Ile wynoszą koszty zatrudnienia pracownika w Polsce?

Zatrudnienie pracownika to nie tylko wypłata wynagrodzenia, ale także szereg dodatkowych kosztów, które mogą zaskoczyć nawet najbardziej doświadczonych pracodawców. Od składek na ubezpieczenia społeczne po wydatki na szkolenia i przygotowanie stanowiska pracy, koszty te mogą podnieść miesięczne wydatki o niemałą sumę. W 2025 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4666 zł brutto, ale czy wiesz, że całkowity koszt utrzymania pracownika może sięgać ponad 5 600 zł miesięcznie? Przeczytaj nasz artykuł, aby dowiedzieć się więcej o tym, ile naprawdę kosztuje zatrudnienie pracownika w Polsce.

Z tego artykułu dowiesz się...

• czym są koszty pracodawcy,

• jakie elementy składają się na całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę,

• ile wyniesie koszt zatrudnienia pracownika w 2025 roku przy minimalnym wynagrodzeniu,

• jakie są koszty pracodawcy w przypadku umowy zlecenie i umowy o dzieło,

• co składa się na pośrednie koszty zatrudnienia pracownika,

• jakie są dodatkowe koszty zatrudnienia pracownika w trybie zdalnym.

Czym są koszty pracodawcy?

Koszty pracodawcy to wszystkie wydatki, które ponosi firma w związku z zatrudnieniem pracownika. Należy bowiem pamiętać, że wynagrodzenie brutto, które pracodawca wypłaca pracownikowi, i od którego pobierane są składki na ubezpieczenia społeczne, to tylko część kosztów, jakie ponosi pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika.

Oprócz wynagrodzenia brutto pracodawca opłaca także część składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Pracownicze Plany Kapitałowe, oraz wszelkie inne koszty związane na przykład z badaniami lekarskimi, szkoleniem BHP czy przygotowaniem stanowiska pracy. Wszystkie te elementy składają się na całkowity koszt zatrudnienia pracownika.

👉🏻Opublikuj ogłoszenie o pracę i znajdź najlepszych pracowników do swojej firmy!

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę składa się z kilku elementów.

Wynagrodzenie brutto

Jest to podstawowa kwota wypłacana pracownikowi za wykonaną pracę, od której pobierana jest część składek na ubezpieczenia społeczne. Pracownik "do ręki" otrzymuje więc wynagrodzenie netto, czyli kwotę już po potrąceniu tych składek.

Składki ZUS finansowane przez pracodawcę

Część składek na ubezpieczenia społeczne jest opłacana przez pracownika (jak w punkcie wyżej), a część przez pracodawcę. Pracodawca opłaca:

• ubezpieczenie emerytalne: 9,76% wynagrodzenia brutto,

• ubezpieczenie rentowe: 6,50% wynagrodzenia brutto,

• ubezpieczenie wypadkowe: od 0,67% do 3,33% wynagrodzenia brutto (wysokość zależy od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej).

Fundusze

Pracodawca opłaca także dwa rodzaje funduszy, czyli:

• Fundusz Pracy: 2,45% wynagrodzenia brutto,

• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: 0,1% wynagrodzenia brutto.

Pracownicze Plany Kapitałowe

Jeśli pracownik nie zrezygnował z udziału z Pracowniczych Planach Kapitałowych (PPK), to pracodawca opłaca minimum 1,5% wynagrodzenia brutto.

Inne koszty pracodawcy

Jak już wspomnieliśmy, pracodawca może ponosić także inne koszty związane z zatrudnieniem pracownika, które w zależności od sytuacji będą obejmować:

• obowiązkowe badania lekarskie,

• zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy,

• szkolenia z zakresu BHP,

• przygotowanie stanowiska pracy.

Ważne: Pewnie zauważyliście, że w tym zestawieniu brakuje składki zdrowotnej i chorobowej – to dlatego, że są one opłacane w całości przez pracownika, czyli potrącane z wynagrodzenia brutto. Nie stanowią więc odrębnego kosztu pracodawcy.

👉🏻Sprawdź najnowsze oferty pracy zdalnej na Asistwork - zarabiaj legalnie bez wychodzenia z domu.

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika w 2025 roku

Pokażmy to na przykładzie. W 2025 roku minimalne wynagrodzenie zasadnicze pracownika wzrosło do 4666 zł. Jaki będzie całkowity koszt zatrudnienia pracownika w 2025, który zarabia minimalną krajową?

• wynagrodzenie brutto: 4666 zł

• ubezpieczenie emerytalne: 9,76% z 4666 zł = 455,40 zł

• ubezpieczenie rentowe: 6,50% z 4666 zł = 303,29 zł

• ubezpieczenie wypadkowe: 1,67%* z 4666 zł = 77,92 zł

• Fundusz Pracy: 2,45% z 4666 zł = 114,32 zł

• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP): 0,1% z 4666 zł = 4,67 zł

*Przyjęliśmy stawkę dla płatników składek, którzy zgłaszają nie więcej niż 9 ubezpieczonych.

W przypadku minimalnego wynagrodzenia całkowity koszt zatrudnienia pracownika w 2025 roku będzie wynosił 5 621,60 zł miesięcznie, nie wliczając w to nieobowiązkowych Pracowniczych Planów Kapitałowych i innych kosztów związanych z zatrudnieniem pracownika, które wymieniliśmy w poprzednim akapicie.

Ile procentowo wynoszą koszty pracodawcy?

Łącznie koszty te mogą wynosić od około 19,48% do 22,14% wynagrodzenia brutto, w zależności od wysokości składki wypadkowej.

Całkowity koszt zatrudnienia może przekraczać wynagrodzenie brutto o około 20-30%, w zależności od kosztów pośrednich.

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowę zlecenie

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowę zlecenie zależy od kilku czynników, w tym od statusu zatrudnienia zleceniobiorcy oraz ewentualnych innych umów, które może on posiadać.

Umowa zlecenie jako jedyny tytuł do ubezpieczeń społecznych

W przypadku, gdy zleceniobiorca nie ma innych tytułów do ubezpieczeń społecznych, koszty zleceniobiorcy będą wyglądały podobnie, co w przypadku zatrudnienia pracownika na umowę o pracę:

• wynagrodzenie brutto pracownika (w 2025 roku minimalna stawka godzinowa wynosi 30,50 zł brutto),

• ubezpieczenie emerytalne: 9,76% wynagrodzenia brutto,

• ubezpieczenie rentowe: 6,50% wynagrodzenia brutto,

• ubezpieczenie wypadkowe: od 0,67% do 3,33% wynagrodzenia brutto,

• Fundusz Pracy: 2,45% wynagrodzenia brutto,

• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP): 0,1% wynagrodzenia brutto.

Ważne: Należy pamiętać, że składka zdrowotna jest opłacana w całości przez zleceniobiorcę, podobnie jak składka chorobowa, która w przypadku umowy zlecenie jest dobrowolna.

Kilka umów zlecenie

Jeśli zleceniobiorca ma zawartych kilka umów zlecenie, to obowiązkowe ubezpieczenia społeczne muszą być odprowadzane tylko z jednej z nich – tej zawartej najwcześniej lub wybranej przez zleceniobiorcę, ale tylko pod warunkiem, że z tytułu tej umowy zleceniobiorca otrzymuje wynagrodzenie nie niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę w danym roku.

Z pozostałych umów odprowadzane są tylko obowiązkowe składki zdrowotne, które zawsze opłaca zleceniobiorca, tak więc całkowitym kosztem pracodawcy w przypadku tych pozostałych umów będzie w zasadzie tylko wynagrodzenie brutto.

Umowa zlecenie ze studentem

Pracodawca, który zawiera umowę zlecenie ze studentem, który nie ukończył 26 lat, nie odprowadza za niego składek na ubezpieczenia społeczne. Kosztem dla pracodawcy będzie więc w tym przypadku tylko wynagrodzenie pracownika brutto.

Co więcej, studenci są objęci ubezpieczeniem zdrowotnym przez rodzinę lub uczelnię, w związku z czym nie muszą jej opłacać z tytułu umowy zlecenie.

Umowa zlecenie z emerytem lub rencistą

Pracodawca, który zawiera umowę zlecenie z emerytem lub rencistą, musi opłacać składki na ubezpieczenia społeczne: emerytalne, rentowe i wypadkowe.

Natomiast gdy zleceniobiorca skończył 55 lat w przypadku kobiet i 60 lat w przypadku mężczyzn, to zleceniodawca jest zwolniony z opłacania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Umowa zlecenie z pracownikiem

Gdy umowa zlecenie została zawarta z pracownikiem zatrudnionym na umowę o pracę, koszt ponoszony przez zleceniodawcę zależy od tego, czy pracodawcą i zleceniodawcą jest ten sam płatnik składek. Bowiem w przypadku podpisania umowy zlecenie z własnym pracownikiem, należy obowiązkowo opłacić wszystkie składki ZUS.

Natomiast gdy umowa zlecenie jest podpisana z pracownikiem zatrudnionym na umowę o pracę w innej firmie, zleceniodawca nie musi już opłacać tych składek (z wyjątkiem składki zdrowotnej, która, jak pamiętamy, jest finansowana przez zleceniobiorcę).

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowę o dzieło

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowę o dzieło składa się głównie z wynagrodzenia brutto, ponieważ umowy o dzieło nie są oskładkowane.

Zamawiający odprowadza zryczałtowany podatek dochodowy od wynagrodzenia brutto. Stawka podatku wynosi zwykle 12% lub 32% w zależności od dochodu.

Koszty uzyskania przychodu w przypadku umowy o dzieło zazwyczaj wynoszą 20% wynagrodzenia brutto, ale w przypadku przeniesienia praw autorskich mogą wynosić 50%.

Pozostałe koszty związane z zatrudnieniem pracownika

Zatrudnienie pracownika może wiązać się także z innymi kosztami. Na pośrednie koszty zatrudnienia składają się, chociażby:

• Badania lekarskie: Pracodawca pokrywa koszty badań wstępnych, okresowych i kontrolnych, które są niezbędne do potwierdzenia zdolności pracownika do wykonywania pracy na danym stanowisku.

• Szkolenia BHP: Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikom szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.

• Stanowisko pracy: Pracodawca musi zapewnić odpowiednie warunki pracy, co może obejmować koszty wyposażenia stanowiska pracy w niezbędne urządzenia i materiały.

• Przeszkolenie pracownika: Oprócz szkoleń BHP, pracodawca może pokrywać koszty innych szkoleń niezbędnych do efektywnego wykonywania obowiązków służbowych.

Nie należy także zapominać o kosztach szukania nowych pracowników, rekrutacji i onboardingu.

Dodatkowe koszty pracodawcy związane z pracą zdalną

W przypadku zatrudniania pracowników zdalnych pracodawca ponosi dodatkowe koszty, niezbędne do wykonywania pracy poza biurem:

• Koszty energii elektrycznej: Pracodawca musi pokryć koszty energii elektrycznej zużywanej do celów pracy zdalnej. Szacuje się, że koszt ten wynosi około 30-35 groszy za godzinę pracy, co daje około 50-60 zł miesięcznie.

• Usługi telekomunikacyjne: Pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów usług telekomunikacyjnych, takich jak internet, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

• Sprzęt i serwis: Pracodawca może zapewnić pracownikowi sprzęt niezbędny do pracy zdalnej lub wypłacać ekwiwalent za korzystanie z własnego sprzętu. Dodatkowo musi pokryć koszty instalacji, serwisu i konserwacji urządzeń.

Wiele firm decyduje się na wypłatę ryczałtu, który jest stałą kwotą pokrywającą przewidywane koszty pracy zdalnej. Jego wysokość jest uzgadniana między pracodawcą a pracownikiem.

Krótko o kosztach pracownika

Koszty ponoszone przez pracownika związane z zatrudnieniem na umowę o pracę obejmują głównie składki na ubezpieczenia społeczne oraz podatek dochodowy.

Składki ZUS

Jeśli chodzi o składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, to pracownik opłaca następujące kwoty:

• składka emerytalna: 9,76% podstawy wymiaru składek,

• składka rentowa: 1,50% podstawy wymiaru składek,

• składka chorobowa: 2,45% podstawy wymiaru składek,

• składka zdrowotna: 9% podstawy wymiaru składek, ale obliczana po potrąceniu innych składek społecznych.

Łącznie składki finansowane przez pracownika wynoszą 22,71% jego wynagrodzenia brutto.

Podatek dochodowy

Zaliczka na podatek dochodowy jest potrącana przez pracodawcę z wynagrodzenia brutto pracownika i przekazywana do urzędu skarbowego. Oznacza to, że pracownik otrzymuje wynagrodzenie netto, czyli pomniejszone o podatek dochodowy.

W 2025 roku progi podatkowe pozostają bez zmian:

• 12% dla dochodów do 120 000 zł rocznie,

• 32% dla dochodów powyżej 120 000 zł rocznie (naliczane od nadwyżki).

Kwota wolna od podatku w 2025 roku wynosi 30 000 zł. Oznacza to, że osoby o dochodach nieprzekraczających tej kwoty nie płacą podatku dochodowego.

Koszty pracodawcy – podsumowanie

Koszty pracodawcy to suma wydatków związanych z zatrudnieniem pracownika, obejmująca wynagrodzenie brutto oraz obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i inne fundusze, które musi odprowadzić pracodawca. Dodatkowo mogą je zwiększać koszty związane z dodatkowymi świadczeniami, szkoleniami czy medycyną pracy. Wszystkie te elementy wpływają na ostateczną kwotę, jaką pracodawca ponosi w związku z zatrudnieniem pracownika.