Dofinansowanie na pracownika: rodzaje dotacji z PUP i PFRON, ich wysokość oraz warunki, które trzeba spełnić

Planujesz zatrudnić nowego pracownika i zastanawiasz się, czy możesz liczyć na wsparcie finansowe z urzędu pracy lub PFRON? W tym artykule przedstawiamy najważniejsze rodzaje dotacji, jakie mogą otrzymać pracodawcy – od refundacji kosztów stworzenia miejsca pracy, przez dofinansowanie wynagrodzeń, aż po wsparcie w zatrudnianiu osób z niepełnosprawnościami. Sprawdź, na jakie kwoty możesz liczyć i jakie warunki musisz spełnić, by skorzystać z dostępnych form pomocy.

Dofinansowanie na pracownika – to warto wiedzieć

✅ Rodzaje dofinansowania z PUP

• Dofinansowanie dla pracowników do 30. lub powyżej 50. roku życia – częściowa refundacja wynagrodzenia.

• Refundacja kosztów wynagrodzeń i składek ZUS – np. w ramach prac interwencyjnych lub robót publicznych.

• Refundacja doposażenia stanowiska pracy – do 6-krotności przeciętnego wynagrodzenia.

• Dotacja na rozpoczęcie działalności gospodarczej – do ok. 50 tys. zł.

✅ Rodzaje dofinansowania z PFRON

• Dofinansowanie wynagrodzenia osoby z niepełnosprawnością, w zależności od stopnia niepełnosprawności:

  • Lekki: 575 zł (lub do 1265 zł w określonych przypadkach)

  • Umiarkowany: 1550 zł (lub do 2585 zł)

  • Znaczny: 2760 zł (lub do 4140 zł)

• Zwrot kosztów przystosowania stanowiska pracy.

✅ Proces ubiegania się o dofinansowanie

• Wybierz odpowiedni program i instytucję (PUP lub PFRON).

• Sprawdź, czy spełniasz wymagania formalne.

• Złóż wniosek z odpowiednimi załącznikami.

• Poczekaj na decyzję (zwykle od kilku dni do kilku tygodni).

• Podpisz umowę i zatrudnij pracownika.

• Rozlicz się z urzędem zgodnie z umową i utrzymaj zatrudnienie przez wymagany okres.

Koszty zatrudnienia pracownika

Koszt zatrudnienia pracownika obejmuje znacznie więcej niż samo wynagrodzenie brutto. Do pensji pracownika należy doliczyć składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę: emerytalne – 9,76%, rentowe – 6,5%, wypadkowe – od 0,67% do 3,33%, w zależności od rodzaju działalności, a także składkę na Fundusz Pracy (2,45%) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,1%). W praktyce oznacza to, że całkowity koszt zatrudnienia pracownika zatrudnionego na umowę o pracę może wynosić od 120% do nawet 135% jego wynagrodzenia brutto. Dla pracodawców, zwłaszcza tych z sektora MŚP, jest to istotne obciążenie finansowe.

Właśnie w tym kontekście dofinansowania na pracownika – np. z urzędów pracy, funduszy unijnych czy programów aktywizacji zawodowej – odgrywają bardzo ważną rolę. Mogą one znacznie zredukować koszt zatrudnienia, np. poprzez refundację części wynagrodzenia i składek ZUS przez określony czas (np. 6 lub 12 miesięcy) lub zapewnić zwrot kosztów doposażenia stanowiska pracy czy chociażby ulgi dla zatrudniających osoby bezrobotne, młodociane lub z orzeczeniem o niepełnosprawności.

Dofinansowanie na pracownika z powiatowych urzędów pracy

Powiatowe urzędy pracy oferują różne formy wsparcia finansowego dla pracodawców zatrudniających osoby bezrobotne. Dofinansowanie to ma na celu zarówno aktywizację zawodową bezrobotnych, jak i wsparcie przedsiębiorców w pokrywaniu kosztów związanych z zatrudnieniem nowych pracowników.

Formy wsparcia z PUP

Główne formy dofinansowania zatrudnienia z urzędu pracy to:

• Bezzwrotne dofinansowanie zatrudnienia na pracownika poniżej 30. roku życia lub pracownika powyżej 50. roku życia.

• Refundacja kosztów wynagrodzenia i składek ZUS – zwrot części kosztów związanych z zatrudnieniem bezrobotnego, np. w ramach prac interwencyjnych lub robót publicznych.

• Refundacja kosztów doposażenia stanowiska pracy – środki na zakup sprzętu, narzędzi i wyposażenia niezbędnego do zatrudnienia nowego pracownika.

Warunki, które należy spełnić

Aby skorzystać z dofinansowania na pracownika z PUP, należy spełnić określone warunki. W zależności od rodzaju dofinansowania może to dotyczyć następujących kwestii:

• Pracodawca musi prowadzić działalność gospodarczą przez określony czas (np. 6 lub 12 miesięcy).

• Nowy pracownik musi być osobą bezrobotną zarejestrowaną w powiatowym urzędzie pracy i skierowaną przez ten urząd do pracy.

• Pracodawca nie może mieć zaległości w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne ani zobowiązań podatkowych.

• Wnioskodawca nie może być karany za przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu w ciągu ostatnich dwóch lat.

• Pracownik musi być zatrudniony przez określony czas, zazwyczaj co najmniej 12 miesięcy.

• Przedsiębiorca nie może zmniejszać wymiaru czasu pracy zatrudnionego pracownika w okresie objętym dofinansowaniem.

• Wnioskodawca musi złożyć kompletny, poprawnie wypełniony wniosek wraz z wymaganymi załącznikami.

Kwota dofinansowania

Maksymalna kwota refundacji lub dotacji zależy od konkretnej formy wsparcia oraz lokalnych regulaminów urzędu pracy. Przyjrzyjmy się kilku przykładom.

Dofinansowanie zatrudnienia pracownika do 30. roku życia

Pracodawcy zatrudniający skierowanych przez PUP bezrobotnych do 30. roku życia, którzy podejmują zatrudnienie po raz pierwszy w życiu i otrzymują umowę o pracę na co najmniej 18 miesięcy, mogą liczyć na dofinansowanie na pracownika w wysokości do połowy minimalnego wynagrodzenia za pracę miesięcznie, obowiązującego w dniu zawarcia umowy.

Dofinansowanie zatrudnienia pracownika powyżej 50. roku życia

Jeśli planujesz zatrudnić pracownika w wieku od 50 do 60 lat, który był zarejestrowany jako bezrobotny, możesz ubiegać się o dofinansowanie jego wynagrodzenia przez okres 12 miesięcy. Natomiast w przypadku osoby, która ukończyła 60 lat, dofinansowanie może być udzielone nawet na 24 miesiące. Maksymalna kwota dofinansowania na jednego pracownika również wynosi połowę minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Doposażenie stanowiska pracy

Refundacja kosztów doposażenia stanowiska pracy to forma wsparcia finansowego udzielana przez powiatowe urzędy pracy przedsiębiorcom oraz innym podmiotom, które zobowiążą się do zatrudnienia skierowanego bezrobotnego na nowo utworzonym lub dostosowanym stanowisku pracy. Refundacja nie może przekroczyć 6-krotności przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej. W praktyce niektóre urzędy ustalają niższe limity. Refundację można przeznaczyć na zakup środków trwałych, urządzeń, maszyn oraz wyposażenia niezbędnego do stworzenia lub doposażenia stanowiska pracy, w tym zapewniającego zgodność z przepisami BHP i ergonomii. Warunkiem otrzymania tego dofinansowania jest utrzymanie danego stanowiska pracy przez co najmniej 2 lata.

Dotacja na rozpoczęcie działalności gospodarczej

Dotacja na rozpoczęcie działalności gospodarczej to forma wsparcia finansowego, która ma pomóc w pokryciu kosztów związanych z uruchomieniem własnej firmy. Maksymalna kwota dotacji z urzędu pracy jest równa sześciokrotności przeciętnego wynagrodzenia, publikowanego przez GUS, czyli około 50 tysięcy zł. Wysokość dofinansowania zależy od środków, jakimi dysponuje dany urząd oraz od kosztorysu przedstawionego przez wnioskodawcę.

Dofinansowanie wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego

Pracodawcy zatrudniający osoby niepełnosprawne mogą uzyskać dofinansowanie wynagrodzeń ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON).

Wysokość dofinansowania zależy od stopnia niepełnosprawności pracownika:

• Lekki stopień niepełnosprawności: 575 zł (w sumie dofinansowanie to będzie wynosić 1265 zł, jeśli orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję oraz w przypadku osób niewidomych).

• Umiarkowany stopień niepełnosprawności: 1550 zł (2585 zł w wyżej wymienionych przypadkach).

• Znaczny stopień niepełnosprawności: 2760 zł (4140 zł w wyżej wymienionych przypadkach).

Przy zatrudnieniu na część etatu miesięczne dofinansowanie jest obliczane proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Maksymalne limity dofinansowania dla firm prowadzących działalność gospodarczą to 75% kosztów płacy (wynagrodzenie brutto + obowiązkowe składki), a dla pozostałych pracodawców do 90% kosztów płacy.

Jak uzyskać dofinansowanie na pracownika?

Oto praktyczny poradnik krok po kroku jak uzyskać dofinansowanie na pracownika z PUP lub PFRON.

Zidentyfikuj odpowiednie źródło dofinansowania: Z urzędu pracy (PUP) możesz ubiegać się o refundację kosztów wyposażenia stanowiska pracy lub dofinansowanie wynagrodzenia pracownika (np. w ramach robót publicznych, prac interwencyjnych, bonu zatrudnieniowego). Z PFRON (Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych) możesz otrzymać dofinansowanie wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością lub zwrot kosztów przystosowania stanowiska pracy.

Sprawdź, czy spełniasz warunki: Każde dofinansowanie wymaga spełnienia określonych kryteriów. Przykładowo, w przypadku pomocy z PUP musisz prowadzić działalność gospodarczą od określonego czasu (najczęściej min. 6 miesięcy) oraz nie możesz być w stanie upadłości ani posiadać zaległości wobec ZUS lub US. Z kolei w przypadku PFRON zatrudniona osoba musi mieć aktualne orzeczenie o niepełnosprawności, a Ty musisz być zarejestrowany jako pracodawca w systemie SODiR.

Złóż odpowiedni wniosek: Składa się go w powiatowym urzędzie pracy (można również online) lub w SODiR (Systemie Obsługi Dofinansowań i Refundacji). Należy dołączyć wszystkie dokumenty wymagane przez urząd do danego rodzaju refundacji. Czas oczekiwania na decyzję wynosi zazwyczaj od kilku dni do kilku tygodni.

Podpisz umowę i rozlicz dofinansowanie: Po pozytywnym rozpatrzeniu podpisujesz umowę z urzędem lub PFRON. Wypłata środków następuje po zatrudnieniu pracownika i złożeniu odpowiednich sprawozdań. Pamiętaj o obowiązku utrzymania zatrudnienia przez określony czas (np. 12 miesięcy).

Na zakończenie warto podkreślić, że każdy rodzaj dofinansowania – zarówno z urzędu pracy, jak i z PFRON – rządzi się swoimi odrębnymi zasadami, procedurami i wymaganiami formalnymi. Poszczególne urzędy mogą też stosować własne kryteria oceny wniosków oraz ustalać dodatkowe warunki, dlatego przed złożeniem dokumentów zawsze warto dokładnie zapoznać się z aktualnymi wytycznymi i skonsultować się z doradcą w danym urzędzie. Dobrze przygotowany wniosek, zgodny z obowiązującymi zasadami, znacząco zwiększy Twoje szanse na uzyskanie wsparcia.