Pracownik mobilny — kim jest, jakie ma prawa i obowiązki?

Pracownik mobilny, potocznie nazywany również "pracownikiem terenowym", odnosi się do osoby zatrudnionej, której charakter pracy związany jest z wykonywaniem obowiązków służbowych poza siedzibą firmy lub innym ściśle określonym miejscem. Termin ten obejmuje również osoby, której praca polega na przemieszczaniu się po określonym obszarze lub do konkretnych punktów, które nie są ściśle określone jako miejsce pracy pracownika mobilnego. Nietypowy sposób lub miejsce wykonywania zasadniczego zadania służbowego objęte jest nie tylko odrębnymi przepisami Kodeksu Pracy, ale również podlega innym rozliczeniom, niż w przypadku pracy w formie stacjonarnej lub zdalnej. Z niniejszego artykułu dowiesz się między innymi:

• Kim jest pracownik mobilny i jakie zawody należą do tej grupy;

• Jakie są zasadnicze różnice pomiędzy pracą mobilną a stacjonarną czy zdalną;

• Jakie podstawowe zadania pracownicze obejmuje praca mobilna;

• Jak dbać o efektywność pracy mobilnej;

• Jakie są obowiązki pracodawcy wobec pracownika mobilnego określone przez prawo pracy;

• Jak rozliczać czas pracy pracownika mobilnego i jak nowe technologie mogą w tym pomóc;

• Czy pracownikom terenowym przysługuje prawo do diet i zwrotów kosztów podróży służbowych;

• Jakie przepisy regulują pracę mobilną w Polsce;

• Jakie wyzwania stoją przed pracownikami mobilnymi.

Kim jest pracownik mobilny i jakich zawodów dotyczy?

Osoba kwalifikująca się jako pracownik mobilny nie ma stałego miejsca wykonywania pracy, tylko przemieszcza się po danym obszarze lub do różnych lokalizacji, które nie pozostają ściśle określone i bardzo rzadko, o ile w ogóle, przebywa w siedzibie pracodawcy. Zazwyczaj musi ona posiadać prawo jazdy kat. B do poruszania się pojazdem służbowym we wskazane lokalizacje. Do takiej grupy kwalifikuje się zawody wymagające regularnego przemieszczania się i należą do nich:

• przedstawiciele handlowi;

• konsultanci biznesowi;

• zawodowi kierowcy;

• listonosze, kurierzy i dostawcy;

• dziennikarze i reporterzy;

• serwisanci sprzętu;

• technicy terenowi;

• automatycy i robotycy;

• technicy turbin wiatrowych;

• żołnierze zawodowi;

• pracownicy socjalni.

Poszukując pracy mobilnej, najczęściej takie ogłoszenia można znaleźć w następujących branżach: logistyka i transport, marketing, dziennikarstwo i media, consulting i doradztwo biznesowe, robotyka i automatyka, telekomunikacja, praca socjalna.

Różnice pomiędzy pracą mobilną a stacjonarną i zdalną

Istnieje kilka zasadniczych różnic pomiędzy pracą mobilną a stacjonarną lub w trybie zdalnym. Praca stacjonarna polega na stałym wykonywaniu zadań w ściśle określonym miejscu pracy, jakim jest siedziba firmy (np. biuro, placówki handlowe, lokale usługowe, fabryki, zakłady pracy, hale handlowe, szpitale i przychodnie, hotele, lokale gastronomiczne, szkoły, kliniki weterynaryjne, salony urody itp.) lub stałe miejsce pracy poza budynkiem (np. parking, port morski, kopalnia, stocznia, stadnina koni i podobne).

Praca zdalna oznacza zazwyczaj wykonywanie obowiązków pracowniczych z miejsca zamieszkania pracownika lub innej lokalizacji znajdującej się poza siedzibą firmy. Jednak niekiedy zdarza się również, że osoba pracująca zdalnie może być również pracownikiem mobilnym — jeśli jednak nie wymaga tego specyfika jej zawodu, przejazdy nie wliczają się do czasu pracy i nie są rozliczane przez pracodawcę, nie można również liczyć na świadczenia pracy, jakie przyznawane są pracownikom mobilnym.

Pracownik mobilny to osoba, która w ramach wykonywania umówionej pracy wykonuje stałe przemieszczanie obejmujące rzeczywisty zakres terytorialny w celu świadczenia usług. Osoba zatrudniona w charakterze przedstawiciela handlowego pracującego do obsłużenia ostatniego klienta na określonym obszarze, konsultanta biznesowego odbywającego często podróże służbowe, kierowcy zawodowego, kuriera, pracownika socjalnego lub w innym zawodzie kwalifikującym się jako mobilny najczęściej nie są zatrudnieni na umowę o pracę, gdyż ta posiada obligatoryjny nakaz wskazania miejsca pracy, o którym mowa w art. 29 § 1 pkt 2 Kodeksu Pracy. Zazwyczaj zatrudnienie odbywa się zwykle na zasadzie B2B, rzadziej umowy zlecenie. Z rzadka pracownik mobilny jest zatrudniany na UoP, gdzie w umowie widnieje zamiejscowa siedziba pracodawcy (np. u pracowników socjalnych). W przeciwieństwie do zatrudnienia w trybie zdalnym praca mobilna wymaga częstszych zmian lokalizacji i większej elastyczności.

Praca mobilna a wykonanie podstawowych zadań pracowniczych

W zależności od specyfiki zawodu wykonywane obowiązki pracownicze mogą być realizowane częściowo zdalnie, przez część tygodnia, a w inne dni obejmować wyjazdy do klientów lub rodzin objętych nadzorem (w przypadku pracy pracownika socjalnego). W zależności od branży i zadań praca mobilna może być realizowana w różnych formach: w terenie (np. przedstawiciel handlowy, dziennikarz, reporter, serwisant sprzętu, pracownik socjalny), w trasie (zawodowy kierowca, kurier, dostawca) oraz praca w różnych lokalizacjach (np. konsultant biznesowy, freelancer zdalny).

Jak zadbać o efektywność pracy mobilnej?

Jednym z najważniejszych czynników decydującym o efektywności pracy mobilnej jest umiejętne zarządzanie czasem. Starając się zoptymalizować produktywność w wykonywaniu zadań przez pracownika mobilnego, należy podjąć kilka kluczowych kroków:

• Ustal sobie cele i określ priorytety — najważniejsze, aby kierować się przy tym zasadą SMART, czyli Specyficzne, Mierzalne, Osiągalne, Realistyczne, Mieszalne Czasowo (z angielskiego: Specific, Measurable, Achieveable, Relevant, Time-bound).

• Dokładnie planuj i organizuj pracę — dzięki odpowiednim narzędziom do zarządzania zadaniami, znacznie łatwiej jest zagospodarować czas tak, aby nie tylko go nie tracić na porządkowanie chaosu czy naprawianie błędów, ale by była jak najbardziej komfortowa i nie doprowadziła do szybszego wypalenia zawodowego.

• Utrzymuj dyscyplinę — pamiętaj, że chociaż motywacja potrafi inspirować, to właśnie dyscyplina pomaga kontynuować rozpoczęte zajęcie, kiedy entuzjazm opada.

Obowiązki pracodawcy wobec pracownika mobilnego

Pracodawca zobowiązany jest przede wszystkim do rozliczania czasu pracy pracownika mobilnego i zapewnienia mu pojazdu firmowego, jeśli jego praca wymaga poruszania się po określonym obszarze lub wymaga stałego pobytu w trasie.

Niezbędne jest również określenie stosunku pracy — najczęściej można spotkać się z zatrudnieniem na umowę B2B, czasem również umowa zlecenie. Jednak niekiedy zdarza się, że zatrudnia się ich na umowę o pracę, w której określenie miejsca pracy pracownika mobilnego jest bezwzględne. Jako miejsce wypełniania obowiązków zawodowych pracowników terenowych ze względu na charakter pracy określa się najczęściej:

• szerszy obszar geograficzny (np. obejmujący województwo, region, dzielnicę);

• kilka możliwych lokalizacji;

• poprzez zawarcie w umowie sformułowania: „miejsce wykonywania pracy: teren działalności pracodawcy”.

Istotne jest dopilnowanie, aby zawarty w umowie obszar lub miejsca pracy odpowiadały rzeczywistym i były zgodne z prawem pracy. Pozwoli to uniknąć komplikacji oraz potencjalnych kar, jakie mogą zostać nałożone na pracodawcę za łamanie przepisów zawartych w Kodeksie Pracy.

Rozliczanie czasu pracy pracownika mobilnego

Według § 1 art. 128 "Ustawowe pojęcie czasu pracy" Kodeksu Pracy: "Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy." W przypadku pracowników mobilnych miejsce pracy może być określone w bardziej elastyczny sposób, jak chociażby pewien obszar, szerokość geograficzną czy kilka lokalizacji, dlatego też są oni zobowiązani do pozostawania do dyspozycji pracodawcy w godzinach pracy mimo wypełniania obowiązków służbowych poza firmą. Jednak z racji pozostawania w trasie lub pracy w terenie, czas ten może być rozliczany inaczej i niekiedy w wymiarze większym, niż 8 godzin. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 11 kwietnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 350/00) potwierdził, że o ile zapis w umowie odzwierciedla rzeczywisty zakres pracy pracownika mobilnego, może on obejmować np. więcej, niż jedno województwo czy inny rejon, jednak musi być to ściśle wyszczególnione w umowie, aby nie dochodziło do naruszenia prawa pracy.

Ze względu na to, że zgodnie z wyrokiem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (C-266/14) czas przejazdu z jednego miejsca pracy do drugiego powinien być wliczany do czasu pracy pracownika mobilnego, jeśli stanowi to integralną część wykonywanych przez niego obowiązków. Również podróże służbowe niezbędne do wykonania zasadniczego zadania pracowniczego jak, chociażby przejazdy (np. kierowca zawodowy, technik turbin wiatrowych, kurier) czy wizyty u klientów (np. przedstawiciel handlowy, konsultant biznesowy) powinny być traktowane jako czas pracy, a nie wolny i według prawa pracy należy go wliczać jako przepracowane przez osobę zatrudnioną godziny. Zgodnie z przepisami, jeśli pracodawca nie zapewnił pracownikowi stałego miejsca pracy, to przejazd z miejsca zamieszkania do pierwszego zlecenia oraz powrót również muszą być uznawane jako czas pracy pracownika mobilnego. Także czas poświęcony na dojazdy do miejsca zlecenia oraz na samym przemieszczaniu między zleceniami, łącznie nie powinny przekraczać przepisowego czasu 12 godzin pracy w ciągu doby.

Czy pracownicy mobilni mają prawo do diet i zwrotów kosztu podróży?

Wiele osób zastanawia się, czy dla pracowników mobilnych przysługują świadczenia pracy w postaci wszelkich zwrotów kosztów podróży służbowych, dodatków czy też rozliczaniem paliwa za niezbędne przejazdy od jednego zlecenia do drugiego. W obowiązku pracodawcy leży przestrzeganie norm dotyczących czasu pracy i przerw na odpoczynek również w przypadku pracowników mobilnych. Ze względu na odległość w stale zmieniającym się miejscu wykonywania obowiązków, planowanie, monitorowanie i rozliczanie czasu pracy stawia przed pracodawcą dodatkowe wyzwania, dlatego też pomocne są nowoczesne technologie, jak chociażby narzędzia w postaci aplikacji do rejestracji czasu pracy pracowników terenowych wyposażone w GPS czy inne programy do planowania i monitorowania, czy podczas przejazdów pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy.

Pracownikom mobilnym, o ile nie poruszają się pojazdem służbowym, często przysługuje zwrot kosztów podróży. Na przykład u żołnierzy zawodowych wykonanie zasadniczego zadania służbowego na terenie kraju obejmuje też zwrot kosztów przejazdów do miejscowości zamieszkania w czasie wolnym. Warto również wspomnieć, że zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego w wyroku z dnia 11 kwietnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 350/00), praca mobilna różni się tym od delegacji, że ma dokładnie sprecyzowany obszar pracy objęty ściśle określonym w umowie zapisem, po którym pracownik porusza się regularnie i nie liczy się ona jako podróż służbowa.

Jednak i w pracy mobilnej może pojawić się konieczność wyjazdu w podróż służbową, na przykład na konferencję branżową (zwłaszcza w przypadku konsultanta biznesowego). Tylko w tym przypadku diety pracownika mobilnego są wolne od podatku do wysokości, jaka została określona w przepisach zawartych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2023.2190). Dlatego podczas rozliczania delegacji opodatkowaniu nie podlegają koszty noclegu, wyżywienia oraz przejazdów. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. 2023.728) diety oraz inne należności wynikające z konieczności odbycia delegacji nie są podstawą wymiaru składek pracowników odprowadzanych przez pracodawcę.

Z jakimi wyzwaniami najczęściej spotykają się pracownicy mobilni?

Praca mobilna wiąże się z kilkoma zaletami i wadami, które warto znać, gdyż nie jest to tryb dla każdego. Do atutów pracy terenowej można zaliczyć:

• większą elastyczność dotyczącą miejsca (szerszy obszar) i czasu pracy;

• możliwość dostosowania się do potrzeb klientów;

• możliwość zwiększania efektywności pracy dzięki niepozostawaniu w jednym miejscu;

• dla pracodawcy: redukcja kosztów, wynikająca z braku konieczności utrzymywania stałej siedziby firmy i ponoszenia kosztów eksploatacji wynikającym z zatrudnieniem pracowników w trybie stacjonarnym.

Wyzwania związane z pracą mobilną:

• trudności w zachowaniu work-life-balance;

• trudności w organizacji pracy i efektywnym zarządzaniem czasem pracy (mogą w tym pomóc odpowiednie narzędzia);

• mogą pojawić się trudności technologiczne (np. brak połączenia z siecią, co jest istotne zwłaszcza dla pracowników zdalnych mobilnych);

• dla pracodawców: aspekty prawne i ubezpieczeniowe związane z zatrudnianiem pracowników pracujących poza stałą siedzibą firmy.