie cudzoziemca a obowiązki pracodawcy

Zatrudnianie pracowników zza granicy wymaga nie tylko przestrzegania prawa, ale także poszanowania ich praw oraz odpowiedzialnego podejścia do pełnionych obowiązków jako pracodawcy. Poniżej znajdziesz najważniejsze kwestie, na które należy zwrócić uwagę.

Dokument legalizujący zatrudnienie

Jeżeli uzyskałeś dla cudzoziemca zezwolenie na pracę lub złożyłeś oświadczenie o powierzeniu mu pracy, pamiętaj o obowiązku przekazania jednego egzemplarza tego dokumentu pracownikowi.

Umowa z cudzoziemcem

Zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy nie jest równoznaczne z umową zatrudnienia. Jeśli chcesz zatrudnić cudzoziemca legalnie:

• Zawrzyj pisemną umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną (np. umowę-zlecenie), zgodnie z warunkami wskazanymi w zezwoleniu lub oświadczeniu.

• Jeżeli zmieniasz rodzaj umowy (np. z cywilnoprawnej na umowę o pracę), dostosuj dokumenty zgodnie z polskimi przepisami prawa pracy.

Upewnij się, że umowa została przetłumaczona na język zrozumiały dla cudzoziemca. Brak pisemnej i zrozumiałej umowy może skutkować uznaniem pracy za nielegalną. Pamiętaj też, że nie możesz zaproponować obcokrajowcowi gorszych warunków niż te, które gwarantują Kodeks pracy (UoP) lub Kodeks cywilny (umowy cywilnoprawne). Polskie prawo nie zezwala na dyskryminację tego rodzaju i gwarantuje równe prawa pracownicze bez względu na pochodzenie.

Dokument legalizujący pobyt

Przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca zażądaj okazania ważnego dokumentu pobytowego, który uprawnia do wykonywania pracy (np. wizy czy karty pobytu). Zweryfikuj, czy tytuł pobytowy nie wyklucza możliwości podjęcia pracy (np. wiza turystyczna nie uprawnia do pracy). Sporządź i przechowuj kopię dokumentu przez cały okres zatrudnienia.

Obowiązki związane z delegowaniem

Jeśli delegujesz cudzoziemca do pracy w Polsce, musisz wyznaczyć osobę upoważnioną do reprezentowania firmy przed odpowiednimi organami, takimi jak Państwowa Inspekcja Pracy. Następnie złożyć oświadczenie o delegowaniu pracownika do PIP najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi. Pamiętaj też, aby przechowywać dokumentację dotyczącą warunków zatrudnienia, czasu pracy oraz wynagrodzenia delegowanego pracownika i dostarczyć ją na żądanie PIP w wymaganym terminie.

Obowiązki informacyjne

W przypadku zatrudnienia na podstawie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy, należy:

• Powiadomić właściwe urzędy (wojewodę, powiatowy urząd pracy lub starostę) o rozpoczęciu, niepodjęciu, przerwaniu, zakończeniu pracy lub zmianach dotyczących pracodawcy w terminach przewidzianych prawem.

• Dostosować dokumentację w przypadku zmiany umowy (np. z cywilnoprawnej na umowę o pracę).

Przestrzeganie tych zasad pozwala uniknąć konsekwencji prawnych. Przy okazji budujesz też wizerunek odpowiedzialnego pracodawcy w oczach zatrudniony i instytucji kontrolnych, co powinno ułatwić Ci szukanie pracownika, kiedy będziesz rekrutować.

Proces legalizacji krok po kroku - zatrudnianie cudzoziemców z UE, UOG i spoza UE

Zatrudnianie cudzoziemców wymaga przestrzegania określonych procedur prawnych, które różnią się w zależności od kraju pochodzenia pracownika. To, czy dany pracownik pochodzi z Państw członkowskich Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego, czy spoza tych stref, determinuje sposób legalizacji zatrudnienia.

• Do Państw członkowskich Unii Europejskiej (UE) zalicza się: Austria, Belgia, Bułgaria, Chorwacja, Cypr, Czechy, Dania, Estonia, Finlandia, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Irlandia, Litwa, Luksemburg, Łotwa, Malta, Niemcy, Polska, Portugalia, Rumunia, Słowacja, Słowenia, Szwecja, Węgry, Włochy.

• Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) obejmuje poza Państwami UE także Norwegię, Islandię i Lichtenstein.

Pracownicy z tych krajów mają uproszczony dostęp do rynku pracy w Polsce i nie muszą ubiegać się o dodatkowe pozwolenia na pracę. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku zatrudniania obywateli spoza UE i EOG, np. z Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Indii, Filipin czy Nepalu, którzy często znajdują zatrudnienie w Polsce w sektorach takich jak budownictwo, produkcja czy usługi. Dla tych osób konieczne jest uzyskanie odpowiednich dokumentów, takich jak zezwolenie na pracę czy karta pobytu, które legalizują ich zatrudnienie.

Jak zatrudnić pracownika z Unii Europejskiej?

Pozyskanie pracownika z Unii Europejskiej jest znacznie prostsze niż zatrudnienie cudzoziemca z krajów trzecich. Obywatele UE korzystają z swobody przepływu osób, co oznacza, że nie muszą posiadać zezwolenia na pracę w Polsce. Jakie kroki, które należy podjąć, aby zatrudnić pracownika z Unii Europejskiej?

• Zawarcie umowy o pracę - Umowa powinna być sporządzona w taki sam sposób, jak dla obywateli polskich. Nie ma potrzeby uzyskiwania dodatkowych zezwoleń.

• Zgłoszenie pobytu - Jeśli pobyt pracownika w Polsce przekracza 3 miesiące, musi on zgłosić swój pobyt w urzędzie wojewódzkim właściwym dla miejsca pobytu.

• Opłacanie składek - Pracodawca musi odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne tak jak w przypadku pracowników polskich.

• Korzystanie z usług EURES - Można skorzystać z usług sieci EURES (Europejska Sieć Zatrudnienia), która ułatwia poszukiwanie pracowników w innych krajach UE.

Werbowanie do pracy obywateli UE nie wymaga dodatkowych formalności związanych z zezwoleniami na pracę, co znacznie upraszcza proces rekrutacji. Wciąż jednak należy pamiętać, aby zadbać o legalny przebieg procesu zatrudnienia, umowę i odprowadzanie składek.

Jak zatrudnić pracownika spoza Unii Europejskiej?

Przybysz spoza Unii Europejskiej (UE), Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub Szwajcarii może legalnie pracować w Polsce, jeśli spełnia określone wymagania. Podstawą jest legalny pobyt oraz posiadanie dokumentów pozwalających na wykonywanie pracy w Polsce. Przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi, upewnij się, że wykonałeś poniższe kroki.

Zweryfikuj legalny pobyt

Podstawą do zatrudnienia cudzoziemca jest jego legalny pobyt w Polsce. Osoby spoza UE mogą przebywać na podstawie:

• paszportu biometrycznego,

• wizy,

• zezwolenia na pobyt czasowy lub stały.

W niektórych przypadkach cudzoziemcy mogą ubiegać się o zezwolenie jednolite, które łączy pozwolenie na pracę z legalizacją pobytu. Dotyczy to sytuacji, w której pracownik samodzielnie składa wniosek w urzędzie wojewódzkim.

W ramach pomocy obywatelom Ukrainy, którzy przybyli do Polski po 24 lutego 2022 roku z powodu działań wojennych, przepisy pozwalają im skorzystać z ochrony czasowej, umożliwiającej im legalny pobyt oraz pracę. Dzięki temu zatrudnienie Ukraińca w Polsce odbywa się na uproszczonych zasadach.

Uzyskanie zezwolenia na pracę

Pracodawca jest zobowiązany do uzyskania zezwolenia na pracę cudzoziemca, np. typu A (jeśli praca odbywa się na podstawie umowy zawartej z polskim podmiotem). Wniosek składany jest w urzędzie wojewódzkim właściwym dla miejsca siedziby firmy.

Wymagane dokumenty mogą obejmować:

• oświadczenie o niekaralności,

• kopię dokumentu tożsamości cudzoziemca,

• informację od starosty o braku możliwości zatrudnienia obywatela Polski na danym stanowisku (w określonych przypadkach),

• dowód wpłaty za zezwolenie na pracę.

Dla obywateli takich krajów jak Ukraina, Białoruś czy Mołdawia istnieje uproszczona procedura, umożliwiająca pracę do 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy, na podstawie wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy do ewidencji przez powiatowy urząd pracy.

Zgłoszenie pracownika do ZUS

Każdy pracodawca zatrudniający cudzoziemca w oparciu o umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną musi zgłosić go do ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne powinny być odprowadzane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W przypadku krajów, z którymi Polska podpisała umowy o zabezpieczeniu społecznym (np. z Ukrainą, USA czy Koreą Południową), warto sprawdzić szczególne regulacje dotyczące ubezpieczeń.

Zatrudnianie pracownika spoza UE wymaga znajomości przepisów i dopilnowania formalności, ale dzięki odpowiedniemu przygotowaniu możliwe jest legalne i sprawne przeprowadzenie procesu.

Jaka kara za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?

Nielegalne powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi wiąże się z poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi, regulowanymi przez art. 120 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

• Kara dla pracodawcy - Jeśli pracodawca powierza cudzoziemcowi nielegalne wykonywanie pracy, grozi mu grzywna w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł.

• Kara dla cudzoziemca - Cudzoziemiec, który nielegalnie wykonuje pracę, również podlega karze grzywny.

• Działania o charakterze wyzysku - Osoby, które poprzez wprowadzenie w błąd, wykorzystanie zależności służbowej lub wyzysk doprowadzają cudzoziemca do nielegalnego wykonywania pracy, mogą zostać ukarane grzywną od 3 000 zł do 30 000 zł.

• Uzyskiwanie korzyści majątkowych - Żądanie od cudzoziemca korzyści majątkowej w zamian za działania zmierzające do uzyskania zezwolenia na pracę lub innych dokumentów uprawniających do pracy także wiąże się z grzywną w przedziale od 3 000 zł do 30 000 zł.

• Niedopełnienie obowiązków związanych z rejestracją i dokumentacją - Nieprzestrzeganie obowiązków wynikających z przepisów, takich jak zgłoszenie cudzoziemca do właściwego urzędu, może skutkować grzywną w wysokości od 200 zł do 2 000 zł lub wyższą, w zależności od przewinienia.

Nielegalne zatrudnianie cudzoziemców niesie ryzyko nie tylko wysokich kar finansowych, ale także utraty reputacji. Przestrzeganie przepisów i dokładne zapoznanie się z obowiązkami pracodawcy wobec cudzoziemców to niezbędne kroki, które pozwalają uniknąć problemów prawnych.

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce - w jakich sektorach się sprawdza?

Z raportu „Barometr Rynku Pracy 2024” wynika, że cudzoziemcy stanowią coraz większą część pracowników w Polsce. Pracują w 18,4% firm działających na rynku, a ich liczba wynosi już 1,13 mln osób, co odpowiada niemal 7% wszystkich zatrudnionych. Zdecydowaną większość, bo aż 83%, stanowią obywatele Ukrainy, którzy szczególnie chętnie znajdują zatrudnienie w przedsiębiorstwach mających problemy z obsadzeniem stanowisk przez lokalną kadrę.

Branże, w których cudzoziemcy znajdują zatrudnienie:

• Budownictwo – Robotnicy budowlani, operatorzy maszyn czy instalatorzy wypełniają luki kadrowe w rozwijających się projektach inwestycyjnych.

• Produkcja i przemysł – Fabryki i zakłady produkcyjne chętnie zatrudniają cudzoziemców przy liniach montażowych czy pracach wymagających siły fizycznej.

• Transport i logistyka – Cudzoziemcy pracują jako kierowcy ciężarówek, magazynierzy i operatorzy wózków widłowych.

• Rolnictwo i przetwórstwo żywności – Zbiory sezonowe oraz prace w przetwórniach często opierają się na pracy zagranicznych pracowników.

• Usługi porządkowe – W hotelarstwie, biurach czy galeriach handlowych cudzoziemcy są niezastąpieni jako personel sprzątający.

• Gastronomia i handel – Kucharze, kelnerzy, pracownicy obsługi klienta i sprzedawcy wypełniają luki w sektorach usługowych.

Zatrudnianie cudzoziemców w tych branżach wynika z kilku czynników. Przede wszystkim, polski rynek pracy zmaga się z niską stopą bezrobocia i niedoborem pracowników, szczególnie w zawodach wymagających siły fizycznej lub pracy zmianowej. Dodatkowo, obcokrajowcy często są gotowi podjąć prace, które nie cieszą się zainteresowaniem wśród lokalnych pracowników. To czyni ich znaczącym ogniwem utrzymującym stabilność i wydajność w wielu sektorach gospodarki.