Kilometrówka – jak działa ewidencja przebiegu pojazdu? Aktualne stawki

Używasz prywatnego samochodu do celów służbowych? Zatem prędzej czy później pojawi się temat kilometrówki. Dzięki niej możesz rozliczyć przejazdy związane z pracą i otrzymać zwrot kosztów za korzystanie z własnego pojazdu. Problem w tym, że przepisy rozróżniają jazdy lokalne, delegacje i działalność gospodarczą, dlatego łatwo się w tym pogubić. Dowiedz się, kto może z korzystać z kilometrówki, ile wynosi stawka za 1 km i jakie obowiązują limity.

Kilometrówka – co to jest?

Jeśli używasz prywatnego samochodu do celów służbowych, możesz otrzymać zwrot kosztów przejazdów i właśnie do tego służy tzw. kilometrówka. Jest to potoczne określenie ewidencji przebiegu pojazdu, na podstawie której oblicza się zwrot kosztów za używanie prywatnego samochodu, motocykla lub motoroweru do celów służbowych. Najczęściej dotyczy to pracowników, którzy korzystają z własnego pojazdu np. podczas delegacji, dojazdów do klientów lub załatwiania spraw służbowych poza siedzibą firmy.

Kwota zwrotu obliczana jest na podstawie liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu pojazdu określonej w przepisach.

Kilometrówka może być rozliczana na dwa sposoby:

• na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli według faktycznie przejechanych kilometrów,

• w formie ryczałtu za jazdy lokalne, czyli stałej miesięcznej kwoty ustalonej na podstawie limitu kilometrów.

Warto pamiętać, że kilometrówka dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy korzystasz z pojazdu, który nie należy do pracodawcy, tylko jest Twoją własnością. Jeśli jeździsz samochodem służbowym, kilometrówka Ci nie przysługuje, ponieważ koszty użytkowania pojazdu ponosi firma.

Kogo kilometrówka obowiązuje, a kogo nie dotyczy?

Nie każdy może rozliczać kilometrówkę, dlatego warto najpierw sprawdzić, czy w Twojej sytuacji w ogóle można z niej korzystać. Obowiązuje ona przede wszystkim osoby, które używają prywatnego pojazdu do celów służbowych.

Kilometrówka – kogo dotyczy?

Kilometrówkę mogą rozliczać:

• pracownicy, którzy używają prywatnego samochodu do celów służbowych, np. dojazdów do klientów, urzędów, na spotkania,

• pracownicy odbywający podróż służbową prywatnym samochodem,

• przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, którzy używają prywatnego samochodu w firmie,

• osoby współpracujące na podstawie umowy zlecenia lub B2B, jeśli używają prywatnego pojazdu do realizacji zlecenia.

Kogo kilometrówka nie dotyczy?

Są też sytuacje, w których kilometrówki nie można stosować.

Kilometrówka nie dotyczy:

• osób korzystających z samochodu służbowego należącego do pracodawcy,

• osób, które nie używają prywatnego pojazdu do celów służbowych,

• pracowników, którym pracodawca zapewnia transport służbowy,

• przedsiębiorców, którzy wprowadzili samochód do ewidencji środków trwałych – wtedy rozliczają koszty pojazdu w inny sposób,

• sytuacji, gdy nie jest prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu, a jest ona wymagana do rozliczenia.

W skrócie, kilometrówka dotyczy korzystania z prywatnego pojazdu do pracy, a nie jazdy samochodem służbowym lub prywatnych przejazdów.

Zobacz najnowsze oferty pracy i znajdź coś dla siebie!

Jakie przepisy regulują prowadzenie ewidencja przebiegu pojazdu?

Zasady prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu oraz rozliczania kilometrówki nie są ustalane przez pracodawcę dowolnie, tylko wynikają z konkretnych przepisów.

Ewidencję przebiegu pojazdu oraz stawki kilometrówki regulują przede wszystkim dwa akty prawne:

• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. 2023 poz. 5),

• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 163 z późn. zm.).

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury określa przede wszystkim:

• stawki za 1 km przebiegu pojazdu,

• limity kilometrów dla jazd lokalnych,

• zasady ustalania ryczałtu za jazdy lokalne,

• warunki zwrotu kosztów za używanie prywatnego pojazdu do celów służbowych.

Z kolei ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych reguluje:

• kiedy zwrot kosztów w ramach kilometrówki jest zwolniony z podatku,

• kiedy nadwyżka ponad limit lub stawkę podlega opodatkowaniu,

• zasady rozliczania kosztów używania samochodu w działalności gospodarczej.

W przypadku przedsiębiorców wykorzystujących samochód w firmie zastosowanie mają również przepisy ustawy o VAT, które określają zasady prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów pełnego odliczenia podatku VAT od wydatków związanych z samochodem.

Kilometrówka – stawka za 1 km przebiegu w 2026 r.

Jeśli chcesz obliczyć kilometrówkę, najważniejsza jest stawka za 1 km przebiegu pojazdu, ponieważ to od niej zależy wysokość zwrotu kosztów. W 2026 roku stawki kilometrówki nie zmieniły się i nadal obowiązują kwoty wprowadzone rozporządzeniem Ministra Infrastruktury.

Warto zapamiętać, że stawka za kilometr zależy od rodzaju pojazdu, a w przypadku samochodów osobowych od pojemności silnika, dlatego przed obliczeniem kilometrówki trzeba sprawdzić, która stawka dotyczy Twojego pojazdu.

Rodzaj pojazdu	Stawka za 1 km
Samochód osobowy do 900 cm³	0,89 zł
Samochód osobowy powyżej 900 cm³	1,15 zł
Motocykl	0,69 zł
Motorower	0,42 zł

Stawki te są maksymalnymi stawkami, jakie pracodawca może wypłacić pracownikowi za używanie prywatnego pojazdu do celów służbowych bez konieczności płacenia podatku i składek ZUS od tego zwrotu. Jeśli pracodawca ustali wyższą stawkę, nadwyżka będzie traktowana jako przychód pracownika i podlega opodatkowaniu oraz oskładkowaniu.

Jak obliczyć kilometrówkę?

Jeśli używasz prywatnego samochodu do celów służbowych, wysokość zwrotu kosztów oblicza się na podstawie liczby przejechanych kilometrów i stawki za 1 km.

Wzór na obliczenie kilometrówki jest prosty:

kilometrówka = liczba przejechanych kilometrów × stawka za 1 km

Po to, aby poprawnie obliczyć kilometrówkę, musisz:

• sprawdzić, jaka stawka za 1 km dotyczy Twojego pojazdu,

• zsumować liczbę kilometrów przejechanych w celach służbowych,

• pomnożyć liczbę kilometrów przez stawkę.

Przykład

Załóżmy, że używasz prywatnego samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm³ do celów służbowych i w danym miesiącu przejechałeś 450 km.

Obliczenie kilometrówki:

450 km × 1,15 zł = 517,50 zł

Oznacza to, że zwrot kosztów za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych wyniesie 517,50 zł.

Dla porównania, jeśli przejedziesz 300 km samochodem o pojemności silnika do 900 cm³, obliczenie będzie wyglądało tak:

300 km × 0,89 zł = 267 zł

W ten sposób oblicza się kwotę zwrotu kosztów za używanie prywatnego pojazdu do pracy na podstawie kilometrówki.

Jakie są obowiązujące limity rozliczania kilometrówki?

Same stawki za kilometr to nie wszystko, ponieważ w niektórych sytuacjach obowiązują również limity kilometrów, które można rozliczyć.

Limity kilometrówki przy jazdach lokalnych

Limity dotyczą jazd lokalnych, czyli poruszania się samochodem w obrębie miejscowości, w której pracujesz, np. dojazdów do klientów, urzędów lub między oddziałami firmy.

Miesięczny limit kilometrów zależy od liczby mieszkańców gminy lub miasta, w którym pracujesz i wynosi maksymalnie:

• 300 km – w miejscowości do 100 000 mieszkańców,

• 500 km – w miejscowości od 100 000 do 500 000 mieszkańców,

• 700 km – w miejscowości powyżej 500 000 mieszkańców.

Limit ten stosuje się najczęściej przy rozliczaniu jazd lokalnych w formie ryczałtu, ale może być również stosowany przy rozliczaniu na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Jeśli przekroczysz limit kilometrów, pracodawca może wypłacić wyższą kwotę, ale nadwyżka ponad limit będzie traktowana jako przychód i podlega opodatkowaniu. W niektórych zawodach limity mogą być wyższe, np. w służbie leśnej lub służbach ratowniczych, gdzie dopuszczalne są większe miesięczne przebiegi.

Limity kilometrówki a delegacja

Inne zasady obowiązują w przypadku podróży służbowej poza miejscowość, w której znajduje się miejsce pracy, czyli delegacji. W delegacji nie obowiązują limity kilometrów. Rozlicza się każdy faktycznie przejechany kilometr na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu i odpowiedniej stawki za 1 km.

Oznacza to, że jeśli jedziesz prywatnym samochodem w delegację, zwrot kosztów oblicza się według wzoru:

• liczba przejechanych kilometrów,

• pomnożona przez stawkę za 1 km,

• bez ograniczenia limitem kilometrów.

Dlatego przy jazdach lokalnych obowiązują limity kilometrów, a przy delegacjach rozlicza się faktyczną liczbę przejechanych kilometrów.

Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Jeśli chcesz rozliczać kilometrówkę na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów, musisz prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, która jest podstawą do wyliczenia zwrotu kosztów.

Co musi zawierać ewidencja przebiegu pojazdu?

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać konkretne informacje dotyczące pojazdu, osoby, która z niego korzysta, oraz każdego wyjazdu służbowego.

W ewidencji przebiegu pojazdu muszą znaleźć się:

• imię i nazwisko osoby używającej pojazdu,

• adres zamieszkania,

• numer rejestracyjny pojazdu,

• pojemność silnika,

• kolejny numer wpisu,

• data wyjazdu,

• cel wyjazdu,

• opis trasy (skąd – dokąd),

• liczba przejechanych kilometrów,

• stawka za 1 km przebiegu,

• kwota do rozliczenia,

• podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej.

Na koniec okresu rozliczeniowego należy również podsumować stan licznika na początku i na końcu okresu, a także łączną liczbę przejechanych kilometrów i łączną kwotę do wypłaty.

W jakiej formie można prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Przepisy nie narzucają jednej konkretnej formy prowadzenia ewidencji, dlatego można robić to na kilka sposobów.

Ewidencję przebiegu pojazdu można prowadzić:

• w papierowej książce przebiegu pojazdu,

• w arkuszu kalkulacyjnym, np. w Excelu,

• w programie księgowym,

• w aplikacji mobilnej do rejestrowania tras,

• w systemie GPS rejestrującym przejazdy.

Niezależnie od wybranej formy ewidencja powinna być prowadzona na bieżąco, a po zakończeniu miesiąca zatwierdzona przez pracodawcę lub osobę upoważnioną.

Dokumenty potrzebne do rozliczenia kilometrówki

Zapisanie trasy w ewidencji to nie wszystko, ponieważ do rozliczenia kilometrówki potrzebne są również inne dokumenty potwierdzające używanie prywatnego pojazdu do celów służbowych.

Do rozliczenia kilometrówki najczęściej potrzebne są:

• ewidencja przebiegu pojazdu,

• oświadczenie pracownika o używaniu prywatnego pojazdu do celów służbowych,

• polecenie wyjazdu służbowego lub rozliczenie delegacji – w przypadku podróży służbowej,

• umowa lub zgoda pracodawcy na używanie prywatnego samochodu do celów służbowych,

• dokumenty potwierdzające dodatkowe koszty, np. rachunki za autostrady, parkingi lub przejazdy płatnymi drogami – jeśli pracodawca zwraca także te wydatki.

Dokładna lista dokumentów może się różnić w zależności od firmy, ale ewidencja przebiegu pojazdu jest podstawowym dokumentem, bez którego nie można rozliczyć kilometrówki na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów.

💡 Przeczytaj też: Praca w delegacji: zasady, wskazówki i rozliczenia

Kiedy ewidencja przebiegu pojazdu jest obowiązkowa?

Ewidencja przebiegu pojazdu jest potrzebna tylko w niektórych formach rozliczania samochodu, dlatego przed rozpoczęciem prowadzenia kilometrówki warto sprawdzić, czy w Twojej sytuacji jest ona wymagana.

Ewidencja przebiegu pojazdu jest obowiązkowa, gdy:

• rozliczasz kilometrówkę na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów,

• pojazd w firmie jest używany wyłącznie do celów działalności i wymaga prowadzenia ewidencji dla celów podatkowych,

• chcesz odliczać 100% VAT od wydatków związanych z samochodem i pojazd ma być używany tylko do celów firmowych.

Ewidencja przebiegu pojazdu nie jest obowiązkowa, gdy:

• rozliczasz jazdy lokalne w formie ryczałtu miesięcznego,

• w działalności gospodarczej rozliczasz samochód prywatny w formie 20% kosztów,

• korzystasz z samochodu służbowego należącego do firmy.

Warto pamiętać, że brak ewidencji w sytuacji, gdy jest ona wymagana, może spowodować, że pracodawca nie wypłaci zwrotu kosztów albo przedsiębiorca nie będzie mógł zaliczyć wydatków związanych z samochodem do kosztów działalności.

Czy kilometrówka jest opodatkowana?

Zwrot kosztów za używanie prywatnego pojazdu do celów służbowych w ramach kilometrówki jest zwolniony z podatku dochodowego i składek ZUS, ale tylko do wysokości określonej w przepisach.

Zwolnienie z podatku i składek obowiązuje, gdy:

• stosowana jest stawka za 1 km nie wyższa niż określona w rozporządzeniu,

• w przypadku jazd lokalnych nie został przekroczony miesięczny limit kilometrów,

• zwrot kosztów wynika z ewidencji przebiegu pojazdu lub z ryczałtu za jazdy lokalne.

Jeśli pracodawca wypłaci wyższą kwotę niż wynika z przepisów, nadwyżka ponad limit:

• stanowi przychód pracownika,

• podlega opodatkowaniu,

• podlega oskładkowaniu ZUS.

Należy też zdawać sobie sprawę, że inne zasady obowiązują w przypadku przedsiębiorców. W działalności gospodarczej wydatki związane z używaniem samochodu rozlicza się w kosztach uzyskania przychodu, a nie w formie zwrotu kilometrówki, dlatego nie stosuje się tu zwolnienia z podatku w taki sposób jak u pracowników.

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu kilometrówki

Rozliczanie kilometrówki nie jest skomplikowane, ale mimo to wiele osób popełnia te same błędy, które mogą spowodować, że zwrot kosztów zostanie zakwestionowany albo opodatkowany.

Do najczęstszych błędów przy rozliczaniu kilometrówki należą:

• brak ewidencji przebiegu pojazdu, mimo że jest wymagana,

• niepełne dane w ewidencji, np. brak celu wyjazdu lub trasy,

• wpisywanie przybliżonej liczby kilometrów zamiast faktycznej,

• przekroczenie limitu kilometrów przy jazdach lokalnych bez świadomości, że nadwyżka będzie opodatkowana,

• stosowanie stawki wyższej niż określona w przepisach,

• rozliczanie prywatnych przejazdów jako służbowych,

• brak zgody pracodawcy na używanie prywatnego samochodu do celów służbowych.

Dobra rada! Powinno się prowadzić ewidencję na bieżąco i przechowywać dokumenty związane z wyjazdami służbowymi, ponieważ w razie kontroli to właśnie na ich podstawie trzeba udowodnić, że przejazdy były związane z pracą.

Kilometrówka – najczęściej zadawane pytania

Czy kilometrówka obejmuje koszty paliwa?

Tak, stawka za 1 km obejmuje koszty używania pojazdu, w tym paliwo, serwis, ubezpieczenie i eksploatację samochodu. Oznacza to, że nie trzeba zbierać faktur za paliwo, aby rozliczyć kilometrówkę. Dodatkowo można rozliczyć osobno niektóre koszty związane z podróżą służbową, np. opłaty za autostrady, parkingi lub przejazdy płatnymi drogami, jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę.

Czy samochód elektryczny można rozliczać w ramach kilometrówki?

Obecne przepisy nie określają osobnej stawki kilometrówki dla samochodów elektrycznych. Stawki za 1 km przebiegu pojazdu są przypisane do pojemności silnika, dlatego w przypadku samochodów elektrycznych nie ma jednoznacznie wskazanej stawki w przepisach. Często stosuje się stawkę jak dla samochodu osobowego, jednak przepisy nie regulują tego wprost.

Warto też wiedzieć, że planowane są zmiany przepisów, które mają wprowadzić odrębne stawki dla samochodów elektrycznych, hybrydowych i wodorowych. Na ten moment nowe przepisy nie weszły jeszcze w życie, dlatego stosuje się obecnie obowiązujące stawki kilometrówki.

Czy pracodawca może ustalić wyższą stawkę niż kilometrówka ustawowa?

Pracodawca może ustalić wyższą stawkę za 1 km, ale nadwyżka ponad stawkę określoną w przepisach będzie traktowana jako przychód pracownika. Oznacza to, że od tej części trzeba zapłacić podatek i składki ZUS.

Czy kilometrówka dotyczy tylko samochodów?

Nie, kilometrówka dotyczy nie tylko samochodów osobowych, ale również motocykli i motorowerów, jeśli są wykorzystywane do celów służbowych i nie należą do pracodawcy.

Czy w delegacji obowiązuje limit kilometrów?

Nie, limit kilometrów dotyczy jazd lokalnych. W przypadku delegacji rozlicza się faktyczną liczbę przejechanych kilometrów na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.

Czy przedsiębiorcę obowiązuje limit kilometrów?

Nie, limity kilometrów dotyczą pracowników rozliczających jazdy lokalne. Przedsiębiorca rozlicza przejazdy związane z działalnością gospodarczą na innych zasadach i limity kilometrów go nie obowiązują.