Blog

Faktura VAT – czym jest, jak ją wystawić i co musi zawierać?

Redakcja Asistwork.pl

Faktura VAT to jeden z najważniejszych dokumentów w codziennym funkcjonowaniu każdej firmy. To właśnie ona potwierdza sprzedaż, reguluje obowiązki podatkowe i pozwala na odliczenie VAT. Mimo że jej wystawienie wydaje się proste, w praktyce łatwo popełnić błąd, który może skutkować korektami lub problemami z rozliczeniem. W tym artykule wyjaśniamy, co musi zawierać prawidłowa faktura VAT, jakie błędy pojawiają się najczęściej oraz jak długo należy przechowywać dokumenty.

W świetle przepisów obowiązujących w 2026 roku, szczególną uwagę należy zwrócić na obowiązkowe fakturowanie elektroniczne w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz związane z nim nowe obowiązki, takie jak stosowanie kodów QR przy wizualizacji dokumentów. Znajdziesz tu także praktyczny wzór faktury (uwzględniający nowe wymogi), który ułatwi Ci codzienną pracę.

Faktura VAT – co to takiego?

Faktura VAT to podstawowy dokument księgowy potwierdzający dokonanie transakcji sprzedaży towarów lub usług, który zawiera szczegółowe informacje na temat stron transakcji, przedmiotu sprzedaży, kwoty netto i naliczonego podatku VAT. Jest wiążąca zarówno dla sprzedawcy, który musi odprowadzić podatek VAT, jak i dla nabywcy, który zobowiązany jest do zapłaty kwoty wskazanej na fakturze. Faktura VAT jest wystawiana w formie papierowej lub elektronicznej, przy czym standardem w obrocie międzyfirmowym stały się e-faktury ustrukturyzowane (w formacie XML), i stanowi podstawę do rozliczenia podatku VAT oraz potwierdzenie kosztu dla działalności gospodarczej.

Elementy, które powinna zawierać faktura VAT to między innymi: nazwa sprzedawanego towaru lub zakres wykonanej usługi, ilość, cena jednostkowa netto, wartość sprzedaży netto, stawka i kwota podatku VAT oraz kwota należności ogółem. Faktura VAT jest obowiązkowa, gdy druga strona transakcji to firma będąca czynnym podatnikiem VAT. W przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej fakturę wystawia się na żądanie nabywcy.

💡Ważne: Faktura VAT to dokument służący do ewidencjonowania i potwierdzania sprzedaży podlegającej opodatkowaniu VAT, istotny zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy w rozliczeniach podatkowych i księgowych.

Kiedy wystawia się fakturę VAT?

Fakturę VAT wystawia się zawsze, gdy sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT i dokonuje sprzedaży towarów lub usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług (VAT). Faktura musi być wystawiona obowiązkowo w przypadku sprzedaży na rzecz przedsiębiorców (firm) oraz na żądanie konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej).

Obowiązek wystawienia faktury VAT powstaje najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów lub wykonano usługę. W przypadku otrzymania zapłaty przed dostawą lub wykonaniem usługi, fakturę wystawia się najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty.

💡Ważne: Warto pamiętać, że w systemie KSeF, za datę wystawienia e-faktury uznaje się datę jej skutecznego przesłania (wgrania) do platformy Ministerstwa Finansów.

Kto może wystawić fakturę VAT?

Fakturę może wystawić każdy przedsiębiorca. Co ważne, faktury wystawiają nie tylko „czynni vatowcy”, ale także firmy zwolnione z VAT (np. ze względu na profil działalności lub obroty do 200 tys. zł rocznie). Tacy przedsiębiorcy wystawiają fakturę bez VAT (zazwyczaj ze stawką „zw.” lub powołując się na odpowiedni artykuł ustawy). Firmy zwolnione z VAT również będą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Większość przedsiębiorców przeszło na ten system 1 kwietnia 2026 roku, a najmniejsze podmioty (wystawiające faktury do kwoty 10 tys. zł brutto miesięcznie) mają czas na wdrożenie e-faktur do 1 stycznia 2027 roku.

💡Dowiedz się więcej: Jak wystawiać faktury – zasady, terminy i obowiązki przedsiębiorcy

Co powinna zawierać faktura VAT?

Faktura VAT musi zawierać określone elementy, aby była zgodna z przepisami prawa podatkowego. Poniżej znajdziesz listę wszystkich wymaganych oraz powszechnie stosowanych informacji:

  • Dane sprzedawcy: pełna nazwa firmy (lub imię i nazwisko), adres siedziby firmy oraz Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP).

  • Dane nabywcy: pełna nazwa firmy (lub imię i nazwisko), adres oraz NIP nabywcy (jeżeli transakcja jest zawierana z innym przedsiębiorcą).

  • Numer faktury: unikalny numer nadany w ramach jednej lub kilku serii w sposób chronologiczny (np. FV/2026/001). Uwaga: W przypadku faktur ustrukturyzowanych, system KSeF po pomyślnym przyjęciu dokumentu przydzieli mu dodatkowy, urzędowy numer identyfikacyjny (tzw. numer KSeF), który staje się integralnym elementem identyfikującym ten dokument.

  • Kod QR: w 2026 roku jest to obowiązkowy element w przypadku wizualizacji faktury ustrukturyzowanej (np. w postaci pliku PDF lub wydruku papierowego) udostępnianej nabywcy poza systemem KSeF. Kod ten umożliwia nabywcy szybką weryfikację autentyczności dokumentu w bazie państwowej.

  • Data wystawienia: dokładny dzień, miesiąc i rok wystawienia dokumentu.

  • Data sprzedaży lub wykonania usługi: data dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi – należy ją wskazać obowiązkowo tylko wtedy, gdy różni się od daty wystawienia faktury.

  • Nazwa towaru lub usługi: jednoznaczne określenie sprzedawanego towaru lub świadczonej usługi, ich miara oraz ilość (zakres).

  • Cena jednostkowa netto: cena za jednostkę towaru lub usługi bez podatku VAT.

  • Suma wartości sprzedaży netto: wartość obliczona jako ilość pomnożona przez cenę jednostkową netto (z podziałem na poszczególne stawki podatku).

  • Kwoty rabatów: wszelkie opusty, obniżki cen i rabaty, o ile nie zostały one wcześniej uwzględnione w cenie jednostkowej netto.

  • Stawka VAT: stawka podatku obowiązująca dla danej pozycji (np. 23%, 8%, 5%, zwolniony – zw.).

  • Kwota VAT: łączna kwota podatku obliczona od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na poszczególne stawki.

  • Wartość brutto: suma wartości netto i podatku VAT, stanowiąca całkowitą kwotę należności.

  • Informacje dodatkowe (jeśli dotyczy): adnotacje wymagane przy szczególnych procedurach (np. „metoda kasowa”, „VAT marża”, „samofakturowanie”).

  • Termin i sposób płatności (elementy dodatkowe): przepisy prawa podatkowego nie wymagają podawania formy i terminu zapłaty, jednak ze względów biznesowych i dowodowych są one standardem na każdej fakturze.

  • Podpis: polskie przepisy nie wymagają podpisu ani pieczątki ani od sprzedawcy, ani od nabywcy (zarówno na fakturach papierowych, elektronicznych, jak i ustrukturyzowanych w KSeF).

Jaki jest termin wystawienia faktury VAT?

Termin wystawienia faktury VAT jest ściśle określony przepisami ustawy o VAT. Fakturę należy wystawić nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zakończono dostawę towaru lub wykonano usługę. Na przykład, jeśli sprzedaż miała miejsce w czerwcu, fakturę trzeba wystawić najpóźniej do 15 lipca.

W przypadku, gdy otrzymano całość lub część zapłaty przed dokonaniem sprzedaży lub wykonaniem usługi (na przykład zaliczki), fakturę wystawia się najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano tę zapłatę.

Istnieją także wyjątki, jak np. usługi budowlane czy dostawy książek, gdzie terminy mogą być dłuższe (np. do 30 lub 60 dni). Można też wystawić fakturę przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi, ale nie wcześniej niż 60 dni przed tym zdarzeniem lub otrzymaniem zapłaty.

💡Przeczytaj także: Jakie są progi podatkowe w Polsce? Co się dzieje po przekroczeniu drugiego progu podatkowego?

Jakie są rodzaje faktur VAT?

Istnieje wiele rodzajów faktur VAT, które różnią się przeznaczeniem i specyfiką dokumentowania transakcji. Najważniejsze z nich to:

  • Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) – obowiązkowy od 2026 roku format faktury wystawianej i odbieranej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w formacie XML,

  • Faktura VAT (sprzedaży) – podstawowy dokument potwierdzający sprzedaż towarów lub usług między podatnikami VAT,

  • Faktura zaliczkowa – wystawiana przy otrzymaniu zaliczki przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi,

  • Faktura końcowa – dokumentująca ostateczne rozliczenie po wykonaniu dostawy lub usługi,

  • Faktura korygująca – służy do poprawiania błędów w fakturach wcześniej wystawionych, np. zmiany cen, ilości czy stawki VAT,

  • Faktura VAT marża – używana głównie w handlu używanymi towarami, gdzie VAT naliczany jest tylko od marży,

  • Faktura pro forma – dokument o charakterze informacyjnym, nie jest fakturą w rozumieniu prawa podatkowego,

  • Faktura uproszczona – stosowana dla transakcji o niskiej wartości, poniżej określonego limitu,

  • Faktura VAT RR – stosowana przy transakcjach z rolnikami ryczałtowymi.

Ponadto spotyka się także faktury bez VAT, faktury zbiorcze, faktury na osoby fizyczne, faktury imienne czy faktury dotyczące tzw. metody kasowej albo transakcji wewnątrzwspólnotowych. W praktyce rodzaj faktury dobiera się do rodzaju i charakteru transakcji, aby prawidłowo dokumentować operacje zgodnie z przepisami VAT.

Najczęstsze błędy popełniane podczas wystawiania faktur VAT

Wystawianie faktur VAT jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy prowadzącego działalność opodatkowaną. Choć sama procedura może wydawać się prosta, w praktyce łatwo popełnić błędy, które mogą skutkować problemami w rozliczeniach podatkowych lub trudnościami dla kontrahentów w odliczeniu VAT. Poniżej przedstawiono najczęstsze błędy popełniane przy wystawianiu faktur oraz wskazówki, jak ich unikać.

Błędy walidacyjne w KSeF. Od 2026 roku każda faktura B2B musi być zgodna z urzędową strukturą logiczną (schemą). Literówki w formacie pliku lub brak wymaganych pól sprawią, że system KSeF odrzuci dokument. Taka faktura z perspektywy prawa nie została w ogóle wystawiona. Rozwiązanie: korzystanie ze stale aktualizowanego oprogramowania księgowego.

Brak lub błędny NIP. Najczęstszy błąd w fakturach to błędny numer NIP lub jego brak. W efekcie faktura może być nieważna, a nabywca nie będzie mógł odliczyć VAT. Aby tego uniknąć, zawsze warto sprawdzić NIP obu stron przed wystawieniem faktury.

Nieprawidłowa data sprzedaży lub wystawienia. Problem pojawia się, gdy data sprzedaży lub wykonania usługi nie zgadza się z rzeczywistością lub faktura jest wystawiona z opóźnieniem. Skutkuje to błędami w rozliczeniu VAT. Należy wpisywać faktyczną datę sprzedaży oraz datę wystawienia faktury.

Błędna stawka VAT. Często stosuje się błędne poszczególne stawki podatku, np. 23% zamiast 8%. Powoduje to błędne kwoty podatku i konieczność korekty faktury. Aby uniknąć tego problemu, należy zawsze potwierdzić obowiązujące stawki VAT dla danego towaru lub usługi.

Niepełne dane nabywcy lub sprzedawcy. Brak nazwy firmy, adresu lub NIP sprawia, że faktura może być uznana za niekompletną, co utrudnia odliczenie VAT. Najprościej tego uniknąć, podając kompletne dane obu stron przy każdej fakturze.

Błędne wyliczenia kwot netto, VAT lub brutto. Ręczne liczenie kwot często prowadzi do błędów w sumach netto, VAT lub brutto. Skutkuje to problemami w księgowości i płatnościach. Najlepiej używać programu do fakturowania lub dokładnie sprawdzać wszystkie obliczenia.

Brak lub powtarzanie numeracji faktur. Często zdarza się, że faktury nie są numerowane chronologicznie lub numer się powtarza. Może to naruszać przepisy VAT i utrudniać prowadzenie księgowości. Zawsze stosuj unikalną i chronologiczną numerację.

Faktura „z przyszłości”. Błędem jest wystawienie faktury wcześniej niż na 60 dni przed dokonaniem dostawy towaru, wykonaniem usługi lub otrzymaniem zapłaty. Przepisy pozwalają na wystawienie faktury przed sprzedażą, jednak okres ten nie może przekroczyć 60 dni.

Brak informacji o sposobie płatności i terminie. Czasem nie wpisuje się, jak i kiedy ma być dokonana płatność. Skutkuje to utrudnieniem w windykacji należności i problemami księgowymi. Pamiętaj, by zawsze podawać formę płatności i termin zapłaty.

Faktury elektroniczne i papierowe

Faktury mogą być wystawiane w dwóch formach: papierowej oraz elektronicznej.
Faktura papierowa to tradycyjny dokument drukowany na papierze i przekazywany osobiście, pocztą lub kurierem. Faktury papierowe mają takie same skutki prawne i podatkowe jak faktury elektroniczne, jednak wymagają fizycznego przechowywania. W 2026 roku ich rola w transakcjach B2B (między firmami) została zredukowana do minimum – dopuszcza się je głównie w obrocie z konsumentami (B2C) oraz w wyjątkowych sytuacjach kryzysowych (np. podczas awarii całkowitej uniemożliwiającej dostęp do sieci). W przypadku standardowej awarii systemu KSeF przepisy wymagają bowiem generowania faktur elektronicznych w trybie offline, a nie powrotu do formy papierowej.

Faktura elektroniczna jest wystawiana, przesyłana i przechowywana w formie cyfrowej. W obowiązkowym systemie KSeF jedynym, prawnie uznawanym formatem faktury ustrukturyzowanej, jest format XML zgodny z oficjalną strukturą logiczną. Popularne pliki PDF straciły status samodzielnych faktur w obrocie B2B i mogą służyć wyłącznie jako graficzna wizualizacja dokumentu. Faktury elektroniczne w obrocie gospodarczym wymagają zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności.

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to oficjalna platforma stworzona przez Krajową Administrację Skarbową, służąca do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur w formie elektronicznej w ustrukturyzowanym formacie XML, który stał się jedynym prawnie uznawanym formatem.

Od 1 lutego 2026 roku korzystanie z KSeF jest obowiązkowe dla dużych firm o najwyższych przychodach (powyżej 200 mln zł), a od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych czynnych podatników VAT w Polsce, co oznacza, że faktury B2B muszą być wystawiane i rejestrowane właśnie w tym systemie. Do końca 2026 roku z systemu mogą jeszcze nie korzystać najmniejsi przedsiębiorcy (w tym zwolnieni z VAT), których wartość sprzedaży w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto – ta grupa zostanie włączona do KSeF od 1 stycznia 2027 roku.

Faktura uzyskuje moc prawną dopiero po nadaniu przez KSeF unikalnego numeru identyfikującego dokument. KSeF działa jako centralne archiwum i punkt wymiany faktur między przedsiębiorcami, co znacząco ułatwia kontrolę i archiwizację dokumentacji. Po wystawieniu faktury w systemie zostaje ona automatycznie udostępniona odbiorcy. Dodatkową korzyścią jest to, że faktury wystawione w KSeF są automatycznie archiwizowane w systemie przez okres 10 lat.

💡Sprawdź też: KSeF – o co chodzi z Krajowym Systemem e-Faktur i od kiedy jest obowiązkowy?

Kiedy faktura VAT, a kiedy rachunek?

Fakturę VAT wystawia się wtedy, gdy sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT i dokonuje sprzedaży opodatkowanej, najczęściej na rzecz innego przedsiębiorcy. Dokument ten jest niezbędny, gdy nabywca chce odliczyć VAT lub gdy przepisy wymagają potwierdzenia transakcji fakturą. Faktura VAT zawiera szczegółowe dane obu stron, pozycje sprzedaży oraz stawki i kwoty podatku, dlatego pełni kluczową rolę w rozliczeniach podatkowych.

Rachunek wystawia się dziś właściwie tylko przy umowach prywatnych (np. gdy osoba nieprowadząca firmy wykonuje umowę o dzieło czy zlecenie lub sprzedaje majątek osobisty). Jeśli masz firmę, podstawowym i najbezpieczniejszym dokumentem sprzedażowym jest zawsze faktura – nawet wtedy, gdy korzystasz ze zwolnienia z VAT. Choć przepisy dopuszczają w niektórych sytuacjach B2C wystawienie rachunku przez firmę, w praktyce biznesowej stosuje się faktury (ze stawką „zw.”), co ułatwia rozliczenia i przygotowuje firmę na standardy systemu KSeF.

Jak długo trzeba przechowywać faktury VAT?

Podatnicy mają obowiązek przechowywać faktury VAT i inne dokumenty związane z rozliczeniami VAT aż do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, standardowy okres wynosi 5 lat, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przejście na KSeF ułatwia to zadanie – system państwowy archiwizuje ustrukturyzowane e-faktury automatycznie przez 10 lat, co zdejmuje z przedsiębiorców konieczność ich samodzielnego ewidencjonowania w segregatorach na potrzeby ewentualnej kontroli (poza pewnymi wyjątkami). Faktury powinno się przechowywać w podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe. Osobom prywatnym, które otrzymują faktury np. na potrzeby gwarancji, zaleca się przechowywanie ich przez czas trwania gwarancji lub rękojmi, zwykle około 2 lat.

Przechowywać można zarówno faktury papierowe, jak i elektroniczne, jednak należy zadbać o zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności dokumentów przez cały ten okres.

Faktura VAT a rozliczenia podatkowe

Faktura VAT odgrywa kluczową rolę w rozliczeniach podatkowych, ponieważ stanowi podstawowy dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży towarów lub usług oraz określający wysokość podatku należnego. Dla sprzedawcy faktura jest podstawą do wykazania przychodu oraz naliczenia podatku VAT, który musi zostać odprowadzony do urzędu skarbowego. Oznacza to, że każda faktura sprzedażowa wpływa bezpośrednio na wysokość zobowiązania podatkowego przedsiębiorcy.

Dla nabywcy faktura VAT jest natomiast dokumentem umożliwiającym odliczenie podatku naliczonego, o ile zakup jest związany z działalnością gospodarczą. Dzięki temu przedsiębiorca może obniżyć kwotę VAT do zapłaty o podatek wykazany na fakturach zakupu, co jest jednym z najważniejszych mechanizmów systemu VAT. Aby odliczenie było możliwe, faktura musi spełniać wszystkie wymogi formalne oraz dokumentować rzeczywistą transakcję.

Faktury mają również znaczenie w rozliczeniach podatku dochodowego. Kwota netto wynikająca z faktury zakupu może stanowić koszt uzyskania przychodu, o ile zakup został poniesiony w celu prowadzenia lub rozwijania działalności. Natomiast wartość netto z faktury sprzedaży jest dla sprzedawcy przychodem podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Właściwe dokumentowanie i przechowywanie faktur jest więc niezbędne zarówno dla prawidłowego rozliczenia VAT, jak i podatku dochodowego.

Faktura VAT – wzór

FAKTURA VAT nr: ................................................

Numer KSeF nr: ................................................

Data wystawienia: ................................................

Data sprzedaży / wykonania usługi: ................................................

[Miejsce na Kod QR – obowiązkowy przy udostępnianiu poza KSeF]

 

Sprzedawca

Nazwa firmy / Imię i nazwisko: ................................................

Adres: ................................................

NIP: ................................................

Telefon / e-mail (opcjonalnie): ................................................

 

Nabywca

Nazwa firmy / Imię i nazwisko: ................................................

Adres: ................................................

NIP: ................................................

Telefon / e-mail (opcjonalnie): ................................................

 

Opis sprzedaży

Lp.

Nazwa towaru/usługi

Ilość

Jednostka miary

Cena netto

Wartość netto

Stawka VAT

Kwota VAT

Wartość brutto

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Płatność

Sposób płatności: .................................................................................

Termin płatności: .................................................................................

Numer konta bankowego (opcjonalnie): .................................................................................

Uwagi (opcjonalnie): .................................................................................

Najczęściej zadawane pytania (FAQ) – Faktura VAT

Czym dokładnie jest faktura VAT?

Faktura VAT to podstawowy dokument księgowy i podatkowy potwierdzający sprzedaż towarów lub usług. Zawiera szczegółowe dane stron transakcji, przedmiot sprzedaży oraz kwoty netto i VAT. Jest podstawą dla sprzedawcy do zapłaty podatku, a dla nabywcy – do jego odliczenia.

Od kiedy Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest obowiązkowy?

W 2026 roku KSeF staje się obowiązkowy dla firm B2B w dwóch głównych etapach: od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników (o obrotach powyżej 200 mln zł), a od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych czynnych podatników VAT. Najmniejsze firmy (sprzedaż do 10 tys. zł brutto miesięcznie) zostały włączone do obowiązku od 1 stycznia 2027 r.

Do kiedy należy wystawić fakturę VAT?

Fakturę VAT należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę, dostarczono towar lub otrzymano zaliczkę. W przypadku faktur KSeF datą wystawienia jest moment skutecznego wysłania dokumentu do systemu.

Czy na fakturze w 2026 roku musi znajdować się kod QR i numer KSeF?

Tak. Po przyjęciu dokumentu system KSeF nadaje mu unikalny numer urzędowy. Jeśli e-faktura jest przekazywana klientowi w formie wizualizacji (np. plik PDF lub wydruk), musi obowiązkowo zawierać kod QR umożliwiający weryfikację dokumentu w bazie państwowej.

Jak długo trzeba przechowywać faktury VAT?

Standardowy obowiązek przechowywania dokumentów wynosi 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Faktury ustrukturyzowane wystawione w KSeF są automatycznie archiwizowane na platformie Ministerstwa Finansów przez 10 lat.

Czy po wejściu KSeF można jeszcze wystawiać faktury papierowe?

W relacjach między firmami (B2B) faktury papierowe są dopuszczalne wyłącznie w sytuacjach awarii całkowitej (np. braku dostępu do prądu lub internetu) oraz w obrocie z konsumentami (B2C). W przypadku zwykłej awarii systemu KSeF wystawia się faktury elektroniczne w tzw. trybie offline, a nie dokumenty papierowe.

Kiedy zamiast faktury VAT mogę wystawić rachunek?

Rachunek wystawia się dziś głównie przy transakcjach prywatnych – np. gdy osoba nieprowadząca działalności gospodarczej wykonuje umowę o dzieło, zlecenie lub sprzedaje swój prywatny majątek. Jeśli prowadzisz firmę, Twoim podstawowym dokumentem sprzedażowym jest faktura (ze stawką „zw.” w przypadku korzystania ze zwolnienia z VAT). Choć przepisy dopuszczają jeszcze wystawienie rachunku na żądanie konsumenta (w relacjach B2C), to standardem biznesowym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem w dobie wdrożenia KSeF jest wystawianie faktur.