Jak powinno wyglądać rozliczenie delegacji krajowej i zagranicznej?

Czy wiesz, czym różni się delegacja od podróży służbowej? A może zastanawiasz się, jakie należności przysługują Ci podczas służbowych wyjazdów? Delegacje i podróże służbowe to nieodłączny element pracy wielu osób, ale różnice między nimi, a także zasady rozliczania kosztów często budzą pytania. W naszym artykule znajdziesz wszystkie odpowiedzi! Dowiesz się, jakie przepisy regulują te kwestie, jak obliczyć diety, rozliczyć transport czy noclegi – zarówno w kraju, jak i za granicą. Podpowiemy też, co zrobić, jeśli nie masz faktury za wydatek.

Z tego artykułu dowiesz się...

• Co to jest delegacja, a co podróż służbowa?

• Jakie są zasady rozliczania kosztów podróży służbowej, w tym diety, noclegów i transportu?

• Co obejmują diety i jak są obliczane?

• Czy pracownik może otrzymać zwrot kosztów za korzystanie z prywatnego samochodu?

• Jak wygląda rozliczenie podróży służbowej krok po kroku?

• Jak rozliczać podróże służbowe zagraniczne?

Delegacja a podróż służbowa

Pojęcia delegacja i podróż służbowa są często używane zamiennie, jednak występują między nimi różnice, które warto znać.

Delegacja to sytuacja, w której pracownik na polecenie pracodawcy realizuje zadania zawodowe w innym miejscu niż jego stałe miejsce pracy. Zazwyczaj trwa dłużej i może obejmować lokalizacje niezwiązane bezpośrednio z siedzibą firmy.

Podróż służbowa natomiast to krótkotrwały wyjazd pracownika w celu wykonania konkretnego zadania, takiego jak uczestnictwo w spotkaniu czy szkoleniu, poza miejscem stałej pracy. Ma charakter jednorazowy i służy realizacji określonych celów.

Podsumowując, delegacja to dłuższy wyjazd związany z wykonywaniem zadań zawodowych poza stałym miejscem pracy, podczas gdy podróż służbowa to krótkotrwały, incydentalny wyjazd w celu realizacji konkretnych zadań, takich jak spotkania czy szkolenia.

💡Przeczytaj także: Pracownik mobilny — kim jest, jakie ma prawa i obowiązki?

Przepisy regulujące kwestie delegacji i podróży służbowych

Przepisy regulujące kwestie delegacji i podróży służbowych w Polsce są zawarte w kilku aktach prawnych.

Kodeks pracy

Art. 77⁵ określa, że pracownikowi, który wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności z tytułu podróży służbowej, które mogą być uregulowane w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę.

Rozporządzenia

Szczegółowe informacje dotyczące rozliczania delegacji i podróży służbowych zostały zawarte w następujących aktach prawnych:

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

👉🏻Opublikuj ogłoszenie o pracę i znajdź najlepszych pracowników do swojej firmy!

Rodzaje kosztów ponoszonych z tytułu podróży służbowej

Jakie są rodzaje kosztów związanych z podróżą służbową pracownika? Najważniejsze z nich to koszty podróży, noclegów i wyżywienia.

Koszty podróży

Rozliczenie kosztów transportu w przypadku podróży służbowej będzie zależało od rodzaju pojazdu.

Bilety na środki transportu publicznego: Pracownik może otrzymać zwrot kosztów za bilety na pociąg, autobus, samolot lub inny środek transportu publicznego. Wartość biletu powinna być udokumentowana fakturą lub paragonem.

Komunikacja miejska: Pracownik może otrzymać ryczałt za dojazdy komunikacją miejską, który wynosi 20% diety krajowej, co obecnie stanowi 9 zł dziennie. Taka kwota przysługuje za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej krajowej, jeśli pracownik korzysta z komunikacji miejskiej. Jeśli ryczałt nie pokrywa faktycznych kosztów, pracownik może ubiegać się o zwrot kosztów udokumentowanych fakturami lub biletami.

Koszty za przejazd samochodem prywatnym: Pracownik może otrzymać zwrot kosztów za paliwo oraz inne wydatki związane z użytkowaniem samochodu prywatnego w trakcie delegacji. Pracownik musi przy tym uzyskać zgodę pracodawcy na korzystanie z samochodu prywatnego. Zwrot jest obliczany według stawek za kilometr, które w Polsce wynoszą:

• pojemność silnika do 900 cm³ – 0,5214 zł/km,

• pojemność silnika powyżej 900 cm³ – 0,8358 zł/km.

Do kosztów transportu można zaliczyć także opłaty za przejazd autostradami, mostami czy tunelami.

Zwrot kosztów za dojazd nie obowiązuje, gdy pracownik ma zapewnione bezpłatne dojazdy.

Diety

Diety służą do pokrycia zwiększonych kosztów wyżywienia podczas podróży służbowych. Od 1 stycznia 2023 roku dieta krajowa za dobę podróży służbowej wynosi 45 zł. Zasady przyznawania diet zależą od długości podróży służbowej:

• podróż krótsza niż 8 godzin: dieta nie przysługuje,

• podróż trwająca od 8 do 12 godzin: przysługuje 50% diety (22,50 zł),

• podróż trwająca powyżej 12 godzin: Przysługuje pełna dieta (45 zł).

W przypadku kilkudniowych delegacji diety są przyznawane według następujących zasad:

• pełne doby: za każdą pełną dobę delegacji pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości,

• niepełne doby: za niepełny dzień trwający powyżej 8 godzin pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełny dzień trwający krócej niż 8 godzin przysługuje 50% diety.

Jeśli pracownik otrzymał bezpłatne wyżywienie, dieta jest pomniejszana:

• śniadanie lub kolacja: -25% diety,

• obiad: -50% diety.

Zakwaterowanie

Zakwaterowanie podczas delegacji jest jednym z największych kosztów, które pracownik ponosi podczas delegacji. Jak wygląda zwrot kosztów za noclegi?

Zwrot kosztów na podstawie rachunku: Pracownik może otrzymać zwrot kosztów za nocleg w wysokości wynikającej z rachunku lub faktury za nocleg. Maksymalna kwota zwrotu nie może przekroczyć dwudziestokrotności diety, co obecnie wynosi 900 zł za dobę hotelową. Jeśli pracodawca uzna, że pracownik mógł powrócić do miejsca zamieszkania, zwrot kosztów za nocleg może nie być wypłacony.

Ryczałt za nocleg: Jeśli pracownik nie ma rachunku za nocleg lub pracodawca nie zapewnił bezpłatnego noclegu, pracownik może otrzymać ryczałt za nocleg. Obecnie ryczałt ten wynosi 67,50 zł, co stanowi 150% diety dobowej. Ryczałt przysługuje za każdy nocleg trwający co najmniej 6 godzin między godzinami 21:00 a 7:00 rano. Jakie są warunki otrzymania ryczałtu za nocleg?

• musi być konieczny,

• nie może odbywać się w trakcie przejazdu,

• nie może być bezpłatny.

💡Przeczytaj także: Jakie prawa ma osoba wykonująca pracę w nocy?

Inne wydatki

Pracownik może się także ubiegać o zwrot innych kosztów, które poniósł podczas delegacji:

• Paliwo: zwrot kosztów za paliwo zużyte podczas podróży samochodem prywatnym.

• Opłaty za parking: zwrot kosztów za parkowanie samochodu w trakcie delegacji.

• Bilety wstępu: zwrot kosztów za bilety wstępu na targi, konferencje lub inne wydarzenia związane z delegacją.

• Ubezpieczenie podróżne: zwrot kosztów za ubezpieczenie podróżne, zwłaszcza w przypadku wyjazdów zagranicznych.

• Koszty uzyskania wizy: zwrot kosztów związanych z uzyskaniem wizy w przypadku podróży zagranicznych.

• Koszty paszportu: zwrot kosztów związanych z uzyskaniem paszportu, jeśli jest on wymagany do podróży.

Rozliczenie podróży służbowej zagranicznej

Powyższe informacje dotyczą sytuacji, gdy pracownik odbywa podróż służbową w kraju. Zupełnie inaczej będzie wyglądało rozliczenie podróży zagranicznej.

Dieta

Diety zagraniczne są ustalane w zależności od kraju docelowego i są wyższe niż w przypadku delegacji krajowych. Przykładowo, dieta w Austrii wynosi 57 euro, w Belgii 55 euro, w Czechach 41 euro, a w Hiszpanii 50 euro.

Za podróż trwającą krócej niż 8 godzin przysługuje 1/3 diety, od 8 do 12 godzin – 50% diety, a powyżej 12 godzin – pełna dieta. Dieta jest pomniejszana, jeśli pracodawca zapewnia bezpłatne wyżywienie (o 15% za śniadanie, o 30% za obiad lub kolację). Jeśli pracownik korzysta z bezpłatnego całodziennego wyżywienia, otrzyma 25% diety.

Nocleg i transport

Zwrot kosztów za noclegi jest zwykle ograniczony do określonej kwoty, zależnej od kraju. Przykładowo limit za nocleg w delegacji do Niemiec wynosi 170 euro, w Chorwacji 125 euro, a w Nowej Zelandii 180 dolarów. Pracownik powinien posiadać fakturę lub rachunek za nocleg, aby otrzymać zwrot kosztów.

Transport międzynarodowy, tak jak bilety lotnicze czy pociągowe, również podlega zwrotowi kosztów, przy czym dokumentacja w postaci biletów lub faktur jest niezbędna. Dodatkowo, w niektórych przypadkach pracownik może otrzymać zwrot kosztów za wizę i ubezpieczenie podróżne.

Jak rozliczyć podróż służbową krok po kroku?

Pracownicy często podróżują w celach służbowych, zarówno w kraju, jak i za granicą, co wiąże się z ponoszeniem różnych wydatków. Aby zapewnić sprawne i przejrzyste rozliczenie tych kosztów, należy postępować według określonej procedury.

Polecenie wyjazdu służbowego

Pracownik otrzymuje polecenie wyjazdu służbowego od pracodawcy, które określa cel, miejsce i czas podróży. Dokument ten jest podstawą do rozliczenia kosztów podróży. Polecenie powinno zawierać informacje o miejscu i dacie podróży, celu wyjazdu oraz ewentualnych dodatkowych kosztach, które mogą być poniesione.

Dokumentacja podróży

Pracownik powinien dokumentować wszystkie koszty związane z podróżą, takie jak bilety transportu, noclegi, wyżywienie, oraz ewentualne koszty dojazdów komunikacją miejską. Faktury i paragony są niezbędne do uzyskania zwrotu kosztów.

W przypadku delegacji zagranicznej może być wymagana dodatkowa dokumentacja, taka jak wiza i ubezpieczenie podróżne. Zwrot kosztów za te dokumenty może być wypłacony zgodnie z polityką firmy.

Zwrot kosztów

Po zakończeniu podróży pracownik składa wniosek o zwrot kosztów wraz z fakturami i paragonami. Zwrot obejmuje diety, noclegi i koszty transportu.

Jeśli pracownik nie może uzyskać faktury, może złożyć pisemne oświadczenie o dokonanych wydatkach. Oświadczenie to powinno zawierać informacje o rodzaju poniesionych wydatków i przyczynach braku dokumentów.

Termin rozliczenia

Pracownik ma 14 dni na złożenie rozliczenia podróży służbowej wraz z dokumentami potwierdzającymi poniesione koszty. Po zatwierdzeniu dokumentów przez pracodawcę pracownik otrzymuje zwrot kosztów.

💡Przeczytaj także: Ile wynoszą koszty zatrudnienia pracownika w Polsce?

Porównanie rozliczenia kosztów podróży krajowych i zagranicznych

Przygotowaliśmy tabelę, która pomoże zrozumieć różnice pomiędzy sposobem rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych.

Kryterium	Delegacja krajowa	Delegacja zagraniczna
Dieta	45 zł za pełną dobę; 22,50 zł za podróż trwającą od 8 do 12 godzin	Zmienne stawki w walutach obcych, zależne od kraju (np. Austria: 57 euro, Belgia: 55 euro, Hiszpania: 50 euro)
Pomniejszenie Diety	-25% za śniadanie lub kolację, -50% za obiad	-15% za śniadanie, -30% za obiad lub kolację
Noclegi	Zwrot do 900 zł za dobę lub ryczałt 67,50 zł za nocleg trwający co najmniej 6 godzin	Zwrot do określonej kwoty w walucie obcej, zależnej od kraju (np. Niemcy: do 170 euro, Chorwacja: do 125 euro)
Transport	Zwrot kosztów za bilety transportu publicznego lub samochód prywatny według stawek za kilometr (0,5214 zł/km do 900 cm³, 0,8358 zł/km powyżej 900 cm³)	Zwrot kosztów za bilety transportu międzynarodowego, z dokumentacją w postaci biletów lub faktur

Często zadawane pytania

Komu należy się dieta za delegacje?

Dieta za delegację przysługuje pracownikom, którzy są w podróży służbowej. Warunkiem otrzymania diety jest to, że podróż służbowa musi trwać co najmniej 8 godzin. W przypadku podróży krajowych dieta wynosi 45 zł za dobę, a w przypadku podróży zagranicznych wysokość diety zależy od kraju docelowego.

Czy należy się dieta za sobotę i niedzielę?

Dieta za sobotę i niedzielę w podróży służbowej przysługuje, o ile pracownik nie wraca do domu i nie otrzymuje bezpłatnego wyżywienia. Zgodnie z przepisami, dieta przysługuje za cały czas podróży służbowej, niezależnie od dnia tygodnia, pod warunkiem że pracownik pozostaje w miejscu delegacji i nie korzysta z bezpłatnego wyżywienia.

Czy po delegacji należy się dzień wolny?

Po delegacji pracownik może otrzymać dzień wolny w określonych sytuacjach. Jeśli delegacja odbyła się w sobotę, pracownik powinien otrzymać dodatkowy dzień wolny. W przypadku delegacji w niedzielę, pracownik ma prawo do dnia wolnego w ciągu sześciu dni poprzedzających lub następujących po podróży.

Czy zwrot kosztów delegacji należy się w przypadku pracowników zatrudnionych na umowy cywilnoprawne?

Zwrot kosztów delegacji w przypadku pracowników zatrudnionych na umowie zlecenia lub umowie o dzieło, nie jest uregulowany w przepisach prawa pracy. Jednak strony umowy mogą zawrzeć postanowienia dotyczące zwrotu kosztów podróży w umowie cywilnoprawnej.