Zatrudnienie Ukraińca - jak zrobić to legalnie w świetle nowych przepisów?

W związku z działaniami wojennymi prowadzonymi w Ukrainie, dało się odnotować większą liczbę osób z dotkniętego nieszczęściem państwa. Różnicę odczuwa się także na rynku pracy. Przedstawiamy najważniejsze informacje dla pracodawców, którzy chcą zatrudnić obywatela Ukrainy przebywającego legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Sprawdź, jakie przepisy i procedury obowiązują w świetle nowej ustawy z 12 marca 2022 r.

Z artykułu dowiesz się:

• Jakie są aktualne przepisy dotyczące zatrudniania Ukraińców w Polsce?

• Jakie dokumenty są wymagane od pracodawcy i pracownika?

• Jakie procedury należy przejść, aby legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy?

• Jakie są najczęstsze formy zatrudnienia dla Ukraińców (umowa o pracę, umowa zlecenie)?

• Jakie ulgi lub wsparcie mogą otrzymać pracodawcy zatrudniający Ukraińców?

• Jakie prawa i obowiązki mają pracownicy z Ukrainy?

• Czy obywatel Ukrainy musi posiadać pozwolenie na pracę?

• Jakie są konsekwencje nielegalnego zatrudnienia cudzoziemców?

• Czy są różnice w procedurach dla osób z Ukrainy przybyłych w wyniku wojny?

• Jakie instytucje mogą pomóc w procesie zatrudnienia cudzoziemców?

Jak zatrudnić obywatela Ukrainy? Nowe przepisy i procedury

Pracownicy z Ukrainy nie są nowym zjawiskiem na polskim rynku pracy. Od dawna byli oni mile widziani w firmach zajmujących się budowlanką czy przemysłem produkcyjnym. Jednak obecnie mamy do czynienia z nowymi przepisami, które sprawiają, że zatrudnienie Ukraińca staje się prostsze. Warto poznać najważniejsze przepisy oraz procedury powiązane z pozyskiwaniem takiego pracownika.

Przepisy dotyczące zatrudniania obywateli Ukrainy

Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce regulowane jest przede wszystkim przez Ustawę z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa. Ustawa ta wprowadza uproszczone procedury zatrudnienia, umożliwiając obywatelom Ukrainy podjęcie pracy bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę, pod warunkiem spełnienia określonych wymagań formalnych.

Jednym z warunków legalnego zatrudnienia jest powiadomienie właściwego urzędu pracy przez pracodawcę w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy. Dzięki temu obywatele Ukrainy mogą podejmować zatrudnienie w Polsce na równych zasadach z obywatelami innych państw Unii Europejskiej w zakresie dostępu do rynku pracy.

Dodatkowo, ustawa przewiduje automatyczne przedłużenie ważności dokumentów pobytowych dla obywateli Ukrainy. Dotyczy to wiz, zezwoleń na pobyt czasowy czy kart pobytu, które straciły ważność po 23 lutego 2022 r. Ich ważność została automatycznie przedłużona do 30 września 2025 r. Warto jednak pamiętać, że przedłużona wiza ani karta pobytu nie uprawniają do przekraczania granicy – są one ważne jedynie na terytorium Polski.

Podobne regulacje dotyczą osób, które przebywają w Polsce w ramach ruchu bezwizowego. Ich pobyt również jest uznawany za legalny do 30 września 2025 r.

Dokumenty niezbędnie przy zatrudnianiu obywatela Ukrainy

Pomimo uproszczonych procedur, pracodawcy oraz obywatele Ukrainy muszą dopełnić pewnych formalności. Poniżej podstawowe dokumenty wymagane przy zatrudnianiu.

Tytuł pobytowy

Tytuł pobytowy to dokument uprawniający do przebywania na terytorium Polski lub innego państwa Unii Europejskiej. Może to być:

• Zezwolenie na pobyt stały – daje prawo do nieograniczonego pobytu i pracy w Polsce,

• Zezwolenie na pobyt czasowy – pozwala na pobyt i pracę w określonym czasie,

• Paszport – w przypadku wjazdu i pobytu w ramach ruchu bezwizowego,

• Zaświadczenie o korzystaniu z ochrony czasowej – wydawane przez Urząd do Spraw Cudzoziemców.

Umowa o pracę lub umowa cywilnoprawna

Obywatel Ukrainy może być zatrudniony na podstawie:

• Umowy o pracę – zapewnia pełne prawa pracownicze,

• Umowy zlecenia – elastyczniejsza forma współpracy,

• Umowy o dzieło – stosowana w przypadku prac o charakterze jednorazowym,

• B2B - możliwa dla Ukraińców posiadających działalność gospodarczą, stosowana, gdy firmy chcą im zlecić outsourcing wybranych usług.

Bez względu na formę zatrudnienia, umowa powinna jasno określać warunki pracy, wynagrodzenie oraz obowiązki pracownika.

Powiadomienie o powierzeniu pracy

Pracodawca ma obowiązek zgłosić zatrudnienie obywatela Ukrainy do urzędu pracy w terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy. Powiadomienie składa się elektronicznie za pośrednictwem systemu praca.gov.pl.

Stempel w paszporcie lub innym dokumencie podróży

Osoby, które przybyły do Polski po 24 lutego 2022 r., powinny mieć w paszporcie stempel Straży Granicznej potwierdzający legalne przekroczenie granicy.

Numer PESEL

Każdy obywatel Ukrainy, który chce legalnie pracować i korzystać z usług publicznych w Polsce, powinien uzyskać numer PESEL. Wniosek o jego nadanie składa się w urzędzie gminy.

Dzięki uproszczonym procedurom obywatele Ukrainy mają ułatwiony dostęp do legalnej pracy, a polscy pracodawcy mogą szybko i sprawnie zatrudnić nowych pracowników.

Procedura zatrudnienia cudzoziemca z Ukrainy

Zatrudnienie obywatela Ukrainy w Polsce jest możliwe na uproszczonych zasadach, pod warunkiem że jego pobyt na terytorium kraju jest legalny. Dotyczy to również małżonków obywateli Ukrainy, którzy sami nie posiadają ukraińskiego obywatelstwa, oraz członków najbliższej rodziny obywateli Ukrainy posiadających Kartę Polaka.

Chcąc legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy, pracodawca musi w ciągu 7 dni od zatrudnienia cudzoziemca i rozpoczęcia przez niego pracy, poinformować właściwy powiatowy urząd pracy. Powiadomienie składa się wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu praca.gov.pl poprzez formularz Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy (PSZ-PPWPU). Procedura ta obejmuje zarówno osoby, które przyjechały do Polski 24 lutego 2022 roku lub później w związku z działaniami wojennymi, jak i tych, którzy legalnie przebywają w kraju na innej podstawie, np. posiadając zezwolenie na pobyt czasowy.

Powiadomienie o zatrudnieniu obywatela Ukrainy musi zawierać informacje dotyczące:

Podmiotu powierzającego pracę, czyli pracodawcy

• nazwa firmy lub imię i nazwisko w przypadku osoby fizycznej,

• adres siedziby lub miejsce zamieszkania,

• numer telefonu lub e-mail służbowy,

• NIP i REGON (dla przedsiębiorstw) lub PESEL (dla osób fizycznych),

• numer wpisu do rejestru agencji zatrudnienia, jeśli pracodawca prowadzi agencję pracy tymczasowej,

• symbol PKD i opis działalności związanej z zatrudnieniem.

Dane obywatela Ukrainy - imię i nazwisko, data urodzenia, płeć, obywatelstwo, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz kraj jego wydania, numer PESEL (jeśli został nadany).

Warunki zatrudnienia - rodzaj umowy (np. umowa o pracę, umowa zlecenie), stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy, miejsce wykonywania pracy, wysokość miesięcznego lub godzinowego wynagrodzenia, wymiar czasu pracy lub liczba godzin pracy w tygodniu lub miesiącu, liczba pracowników zatrudnionych w firmie na dzień 23 lutego 2022 r. oraz w dniu składania powiadomienia.

Pracodawca musi przestrzegać warunków określonych w zgłoszeniu. Jeśli planuje zmienić umowę, stanowisko, wymiar czasu pracy, liczbę godzin pracy lub obniżyć wynagrodzenie, konieczne jest złożenie nowego powiadomienia w urzędzie pracy.

Obowiązek informowania o zmianach

Regularne aktualizowanie informacji o warunkach zatrudnienia obywateli Ukrainy jest niezbędne, aby zapobiec nadużyciom i zapewnić zgodność z przepisami. Pracodawca ma obowiązek zgłosić każdą istotną zmianę, która wpływa na warunki pracy cudzoziemca.

Kiedy należy złożyć nowe powiadomienie?

Zgodnie z przepisami, pracodawca musi ponownie poinformować powiatowy urząd pracy w ciągu 7 dni od wystąpienia jednej z poniższych okoliczności:

• zmiana rodzaju umowy między pracodawcą a obywatelem Ukrainy,

• zmiana stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy,

• zmniejszenie wymiaru czasu pracy lub liczby godzin pracy w tygodniu/miesiącu,

• obniżenie miesięcznego lub godzinowego wynagrodzenia określonego w pierwotnym powiadomieniu.

Każda z tych zmian wymaga złożenia nowego zgłoszenia poprzez portal praca.gov.pl. Brak aktualizacji informacji może skutkować naruszeniem przepisów i konsekwencjami prawnymi dla pracodawcy.

Czy obywatel Ukrainy musi posiadać pozwolenie na pracę?

Obywatele Ukrainy, którzy legalnie przebywają w Polsce, nie muszą uzyskiwać pozwolenia na pracę, jeśli zostali objęci przepisami ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym. Oznacza to, że mogą podjąć zatrudnienie bez konieczności przechodzenia przez standardową procedurę uzyskiwania zezwolenia na pracę, pod warunkiem, że pracodawca w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy zgłosi ten fakt do powiatowego urzędu pracy.

Zwolnienie to dotyczy zarówno osób, które wjechały do Polski po 24 lutego 2022 roku w związku z wojną, jak i tych, które już wcześniej przebywały na terytorium RP na podstawie legalnego pobytu. Jednak w przypadku obywateli Ukrainy, którzy nie są objęci przepisami specustawy, standardowe wymogi dotyczące zezwoleń na pracę nadal obowiązują.

Wojna w Ukrainie a zatrudnianie cudzoziemców

Wybuch wojny w Ukrainie spowodował masowy napływ obywateli tego kraju do Polski, co wymagało szybkiej reakcji ze strony państwa. W geście solidarności i chęci niesienia pomocy uchodźcom rząd wprowadził ustawę z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy, która znacząco uprościła procedury związane z ich legalnym pobytem i zatrudnieniem. Dzięki temu Ukraińcy mogą pracować w Polsce bez konieczności uzyskiwania zezwoleń, o ile pracodawca dopełni obowiązku powiadomienia urzędu pracy. Ułatwienia te nie objęły jednak cudzoziemców z innych państw spoza Unii Europejskiej. W ich przypadku procedury pozostają bardziej skomplikowane. Prace nad nowymi przepisami dotyczącymi zatrudniania obcokrajowców trwają, a ich wejście w życie planowane jest na 2026 rok.

Instytucje rynku pracy, wspierające zatrudnianie obywateli Ukrainy

W procesie zatrudniania obywateli Ukrainy wsparcie oferują różne instytucje rynku pracy, które pomagają zarówno pracodawcom, jak i samym cudzoziemcom w legalnym podjęciu zatrudnienia.

Instytucje wspierające zatrudnianie obywateli Ukrainy:

• Powiatowe Urzędy Pracy – przyjmują powiadomienia o powierzeniu pracy obywatelom Ukrainy i udzielają informacji o obowiązujących przepisach.

• Wojewódzkie Urzędy Pracy – zajmują się m.in. programami integracyjnymi i doradztwem dla cudzoziemców.

• Agencje zatrudnienia – pomagają w znalezieniu legalnej pracy i pośredniczą między pracodawcami a pracownikami.

Dzięki działalności tych instytucji proces zatrudniania obywateli Ukrainy staje się prostszy i bardziej przejrzysty, co pozwala na lepszą integrację na rynku pracy w Polsce.

Jakie wsparcie dla pracodawcy zatrudniającego obywatela Ukrainy?

Pracodawcy zatrudniający obywateli Ukrainy nie mogą liczyć na dodatkowe wsparcie finansowe czy ulgi. Są oni traktowani na równi z polskimi pracownikami. Jednak uproszczone procedury zatrudnienia sprawiają, że proces ten jest mniej skomplikowany niż w przypadku innych cudzoziemców spoza Unii Europejskiej.

Wielu obywateli Ukrainy postrzega nawet minimalne wynagrodzenie jako atrakcyjne, co sprawia, że są chętnie zatrudniani w różnych sektorach. Pracodawcy doceniają ich zaangażowanie i gotowość do pracy, a to przekłada się na ich silną pozycję na rynku pracy. Zwłaszcza że wielu Ukraińców szybko uczy się polskiego, eliminując bariery komunikacyjne. Sprawia to, że instruktaż stanowiskowy dla takiego pracownika często nie wymaga nawet ingerencji tłumacza, a porozumiewanie się z przełożonymi jest bezproblemowe.

Polski przedsiębiorca, który chce pozyskać cudzoziemca do pracy, może również cieszyć się wsparciem pośredników. W rekrutacji pomocne są instytucje rynku pracy, takie jak powiatowe urzędy pracy, agencje pośrednictwa oraz popularne portale z ogłoszeniami o pracę, które umożliwiają szybkie znalezienie pracowników.

Prawa i obowiązki obywatela Ukrainy pracującego w Polsce

Pracownicy z Ukrainy mają prawa i obowiązki, które w wielu aspektach są podobne do tych, które dotyczą polskich pracowników. Ochrona prawna zapewnia im równe traktowanie, jednocześnie wprowadzając mechanizmy kontrolne, które pozwalają na monitorowanie legalności ich zatrudnienia.

Prawa obywatela Ukrainy pracującego w Polsce

Prawo do legalnej pracy – Obywatele Ukrainy mogą podjąć pracę bez konieczności uzyskiwania dodatkowych zezwoleń, o ile ich pobyt w Polsce jest legalny. Pracodawca jest zobowiązany zgłosić ich zatrudnienie do powiatowego urzędu pracy w ciągu 14 dni od rozpoczęcia pracy.

Rejestracja jako bezrobotny – Mają możliwość rejestracji w urzędzie pracy jako osoby bezrobotne lub poszukujące pracy, co daje im dostęp do różnych form wsparcia, takich jak szkolenia zawodowe czy dofinansowanie działalności gospodarczej.

Równe traktowanie – Prawo gwarantuje obywatelom Ukrainy takie same warunki zatrudnienia jak Polakom, w tym dostęp do szkoleń, doradztwa zawodowego oraz innych usług rynku pracy.

Dostęp do świadczeń – Mogą korzystać z różnych form pomocy określonych w ustawie o promocji zatrudnienia, takich jak refundacja kosztów zatrudnienia czy wsparcie w opiece nad dzieckiem.

Obowiązki obywatela Ukrainy pracującego w Polsce

Legalny pobyt – Obywatel Ukrainy nie musi osobiście zgłaszać swojego zatrudnienia, ale ma obowiązek zapewnienia, że jego pobyt w Polsce jest legalny i zgodny z obowiązującymi przepisami.

Przestrzeganie prawa pracy – Musi stosować się do przepisów polskiego prawa pracy oraz wewnętrznych regulaminów obowiązujących u pracodawcy.

Zgłaszanie zmian – W przypadku zmiany miejsca zamieszkania lub zatrudnienia powinien poinformować odpowiednie instytucje, chociaż procedury związane z zatrudnieniem u nowego pracodawcy są uproszczone.

Zatem prawo chroni pracowników z Ukrainy przed nierównym traktowaniem, zapewniając im dostęp do legalnej pracy i wsparcia na rynku. Jednocześnie wprowadza procedury, które pozwalają na kontrolowanie zgodności ich zatrudnienia z obowiązującymi przepisami.

Nielegalne zatrudnienie Ukraińca - jakie konsekwencje?

Nielegalne zatrudnienie obywatela Ukrainy w Polsce niesie poważne konsekwencje zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika. Kary finansowe, ograniczenia w przyszłym zatrudnieniu i ryzyko deportacji to tylko niektóre z możliwych skutków.

Konsekwencje dla pracodawcy

Pracodawca, który powierza cudzoziemcowi nielegalne wykonywanie pracy, może zostać ukarany grzywną od 1 000 zł do 30 000 zł. Jeśli dodatkowo wprowadzi pracownika w błąd lub zażąda korzyści majątkowej w zamian za pomoc w uzyskaniu zezwolenia na pracę, kara może osiągnąć maksymalny wymiar. Nielegalne zatrudnienie może również utrudnić uzyskanie zezwoleń na pracę dla innych cudzoziemców w przyszłości. Dodatkowo niedopełnienie obowiązków informacyjnych dotyczących statusu zatrudnienia cudzoziemca grozi grzywną do 5 000 zł.

Konsekwencje dla pracownika

Obywatel Ukrainy wykonujący pracę bez wymaganych dokumentów może zostać ukarany grzywną od 20 zł do 5 000 zł. Dodatkowo grozi mu obowiązek opuszczenia Polski oraz zakaz wjazdu na teren strefy Schengen na okres od 1 do 3 lat. Nielegalne zatrudnienie może również negatywnie wpłynąć na jego reputację i przyszłe możliwości pracy w Polsce.

Zatrudnienie Ukraińca - najważniejsze informacje w skrócie

Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce stało się łatwiejsze dzięki ustawie z 12 marca 2022 r., która wprowadziła uproszczone procedury w odpowiedzi na sytuację wojenną. Pracodawcy mogą zatrudniać Ukraińców na równych zasadach co obywateli UE, bez konieczności uzyskania pozwolenia na pracę, o ile spełnią odpowiednie wymagania formalne.

Do zapamiętania!

• Brak konieczności pozwolenia na pracę – Ukraińcy mogą pracować bez pozwolenia, jeśli spełniają warunki ustawy.

• Powiadomienie urzędów pracy – Pracodawca ma obowiązek zgłosić zatrudnienie w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.

• Dokumenty wymagane od pracownika - Paszport, zezwolenie na pobyt, numer PESEL.

• Formy zatrudnienia – Możliwe są umowa o pracę, umowa zlecenie, umowa o dzieło oraz B2B dla osób prowadzących działalność.

• Wsparcie dla pracodawców – Instytucje takie jak urzędy pracy oraz agencje zatrudnienia oferują pomoc w procesie rekrutacji i zatrudniania Ukraińców.

Pozyskanie do swojej firmy osób z Ukrainy to korzystna opcja, ponieważ uproszczone przepisy umożliwiają szybkie zatrudnienie, a pracodawcy mogą liczyć na wsparcie instytucji rynku pracy. Warto korzystać z tej okazji, by wypełnić niedobory kadrowe i pomóc uchodźcom w integracji na rynku pracy.