Faktura bez VAT – czym jest i kogo dotyczy?

Value Added Tax, czyli podatek od towarów i usług, funkcjonuje w Polsce od 1993 roku. Prawidłowe rozliczanie się z VAT wymaga dokładnego dokumentowania. Co jednak z osobami, które są z niego zwolnione? Kto należy do tej grupy, kiedy powinien wystawić fakturę bez VAT i jak to zrobić? Te informacje znajdziesz poniżej.

Faktura bez VAT – co to właściwie jest?

Faktura bez VAT to dokument sprzedaży wystawiany przez przedsiębiorcę, który nie dolicza podatku VAT do ceny. Dzieje się tak dlatego, że sprzedawca korzysta ze zwolnienia z VAT albo wykonuje czynności, które z mocy przepisów nie podlegają opodatkowaniu tym podatkiem. Taka faktura wygląda bardzo podobnie do standardowej faktury VAT, ale nie zawiera stawki ani kwoty podatku.

Najważniejsze cechy faktury bez VAT:

• nie ma na niej stawki VAT (np. 23%, 8%),

• nie ma kwoty podatku VAT,

• zawiera informację o podstawie zwolnienia z VAT,

• kwota netto jest jednocześnie kwotą do zapłaty.

Faktura bez VAT najczęściej dotyczy:

• przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia podmiotowego: do 200 tys. zł obrotu rocznie – obowiązujące do końca 2025 r. i do 240 tys. rocznie – od 1 stycznia 2026 r.,

• firm objętych zwolnieniem przedmiotowym (np. określone usługi edukacyjne czy medyczne),

• oraz sytuacji, w których przepisy wprost wyłączają VAT.

Warto też uporządkować nazewnictwo, bo tu często zaczyna się chaos. „Faktura bez VAT”, czy „faktura VAT bez VAT” to potoczne określenia tego samego dokumentu. Formalnie nie istnieje osobny typ faktury bez VAT w przepisach. To po prostu zwykła faktura, na której VAT nie jest naliczany z powodu zwolnienia.

Ustawa o VAT – podstawa prawna dla zwolnienia z podatku

Zwolnienie z VAT nie jest żadnym obejściem systemu ani uznaniową ulgą. Wynika wprost z przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. To właśnie ten akt prawny określa, kto może nie doliczać VAT do sprzedaży i na jakich zasadach.

Art. 113 ustawy o VAT wprowadza tzw. zwolnienie podmiotowe. Przysługuje ono przedsiębiorcom, u których wartość sprzedaży (bez VAT) nie przekroczyła określonego limitu w danym roku podatkowym. Do końca 2025 roku limit ten wynosi 200 000 zł. Ważna informacja, którą warto wyraźnie zaznaczyć już na tym etapie: od 1 stycznia 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego z VAT wzrośnie do 240 000 zł. Zmiana ta została wprowadzona nowelizacją ustawy i będzie miała zastosowanie do sprzedaży realizowanej od 2026 roku. Oznacza to, że przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia będą mogli osiągnąć wyższy obrót, nie tracąc prawa do wystawiania faktur bez VAT.

Ustawa przewiduje także zwolnienia przedmiotowe, czyli niezależne od wysokości obrotu. Dotyczą one określonych rodzajów działalności, np. niektórych usług edukacyjnych, medycznych czy finansowych. W takich przypadkach faktura bez VAT wynika z charakteru usługi, a nie z poziomu sprzedaży.

Jeśli przedsiębiorca spełnia warunki określone w ustawie o VAT, ma pełne prawo wystawiać faktury bez VAT. Nie jest to samowolna decyzja, tylko efekt konkretnych przepisów, które jasno wskazują, komu i kiedy takie zwolnienie przysługuje.

Podstawa zwolnienia z VAT – kiedy możesz dodać oznaczenie zw?

Jeśli wystawiasz fakturę bez VAT, to zwykle dzieje się to z jednego z dwóch powodów. Albo korzystasz ze zwolnienia podmiotowego (bo nie przekraczasz limitu sprzedaży), albo wykonujesz czynności objęte zwolnieniem przedmiotowym (bo taka jest specyfika usług lub towarów). W obu przypadkach na fakturze pojawia się oznaczenie „zw” (zwolniony), czyli informacja, że VAT nie jest naliczany z uwagi na zwolnienie. Najprościej myśleć o tym tak: raz liczy się skala Twojej sprzedaży, a raz rodzaj tego, co sprzedajesz.

Zwolnienie podmiotowe – liczy się limit sprzedaży

Zwolnienie podmiotowe dotyczy przedsiębiorców, którzy mają siedzibę działalności w Polsce i ich sprzedaż (bez VAT) nie przekracza limitu w danym roku. Do końca 2025 r. limit wynosi 200 000 zł, a od 1 stycznia 2026 r. wzrasta do 240 000 zł.

To zwolnienie jest popularne w małych biznesach, bo pozwala sprzedawać bez doliczania VAT, dopóki nie przekroczysz progu. Trzeba jednak pilnować wartości sprzedaży narastająco, bo po przekroczeniu limitu zwolnienie przestaje działać.

Najczęstsze przykłady działalności, które korzystają ze zwolnienia podmiotowego:

• jednoosobowe usługi (np. drobne usługi kreatywne, marketingowe, manualne),

• małe sklepy i sprzedaż rękodzieła,

• lokalne usługi, które nie mają dużych obrotów w skali roku.

Zwolnienie przedmiotowe – liczy się rodzaj usługi lub towaru

Zwolnienie przedmiotowe wynika z tego, że ustawa zwalnia z VAT konkretne czynności. Ich lista jest bardzo długa, bo obejmuje np. wybrane usługi medyczne, edukacyjne, finansowe, ubezpieczeniowe, część najmu, a nawet określone dostawy towarów.

Przykłady zwolnień przedmiotowych:

• usługi medyczne służące profilaktyce, ratowaniu i poprawie zdrowia (np. usługi wykonywane przez podmioty lecznicze albo w ramach zawodów medycznych, w tym także psychologów),

• edukacja i nauczanie w określonych formach (np. usługi jednostek systemu oświaty, uczelni, prywatne nauczanie przez nauczycieli, nauczanie języków obcych),

• usługi finansowe i ubezpieczeniowe (np. udzielanie kredytów i pożyczek, pośrednictwo finansowe, ubezpieczenia),

• najem nieruchomości mieszkalnych na cele mieszkaniowe (tu znaczące jest przeznaczenie lokalu),

• wybrane transakcje związane z nieruchomościami (np. sprzedaż terenów niezabudowanych innych niż budowlane, część dostaw budynków i budowli po spełnieniu warunków).

Dlaczego dane rodzaje działalności są zwolnione z podatku VAT? Ustawodawca kieruje się zwykle pewnym kluczem, co łatwo zaobserwować na przykładach:

• Usługi medyczne często są zwolnione, bo ich celem jest ochrona zdrowia, a ustawodawca traktuje je jak dobro publiczne. Gdyby były standardowo opodatkowane VAT, pacjent zapłaciłby więcej za leczenie, profilaktykę czy rehabilitację.

• Usługi finansowe (np. udzielanie kredytu) są zwykle zwolnione, bo w praktyce trudno byłoby sensownie doliczać VAT do marży i odsetek tak, jak do zwykłej sprzedaży towarów. Do tego dochodzi fakt, że to obszar mocno regulowany i specyficzny w całej UE.

Jeśli chcesz mieć pewność, czy Twoja działalność wpada w zwolnienie przedmiotowe, najlepiej zajrzeć do pełnego katalogu w art. 43 ustawy o VAT. To jest długa lista, ale dzięki temu da się znaleźć informacje pod konkretną usługę, zamiast zgadywać.

Pamiętaj też, że możesz mieć zwolnienie podmiotowe przez limit, a jednocześnie wykonywać czynności, które z automatu wykluczają zwolnienie w innych sytuacjach. Dlatego przy wątpliwościach warto sprawdzić nie tylko limit, ale też rodzaj usług i to, komu je świadczysz.

Zwolnienie podmiotowe z VAT – działalności i usługi wykluczone

Spełnienie limitu sprzedaży nie zawsze wystarczy, aby korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Ustawa przewiduje bowiem konkretne wyłączenia, czyli rodzaje działalności, które muszą rozliczać VAT niezależnie od wysokości obrotów. Innymi słowy: nawet jeśli Twoja sprzedaż jest niska, zwolnienie może Ci po prostu nie przysługiwać.

Do najczęściej spotykanych wykluczeń należą:

• usługi doradcze (np. podatkowe, prawne, biznesowe, finansowe),

• ściąganie długów, w tym windykacja i factoring,

• usługi prawnicze,

• usługi jubilerskie.

Te ograniczenia nie są przypadkowe. Tego typu działalności opierają się głównie na wiedzy specjalistycznej, analizie i odpowiedzialności zawodowej, dlatego ustawodawca uznał, że powinny być opodatkowane VAT niezależnie od skali sprzedaży.

Najwięcej wątpliwości budzą usługi doradcze, bo granica między doradztwem a zwykłym świadczeniem usług bywa cienka. Jeśli Twoja działalność polega na wydawaniu rekomendacji, analiz, opinii lub zaleceń, które klient wykorzystuje przy podejmowaniu decyzji, zwolnienie z VAT może nie mieć zastosowania, nawet przy niskich obrotach.

Zwolnienie z podatku VAT a VAT zerowy – czym to się różni?

Chociaż na pierwszy rzut oka efekt bywa podobny, bo na fakturze nie widać kwoty VAT, zwolnienie z VAT i stawka 0% to dwie zupełnie różne sytuacje. Zwolnienie z VAT oznacza, że dana sprzedaż w ogóle nie podlega opodatkowaniu VAT. Przedsiębiorca nie dolicza podatku do ceny, ale jednocześnie nie ma prawa do odliczenia VAT od zakupów związanych z tą sprzedażą. Właśnie dlatego przy zwolnieniu na fakturze pojawia się oznaczenie „zw” wraz z podstawą prawną.

Z kolei VAT zerowy (stawka 0%) to nadal sprzedaż opodatkowana VAT, tylko że według stawki 0%. Najbardziej znacząca różnica? Przy VAT 0% przedsiębiorca jest płatnikiem VAT i zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od kosztów. Taka stawka dotyczy wybranych, ściśle określonych przypadków, np. eksportu towarów czy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Najprościej ująć to tak:

• przy zwolnieniu z VAT – VAT nie występuje w ogóle i nie można go odliczać, a przedsiębiorca nie jest płatnikiem VAT,

• przy VAT 0% – VAT formalnie jest, tylko wynosi 0%, przedsiębiorca jest płatnikiem, a prawo do odliczenia pozostaje.

To rozróżnienie jest ważne, bo błędne utożsamianie zwolnienia z VAT ze stawką 0% może prowadzić do problemów w rozliczeniach. Faktura bez VAT nie zawsze oznacza to samo, co faktura ze stawką 0% – a urząd skarbowy te różnice widzi bardzo wyraźnie.

Obowiązek wystawiania faktur – czy dotyczy podatników zwolnionych z VAT?

Zwolnienie z VAT nie oznacza, że przedsiębiorca jest zwolniony z dokumentowania sprzedaży. Podatnik zwolniony z VAT nadal może mieć obowiązek wystawienia faktury, choć zasady są nieco inne niż u czynnego podatnika VAT.

Najważniejsza różnica polega na tym, że:

• czynny podatnik VAT wystawia fakturę z własnej inicjatywy, co do zasady przy każdej sprzedaży na rzecz innego przedsiębiorcy,

• podatnik zwolniony z VAT nie musi wystawiać faktury automatycznie, ale musi to zrobić na żądanie nabywcy.

Jeśli klient poprosi o fakturę, przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT ma obowiązek ją wystawić:

• do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży, jeśli żądanie zostało zgłoszone w tym samym miesiącu,

• w ciągu 15 dni od zgłoszenia żądania, jeśli klient poprosił o fakturę później.

Uwaga! Nabywca musi zgłosić żądanie w terminie 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym była dostawa, wykonanie usługi albo zapłata. Po tym okresie nie ma już możliwości ubiegać się o fakturę bez VAT.

Warto pamiętać, że obowiązek ten dotyczy zarówno sprzedaży na rzecz innych firm, jak i konsumentów. Brak statusu czynnego podatnika VAT nie zwalnia z wystawienia dokumentu, jeśli druga strona tego zażąda.

Co ważne, podatnik zwolniony z VAT może wystawiać faktury dobrowolnie, nawet jeśli klient o nie nie prosi. Taka faktura będzie wtedy pełnoprawnym dokumentem sprzedaży, tylko bez wykazanego VAT. Różnica w porównaniu do czynnego podatnika VAT polega wyłącznie na sposobie rozliczenia podatku, a nie na samym prawie do wystawiania faktur.

Rozszerzasz działalność i zatrudniasz? Dodaj ogłoszenie i znajdź pracownika!

Jak wygląda faktura bez VAT?

Faktura bez VAT wystawiana przez podatnika stosującego zwolnienie, nie odbiega wizualnie od regularnej formy dokumentu. Różnica tkwi w treści. Dokument nadal potwierdza sprzedaż i jest podstawą rozliczeń, zarówno dla sprzedawcy, jak i dla nabywcy towarów lub usług, ale nie zawiera informacji o stawkach ani kwotach podatku.

Na fakturze podatnika zwolnionego z VAT powinny znaleźć się:

• data wystawienia faktury i kolejny numer dokumentu,

• dane sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług (nazwy, adresy),

• nazwa sprzedawanego towaru lub zakres wykonanej usługi,

• ilość i cena jednostkowa,

• sumy wartości sprzedaży netto,

• kwota należności ogółem do zapłaty,

• wyraźna informacja, że podatnik stosuje zwolnienie z VAT,

• wskazanie podstawy prawnej zwolnienia z podatku (najczęściej art. 43 ust. 1 lub art. 113 ustawy o VAT).

Brak VAT na fakturze nie oznacza, że dokument jest mniej ważny. Faktura podatnika zwolnionego pełni dokładnie tę samą funkcję dowodową co faktura VAT – potwierdza transakcję i pozwala prawidłowo ująć ją w księgach. Liczy się jedynie to, aby jasno wskazać, dlaczego VAT nie został naliczony. Tak aby nie było wątpliwości po stronie kontrahenta ani organów podatkowych.

Jak wystawić fakturę bez VAT? Przewodnik

Wystawienie faktury bez VAT nie jest skomplikowane, o ile wiesz, z jakiego zwolnienia korzystasz i pilnujesz kilku podstawowych zasad. Cały proces da się zamknąć w kilku krokach.

Krok 1. Na początku upewnij się, że masz prawo do zwolnienia z VAT. Może to być zwolnienie podmiotowe (limit sprzedaży) albo przedmiotowe (rodzaj wykonywanych usług). To ważne, bo od tego zależy treść faktury i podstawa prawna, którą trzeba na niej wskazać.

Krok 2. Następnie przygotuj wzór faktury, który będzie zawierał wszystkie wymagane elementy. Może to być gotowy szablon w programie księgowym lub prosty wzór dostępny online. Najważniejszze jest to, aby dokument zawierał dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru lub usługi, kwoty netto oraz wyraźną informację o zastosowaniu zwolnienia z VAT wraz z jego podstawą prawną.

Krok 3. Kolejny krok to samo wystawienie faktury:

• wpisujesz kwoty netto jako kwoty do zapłaty,

• nie wskazujesz stawki ani kwoty VAT,

• dodajesz adnotację o zwolnieniu (np. na podstawie odpowiedniego artykułu ustawy o VAT).

Na koniec przekazujesz fakturę klientowi w ustalonej formie. A jeśli korzystasz z programu księgowego, system zadba o numerację, archiwizację i (od momentu wejścia obowiązkowego KSeF) także o wysyłkę faktury do systemu.

Wystawienie faktury bez VAT – najczęstsze błędy

Wystawienie faktury bez VAT samo w sobie nie jest trudne, ale w praktyce to właśnie przy takich dokumentach pojawiają się drobne błędy, które później potrafią kosztować sporo nerwów. Najczęściej wynikają one z niejasności co do zasad zwolnienia albo z mechanicznego kopiowania wzorów faktur VAT bez ich dostosowania.

Do najczęstszych błędów przy wystawianiu faktury bez VAT należą:

• brak wskazania podstawy prawnej zwolnienia z VAT albo podanie jej w nieprawidłowej formie,

• używanie stawki „0%” zamiast oznaczenia „zw”,

• wystawienie faktury bez VAT mimo wykonywania usług wykluczonych ze zwolnienia,

• nieuwzględnianie momentu przekroczenia limitu sprzedaży przy zwolnieniu podmiotowym,

• mylenie faktury bez VAT z rachunkiem lub innym dokumentem sprzedaży,

• brak spójności danych sprzedawcy lub nabywcy z wpisem w CEIDG.

Warto pamiętać, że faktura bez VAT jest pełnoprawnym dokumentem księgowym i podlega takiej samej kontroli jak faktura VAT. Dlatego przed jej wystawieniem dobrze jest sprawdzić, czy zwolnienie faktycznie przysługuje i czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy. Kilka minut weryfikacji na etapie wystawiania faktury zwykle oszczędza później korekt, wyjaśnień i niepotrzebnego stresu.

Co się zmienia dla zwolnionych z podatku VAT? KSeF i limity zwolnienia podmiotowego w 2026 r.

Rok 2026 przynosi dwie istotne zmiany, które dotyczą także przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT. Jedna z nich to obowiązek korzystania z Krajowego System e-Faktur (KSeF), druga to podwyższenie limitu zwolnienia podmiotowego. Obie warto znać z wyprzedzeniem, bo wpływają na sposób dokumentowania sprzedaży i planowanie obrotów.

KSeF – co to oznacza dla podatników zwolnionych z VAT?

Krajowy System e-Faktur funkcjonuje w Polsce dobrowolnie od 1 stycznia 2022 r. Zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych zostały określone m.in. w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur. To właśnie ten akt prawny wprowadził jednolity format e-faktury i reguły jej obiegu w systemie.

Od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla dużych przedsiębiorców, a od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników, w tym również tych korzystających ze zwolnienia z VAT. Oznacza to, że faktury bez VAT nadal będą wystawiane, ale w formie ustrukturyzowanej i przekazywane do systemu KSeF.

Zmiana dotyczy głównie sposobu wystawienia i przekazania faktury, a nie samego prawa do zwolnienia. Podatnicy zwolnieni z VAT nie tracą swojego statusu, ale będą musieli korzystać z narzędzi, które umożliwią wystawienie faktury zgodnie z wymogami KSeF i jej przesłanie do systemu.

Wyższy limit zwolnienia podmiotowego od 2026 roku

Drugą ważną zmianą jest podniesienie limitu zwolnienia podmiotowego z VAT. Od 1 stycznia 2026 r. limit ten wzrośnie z 200 000 zł do 240 000 zł sprzedaży rocznie.

To dobra wiadomość dla małych firm i jednoosobowych działalności gospodarczych, ponieważ pozwala osiągnąć wyższe obroty bez konieczności rejestracji jako czynny podatnik VAT. Jednocześnie zasada pozostaje bez zmian: po przekroczeniu limitu zwolnienie traci zastosowanie, a VAT trzeba naliczać od kolejnej sprzedaży.

Zatem w 2026 roku zwolnienie z VAT nadal będzie możliwe, ale faktury bez VAT trafią do KSeF, a limit sprzedaży uprawniający do zwolnienia stanie się wyższy. Warto uwzględnić te zmiany wcześniej, zwłaszcza jeśli planujesz rozwój działalności albo zbliżasz się do obecnego progu zwolnienia.

Faktura bez VAT – najczęściej zadawane pytania

Czy faktura bez VAT to to samo co rachunek?

Nie. Faktura bez VAT jest pełnoprawną fakturą w rozumieniu przepisów. Rachunek to potoczne określenie, które dziś nie ma większego znaczenia prawnego w obrocie gospodarczym.

Czy podatnik zwolniony z VAT zawsze musi wystawić fakturę?

Nie zawsze. Ma taki obowiązek na żądanie nabywcy. Może jednak wystawiać faktury dobrowolnie przy każdej sprzedaży, nawet jeśli klient o to nie poprosi.

Jaką podstawę prawną zwolnienia trzeba wpisać na fakturze?

To zależy od rodzaju zwolnienia. Przy zwolnieniu podmiotowym najczęściej będzie to art. 113 ustawy o VAT. Przy zwolnieniach przedmiotowych – odpowiedni przepis art. 43 ustawy o VAT.

Czy faktura bez VAT może zawierać stawkę 0%?

Nie. Stawka 0% oznacza VAT zerowy, a nie zwolnienie z VAT. Przy zwolnieniu stosuje się oznaczenie „zw”, bez wykazywania stawki i kwoty podatku.

Czy można wystawić fakturę bez VAT, jeśli przekroczyło się limit w trakcie roku?

Nie. Po przekroczeniu limitu zwolnienia podmiotowego faktury wystawia się już z VAT. Nie ma obowiązku korygowania wcześniejszych faktur, ale kolejne muszą uwzględniać podatek.

Czy podatnik zwolniony z VAT może odliczać VAT z kosztów?

Nie. Brak VAT na sprzedaży oznacza również brak prawa do odliczenia VAT naliczonego przy zakupach związanych z tą działalnością.

Czy faktury bez VAT będą objęte KSeF?

Tak. Po wejściu obowiązkowego KSeF faktury bez VAT również będą wystawiane w systemie, w formie ustrukturyzowanej. Zwolnienie z VAT nie zwalnia z obowiązku korzystania z KSeF.

Czy faktura bez VAT jest mniej bezpieczna przy kontroli?

Nie. Jest oceniana tak samo jak faktura VAT. Ważne jest jedynie to, aby zwolnienie było zastosowane prawidłowo i jasno wskazane na dokumencie.