Ile wynoszą koszty zatrudnienia pracownika w Polsce?

Zatrudnienie pracownika to nie tylko wypłata wynagrodzenia, ale także szereg dodatkowych kosztów, które mogą zaskoczyć nie tylko samych pracowników, ale nawet najbardziej doświadczonych pracodawców. Od składek na ubezpieczenia społeczne po wydatki na szkolenia i przygotowanie stanowiska pracy – koszty te mogą podnieść miesięczne wydatki przedsiębiorcy o niemałą sumę. W 2026 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4 806 zł brutto – ale czy wiesz, że całkowity koszt utrzymania pracownika zarabiającego minimalną krajową może sięgać nawet 5 800 zł miesięcznie? Przeczytaj nasz artykuł, aby dowiedzieć się więcej o tym, ile naprawdę kosztuje zatrudnienie jednego pracownika w Polsce i co składa się na tę sumę.

Czym są koszty pracodawcy?

Koszty pracodawcy to wszystkie wydatki, które ponosi firma w związku z zatrudnieniem pracownika. Należy bowiem pamiętać, że wynagrodzenie brutto, od którego pobierane są składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, to tylko część kosztów, jakie ponosi pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika.

Oprócz wynagrodzenia brutto pracodawca opłaca także część składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Pracownicze Plany Kapitałowe, oraz wszelkie inne koszty związane na przykład z badaniami lekarskimi, szkoleniem BHP czy przygotowaniem stanowiska pracy. Wszystkie te elementy składają się na całkowity koszt zatrudnienia pracownika, który jest wyższy niż wynagrodzenie brutto.

Wynagrodzenie netto, wynagrodzenie brutto, koszty pracodawcy...

Kiedy myślisz o wynagrodzeniu, warto pamiętać, że kwota, którą widzisz w umowie (brutto), nie jest tym, co faktycznie trafia na konto pracownika. Od tej kwoty odliczane są składki i podatki, które obniżają ją do wartości netto. Dlatego planując własne wydatki, zawsze patrz na netto, bo to jest kwota, którą naprawdę możesz wydać. Jednocześnie warto pamiętać, że koszt pracodawcy jest zawsze wyższy niż kwota brutto. Oprócz wynagrodzenia brutto firma musi dokładać własne składki i opłaty, które nie są potrącane z pensji brutto pracownika, a stanowią dodatkowy koszt zatrudnienia pracownika.

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowie o pracę

Planując zatrudnienie pracownika na umowę o pracę, warto pamiętać, że koszt firmy nie ogranicza się tylko do ustalonej pensji brutto. Do tego dochodzą obowiązkowe składki i opłaty, które pracodawca musi odprowadzić do ZUS i innych funduszy. Zrozumienie całkowitego kosztu zatrudnienia jest bardzo istotne – nie tylko dla właścicieli firm, którzy planują budżet, ale też dla osób negocjujących wynagrodzenie, bo pokazuje, ile faktycznie kosztuje zatrudnienie pracownika w Polsce.

Omówimy teraz wszystkie elementy, które składają się na całkowity koszt zatrudnienia pracownika na etacie.

Wynagrodzenie brutto

Wynagrodzenie brutto to punkt wyjścia do obliczenia zarówno wypłaty dla pracownika, jak i kosztów po stronie pracodawcy. Od tej kwoty liczy się wszystkie obowiązkowe składki i podatki: część z nich jest potrącana z wynagrodzenia pracownika, a część dopłaca pracodawca z własnych środków. W praktyce oznacza to, że brutto „dzieli się” na dwie strony: z jednej powstaje wynagrodzenie netto, czyli realna wypłata pracownika, a z drugiej – powstają koszty, które musi pokryć pracodawca, aby legalnie zatrudnić pracownika.

Składki ZUS finansowane przez pracodawcę

Składki, które opłaca pracodawca, są doliczane ponad kwotę brutto, więc bezpośrednio powiększają koszt zatrudnienia. To one tłumaczą, dlaczego całkowity koszt pracownika może być o kilkanaście procent wyższy niż jego wynagrodzenie brutto. Są to składki emerytalne, rentowe i wypadkowe, których zadaniem jest zabezpieczenie pracownika na przyszłość. Pracownik nie widzi tych kwot ani na pasku płacowym, ani w wynagrodzeniu netto – są to pieniądze, które firma musi zapłacić dodatkowo, aby zapewnić pracownikowi ustawowe świadczenia. Wysokość składki wypadkowej zależy od ryzyka branży, dlatego w jednych firmach koszty zatrudnienia rosną bardziej, a w innych mniej. Ile wynoszą składki społeczne opłacane przez pracodawcę?

• ubezpieczenie emerytalne: 9,76% wynagrodzenia brutto,

• ubezpieczenie rentowe: 6,50% wynagrodzenia brutto,

• ubezpieczenie wypadkowe: od 0,67% do 3,33% wynagrodzenia brutto (wysokość zależy od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej).

Ważne: W tym zestawieniu brakuje składki zdrowotnej i chorobowej – to dlatego, że są one opłacane w całości przez pracownika, czyli potrącane z wynagrodzenia brutto. Nie stanowią więc odrębnego kosztu pracodawcy.

Fundusze

Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych również zwiększają koszt zatrudnienia, choć pracownik ich nie widzi i nie odczuwa bezpośrednio. Są naliczane procentowo od wynagrodzenia brutto i opłacane wyłącznie przez pracodawcę. Fundusz Pracy jest wykorzystywany m.in. do finansowania zasiłków dla bezrobotnych czy dopłat do szkoleń, natomiast FGŚP chroni wypłaty pracowników w sytuacji, gdy pracodawca staje się niewypłacalny. Choć pracownik nie korzysta z nich na co dzień, mają znaczenie systemowe – i właśnie dlatego są obowiązkowe oraz podnoszą łączny koszt zatrudnienia. Ile wynosi koszt tych funduszy?

• Fundusz Pracy (1%) i Fundusz Solidarnościowy (1,45%): w sumie 2,45% wynagrodzenia brutto,

• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: 0,1% wynagrodzenia brutto.

Pracownicze Plany Kapitałowe

Jeśli pracownik nie zrezygnował z PPK, pracodawca dopłaca do jego konta emerytalnego minimum 1,5% wynagrodzenia brutto. W praktyce oznacza to kolejne zwiększenie realnego kosztu zatrudnienia. Co ważne, ta dopłata nie obniża pensji pracownika – jest w pełni finansowana przez firmę. Z perspektywy pracodawcy stanowi to dodatkowy koszt, który trzeba uwzględnić przy kalkulowaniu budżetu wynagrodzeń. Z kolei dla pracownika PPK to forma długoterminowego oszczędzania, w którą część środków dokłada za niego pracodawca, a część płaci on sam.

Inne koszty pracodawcy

Poza składkami i funduszami pracodawca ponosi również koszty związane z organizacją stanowiska pracy i obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa. Do tej kategorii należą m.in. badania lekarskie, szkolenia BHP czy zapewnienie odpowiednich warunków i wyposażenia miejsca pracy. Są to wydatki, które mogą wydawać się niewielkie pojedynczo, ale w skali całej firmy – lub przy dużej rotacji pracowników – mogą stanowić zauważalną część kosztów zatrudnienia. To również koszty, których pracownik zwykle nie dostrzega, jednak muszą zostać pokryte, aby zatrudnienie było bezpieczne i zgodne z prawem.

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika w 2026 roku

W 2026 roku minimalne wynagrodzenie zasadnicze pracownika wzrosło do 4 806 zł. Jaki będzie całkowity koszt zatrudnienia pracownika w 2026 roku, który zarabia minimalną krajową?

• wynagrodzenie brutto: 4 806 zł

• ubezpieczenie emerytalne: 9,76% z 4 806 zł = 469,07 zł

• ubezpieczenie rentowe: 6,50% z 4 806 zł = 312,39 zł

• ubezpieczenie wypadkowe: 1,67%* z 4 806 zł = 80,26 zł

• Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Pracy: 2,45% z 4 806 zł = 117,75 zł

• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP): 0,1% z 4 806 zł = 4,81 zł

*Przyjęliśmy standardową stawkę dla płatników składek, którzy zgłaszają nie więcej niż 9 ubezpieczonych – należy jednak pamiętać, że składka wypadkowa może się różnić w zależności od branży i liczby zatrudnianych pracowników.

W przypadku minimalnego wynagrodzenia całkowity koszt zatrudnienia pracownika w 2026 roku będzie więc wynosił 5 790,28 zł miesięcznie, nie wliczając w to nieobowiązkowych Pracowniczych Planów Kapitałowych oraz innych kosztów związanych z zatrudnieniem pracownika (np. szkoleń, wyposażenia stanowiska pracy).

Ile procentowo wynoszą koszty pracodawcy?

Koszty ponoszone przez pracodawcę to nie tylko wypłacana pensja, ale również obowiązkowe składki i fundusze, które podnoszą całkowitą kwotę zatrudnienia. Łącznie same składki finansowane przez pracodawcę stanowią zwykle od 19,48% do 22,14% wynagrodzenia brutto, w zależności głównie od wysokości składki wypadkowej. Do tego dochodzą koszty pośrednie, takie jak badania lekarskie, szkolenia czy wyposażenie stanowiska pracy, które mogą dodatkowo zwiększyć wydatki firmy. Dlatego całkowity koszt zatrudnienia pracownika często jest wyższy od jego wynagrodzenia brutto nawet o 20-30%, a w niektórych branżach – jeszcze więcej.

Koszty pracodawcy i pracownika – porównanie

Poniższa tabela przedstawia podział składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i inne fundusze między pracownikiem a pracodawcą, wyrażony w procentach od podstawy wymiaru (czyli najczęściej wynagrodzenia brutto).

Składka	Pracownik (%)	Pracodawca (%)	Razem (%)
Emerytalna	9,76	9,76	19,52
Rentowa	1,50	6,50	8,00
Chorobowa	2,45	0	2,45
Wypadkowa	0	1,67*	1,67
Zdrowotna	9,00**	0	9,00
Fundusz Pracy (FP) + Fundusz Solidarnościowy (FS)	0	2,45	2,45
Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP)	0	0,10	0,10

*Podaliśmy średnią stawkę składki wypadkowej, ale należy pamiętać, że jest ona zależna od klasy ryzyka zawodu i może wynosić od 0,67% do 3,33%.

**Obliczana od podstawy po odliczeniu składek społecznych pracownika.

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowę zlecenie

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowę zlecenie zależy od kilku czynników, w tym od statusu zatrudnienia zleceniobiorcy oraz ewentualnych innych umów, które może on posiadać.

Umowa zlecenie jako jedyny tytuł do ubezpieczeń społecznych

W przypadku, gdy zleceniobiorca nie ma innych tytułów do ubezpieczeń społecznych, koszty zleceniobiorcy będą wyglądały podobnie, co w przypadku zatrudnienia pracownika na umowę o pracę:

• wynagrodzenie brutto pracownika – w 2026 roku minimalna stawka godzinowa wynosi 31,40 zł brutto,

• ubezpieczenie emerytalne: 9,76% wynagrodzenia brutto,

• ubezpieczenie rentowe: 6,50% wynagrodzenia brutto,

• ubezpieczenie wypadkowe: od 0,67% do 3,33% wynagrodzenia brutto,

• Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Pracy: 2,45% wynagrodzenia brutto,

• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP): 0,1% wynagrodzenia brutto.

Ważne: Należy pamiętać, że składka zdrowotna jest opłacana w całości przez zleceniobiorcę, podobnie jak składka chorobowa, która w przypadku umowy zlecenie jest dobrowolna.

Kilka umów zlecenie

Jeśli zleceniobiorca ma zawartych kilka umów zlecenie, to obowiązkowe ubezpieczenia społeczne muszą być odprowadzane tylko z jednej z nich – tej zawartej najwcześniej lub wybranej przez zleceniobiorcę, ale tylko pod warunkiem, że z tytułu tej umowy zleceniobiorca otrzymuje wynagrodzenie nie niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę w danym roku.

Z pozostałych umów odprowadzane są tylko obowiązkowe składki zdrowotne, które zawsze opłaca zleceniobiorca, tak więc całkowitym kosztem pracodawcy w przypadku tych pozostałych umów będzie w zasadzie tylko wynagrodzenie brutto.

Umowa zlecenie ze studentem

Pracodawca, który zawiera umowę zlecenie ze studentem, który nie ukończył 26 lat, nie odprowadza za niego składek na ubezpieczenia społeczne. Kosztem dla pracodawcy będzie więc w tym przypadku tylko wynagrodzenie pracownika brutto. Co więcej, studenci są objęci ubezpieczeniem zdrowotnym przez rodzinę lub uczelnię, w związku z czym nie muszą jej opłacać z tytułu umowy zlecenie. Wysokość wynagrodzenia brutto jest wtedy taka sama jak netto.

Umowa zlecenie z emerytem lub rencistą

Pracodawca, który zawiera umowę zlecenie z emerytem lub rencistą, musi opłacać składki na ubezpieczenia społeczne: emerytalne, rentowe i wypadkowe. Z pensji brutto pracownika opłacana jest także składka zdrowotna; ubezpieczenie chorobowe jest w przypadku umowy zlecenia dobrowolne. Natomiast gdy zleceniobiorca skończył 55 lat w przypadku kobiet lub 60 lat w przypadku mężczyzn, to zleceniodawca jest zwolniony z opłacania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Umowa zlecenie z pracownikiem

Gdy umowa zlecenie została zawarta z pracownikiem zatrudnionym na umowę o pracę, koszt ponoszony przez zleceniodawcę zależy od tego, czy pracodawcą i zleceniodawcą jest ten sam płatnik składek. W przypadku podpisania umowy zlecenie z własnym pracownikiem należy obowiązkowo opłacić wszystkie składki ZUS. Natomiast gdy umowa zlecenie jest podpisana z pracownikiem zatrudnionym na umowę o pracę w innej firmie, zleceniodawca nie musi już opłacać tych składek (z wyjątkiem składki zdrowotnej, która, jak pamiętamy, jest finansowana przez zleceniobiorcę).

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowę o dzieło

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowę o dzieło składa się głównie z wynagrodzenia brutto, ponieważ umowy o dzieło nie są oskładkowane.

Zamawiający odprowadza zryczałtowany podatek dochodowy od wynagrodzenia brutto. Stawka podatku wynosi zwykle 12% lub 32% w zależności od dochodu. Koszty uzyskania przychodu w przypadku umowy o dzieło zazwyczaj wynoszą 20% wynagrodzenia brutto, ale w przypadku przeniesienia praw autorskich mogą wynosić 50%.

Pozostałe koszty związane z zatrudnieniem pracownika

Zatrudnienie pracownika może wiązać się także z innymi kosztami. Na pośrednie koszty zatrudnienia składają się, chociażby:

• Badania lekarskie: Pracodawca pokrywa koszty badań wstępnych, okresowych i kontrolnych, które są niezbędne do potwierdzenia zdolności pracownika do wykonywania pracy na danym stanowisku.

• Szkolenia BHP: Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikom szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.

• Stanowisko pracy: Pracodawca musi zapewnić odpowiednie warunki pracy, co może obejmować koszty wyposażenia stanowiska pracy w niezbędne urządzenia i materiały, a także zapewnienie pracownikowi środków ochrony indywidualnej.

• Przeszkolenie pracownika: Oprócz szkoleń BHP, pracodawca może pokrywać koszty innych szkoleń niezbędnych do efektywnego wykonywania obowiązków służbowych.

Nie należy także zapominać o kosztach szukania nowych pracowników, rekrutacji i onboardingu.

Dodatkowe koszty pracodawcy związane z pracą zdalną

W przypadku zatrudniania pracowników zdalnych pracodawca ponosi dodatkowe koszty, niezbędne do wykonywania pracy poza biurem:

• Koszty energii elektrycznej: Pracodawca musi pokryć koszty energii elektrycznej zużywanej do celów pracy zdalnej. Szacuje się, że koszt ten wynosi około 30-35 groszy za godzinę pracy, co daje około 50-60 zł miesięcznie.

• Usługi telekomunikacyjne: Pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów usług telekomunikacyjnych, takich jak internet, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

• Sprzęt i serwis: Pracodawca może zapewnić pracownikowi sprzęt niezbędny do pracy zdalnej lub wypłacać ekwiwalent za korzystanie z własnego sprzętu. Dodatkowo musi pokryć koszty instalacji, serwisu i konserwacji urządzeń.

Wiele firm decyduje się na wypłatę ryczałtu, który jest stałą kwotą pokrywającą przewidywane koszty pracy zdalnej. Jego wysokość jest uzgadniana między pracodawcą a pracownikiem.

Krótko o kosztach pracownika

Jak już wspomnieliśmy wcześniej, część składek ZUS opłaca pracodawca, a część pracownik ze swojego wynagrodzenia brutto. Koszty ponoszone przez pracownika związane z zatrudnieniem na umowę o pracę obejmują składki na ubezpieczenia społeczne, składkę zdrowotną oraz podatek dochodowy.

Składki ZUS

Jeśli chodzi o składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, to pracownik opłaca następujące kwoty:

• składka emerytalna: 9,76% podstawy wymiaru składek,

• składka rentowa: 1,50% podstawy wymiaru składek,

• składka chorobowa: 2,45% podstawy wymiaru składek,

• składka zdrowotna: 9% podstawy wymiaru składek, ale obliczana po potrąceniu składek społecznych.

Podatek dochodowy

Zaliczka na podatek dochodowy jest potrącana przez pracodawcę z wynagrodzenia brutto pracownika i przekazywana do urzędu skarbowego. Oznacza to, że pracownik otrzymuje wynagrodzenie netto, czyli pomniejszone o podatek dochodowy.

W 2026 roku progi podatkowe pozostają bez zmian:

• 12% dla dochodów do 120 000 zł rocznie,

• 32% dla dochodów powyżej 120 000 zł rocznie (naliczane od nadwyżki).

Kwota wolna od podatku w 2026 roku wynosi 30 000 zł. Oznacza to, że osoby o dochodach nieprzekraczających tej kwoty nie płacą podatku dochodowego.

Koszty pracodawcy – podsumowanie

Koszty pracodawcy to suma wydatków związanych z zatrudnieniem pracownika, obejmująca wynagrodzenie brutto oraz obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne i inne fundusze, które musi odprowadzić pracodawca. Dodatkowo mogą je zwiększać koszty związane ze świadczeniami, szkoleniami czy obowiązkowymi badaniami lekarskimi. Wszystkie te elementy wpływają na ostateczną kwotę, jaką pracodawca ponosi w związku z zatrudnieniem pracownika.

Często zadawane pytania

Ile kosztuje pracodawcę pracownik zarabiający 7000 brutto?

Dla wynagrodzenia 7 000 zł brutto w 2026 r. koszt pracodawcy wynosi około 8 434 zł miesięcznie. Obejmuje to pensję brutto plus składki ZUS po stronie pracodawcy (emerytalna 9,76%, rentowa 6,50%, wypadkowa ok. 1,67%, FP+FS 2,45%, FGŚP 0,10%). Dokładna kwota zależy od stawki wypadkowej.

Jaki jest koszt pracodawcy przy 10000 brutto?

Przy wynagrodzeniu 10 000 zł brutto koszt pracodawcy osiąga około 12 048 zł miesięcznie w 2026 r. Dodatkowe obciążenie to składki ZUS finansowane przez pracodawcę, które wynoszą łącznie ok. 20-22% brutto. Indywidualna stawka wypadkowa wpływa na dokładną wysokość całkowitego kosztu wynagrodzenia pracownika.

Ile kosztuje pracodawcę pracownik na najniższej krajowej 2026?

W 2026 r. wynagrodzenie minimalne w Polsce wynosi 4806 zł brutto, a koszt pracodawcy szacuje się na około 5 800 zł miesięcznie. Stawka wypadkowa może nieznacznie wpłynąć na ostateczną sumę.

Kto płaci składkę chorobową?

Składkę chorobową w wysokości 2,45% opłaca pracownik – potrąca się ją z jego wynagrodzenia brutto. Pracodawca nie ponosi tego kosztu, lecz jedynie odprowadza składkę do ZUS. Przy zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę składka chorobowa jest obowiązkowa, a w przypadku zatrudnienia na podstawie umowy cywilnoprawnej i przy prowadzeniu działalności gospodarczej – dobrowolna.

Czym jest podstawa wymiaru składek ZUS?

Podstawa wymiaru składek ZUS to kwota, od której oblicza się wysokość składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) oraz zdrowotne. Dla pracowników etatowych jest to zazwyczaj wynagrodzenie brutto z umowy o pracę, na które składa się wynagrodzenie zasadnicze oraz inne składniki wynagrodzenia, np. dodatki i premie regulaminowe.