Jak wystawiać faktury – zasady, terminy i obowiązki przedsiębiorcy

Faktura to podstawowy dokument potwierdzający sprzedaż towaru lub usługi. Każdy przedsiębiorca – niezależnie od skali działalności – powinien znać zasady jej wystawiania, terminy i obowiązki podatkowe. W artykule wyjaśniamy, jak się wystawia faktury, kto może je wystawiać, ile czasu jest na wystawienie faktury i co grozi za błędy w tym procesie. To praktyczny przewodnik, który pomoże uniknąć nieporozumień i usprawni rozliczenia z kontrahentami oraz urzędem skarbowym.

Co to jest faktura?

Faktura to dokument potwierdzający dokonanie transakcji sprzedaży towaru lub wykonania usługi. Stanowi podstawę do rozliczenia podatku VAT i podatku dochodowego, a także jest kluczowym dowodem księgowym zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy. Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług (VAT), faktura musi zawierać określone dane – między innymi datę wystawienia, numer dokumentu, dane sprzedawcy i nabywcy, nazwę towaru lub usługi, ilość, cenę, wartość netto i brutto oraz stawkę podatku.

Faktura pełni kilka istotnych funkcji. Po pierwsze, jest dowodem potwierdzającym wykonanie transakcji gospodarczej. Po drugie, umożliwia organom podatkowym kontrolę prawidłowości rozliczeń, a przedsiębiorcom – odliczenie podatku VAT naliczonego. W praktyce faktura to także narzędzie komunikacji między kontrahentami, określające warunki płatności (np. faktura na przelew) i terminy rozliczeń.

Warto podkreślić, że faktury mogą wystawiać nie tylko czynni podatnicy VAT, ale również przedsiębiorcy zwolnieni z tego podatku – wówczas mówimy o fakturze bez VAT. Co więcej, w niektórych przypadkach fakturę może wystawić osoba nieprowadząca działalności gospodarczej, jeśli spełnia określone warunki prawne (np. w ramach tzw. działalności nierejestrowanej).

Faktura jest więc nie tylko formalnym obowiązkiem podatkowym, ale też elementem budującym wiarygodność i przejrzystość w relacjach biznesowych. Poprawne wystawienie faktury stanowi jeden z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy, a błędy w jej sporządzeniu mogą skutkować problemami w rozliczeniach lub sankcjami ze strony urzędu skarbowego.

Jeśli szukasz pracy to przejrzyj ogłoszenia na Asistwork.

Kto może wystawiać faktury?

Faktura to podstawowy dokument rozliczeniowy w obrocie gospodarczym, a zasady kto i kiedy może ją wystawić, określają przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2023 poz. 1570 z późn. zm.).

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą

Najczęściej faktury wystawiają przedsiębiorcy, którzy zarejestrowali działalność gospodarczą w CEIDG lub KRS. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), spółki cywilne, spółki jawne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółki akcyjne mogą wystawiać faktury, jeśli wykonują czynności opodatkowane VAT lub zwolnione z tego podatku. Faktura dokumentuje sprzedaż towaru, wykonanie usługi, zaliczkę lub przedpłatę, a także niektóre inne zdarzenia gospodarcze (np. korekty).

Podatnicy VAT czynni

To osoby lub firmy zarejestrowane jako podatnicy VAT. Faktura VAT zawiera stawkę i kwotę podatku VAT, co pozwala nabywcy na jego odliczenie i taki dokument należy wystawić każdorazowo przy sprzedaży towaru lub usługi innemu podatnikowi VAT (czyli firmie). W przypadku sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności – faktura jest wystawiana tylko na żądanie klienta.

Podatnicy zwolnieni z VAT

Nie każdy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT. Osoby korzystające ze zwolnienia (np. z powodu obrotów poniżej 200 000 zł rocznie lub ze względu na charakter działalności) mogą wystawiać faktury bez VAT.

Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną

Zgodnie z art. 5 ust. 1 Prawa przedsiębiorców (Dz.U. 2023 poz. 221), osoba fizyczna może prowadzić tzw. działalność nierejestrowaną. Takie osoby również mogą wystawiać faktury – np. dokumentujące sprzedaż rękodzieła czy drobnych usług – pod warunkiem że zawierają one wszystkie wymagane dane. Nie są to jednak faktury VAT, a tzw. rachunki lub faktury bez VAT.

Faktury w imieniu podatnika

Ustawa o VAT dopuszcza także możliwość wystawienia faktury przez:

• pełnomocnika (np. biuro rachunkowe, system fakturowy) – pod warunkiem posiadania odpowiedniego upoważnienia;

• nabywcę – tzw. faktura samofakturowania, wystawiana przez klienta w imieniu sprzedawcy, jeśli strony zawarły pisemną umowę w tym zakresie.

Osoby prywatne sprzedające okazjonalnie

Osoba fizyczna, która dokonuje jednorazowej sprzedaży np. przedmiotów używanych, nie wystawia faktury, lecz może sporządzić umowę kupna-sprzedaży. Jeśli jednak wykonuje usługę na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło, może – na żądanie zleceniodawcy – wystawić rachunek, będący odpowiednikiem faktury bez VAT.

Obowiązek wystawienia faktury – kiedy powstaje i kogo dotyczy

Zgodnie z art. 106b ustawy o VAT obowiązek wystawienia faktury powstaje w momencie dokonania sprzedaży lub wykonania usługi na rzecz innego podatnika VAT lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Obowiązek dotyczy:

• wszystkich podatników VAT czynnych,

• przedsiębiorców zwolnionych z VAT (jeśli nabywca poprosi o dokument),

• podmiotów wystawiających faktury zaliczkowe (w przypadku otrzymania przedpłaty),

• osób sprzedających towary lub usługi za granicę.

Faktura na żądanie klienta

Jeżeli nabywca jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności, sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę na jej żądanie, pod warunkiem że klient zgłosi to w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę (art. 106b ust. 3 ustawy o VAT).

Obowiązek podatkowy a faktura

Wystawienie faktury jest ściśle związane z momentem powstania obowiązku podatkowego w VAT. Zwykle następuje on z chwilą dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca nie może odwlekać wystawienia faktury, bo wpływa to na rozliczenie podatku należnego.

Wyjątki to

• sprzedaży ewidencjonowanej na kasie fiskalnej (chyba że klient poprosi o fakturę),

• sprzedaży zwolnionej z VAT (np. usługi medyczne, edukacyjne),

• transakcji wewnątrz firm, które nie generują obowiązku podatkowego.

Czas na wystawienie faktury – terminy i wyjątki

Zasady dotyczące terminów uregulowano w art. 106i ustawy o VAT. Warto wskazać, że ogólnie zostało przyjęte, że fakturę należy wystawić nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży towaru lub wykonano usługę.

Standardowy termin

Zgodnie z treścią art. 106i ust. 1 ustawy o VAT, należy wystawić fakturę nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy danego towaru lub wykonano usługę.

Przykład: Jeśli usługa została wykonana 10 listopada 2025 r., fakturę należy wystawić najpóźniej do 15 grudnia 2025 r.

Faktura zaliczkowa

Fakturę można wystawić wcześniej, nawet przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi, pod warunkiem, że nie przekracza ona 60 dni przed faktycznym zdarzeniem gospodarczym.

Faktury zbiorcze

Jeśli z jednym kontrahentem w danym miesiącu dokonano kilku dostaw, można wystawić jedną zbiorczą fakturę do 15. dnia następnego miesiąca. To rozwiązanie ułatwia księgowość i zmniejsza liczbę dokumentów.

Faktury w usługach ciągłych

W przypadku usług stałych (np. abonament, najem, serwis), termin wystawienia faktury zależy od okresu rozliczeniowego. Zwykle dokument wystawia się do 15. dnia miesiąca po zakończeniu okresu, którego dotyczy świadczenie.

Faktura po terminie

Jeśli przedsiębiorca wystawi fakturę po terminie, może to skutkować sankcjami podatkowymi lub koniecznością korekty w rozliczeniu VAT. Choć dokument zachowuje ważność księgową, jego spóźnienie narusza obowiązki podatnika, co może być podstawą do naliczenia odsetek lub kar skarbowych (zgodnie z Kodeksem karnym skarbowym – Dz.U. 2023 poz. 654).

Wystawienie faktury po terminie – konsekwencje i rozwiązania

Opóźnienie w wystawieniu faktury może wynikać z przeoczenia, błędu lub problemów organizacyjnych. Choć dokument taki zachowuje ważność, przedsiębiorca musi liczyć się z konsekwencjami prawnymi i podatkowymi.

Konsekwencje opóźnienia:

• Korekta deklaracji VAT – opóźnienie wpływa na okres rozliczeniowy podatku VAT – faktura powinna być wykazana w miesiącu wykonania usługi lub dostawy, nie w momencie faktycznego wystawienia.

• Ograniczenia w odliczeniu VAT przez nabywcę – klient może mieć problem z ujęciem faktury w swoim rozliczeniu, jeśli data wystawienia nie odpowiada dacie sprzedaży.

• Ryzyko kar skarbowych – zgodnie z Kodeksem karnym skarbowym (Dz.U. 2023 poz. 654), wystawienie faktury po terminie może być uznane za naruszenie obowiązków ewidencyjnych (art. 62 § 1 KKS), za co grozi kara grzywny.

• Zaburzenia w księgowości – nieterminowe faktury mogą powodować błędy w sprawozdaniach finansowych i problem z zachowaniem chronologii dokumentów.

Możliwe rozwiązania:

• Niezwłoczne wystawienie faktury po stwierdzeniu błędu, z prawidłową datą dostawy i oznaczeniem rzeczywistego terminu wystawienia.

• Korekta rozliczenia VAT – złożenie korekty deklaracji za właściwy okres rozliczeniowy.

• Wyjaśnienie przyczyny opóźnienia w razie kontroli (np. błąd systemu księgowego).

• Wdrożenie systemu przypomnień lub automatyzacja fakturowania w programie księgowym, aby uniknąć powtarzania błędów.

Faktura od jakiej kwoty – minimalne wartości i limity w praktyce

W polskim prawie nie ma określonego minimalnego limitu kwoty, od której należy wystawić fakturę, bo obowiązek ten zależy nie od wartości sprzedaży, lecz od statusu stron transakcji.

Faktura bez względu na kwotę

Każda sprzedaż towaru lub usługi na rzecz innego przedsiębiorcy (podatnika VAT) wymaga wystawienia faktury – nawet jeśli kwota transakcji wynosi kilka złotych.

Osoby fizyczne nieprowadzące działalności

W przypadku sprzedaży osobom prywatnym, fakturę wystawia się na ich żądanie, niezależnie od kwoty transakcji (art. 106b ust. 3 ustawy o VAT).

Działalność nierejestrowana

Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną mogą wystawiać faktury bez VAT, jeśli ich miesięczny przychód nie przekracza 75% minimalnego wynagrodzenia.

Praktyczne znaczenie limitów

Wartość faktury nie wpływa na jej ważność – nawet najmniejsza sprzedaż powinna być udokumentowana, jeśli wymaga tego przepis lub kontrahent. Ważne jest jednak, by pamiętać o zachowaniu pełnych danych identyfikacyjnych i zgodności z przepisami ustawy o VAT.

Zasady wystawiania faktur – dane, elementy i poprawność dokumentu

Prawidłowe wystawienie faktury to obowiązek każdego przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą. Zasady te są szczegółowo opisane w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (art. 106e ust. 1). Błędy w fakturach mogą prowadzić do poważnych konsekwencji podatkowych, dlatego każdy dokument musi być kompletny, czytelny i zgodny z prawem.

Podstawowe elementy faktury

Zgodnie z przepisami, faktura powinna zawierać następujące dane:

• datę wystawienia,

• numer faktury w ramach jednej lub wielu serii, zapewniający jej jednoznaczną identyfikację,

• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów czy usług oraz ich adresy,

• numery identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy i nabywcy,

• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (jeśli różni się od daty wystawienia),

• nazwę towaru lub usługi,

• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

• cenę jednostkową netto,

• wartość sprzedaży netto,

• stawkę podatku VAT,

• kwotę podatku od sumy sprzedaży netto z podziałem na stawki,

• wartość sprzedaży brutto,

• kwotę należności ogółem (słownie lub liczbowo).

Dodatkowe elementy faktury (w zależności od rodzaju)

Niektóre rodzaje faktur wymagają dodatkowych informacji:

• faktura zaliczkowa – zawiera informację o otrzymanej kwocie i odniesienie do umowy lub zamówienia,

• faktura korygująca – musi zawierać numer i datę faktury pierwotnej oraz opis przyczyny korekty,

• faktura bez VAT – powinna zawierać podstawę prawną zwolnienia (np. art. 113 ust. 1 ustawy o VAT),

• faktura w walucie obcej – wymaga przeliczenia kwot na złote według kursu NBP z dnia poprzedzającego wystawienie.

Forma faktury

Faktura może mieć postać:

• papierową – tradycyjnie wydrukowaną i podpisaną,

• elektroniczną – w formacie PDF, XML, czy innym cyfrowym (np. e-faktura w KSeF).

Zgodnie z ustawą, faktura elektroniczna ma taką samą moc prawną jak papierowa.

Poprawność faktury i najczęstsze błędy

Faktura powinna być wystawiona w sposób czytelny, trwały i bez możliwości modyfikacji po wystawieniu.

Najczęstsze błędy to:

• brak numeru NIP kontrahenta,

• niepoprawna data dostawy lub sprzedaży,

• błędna stawka VAT,

• nieczytelne lub niekompletne dane sprzedawcy/nabywcy,

• brak wskazania podstawy zwolnienia z VAT.

Błędną fakturę należy skorygować za pomocą faktury korygującej lub noty korygującej – zgodnie z art. 106j ustawy o VAT.

Numeracja i archiwizacja

Każda faktura powinna mieć unikalny numer, który umożliwia jej jednoznaczną identyfikację. Dokumenty należy przechowywać przez co najmniej 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Narzędzia do wystawiania faktur

• Programy księgowe – np. Comarch ERP, wFirma, inFakt, Fakturownia – ułatwiają generowanie dokumentów zgodnych z KSeF.

• Generator faktur online – bezpłatne narzędzia umożliwiają wystawienie prostych faktur bez rejestracji.

• System Krajowy e-Faktur (KSeF) – obowiązkowy w Polsce od 2026 roku dla wszystkich podatników VAT, umożliwia elektroniczne wystawianie i przechowywanie faktur.

• Dane kontrahenta z GUS lub CEIDG – pomocne w weryfikacji poprawności NIP i adresu firmy.

• Podpis elektroniczny lub profil zaufany – przydatny przy wystawianiu faktur elektronicznych lub podpisywaniu dokumentów.

Przed wystawieniem faktury warto sprawdzić kontrahenta w rejestrze VAT (tzw. biała lista podatników VAT), co pozwala uniknąć problemów z odliczeniem podatku i zapewnia bezpieczeństwo transakcji.

Czym jest KSeF – Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma informatyczna Ministerstwa Finansów, służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Jest to system wprowadzony ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2021 poz. 2076).

Od 2026 roku większość czynnych podatników VAT w Polsce obejmie obowiązek korzystania z KSeF. Oznacza to, że każda faktura VAT, faktura zaliczkowa, faktura marża, a nawet faktury cykliczne będą musiały być przesyłane elektronicznie przez system KSeF – zamiast w formie papierowej lub w dowolnym formacie elektronicznym PDF.

KSeF umożliwia elektroniczną wymianę danych pomiędzy podatnikami, biurami rachunkowymi i administracją skarbową. Faktura wprowadzona do systemu otrzymuje unikalny identyfikator KSeF, który potwierdza jej autentyczność pochodzenia oraz integralność treści. Od momentu przesłania dokumentu do systemu uznaje się, że faktura została wystawiona zgodnie z obowiązującymi przepisami i wprowadzona do obrotu prawnego.

Faktury elektroniczne w KSeF można wystawić ręcznie poprzez aplikację ministerialną lub automatycznie – za pomocą programu do faktur lub nowoczesnego programu do wystawiania faktur zintegrowanego z KSeF. Wiele popularnych rozwiązań księgowych już udostępnia taką funkcjonalność.

Jedną z korzyści wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur jest zwiększona przejrzystość danych podatkowych i możliwość prowadzenia szczegółowych analiz fiskalnych. Zgromadzone w systemie informacje o wartości sprzedaży i wysokości podatku VAT pozwalają administracji skarbowej dokładniej ocenić strukturę dochodów przedsiębiorców oraz monitorować przekroczenie progów podatkowych w Polsce.

Na podstawie danych z KSeF można także tworzyć zestawienia statystyczne, w których podatnicy są grupowani według wysokości uzyskiwanych przychodów – na przykład w podziale na decyle dochodowe. Takie podejście umożliwia bardziej precyzyjne prognozowanie wpływów budżetowych i dostosowywanie systemu podatkowego do realnej kondycji gospodarki.

Dzięki analizom decylowym i pełnej cyfryzacji rozliczeń możliwe będzie lepsze zrozumienie, jak zmiany w stawkach podatkowych czy ulgi wpływają na różne grupy przedsiębiorców – od mikrofirm po duże podmioty gospodarcze. W dłuższej perspektywie pozwoli to także usprawnić proces kontroli podatkowej i wdrożyć bardziej sprawiedliwe rozwiązania w ramach kolejnych progów podatkowych w Polsce.

Jak się wystawia fakturę?

Poniżej znajdziesz praktyczny, krok po kroku przewodnik, jak wystawić fakturę w Polsce – zarówno fakturę VAT, jak i fakturę „bez VAT”.

Przygotowanie

Ustalenie statusu podatkowego sprzedawcy

Czy jesteś podatnikiem VAT czynnym, zwolnionym podmiotowo (np. ze względu na limit obrotów) czy podatnikiem nie-VAT (osoba fizyczna nieprowadząca działalności lub działalność nierejestrowana)? Status wpływa na to, czy na fakturze musi pojawić się VAT i która podstawa prawna zwolnienia ma być wskazana.

Ustalenie charakteru transakcji

Czy to sprzedaż towaru, świadczenie usługi, zaliczka, faktura końcowa, faktura korygująca? Czy transakcja jest opodatkowana, zwolniona z VAT, czy podlega mechanizmowi odwrotnego obciążenia?

Weryfikacja danych kontrahenta

Poproś o pełne dane: nazwa (lub imię i nazwisko), adres, NIP (jeśli dotyczy). Dla kontrahentów będących firmami sprawdź poprawność NIP (np. przez białą listę podatników VAT). Błędy w NIP mogą blokować odliczenie VAT po stronie nabywcy.

Ustalenie dat kluczowych

Data dokonania sprzedaży (dostawy towaru lub wykonania usługi) oraz data wystawienia faktury. Zgodnie z przepisami data dokonania dostawy i data wystawienia mogą się różnić i to ta pierwsza decyduje o okresie rozliczenia podatku.

Wybór formy faktury i jej rodzaju

Faktura VAT (standardowa)

Stosowana gdy sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT i sprzedaż podlega opodatkowaniu. Zawiera stawki i kwoty VAT.

Faktura bez VAT

Może oznaczać kilka sytuacji: sprzedawca nie jest podatnikiem VAT (np. korzysta ze zwolnienia podmiotowego), sprzedaż jest zwolniona z VAT (np. usługi medyczne, edukacyjne w określonych warunkach) lub faktura z zerową stawką VAT (np. eksport). Na fakturze należy wówczas wskazać podstawę prawną zwolnienia lub adnotację „VAT 0%” jeśli stosowne.

Faktura zaliczkowa i końcowa

Jeżeli pobrano zaliczkę, wystawia się fakturę zaliczkową dokumentującą otrzymaną kwotę; po wykonaniu usługi lub dostawie wystawia się fakturę końcową, która uwzględnia zaliczki.

Faktura uproszczona

Dopuszczalna do kwoty brutto nieprzekraczającej 450 zł (lub 100 euro). Zawiera mniej danych niż standardowa faktura.

Faktury elektroniczne i KSeF

Faktura może być wystawiona elektronicznie. W Polsce funkcjonuje Krajowy System e-Faktur (KSeF) – coraz częściej wykorzystywany sposób wystawiania i przechowywania faktur elektronicznych. Zapoznaj się z wymaganiami dotyczącymi formy elektronicznej i ewentualnym obowiązkiem korzystania z KSeF.

Elementy niezbędne na fakturze (zgodnie z ustawą o VAT)

Każda faktura powinna zawierać następujące elementy:

• Data wystawienia faktury.

• Numer faktury (unikalny w obrębie przyjętego systemu numeracji).

• Imię i nazwisko lub nazwa sprzedawcy oraz jego adres.

• Numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy (NIP).

• Imię i nazwisko lub nazwa nabywcy oraz jego adres.

• NIP nabywcy – jeśli nabywcą jest podatnik VAT (firmowy NIP). W przypadku osoby fizycznej nieprowadzącej działalności NIP nie zawsze będzie wymagany.

• Data dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi (jeśli różna od daty wystawienia).

• Nazwa towaru lub usługi.

• Miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług.

• Cena jednostkowa netto towaru lub usługi.

• Wartość sprzedaży netto.

• Stawka podatku VAT właściwa dla danej pozycji (np. 23%, 8%, 5%, 0% lub zwolnienie).

• Kwota podatku od wartości sprzedaży netto, z podziałem na stawki VAT.

• Wartość sprzedaży brutto.

• Kwota należności ogółem.

• Dodatkowo: informacje o formie płatności i terminie płatności, numer rachunku bankowego sprzedawcy, oznaczenie „Faktura korygująca” w przypadku korekty itp.

Krok po kroku – wystawiamy fakturę VAT

Wybierz system wystawiania faktur

Program księgowy, fakturowy online, dedykowany moduł w ERP lub ręcznie (w praktyce ręczne wystawianie faktur papierowych jest rzadkie i obarczone większym ryzykiem błędu). Programy zwykle zawierają szablony zgodne z wymogami prawa.

Wprowadź dane sprzedawcy i nabywcy

Nazwa, adres, NIP. Sprawdź poprawność danych. W systemie warto mieć zdefiniowaną bazę kontrahentów.

Ustal daty i numer faktury

Nadaj kolejny numer z przyjętej serii i wpisz datę wystawienia oraz datę wykonania usługi/dostawy. Numeracja powinna być ciągła i gwarantować jednoznaczną identyfikację dokumentu.

Wprowadź pozycje faktury

Dla każdej pozycji: nazwa towaru/usługi, ilość, jednostka miary, cena jednostkowa netto, stawka VAT. System automatycznie obliczy wartości netto, VAT i brutto.

Sprawdź stawki VAT i podstawy prawne ewentualnego zwolnienia

Jeśli sprzedaż jest zwolniona, dopisz na fakturze odpowiednią adnotację (np. „zwolnienie na podstawie art. … ustawy o VAT”). Jeśli zastosowano VAT 0%, upewnij się, czy warunki (np. eksport) są spełnione.

Określ termin i sposób płatności

Wpisz termin zapłaty i numer rachunku bankowego. Jeśli była to płatność gotówkowa w dniu wystawienia, odnotuj to.

Zapisz i wygeneruj fakturę

Wygeneruj plik PDF do wysyłki oraz ewentualnie plik XML, jeśli korzystasz z KSeF. W przypadku dokumentu elektronicznego sprawdź podpis/kwalifikowany podpis lub integrację z KSeF.

Wyślij fakturę do kontrahenta

Elektronicznie (e-mail, KSeF) lub papierowo, jeśli tak ustalono. Zachowaj potwierdzenie wysyłki.

Zaksięguj fakturę w systemie księgowym

Faktura powinna być niezwłocznie ujęta w rejestrze sprzedaży VAT i w ewidencji księgowej zgodnie z zasadami rachunkowości i przepisami podatkowymi.

Archiwizacja dokumentu

Przechowuj dokumenty zgodnie z wymogami podatkowymi i rachunkowymi (zwykle co najmniej 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

Krok po kroku – faktura „bez VAT”

Kiedy wystawia się fakturę bez VAT?

Sprzedawca korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT (np. limit obrotu), sprzedaje towary/usługi zwolnione przedmiotowo z VAT, lub jest podatnikiem nie-VAT (np. działalność nierejestrowana). W praktyce faktura może zawierać pozycje z wartością VAT = 0 lub nie zawierać wypełnionych pól dotyczących podatku.

Co wpisać na fakturze?

W polu stawki VAT wpisz „zw.” lub „NP” (niepodlegające opodatkowaniu) i dodaj krótką adnotację wyjaśniającą podstawę (np. „zwolnienie podmiotowe na podstawie art. 113 ustawy o VAT” lub „usługa zwolniona z VAT na podstawie art. …”).

Dane i formalności takie same jak przy fakturze VAT

Faktura musi zawierać pełne dane identyfikacyjne, opis przedmiotu sprzedaży, daty, numer i kwotę. Nabywca nie będzie mógł odliczyć VAT z takiej faktury.

Specyfika dokumentacji dla nabywcy będącego podatnikiem VAT

Jeśli nabywca jest podatnikiem i otrzymuje fakturę bez VAT, powinien mieć jasność co do podstawy braku VAT, aby poprawnie ująć transakcję w swojej ewidencji.

Specjalne przypadki fakturowania

Faktura pro forma

Nie jest dokumentem księgowym. Służy jako oferta lub dokument potwierdzający zamiar zapłaty. Nie wykazuje podatku ani nie rodzi prawa do odliczeń. Dopiero po otrzymaniu zapłaty i wystawieniu faktury zaliczkowej/końcowej powstaje obowiązek podatkowy.

Faktura korygująca

Jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią błędy (np. pomyłka w cenie, rabat, zwrot towaru), wystawia się fakturę korygującą. Faktura korygująca powinna zawierać odniesienie do pierwotnej faktury (numer i datę) oraz opis przyczyny korekty.

Faktura zaliczkowa

Dokumentuje otrzymanie zaliczki. Przy wystawianiu faktury końcowej należy uwzględnić wcześniejsze zaliczki. W przypadku VAT moment powstania obowiązku podatkowego może wiązać się z otrzymaniem zaliczki.

Faktura w walucie obcej

Ustal, czy faktura będzie wystawiona w złotych czy walucie obcej. Jeżeli w walucie obcej, podatkowe wartości w złotych obliczaj według kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień poprzedzający dzień wystawienia faktury (zgodnie z praktyką fiskusa) lub zgodnie z obowiązującymi przepisami/wytycznymi. Upewnij się, że w systemie księgowym dokonasz właściwych przeliczeń.

Postępowanie przy wystawieniu faktury po terminie

Wystaw fakturę niezwłocznie po wykryciu opóźnienia. Jeśli opóźnienie spowodowało niewłaściwe rozliczenie VAT, złóż korektę deklaracji za właściwy okres.

Udokumentuj przyczynę opóźnienia i wprowadź procedury zapobiegawcze (przypomnienia, automatyzacja fakturowania).

W razie kontroli wyjaśnij przyczyny oraz prześlij dowody wysyłki i księgowania.

Przechowywanie i udostępnianie faktur

Obowiązek archiwizacji dokumentów księgowych i faktur przez okres przewidziany przepisami podatkowymi (zwykle 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

Faktury elektroniczne należy przechowywać w formie zapewniającej ich integralność i możliwość odtworzenia. KSeF ułatwia przechowywanie i dostęp do faktur elektronicznych.

Na żądanie organów podatkowych przedsiębiorca musi udostępnić dokumenty do kontroli.

Co zrobić, gdy nie wiesz, czy wystawić fakturę VAT czy bez VAT?

Skonsultuj się z biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym – przy wątpliwościach to najbezpieczniejsza droga.

Zbierz dokumenty potwierdzające charakter transakcji (umowy, zamówienia, dokumenty przewozowe).

Jeśli transakcja jest nietypowa (np. sprzedaż za granicę, wewnątrzwspólnotowa dostawa, usługi cyfrowe, mechanizm odwrotnego obciążenia), upewnij się, które przepisy mają zastosowanie.

Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur i jak ich unikać

Wystawianie faktur to jeden z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy, uregulowany w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 z późn. zm.). Choć wydaje się prostą czynnością administracyjną, w praktyce stanowi częste źródło błędów, które mogą skutkować korektami, sankcjami podatkowymi, a nawet utratą prawa do odliczenia VAT.

Poniżej przedstawiamy najczęstsze pomyłki popełniane przy fakturowaniu wraz z poradami, jak ich skutecznie unikać.

Brak wymaganych elementów faktury

Jednym z najczęstszych błędów jest pominięcie kluczowych danych wymaganych przez art. 106e ustawy o VAT. Faktura musi zawierać m.in. datę wystawienia, numer, dane stron transakcji, NIP, nazwę towaru lub usługi, miarę, ilość, cenę jednostkową, wartość sprzedaży netto, stawkę i kwotę podatku oraz kwotę należności ogółem.

Często brakuje:

• numeru NIP nabywcy,

• daty dokonania dostawy lub wykonania usługi,

• stawki VAT lub podstawy zwolnienia,

• informacji o formie płatności.

Jak uniknąć:

Korzystaj z oprogramowania do fakturowania, które automatycznie uzupełnia i waliduje dane.

Ustal wewnętrzną listę kontrolną elementów faktury (tzw. checklistę).

Regularnie aktualizuj szablony faktur po zmianach przepisów.

Nieprawidłowa numeracja faktur

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, każda faktura musi mieć unikalny numer, umożliwiający jednoznaczną identyfikację. Błędy w numeracji – np. powtórzenie numeru, przerwy w ciągłości lub brak logicznego systemu – mogą budzić zastrzeżenia podczas kontroli skarbowej.

Przykład błędu: po wystawieniu faktury nr 23/11/2025 wystawiono kolejną o numerze 25/11/2025, pomijając numer 24. W przypadku kontroli urzędnik może zażądać wyjaśnień dotyczących brakującego dokumentu.

Jak uniknąć:

Stosuj automatyczną numerację w programie fakturowym.

Ustal jednolity schemat numeracji (np. „kolejny numer/miesiąc/rok”).

Nie zmieniaj zasad numeracji w trakcie roku podatkowego bez uzasadnienia i dokumentacji.

Błędne dane nabywcy lub sprzedawcy

Niepoprawny NIP, nazwa lub adres kontrahenta to kolejny częsty problem. Może to skutkować zakwestionowaniem prawa do odliczenia VAT przez nabywcę lub koniecznością wystawienia faktury korygującej.

Jak uniknąć:

Zawsze weryfikuj dane kontrahenta w oficjalnych rejestrach:

• CEIDG, KRS,

• biała lista podatników VAT (Ministerstwo Finansów),

• VIES (dla kontrahentów unijnych).

Wprowadź zasadę weryfikacji danych przez drugą osobę w firmie przy nowych klientach.

Zautomatyzuj proces pobierania danych z rejestrów poprzez integracje API.

Niewłaściwa stawka VAT lub brak podstawy zwolnienia

Błąd w stawce VAT (np. 8% zamiast 23%) to jedna z najpoważniejszych pomyłek – wpływa bezpośrednio na wysokość zobowiązania podatkowego i może skutkować zaległością podatkową oraz sankcjami z Ordynacji podatkowej (art. 56 § 1).

Częsty przypadek: stosowanie zwolnienia z VAT bez podania podstawy prawnej. Na fakturze musi pojawić się adnotacja np. „Zwolnienie z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”.

Jak uniknąć:

Regularnie sprawdzaj aktualne stawki VAT (zmiany są częste, np. w branży gastronomicznej czy e-commerce).

W razie wątpliwości skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.

Ustal wewnętrzną tabelę stawek VAT dla oferowanych produktów/usług i aktualizuj ją co kwartał.

Błędna data wystawienia lub wykonania usługi

Nieprawidłowa data może spowodować przesunięcie momentu powstania obowiązku podatkowego. Zgodnie z art. 19a ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi, niekoniecznie w dniu wystawienia faktury.

Jak uniknąć:

Ustal jasne procedury, kiedy dokładnie uznaje się usługę za wykonaną.

Prowadź rejestr wykonanych usług, który będzie podstawą do fakturowania.

W przypadku usług ciągłych stosuj cykliczne fakturowanie i określ w umowie okres rozliczeniowy.

Wystawienie faktury po terminie

Jak widnieje w art. 106i ust. 1 ustawy o VAT, fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę. Trzeba pamiętać, że wystawienie faktury po tym terminie może skutkować sankcjami i koniecznością korekty rozliczenia VAT.

Jak uniknąć:

Ustaw przypomnienia w systemie fakturowym o zbliżających się terminach.

Wprowadź zasadę: faktura wystawiana maksymalnie w ciągu 3 dni od wykonania usługi.

Przy dużej liczbie transakcji rozważ automatyczne fakturowanie cykliczne.

Niewłaściwe rozliczenie faktur korygujących

Błędy przy korektach często wynikają z nieprawidłowego ujęcia korekty w ewidencji lub braku wskazania przyczyny korekty. Zgodnie z art. 106j ustawy o VAT, faktura korygująca musi zawierać m.in. numer i datę faktury pierwotnej, opis przyczyny korekty oraz wartość korekty.

Jak uniknąć:

Zawsze dołączaj uzasadnienie korekty (np. rabat, zwrot, pomyłka).

W systemie księgowym powiąż fakturę korygującą z pierwotną.

Unikaj anulowania faktur.

Nieprawidłowe wystawienie faktury zaliczkowej lub końcowej

Fakturę zaliczkową wystawia się w przypadku otrzymania zaliczki, natomiast faktura końcowa musi uwzględniać wszystkie wcześniej wystawione faktury zaliczkowe. Pominięcie tej informacji powoduje błędy w rozliczeniu VAT.

Jak uniknąć:

W systemie fakturowym korzystaj z funkcji powiązania faktury końcowej z zaliczkami.

W treści faktury końcowej wymień numery i daty faktur zaliczkowych.

Nie wystawiaj faktury zaliczkowej „z góry” przed otrzymaniem płatności.

Wystawienie faktury osobie prywatnej bez podstawy prawnej

Nie zawsze istnieje obowiązek wystawienia faktury dla konsumenta. Fakturę należy wystawić na żądanie nabywcy – zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, jeśli żądanie wpłynie w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży.

Jak uniknąć:

Informuj klientów o terminie, w jakim mogą wystąpić o fakturę.

Archiwizuj paragony i dane transakcji, by w razie żądania wystawić fakturę zgodną z ewidencją.

Nie wystawiaj faktur zbiorczych osobom prywatnym bez jednoznacznych podstaw.

Nieprawidłowe przechowywanie faktur

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnik ma obowiązek przechowywania faktur przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Nieprzestrzeganie tego obowiązku może skutkować karami z Kodeksu karnego skarbowego (art. 83 § 1 KKS).

Jak uniknąć:

Korzystaj z elektronicznego archiwum (np. KSeF, chmura, system ERP).

Zapewnij kopie zapasowe i zabezpieczenia przed utratą danych.

Określ w polityce rachunkowości sposób archiwizacji i udostępniania faktur.

Błędy w fakturach w walutach obcych

Częstym błędem jest przeliczanie wartości VAT według niewłaściwego kursu. Zgodnie z przepisami VAT przeliczenia dokonuje się po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Jak uniknąć:

Zawsze sprawdzaj kurs NBP z właściwego dnia.

W systemie fakturowym ustaw automatyczne pobieranie kursów walut.

W przypadku eksportu lub WDT pamiętaj o dodatkowych wymogach dokumentacyjnych.

Jak anulować lub skorygować błędną fakturę?

Mimo postępu technologicznego i automatyzacji w systemach księgowych, błędy w fakturach nadal się zdarzają. Nieprawidłowe dane nabywcy, błędna stawka VAT, niewłaściwa kwota należności czy omyłka w dacie wykonania usługi to jedne z najczęstszych przypadków. Dlatego warto wiedzieć, jak anulować lub skorygować błędną fakturę, aby zachować zgodność z przepisami i nie narazić się na sankcje podatkowe.

Anulowanie faktury dotyczy sytuacji, gdy dokument został wystawiony, ale nie trafił do obrotu prawnego – tzn. nie został wysłany do kontrahenta ani zarejestrowany w KSeF. W takiej sytuacji można przekreślić dokument papierowy lub oznaczyć go w systemie jako „anulowany”. Warto zachować kopię dla celów ewidencyjnych (np. ewidencji VAT).

Nie można anulować faktury, która została wysłana do klienta lub przesłana do KSeF – wówczas konieczne jest wystawienie faktury korygującej.

Faktury korygujące wystawia się, gdy:

• błędnie podano dane nabywcy lub numer faktury,

• zmieniono cenę jednostkową netto lub sumę wartości sprzedaży netto,

• zastosowano niewłaściwe stawki VAT,

• zwrócono część towaru lub udzielono rabatu po sprzedaży,

• pomylono się w dacie zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi.

Faktura korygująca powinna zawierać:

• numer i datę wystawienia,

• dane z faktury pierwotnej (numer, datę, dane nabywcy),

• przyczynę korekty,

• poprawne dane i wartości po korekcie.

W niektórych przypadkach drobne pomyłki, jak literówki w nazwie nabywcy lub błędny NIP, mogą być poprawione przez odbiorcę faktury za pomocą tzw. noty korygującej. Nota nie może jednak dotyczyć elementów mających wpływ na kwotę podatku VAT, ceny jednostkowej netto czy wartości sprzedaży.