Informacja o warunkach zatrudnienia – przepisy, obowiązki pracodawcy, prawa pracownika

Autor: Paulina Szydłowska

Pierwszy miesiąc pracy to nienajlepsza pora na niespodzianki. Chociaż siłą rzeczy dopiero się wdrażasz i poznajesz środowisko pracy, pewne rzeczy pracodawca powinien przekazać Ci jak najszybciej. Na szczęście przepisy prawa pracy dbają o to, aby informacja o warunkach zatrudnienia trafiła do Ciebie z odpowiednim wyprzedzeniem. Dowiedz się, kiedy musisz ją otrzymać i co powinna zawierać.

Czym jest informacja o warunkach zatrudnienia?

Nie wystarczy, że nowy pracodawca streści Ci obowiązki przez telefon albo wyśle grafik na maila. Informacja o warunkach zatrudnienia to konkretny dokument przedstawiony w formie pisemnej lub elektronicznej, który opisuje warunki zatrudnienia, sposób organizacji pracy oraz uprawnienia pracownicze. Jeżeli jesteś zatrudniony na umowie o pracę, pracodawca ma obowiązek przedstawić Ci ten dokument z odpowiednim wyprzedzeniem, czyli 30 dni od dnia dopuszczenia do pracy na informację o instytucji zabezpieczenia społecznego (np. ZUS) i 7 dni od dnia dopuszczenia na pozostałe szczegóły.

Kto i kiedy dostarcza pracownikowi informacje o warunkach zatrudnienia?

Przepisy mówią wyraźnie, że obowiązek wręczenia informacji o warunkach zatrudnienia spoczywa na pracodawcy. Co więcej, musi on przekazać ją w odpowiedniej formie (elektronicznej lub pisemnej) i zrobić to w granicach wyznaczonych terminów.

• 7 dni od dnia dopuszczenia do pracy – powinieneś otrzymać informacje dotyczące organizacji pracy, takie jak urlopy, przerwy, normy czasu pracy, wynagrodzenia itd.

• 30 dni od dnia dopuszczenia do pracy – musisz dowiedzieć się, do jakiej instytucji zabezpieczenia społecznego trafiają Twoje składki społeczne (najczęściej jest to ZUS) i co Ci przysługuje z tego tytułu.

Nic nie stoi też na przeszkodzie, aby jeden i drugi rodzaj informacji umieścić na jednym dokumencie, tak długo, jak zostanie zachowany wcześniejszy termin doręczenia (tydzień po pierwszym dniu w pracy).

Co powinna zawierać informacja o warunkach zatrudnienia?

Informacja o warunkach zatrudnienia, którą otrzymujesz od pracodawcy, nie powinna zostawiać pola do domysłów. W ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy musisz zostać pisemnie lub elektronicznie poinformowany o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

• obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,

• przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,

• przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,

• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,

• w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,

• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,

• innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,

• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,

• obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,

• prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,

• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji,

• w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Jest to lista informacji, których przekazania pracownikowi domaga się Kodeks pracy, więc jeżeli tydzień po rozpoczęciu pracy nie masz jeszcze dokumentu w dłoni lub w skrzynce mailowej, możesz przypomnieć się pracodawcy, powołując się na art. 29 § 3.

Pamiętaj też, że najpóźniej w ciągu 30 dni od dnia dopuszczenia do pracy powinny dotrzeć do Ciebie informacja o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez Twojego pracodawcę. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy jako pracownik samodzielnie wybierasz taką instytucję.

💡 Przeczytaj też: Prawa i obowiązki pracodawcy – co mówi Kodeks pracy?

Warunki zatrudnienia pracownika a Kodeks pracy

Przejrzystości warunków zatrudnienia strzeże Kodeks pracy (szczególnie art. 29), ale warto wiedzieć, że nowelizacja, która precyzuje obowiązek poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia, jest stosunkowo młoda. Przepisy zmieniły się w 2023 roku na mocy ustawy z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Ta natomiast miała za zadanie dostosować polskie prawo pracy do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej.

Dyrektywa precyzuje sposób dostarczania informacji o warunkach zatrudnienia (elektronicznie lub na piśmie), rodzaj przekazywanych informacji i terminy ich dostarczenia. Równocześnie można także znaleźć wytyczne dotyczące aktualizacji informacji oraz szczególnych przypadków, np. pracowników kierowanych do pracy za granicą.

Czy pracodawca może zmienić warunki zatrudnienia?

Mimo że jako pracownik jesteś zobowiązany wykonywać polecenia przełożonego, nie oznacza to, że może on powierzać Ci dowolne obowiązki czy zmieniać warunki pracy bez ograniczeń. Jeżeli ma zmienić się Twoja wypłata czy zakres obowiązków, słowne polecenie nie wystarczy. Niezbędne będzie zastosowanie opisanych w przepisach rozwiązań.

Jeśli pracodawca chce zmienić warunki pracy, może skorzystać z kilku możliwości:

• Porozumienie zmieniające – wiąże się z aneksem do umowy i wymaga zgody obu stron.

• Wypowiedzenie zmieniające – może być wręczone jednostronną decyzją pracodawcy. Pracownik nie może odmówić bez konsekwencji. Odmawiając, musi liczyć się z rozwiązaniem umowy, ale ma również prawo odwołać się do sądu pracy, jeśli uważa zmianę za niesprawiedliwą.

• Czasowe powierzenie innej pracy – pracodawca może powierzyć inną pracę na maksymalnie 3 miesiące w roku kalendarzowym. Nie może jednak obniżyć wynagrodzenia pracownika, a zmiana musi być uzasadniona specjalnymi potrzebami zakładu pracy i odpowiadać kwalifikacjom danej osoby.

Jeżeli zmieniają się warunki zatrudnienia objęte obowiązkiem informacyjnym, pracodawca powinien niezwłocznie przekazać Ci aktualne informacje, najpóźniej w dniu, w którym zmiana zaczyna Cię dotyczyć. Wyjątek stanowią zmiany wynikające z przepisów prawa pracy lub ubezpieczeń społecznych, jeżeli pracodawca powołał się na te przepisy w dotychczasowej informacji.

Uwaga! Nie wszystkie zmiany wprowadzone w warunkach zatrudnienia będą zgodne z prawem pracy. Pracodawca nie może na przykład zmienić Twojej umowy na czas nieokreślony w umowę na czas określony w drodze wypowiedzenia zmieniającego.

Co, jeśli pracownik nie przyjmie nowych warunków pracy?

Nie zgadzasz się ze zmianą warunków zatrudnienia? Odmowa nie zawsze pozwoli na kontynuowanie współpracy. Jeśli pracodawca wręcza Ci porozumienie zmieniające, możesz nie podpisać aneksu i pozostać na dotychczasowych warunkach zatrudnienia zgodnie z Twoją umową. Jednak w przypadku wypowiedzenia zmieniającego odmowa oznacza, że możesz pracować podczas okresu wypowiedzenia, a pod jego koniec umowa ulegnie rozwiązaniu.

Na maksymalnie 3 miesiące w roku kalendarzowym pracodawca może Ci też powierzyć inne obowiązki, pod warunkiem, że odpowiadają Twoim kwalifikacjom. Nie wolno mu przy tym obniżyć Twojego wynagrodzenia i musi uzasadnić taką decyzję specjalnymi potrzebami pracodawcy. Jeśli te warunki są spełnione, nie musi wręczać Ci dodatkowego dokumentu ani pytać o Twoją zgodę.

Szukasz nowej pracy? Przejrzyj ogłoszenia!

Jak negocjować warunki zatrudnienia?

Zanim rozpoczniesz negocjacje z pracodawcą, zastanów się, na których warunkach najbardziej Ci zależy i z czego jesteś w stanie zrezygnować. Przygotuj konkretne argumenty, szczególnie gdy chcesz wynegocjować wyższe wynagrodzenie, elastyczne godziny pracy czy dodatkowe benefity. Odwołuj się do swojego doświadczenia, umiejętności i zakresu obowiązków. Nie musisz przyjmować pierwszej propozycji pracodawcy. Możesz przedstawić własne oczekiwania i wspólnie poszukać rozwiązania, które będzie odpowiadać obu stronom. Uzgodnione zmiany warunków umowy o pracę warto potwierdzić pisemnie.

💡 Przeczytaj też: Praca zmianowa – definicja, Kodeks pracy i prawa pracownika

Jak przekazać nową informację o warunkach zatrudnienia?

Jeśli warunki zatrudnienia się zmieniają, pracodawca nie powinien odwlekać przekazywania pracownikowi tej informacji. Dowiedzieć się powinieneś niezwłocznie, a najpóźniej w dniu, gdy taka zmiana zacznie Cię dotyczyć. W Kodeksie pracy mówi o tym art. 29 § 3³.

Może się też zdarzyć, że zmieni się siedziba firmy i tutaj również od pracodawcy należy Ci się informacja. Najpóźniej 7 dni od zmiany musi przekazać Ci ją elektronicznie lub na piśmie.

Dodatkowo art. 29 § 3⁴ wymaga, aby pracownik miał możliwość przechowywania i drukowania informacji, a pracodawca zachował dowód jej przekazania lub otrzymania.

Co ze zmianą warunków umowy o pracę? Ta według Kodeksu pracy wymaga formy pisemnej!

Informacja o warunkach zatrudnienia – najczęściej zadawane pytania

Czy do każdej umowy musi być informacja o warunkach zatrudnienia?

Tak, taka informacja powinna towarzyszyć każdej umowie o pracę. Co więcej, warto przekazać informację o warunkach zatrudnienia zgodnie z przepisowymi terminami, nawet jeśli jest to kolejna umowa z tym samym pracownikiem, np. przedłużenie wcześniejszej umowy na czas określony.

Co wpisać w inne warunki zatrudnienia?

W rubryce „inne warunki zatrudnienia" w umowie o pracę możesz wpisać te ustalenia z pracownikiem, które mają znaczenie dla stanowiska, ale nie wynikają bezpośrednio z prawa pracy. Może to dotyczyć kwestii dodatkowych świadczeń, zakazu konkurencji (wymaga też osobnej umowy), zasad podnoszenia kwalifikacji zawodowych czy indywidualnego dla danego pracownika rozkładu lub systemu czasu pracy.

Kiedy dajemy informację o warunkach zatrudnienia?

Informację o warunkach zatrudniania pracodawca przekazuje zawsze, kiedy podpisuje umowę o pracę. Należy zachować termin najpóźniej 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy oraz 30 dni od dnia dopuszczenia w przypadku informacji dotyczącej instytucji, do której odprowadzane są składki społeczne.

Od kiedy obowiązuje informacja o warunkach zatrudnienia?

Obowiązek poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia zgodnie z wytycznymi Unii Europejskiej został wprowadzony nowelizacją Kodeksu pracy i w obecnej formie funkcjonuje od 26 kwietnia 2023 roku.

Co grozi za nieprzekazanie informacji o warunkach zatrudnienia?

Za nieprzekazanie pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia w wymaganym terminie pracodawcy grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł. Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 2a Kodeksu pracy kara dotyczy jednak rażącego naruszenia przepisów, a więc nie każde opóźnienie automatycznie stanowi wykroczenie.