Jakie informacje zawiera świadectwo pracy i dlaczego jest ważne?

Ustaje stosunek pracy i co dalej? To moment, w którym zachodzi konieczność wydania świadectwa pracy. Na pracodawcy ciąży prawny obowiązek wystawienia dokumentu, jednak pracownik również ma szereg powodów, aby tego dopilnować. Poniżej najważniejsze informacje na temat zawartości świadectwa, zobowiązaniach z nim związanych oraz postępowaniu w przypadku jego braku.

Świadectwo pracy - co reguluje ten dokument?

Niezależnie od tego, czy patrzymy z perspektywy firmy, czy osoby zatrudnionej, wystawienie świadectwa pracy jest niezwykle istotną procedurą. Potwierdza ono przebieg zatrudnienia i umożliwia pracownikowi korzystanie z przysługujących mu praw, takich jak świadczenia ZUS czy uzyskanie nowego zatrudnienia. Dla pracodawcy stanowi formalne zakończenie relacji z pracownikiem, co jest istotne w kontekście obowiązków prawnych i dokumentacji kadrowej. Jego brak lub błędy mogą prowadzić do problemów prawnych i finansowych dla obu stron.

Świadectwo pracy - definicja

Według powszechnej definicji, świadectwo pracy to dokument, który potwierdza zakończenie stosunku pracy między pracownikiem a pracodawcą. Wydaje się go w przypadku, gdy rozwiązywana jest lub wygasa umowa o pracę, niezależnie od jej rodzaju (na czas określony, nieokreślony czy próbny). Dokument ten powinien być przekazany w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, a jego wydanie jest obowiązkiem pracodawcy.

Jakie informacje znajdziesz w świadectwie pracy?

Prawidłowo wystawione świadectwo zawiera szczegółowe informacje dotyczące zakończonego zatrudnienia, takie jak okresy pracy, za które wcześniej nie wydano świadectwa, rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska, a także podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia umowy. Warto przyjrzę się bliżej wszystkim kwestiom, które należy uwzględnić podczas przygotowywania świadectwa. Oto one:

Okres i rodzaj wykonywanej pracy

• Wskazanie czasu trwania zatrudnienia oraz rodzaju pracy, którą pracownik wykonywał.

• Informacja o zajmowanych stanowiskach lub pełnionych funkcjach.

Tryb i podstawa rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy

• Podanie podstawy prawnej rozwiązania umowy.

• W przypadku rozwiązania za wypowiedzeniem – wskazanie, która strona dokonała wypowiedzenia.

Wymiar czasu pracy

• Informacja o pełnym lub niepełnym wymiarze etatu.

Dane dotyczące wynagrodzenia i egzekucji

• Wzmianka o zajęciu wynagrodzenia za pracę na podstawie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym.

Urlopy i zwolnienia od pracy

• Urlop wypoczynkowy przysługujący i wykorzystany w roku ustania stosunku pracy.

• Urlop opiekuńczy, ojcowski, rodzicielski, urlop wychowawczy i bezpłatny wraz z podstawami ich udzielenia.

• Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej, określone w przepisach Kodeksu pracy.

• Zwolnienie przysługujące na opiekę nad dzieckiem (art. 188 Kodeksu pracy).

Praca zdalna i dodatkowe świadczenia

• Liczba dni pracy zdalnej okazjonalnej, wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

• Wykorzystany dodatkowy urlop lub inne świadczenia przewidziane w przepisach prawa pracy.

Okresy uwzględniane przy uprawnieniach emerytalnych

• Okresy składkowe i nieskładkowe, uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty.

• Wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze.

Inne szczególne okoliczności

• Liczba dni, za które wypłacono wynagrodzenie zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy.

• Należności ze stosunku pracy, które pozostały niezaspokojone z powodu braku środków finansowych u pracodawcy.

Dodatkowe informacje na życzenie pracownika

• Wysokość i składniki wynagrodzenia.

• Informacje o zdobytych kwalifikacjach zawodowych.

Świadectwo pracy a obowiązki pracodawcy

Wydanie świadectwa pracy to obowiązek, który wymaga od pracodawcy szczególnej staranności i przestrzegania określonych terminów. Dokument ten pełni bardzo ważną rolę w relacjach pracowniczych i powinien być przekazywany zgodnie z przepisami prawa, tak aby zapewnić pracownikowi możliwość korzystania z przysługujących mu uprawnień.

Kiedy pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy?

Z wydaniem świadectwa pracy nie należy zwlekać, gdyż jest ono niezbędne w wielu procedurach. Jeżeli pracownik szuka pracy po rozwiązaniu poprzedniej umowy, będzie potrzebował go, by uzyskać świadczenia z Urzędu Pracy. W przypadku, gdy przechodzi od razu do innej firmy, również może być zobowiązany, aby przedłożyć ten dokument.

Przepisy określają dokładnie, kiedy najpóźniej powinno się wystawić świadectwo:

• W dniu zakończenia stosunku pracy – jeśli pracodawca nie zamierza ponownie zatrudnić pracownika w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy o pracę.

• W ciągu 7 dni od zakończenia zatrudnienia – w przypadku, gdy z przyczyn obiektywnych (np. nieobecności pracownika) wydanie świadectwa w dniu ustania stosunku pracy jest niemożliwe. W takiej sytuacji dokument należy przesłać pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręczyć w inny sposób.

• Na wniosek pracownika – jeśli ten sam pracodawca ponownie zatrudnia pracownika w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniej umowy, wydanie świadectwa pracy nie jest obowiązkowe. Dokument w takiej sytuacji wydaje się wyłącznie na wniosek pracownika, który może mieć formę papierową lub elektroniczną.

Forma i sposób doręczenia świadectwa pracy

Pracodawca jest zobowiązany do przekazania świadectwa pracy w sposób, który gwarantuje jego skuteczne doręczenie. Może to być:

• wręczenie bezpośrednie w miejscu pracy,

• przesłanie pocztą na adres wskazany przez pracownika,

• doręczenie innymi dostępnymi środkami, np. kurierem.

W przypadku przekazania dokumentu drogą pocztową, zaleca się korzystanie z listu poleconego, co zapewnia potwierdzenie nadania i odbioru.

Obowiązki informacyjne pracodawcy

Pracodawca musi zadbać, aby świadectwo pracy było sporządzone w sposób zgodny z wymogami Kodeksu pracy i zawierało wszystkie wymagane informacje. Ponadto, pracownikowi przysługuje prawo do wystąpienia z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy, jeśli zauważy błędy lub nieścisłości. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek rozpatrzenia wniosku w terminie 7 dni od jego otrzymania.

Niedopełnienie obowiązku wydania świadectwa pracy w wymaganym terminie może prowadzić do odpowiedzialności pracodawcy. Pracownik może domagać się odszkodowania za szkody wynikające z braku świadectwa, np. utraty możliwości podjęcia nowego zatrudnienia.

Świadectwo pracy w świetle prawa

Obowiązek wydania świadectwa pracy przez pracodawcę wynika z przepisów prawa pracy, które precyzyjnie określają zasady, formę i zakres informacji zawartych w tym dokumencie.

Głównymi aktami prawnymi regulującymi kwestie świadectwa pracy są:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465) – wskazuje ogólne zasady związane z wydawaniem świadectwa pracy, m.in. obowiązek pracodawcy do jego przekazania w odpowiednim terminie oraz prawo pracownika do wystąpienia o sprostowanie dokumentu.

2. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1862, ze zm.) – szczegółowo określa zawartość świadectwa pracy, sposób jego sporządzania, a także wzór dokumentu.

Przepisy te zapewniają jednolitość w zakresie przygotowywania świadectwa pracy i ochronę praw pracowników, umożliwiając im skuteczne dokumentowanie przebiegu zatrudnienia. Pracodawcy są zobowiązani do ich przestrzegania, aby uniknąć odpowiedzialności prawnej za naruszenia związane z niewydaniem lub nieprawidłowym wystawieniem świadectwa.

Brak świadectwa pracy - jakie podjąć kroki?

Zaginione lub niewydane świadectwo pracy może znacząco utrudnić pracownikowi udokumentowanie swojego doświadczenia zawodowego, a przez to wpłynąć na jego szanse na zatrudnienie u nowego pracodawcy. Dodatkowo brak tego dokumentu może powodować problemy z dostępem do świadczeń, takich jak zasiłek dla bezrobotnych czy emerytura. Co zrobić w takiej sytuacji?

Pracodawca odmawia wydania świadectwa pracy

Brak wydania świadectwa pracy w terminie to naruszenie praw pracownika, które może skutkować konsekwencjami prawnymi dla pracodawcy. W takiej sytuacji można podjąć działania, które pozwolą na uzyskanie tego dokumentu, a także na naprawienie szkody wyrządzonej przez opóźnienie lub nieprawidłowości w treści świadectwa.

Żądanie wydania świadectwa pracy

W momencie, gdy pracodawca odmawia wydania świadectwa pracy, pracownik może wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania dokumentu. W sytuacji, w której pracodawca nie istnieje lub nie można wytoczyć przeciwko niemu powództwa, pracownik ma prawo zwrócić się do sądu pracy z żądaniem ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy. Co ważne, w tym samym trybie pracownik może również żądać sprostowania świadectwa pracy, jeśli treść wystawionego dokumentu zawiera błędy lub nieścisłości.

Roszczenie odszkodowawcze

Jeżeli niewydanie świadectwa pracy w terminie lub wydanie niewłaściwego dokumentu spowodowało szkodę, pracownik ma prawo domagać się odszkodowania. Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z powodu braku świadectwa pracy, jednak nie dłużej niż za 6 tygodni. Niewydanie świadectwa pracy w terminie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, które może być ukarane grzywną w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł.

Warto wiedzieć, że pracownik może wystąpić z żądaniem wydania lub sprostowania świadectwa pracy w każdym czasie przed upływem terminu przedawnienia, co zapewnia mu szerokie możliwości dochodzenia swoich praw.

Świadectwo pracy zaginęło

Zdarza się, że świadectwo pracy zostanie zgubione, zniszczone lub w inny sposób utracone przez pracownika. W takiej sytuacji istnieją rozwiązania prawne, które pozwalają na uzyskanie dokumentu zastępczego.

Wystąpienie o duplikat świadectwa pracy

Pracownik ma prawo zwrócić się do byłego pracodawcy z wnioskiem o wydanie duplikatu świadectwa pracy. Wniosek powinien być złożony w formie pisemnej (papierowej lub elektronicznej). Pracodawca nie ma ustawowego terminu na wydanie duplikatu, ale jest zobowiązany zrobić to niezwłocznie, uwzględniając potrzeby wnioskującego. Duplikat świadectwa pracy zawiera te same informacje, co oryginał, i jest opatrzony adnotacją o jego sporządzeniu.

Co zrobić, gdy pracodawca już nie istnieje?

Jeśli firma, w której pracownik był zatrudniony, została zlikwidowana lub przestała istnieć, duplikatu świadectwa pracy można szukać:

• W Archiwum Państwowym – w przypadku przejęcia dokumentacji likwidowanej firmy przez odpowiednie archiwum.

• U następcy prawnego pracodawcy – jeśli przedsiębiorstwo zostało przejęte przez inną firmę.

W celu uzyskania duplikatu warto skontaktować się z lokalnym oddziałem Archiwum Państwowego, który wskaże właściwą jednostkę przechowującą dokumentację zlikwidowanej firmy.

Zastąpienie świadectwa pracy innymi dokumentami

Jeśli uzyskanie duplikatu nie jest możliwe, pracownik może skorzystać z innych dokumentów potwierdzających zatrudnienie, np. umowy o pracę, zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, odcinków wypłat wynagrodzenia.

Choć nie zastąpią one formalnie świadectwa pracy, mogą być pomocne np. w przypadku ubiegania się o emeryturę lub rentę. Utrata świadectwa pracy nie oznacza sytuacji bez wyjścia. Warto jak najszybciej wystąpić o duplikat u byłego pracodawcy lub w archiwum. Jeśli uzyskanie dokumentu nie jest możliwe, należy zgromadzić inne dowody potwierdzające przebieg zatrudnienia, które mogą być pomocne w dalszych procedurach.