Retencja pracowników – co to jest i jak ją utrzymać na wysokim poziomie?

Autor: Paulina Szydłowska

Mówi się, że pracę opłaca się zmieniać co 2 lata, bo podobno łatwiej o lepsze wynagrodzenie u nowego pracodawcy. Winny jest tutaj stary artykuł Forbsa z 2014, który do dzisiejszego rynku pracy niekoniecznie przystaje, ale jego teza wciąż ma wpływ na to, jak Twoi pracownicy mogą widzieć swoją przyszłość w firmie. W interesie pracodawcy jednak jest utrzymać stały zespół oraz uniknąć kosztów kolejnych rekrutacji i szkoleń. Dlatego zacznij mierzyć retencję pracowników i sprawdź, jakie działania mogą pozytywnie się na nią przełożyć.

Retencja pracowników – co to? Definicja

Rekrutacje na specjalistyczne stanowiska bywają wymagające. Z pewnością wiesz o tym, jeśli budujesz zespoły albo zależy Ci na stałej ekipie ekspertów. Jednak nie tylko pozyskanie talentów może sprawiać trudności. Zatrzymanie pracowników na dłuższy okres często także wymaga wysiłku ze strony pracodawcy. Retencja pracowników to termin opisujący zdolność do zatrzymywania talentów w strukturach firmy przez określony czas. Innymi słowy, to miara tego, jak chętnie pracownicy decydują się zostać z Tobą na dłużej.

Jak obliczyć wskaźnik retencji pracowników?

Chociaż, oczywiście, na Twój obraz jako pracodawcy mogą składać się różne czynniki, retencję pracowników warto szczególnie monitorować. Wskaźnik retencji pracowników pokazuje poniekąd, jakim jesteś pracodawcą i czy oferujesz stabilność zatrudnienia, czy raczej pracownicy traktują Twoją firmę jak opcję na przeczekanie. W grę wchodzić mogą też takie kwestie, jak sezonowość zatrudnienia, lokalizacja i inne okoliczności. Niemniej jednak, jeśli zauważysz u siebie w zespole zwiększoną rotację, to może być znak, żeby podjąć działania.

Wskaźnik retencji pracowników oblicza się, dzieląc liczbę pracowników, którzy w danym okresie pozostali w firmie, przez liczbę osób zatrudnionych na początku tego okresu, a następnie mnożąc przez 100%.

Wzór

Wskaźnik retencji pracowników = (Liczba pracowników zatrudnionych na początku okresu, którzy pozostali w firmie do jego końca / Liczba pracowników na początku okresu) x 100%

Uwaga! Nie wliczaj pracowników, których zatrudniłeś w trakcie trwania badanego okresu. Liczą się tylko osoby obecne od pierwszego dnia.

Przykład

Jeśli na początku roku pracowało dla Ciebie 100 osób, a na końcu roku pozostało 85 pracowników, nie licząc tych, których zatrudniłeś w trakcie roku, Twój roczny wskaźnik retencji wynosi 85%.

(85/100) x 100% = 85%

Dlaczego retencja pracowników jest ważna dla firmy?

Bez względu na to, czy bierzesz udział w rekrutacjach do swojego zespołu, czy zajmuje się tym dla Ciebie dział HR, wiesz z pewnością, że poszukiwanie pracowników to czas i koszt. Nieobsadzone stanowisko to często opóźnienia, niewykonane zadania oraz ludzie pod presją, którzy muszą między sobą rozdzielić cudze obowiązki.

Pieniądze też grają niemałą rolę. Według Gallupa estymowany całkowity koszt zastąpienia pracownika zależy od poziomu stanowiska.

• Pracownicy pierwszej linii – 40% jego wynagrodzenia.

• Specjaliści techniczni – 80% jego wynagrodzenia.

• Liderzy i managerowie – nawet 200% jego wynagrodzenia.

W skali roku może się okazać, że tracisz duże sumy na to, by znaleźć odpowiednich zastępców za swoich specjalistów i liderów. O wiele lepiej jest więc zainwestować w tych, których już masz na miejscu.

Nie tylko finanse są jednak powodem, aby dbać o wysoką retencję i stworzyć atrakcyjne warunki pracy dla Twoich najcenniejszych talentów. Co jeszcze zyskujesz dzięki budowaniu długoterminowej retencji?

• Unikalne know-how – wiedza pozostaje w organizacji, a Ty możesz doszkalać zespół, zamiast planować kolejny onboarding.

• Większa efektywność – zgrany zespół, który się zna i pracuje ze sobą od długiego czasu, często działa sprawniej i popełnia mniej błędów.

• Employer branding – wysoka retencja często przekłada się na lepszy wizerunek pracodawcy i w oczach nowych kandydatów świadczy o zadowoleniu pracowników.

Zatem dzięki wysokiej retencji pracowników możesz lepiej zarządzać zespołem oraz budżetem. Nie tracisz czasu i pieniędzy na kolejne rekrutacje, a przy tym możesz planować długoterminowo, wiedząc, że Twój zespół jest stabilny i zapewnia porównywają jakość pracy na przestrzeni roku. Co więcej, sami pracownicy często są bardziej zadowoleni, nie stresują się częstymi zmianami przy biurku obok i nie muszą martwić się o to, że w każdej chwili mogą spaść na nich dodatkowe obowiązki po kolejnym człowieku, który złożył wypowiedzenie.

Szukasz pracowników na dłużej? Dodaj ogłoszenie!

Jakie czynniki wpływają na retencję pracowników?

Mówimy często o zarządzaniu zasobami ludzkimi, także w kontekście retencji pracowników. Jednak musisz mieć na uwadze, że te konkretne zasoby mają swoje preferencje, oczekiwania oraz priorytety poza pracą. Dlatego warto wiedzieć, co sprawia, że zostają w firmie, a co budzi ich niezadowolenie. Sprawdź, które kwestie grają najważniejszą rolę.

Wynagrodzenie

Raport Barometr rynku pracy 2026 (edycja 20. z kwietnia 2026 roku) donosi, że satysfakcja pracowników i ich zadowolenie z pracy są mocno powiązane ze sferą finansową. Na zlecenie Gi Group Holding przebadano 564 pracowników z różnych grup zawodowych, także pod kątem zadowolenia z pracy. Wyniki nie dziwią:

• grupa zarabiająca 7 000–9 999 zł – aż 80,7% zadowolonych,

• osoby z dochodem 10 000 zł i więcej – 76,9% zadowolonych,

• przedział 5 000–6 999 zł – 77,1% zadowolonych,

• pracownicy zarabiający do 3 999 zł – tylko 61,9% zadowolonych.

Co więcej, ten sam raport wskazuje zbyt niski poziom wynagrodzenia jako najczęściej wymieniany czynnik decyzji o zmianie pracy. Taką odpowiedź zaznaczyło aż 37% ankietowanych, którzy myślą o nowym miejscu pracy. Tymczasem aż 84,3% uznało podwyżkę wynagrodzenia za istotny lub bardzo istotny czynnik, wpływający na decyzję o tym, czy pozostać w firmie.

Rozwój zawodowy i perspektywy

Na kolejnych miejscach w top 3 powodów zmiany pracy znajdują się chęć samorealizacji/brak możliwości rozwoju (26%) i brak perspektywy awansu (24%). 76,4% badanych uważa też, że zwiększenie możliwości rozwoju zawodowego byłoby istotnym lub bardzo istotnym czynnikiem decydującym o tym, czy opuścić obecnego pracodawcę. Zatem musisz dobrze zastanowić się, czy po zatrudnieniu pracownika masz dla niego zaprojektowaną ścieżkę kariery i zapewniasz szkolenia. To od tego może zależeć, czy nie będzie szukał takich możliwości u konkurencji.

Bezpieczeństwo zatrudnienia

Stabilność zatrudnienia jest jednym z czynników, które najczęściej wskazuje się, myśląc o idealnym pracodawcy. Aż 68% respondentów wymieniło tę cechę w badaniu Employer brand research 2026. Szczególnie doceniają ją starsze pokolenia oraz kobiety. Jeśli więc te dwie grupy stanowią znaczącą część Twojego zespołu, możesz zwiększyć wskaźnik retencji pracowników, o ile zapewnisz stabilne warunki zatrudnienia, długoterminowe umowy o pracę czy np. dodatek stażowy.

Work-life balance

Elastyczne godziny pracy, home office i równowaga między życiem prywatnym a zawodowym to także coś, co może zmienić decyzję o zmianie pracodawcy. Nawet jeśli inna firma oferuje konkurencyjne wynagrodzenie, 72,2% osób planujących odejść i tak zastanowi się, zanim opuści pracodawcę, który oferuje elastyczne godziny.

Kultura organizacyjna i atmosfera w zespole

Dla 71,3% badanych w Barometrze rynku pracy 2026 poprawa atmosfery to czynnik istotny lub bardzo istotny, kiedy rozważają pozostanie w obecnej firmie. Co ciekawe, aż 89% kierowników wskazuje, że właśnie to, poza podwyżką, mogłoby ich skłonić do nierozstawania się z pracodawcą. Tymczasem 15% pracowników planujących zmianę pracy jako jeden z powodów wymienia złą atmosferę.

💡 Przeczytaj też: Offboarding pracownika – dobre praktyki kończenia współpracy

Jakie działania retencyjne można podjąć, żeby zatrzymać pracowników?

Dążysz do utrzymania swoich pracowników w firmie jak najdłużej, ale nie widzisz oczekiwanych efektów? W takim razie zacznij od rozpoznania i skorzystaj z naszych wskazówek.

Poznaj przyczyny rotacji

Niewielkie perspektywy pracowników, benefity pozapłacowe niedopasowane lub słabo rekompensujące niskie wynagrodzenia, a może toksyczna kultura organizacyjna? Przyczyny rotacji pracowników, która obniża Twoją retencję, mogą być różne. Dopóki ich nie poznasz, każde działanie będzie strzałem w ciemno. Zbadaj potrzeby swoich pracowników i pytaj o powody odejścia, a dowiesz się, w których obszarach warto działać. Pomogą Ci w tym:

• rozmowy 1:1 – nawet jeśli na forum nie każdy się wypowie, problemy często wypływają w rozmowach 1:1,

• ankiety satysfakcji pracowników – anonimowa ankieta może powiedzieć to, czego nie usłyszysz w cztery oczy,

• exit interview – pracownik, który odchodzi, to cenne źródło informacji, a przy tym osoba, która nie ma już powodu, aby obawiać się, że szczera opinia pogorszy jej sytuację.

Ważne jest jednak, żeby wyniki takiego rozeznania z rozmów oceniających, ankiet i exit interview nie tylko zbierać, ale wykorzystywać do wprowadzenia realnych zmian.

Przeanalizuj siatkę wynagrodzeń i dodaj benefity pracownicze

W większości przypadków nie uciekniesz od tematu wynagrodzeń. To właśnie pieniądze wpływają na standard życia czy poczucie bezpieczeństwa. Dlatego jeśli chcesz zatrzymać wartościowych pracowników, upewnij się, że Twoje pensje nie odbiegają od stawek rynkowych i są adekwatne do zaangażowania.

Dodatkowo nie zapomnij o benefitach, zwłaszcza tych związanych z organizacją pracy. Elastyczne godziny pracy czy praca zdalna to coś, co realnie zwiększa komfort życia. Ograniczenie konieczności dojazdów to także realna oszczędność. Mile widziane przez pracowników są również ubezpieczenie zdrowotne, bony na żywność oraz okazjonalne prezenty. Tutaj ponownie pomaga jednak badanie potrzeb, bo benefity pracownicze powinny być przede wszystkim dopasowane do zespołu. Nie każdy doceni kartę MultiSport, ale jeśli wiesz, że Twoi pracownicy są aktywni, na pewno będą brać to pod uwagę.

Dbaj o kulturę organizacyjną

Dobra atmosfera nie bierze się z firmowych integracji czy owocowych czwartków. Dużo ważniejsze jest to, jak pracownicy są traktowani na co dzień. Według badania Gallupa 21% zmian, które zdaniem odchodzących pracowników mogły zapobiec ich odejściu, dotyczyło bardziej pozytywnych interakcji z przełożonymi. Kolejne 8% wskazań odnosiło się do ograniczenia negatywnych zachowań, takich jak nieuprzejmość czy nadmierna kontrola.

Dlatego zadbaj o otwartą komunikację, docenianie osiągnięć i sprawiedliwe traktowanie członków zespołu. Warto również szkolić managerów z udzielania informacji zwrotnej i zarządzania ludźmi. Pamiętaj, że kultura organizacyjna kształtuje się przede wszystkim poprzez codzienne zachowania, więc wartości deklarowane przez firmę powinny znajdować odzwierciedlenie w decyzjach i postawach kadry zarządzającej.

Zaadresuj bieżące problemy

Trudno będzie zwiększyć retencję pracowników, jeśli nie pozbędziesz się powodów, które już teraz powodują, że talenty odchodzą lub zaczynają się rozglądać. Dlatego nie zamiataj problemów pod dywan, nawet jeśli to oznacza trudne decyzje, np. rozmowę z managerem albo rozstanie z pracownikiem, który, mimo świetnych wyników, obniża morale całego zespołu.

Retencja pracowników a rotacja pracowników – czym się różnią te pojęcia?

Pojęcia, które dla wielu wydają się podobne, to retencja i rotacja pracowników. Mierzą one jednak inne rzeczy, chociaż obie odnoszą się do tego, jak zmienia się Twój zespół na przestrzeni czasu. Retencja pracowników mierzy Twoją zdolność do zatrzymywania talentów w swojej firmie. Tymczasem rotacja mierzy ich wymianę i odejścia. Zatem na ogół wysoka retencja świadczy o firmie dobrze, a wysoka rotacja pracowników wręcz przeciwnie.

💡 Przeczytaj też: Metody rekrutacji i selekcji pracowników – skuteczne sposoby pozyskiwania pracowników

Retencja pracowników – najczęściej zadawane pytania

Czym jest retencja pracowników?

Retencja pracowników to zdolność firmy do utrzymywania zatrudnionych osób przez określony czas. Wysoka retencja oznacza, że duża część zespołu pozostaje u tego samego pracodawcy. Można ją mierzyć za pomocą wskaźnika retencji, który wyraża procent pracowników pozostających w firmie w badanym okresie.

Jakie są działania retencyjne?

Działania retencyjne to rozwiązania mające na celu ograniczenie odejść pracowników z firmy. Mogą obejmować podwyżki wynagrodzeń, benefity pozapłacowe, możliwości rozwoju i awansu, elastyczną organizację pracy oraz poprawę atmosfery w zespole. Ich dobór powinien wynikać z rzeczywistych potrzeb pracowników i przyczyn rotacji w organizacji.

Jak inaczej można nazwać retencję?

Retencję pracowników można określić jako utrzymanie pracowników w firmie lub zdolność organizacji do zatrzymywania zatrudnionych osób. W kontekście zarządzania zasobami ludzkimi spotyka się również angielskie określenie employee retention. Pojęcia takie jak lojalność pracowników czy stabilność zatrudnienia są z nią powiązane, ale nie mają identycznego znaczenia.

O czym świadczy niska retencja pracowników?

Niska retencja pracowników oznacza, że stosunkowo niewielka część zespołu pozostaje w firmie przez analizowany okres. Może świadczyć o problemach z wynagrodzeniami, zarządzaniem, atmosferą czy możliwościami rozwoju. Nie zawsze jednak wynika z niezadowolenia pracowników. W niektórych branżach wpływ na nią mają również sezonowość zatrudnienia, charakter wykonywanej pracy czy zmiany organizacyjne. Dlatego przed podjęciem działań naprawczych warto ustalić rzeczywiste przyczyny odejść.

Jaki wskaźnik retencji jest dobry?

Według Academy to Innovate HR (AIHR) wskaźnik retencji pracowników na poziomie 90% lub wyższym można ogólnie uznać za dobry wynik. Nie jest to jednak uniwersalny standard. Przy ocenie rocznej retencji należy uwzględnić przede wszystkim branżę, charakter zatrudnienia i sytuację na rynku pracy. Przykładowo firmy działające w gastronomii czy handlu mogą osiągać znacznie niższe wskaźniki retencji niż przedsiębiorstwa z sektora finansowego czy administracja publiczna.