Zasady wypowiedzenia umowy o pracę – prawa i obowiązki pracownika oraz pracodawcy

Wypowiedzenie umowy o pracę to temat, który budzi wiele pytań – zarówno wśród pracowników, jak i pracodawców. Jakie procedury należy zachować? Czy istnieją różnice w zależności od rodzaju umowy? Jakie prawa przysługują obu stronom, a jakie obowiązki trzeba spełnić, by proces wypowiedzenia przebiegł zgodnie z prawem? W naszym artykule szczegółowo omówimy kluczowe zasady związane z rozwiązaniem umowy o pracę, w tym okresy wypowiedzenia, tryby zakończenia współpracy oraz sytuacje szczególne, takie jak wypowiedzenie z winy pracownika.

Podstawa prawna wypowiedzenia umowy o pracę

Podstawa prawna wypowiedzenia umowy o pracę w Polsce jest uregulowana w Kodeksie pracy. Kluczowe przepisy dotyczące tego zagadnienia znajdują się w artykule 30 Kodeksu pracy, który określa różne sposoby rozwiązania umowy o pracę, a także obowiązki pracodawcy, jak i prawa pracownika w kontekście rozwiązania stosunku pracy.

Czym jest wypowiedzenie umowy o pracę?

Wypowiedzenie umowy o pracę to jednostronne oświadczenie woli jednej ze stron stosunku pracy, które prowadzi do rozwiązania umowy po upływie określonego okresu wypowiedzenia lub w szeczgólnych przypadkach natychmiastowo. Wypowiedzenie być złożone zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika.

Rodzaje wypowiedzenia umowy o pracę

Umowę o pracę można wypowiedzieć na kilka sposobów, które zostały wymienione w Kodeksie pracy.

• Rozwiązanie umowy o pracę z upływem czasu, na który była zawarta - Umowa o pracę, która jest zawarta na czas określony, kończy się automatycznie z upływem tego czasu. Nie wymaga to dodatkowego wypowiedzenia ani zgody stron. Pracodawca ani pracownik nie muszą podejmować żadnych działań w celu rozwiązania umowy, o ile nie została ona przedłużona.
• Rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron - To sposób zakończenia umowy, który wymaga zgody obu stron. Pracownik i pracodawca wspólnie ustalają warunki rozwiązania umowy, w tym m. in. datę jej zakończenia. Wypowiedzenie umowy o pracę za porozumieniem stron nie wymaga podawania przyczyny i może dotyczyć wszystkich typów umów o pracę.
• Wypowiedzenie umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia - Wypowiedzenie umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia może być złożone zarówno przez pracodawcę, jak i przez pracownika. W przypadku wypowiedzenia przez pracodawcę konieczne jest wskazanie przyczyny (chyba, że umowa została zawarta na okres próbny), natomiast pracownik nie musi jej podawać.
• Wypowiedzenie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia - Ten rodzaj wypowiedzenia następuje w trybie natychmiastowym i może być dokonany przez obie strony. Pracownik ma prawo do rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku ciężkiego naruszenia obowiązków przez pracodawcę (np. niewypłacenie wynagrodzenia).

Pracodawca może z kolei rozwiązać umowę bez wypowiedzenia (to tzw. zwolnienie dyscyplinarne), jeśli pracownik dopuścił się ciężkiego naruszenia swoich obowiązków (np. kradzież) lub stracił uprawnienia do wykonywania pracy.

Okresy wypowiedzenia umowy o pracę

Okresy wypowiedzenia umowy o pracę w Polsce są regulowane przez Kodeks pracy i różnią się w zależności od rodzaju umowy oraz długości zatrudnienia pracownika.

W przypadku umów na czas nieokreślony i określony okres wypowiedzenia umowy wynosi:

• 2 tygodnie – jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,

• 1 miesiąc – jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,

• 3 miesiące – jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

W przypadku umów na okres próbny okres wypowiedzenia umowy wynosi:

• 3 dni robocze – jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni,

• 1 tydzień – jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie,

• 2 tygodnie – jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.

Prawa i obowiązki pracownika w okresie wypowiedzenia

W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik ma określone prawa i obowiązki, które są regulowane przez Kodeks pracy. Do najważniejszych praw należą:

Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy: Pracodawca ma prawo zwolnić pracownika z obowiązku wykonywania pracy w okresie wypowiedzenia. W takim przypadku pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, a okres zwolnienia traktowany jest jako czas zatrudnienia.

Dni wolne na poszukiwanie pracy: Jeśli wypowiedzenie umowy o pracę zostało złożone przez pracodawcę, pracownikowi przysługują dni wolne na szukanie pracy. Wymiar tych dni wynosi:

• 2 dni robocze – w przypadku dwutygodniowego i jednomiesięcznego wypowiedzenia,

• 3 dni robocze – w przypadku trzymiesięcznego wypowiedzenia.

Urlop wypoczynkowy: Pracownik jest zobowiązany do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego przed zakończeniem umowy. Jeśli nie jest to możliwe, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop.

Odszkodowanie za skrócenie okresu wypowiedzenia: W przypadku skrócenia okresu wypowiedzenia przez pracodawcę, pracownik ma prawo do odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia.

Z kolei do obowiązków pracownika w okresie wypowiedzenia należy:

Świadczenie pracy: Pracownik powinien pozostawać do dyspozycji pracodawcy przez cały czas trwania okresu wypowiedzenia, chyba że został zwolniony z obowiązku świadczenia pracy. Niezgłoszenie się do pracy bez zgody pracodawcy może skutkować zwolnieniem dyscyplinarnym.

Zwrócenie mienia firmowego: Pracownik ma obowiązek zwrócić wszystkie przedmioty i mienie należące do danego pracodawcy, które było mu powierzone w trakcie zatrudnienia.

Przestrzeganie regulaminów: Pracownik powinien przestrzegać wszystkich regulaminów i procedur obowiązujących w firmie aż do ostatniego dnia zatrudnienia.

Obowiązki pracodawcy wobec pracownika w okresie wypowiedzenia

Także pracodawca ma określone w Kodeksie pracy obowiązki wobec pracownika w okresie wypowiedzenia:

Zachowanie wynagrodzenia: Pracodawca jest zobowiązany do wypłacania wynagrodzenia pracownikowi przez cały okres wypowiedzenia, niezależnie od tego, czy pracownik świadczy pracę, czy został zwolniony z tego obowiązku.

Informowanie o prawach: Pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o jego prawach związanych z wypowiedzeniem umowy, w tym o możliwości odwołania się do sądu pracy oraz o przyczynie rozwiązania umowy (w przypadku umów na czas określony i nieokreślony).

Umożliwienie wykonywania pracy: W przypadku gdy pracownik jest zobowiązany do świadczenia pracy, pracodawca musi zapewnić mu odpowiednie warunki do jej wykonywania oraz przydzielić zadania zgodne z jego kwalifikacjami i umową.

W jaki sposób można dostarczyć wypowiedzenie?

Skuteczne doręczenie wypowiedzenia umowy o pracę oznacza, że wypowiedzenie będzie miało moc prawną. W jaki sposób najlepiej więc dostarczyć pracownikowi informację o rozwiązaniu umowy?

• Osobiste wręczenie: Najpewniejsza forma doręczenia wypowiedzenia, ponieważ pracownik od razu potwierdza odbiór. Pracodawca może uzyskać podpis pracownika na kopii wypowiedzenia jako dowód na skuteczne doręczenie.

• Poczta: Wysłanie wypowiedzenia listem poleconym z potwierdzeniem odbioru. Warto pamiętać, że według przepisów, wypowiedzenie uznaje się za doręczone tylko w momencie odebrania przez pracownika. W przypadku nieodebrania przesyłki wypowiedzenie może być traktowane jako niedoręczone, co oznacza, że umowa nie zostanie rozwiązana.

• Firma kurierska: Możliwe jest wysłanie pisma za pośrednictwem kuriera. Odmowa odebrania przesyłki od kuriera również stanowi skuteczne doręczenie oświadczenia, ponieważ pracownik miał możliwość zapoznania się z treścią dokumentu.

• Wiadomość e-mail: Wysłanie wypowiedzenia drogą elektroniczną jest możliwe tylko w przypadku dokumentu opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który ma moc równoważną z podpisem własnoręcznym. W przeciwnym razie doręczenie e-mailem bez certyfikowanego podpisu nie spełnia wymogów formalnych i może być kwestionowane w sądzie pracy.

Jak rozliczyć zaległe świadczenia pracownika odchodzącego z pracy?

Pracodawca ma obowiązek wypłaty wszystkich należnych świadczeń w dniu rozwiązania umowy o pracę. Należy do nich m.in.:

• wynagrodzenie za ostatni miesiąc,

• ekwiwalent za niewykorzystany urlop,

• premie i nagrody,

• odprawy oraz inne dodatkowe wynagrodzenia.

W przypadku rozwiązania umowy o pracę nie ma jednoznacznych regulacji dotyczących terminu wypłaty wynagrodzenia dla byłego pracownika. W praktyce istnieją dwa główne stanowiska:

• Wynagrodzenie wypłacane w dniu rozwiązania umowy: Państwowa Inspekcja Pracy oraz minister właściwy do spraw pracy wskazują, że wynagrodzenie powinno być wypłacone najpóźniej w dniu ustania stosunku pracy. Ustanie zatrudnienia oznacza zerwanie więzi prawnej, co sprawia, że pracownik nie jest już objęty regulacjami dotyczącymi terminów wypłat obowiązującymi w zakładzie pracy.

• Wynagrodzenie wypłacane zgodnie z zakładowym terminarzem: Niektórzy pracodawcy mogą przyjąć, że rozliczenie odbywa się według standardowego terminu wypłat obowiązującego w firmie, co może wydawać się bardziej praktyczne z perspektywy administracyjnej.

Co powinno zawierać wypowiedzenie umowy o pracę?

Wypowiedzenie umowy o pracę musi być sporządzone w formie pisemnej i zawierać następujące elementy:

• miejscowość i data,

• dane pracodawcy (nazwa firmy, adres),

• dane pracownika (imię, nazwisko, adres),

• oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę z określeniem daty jej zawarcia oraz stron umowy,

• określenie okresu wypowiedzenia oraz jego terminu upływu,

• uzasadnienie wypowiedzenia (w przypadku umowy na czas określony i nieokreślony) – podanie przyczyny rozwiązania umowy, np. likwidacja stanowiska,

• pouczenie o prawie do odwołania w sądzie pracy.

Pracodawca powinien przygotować dla odchodzącego pracownika także świadectwo pracy, czyli dokument, który potwierdza okres zatrudnienia pracownika. Pracodawca powinien wydać świadectwo pracy w dniu zakończenia zatrudnienia.

Pracownicy w okresie ochronnym

Okres ochronny pracowników jest ważnym elementem prawa pracy, który zapewnia dodatkową ochronę osobom zbliżającym się do emerytury lub znajdującym się w innych sytuacjach wymagających prawnego zabezpieczenia stabilności zatrudnienia.

Kto jest objęty ochroną przed zwolnieniem z pracy?

• Pracownicy w wieku przedemerytalnym, którym brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego.

• Kobiety w ciąży, a także pracownicy na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim lub wychowawczym.

• Pracownicy w czasie usprawiedliwionej nieobecności w pracy, np. na zwolnieniu lekarskim.

Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi w okresie ochronnym, z wyjątkami określonymi w przepisach prawa. Pracodawca nie może bez zgody pracownika zmienić warunków pracy i płacy na mniej korzystne. Wyjątkiem są sytuacje, w których nowe zasady dotyczą wszystkich pracowników lub grupy zawodowej.

Jakie są wyjątki od tej reguły? Pracodawca może zwolnić pracownika dyscyplinarnie, jeśli ten dopuści się ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych. W przypadku ogłoszenia upadłości lub likwidacji zakładu pracy, pracodawca ma prawo rozwiązać umowy o pracę, w tym także z pracownikami znajdującymi się w okresie ochronnym. Przepisy prawa mogą przewidywać inne wyjątkowe okoliczności, w których pracodawca ma prawo rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem w okresie ochronnym.

Wypowiedzenie o pracę a prawo do zasiłku dla bezrobotnych

Prawo do zasiłku dla bezrobotnych w Polsce jest ściśle związane ze sposobem rozwiązania umowy o pracę.

Wypowiedzenie umowy przez pracownika: Pracownik, który sam złoży wypowiedzenie umowy, może otrzymać zasiłek, ale dopiero po 90 dniach od dnia rejestracji w urzędzie pracy. Okres wypłaty zasiłku zostaje skrócony o te 90 dni. Jeśli pracownik rozwiązuje umowę z powodu zmiany miejsca zamieszkania lub ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków przez pracodawcę, zasiłek może być przyznany już od dnia rejestracji.

Wypowiedzenie umowy przez pracodawcę: Jeśli to pracodawca wypowie umowę, zasiłek przysługuje od dnia rejestracji w urzędzie pracy i jest wypłacany przez cały okres, na który został przyznany.

Rozwiązanie umowy z winy pracownika: Pracownik, który spowodował rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z własnej winy (zwolnienie dyscyplinarne), może otrzymać zasiłek dopiero po 180 dniach od rejestracji. Okres wypłaty zasiłku zostaje być skrócony o te 180 dni, w związku z czym jeśli zasiłek został przyznany na 6 miesięcy, to bezrobotny wcale nie otrzymuje zasiłku. Gdy zasiłek zostaje przyznany na rok, to bezrobotny otrzymuje go tylko przez pół roku.

Porozumienie stron o rozwiązaniu umowy: W przypadku rozwiązania umowy na mocy porozumienia stron, zasiłek jest przyznawany po 90 dniach od rejestracji, a okres jego wypłaty zostaje skrócony o te 90 dni. Wyjątki dotyczą sytuacji, gdy porozumienie następuje z powodu upadłości, likwidacji pracodawcy lub zmniejszenia zatrudnienia.

Zwolnienia grupowe

Zwolnienia grupowe, znane również jako redukcje zatrudnienia, są procedurą, w ramach której pracodawca zwalnia grupę pracowników z powodu przyczyn ekonomicznych, technologicznych lub organizacyjnych.

Pracodawca musi poinformować odpowiednie organy, takie jak urząd pracy, o planowanych zwolnieniach. Następnie przeprowadza się konsultacje z przedstawicielami pracowników, aby omówić przyczyny i zakres zwolnień. Kolejnym krokiem jest wybór pracowników, którzy zostaną objęci redukcją zatrudnienia, zwykle na podstawie kryteriów takich jak staż pracy i umiejętności.

Po określeniu listy pracowników do zwolnienia, pracodawca wypowiada im umowy o pracę zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy. Pracownicy objęci zwolnieniami często otrzymują odszkodowanie za utratę pracy oraz wsparcie w poszukiwaniu nowego zatrudnienia.

Często zadawane pytania

Czy pracodawca lub pracownik może skrócić lub wydłużyć okres wypowiedzenia?

Tak, zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą uzgodnić skrócenie lub wydłużenie okresu wypowiedzenia, jednak wymaga to obopólnej zgody. Strony powinny potwierdzić ustalenia na piśmie.

Czy pracownik jest zobowiązany do przepracowania pełnego okresu wypowiedzenia?

Pracownik nie jest zobowiązany do przepracowania pełnego okresu wypowiedzenia, jeśli pracodawca zdecyduje się zwolnić go z tego obowiązku. W takim przypadku pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za cały okres wypowiedzenia.

Czy pracownik może skorzystać ze zwolnienia lekarskiego w okresie wypowiedzenia?

Tak, pracownik ma prawo do skorzystania ze zwolnienia lekarskiego w trakcie okresu wypowiedzenia na ogólnych zasadach. L4 nie wydłuża okresu wypowiedzenia.