Umowa o zachowaniu poufności — Niezbędny poradnik dla każdego przedsiębiorcy

Umowa o zachowaniu poufności (NDA) zawierana jest pomiędzy stroną otrzymującą dostęp do informacji a stroną ją ujawniającą w celu ochrony ściśle określonych w jej treści danych poufnych na czas jej trwania lub na czas nieokreślony. Warto wspomnieć, że nie jest ona regulowana przez Kodeks Pracy czy Kodeks Cywilny ani też nie została uregulowana w żadnej obowiązującej w Polsce ustawie. Powstała na podstawie zasady o swobodzie umów, według której wszystkie strony umowy mają prawo do zawarcia umowy o dowolnej treści, o ile nie dochodzi do naruszenia prawa czy zasad współżycia społecznego. Jednak NDA przez ostatnie dziesięciolecia została powszechnie przyjęta i jest stosowana tam, gdzie niezbędne jest zabezpieczenie informacji poufnych umową, której złamanie grozi sankcjami.

W niniejszym artykule zostaną poruszone następujące zagadnienia:

●     Czym jest umowa o zachowaniu poufności (NDA);

●     Jakie są główne cele i zastosowania umowy NDA;

●     Jakie kluczowe elementy powinna mieć umowa NDA;

●     Kiedy i w jakich sytuacjach należy podpisywać umowę o zachowaniu poufności;

●     Okres obowiązywania umowy NDA;

●     Jakie są konsekwencje naruszenia umowy NDA;

●     Jak skutecznie zabezpieczyć informacje poufne przy pomocy NDA.

Czym jest umowa o zachowaniu poufności (NDA)?

Powszechnym elementem obrotu gospodarczego jest umowa o zachowaniu poufności (ang. NDA - non-disclosure agreement). Zazwyczaj zawierana jest pomiędzy dwoma stronami umowy (na przykład kilkoma przedsiębiorcami, wspólnikami w projekcie biznesowym albo przedsiębiorcą i pracownikiem). Jej celem jest ochrona informacji poufnych, które zostały w niej wyszczególnione (informacje handlowe, biznesowe, dane techniczne, finansowe, listy klientów). Można ją zawrzeć w dowolnym momencie — przed wejściem we współpracę, na jej początku lub w trakcie trwania. Może przybierać dwie formy:

1. Całkowicie odrębna umowa o zachowaniu poufności — W tej formie pojawia się najczęściej jeszcze na etapie ustalania warunków przyszłej współpracy, gdy strony zobowiązują się do nieujawniania podlegających ochronie danych osobom trzecim na czas współpracy, a często również do określonego terminu od jej wygaśnięcia. Zazwyczaj chronione są wtedy informacje przekazywane w toku negocjacji, testów, prób itd. Załącza się ją jako aneks do umowy o pracę, a niekiedy również umowy zlecenie (zwłaszcza na okres próbny).
2. Postanowienia dotyczące zachowania poufności wpleciona w treść innej umowy — W tej formie najczęściej wplatana jest w umowę regulującą merytoryczną współpracę stron umowy. Warto zaznaczyć, że zawierana na początku lub w trakcie współpracy w tej formie najczęściej zastrzega poufność informacji nie tylko w trakcie trwania współpracy stron, ale również po jej zakończeniu. Najczęściej taki zapis może pojawić się w przypadku zawierania umowy o pracę z pracownikiem lub innej umowy dotyczącej współpracy z partnerami biznesowymi.

Najczęściej umowę o ochronie informacji poufnych zawiera się przy następujących rodzajach umowy:

●     zawieranych z pracownikami;

●     zawieranych z podwykonawcami;

●     dotyczących zbycia udziałów w spółce;

●     zawieranych przed rozpoczęciem pertraktacji handlowych lub ugodowych.

Jakie są główne cele i zastosowania umowy o zachowaniu poufności?

Celem umowy jest zobowiązanie do zachowania w tajemnicy ściśle określonych informacji poufnych, jak chociażby tajemnicy przedsiębiorstwa, strategii biznesowych czy innych danych wrażliwych. W umowie o zachowaniu poufności muszą zostać precyzyjnie określone informacje podlegające ochronie na czas trwania kontraktu lub dłużej, jeśli zostało to wyszczególnione. NDA jest jednym ze środków służących do zwalczania nieuczciwej konkurencji poprzez ograniczenie dostępu do danych dokumentów chronionych i tajemnic przedsiębiorstwa. Najczęściej dotyczy to następujących danych:

●     finansowych — kondycja finansowa podmiotu, cenniki, polityka rabatowania, zarobki pracowników, raporty okresowe itp.;

●     biznesowych — listy klientów lub potencjalnych klientów, treści obowiązujących umów i ich warunki, tajemnice przedsiębiorstwa, przebieg negocjacji biznesowych itp.;

●     technologicznych — metody produkcji, know-how branży, stosowane narzędzia i środki itp.;

●     handlowych — strategie promowania towarów, usług lub wizerunku firmy, korespondencja handlowa, plany marketingowe itp.

●     danych osobowych — dane wrażliwe pracownika, dane adresowe i kontaktowe klientów itp.

Warto wspomnieć, że umowa o zachowaniu poufności nie jest regulowana przez żadną obowiązującą w Polsce ustawę i została skonstruowana na podstawie zasady o swobodzie zawierania umów, według której można skonstruować umowę o dowolnej treści, o ile jest ona zgodna z aktualnymi przepisami obowiązującego prawa i nie narusza zasad współżycia społecznego.

Jakie kluczowe elementy powinna zawierać umowa o zachowaniu poufności?

Chociaż umowa o zachowaniu poufności nie jest regulowana żadną ustawą ani przepisami prawa pracy czy prawa cywilnego, została przyjęta do powszechnego użytku. Na przestrzeni lat wykształciły się umowne elementy, jakie powinna zawierać NDA, a należą do nich:

●     dokładne określenie stron umowy pozwalające na jednoznaczne zidentyfikowanie;

●     precyzyjne wskazanie okresu czasu trwania umowy zawartej pomiędzy stronami (niekiedy jest to czas nieokreślony, jednak nie w każdym przypadku jest on konieczny);

●     dokładne określenie informacji poufnych, które zostaną objęte ochroną w ramach umowy NDA;

●     wskazanie celu zachowania poufności;

●     określenie środków bezpieczeństwa, których każda ze stron umowy zobowiązuje się przestrzegać;

●     określenie skutków niedochowania postanowień umowy w postaci kar umownych;

●     wskazanie działań, jakie należy podjąć po zakończeniu umowy (jak zniszczenie kopii dokumentów przez stronę zobowiązaną do dochowania tajemnicy danych chronionych).

Kiedy i w jakich sytuacjach należy zawierać NDA?

Non-disclosure agreement zawiera się w sytuacjach, kiedy pewne grupy lub typy informacji podlegają ścisłej ochronie. Jedną z sytuacji, w której wyciek danych chronionych mógłby wpłynąć negatywnie na interesy firmy, jest nielegalna praktyka o której mowa w art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, gdzie wyciek danych wrażliwych mógłby doprowadzić do zysku innego przedsiębiorstwa lub spółki. Należy również podkreślić, że wyciek danych poufnych dla takich celów jest sprzeczny z prawem niezależnie od tego, czy strony podpisały NDA, czy też nie. Jednak podczas jej spisywania należy tym bardziej szczegółowo określić informacje objęte ochroną poufności, im bardziej są one istotne dla firmy i opisać je w treści jako NDA.

Okres obowiązywania umowy o zachowaniu poufności

Najczęściej umowy NDA zawierane są na czas nieokreślony, co jest jednym z najczęściej popełnianych błędów. W opinii strony sporządzającej umowę może to wyglądać, jakby informacje miały być chronione przez bardzo długi czas, jednakże są z tym związane pewne ryzyka dla przedsiębiorcy.

Rozwiązywalność umowy na czas nieokreślony — Zgodnie z przepisami, umowy zawarte na czas nieokreślony mogą zostać wypowiedziane przez każdą ze stron w dowolnym momencie, gdyż zawieranie dożywotnich kontraktów niezależnie od ich rodzaju jest niezgodne z prawem. Oznacza to, że NDA na czas nieokreślony może być w dowolnym momencie rozwiązana przez każdą ze stron, a co za tym idzie — jeśli osoba, która podpisała taką umowę, postanowi ją rozwiązać, nie ma już obowiązku ochrony danych poufnych i nie grożą jej sankcje określone w treści umowy, o ile rozwiązała ją przed udostępnieniem danych chronionych.

Wartość poufnych informacji dla przedsiębiorstwa nie jest bezterminowa — Każda informacja po pewnym czasie ulega zdezaktualizowaniu i nie utrzymuje pierwotnej wartości dla firmy cały czas, a więc nie pozostaje objęta ochroną na zawsze. Mowa tutaj o takich danych, jak chociażby listy klientów, cenniki czy technologia produkcji, ponieważ ulegają one zmianie.

Dlatego też umowę NDA zawiera się na odpowiednio długi czas określony ustalany w zależności od rodzaju chronionej informacji. Chroni to przedsiębiorcę przed rozwiązaniem umowy i pomaga zachować bezpieczeństwo danych objętych ochroną. Zazwyczaj wynosi on około 2-10 lat po zakończeniu współpracy stron.

Jakie są konsekwencje naruszenia umowy o zachowaniu poufności?

Jednym z ważniejszych elementów umowy o zachowaniu poufności jest określenie konsekwencji naruszenia warunków NDA w przypadku naruszenia lub ujawnienia chronionych informacji poufnych. Zazwyczaj strony zobowiązują się przestrzegać warunków pod groźbą kary umownej najczęściej w postaci odszkodowania. Zazwyczaj jest ono zawarte w NDA i przybiera formę ściśle określonej kwoty pieniężnej, jaką osoba zobowiązana do nieujawniania informacji poufnych (między innymi sprzecznymi z RODO, jak dane osobowe czy finansowe, ale również wbrew ustawie o nieuczciwej konkurencji) musi zapłacić w przypadku niedotrzymania określonych tajemnic przedsiębiorstwa lub spółki. Kary umowne w postaci odszkodowania mogą być egzekwowane na drodze sądowej zgodnie z zasadą o swobodzie zawierania umów, jeśli ta nie zawiera elementów sprzecznych z przepisami prawa lub normami społecznymi.

Warto podkreślić, że w NDA muszą zostać zawarte precyzyjne określenia informacji, które są uznawane za poufne, gdyż nie wszystkie dane dotyczące przedsiębiorstwa są tajne, a ich ujawnienie może być negatywne w skutkach i naruszać dobro firmy. Należy również wspomnieć, że w przypadku, kiedy pracownik zatrudniony jest na umowę o pracę i dopuści się naruszenia warunków zachowania poufności zawartych w NDA, to może to być potraktowane jako nieprzestrzeganie regulaminu pracy i poważne naruszenie obowiązków służbowych, co może skutkować karą porządkową, czyli rozwiązaniem dyscyplinującym bez wypowiadania UoP, a ponadto nałożeniem sankcji za ujawnienie danych objętych ochroną.

Jak skutecznie zabezpieczyć informacje poufne przy pomocy NDA?

Warto podkreślić, że określenie informacji poufnych i doprecyzowanie, które z nich podlegają pod umowę o zachowaniu poufności i przez jaki okres czasu obowiązują jej warunki to jedynie część sukcesu. Równie istotne jest określenie sankcji za naruszenie warunków i ujawnienie tajemnic przedsiębiorstwa osobom trzecim. Najczęściej spotykaną formą są kary umowne w postaci kar kwotowych, które strona może ustalić w dowolnej walucie (złotówkach, euro, dolarach amerykańskich itp.), gdzie wyszczególnia się, że obowiązują one za każdy przypadek, kiedy dochodzi do naruszenia i wycieku danych osobowych, finansowych, biznesowych, technologicznych lub innych.