Plan urlopów 2026 – przygotuj się, zanim spłyną pierwsze wnioski pracowników!

Każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę, przysługuje określona pula dni urlopu. Kodeks pracy gwarantuje takie prawo, a przełożony musi je respektować. Jeśli chcesz, żeby Twój zespół zachował płynność pracy i uniknąć dłuższej nieobecności kilku osób na stanowisku, przygotuj plan urlopów na 2026 rok. Dzięki temu masz większą pewność, że w strategicznych okresach, nie zabraknie rąk do pracy. Sprawdź poniżej, czym jest taki plan, kiedy jest obowiązkowy i jak go poprawnie przygotować.

Czym jest plan urlopów w firmie?

Plan urlopów to dokument lub elektroniczny harmonogram, w którym pracodawca określa terminy wykorzystania urlopu wypoczynkowego przez wszystkich pracowników w danym roku kalendarzowym. Jego głównym celem jest zapewnienie płynności pracy w firmie, tak aby w newralgicznych momentach nie zabrakło rąk do pracy, a jednocześnie by każdy pracownik mógł skorzystać z przysługującego mu wypoczynku.

Taki plan obejmuje wyłącznie urlop wypoczynkowy wynikający z Kodeksu pracy. Nie wpisuje się do niego urlopów, które mają odrębne zasady udzielania, takich jak:

• urlop macierzyński,

• urlop rodzicielski,

• urlop ojcowski,

• urlop okolicznościowy

• czy urlop na żądanie.

Te dni wolne są zgłaszane i ustalane według innych procedur i nie wymagają wcześniejszego zaplanowania.

Plan urlopów sporządza pracodawca, ale nie robi tego w próżni. Przy ustalaniu terminów powinien wziąć pod uwagę wnioski pracowników oraz ich preferencje, ale także potrzeby organizacyjne firmy. Dzięki temu harmonogram jest bardziej realistyczny, a pracownicy mogą z odpowiednim wyprzedzeniem zaplanować swój czas wolny.

Dokument może mieć różną formę, np. prostej tabeli w Excelu ale czasem jest to też rozbudowany moduł w systemie HR. Najważniejsze, by był łatwo dostępny i aktualny, tak aby przełożeni i pracownicy mogli sprawnie śledzić ustalone terminy oraz ewentualne zmiany w harmonogramie.

Zatrudnij pracowników z naszym portalem pracy i zapewnij swojej firmie dobrą organizację w najgorętszych okresach!

Czy musisz mieć plan urlopów w firmie?

Warto pamiętać, że plan urlopów nie jest wymysłem działu kadr, tylko narzędziem, które ma usprawniać organizację pracy i zapewniać pracownikom możliwość skorzystania z przysługujących im dni wolnych. Pracodawca w wielu przypadkach ma obowiązek taki plan przygotować, chociaż istnieją sytuacje, w których można z tego zrezygnować.

Kiedy musisz mieć plan urlopów?

Plan urlopów jest obowiązkowy przede wszystkim w firmach, w których działa zakładowa organizacja związkowa. Przepisy wskazują, że pracodawca powinien przygotować harmonogram urlopów na cały rok, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. W takiej sytuacji plan urlopów zapewnia zgodność z prawem pracy.

Kiedy nie musisz tworzyć planu urlopów?

Z obowiązku sporządzania planu urlopów pracodawca może być zwolniony w dwóch przypadkach:

• Organizacja związkowa wyraża zgodę na brak planu – jeśli związek zawodowy formalnie zgodzi się, pracodawca może ustalać terminy urlopów indywidualnie z pracownikami, bez konieczności tworzenia rocznego harmonogramu.

• W firmie nie działa żadna organizacja związkowa – w takim przypadku przepisy pozwalają pracodawcy pomijać plan urlopów, o ile urlopy są ustalane bezpośrednio z pracownikami. To częsta praktyka w mniejszych firmach oraz tam, gdzie zespoły są elastyczne.

W obu sytuacjach pracodawca ustala terminy urlopów w porozumieniu z pracownikami, co daje większą swobodę, ale wymaga dobrej komunikacji, aby uniknąć konfliktów i nakładania się nieobecności.

Nawet jeśli firma nie ma formalnego obowiązku tworzenia planu, w 2026 roku warto postawić na uporządkowany harmonogram urlopów. Rosnąca rotacja na rynku pracy, częstsze modele pracy hybrydowej oraz większa liczba okresów zwiększonego obciążenia sprawiają, że spontaniczne planowanie urlopów przestaje się sprawdzać.

Przygotowany z wyprzedzeniem plan pozwala kontrolować obłożenie w trudnych momentach, ułatwia koordynację zespołów pracujących z różnych lokalizacji i zmniejsza ryzyko zaległych urlopów kumulujących się pod koniec roku. Dzięki temu praca firmy przebiega sprawniej, a pracownicy mają jasność co do tego, kiedy mogą zaplanować wypoczynek.

Plan urlopów w Kodeksie pracy – jakie przepisy to regulują?

Jeśli masz wątpliwości, czy plan urlopów to ważny dokument z perspektywy prawa pracy, wystarczy, że zajrzysz do ustawy, która powinna być znana każdemu pracodawcy. Mowa oczywiście o Kodeksie pracy. Istnienie i zasady tworzenia planu urlopów wynikają bezpośrednio z przepisów, co podkreśla, jak istotną rolę pełni w ochronie praw pracowników oraz w zapewnianiu płynności funkcjonowania organizacji.

Najważniejsze regulacje znajdują się w art. 163 Kodeksu pracy, który jasno wskazuje:

Art. 163 § 1:

„Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167².”

Ten przepis podkreśla, że plan urlopów ma służyć zarówno pracownikom, jak i pracodawcy. Uwzględnia preferencje zatrudnionych, ale jednocześnie chroni firmę przed brakami kadrowymi w strategicznych momentach. Ważne jest również to, że plan nie obejmuje urlopu na żądanie, który rządzi się osobnymi zasadami.

Art. 163 § 1¹:

„Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.”

Ten fragment reguluje wyjątki od obowiązku sporządzania planu urlopów. Jeśli związek zawodowy zgodzi się na rezygnację z planu lub jeśli w firmie nie działa żadna organizacja związkowa, zasady ustalania terminów urlopu opierają się na dialogu między pracodawcą a pracownikiem.

Art. 163 § 2:

„Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.”

Oznacza to, że plan musi być oficjalnie ogłoszony i dostępny dla wszystkich pracowników. Może być udostępniony w systemie HR, w formie tabeli w chmurze, na tablicy ogłoszeń lub poprzez komunikację mailową. Ważne, by każdy miał możliwość zapoznania się z jego treścią.

Przepisy jasno wskazują, że plan urlopów to nie tylko kwestia dobrej organizacji, ale również obowiązek wynikający z prawa pracy w wielu firmach. Jednocześnie pozostawiają pewną elastyczność tam, gdzie brak planu jest dopuszczalny. Dzięki temu plan może być skutecznie dopasowany do specyfiki organizacji i modelu współpracy z pracownikami.

Zmiany w 2026 r. a planowanie urlopu – co się zmienia?

Rok 2026 nie przewraca przepisów o urlopach do góry nogami, ale przynosi kilka zmian, które mają realny wpływ na to, jak planujesz dni wolne swojego zespołu. Warto się im przyjrzeć, zanim spłyną pierwsze wnioski, bo dzięki temu unikniesz sytuacji, w której plan urlopów rozjeżdża się z rzeczywistością.

Wyższa płaca minimalna – a co to ma do urlopu?

Zmienia się stawka minimalnego wynagrodzenia, a wraz z nią rosną koszty firmy. Na poziomie formalnym sama wysokość urlopu nie zależy od płacy minimalnej, ale jego ekwiwalent już tak. Jeśli masz pracowników, którzy kończą zatrudnienie w 2026, albo przewidujesz rotację, miej na uwadze, że ekwiwalent za niewykorzystany urlop będzie liczony od nowej, wyższej podstawy. Im lepiej zaplanujesz urlopy wcześniej, tym mniej zaskoczą Cię koszty wypłat za zaległe dni wolne na koniec roku lub przy odejściach pracowników.

Najważniejsza zmiana – nowy sposób liczenia stażu pracy od 1 stycznia 2026 r.

Nowe przepisy, które wchodzą z początkiem roku to bardzo ważna aktualizacja. Zmiana wpływa bezpośrednio na to, ile dni urlopu ma Twój pracownik. Od 1 stycznia 2026 r. do stażu pracy wliczane będą:

• okresy wykonywania zleceń,

• okresy prowadzenia działalności gospodarczej.

Jest to ogromna zmiana, ponieważ wiele osób, które do tej pory miały staż liczony tylko z umów o pracę i nauki, nagle przeskoczy próg 10-letni. To oznacza więcej pracowników z prawem do 26 dni urlopu wypoczynkowego.

Bezpośrednio wpływa to na planowanie urlopów w 2026, zwłaszcza w okresach wysokiego obciążenia. Jeśli masz w zespole pracowników, którzy prowadzili działalność czy robili zlecenia przed zatrudnieniem u Ciebie, ich pula urlopowa może się zwiększyć z dnia na dzień.

Zatem, zanim zaczniesz układać harmonogram, sprawdź, komu zmieni się wymiar urlopu. Lepiej zrobić to od razu niż odkryć w marcu, że trzy osoby mają o sześć dni wolnego więcej, a Ty masz o trzech ludzi mniej do pracy.

Długie weekendy 2026 – czyli miejsca, gdzie plan może pęknąć

Zanim rozpiszesz plan urlopowy na cały rok, rzuć okiem na to, jak układają się święta. W 2026 wypada kilka dogodnych terminów, które pracownicy na pewno będą chcieli wykorzystać, żeby wydłużyć weekend lub stworzyć sobie miniurlop.

Ujęcie tych okresów z góry pomoże Ci:

• rozłożyć wnioski równomiernie,

• uniknąć nagłych braków kadrowych,

• pogodzić preferencje pracowników z realnymi potrzebami firmy.

Jeśli więc wiesz, że w grudniu pół Polski poluje na tzw. mostki urlopowe, lepiej zaplanuj to od razu.

Plan urlopowy a dni ustawowo wolne od pracy i długie weekendy – jak planować?

Święta ustawowo wolne od pracy nie budzą wątpliwości. Nikt nie musi składać wniosku urlopowego, a pracodawca nie rozdaje ich w wyniku dobrej woli. Jako osoba układająca plan musisz je po prostu uwzględnić w kalendarzu. Problemy zaczynają się pomiędzy tymi dniami, czyli tam, gdzie pojawiają się słynne „mostki urlopowe” i pracownicy nagle masowo chcą wolnego.

Właśnie tutaj plan urlopów na 2026 r. robi różnicę. Zamiast reagować w panice w maju czy grudniu, możesz od razu zaplanować, kto realnie może skorzystać z długiego weekendu, a kiedy zespół musi być w pogotowiu, bo branża ma gorący okres.

Czy dać wolne całemu zespołowi?

Niektóre firmy mogą sobie pozwolić na zamknięcie biura w piątek pomiędzy świętami, bo i tak:

• klienci nie przyjdą,

• ruch jest minimalny,

• nic strategicznego się wtedy nie dzieje.

Inne firmy, szczególnie produkcyjne, logistyczne, sprzedażowe czy usługowe, mają w tych terminach większe obłożenie. Wtedy warto od razu ustalić:

• kto ma pierwszeństwo do wolnego,

• ile osób minimalnie musi być obecnych,

• czy obowiązuje rotacja (np. w tym roku Ty, w przyszłym ktoś inny).

Im wcześniej to zrobisz, tym mniej awantur i fochów w okresie składania wniosków.

Długie weekendy w 2026 roku – gorące terminy

W 2026 r. mamy kilka okazji, gdzie jednym dniem urlopu możesz zrobić komuś małe wakacje. Warto je uwzględnić w planie, bo pracownicy na pewno będą o nie pytać.

Najważniejsze długie weekendy i mostki urlopwe w roku:

• 1–6 stycznia (6 dni wolnego przy wniosku urlopowym wypisanym na 2 i 5 stycznia) – Nowy Rok w czwartek plus weekend i święto Trzech Króli.

• 4–6 kwietnia (3 dni wolnego) – Wielkanoc.

• 1–3 maja (3 dni wolnego) – Święto Pracy i 3 maja wypadają w piątek i niedzielę.

• 4–7 czerwca (4 dni wolnego przy wypisanym wniosku na 5 czerwca) – Boże Ciało w czwartek.

• 24–27 grudnia (4 dni wolnego) – Wigilia we wtorek, święta w środę i czwartek.

Pracownicy będą polować na te okresy. Lepiej od razu ustalić zasady, niż potem zmagać się z pięcioma wnioskami złożonymi na ostatnią chwilę.

Święta wypadające w sobotę – jak to ugryźć w planie?

Mamy dwa takie przypadki, kiedy dni ustawowo wolne od pracy w 2026 wypadają w sobotę. Są to:

• 15 sierpnia (Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny / Święto Wojska Polskiego)

• 26 grudnia (drugi dzień świąt Bożego Narodzenia)

W sytuacji, gdy święto wypada w sobotę, pracownikowi przysługuje jeden dodatkowy dzień wolny, który należy oddać w tym samym roku.

Przeważnie stosuje się dwie strategie:

1. Jeden wspólny dzień dla całej firmy

Praktyczne, jeśli działacie w systemie biurowym albo branży, gdzie możecie zsynchronizować wolne.

• Plusy: porządek, łatwe zarządzanie.

• Minusy: nie zawsze pasuje wszystkim.

2. Odbiór indywidualny na wniosek pracownika

Sprawdza się w firmach o różnym grafiku pracy, produkcji lub zespołach działających zmianowo.

Warto jasno określić zasady już przy tworzeniu planu urlopów. Dzięki temu unikniesz masowego wybierania dodatkowych dni w październiku, kiedy nagle wszyscy przypomną sobie, że coś jeszcze im przysługuje.

Dlaczego warto zaplanować dni wolne w harmonogramie urlopów?

Na pierwszy rzut oka plan urlopów wygląda jak dokładanie sobie jeszcze jednej formalności. Tak naprawdę jednak, to jedna z tych rzeczy, za które później sobie podziękujesz, bo zdejmie Ci z głowy wiele nagłych problemów i kryzysów kadrowych w najmniej odpowiednich momentach.

Co daje dobrze przygotowany plan urlopów?

• Mniej zamieszania w najbardziej obleganych terminach – Zamiast dziesięciu wniosków złożonych jednego dnia, masz z góry ustalone zasady i jasny podział. Pracownicy wiedzą, czego się spodziewać, a Ty możesz utrzymać płynność pracy.

• Lepsze rozłożenie obciążenia w zespole – Gdy widzisz cały rok jak na dłoni, łatwiej ocenić, kiedy potrzebujesz pełnej obsady, a kiedy możesz pozwolić na większą liczbę dni wolnych.

• Mniej zaległych urlopów na koniec roku – Plan urlopów pomaga ograniczyć wieczną walkę z „odkładam urlop na później”, dzięki czemu unikniesz kumulacji dni do wykorzystania w grudniu.

• Większą przewidywalność dla pracowników – Ludzie lubią wiedzieć, kiedy mogą zaplanować wakacje, rodzinne wyjazdy czy po prostu kilka dni oddechu. Dajesz im poczucie stabilności i porządku.

• Sprawniejszą organizację pracy w sezonach wysokiego obciążenia – Masz pod kontrolą strategiczne okresy, takie jak zamknięcia miesiąca, święta, wzmożone sezony, audyty czy projekty. Mniej improwizacji, więcej logiki.

• Lepszą współpracę między działami – Gdy terminy są znane od początku roku, unikniesz sytuacji, w której trzy ważne osoby z różnych działów biorą urlop w tym samym tygodniu.

Przygotowany z wyprzedzeniem plan urlopów to po prostu spokój przez cały rok, dla Ciebie, dla zespołu i dla całej firmy. Mniej nagłych zmian, mniej stresu, mniej gaszenia pożarów. Jeśli poświęcisz czas na początku roku i ustalisz jasne zasady, będziesz mieć lepszą kontrolę nad siłą roboczą, którą dysponujesz, a każdy pracownik dostanie sprawiedliwy przydział należnych dni wolnych.

Urlop na żądanie – jak się ma do planu urlopów?

Plan urlopów obejmuje wyłącznie te dni wolne, które pracownicy zgłaszają z wyprzedzeniem. Nie wszystkie sytuacje da się jednak przewidzieć. Czasem pojawia się coś nagłego: sprawy rodzinne, nieoczekiwane trudności, przeciążenie pracą albo po prostu potrzeba szybkiego odpoczynku. Właśnie dlatego w Kodeksie pracy funkcjonuje urlop na żądanie.

Zgodnie z art. 167² Kodeksu pracy:

„Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.”

Oznacza to, że urlop na żądanie działa poza planem urlopów. Nie trzeba go wpisywać wcześniej do harmonogramu ani przewidywać w rocznym zestawieniu. Pracownik może zgłosić taki urlop nawet w dniu, w którym chce z niego skorzystać. Pracodawca ma obowiązek go udzielić, o ile wniosek został zgłoszony w odpowiednim terminie.

Dla Ciebie jako osoby przygotowującej plan urlopów ważna jest tylko jedna rzecz: urlop na żądanie to odrębna kategoria i nie zaburza samego planu, ale warto uwzględnić w pracy zespołu, że takie sytuacje mogą się pojawić. Dobrze jest więc zostawić w grafiku odrobinę elastyczności, aby nagła nieobecność nie paraliżowała codziennych obowiązków.

Co z urlopem zaległym w planie dni wolnych?

Urlop zaległy to temat, który potrafi skomplikować nawet najlepiej ułożony plan urlopowy. Pracownicy odkładają dni wolne na później, potem robi się z tego większa pula, a Ty musisz jakoś wpisać to wszystko w harmonogram nowego roku. Warto więc podejść do tego spokojnie i z wyprzedzeniem.

Najważniejsza zasada jest prosta. Zaległy urlop powinien zostać wykorzystany najpóźniej do 30 września 2026 r. To nie jest sugestia, tylko obowiązek wynikający z przepisów.

Jak uwzględnić zaległe dni w planie urlopów?

Zacznij od ich wpisania na początku roku

Jeśli pracownik ma zaległy urlop z 2025 r., najlepiej ująć go w pierwszej części harmonogramu. Dzięki temu nie odkłada tego na ostatni moment, a Ty nie musisz w sierpniu robić zamieszania w grafiku.

Przypomnij pracownikom o ich zaległych dniach

Wielu pracowników zwyczajnie nie pamięta, ile dni im zostało. Krótka informacja na początku roku ułatwia planowanie i ogranicza zaskoczenia.

Zaplanuj zaległe dni z uwzględnieniem sezonów pracy

Jeśli macie w firmie okresy wysokiego obciążenia (np. zamknięcia miesiąca, sezonowe skoki pracy, audyty), nie pozwalaj na kumulację odbiorów zaległych urlopów tuż przed tymi terminami.

Zadbaj o równomierne rozłożenie nieobecności

Jeśli kilka osób ma większe zaległości, stwórz prostą kolejność lub rotację, żeby nikt nie blokował sobie nawzajem terminów.

Pilnuj, aby zaległe urlopy nie kolidowały z bieżącym planem

Niewykorzystane dni to priorytet, ale i tak muszą wpasować się w potrzeby organizacyjne firmy. Warto od razu ustalić zasady, np. że w okresach krytycznych liczba osób na urlopie jest ograniczona.

Zaległy urlop to nie musi być logistycznym koszmarem, o ile nie czeka się z nim do wakacji. Im wcześniej wpiszesz go do harmonogramu, tym spokojniej będzie wyglądała reszta roku. Dobra komunikacja i jasne zasady pomagają uniknąć spiętrzeń, a pracownikom dają komfort, że ich prawa są w pełni respektowane.

Do kiedy należy przygotować plan urlopów?

Termin przygotowania planu urlopów zależy od tego, czy w Twojej firmie powstaje on z obowiązku, czy jest to rozwiązanie dobrowolne, które po prostu ułatwia organizację pracy. W obu przypadkach warto działać z wyprzedzeniem, dla spokoju pracowników i płynności codziennych działań.

Jeśli plan urlopów jest obowiązkowy, ponieważ w firmie działa zakładowa organizacja związkowa i nie wyraziła zgody na rezygnację z planu, pracodawca musi przygotować harmonogram na cały rok. W takim scenariuszu plan urlopów na 2026 r. powinien być gotowy najpóźniej do 31 grudnia 2025 r.

To daje pracownikom jasność co do terminów od pierwszego dnia nowego roku i chroni firmę przed nieprzewidzianymi brakami kadrowymi.

Jeśli plan urlopów nie jest obowiązkowy (w firmach, które nie mają związku zawodowego, lub otrzymały zgodę związku na rezygnację z planu) pracodawca nie musi tworzyć rocznego harmonogramu. Może ustalać urlopy indywidualnie, w porozumieniu z pracownikami.

Mimo to wiele organizacji decyduje się na stworzenie planu (choćby uproszczonego), bo w praktyce daje to dużo większą przewidywalność. Jeżeli plan nie jest wymagany, możesz przygotować go w dogodnym momencie, ale najlepiej zrobić to:

• na przełomie roku,

• po analizie potrzeb biznesowych,

• po zebraniu preferencji od zespołu.

Im później powstaje plan, tym większe ryzyko, że terminy oblegane (majówka, Boże Ciało, okresy wakacyjne) będą już zarezerwowane lub spowodują sytuacje konfliktowe.

Niezależnie od tego, czy plan urlopów jest obowiązkiem, czy dobrowolnym udogodnieniem, najlepiej przygotować go przed rozpoczęciem roku, którego dotyczy. Pozwala to uniknąć napięć, poprawia organizację pracy i daje pracownikom jasny sygnał, że ich czas wolny jest traktowany poważnie. Dzięki temu cały rok funkcjonuje spokojniej i z mniejszą liczbą niespodzianek.

Praktyczne wskazówki – jak przygotować plan urlopów?

Prawidłowo przygotowany i przemyślany plan urlopów nie musi być skomplikowany. Najważniejsze jest to, aby był czytelny, dostępny dla wszystkich i oparty na realnych potrzebach zarówno pracowników, jak i samej firmy. Rzuć okiem na praktyczne wskazówki, które pomogą stworzyć harmonogram funkcjonalny przez cały rok.

1. Zacznij od potrzeb firmy

Zanim zbierzesz preferencje pracowników, określ, które okresy w roku są dla Twojej organizacji najbardziej obłożone pracą.

Warto sprawdzić:

• sezonowość pracy,

• terminy dużych projektów, audytów, zamknięć miesiąca lub roku,

• okresy zwiększonego zapotrzebowania na obsadę.

Dzięki temu unikniesz wpisywania urlopów w momentach, gdy firma naprawdę potrzebuje pełnego składu.

2. Zbierz preferencje pracowników

Poproś pracowników o wstępne propozycje terminów urlopów. Możesz to zrobić przez:

• formularz,

• krótką ankietę online,

• system HR,

• zwykłą tabelę w chmurze.

Ważne, żeby każdy miał możliwość zgłoszenia swoich planów z wyprzedzeniem. To pozwala później znaleźć kompromisy i uniknąć konfliktów o najbardziej atrakcyjne terminy.

3. Uwzględnij urlopy zaległe i dni wynikające z prawa

Na początku roku wpisz do harmonogramu:

• zaległe urlopy z 2025,

• odbiór dni za święta wypadające w sobotę,

• stałe preferencje pracowników (np. rodziców dzieci w wieku szkolnym).

Dzięki temu plan będzie pełniejszy i bardziej realistyczny.

4. Zachowaj równowagę między potrzebami firmy a preferencjami zespołu

Plan urlopów nie jest jednostronny. Ma służyć wszystkim. Jeśli kilka osób chce urlop w tym samym terminie, spróbuj:

• ustalić zasady pierwszeństwa,

• zaproponować rotację między pracownikami,

• ocenić, jaka minimalna obsada jest potrzebna.

Przejrzyste zasady eliminują nieporozumienia i ułatwiają podejmowanie decyzji.

5. Wybierz narzędzie, które będzie wygodne dla wszystkich

Plan nie musi mieć skomplikowanej formy. Ważne, aby każdy miał do niego wgląd, a pracodawca mógł go łatwo aktualizować.

Popularne rozwiązania to:

• arkusze online (np. Google Sheets) – proste, przejrzyste, zawsze aktualne,

• Excel w chmurze – dobra opcja, jeśli korzystacie z Microsoft 365,

• systemy HR – sprawdzą się przy dużych zespołach; automatyzują wnioski, akceptacje i aktualizacje,

• prosty dokument w firmowym intranecie – jeśli zespół nie potrzebuje rozbudowanej struktury.

Najważniejsze, aby plan był:

• aktualny,

• łatwy do odczytania,

• dostępny dla pracowników,

• edytowalny przez osoby odpowiedzialne za kadry.

6. Udostępnij plan i poinformuj zespół

Po przygotowaniu harmonogramu przekaż go pracownikom w taki sposób, jak przyjęto w Twojej firmie.

Może to być:

• link do arkusza,

• komunikat w systemie HR,

• wiadomość mailowa,

• informacja w intranecie.

Pracownicy powinni wiedzieć gdzie plan jest dostępny, kiedy obowiązuje i jakie są zasady nanoszenia zmian.

Przygotowanie dobrego planu urlopów wymaga kilku kroków, ale znacząco ułatwia zarządzanie zespołem przez cały rok. Jeśli uwzględnisz potrzeby firmy, preferencje pracowników i wybierzesz proste narzędzie do koordynacji, harmonogram będzie działał sprawnie i bez zbędnych spięć. Dzięki temu każdy wie, czego się spodziewać, a organizacja może funkcjonować płynnie nawet w najbardziej „gorących” okresach.

Plan urlopów 2026 – najważniejsze informacje

Plan urlopów na 2026 rok to dokument, który pomaga Twojemu zespołowi działać płynnie przez cały rok. Uwzględnia zarówno potrzeby firmy, jak i indywidualne preferencje pracowników, dzięki czemu organizacja pracy jest przewidywalna, a okresy zwiększonego obciążenia zabezpieczone. Im lepiej przygotujesz harmonogram, tym łatwiej będzie reagować na zmiany i dbać o równowagę między obowiązkami a odpoczynkiem.

Najważniejsze kwestie, o których warto pamiętać:

• plan urlopów wynika z przepisów Kodeksu pracy, szczególnie art. 163 i 167²

• jest obowiązkowy, jeśli w firmie działa związek zawodowy, chyba że wyrazi zgodę na rezygnację z planu

• jeśli związku nie ma, pracodawca może tworzyć plan dobrowolnie, aby usprawnić pracę

• od 2026 r. do stażu pracy będą wliczane także zlecenia i działalność gospodarcza, co zwiększy liczbę pracowników z prawem do 26 dni urlopu

• urlop zaległy należy wykorzystać do 30 września 2026 r. i najlepiej wpisać go na początku roku

• urlop na żądanie działa poza planem – obejmuje 4 dni, zgłaszane najpóźniej w dniu rozpoczęcia

• warto przeanalizować długie weekendy i ustalić zasady odbioru świąt wypadających w sobotę

• narzędzie do planowania może być proste (arkusz, dokument w chmurze lub system HR) – najważniejsze, by był dostępny i aktualny

Harmonogram urlopowy to wiele korzyści, takich jak stabilniejsza praca zespołu, mniej konfliktów o terminy i większa jasność dla wszystkich. Nawet jeśli plan nie jest obowiązkowy, zastosowanie go w 2026 roku pomoże uporządkować codzienność, ułatwi komunikację i zapewni, że zarówno pracownicy, jak i firma będą funkcjonować w przewidywalnym, komfortowym rytmie.