KSeF – o co chodzi z Krajowym Systemem e-Faktur i od kiedy jest obowiązkowy?

Era faktur papierowych powoli mija. Nadchodzą zmiany, które mają uporządkować rozliczenia i umożliwić urzędowi skarbowemu łatwy dostęp oraz kontrolę transakcji. Od teraz przedsiębiorcy będą musieli zmierzyć się z obowiązkiem przechowywania faktur na specjalnie przeznaczonej do tego platformie elektronicznego fakturowania. Jak odnaleźć się w systemie e-faktur KSeF? Od kiedy jego używanie stanie się obowiązkowe? O tym poniżej.

Czym jest KSeF i po co w ogóle powstał?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowa platforma teleinformatyczna służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w ustrukturyzowanej formie elektronicznej. System działa centralnie – faktura nie trafia bezpośrednio od sprzedawcy do odbiorcy, ale przechodzi przez KSeF, który nadaje jej numer identyfikacyjny i potwierdza datę wystawienia.

Warto wiedzieć, że KSeF został uruchomiony 1 stycznia 2022 roku jako rozwiązanie dobrowolne. Na tym etapie miał przede wszystkim zachęcić firmy do przechodzenia na e-fakturowanie i przetestować nowy model obiegu dokumentów w praktyce. Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się korzystać z systemu faktur elektronicznych wcześniej, mogli liczyć na krótszy termin zwrotu VAT oraz uproszczenie archiwizacji dokumentów.

Głównym celem wprowadzenia KSeF była digitalizacja obiegu faktur oraz uszczelnienie systemu podatkowego, zwłaszcza w zakresie VAT. Centralny system umożliwia administracji skarbowej szybszy dostęp do danych, ogranicza ryzyko fikcyjnych faktur i automatyzuje część kontroli, które wcześniej wymagały ręcznej analizy dokumentów.

Obecnie ten pierwotny cel został rozszerzony. KSeF przestaje być jedynie narzędziem dla chętnych i staje się obowiązkowym standardem fakturowania w Polsce. Od 2026 roku system obejmie kolejne grupy przedsiębiorców, a wystawianie faktur poza KSeF w relacjach B2B przestanie być dopuszczalne. Oznacza to nie tylko zmianę techniczną, ale też nowy sposób myślenia o fakturze, teraz jako dokumencie, który istnieje prawnie dopiero wtedy, gdy zostanie przyjęty przez system.

Jak działa Krajowy System e-Faktur?

W modelu KSeF faktura nie jest już dokumentem, który przedsiębiorca wysyła bezpośrednio do kontrahenta e-mailem lub w formie papierowej. Najważniejszym punktem całego procesu staje się Krajowy System e-Faktur, przez który faktura musi przejść, aby została uznana za wystawioną.

Proces wygląda następująco:

• przedsiębiorca wystawia fakturę w swoim systemie księgowym lub finansowym albo w bezpłatnej aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów,

• faktura ma postać ustrukturyzowaną (zgodną ze wzorem XML określonym przez przepisy),

• dokument jest przesyłany do KSeF,

• system weryfikuje poprawność techniczną faktury i nadaje jej unikalny numer identyfikacyjny,

• z chwilą przyjęcia faktury przez KSeF uznaje się ją za wystawioną,

• odbiorca uzyskuje do niej dostęp bezpośrednio w systemie.

Oznacza to, że moment wystawienia faktury jest powiązany z jej przyjęciem przez KSeF, a nie z zapisaniem pliku w systemie firmy czy wysłaniem e-maila do klienta. To system państwowy potwierdza datę i czas wystawienia dokumentu.

Dostęp do faktur odbywa się poprzez KSeF – zarówno dla wystawcy, jak i dla odbiorcy. Przedsiębiorcy mogą:

• przeglądać wystawione i otrzymane faktury,

• pobierać je do swoich systemów,

• przechowywać je w KSeF bez konieczności prowadzenia własnego archiwum.

Ważne jest również to, że KSeF nie narzuca jednego sposobu pracy. Firmy mogą korzystać z:

• integracji swoich systemów księgowych lub ERP z KSeF,

• zewnętrznych programów finansowo-księgowych,

• bezpłatnej aplikacji KSeF udostępnionej przez administrację skarbową.

Dzięki temu system może być dopasowany zarówno do dużych organizacji z rozbudowanymi procesami, jak i do mniejszych firm czy jednoosobowych działalności gospodarczych.

Czy zatem trzeba uczyć się od nowa, jak wystawiać faktury? Z perspektywy przedsiębiorcy KSeF zmienia więc przede wszystkim sposób obiegu faktur, a nie samą ich treść. Dane na fakturze pozostają podobne, ale droga, jaką dokument przechodzi, jest inna, scentralizowana i kontrolowana przez system państwowy.

KSeF 2026 – od kiedy system staje się obowiązkowy?

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF zostało rozłożone w czasie. Zamiast jednego terminu dla wszystkich przedsiębiorców, ustawodawca zdecydował się na etapowe objęcie kolejnych grup podatników, uwzględniając skalę działalności i możliwości organizacyjne firm. Od 2026 roku KSeF przestaje być rozwiązaniem dobrowolnym i staje się obowiązkowym standardem fakturowania w Polsce. Najważniejsze daty wyglądają następująco.

Od 1 lutego 2026 r. – obowiązkowy KSeF dla największych firm

Od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmuje największych podatników VAT, czyli przedsiębiorców, którzy przekroczyli ustawowy próg sprzedaży w poprzednim roku podatkowym (sprzedaż powyżej 200 mln zł). Dla tej grupy faktury w obrocie B2B muszą być wystawiane wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Warto zaznaczyć, że odbieranie faktur za pośrednictwem KSeF na tym stadium zmian jest już obowiązkowe dla wszystkich. To etap, który w pierwszej kolejności objął duże organizacje, zazwyczaj posiadające rozwinięte systemy finansowo-księgowe oraz doświadczenie w cyfrowym obiegu dokumentów.

Od 1 kwietnia 2026 r. – KSeF dla pozostałych podatników VAT

Kolejna data to 1 kwietnia 2026 roku, kiedy obowiązek korzystania z KSeF został rozszerzony na pozostałych podatników VAT. Od tego momentu faktury wystawiane w relacjach B2B co do zasady muszą być wystawiane w KSeF.

Dla wielu małych i średnich firm oznacza to realną zmianę w codziennej pracy, w szczególności konieczność:

• dostosowania systemów księgowych lub wyboru odpowiedniego narzędzia,

• nadania uprawnień do korzystania z KSeF,

• uporządkowania procesu wystawiania i odbioru faktur.

Od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek KSeF dla mikroprzedsiębiorców

Najdłuższy okres przejściowy przewidziano dla mikroprzedsiębiorców. Dla tej grupy obowiązek korzystania z KSeF zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku.

Dodatkowy czas ma umożliwić najmniejszym firmom przygotowanie się do zmiany bez konieczności ponoszenia natychmiastowych kosztów wdrożenia. W praktyce jednak również mikroprzedsiębiorcy powinni wcześniej zapoznać się z zasadami działania KSeF i wybrać sposób korzystania z systemu, aby uniknąć problemów w momencie wejścia obowiązku w życie. Stopniowe wprowadzenie KSeF ma ograniczyć ryzyko dezorganizacji, ale niezależnie od skali działalności każdy przedsiębiorca będzie musiał dostosować się do nowego modelu fakturowania.

💡 Przeczytaj też: Jakie są progi podatkowe w Polsce? Co się dzieje po przekroczeniu drugiego progu podatkowego?

Kogo dotyczy obowiązek korzystania z systemu KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy przedsiębiorców wystawiających faktury w ramach działalności gospodarczej, zgodnie z harmonogramem wprowadzonym w 2026 roku. Podstawowym kryterium nie jest forma prawna firmy, lecz status podatnika oraz rodzaj transakcji.

Co do zasady KSeF obejmuje fakturowanie w obrocie B2B, czyli pomiędzy przedsiębiorcami (w przypadku B2C jest dobrowolne). Oznacza to, że jeśli firma wystawia faktury innym podmiotom gospodarczym, musi robić to za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur od momentu objęcia jej obowiązkiem.

Z systemu KSeF muszą korzystać:

• podatnicy VAT czynni,

• podatnicy VAT zwolnieni (podmiotowo lub przedmiotowo),

• jednoosobowe działalności gospodarcze,

• spółki prawa handlowego i cywilne,

• fundacje i stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą,

• inne podmioty zobowiązane do wystawiania faktur zgodnie z przepisami.

Obowiązek nie jest uzależniony od wielkości firmy ani liczby wystawianych faktur, lecz od momentu objęcia danej grupy podatników KSeF-em. W związku z tym, zarówno duże organizacje, jak i małe firmy czy mikroprzedsiębiorcy zostaną objęci systemem, chociaż w różnych terminach.

Warto również podkreślić, że KSeF dotyczy wystawiania faktur, a nie samego prowadzenia działalności. Jeśli przedsiębiorca nie wystawia faktur, obowiązek korzystania z systemu w praktyce go nie obejmie. Jeżeli jednak faktury są wystawiane, muszą być zgodne z zasadami KSeF.

Kogo nie dotyczy KSeF i nie musi korzystać z platformy?

Mimo że KSeF docelowo obejmuje większość przedsiębiorców, obowiązek korzystania z systemu nie jest całkowicie powszechny. Przepisy przewidują sytuacje i grupy podmiotów, które nie muszą wystawiać faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

KSeF nie dotyczy w szczególności:

• konsumentów (B2C) – osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej nie korzystają z KSeF i nie mają dostępu do systemu; w relacjach z konsumentami obowiązek e-fakturowania nie ma zastosowania,

• transakcji, które nie podlegają obowiązkowi fakturowania – jeśli przedsiębiorca zgodnie z przepisami nie ma obowiązku wystawić faktury, KSeF również nie znajduje zastosowania (ale jeśli odbiera faktury to wciąż musi mieć dostęp do systemu),

• niektórych rodzajów faktur i dokumentów – przepisy wyłączają z KSeF określone dokumenty rozliczeniowe lub sytuacje szczególne wskazane w ustawie i aktach wykonawczych,

• podmiotów zagranicznych, które nie posiadają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności i nie są zobowiązane do wystawiania polskich faktur VAT.

Warto też pamiętać, że KSeF dotyczy wyłącznie faktur ustrukturyzowanych, a nie innych dokumentów księgowych, takich jak rachunki, noty księgowe czy paragony fiskalne. Te dokumenty funkcjonują nadal na dotychczasowych zasadach.

Wyłączenia z KSeF nie oznaczają jednak pełnej dowolności. Przedsiębiorcy powinni każdorazowo upewnić się, czy dana transakcja faktycznie podlega zwolnieniu, ponieważ w wielu przypadkach granica pomiędzy obowiązkiem a wyłączeniem wynika z konkretnego rodzaju sprzedaży lub statusu kontrahenta.

Podstawa prawna – ustawa o KSeF w skrócie

Zasady funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur są uregulowane w kilku aktach prawnych, które były wprowadzane i nowelizowane etapami. Przepisy dotyczące KSeF można wyraźnie podzielić na dwa obszary: regulacje związane z systemem dobrowolnym oraz regulacje wprowadzające obowiązkowe e-fakturowanie.

KSeF fakultatywny – przepisy obowiązujące od 2022 r.

KSeF został wprowadzony jako rozwiązanie dobrowolne od 1 stycznia 2022 roku. Na tym etapie podatnicy mogli, ale nie musieli, korzystać z faktur ustrukturyzowanych.

Podstawę prawną dla fakultatywnego KSeF stanowią:

• ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076),

• rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 2481), wraz z późniejszymi zmianami (Dz. U. z 2022 r. poz. 2667 oraz Dz. U. z 2023 r. poz. 1760).

Na tym etapie KSeF pełnił funkcję rozwiązania testowego i zachęcającego, a korzystanie z niego było decyzją przedsiębiorcy.

KSeF obowiązkowy – przepisy wprowadzające e-fakturowanie od 2026 r.

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF wymagało uzyskania zgody Unii Europejskiej, ponieważ oznacza odstępstwo od standardowych zasad fakturowania określonych w dyrektywie VAT. Podstawą prawną jest decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r., upoważniająca Polskę do wprowadzenia obowiązkowego e-fakturowania.

Pierwotnie obowiązkowy KSeF miał wejść w życie:

• od 1 lipca 2024 r. dla podatników VAT,

• od 1 stycznia 2025 r. dla podatników zwolnionych z VAT.

Terminy te zostały jednak zmienione w wyniku audytu systemu i konsultacji z przedsiębiorcami.

Akty prawne regulujące obecny harmonogram wdrożenia KSeF to:

• ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598),

• ustawa z dnia 9 maja 2024 r. zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), która przesunęła termin obowiązkowego KSeF na 1 lutego 2026 r. i wprowadziła dodatkowe odroczenia,

• ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2025 r. poz. 1203), która wprowadziła dwustopniowe wdrażanie obowiązku: od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców o sprzedaży powyżej 200 mln zł, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Te przepisy regulują nie tylko sam obowiązek korzystania z KSeF, ale również liczne uproszczenia, wyjątki i okresy przejściowe, które mają zastosowanie w pierwszych latach funkcjonowania systemu w wersji obligatoryjnej.

Jak zalogować się do KSeF i korzystać z systemu?

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwy wyłącznie po uwierzytelnieniu użytkownika. KSeF nie działa anonimowo. Każda czynność w systemie jest przypisana do konkretnego podmiotu i osoby posiadającej odpowiednie uprawnienia. Z systemu można korzystać na kilka sposobów, w zależności od skali działalności i przyjętego modelu pracy.

Logowanie do KSeF – dostęp i uprawnienia

Podstawą korzystania z KSeF jest nadanie uprawnień. Pierwsze uprawnienia przysługują osobom uprawnionym do reprezentowania podmiotu (np. właścicielowi jednoosobowej działalności gospodarczej lub członkowi zarządu spółki) na podstawie danych rejestrowych. Kolejne osoby, takie jak księgowa, biuro rachunkowe czy pracownik działu finansów, muszą zostać upoważnione w systemie.

Dostęp do KSeF możliwy jest przy użyciu:

• profilu zaufanego,

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,

• pieczęci elektronicznej (w przypadku podmiotów),

• tokena KSeF, wykorzystywanego m.in. przy integracjach systemowych i współpracy z biurami rachunkowymi.

Uprawnienia można nadawać i ograniczać, co pozwala określić, kto:

• wystawia faktury,

• odbiera faktury,

• ma dostęp wyłącznie do podglądu dokumentów,

• zarządza innymi użytkownikami.

Dzięki temu przedsiębiorca zachowuje kontrolę nad tym, kto i w jakim zakresie korzysta z systemu.

Sposoby korzystania z KSeF w praktyce

KSeF nie narzuca jednego narzędzia do pracy. Przedsiębiorcy mogą wybrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do swoich potrzeb:

• bezpłatna aplikacja KSeF udostępniona przez Ministerstwo Finansów – ozwiązanie podstawowe, przeznaczone do wystawiania i odbioru faktur, wystarczające dla mniejszych firm i jednoosobowych działalności gospodarczych,

• programy księgowe i finansowe zintegrowane z KSeF – najczęściej wybierane przez firmy, które już korzystają z systemów księgowych lub ERP,

• integracja systemowa przez API – rozwiązanie dla większych organizacji z własnymi systemami i automatyzacją procesów.

Niezależnie od wybranej formy, zasada działania jest taka sama: faktura musi zostać przesłana do KSeF i przyjęta przez system, aby była uznana za wystawioną.

Odbiór i przechowywanie faktur

Faktury wystawione i otrzymane za pośrednictwem KSeF są przechowywane w systemie przez okres określony w przepisach (10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione). Ogranicza to konieczność prowadzenia własnych archiwów faktur w formie papierowej lub elektronicznej. Dostęp do dokumentów jest możliwy w każdym momencie, zgodnie z posiadanymi uprawnieniami.

Dla wielu firm oznacza to uproszczenie obiegu dokumentów, ale jednocześnie wymaga świadomego zarządzania dostępami i procesami, zwłaszcza przy współpracy z biurem rachunkowym lub większym zespołem.

Co zmienia KSeF dla przedsiębiorców i księgowości?

Wprowadzenie KSeF nie zmienia samej istoty faktury, ale istotnie zmienia sposób jej wystawiania, obiegu i rozliczania. Dla przedsiębiorców i księgowości oznacza to zarówno uproszczenia, jak i nowe obowiązki organizacyjne.

Jeden, centralny obieg faktur

Faktura przestaje być dokumentem przesyłanym pomiędzy stronami w dowolnej formie. Od momentu objęcia obowiązkiem:

• faktura jest wystawiana i odbierana za pośrednictwem KSeF,

• system potwierdza moment jej wystawienia,

• obie strony mają dostęp do tego samego dokumentu w jednym miejscu.

Zmniejsza to ryzyko zagubienia faktury, sporów o datę wystawienia czy różnic pomiędzy wersjami dokumentu.

Zmiana roli księgowości

Dla działów księgowych i biur rachunkowych KSeF oznacza przesunięcie ciężaru pracy:

• mniej ręcznego wprowadzania danych,

• większy nacisk na poprawność techniczną i procesową,

• konieczność zarządzania uprawnieniami i dostępami do systemu.

Księgowość coraz częściej pełni rolę koordynatora procesów, a nie tylko odbiorcy dokumentów.

Mniej archiwizacji, więcej porządku

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez określony w przepisach czas, co:

• ogranicza obowiązek prowadzenia własnych archiwów,

• ułatwia dostęp do dokumentów historycznych,

• zmniejsza ryzyko utraty danych.

To szczególnie istotne dla firm, które do tej pory przechowywały faktury w wielu systemach lub w formie papierowej.

Nowe obowiązki organizacyjne

KSeF wymaga od przedsiębiorców:

• wyboru sposobu korzystania z systemu,

• dostosowania programów księgowych,

• nadania i kontrolowania uprawnień użytkowników,

• przeszkolenia osób odpowiedzialnych za fakturowanie.

Brak przygotowania może prowadzić do opóźnień w wystawianiu faktur lub problemów z rozliczeniami, zwłaszcza w okresach przejściowych.

Większa transparentność rozliczeń

Centralny system sprawia, że dane o fakturach są dostępne dla administracji skarbowej w czasie rzeczywistym. Z jednej strony oznacza to:

• większą przejrzystość rozliczeń,

• mniejsze pole do błędów i nadużyć.

Z drugiej strony wymaga większej dyscypliny w zakresie poprawności danych i terminowości. Dla przedsiębiorców KSeF to więc nie tylko zmiana techniczna, ale nowy model pracy z fakturami, który wpływa na codzienne procesy, współpracę z księgowością i sposób organizacji finansów firmy.

👉 Znajdź pracę jako księgowy/księgowa teraz!

KSeF – najczęściej zadawane pytania

Czy każda faktura musi być wystawiona w KSeF?

Nie. Obowiązek dotyczy przede wszystkim faktur wystawianych w obrocie B2B przez przedsiębiorców objętych KSeF-em zgodnie z harmonogramem. Faktury dla konsumentów (B2C) mogą być wystawiane w KSeF dobrowolnie.

Czy KSeF dotyczy podatników zwolnionych z VAT?

Tak. KSeF obejmuje zarówno podatników VAT czynnych, jak i zwolnionych z VAT, przy czym moment objęcia obowiązkiem zależy od przepisów przejściowych i terminów wdrożenia.

Czy muszę zmieniać program księgowy, żeby korzystać z KSeF?

Nie zawsze. Wiele programów księgowych i systemów ERP jest już zintegrowanych z KSeF. Alternatywą jest bezpłatna aplikacja Ministerstwa Finansów, z której mogą korzystać mniejsze firmy i jednoosobowe działalności.

Kiedy faktura jest uznana za wystawioną?

Faktura jest uznana za wystawioną w momencie przyjęcia jej przez KSeF i nadania numeru identyfikacyjnego. Samo zapisanie dokumentu w systemie firmy nie jest wystarczające.

Czy trzeba przechowywać faktury poza KSeF?

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez okres określony w przepisach (obecnie 10 lat), co w tym czasie ogranicza konieczność samodzielnej archiwizacji tych dokumentów.

Co w przypadku awarii systemu lub braku internetu?

Przepisy przewidują tryb offline (tzw. offline24), który umożliwia wystawienie faktury poza systemem i przesłanie jej do KSeF w określonym czasie po ustaniu problemów technicznych.

Czy brak wystawienia faktury w KSeF może mieć konsekwencje?

Tak. Wystawienie faktury z pominięciem KSeF, mimo istnienia obowiązku, może skutkować sankcjami. Część kar została czasowo odroczona, ale obowiązek korzystania z systemu pozostaje.

Czy biuro rachunkowe może wystawiać faktury w imieniu przedsiębiorcy?

Tak, pod warunkiem że otrzyma odpowiednie uprawnienia w KSeF. System pozwala precyzyjnie określić zakres dostępu dla księgowych i biur rachunkowych.

Czy KSeF dotyczy jednoosobowych działalności gospodarczych?

Tak. Jednoosobowe działalności również są objęte KSeF, przy czym mikroprzedsiębiorcy mają wydłużony okres przejściowy i obowiązek dla nich zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.

Czy KSeF zmienia dane, które muszą znaleźć się na fakturze?

Zakres danych jest w dużej mierze zgodny z dotychczasowymi zasadami, jednak forma ich przekazania jest ustandaryzowana. Faktura musi spełniać wymogi struktury logicznej KSeF.

Czy wraz z KSeF znikną faktury papierowe?

W obrocie pomiędzy przedsiębiorcami docelowo znikną faktury papierowe jako standardowa forma fakturowania. Po wejściu obowiązku KSeF faktury sprzedaży muszą być wystawiane jako faktury ustrukturyzowane i przesyłane przez system. Przepisy przewidują jednak okresy przejściowe oraz wyjątki, dla tzw. wykluczonych cyfrowo czy w określonych sytuacjach technicznych.

Jak KSeF wpływa na faktury zakupowe i faktury sprzedaży?

KSeF obejmuje zarówno faktury sprzedaży wystawiane przez przedsiębiorcę, jak i faktury zakupowe, które otrzymuje od kontrahentów. W praktyce oznacza to, że dokumenty nie są już przesyłane e-mailem czy w formie papierowej, lecz są dostępne bezpośrednio w systemie. Dla księgowości upraszcza to odbiór faktur zakupowych i porządkowanie faktur sprzedażowych, ponieważ wszystkie dokumenty znajdują się w jednym, centralnym miejscu.

Czym jest faktura ustrukturyzowana i czym różni się od tradycyjnej faktury?

Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiana w określonej strukturze danych, a nie w dowolnej formie graficznej. W KSeF oznacza to fakturę zapisaną w formacie XML, zgodnym ze wzorem narzuconym przez przepisy. Taka faktura nie jest klasycznym plikiem PDF ani dokumentem papierowym – jej treść jest odczytywana przez system informatyczny, który weryfikuje poprawność danych i umożliwia automatyczne przetwarzanie dokumentu. Dzięki temu wystawianie faktur ustrukturyzowanych pozwala na szybszy obieg faktur, mniejszą liczbę błędów oraz lepszą integrację z systemami księgowymi.