Czym jest upomnienie w pracy? Kiedy i za co może Ci grozić?

Jeśli dopuścisz się naruszenia obowiązków pracowniczych lub nie spełnisz oczekiwań pracodawcy, możesz spodziewać się, że przełożony wręczy Ci upomnienie. Chociaż jest to najlżejsza forma dyscyplinowania zatrudnionego, lepiej wiedzieć, z czym dokładnie się wiąże. Co oznacza upomnienie dla pracownika, kiedy grozi mu nałożenie kary i jakie mogą być tego konsekwencje? O tym przeczytasz poniżej.

Upomnienie dla pracownika - co to?

Upomnienie pracownika to jedna z form kary porządkowej, którą pracodawca może nałożyć za naruszenie obowiązków pracowniczych. Według Kodeksu pracy (Art. 108. § 1) jest to najłagodniejszy środek dyscyplinarny, stosowany znacznie częściej niż nagana czy kara pieniężna. W porównaniu z innymi karami upomnienie dla pracownika ma na celu głównie zwrócenie uwagi na niewłaściwe zachowanie, z nadzieją na jego poprawę bez konieczności wprowadzania surowszych sankcji.

W jakiej formie możesz otrzymać karę upomnienia?

Udzielanie kar porządkowych podlega pewnym regulacjom, także w przypadku tzw. brania na dywanik do szefa. Upomnienie dla pracownika może przyjąć dwie formy:

• upomnienie ustne,

• upomnienie pisemne, które wiąże się z wpisem do akt pracowniczych.

Wybór formy zależy wyłącznie od decyzji przełożonego i nie jest bezpośrednio uzależniony od rodzaju przewinienia. Warto jednak pamiętać, że pisemne upomnienie musi zostać nałożone w określonym terminie:

• do 2 tygodni od momentu, gdy pracodawca dowiedział się o naruszeniu,

• nie później niż 3 miesiące od dnia wystąpienia zdarzenia.

Jeżeli po upomnieniu pracownik przepracuje rok bez dalszych naruszeń, wpis zostanie usunięty z akt osobowych. Dzięki temu masz szansę na zatarcie negatywnej adnotacji i powrót do nienagannego statusu zawodowego.

Upomnienie a kara nagany dla pracownika

Kary porządkowe, takie jak upomnienie i nagana, różnią się przede wszystkim stopniem surowości oraz konsekwencjami dla pracownika. Obydwie formy mają na celu zdyscyplinowanie osoby zatrudnionej i zwrócenie jej uwagi na niewłaściwe zachowanie, jednak ich zastosowanie zależy od stopnia winy pracownika.

Upomnienie pracownika – najłagodniejsza forma reakcji

Warto pamiętać, że upomnienie pracownika jest stosowane w przypadku lżejszych naruszeń obowiązków służbowych, takich jak spóźnienia do pracy, niedbałość w wykonywaniu zadań czy jednorazowe nieprzestrzeganie regulaminu pracy. Przykładem może być sytuacja, gdy pracownik przychodzi do pracy na kacu, ale mimo to wykonuje swoje obowiązki. Chociaż takie zachowanie jest niedopuszczalne, pracodawca może potraktować je jako okazję do zwrócenia uwagi na problem, bez konieczności sięgania po surowsze środki. Upomnienie dla pracownika może być udzielone ustnie lub na piśmie (z wpisem do akt osobowych) i tutaj również często pracodawcy decydują się na łagodniejszą opcję, jeśli sposób naruszenia obowiązków służbowych nie jest rażący.

Nagana – bardziej stanowcza reakcja

Nagana to kara o wyższym stopniu surowości, zarezerwowana dla poważniejszego lub powtarzającego się naruszenia obowiązków pracowniczych. Może zostać zastosowana w sytuacjach, gdy upomnienie nie przyniosło oczekiwanych rezultatów lub gdy przewinienie ma istotny wpływ na funkcjonowanie firmy, np.:

• rażące zaniedbanie przestrzegania zasad BHP,

• notoryczne spóźnienia,

• opuszczenie pracy,

• konfliktowe zachowanie wobec współpracowników,

• kolejne pojawienie się w pracy w stanie wskazującym na spożywanie alkoholu.

Podobnie jak w przypadku upomnienia, kara nagany może zostać udzielona pisemnie i wpisana do akt pracowniczych. Taki wpis również może zostać usunięty po roku nienagannej pracy, ale zdarza się, że jego skutki są bardziej odczuwalne dla pracownika, np. przez ograniczenie dostępu do premii lub bonusów.

Co wybiera pracodawca?

Decyzja, czy zastosować upomnienie, czy naganę, zależy od oceny przewinienia przez pracodawcę. Istotne jest tu zachowanie proporcjonalności – zbyt surowa kara może być odebrana jako niesprawiedliwa i wpłynąć negatywnie na atmosferę w zespole. Warto też pamiętać, że każda kara porządkowa musi być zgodna z procedurami przewidzianymi w Kodeksie pracy, w tym nałożona w odpowiednim terminie (maksymalnie 2 tygodnie od wykrycia naruszenia i nie później niż 3 miesiące od jego wystąpienia).

Zarówno upomnienie pracownika, jak i nagana mają za zadanie zdyscyplinowanie zatrudnionego. Jednak wybór odpowiedniej formy zależy od wagi przewinienia i dotychczasowej postawy osoby zatrudnionej. W sytuacjach mniej poważnych, takich jak pojedyncze uchybienia czy jednorazowe niestosowanie się do zasad, upomnienie często okazuje się wystarczające. Natomiast nagana wskazuje na poważniejsze konsekwencje i może być pierwszym krokiem na drodze do rozwiązania umowy w przypadku dalszych naruszeń.

Kiedy pracodawca zastosować wobec pracownika upomnienie?

Pracodawca ma prawo zastosować upomnienie wobec pracownika w przypadku naruszenia obowiązków wynikających z Kodeksu pracy lub wewnętrznych regulaminów firmy. Ważne jednak, aby kara była odpowiednio dobrana do stopnia winy oraz charakteru przewinienia. Nałożenie zbyt surowej kary może prowadzić do konfliktów i osłabienia relacji w zespole.

Najczęstsze sytuacje, za które grozi upomnienie:

• Nieprzestrzeganie reguł dotyczących organizacji i porządku pracy, np. brak realizacji obowiązków zgodnie z wyznaczonymi zasadami.

• Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy lub brak zgłoszenia takiej nieobecności zgodnie z procedurami.

• Ignorowanie zasad BHP i przepisów przeciwpożarowych, co może zagrażać bezpieczeństwu pracownika lub całego zespołu.

• Niedopełnienie formalności związanych z potwierdzaniem obecności w pracy, np. niewłaściwe korzystanie z systemu rejestracji czasu pracy.

Co decyduje o przyznaniu upomnienia?

Decyzja o upomnieniu powinna być oparta na:

• Rodzaju przewinienia – Drobne uchybienia mogą być ukarane ustnie, natomiast poważniejsze naruszenia często skutkują wpisem do akt.

• Dotychczasowym zachowaniu pracownika – Osoby, które wcześniej nie miały problemów z przestrzeganiem zasad, mogą zostać potraktowane łagodniej.

• Okolicznościach przewinienia – Warto przeanalizować, czy naruszenie wynikało z trudnych do przewidzenia czynników, o których pracodawca wcześniej nie wiedział.

Rozmowa z pracownikiem przed podjęciem decyzji o karze jest istotnym elementem procesu. Pozwala to zrozumieć przyczyny problemu i zapobiegać podobnym sytuacjom w przyszłości.

Upomnienie pracownika - konsekwencje

Kara upomnienia, szczególnie ta z wpisem do akt pracowniczych, niesie za sobą kilka istotnych konsekwencji.

Wpis do akt osobowych pracownika

Informacja o udzielonym upomnieniu jest przechowywana w dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z przepisami pracodawca ma obowiązek usunięcia tej adnotacji po roku nienagannej pracy. Może to jednak nastąpić wcześniej:

• na wniosek pracownika,

• na wniosek organizacji związkowej,

• z inicjatywy samego pracodawcy.

Utrata prawa do premii

W wielu firmach wpisanie upomnienia do akt osobowych może skutkować czasową utratą prawa do premii uznaniowej lub regulaminowej. Jest to jedna z głównych konsekwencji finansowych dla pracownika.

Brak wpływu na świadectwo pracy

Informacja o upomnieniu nie pojawia się w świadectwie pracy ani nie może być przekazywana kolejnemu pracodawcy. Oznacza to, że upomnienie nie wpływa na możliwość znalezienia zatrudnienia, kiedy pracownik szuka pracy.

Podstawa do zwolnienia

Liczne upomnienia, szczególnie powtarzające się w krótkim czasie, mogą stanowić podstawę do rozwiązania umowy o pracę. Powtarzające się naruszenia obowiązków mogą zostać uznane za działanie na szkodę pracodawcy, co może prowadzić do wypowiedzenia umowy, a w skrajnych przypadkach, do zwolnienia dyscyplinarnego.

Choć upomnienie jest najłagodniejszą karą porządkową, warto traktować je jako sygnał do poprawy. Nienaganne zachowanie po otrzymaniu upomnienia pozwala zatrzeć jego skutki i odzyskać zaufanie pracodawcy.

Czy musisz przyjąć upomnienie? Sprawdź, jak reagować

Otrzymanie upomnienia od pracodawcy nie zawsze oznacza, że trzeba je zaakceptować bez zgłoszenia sprzeciwu. Twoja reakcja powinna zależeć od tego, czy uważasz nałożoną karę za słuszną, czy nie. Poniżej znajdziesz wskazówki, jak postępować w obu przypadkach.

Niesłuszne upomnienie - co zrobić?

Jeśli uważasz, że kara została nałożona niesprawiedliwie, nie musisz jej akceptować bez sprzeciwu. Zgodnie z Kodeksem pracy masz prawo zareagować.

Złóż pisemny sprzeciw

W pierwszej kolejności możesz złożyć pisemny sprzeciw do pracodawcy. Masz na to 7 dni od momentu, gdy upomnienie zostało Ci wręczone. W sprzeciwie jasno wyjaśnij, dlaczego uważasz karę za niesłuszną. Powody mogą obejmować np.:

• brak podstaw prawnych,

• naruszenie procedur, np. niewłaściwy termin nałożenia kary,

• błędną ocenę sytuacji przez przełożonego.

Czekaj na decyzję pracodawcy

Pracodawca ma 14 dni na rozpatrzenie Twojego sprzeciwu. Powinien on skonsultować decyzję z zakładową organizacją związkową (jeśli taka funkcjonuje w Twojej firmie). Jeśli pracodawca nie odpowie w tym terminie, sprzeciw automatycznie zostaje uznany za zasadny, a kara musi zostać wycofana.

Odwołanie do sądu pracy

Jeżeli Twój sprzeciw zostanie odrzucony, nie oznacza to, że sprawa jest zamknięta. Masz prawo w ciągu 14 dni od decyzji pracodawcy wystąpić do sądu pracy o uchylenie kary. Warto rozważyć ten krok szczególnie wtedy, gdy upomnienie może wpłynąć na Twoją sytuację zawodową, np. przez utratę premii lub obniżenie Twojej pozycji w firmie.

Czy upomnienie może być mobbingiem?

Jeśli otrzymujesz upomnienia w sposób powtarzalny, nawet bez uzasadnienia, i masz wrażenie, że jest to działanie mające na celu nękanie, ośmieszanie lub zastraszanie, sytuacja może nosić znamiona mobbingu. W takim przypadku ważne jest dokumentowanie działań pracodawcy i rozważenie konsultacji z prawnikiem. Warto także przejrzeć oferty pracy i poszukać dla siebie lepszego miejsca, zanim sytuacja eskaluje.

Zasłużone upomnienie - jak postępować?

Czasem pracodawca ma prawo zastosować karę upomnienia, szczególnie gdy doszło do naruszenia zasad pracy. Jeśli uznajesz, że upomnienie było uzasadnione, nie traktuj tego jako końca świata. Może to być okazja do poprawy.

Przyznaj się do błędu

Jeśli faktycznie popełniłeś błąd, otwarcie przyznaj się do niego. Pracodawcy cenią pracowników, którzy potrafią wziąć odpowiedzialność za swoje działania. Taka postawa pokazuje, że jesteś świadomy swoich obowiązków i gotowy, by unikać podobnych sytuacji w przyszłości.

Poproś o wyjaśnienia i porozmawiaj z przełożonym

Skorzystaj z okazji, aby dowiedzieć się, co możesz zrobić, aby uniknąć podobnych problemów. Możesz zapytać o szczegółowe oczekiwania wobec Ciebie lub omówić, jakie kroki powinieneś podjąć, aby naprawić sytuację. Często taka rozmowa pomaga wypracować lepsze zrozumienie między Tobą a przełożonym.

Zapewnij, że wprowadzisz zmiany

Jeśli kara upomnienia wynikała np. z niewiedzy, zbyt dużej ilości obowiązków lub niejasnych zasad, zaproponuj konkretne rozwiązania. Mogą to być:

• dodatkowe szkolenie,

• lepsze zarządzanie czasem,

• ustalenie bardziej precyzyjnych procedur.

Taki krok pokaże Twoją proaktywność i chęć do poprawy.

Unikaj powtarzania błędów

Otrzymanie jednego upomnienia nie oznacza końca Twojej kariery, ale musisz pamiętać, że powtarzające się kary mogą prowadzić do poważniejszych konsekwencji, np. zwolnienia. Skup się na tym, aby odbudować zaufanie pracodawcy przez dalszą nienaganną pracę.
Upomnienia powinny być stosowane w sposób proporcjonalny i zgodny z przepisami. Jeżeli czujesz, że są one nadużywane (np. powtarzają się bez uzasadnienia), sytuacja może nosić znamiona mobbingu. W takiej sytuacji warto zasięgnąć porady prawnej lub zgłosić sprawę do odpowiednich instytucji.