Ekwiwalent za urlop – kiedy i ile Ci się należy?
Urlop wypoczynkowy to jedno z podstawowych praw pracownika, które pozwala na regenerację i odpoczynek. Zdarza się jednak, że nie możesz go w pełni wykorzystać w danym roku kalendarzowym, a w niektórych sytuacjach przysługuje Ci za niego ekwiwalent pieniężny. Czym jest ekwiwalent, kiedy masz do niego prawo i co zrobić z niewykorzystanym urlopem? Wyjaśniamy.
Niewykorzystany urlop wypoczynkowy - kiedy należy się ekwiwalent?
Ekwiwalent pieniężny to forma rekompensaty wypłacanej przez pracodawcę za niewykorzystany urlop. Jego wysokość oblicza się na podstawie Twojego wynagrodzenia, a szczegółowe zasady dotyczące wyliczeń są określone w przepisach Kodeksu pracy.
W jakich sytuacjach możesz mieć niewykorzystany urlop?
Masz prawo do wykorzystania zaległego urlopu do 30 września następnego roku. Art. 168 Kodeksu pracy informuje pracodawcę o konieczności udzielenia Ci dni wolnych przed upływem tej daty. Jednak są sytuacje, w których nie jest to możliwe. Niewykorzystany urlop najczęściej wynika z:
-
braku możliwości skorzystania z dni wolnych z powodu nagłych obowiązków zawodowych,
-
przedłużającej się choroby,
-
urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub wychowawczego,
-
innych okoliczności, które uniemożliwiły Ci zaplanowany wypoczynek.
Przede wszystkim jednak ekwiwalent wypłacany jest, kiedy opuszczasz pracodawcę zanim uda Ci się wykorzystać zaległe dni urlopowe. Bez względu na to, czy zmieniasz firmę czy też dopiero przeglądasz oferty pracy w poszukiwaniu nowego miejsca zatrudnienia, ta kwestia musi zostać uregulowana.
Kiedy należy Ci się ekwiwalent za niewykorzystany urlop?
Pieniądze czy dni wolne? Tego wyboru zwykle nie dokonujesz samodzielnie. Nawet wtedy, gdy kończysz współpracę z pracodawcą, to szef dysponuje Twoim zaległym urlopem. Ekwiwalent pieniężny przysługuje wyłącznie w przypadku, gdy:
-
Kończysz stosunek pracy – Na przykład rozwiązujesz umowę o pracę za porozumieniem stron, wypowiedzeniem lub kończy się czas trwania umowy na czas określony.
-
Nie możesz wykorzystać zaległego urlopu w naturze – Oznacza to, że podczas trwania stosunku pracy nie przysługuje Ci ekwiwalent, bo pracodawca ma obowiązek umożliwić Ci wykorzystanie dni wolnych.
Jeśli jesteś w trakcie pracy i masz zaległy urlop, postaraj się go zaplanować – prawo do odpoczynku jest nie tylko Twoim przywilejem, ale i obowiązkiem. Jeśli jednak odchodzisz z firmy i masz niewykorzystany urlop, zadbaj o to, by ekwiwalent został poprawnie naliczony i wypłacony. To Twoje prawo wynikające z Kodeksu pracy.
💡Przeczytaj także: Rodzaje urlopów w Polsce – wszystko, co musisz wiedzieć [+ tabela z podsumowaniem] |
Jak obliczyć wysokość ekwiwalentu pieniężnego za urlop?
Obowiązek wyliczenia ekwiwalentu za urlop spoczywa na pracodawcy. To on jest odpowiedzialny za ustalenie wysokości świadczenia pieniężnego, które przysługuje pracownikowi w przypadku niewykorzystania urlopu wypoczynkowego w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. Nie zmienia to faktu, że powinieneś znać sposoby, aby wyliczyć to samodzielnie i w razie potrzeby porównać swoje obliczenia z tym, co podeśle Ci dział kadr.
Od czego zależy wysokość ekwiwalentu?
Na pewno zastanawiasz się, ile pieniędzy trafi na Twoje konto, kiedy pracodawca będzie zmuszony wypłacić świadczenie za zaległe dni. Warto wiedzieć, że wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop zależy od kilku czynników. Przede wszystkim od:
-
Wysokości wynagrodzenia – Pod uwagę bierze się średnie wynagrodzenie pracownika z ostatnich miesięcy.
-
Składników wynagrodzenia – Ekwiwalent obejmuje zarówno podstawowe wynagrodzenie, jak i zmienne składniki, takie jak premie czy dodatki, pod warunkiem, że są wypłacane regularnie.
-
Wymiaru czasu pracy – Ekwiwalent jest proporcjonalny do liczby godzin pracy przepracowanych przez pracownika w ramach etatu.
-
Współczynnika ekwiwalentu – Na 2024 rok współczynnik wynosi 20,92, co wpływa na obliczenie stawki za jeden dzień urlopu.
-
Liczby dni niewykorzystanego urlopu – W głównej mierze to ten czynnik decyduje o ostatecznej wysokości wypłaty.
Ekwiwalent urlopowy za jeden dzień - ile wynosi?
Jak obliczyć stawkę ekwiwalentu za jeden dzień niewykorzystanego urlopu? Należy podzielić średnią stawkę wynagrodzenia za jeden dzień pracy przez współczynnik urlopowy, który na rok 2024 wynosi 20,92.
Przykład: Jeśli Twoje średnie wynagrodzenie miesięczne wynosi 6000 zł brutto, to po podzieleniu tej kwoty przez współczynnik uzyskasz stawkę dzienną wynoszącą 286,80 zł brutto.
Współczynnik urlopowy zmienia się co roku i jest ustalany w oparciu o liczbę dni roboczych w danym roku kalendarzowym. Dlatego ważne jest, aby na bieżąco sprawdzać jego aktualną wartość, szczególnie gdy obliczasz ekwiwalent samodzielnie.
Liczymy ekwiwalent za urlop! Wzór + przykład
Obliczenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop nie jest skomplikowane, ale wymaga znajomości kilku danych, takich jak Twoje średnie wynagrodzenie, liczba niewykorzystanych dni urlopu oraz aktualny współczynnik urlopowy.
Wzór
Ekwiwalent = (średnie miesięczne wynagrodzenie / współczynnik urlopowy) × liczba dni niewykorzystanego urlopu
Przykład
Pracownik zarabia średnio 6000 zł brutto miesięcznie i ma 5 dni niewykorzystanego urlopu.
-
Obliczenie średniej stawki za jeden dzień pracy
Średnie miesięczne wynagrodzenie (6000 zł) dzielimy przez współczynnik urlopowy (20,92).
6000 zł ÷ 20,92 = 286,80 zł (średnia stawka dzienna brutto).
-
Obliczenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
Stawkę dzienną mnożymy przez liczbę dni urlopu, za które przysługuje ekwiwalent.
286,80 zł × 5 dni = 1434 zł brutto.
Ostatecznie pracownik otrzyma 1434 zł ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.
Jeśli masz więcej dni urlopu do rozliczenia, możesz łatwo zmodyfikować ten przykład, dopasowując go do swojej sytuacji. Pamiętaj jednak, że dokładność obliczeń może zależeć od sposobu naliczania wynagrodzenia w Twojej firmie oraz uwzględnienia wszystkich składników pensji. W przypadku wątpliwości najlepiej skonsultować się z działem kadr lub księgowości.
Pracodawca uchyla się od obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego - co wtedy?
Zdarza się, że pracodawca unika wypłacenia należnego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Taka sytuacja jest niezgodna z przepisami Kodeksu pracy i może dotyczyć zarówno samej kwoty ekwiwalentu, jak i naliczanych od niej składek ZUS. Co możesz zrobić w takiej sytuacji? Masz prawo dochodzić swoich roszczeń na kilka sposobów. Poniżej znajdziesz praktyczne kroki, które pomogą Ci skutecznie ubiegać się o respektowanie Twoich praw.
Brak wypłaty ekwiwalentu - kroki prawne
-
Wezwanie do zapłaty - Pracownik powinien rozpocząć od pisemnego wezwania do pracodawcy o wypłatę ekwiwalentu wraz z należnymi odsetkami za opóźnienie. W wezwaniu należy podać podstawy prawne, kwotę żądanej należności oraz termin, w którym oczekuje się jej uregulowania.
-
Zgłoszenie do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) - Jeśli pracodawca zignoruje wezwanie, kolejnym krokiem jest zgłoszenie sprawy do Państwowej Inspekcji Pracy. Inspektorzy PIP mogą przeprowadzić kontrolę w firmie i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości nałożyć na pracodawcę grzywnę od 1000 zł do 30 000 zł.
-
Pozew do sądu pracy - W razie dalszego braku reakcji, pracownik może skierować sprawę do sądu pracy, składając pozew o wypłatę ekwiwalentu. Roszczenie to przedawnia się po upływie 3 lat od dnia rozwiązania stosunku pracy, dlatego warto działać szybko i zgodnie z procedurą prawną.
-
Odsetki za opóźnienie - Pracownikowi przysługują odsetki za każdy dzień opóźnienia w wypłacie ekwiwalentu. Są one naliczane od dnia, w którym należność powinna być uregulowana zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.
-
Dokumentacja - Pracownik powinien zachować wszelką dokumentację dotyczącą zatrudnienia oraz korespondencję z pracodawcą (np. wezwania do zapłaty), która może być znacząca w toku kontroli PIP lub postępowania sądowego.
Niewypłacony ekwiwalent za urlop - konsekwencje dla pracodawcy
Brak wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop to naruszenie przepisów Kodeksu pracy. Może to skutkować następującymi konsekwencjami dla pracodawcy:
-
Kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy – Inspektorzy mogą nałożyć na pracodawcę grzywnę od 1000 zł do 30 000 zł za naruszenie praw pracownika.
-
Roszczeniami ze strony pracownika – Pozew o wypłatę ekwiwalentu może zakończyć się nakazem sądowym, który zobowiąże pracodawcę do uregulowania należności wraz z odsetkami i kosztami postępowania.
-
Utratą wizerunku – Postępowania przed PIP lub sądem mogą negatywnie wpłynąć na reputację firmy w oczach obecnych i potencjalnych pracowników.
Kiedy pracodawca nie musi wypłacić ekwiwalentu?
Pracodawca jest zwolniony z obowiązku wypłaty ekwiwalentu w sytuacji, gdy:
-
Pracownik ma możliwość wykorzystania urlopu w naturze – Przed zakończeniem stosunku pracy, pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu podczas okresu wypowiedzenia.
-
Pracownik nie ma prawa do urlopu – Na przykład w przypadku, gdy zatrudnienie było na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. umowy zlecenia), która nie przewiduje urlopu wypoczynkowego.
-
Nowa umowa z tym samym pracodawcą – Pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu, jeśli strony ustalą, że pracownik wykorzysta urlop w ramach nowej umowy o pracę z tym samym pracodawcą bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej umowy.
-
Porozumienie trójstronne – W szczególnych przypadkach, gdy nowy pracodawca zgodzi się na przejęcie zobowiązania dotyczącego niewykorzystanego urlopu, strony mogą zawrzeć porozumienie trójstronne (pracownik, dotychczasowy pracodawca i nowy pracodawca). Na jego podstawie pracownik będzie mógł skorzystać z zaległego urlopu u nowego pracodawcy, co zwalnia poprzedniego pracodawcę z obowiązku wypłaty ekwiwalentu.
W pozostałych przypadkach brak wypłaty ekwiwalentu stanowi naruszenie przepisów prawa pracy.
Pozostałe wpisy

Czy pracodawca może nie przyjąć wypowiedzenia? Sprawdź, co mówią przepisy!
Jeśli nie odpowiada Ci obecna praca lub na horyzoncie pojawiła się ciekawsza opcja, możesz zdecydować się na zakończenie współpracy bez podawania przyczyny wypowiedzenia. W przypadku rozwiązania umowy z Twojej inicjatywy pracodawca musi zaakceptować Twój wybór. Oczywiście pod warunkiem, że dopilnujesz odpowiednich formalności. Dowiedz się, czy szef może odmówić przyjęcia wypowiedzenia i jak się przed tym chronić.
2025-04-15

Kto płaci za szkolenia pracowników? Kiedy powstaje obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę?
Szkolenia i kursy pozwalają nie tylko zdobywać nowe kompetencje pracownikom, ale też utrzymać konkurencyjność firmy. Kto jednak pokrywa koszty takiego kształcenia? Czy pracownik może liczyć na wsparcie pracodawcy, a jeśli tak – na jakich warunkach? I kiedy może się zdarzyć, że to właśnie pracownik będzie musiał zwrócić koszty szkolenia? W tym artykule wyjaśniamy, czym jest podnoszenie kwalifikacji zawodowych w świetle Kodeksu pracy, kto ponosi odpowiedzialność finansową za szkolenia oraz kiedy pojawia się obowiązek ich zwrotu.
2025-04-10

Czy praca w ochronie po wyroku jest możliwa?
Praca na stanowisku ochroniarza, zgodnie z obowiązującymi przepisami, wiąże się z pewnymi oczekiwaniami wobec kandydata. Osoba skazana prawomocnym wyrokiem sądu może mieć trudności ze znalezieniem pracy w tej branży. Czy jednak oznacza to, że musi na dobre pożegnać się z karierą w ochronie? Sprawdź!
2025-03-06

UoP vs B2B – na czym polegają różnice między tymi formami zatrudnienia? [Tabela porównawcza]
Decyzja o wyborze formy współpracy zawodowej to jedna z ważniejszych kwestii, z jaką mierzą się specjaliści na rynku pracy. Umowa o pracę (UoP) i współpraca w modelu biznesowym (B2B) to dwie najpopularniejsze opcje, które różnią się pod względem formalności, kosztów, elastyczności czy korzyści socjalnych. Jakie są największe zalety i wady każdego z tych rozwiązań? W naszym artykule nie tylko omówimy różnice między UoP a B2B, ale także przedstawimy je w przejrzystej tabeli, by ułatwić Ci podjęcie świadomej decyzji.
2025-01-28
Pozostałe wpisy w pozostałych kategoriach

Czym zajmuje się dział HR i jaką rolę odgrywa w strukturze organizacji?
Choć dział HR kojarzy się przede wszystkim z rekrutacją i papierkową robotą, jego rola wykracza daleko poza te podstawowe zadania. To właśnie HR jest odpowiedzialny za budowanie atmosfery w organizacji, dbanie o rozwój pracowników i tworzenie kultury, która sprzyja zaangażowaniu i efektywności. Dzisiaj to ludzie są najcenniejszym zasobem każdej firmy, więc dział HR staje się ważnym partnerem w realizacji strategii biznesowej, wpływając na to, jak firma rozwija się i jak pracownicy czują się w jej strukturach. Czym dokładnie zajmuje się dział HR, jak zacząć pracę w tej branży i jakie trendy dominują w zarządzaniu zasobami ludzkimi? Przeczytaj artykuł!
2025-04-24

Ocena okresowa pracownika - jak przeprowadzić i na czym polega?
Pracownicy mają swoje mocne i słabe strony. W teorii poznajemy je na etapie rekrutacji, ale w praktyce to czas stanowi najlepszą weryfikację. Okresowa ocena pracownika to coś, co pozwala zmierzyć dopasowanie do zajmowanego stanowiska, starania oraz postępy. Jeśli chcesz mieć inwestować w rozwój kompetencji i podejmować lepsze decyzje co do przydziału obowiązków bądź premii, opracuj system oceny pracownika. Pomoże w tym nasz poradnik!
2025-04-17

Jaka praca z wykształceniem podstawowym? Sprawdź, gdzie możesz aplikować
W każdym CV znajduje się rubryka "wykształcenie". Jak duże znaczenie ma jej zawartość dla rekruterów? Wszystko zależy od stanowiska, więc osoba, która zakończyła edukację na szkole podstawowej wcale nie musi mieć mniejszych szans na stabilne zatrudnienie i ciekawą pracę. Poznaj możliwości rynku!
2025-04-01

Ile zarabia magazynier? Przewodnik po wynagrodzeniach
Choć praca magazyniera często kojarzy się z niskimi zarobkami, w rzeczywistości jest to zawód, który oferuje szereg możliwości rozwoju, szczególnie w kontekście dynamicznie rozwijającej się globalnej gospodarki. Firmy na całym świecie poszukują specjalistów, którzy potrafią sprawnie zarządzać procesami magazynowymi, a dzięki odpowiednim kwalifikacjom i doświadczeniu, magazynierzy mogą liczyć na znaczący wzrost swoich zarobków. W tym artykule przyjrzymy się stawkom rynkowym za pracę na magazynie, perspektywom rozwoju w tej branży oraz czynnikom, które wpływają na wynagrodzenie magazynierów.
2025-03-13