Offboarding pracownika – dobre praktyki kończenia współpracy

Dawniej normalne było, że ludzie pracowali w jednej firmie po 10 lat, a nawet do końca kariery. Jednak rynek pracy się zmienił, a z nim potrzeby kandydatów. Niezależnie od tego, czy współpraca przebiega dobrze, czy nie należy do udanych, rozstanie pracownika z firmą jest nieuniknione na pewnym etapie. Zadbaj więc o to, aby proces kończący Waszą wspólną ścieżkę był uporządkowany. Offboarding to zagadnienie, którym warto się zająć zarówno przy dużej rotacji, jak i niewielkim, zgranym zespole. Przeczytaj nasze porady!

Offboarding – co to jest?

Co oznacza offboarding po polsku? Słowo to pochodzi z języka angielskiego i wywodzi się z metafory „wchodzenia na pokład” (onboarding) i „schodzenia z pokładu”. W HR przyjęło się dość naturalnie, bo dobrze oddaje moment, w którym współpraca z pracownikiem się kończy, a firma musi zadbać o formalne i organizacyjne „wyprowadzenie” tej osoby ze struktur organizacji.

Offboarding pracownika to więc cały proces towarzyszący zakończeniu współpracy. Obejmuje działania administracyjne, kadrowo-płacowe, techniczne i komunikacyjne, które mają sprawić, że rozstanie przebiegnie sprawnie, bez chaosu i bez niepotrzebnych napięć. W praktyce jest to lustrzane odbicie onboardingu: tam wprowadzasz pracownika do zespołu i kultury firmy, tutaj domykasz temat tak, aby odejście było poukładane, profesjonalne i zgodne z przepisami.

Prawidłowo skonstruowany proces offboardingowy pozwala uniknąć problemów takich jak zgubiony sprzęt, brak przekazania obowiązków, czy nieporozumienia związane z rozliczeniami. Jednocześnie buduje pozytywne doświadczenie byłego pracownika, który (nawet jeśli odchodzi z trudnych powodów) doceni przejrzystość i szacunek w ostatnich tygodniach współpracy.

Dlaczego warto zająć się offboardingiem przed odejściem pracownika?

Według raportu LiveCareer Polacy zmieniają pracę średnio co 2,5 roku. To oznacza, że zakończenie współpracy jest dziś naturalnym etapem życia zawodowego, a nie wyjątkiem. Dobrze przygotowany offboarding pozwala domknąć sprawy zgrabnie i bez zbędnego chaosu. Dzięki temu Twój zespół może płynnie i spokojnie funkcjonować dalej, a pracownik odchodzi z poczuciem, że wszystko zostało załatwione uczciwie i profesjonalnie. Korzyści są więc obustronne.

Korzyści z offboardingu dla pracownika

Pracownik zyskuje przede wszystkim jasność i poczucie kontroli. Wie, jak będą wyglądały jego ostatnie tygodnie, czego firma od niego oczekuje i jakie formalności musi dopełnić. Nie zostaje nagle odcięty od systemów ani informacji, które są mu potrzebne, żeby normalnie zakończyć swoje obowiązki.

Korzyści dla pracownika to przede wszystkim:

• przejrzystość procesu i brak niepewności co do ostatnich dni pracy,

• uporządkowane rozliczenia: urlop, ekwiwalent, wynagrodzenie, świadczenia,

• możliwość przekazania obowiązków w spokojny sposób, bez presji czasu,

• dostęp do informacji i dokumentów do samego końca,

• większe poczucie szacunku i profesjonalizmu ze strony pracodawcy.

Końcówka współpracy często decyduje o tym, jak były pracownik będzie wspominał firmę i czy poleci ją dalej innym kandydatom. Offboarding potrafi zrobić ogromną różnicę.

Zalety offboardingu pracownika dla firmy

Grzecznościowy gest? Nie, offboarding pozwala Ci tak naprawdę dopilnować własnego interesu. Możesz dzięki niemu uniknąć chaosu, strat i ryzyka prawnego, a przy okazji wzmacniasz markę pracodawcy.

Najważniejsze korzyści dla firmy:

• płynne przekazanie obowiązków i mniejsze ryzyko przerw w projektach,

• uporządkowana dokumentacja i brak „zaginionych” plików, narzędzi czy dostępów,

• łatwiejsze planowanie zasobów i decyzji o rekrutacji uzupełniającej,

• ograniczenie ryzyka błędów kadrowo-płacowych,

• zabezpieczenie danych i systemów przed nieuprawnionym dostępem,

• mniejsza presja na zespół, który nie musi gasić pożarów po odejściu kolegi,

• wyższa kultura organizacyjna i lepszy wizerunek pracodawcy na rynku,

• możliwość zebrania szczerego feedbacku podczas exit interview,

• budowanie pozytywnej relacji z byłym pracownikiem, który może wrócić (tzw. boomerang hires),

• większe bezpieczeństwo prawne dzięki pełnej dokumentacji procedury.

Solidny offboarding to jedno z tych działań, które zwracają się szybciej, niż myślisz. Dajesz pracownikowi dobre zakończenie, a sobie i zespołowi spokojny start kolejnego etapu bez bałaganu, nerwów i ryzyka, że coś wybuchnie po drodze. To po prostu profesjonalny standard, który opłaca Ci się wdrożyć.

Znajdź dopasowanych kandydatów i stwórz zespół na lata! Dodaj ogłoszenie na naszym portalu.

Jakie etapy ma proces offboardingu?

Każdy pracownik jest elementem firmowego ekosystemu, więc naprawdę warto dobrze rozplanować offboarding, żeby nie zaburzyć równowagi. Kiedy jedna osoba odchodzi, rusza cała mechanika: projekty, komunikacja, dokumenty, rekrutacja, IT. Dobrze przygotowany schemat pozwoli Ci przejść przez rozstanie sprawnie i bez chaosu. Poniżej masz czytelną rozpiskę, z której możesz korzystać za każdym razem.

Podjęcie decyzji i poinformowanie zespołu

Decyzja o rozstaniu

Proces zaczyna się w momencie, kiedy jedna ze stron informuje o chęci zakończenia współpracy. Czasem poprzedzają go rozmowy korygujące, negocjacje warunków, a nawet kontroferta, jeśli chcesz zatrzymać pracownika.

Jeśli to Ty podejmujesz decyzję, pamiętaj, że wypowiedzenie dla wielu należy do najbardziej stresujących doświadczeń życiowych. Wiadomość przekaż na osobności, szczerze porozmawiaj, daj uczciwy feedback i prawdziwą przyczynę rozstania. Należy to zrobić dyplomatycznie, ale także uczciwie wobec pracownika.

Ustalenie trybu i terminu odejścia

Tutaj ustala się podstawy: czy kończycie współpracę w drodze wypowiedzenia umowy, czy porozumienia stron, jaki obowiązuje okres wypowiedzenia, oraz jaki będzie harmonogram ostatnich tygodni.

Komunikacja do pracownika

Pracownik musi wiedzieć, co go czeka: jakie dokumenty podpisujecie, jakie formalności musi dopełnić, oraz jak wygląda plan przekazania obowiązków.

Komunikacja do zespołu i menedżerów

Zespół powinien dowiedzieć się o odejściu możliwie szybko, tak aby mógł przygotować się do zmian. Menedżerowie potrzebują czasu na reorganizację pracy, przesunięcie odpowiedzialności, zaplanowanie rekrutacji lub wdrożenie osoby przejmującej zadania.

Ustalenia kadrowo-płacowe

Urlop i ekwiwalent

W tym etapie ustalasz, czy pracownik wykorzysta pozostały urlop w trakcie wypowiedzenia, czy ma otrzymać ekwiwalent. To jedno z najczęściej powtarzających się pytań przy rozstaniu, więc warto omówić je od razu i jasno.

Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy

Masz możliwość zwolnić pracownika z pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Warto to rozważyć, jeśli obecność pracownika nie jest już potrzebna albo mogłaby wprowadzać napięcia. Z drugiej strony, jeśli trwa ważny projekt, możecie ustalić dokończenie konkretnych zadań w racjonalnym zakresie.

Rozliczenia finansowe

Premie, prowizje, nadgodziny, benefity, dodatki pozapłacowe – wszystko trzeba policzyć i uporządkować. Dzięki temu w dniu odejścia nikt nie zadaje pytań o zaległe sprawy i unikacie niezręcznego momentu, kiedy już się pożegnaliście, ale jeszcze pozostały niezamknięte wątki.

Formalności związane z zakończeniem współpracy

Dokumenty rozwiązujące umowę

Wypowiedzenie, potwierdzenie odbioru dokumentów, porozumienie stron – wszystko musi być przygotowane poprawnie, spójnie i zgodnie z przepisami. To fundament offboardingu.

Świadectwo pracy

Pracownik powinien otrzymać świadectwo pracy najpóźniej w ostatnim dniu zatrudnienia. Dobrze, żeby było gotowe odpowiednio wcześniej, zamiast tworzone na kolanie pięć minut przed końcem dnia.

Dodatkowe zaświadczenia

Jeśli pracownik prosi o dokumenty dotyczące zatrudnienia, zarobków, przebiegu pracy czy okresów składkowych, to jest moment, w którym HR przygotowuje komplet informacji.

Podpowiedź: wdrażaj checklisty i kontrolę procesu

Dobra praktyka to posługiwanie się checklistą offboardingową, która eliminuje ryzyko, że jakieś dokumenty lub formalności zginą w obiegu. Dzięki temu zamykasz proces kompletnie, bez niedopatrzeń

Obiegówka – zwrot mienia i przekazanie dokumentów

Zwrot sprzętu służbowego

Telefon, laptop, ładowarki, klucze, karta dostępu, identyfikator, czasem samochód służbowy lub inne narzędzia pracy. Wszystko powinno być rozliczone według listy stworzonej na początku zatrudnienia.

Potwierdzenie stanu mienia

Dobrą praktyką jest krótka kontrola, która pozwala upewnić się, że sprzęt wraca w odpowiednim stanie. Dzięki temu unikniesz niejasności i zbędnych dyskusji.

Oddanie i podpisanie dokumentów

Tu pracownik oddaje wszelkie dokumenty, do których miał dostęp: umowy, upoważnienia, listy obecności, zgody, zaświadczenia. Równocześnie odbiera komplet dokumentów od firmy, jeśli jeszcze ich nie dostał.

Zamknięcie formalnego obiegu

Odebranie i złożenie końcowego podpisu na karcie obiegowej to etap, w którym potwierdzasz, że wszystko zostało zwrócone i odebrane. Obiegówka, czyli lista elementów, które pracownik musi oddać lub potwierdzić (sprzęt, dokumenty, dostęp do narzędzi), pozwala uporządkować cały proces. Dzięki temu obie strony mają pewność, że nic nie zostało pominięte ani zagubione w biurze.

Przekazanie obowiązków

Lista zadań i projektów

Pracownik przygotowuje zestawienie wszystkich bieżących obowiązków, projektów, kontaktów i priorytetów. Takie działanie pozwoli na płynne przejęcie odpowiedzialności przez inne osoby.

Omówienie statusów i harmonogramów

Menedżer lub zespół dostaje jasną informację, na jakim etapie są poszczególne sprawy: co jest w toku, co wymaga decyzji, a co można bezpiecznie odłożyć.

Wdrożenie osoby przejmującej zadania

Jeśli ktoś został wyznaczony do przejęcia obowiązków, to moment na krótkie przeszkolenie, przekazanie wiedzy i omówienie specyfiki codziennej pracy.

Porządkowanie narzędzi i dokumentacji

Wspólne dyski, foldery, CRM, kalendarze, bazy danych. Pracownik powinien zostawić je w stanie, który pozwoli innym natychmiast działać, bez szukania „tego jednego pliku”.

Exit interview

Czemu służy rozmowa podsumowująca?

Przeprowadzenie exit interview jest zawsze dobrym krokiem. To ostatnia szansa, żeby dowiedzieć się, jak pracownik ocenia współpracę, kulturę organizacyjną, styl zarządzania czy procesy. Dzięki temu możesz wyłapać rzeczy, które warto poprawić.

Bezpieczna przestrzeń do feedbacku

Exit interview najlepiej prowadzi osoba, przy której pracownik czuje się swobodnie. Celem jest szczerość, nie ocena. Dzięki temu uzyskasz informacje, które naprawdę mają wartość.

Omawianie powodów odejścia

Może chodzić o warunki, możliwości rozwoju, komunikację, relacje z zespołem albo coś zupełnie innego. Ten etap pomaga zrozumieć, co w firmie działa, a co wymaga poprawy.

Zbieranie rekomendacji i sugestii

Exit interview to świetny moment, by zapytać, co warto zmienić lub usprawnić. Pracownik, który już odchodzi, często mówi wprost rzeczy, które inni przemilczają.

Ułożenie wniosków

Po rozmowie warto spisać wnioski i zadbać, żeby nie wylądowały one w szufladzie. Jeśli na exit interview wychodzą powtarzające się sygnały, to bardzo jasny kierunkowskaz, że czas na zmiany.

Zabezpieczenie dostępu i danych

Wyłączenie dostępu do systemów

IT powinno zablokować loginy, konta e-mail, narzędzia projektowe i wszystkie systemy, z których pracownik korzystał. Najlepiej zrobić to dokładnie w dniu odejścia, zgodnie z ustalonym harmonogramem.

Zmiana haseł wspólnych i dostępów zespołowych

Jeśli pracownik korzystał ze współdzielonych haseł, tokenów lub kont serwisowych, trzeba je od razu zmienić. Chroni to przed nieautoryzowanym dostępem i ogranicza ryzyko przypadkowych problemów technicznych.

Zabezpieczenie dokumentów i plików

Warto sprawdzić, czy dokumenty zostały uporządkowane, przeniesione na firmowe dyski, opisane i dostępne dla zespołu. To moment, w którym porządkujesz foldery, projekty i bazy kontaktów.

Zamknięcie uprawnień fizycznych

Dotyczy kluczy, kart wejściowych, parkingów, magazynów czy innych stref, do których pracownik miał dostęp. Po odejściu wszystkie te elementy muszą być dezaktywowane lub zwrócone.

Pożegnanie i zakończenie współpracy

Podsumowanie ostatnich dni współpracy

Warto podziękować pracownikowi za wkład i poinformować go, czy wszystkie obowiązki i formalności zostały zamknięte. To upraszcza obie strony i eliminuje późniejsze pytania.

Przekazanie dokumentów pracownikowi

W tym etapie wręczasz świadectwo pracy oraz wszystkie wcześniej przygotowane zaświadczenia. To finalne formalności, które domykają proces kadrowy.

Pożegnanie z zespołem

Może przybrać formę krótkiego spotkania, maila pożegnalnego albo nieformalnej rozmowy. Chodzi o to, żeby odejście odbyło się z szacunkiem, a zespół poczuł się domknięty i gotowy do działania bez przerw.

Zamknięcie komunikacji

Po odejściu warto zadbać o automatyczną odpowiedź e-mail lub przekierowanie wiadomości na adres osoby przejmującej zadania. Dzięki temu kontrahenci i klienci trafią od razu do właściwej osoby.

Outplacement i wsparcie

A może by tak wesprzeć pracownika w poszukiwaniu nowej pracy? Outplacement to element opcjonalny, ale bardzo wzmacnia markę pracodawcy. Pokazuje, że dbasz o ludzi także wtedy, gdy ich drogi zawodowe biegną dalej. Nie każdy pracodawca stosuje takie rozwiązania, ale jeśli chcesz zostawić po sobie dobre wrażenie i budować reputację firmy fair wobec zespołu, to zdecydowanie warto rozważyć ten krok.

List polecający lub referencje

Możesz przygotować rekomendację opisującą mocne strony odchodzącego pracownika, jego osiągnięcia i styl pracy. Dla wielu osób to realna pomoc w poszukiwaniu pracy i na starcie nowej rekrutacji.

Przekazanie kontaktu do firm lub partnerów, którzy szukają pracowników

Jeśli wiesz o rekrutacjach w zaprzyjaźnionych firmach, możesz polecić pracownika dalej. To drobny gest, który często otwiera przed nim nowe możliwości w obliczu utraty pracy.

Wsparcie w przygotowaniu do rekrutacji

Niektóre firmy oferują krótkie konsultacje: jak ułożyć CV, jak przygotować się do rozmów, jakie firmy mogą pasować do doświadczenia pracownika. To duża wartość, zwłaszcza gdy ktoś długo nie zmieniał pracy.

Pomoc w przekwalifikowaniu lub szkoleniach

Pracodawcy czasem oferują dostęp do kursów, webinarów albo programów rozwojowych, które pomagają pracownikowi wejść na nową ścieżkę zawodową.

Informacje o rynku i trendach

Możesz podpowiedzieć, jakie stanowiska są najbardziej otwarte na kandydatów z jego kompetencjami, albo jakie umiejętności warto rozwinąć, by szybciej znaleźć stabilną pracę.

Warto zadbać o każdy z wymienionych wyżej etapów, także outplacement, aby zamknąć współpracę pozytywnym akcentem. Dzięki temu niezałatwione sprawy nie będą odbijać się czkawką na dziale HR, a dla employer brandingu firmy będzie to zastrzyk dobrego PR-u.

Typowe błędy przy offboardingu pracownika

Rozstanie z pracownikiem to moment, w którym wiele firm pokazuje swoją prawdziwą klasę albo jej brak. Offboarding często bywa traktowany po macoszemu (podejście „załatwmy to i jedziemy dalej”), co później mści się na projektach, zespole i wizerunku pracodawcy. Warto wiedzieć, gdzie najczęściej pojawiają się potknięcia, żeby nie powielać schematów, które już dawno przestały działać.

Najczęstsze błędy:

• brak jasnej komunikacji z pracownikiem i zespołem, co prowadzi do plotek i chaosu,

• zostawianie decyzji i formalności na ostatnią chwilę, przez co dokumenty są tworzone w pośpiechu lub niekompletne,

• pomijanie przekazania obowiązków, co powoduje przestoje, zgubione pliki i projekty wiszące w próżni,

• ignorowanie ustaleń kadrowo-płacowych lub przeciąganie ich w czasie,

• brak kontroli nad dostępami i narzędziami, co bywa ryzykowne zarówno organizacyjnie, jak i prawnie,

• niewykorzystywanie exit interview, czyli tracenie szansy na cenny feedback,

• traktowanie pracownika chłodno lub przedmiotowo, przez co ostatnie dni psują całą wcześniej budowaną relację,

• unikanie pożegnania zespołowego, jakby odejście było czymś wstydliwym, a nie naturalnym etapem,

• wstrzymywanie referencji lub niechęć do ich wystawienia bez sensownego powodu,

• brak planu – całość wygląda jak improwizacja, której nikt nie kontroluje.

Dobrze przeprowadzony offboarding świadczy o firmie mocniej niż niejedna kampania employer brandingowa. Jeśli rozstanie jest uporządkowane, jasne i pełne szacunku, zostawia po Twojej firmie lepsze wrażenie niż perfekcyjny onboarding. A co najważniejsze, działa na korzyść zarówno zespołu, jak i samego przedsiębiorcy.

Czym jest offboarding pracownika? Najważniejsze informacje

Offboarding to moment, w którym wiele firm potyka się na prostych rzeczach, a przecież to właśnie sposób zakończenia współpracy najczęściej decyduje o tym, jak firma zostanie zapamiętana. Jasne ustalenie warunków odejścia, spokojne przekazywanie wiedzy i uporządkowane przekazanie obowiązków sprawiają, że rozstanie pracownika z organizacją przebiega przewidywalnie, profesjonalnie i bez chaosu. Warto implementować dobre praktyki niezależnie od tego, czy rotacja pracowników jest wysoka, czy zespół jest nastawiony na długofalową współpracę.

Najważniejsze kroki w prawidłowym offboardingu:

• terminowe zablokowanie dostępów i uporządkowanie uprawnień,

• dopięcie dokumentów oraz zamknięcie formalności,

• sprawne przekazanie obowiązków i projektów,

• jasne przekazywanie wiedzy zespołowi lub następcy,

• zadbanie o komunikację z zespołem,

• przygotowane i przeprowadzone pożegnanie pracownika,

• świadome i kompletne ustalenie formalnych warunków rozstania,

• opcjonalnie outplacement lub chociażby dobre referencje.

Dobrze przeprowadzić proces offboardingu w miejscu pracy to zadbać o płynną pracę zespołu, bezpieczeństwo danych i dobrą opinię o firmie. To inwestycja, która zwraca się szybciej, niż mogłoby się wydawać, bo porządne zakończenie współpracy jest równie ważne jak jej początek.