List intencyjny – wzór wraz z omówieniem

List intencyjny to formalny dokument wyrażający zamiar podjęcia określonych działań lub współpracy między stronami. Najczęściej stosuje się go w biznesie, przy negocjacjach kontraktów, inwestycjach czy partnerstwach, ale także w procesach rekrutacyjnych i akademickich. Jego celem jest jasne określenie zamiarów, warunków wstępnych oraz zobowiązań stron, zanim dojdzie do podpisania właściwej umowy. W artykule przedstawimy strukturę listu intencyjnego, kluczowe elementy, które powinien zawierać, oraz praktyczne wskazówki, jak napisać dokument, który będzie czytelny, profesjonalny i skuteczny.

List intencyjny – co to takiego?

List intencyjny (ang. letter of intent) to dokument, w którym jedna lub obie strony wyrażają swoje zamiary dotyczące przyszłej współpracy, projektu lub transakcji. Nie jest to jeszcze formalna umowa, ale pełni rolę wstępnego porozumienia, które określa główne cele, oczekiwania i ramy negocjacji. List intencyjny może dotyczyć m.in. planowanej współpracy biznesowej, inwestycji, fuzji i przejęć, a także procesów rekrutacyjnych czy aplikacji na studia i stypendia.

Jego główną funkcją jest stworzenie jasnego komunikatu między stronami oraz uporządkowanie kluczowych informacji przed podpisaniem bardziej szczegółowej umowy. List intencyjny pomaga uniknąć nieporozumień, wskazuje kierunek działań i buduje wiarygodność autora dokumentu.

Czego może dotyczyć list intencyjny?

List intencyjny może mieć bardzo szerokie zastosowanie – jego treść zależy od kontekstu i celu, jaki strony chcą osiągnąć. Zasadniczo dokument ten służy do przedstawienia wstępnych zamiarów, oczekiwań i ram współpracy, zanim zostanie podpisana formalna umowa. Poniżej przedstawiamy najczęstsze sytuacje, w których list intencyjny jest wykorzystywany.

Współpraca biznesowa i partnerstwa: List intencyjny może określać zamiar podjęcia współpracy między firmami, np. wspólnego projektu, kooperacji handlowej czy realizacji kontraktu. Zawiera podstawowe warunki, zakres obowiązków oraz oczekiwane rezultaty współpracy.

Inwestycje i fuzje: W przypadku planowanych inwestycji, przejęć lub fuzji list intencyjny precyzuje warunki wstępne, harmonogram negocjacji oraz kluczowe zobowiązania stron. Pomaga to ustalić wspólną wizję, zanim zostanie podpisana pełnoprawna umowa transakcyjna.

Procesy rekrutacyjne i aplikacje: W rekrutacji do pracy lub przy przyjmowaniu na studia, list intencyjny pozwala kandydatowi przedstawić swoje cele, motywację oraz oczekiwania wobec przyszłego pracodawcy lub instytucji edukacyjnej. Może też działać w drugą stronę.

Projekty i granty: Przy ubieganiu się o granty, dofinansowania czy uczestnictwo w projektach badawczych, list intencyjny służy do wyrażenia chęci udziału i określenia zakresu proponowanej współpracy.

Współpraca międzynarodowa: List intencyjny często stosuje się w kontaktach międzyinstytucjonalnych lub międzynarodowych, np. w ramach partnerstw między uczelniami, organizacjami pozarządowymi czy instytucjami rządowymi.

Jakie funkcje pełni list intencyjny?

List intencyjny pełni przede wszystkim funkcję komunikacyjną – pozwala jasno określić zamiary stron i przedstawić cele oraz oczekiwania każdej z nich. Dzięki temu wszystkie strony mają wspólne rozumienie planowanej współpracy, a potencjalne nieporozumienia są minimalizowane już na wstępnym etapie.

Dokument może również służyć do ustalenia wstępnych warunków współpracy. W liście intencyjnym można zawrzeć informacje o zakresie działań, harmonogramie, obowiązkach stron czy podstawowych warunkach finansowych i organizacyjnych. Tego rodzaju uporządkowane przedstawienie zasad pozwala przygotować grunt pod dalsze negocjacje i ostateczną umowę.

List intencyjny pełni także funkcję budowania wiarygodności. Starannie przygotowany dokument świadczy o profesjonalizmie autora, jego poważnym podejściu do współpracy oraz gotowości do klarownego przedstawienia własnych intencji. To szczególnie istotne w kontaktach biznesowych, akademickich czy przy projektach międzynarodowych.

Kolejną funkcją jest stworzenie podstawy do dalszych negocjacji. Choć list intencyjny nie jest umową, umożliwia omówienie kluczowych zagadnień w uporządkowany sposób i stanowi punkt wyjścia do podpisania formalnej umowy lub kontraktu.

Wreszcie, list intencyjny pełni funkcję dokumentacyjną. W procesach formalnych, takich jak aplikacje na studia, przy projektach grantowych czy przy inwestycjach, dokument stanowi oficjalny zapis wstępnych ustaleń. Może służyć jako dowód chęci współpracy i zobowiązań stron, co zwiększa transparentność i bezpieczeństwo działań.

Czy list intencyjny jest wiążący?

List intencyjny zazwyczaj nie jest dokumentem w pełni prawnie wiążącym. Jego głównym celem jest wyrażenie woli stron i określenie zamiarów dotyczących przyszłej współpracy, a nie zawieranie formalnej umowy. Oznacza to, że w większości przypadków strony nie są zobowiązane do realizacji wszystkich zapisanych w liście uzgodnionych postanowień. Warto jednak pamiętać, że treść listu może mieć różny status prawny w zależności od tego, jak zostanie sformułowana – jeśli zawiera konkretne zobowiązania, terminy czy klauzule poufności, pewne fragmenty dokumentu mogą być egzekwowalne. Również orzecznictwo Sądu Najwyższego wskazuje na to, że niektóre postanowienia listu intencyjnego mogą być wiążące, jeśli strony wyraźnie nadały im taki charakter.

Dlatego przy sporządzaniu listu intencyjnego warto jasno określić, które zapisy mają charakter wstępnych ustaleń, a które mogą rodzić obowiązki prawne, aby uniknąć nieporozumień i ewentualnych sporów w przyszłości.

List intencyjny a umowa przedwstępna

Choć list intencyjny i umowa przedwstępna mogą wydawać się podobne, pełnią różne funkcje i mają odmienny status prawny. List intencyjny jest dokumentem wstępnym, który ma na celu wyrażenie zamiarów stron, określenie ogólnych warunków współpracy i ustalenie kierunku negocjacji. Nie tworzy on wprost obowiązku prawnego do realizacji konkretnych działań – jego główną rolą jest komunikacja, uporządkowanie informacji i budowanie wiarygodności między stronami.

Z kolei umowa przedwstępna jest już dokumentem o charakterze wiążącym. Jej celem jest wyrażenie przez obie strony woli zawarcia umowy przy zachowaniu konkretnych warunków i terminów. Umowa przedwstępna wskazuje szczegółowo, co ma zostać zawarte w przyszłej umowie głównej, i daje możliwość dochodzenia swoich praw w przypadku niewywiązania się z zobowiązań. Umowa przedwstępna często wymaga formy pisemnej i może być egzekwowana sądownie, w przeciwieństwie do większości listów intencyjnych, które mają charakter wstępnej deklaracji.

List intencyjny – podstawa prawna

Z punktu widzenia prawa list intencyjny nie ma odrębnej regulacji w polskim systemie prawnym. Oznacza to, że sam w sobie nie tworzy obowiązków wynikających z przepisów kodeksu cywilnego – jego znaczenie wynika głównie z woli stron i charakteru komunikacyjnego dokumentu. Można jednak dobrowolnie ująć w nim postanowienia, które mają skutki prawne, np. klauzule poufności czy wyłączności negocjacji, ale będzie to skutkować wiążącymi obowiązkami tylko w zakresie jasno określonym przez strony.

W przeciwieństwie do listu intencyjnego, umowa przedwstępna jest wyraźnie uregulowana w Kodeksie cywilnym. Jej podstawę prawną stanowią art. 389 i art. 390 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 389 § 1 KC, umowa przedwstępna to umowa, przez którą jedna lub obie strony zobowiązują się do zawarcia umowy przyrzeczonej w przyszłości. Umowa ta powinna zawierać istotne postanowienia umowy przyrzeczonej – czyli kluczowe elementy, które będą stanowiły treść późniejszej, właściwej umowy.

Z kolei art. 390 KC mówi o tym, że strony mogą w umowie przedwstępnej określić szczegółowe warunki przyszłej umowy, a w razie wyraźnego określenia treści umowy przyrzeczonej sąd może w razie odmowy zawarcia umowy przyrzeczonej przez jedną ze stron zawrzeć ją za strony (tzw. wykonanie zastępcze przyrzeczonej umowy).

Jakie są skutki podpisania listu intencyjnego?

Podpisanie listu intencyjnego przede wszystkim pokazuje, że strony poważnie podchodzą do planowanej współpracy i mają wspólne zamiary. Dokument pomaga jasno określić cele, wstępne warunki oraz kierunek dalszych działań, co ułatwia negocjacje i planowanie kolejnych kroków.

Chociaż list intencyjny zazwyczaj nie jest prawnie wiążący, niektóre jego zapisy – np. dotyczące poufności, terminów czy wyłączności negocjacji – mogą być egzekwowalne. W praktyce podpisanie listu działa więc jako forma zabezpieczenia wstępnych ustaleń oraz buduje zaufanie między stronami, a jednocześnie stanowi punkt wyjścia do przygotowania pełnej, formalnej umowy.

Jak napisać list intencyjny krok po kroku?

List intencyjny powinien być jasny, uporządkowany i napisany prostym językiem. Jego celem nie jest tworzenie skomplikowanych zobowiązań prawnych, lecz przedstawienie zamiarów stron oraz podstawowych warunków planowanej współpracy. Dobrze przygotowany list intencyjny ułatwia dalsze prowadzenie negocjacji i minimalizuje ryzyko nieporozumień. Poniżej przedstawiliśmy podstawowe elementy, które powinna zawierać treść listu intencyjnego:

• Miejscowość i data: umieszczone na początku dokumentu, wskazują moment sporządzenia listu.

• Oznaczenie stron: należy podać dane stron składających oświadczenie woli (np. imię i nazwisko lub nazwę firmy, adres, ewentualnie numer identyfikacyjny).

• Tytuł dokumentu: najczęściej po prostu „List intencyjny” – jednoznacznie określa charakter pisma.

• Wprowadzenie (cel listu): krótkie wyjaśnienie, czego dotyczy list oraz jaki jest jego cel, np. zamiar nawiązania współpracy lub podjęcia negocjacji.

• Opis planowanej współpracy lub zamiaru: najważniejsza część dokumentu – należy opisać, czego dotyczy planowane działanie, projekt lub współpraca oraz jakie są wstępne założenia.

• Wstępne warunki i ustalenia: można wskazać m.in. zakres współpracy, orientacyjny harmonogram, role stron lub inne istotne kwestie, bez nadawania im charakteru wiążącej umowy.

• Zastrzeżenie niewiążącego charakteru (opcjonalnie): dla uniknięcia wątpliwości warto zaznaczyć, że list intencyjny nie rodzi obowiązku podpisania wiążącej umowy w przyszłości.

• Zakończenie: uprzejme podsumowanie oraz wyrażenie gotowości do dalszych rozmów lub negocjacji.

• Podpisy stron: potwierdzają autentyczność dokumentu i wolę stron.

List intencyjny w rekrutacji

W procesach rekrutacyjnych list intencyjny bywa stosowany przez pracodawców jako forma wstępnego potwierdzenia zamiaru zatrudnienia kandydata, jednak w Polsce rozwiązanie to jest nadal stosunkowo rzadkie. Dokument taki najczęściej pojawia się na etapie poprzedzającym podpisanie umowy o pracę i ma na celu utrzymanie zainteresowania kandydata do czasu sfinalizowania formalności.

Pamiętaj jednak, że otrzymanie listu intencyjnego może nie być wystarczającym zabezpieczeniem interesów kandydata w takiej sytuacji. Wynika to z faktu, że list intencyjny nie rodzi konsekwencji prawnych właściwych dla umowy o pracę – nie tworzy obowiązku zatrudnienia ani po stronie pracodawcy, ani po stronie kandydata. Jest on jedynie deklaracją intencji stron i zapowiedzią dalszych działań, co oznacza, że żadna ze stron nie może skutecznie dochodzić zawarcia w przyszłości określonej umowy na jego podstawie. Z tego względu list intencyjny w rekrutacji ma przede wszystkim znaczenie informacyjne i organizacyjne, a nie prawnie wiążące.

Zobacz najnowsze oferty pracy na naszym portalu!

List intencyjny w rekrutacji – wzór

LIST INTENCYJNY

sporządzony w dniu …………………… w ……………………

pomiędzy:

[nazwa pracodawcy], z siedzibą w ………………………………………,

a

Panem/Panią [imię i nazwisko kandydata], zamieszkałym/zamieszkałą w ………………………………………

Pracodawca niniejszym potwierdza zamiar nawiązania współpracy z Panem/Panią [imię i nazwisko] w związku z prowadzonym procesem rekrutacyjnym na stanowisko [nazwa stanowiska].

Strony zgodnie oświadczają, że planowana współpraca miałaby rozpocząć się orientacyjnie od dnia ……………………., po spełnieniu warunków formalnych, w szczególności po zakończeniu procesu rekrutacyjnego oraz uzgodnieniu szczegółowych warunków zatrudnienia.

Niniejszy list intencyjny ma charakter wyłącznie informacyjny i wyraża wolę stron co do dalszych działań. Dokument ten nie stanowi umowy o pracę ani umowy przedwstępnej w rozumieniu Kodeksu cywilnego i nie rodzi obowiązku zawarcia umowy o pracę po żadnej ze stron.

………………………………………

(miejscowość, data)

………………………………………

(podpis pracodawcy)

List intencyjny o współpracy – wzór

LIST INTENCYJNY O WSPÓŁPRACY

sporządzony w dniu …………………… w ……………………

pomiędzy:

[nazwa firmy / imię i nazwisko], z siedzibą/adresem w ………………………………………

a

[nazwa firmy / imię i nazwisko], z siedzibą/adresem w ………………………………………

Strony niniejszym wyrażają zamiar podjęcia współpracy w zakresie [opis planowanej współpracy, projektu lub usług]. Celem niniejszego listu intencyjnego jest określenie podstawowych założeń współpracy oraz potwierdzenie woli stron do prowadzenia dalszych rozmów i negocjacji.

Wstępnie strony zakładają, że współpraca mogłaby obejmować w szczególności:

– zakres działań: ………………………………………

– przewidywany termin rozpoczęcia oznaczonych prac: ………………………………………

– orientacyjny czas trwania współpracy: ………………………………………

Strony zgodnie oświadczają, że niniejszy list intencyjny nie stanowi umowy ani zobowiązania do zawarcia umowy o współpracy. Szczegółowe warunki, w tym zakres obowiązków, wynagrodzenie oraz zasady odpowiedzialności, zostaną ustalone w odrębnej umowie, o ile strony podejmą decyzję o jej zawarciu.

………………………………………

(miejscowość, data)

………………………………………

(podpisy stron)

Przedstawione wzory listu intencyjnego w rekrutacji oraz listu intencyjnego o współpracy pokazują, że dokument ten może być dostosowany do różnych sytuacji i celów, w zależności od kontekstu, w jakim jest stosowany. W obu przypadkach sporządzenie listu intencyjnego pełni funkcję wstępnego potwierdzenia zamiarów stron oraz porządkuje kluczowe informacje na etapie poprzedzającym zawarcie właściwej umowy. Jednocześnie wzory te wyraźnie podkreślają, że list motywacyjny nie wywołuje skutków prawnych.

Często zadawane pytania

Jakie są konsekwencje podpisania listu intencyjnego?

Podpisanie listu intencyjnego przede wszystkim potwierdza zamiar stron do dalszych rozmów lub współpracy. W większości przypadków nie powoduje ono powstania obowiązku zawarcia umowy ani innych skutków prawnych. Należy jednak pamiętać, że niektóre zapisy – np. dotyczące poufności lub wyłączności negocjacji – mogą być wiążące, jeśli zostało to wyraźnie wskazane.

Kiedy list intencyjny można uznać za wiążący?

List intencyjny może zostać uznany za wiążący wtedy, gdy jego treść wskazuje na rzeczywiste zobowiązanie stron, a nie jedynie deklarację zamiaru. Dotyczy to sytuacji, w których dokument zawiera konkretne obowiązki, terminy, sankcje lub kluczowe postanowienia przyszłej umowy.

Czy list intencyjny to to samo co umowa?

Nie. List intencyjny co do zasady nie jest umową, lecz dokumentem o charakterze wstępnym i informacyjnym. Umowa rodzi konkretne prawa i obowiązki, natomiast list intencyjny ma na celu wyrażenie zamiarów i określenie kierunku dalszych działań. Różnica ta ma istotne znaczenie prawne, zwłaszcza w przypadku sporów między stronami.

Jakie są najczęstsze błędy w listach intencyjnych?

Do najczęstszych błędów należą nieprecyzyjne sformułowania, brak wyraźnego zastrzeżenia niewiążącego charakteru dokumentu oraz nadmierna szczegółowość przypominająca umowę. Częstym problemem jest również brak rozróżnienia między zapisami deklaratywnymi a tymi, które mają być faktycznie wiążące, co może prowadzić do nieporozumień lub sporów.

Jak wycofać się z listu intencyjnego?

Wycofanie się z listu intencyjnego jest co do zasady możliwe w dowolnym momencie, ponieważ dokument ten nie tworzy obowiązku zawarcia umowy. Najlepiej zrobić to w sposób jednoznaczny, w formie pisemnej, informując drugą stronę o rezygnacji z dalszych negocjacji. Warto przy tym sprawdzić, czy list intencyjny nie zawiera zapisów dotyczących poufności lub wyłączności – z tych zobowiązań należy się wywiązać niezależnie od rezygnacji.