Kim jest mikroprzedsiębiorca? Definicja, prawa i obowiązki

Prowadzisz małą firmę i chcesz po prostu wiedzieć, co to dla Ciebie oznacza? Czy liczba osób, z którymi pracujesz, ma znaczenie? Kiedy przysługują Ci przywileje mikroprzedsiębiorcy, a kiedy je tracisz? Te wątpliwości pojawiają się bardzo często, zwłaszcza gdy firma działa już jakiś czas albo zaczyna się rozwijać. Dowiedz się więcej na temat statusu mikroprzedsiębiorcy oraz związanych z nim praw i obowiązków.

Mikrofirma – co ją charakteryzuje?

Definicja mikrofirmy wynika wprost z przepisów i odnosi się do skali prowadzonej działalności. Mikrofirma to przedsiębiorstwo, które w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniało średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz osiągnęło roczny obrót netto lub sumę aktywów bilansu nieprzekraczającą równowartości 2 mln euro. To właśnie te kryteria decydują o tym, czy Twoja firma mieści się w kategorii najmniejszych podmiotów gospodarczych.

Zatem, jeśli prowadzisz niewielki biznes, często oparty na własnej pracy lub małym zespole, najpewniej działasz właśnie jako mikrofirma. Ten status nie jest tylko etykietą statystyczną. Ma realne znaczenie, bo wpływa na to, jakie obowiązki Cię dotyczą i z jakich uproszczeń możesz korzystać.

Mikrofirma charakteryzuje się przede wszystkim tym, że:

• działa na niewielką skalę, zarówno pod względem zatrudnienia, jak i obrotów,

• często jest elastyczna i szybciej reaguje na zmiany rynkowe,

• podlega prostszym zasadom w wielu obszarach, np. księgowości czy sprawozdawczości,

• jej właściciel zwykle samodzielnie podejmuje większość decyzji biznesowych.

Jeśli chcesz ustalić swój status, warto zacząć właśnie od sprawdzenia, czy spełniasz definicję mikrofirmy. To punkt wyjścia do dalszych kwestii, takich jak prawa, obowiązki i dostępne uproszczenia, które mogą realnie ułatwić Ci prowadzenie działalności.

Mikroprzedsiębiorca – kto to jest?

Mikroprzedsiębiorca to przedsiębiorca działający na najmniejszą skalę, określoną w przepisach prawa. Ten status nie zależy od branży ani od formy działalności, ale od konkretnych danych liczbowych, takich jak poziom zatrudnienia i wysokość obrotów. Jeśli prowadzisz niewielki biznes i chcesz sprawdzić, jakie masz prawa i obowiązki, ustalenie, czy jesteś mikroprzedsiębiorcą, jest jednym z pierwszych kroków.

W uproszczeniu: mikroprzedsiębiorca to przedsiębiorca, który zatrudnia mniej niż 10 pracowników i osiąga stosunkowo niewielkie obroty lub posiada niewielkie aktywa. To najliczniejsza grupa firm w Polsce, obejmująca zarówno jednoosobowe działalności, jak i małe spółki.

Prawo przedsiębiorców o mikroprzedsiębiorcach

Definicja mikroprzedsiębiorcy została uregulowana w ustawie z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców. Zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy:

„mikroprzedsiębiorca – przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:

a) zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz

b) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.”

Warto zwrócić uwagę na słowo „łącznie”. Oznacza to, że oba warunki muszą być spełnione jednocześnie. Sama niska liczba pracowników nie wystarczy, jeśli obroty znacząco przekraczają ustawowy limit.

Status mikroprzedsiębiorcy – od czego zależy?

Status mikroprzedsiębiorcy zależy od danych z co najmniej jednego roku z dwóch ostatnich lat obrotowych. To istotne, bo nie jest on ustalany raz na zawsze. Może się zmieniać wraz z rozwojem firmy lub spadkiem skali działalności.

Przy jego ustalaniu bierze się pod uwagę:

• średnioroczne zatrudnienie,

• roczny obrót netto albo sumę aktywów bilansu,

• dane finansowe z ostatnich dwóch lat obrotowych.

Jeśli w jednym z tych lat spełniałeś wskazane w ustawie kryteria, możesz korzystać ze statusu mikroprzedsiębiorcy. To ważne m.in. przy ustalaniu obowiązków administracyjnych i zakresu przysługujących uproszczeń.

Mikroprzedsiębiorca a jednoosobowa działalność gospodarcza

Status mikroprzedsiębiorcy nie jest przypisany do jednej formy prowadzenia działalności. Najczęściej dotyczy on jednoosobowych działalności gospodarczych, ale nie jest do nich ograniczony.

Jeśli prowadzisz JDG i spełniasz limity dotyczące zatrudnienia oraz obrotów, masz status mikroprzedsiębiorcy. Jednocześnie ten sam status może przysługiwać firmie prowadzonej w formie spółki, na przykład spółce z o.o., o ile jej skala działalności mieści się w ustawowych kryteriach.

Oznacza to, że:

• nie musisz prowadzić jednoosobowej działalności, aby być mikroprzedsiębiorcą,

• forma prawna firmy nie decyduje o statusie,

• największe znaczenie ma wielkość firmy, a nie sposób jej zarejestrowania.

Zatem warto zapamiętać, że status mikroprzedsiębiorcy nie jest przywiązany do JDG. Po prostu ta forma działalności, przynajmniej na początkowych etapach, często spełnia łącznie następujące warunki: przychód i liczba zatrudnionych charakterystyczna dla mikrofirm.

Mikroprzedsiębiorca a mały przedsiębiorca – najważniejsze różnice

Podział na mikroprzedsiębiorców i małych przedsiębiorców wynika bezpośrednio z przepisów i opiera się na skali prowadzonej działalności. Różnice dotyczą przede wszystkim poziomu zatrudnienia oraz wysokości obrotów lub sumy aktywów. To właśnie te kryteria decydują o tym, do której kategorii zalicza się firma.

Zgodnie z ustawą z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, art. 7 ust. 1 pkt 2:

„mały przedsiębiorca – przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:

a) zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz

b) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 10 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 10 milionów euro

– i który nie jest mikroprzedsiębiorcą.”

W związku z tym, jeśli firma spełnia kryteria mikroprzedsiębiorcy, nie może być jednocześnie uznana za małego przedsiębiorcę, nawet jeśli mieści się w wyższych limitach. Najważniejsze różnice sprawdzisz w naszej małej ściądze.

Mikroprzedsiębiorca a mały przedsiębiorca

Kryterium	Mikroprzedsiębiorca	Mały przedsiębiorca
Średnioroczne zatrudnienie	mniej niż 10 pracowników	mniej niż 50 pracowników
Roczny obrót netto	do 2 mln euro	do 10 mln euro
Suma aktywów bilansu	do 2 mln euro	do 10 mln euro
Relacja między statusami	podstawowy status	status wyższy, gdy nie spełnia się kryteriów mikro

Prawa i przywileje mikroprzedsiębiorcy

Warto wiedzieć, że status mikroprzedsiębiorcy to nie tylko definicja z ustawy, ale też konkretne rozwiązania, które mają ułatwiać prowadzenie niewielkiego biznesu. Obejmują one zarówno kwestie podatkowe, jak i formalności administracyjne czy dostęp do programów wsparcia. Nie wszystkie z nich działają automatycznie, część wymaga spełnienia dodatkowych warunków lub złożenia wniosku, ale dobrze jest zdawać sobie sprawę z tego, co w ogóle jest dostępne.

Podatki i ulgi

Mikroprzedsiębiorcy w Polsce mogą korzystać z różnych ulg i preferencji podatkowych, które pomagają w oszczędnościach i poprawiają płynność finansową.

Ulgi i preferencje dostępne najczęściej dla małych podmiotów (w tym mikro):

• „Mały ZUS” i ulga na start – jeśli dopiero zaczynasz, możesz skorzystać z niższych składek ZUS albo zwolnienia z części składek na początku działalności.

• Możliwość wyboru uproszczonych form opodatkowania – np. ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, który ogranicza formalności i obliczanie kosztów.

• Ulgi inwestycyjne – w ramach programów takich jak Polska Strefa Inwestycji czy regionalne wsparcie można uzyskać zwolnienia z podatku dochodowego (PIT/CIT) lub ulgi zwiększone o dodatkowe punkty procentowe dla mikro i małych przedsiębiorstw.

• Możliwość korzystania z ulg branżowych, np. związanych z badaniami i rozwojem (R&D) czy IP Box, które mogą obniżyć podstawę opodatkowania.

Odpowiednie zaplanowanie formy opodatkowania, wybór ulg i skorzystanie z programów inwestycyjnych może obniżyć realne obciążenia podatkowe Twojej firmy.

Uproszczenia administracyjne

Status mikroprzedsiębiorcy wiąże się też z uproszczeniami, które odciążają Cię od części formalności, szczególnie na starcie i w codziennej bieżącej obsłudze firmy.

Najważniejsze z nich to:

• Mniejsze wymagania sprawozdawcze i księgowe – mikrofirmy częściej mogą prowadzić uproszczoną księgowość (np. KPiR lub ryczałt), co zmniejsza koszty obsługi księgowej.

• Dłuższe terminy czy okresy przejściowe przy niektórych zmianach przepisów – np. przy wdrażaniu nowych obowiązków jak Krajowy System e-Faktur (KSeF) mikroprzedsiębiorcy mają łagodniejsze ramy czasowe.

• Wsparcie urzędowe dla początkujących przedsiębiorców, takie jak pomoc asystentów w urzędach przez pierwsze miesiące działalności.

• Uproszczone deklaracje i możliwość składania niektórych wniosków we wskazanych punktach administracyjnych, co ułatwia formalności.

Takie rozwiązania pomagają uniknąć nadmiernej biurokracji i pozwalają skupić się bardziej na rozwoju biznesu, a nie na papierkach.

Wsparcie w rozwoju działalności

Poza ulgami i uproszczeniami administracyjnymi, mikroprzedsiębiorcy mogą sięgać po różne formy wsparcia, także finansowego lub merytorycznego, które pomagają rozwijać firmę.

Najważniejsze możliwości to:

• Dotacje i granty na rozpoczęcie działalności – urzędy pracy, programy regionalne czy unijne oferują bezzwrotne środki na start lub zakup wyposażenia.

• Programy rozwojowe i innowacyjne – np. unijne fundusze operacyjne, granty na projekty innowacyjne, wsparcie eksportowe w ramach programów publicznych.

• Preferencyjne kredyty i pożyczki – dostępne w niektórych programach publicznych lub lokalnych, z lepszymi warunkami niż standardowe bankowe.

• Wsparcie doradcze i szkoleniowe – zarówno od instytucji rządowych, jak i fundacji czy organizacji wspierających przedsiębiorczość, często bezpłatne lub częściowo finansowane.

To znacząco zwiększa szanse na rozwinięcie skrzydeł, zwłaszcza jeśli dopiero zaczynasz lub planujesz inwestycje i innowacje.

Obowiązki mikroprzedsiębiorcy

Pozycja mikroprzedsiębiorcy zapewnia znaczne uproszczenia, ale nie zwalnia z podstawowych obowiązków związanych z prowadzeniem działalności. Są one bardzo podobne do tych, które dotyczą innych przedsiębiorców, różnica polega raczej na skali i zakresie formalności, a nie na ich całkowitym braku. Warto je znać, żeby mieć jasność, czego urząd może od Ciebie oczekiwać.

Do podstawowych obowiązków mikroprzedsiębiorcy należą:

• rejestracja i aktualizacja danych firmy w odpowiednich rejestrach, takich jak CEIDG lub KRS,

• prowadzenie ewidencji księgowej w wybranej formie, np. KPiR, ryczałtu lub ksiąg rachunkowych, jeśli wymagają tego przepisy,

• terminowe rozliczanie podatków, w tym podatku dochodowego oraz VAT, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT,

• opłacanie składek ZUS zgodnie z obowiązującymi zasadami i wybraną ulgą lub preferencją.

Jeśli zatrudniasz pracowników, zakres obowiązków się rozszerza. W takim przypadku dochodzą m.in. obowiązki pracodawcy, czyli prawidłowe zawieranie umów, prowadzenie dokumentacji pracowniczej, zgłaszanie pracowników do ZUS oraz przestrzeganie przepisów prawa pracy i BHP.

Mikroprzedsiębiorca ma również obowiązek przestrzegania przepisów branżowych, jeśli działalność tego wymaga. Może to dotyczyć np. koncesji, zezwoleń, ochrony danych osobowych czy zasad dotyczących sprzedaży konsumenckiej. Zakres tych obowiązków zależy już bezpośrednio od rodzaju prowadzonego biznesu.

Kiedy przedsiębiorca przestaje być mikroprzedsiębiorcą?

Rozwój w biznesie często oznacza przekroczenie określonych limitów. W przypadku mikroprzedsiębiorców są one jasno wskazane w przepisach. Status ten się wraz ze skalą prowadzonej działalności i jest weryfikowany na podstawie konkretnych danych finansowych oraz poziomu zatrudnienia. Jeśli firma się rozwija, naturalnym momentem jest przekroczenie granic przewidzianych dla mikroprzedsiębiorców.

Przedsiębiorca przestaje być mikroprzedsiębiorcą wtedy, gdy nie spełnia ustawowych kryteriów określonych w Prawie przedsiębiorców. Chodzi przede wszystkim o:

• przekroczenie średniorocznego zatrudnienia na poziomie 9 pracowników,

• przekroczenie limitu 2 mln euro rocznego obrotu netto lub sumy aktywów bilansu.

Nadrzędne znaczenie ma jednak sposób liczenia tych danych. Status mikroprzedsiębiorcy ocenia się w odniesieniu do co najmniej jednego roku z dwóch ostatnich lat obrotowych. Oznacza to, że jednorazowy wzrost obrotów lub zatrudnienia w trakcie roku nie zawsze automatycznie powoduje utratę statusu. Liczy się podsumowanie danych za cały rok obrotowy i ich porównanie z wcześniejszym okresem.

Jeżeli w żadnym z dwóch ostatnich lat obrotowych firma nie spełnia kryteriów mikroprzedsiębiorcy, status ten wygasa. Jest to znak, że czas na przejście do kategorii małego przedsiębiorcy, co może wiązać się z innymi obowiązkami i mniejszą liczbą uproszczeń. Dla przedsiębiorcy to często sygnał rozwoju, a nie problem. Warto jednak odpowiednio wcześnie sprawdzić swoje dane i przygotować się na ewentualne zmiany, zwłaszcza w obszarze księgowości, sprawozdawczości i planowania podatkowego.

Czy mikroprzedsiębiorca musi prowadzić pełną księgowość?

O tym, jaka forma księgowości jest wymagana, decydują przede wszystkim forma prawna działalności oraz poziom przychodów, a nie sam fakt bycia mikroprzedsiębiorcą. Zwykle wygląda to tak, że większość mikroprzedsiębiorców może korzystać z uproszczonych form księgowości, o ile spełnia ustawowe warunki.

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną osób fizycznych, najczęściej masz do wyboru:

• księgę przychodów i rozchodów (KPiR),

• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Pełna księgowość staje się obowiązkowa dopiero po przekroczeniu określonego limitu przychodów. Obecnie dotyczy to przedsiębiorców, których przychody netto ze sprzedaży w poprzednim roku obrotowym przekroczyły równowartość 2 mln euro. Po przekroczeniu tego progu trzeba prowadzić księgi rachunkowe, niezależnie od tego, czy firma nadal mieści się w definicji mikroprzedsiębiorcy.

Są też sytuacje, w których pełna księgowość jest obowiązkowa od początku, bez względu na skalę działalności. Dotyczy to chociażby:

• spółek z o.o.,

• spółek akcyjnych,

• spółek komandytowych i komandytowo-akcyjnych.

Zatem, jeśli prowadzisz małą firmę w prostej formie prawnej i nie przekraczasz ustawowych limitów przychodów, pełna księgowość nie jest obowiązkowa. Warto jednak regularnie monitorować swoje wyniki finansowe, bo przekroczenie progu przychodów oznacza zmianę zasad od kolejnego roku obrotowego.

Co się zmieniło w przepisach dla mikroprzedsiębiorców?

Ostatnie lata przyniosły kilka istotnych zmian w przepisach, które mają znaczenie również dla mikroprzedsiębiorców. Nie wszystkie z nich są skierowane wyłącznie do najmniejszych firm, ale w praktyce to właśnie mikroprzedsiębiorcy najmocniej odczuwają nowe obowiązki i limity. Dotyczą one przede wszystkim podatków, fakturowania oraz sposobu kontaktu z administracją.

Najważniejsze zmiany i terminy:

• 1 stycznia 2026 r. – podniesienie limitu zwolnienia podmiotowego z VAT z 200 000 zł do 240 000 zł rocznego obrotu, co pozwoli większej liczbie mikrofirm pozostać poza VAT.

• 1 lutego 2026 r. / 1 kwietnia 2026 r. – wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF); od 1 lutego dla dużych firm, a od 1 kwietnia także dla mikroprzedsiębiorców będących podatnikami VAT (z wyjątkami dla najmniejszych podmiotów w okresie przejściowym). Jeśli Twoja firma generuje mniej niż 10 tys. zł miesięcznie, możesz jednak mieć czas nawet do 1 stycznia 2027 r.

• od 2026 r. – wzrost składek ZUS i składki zdrowotnej, który obejmuje również mikroprzedsiębiorców, niezależnie od skali działalności.

• od 2026 r. – podniesienie limitu przychodów uprawniających do stosowania kasowej metody rozliczania PIT z 1 mln zł do 2 mln zł.

• 2025–2026 r. – stopniowe rozszerzanie obowiązku korzystania z e-Doręczeń w kontaktach z urzędami.

Warto więc pamiętać, że mikroprzedsiębiorca musi dziś uważniej niż wcześniej śledzić zmiany terminów i limitów, nawet jeśli skala działalności pozostaje niewielka. Część zmian może realnie uprościć rozliczenia, jak wyższy limit zwolnienia z VAT, inne natomiast wymagają przygotowania organizacyjnego i technicznego, zwłaszcza w obszarze fakturowania i komunikacji z urzędami.

Mikroprzedsiębiorca i mikrofirma – najczęściej zadawane pytania

Czy do liczby pracowników wlicza się osoby na urlopie macierzyńskim?

Tak. Przy ustalaniu statusu mikroprzedsiębiorcy bierze się pod uwagę średnioroczne zatrudnienie, uwzględniając pracowników przebywających m.in. w warunkach urlopu macierzyńskiego. Oznacza to, że pracownica na urlopie nadal jest liczona do stanu zatrudnienia, mimo że faktycznie nie wykonuje pracy w danym okresie.

Jak liczy się pracowników przy określaniu statusu przedsiębiorcy?

Zatrudnienie ustala się jako średnioroczne, a więc z uwzględnieniem zmian w trakcie roku. Przy określeniu statusu przedsiębiorcy liczy się faktyczna liczba etatów w poszczególnych miesiącach, a nie tylko stan na jeden konkretny dzień. Dzięki temu jednorazowe wahania zatrudnienia nie zawsze oznaczają automatyczną zmianę statusu.

Czy praktykanci lub osoby przygotowujące się do zawodu są wliczani do limitu pracowników?

Nie zawsze. Pracownicy zatrudnieni w celu przygotowania zawodowego nie są uwzględniani przy ustalaniu średniorocznego zatrudnienia na potrzeby kwalifikacji jako mikroprzedsiębiorca. To istotne ułatwienie dla firm, które przyjmują młodsze osoby na naukę zawodu lub praktyczną naukę pracy.

Czy forma zatrudnienia ma znaczenie przy liczeniu pracowników?

Tak. Do zatrudnienia wlicza się przede wszystkim osoby pracujące na podstawie umowy o pracę. Umowy cywilnoprawne, takie jak zlecenie czy umowa o dzieło, co do zasady nie są brane pod uwagę przy ustalaniu limitu pracowników, choć zawsze warto sprawdzić konkretny stan faktyczny.

Czy mikroprzedsiębiorca musi spełniać warunki przez cały czas?

Nie. Status mikroprzedsiębiorcy ustala się na podstawie danych z co najmniej jednego roku z dwóch ostatnich lat obrotowych. Oznacza to, że chwilowe przekroczenie limitów nie zawsze powoduje natychmiastową utratę statusu, jeśli w innym roku kryteria były spełnione.

Czy mikrofirma i mikroprzedsiębiorca to to samo?

W codziennym języku te pojęcia są często używane zamiennie. W przepisach częściej pojawia się określenie „mikroprzedsiębiorca”, które odnosi się do przedsiębiorcy spełniającego konkretne kryteria. „Mikrofirma” to raczej skrót myślowy opisujący skalę działalności, a nie formalny status prawny.