Plan urlopów 2025 – jak go stworzyć i dlaczego warto to zrobić?

Jeśli planujesz pracę swojego zespołu, musisz brać pod uwagę, że pracownicy będą chcieli wykorzystać swój urlop wypoczynkowy na przestrzeni roku. Co więcej, są takie okresy, w których szczególnie często będziesz widzieć wnioski urlopowe na swoim biurku. Jak nad tym zapanować i upewnić się, że w jakimś newralgicznym momencie nie zabraknie ludzi na stanowiskach? Najlepiej dni wolnych udzielać zgodnie z planem urlopów, który stworzysz z wyprzedzeniem. Dowiedz się, jak to zrobić oraz co o tym mówi prawo pracy.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest plan urlopów w firmie?

• Czy plan urlopów jest obowiązkowy?

• Dlaczego warto sporządzić plan urlopów wypoczynkowych?

• Plan urlopów a Kodeks pracy – co na to przepisy prawa pracy?

• Jak przygotować plan urlopów?

• Plan urlopów a urlop zaległy – jak podejść do tej kwestii?

• Plan urlopów – do kiedy należy go przygotować?

• Jakie programy do plan urlopów 2025 – Excel czy coś więcej?

Czym jest plan urlopów w firmie?

Plan urlopów to dokument (lub elektroniczny plik), który szczegółowo określa, kiedy i komu w firmie przysługuje urlop wypoczynkowy w danym roku kalendarzowym. Zawiera on zaplanowane terminy urlopów wszystkich pracowników, uwzględniając zarówno preferencje pracowników, jak i potrzeby organizacji, aby zapewnić ciągłość pracy. Warto nadmienić, że nie obowiązuje on w przypadku niektórych rodzajów urlopu: urlopu macierzyńskiego, okolicznościowego i na żądanie. Są one opisane osobnymi przepisami.

Taki plan może przybierać formę fizyczną (przechowywaną w teczce lub segregatorze w dziale kadr) albo być zapisywany elektronicznie w programie komputerowym, np. w Excelu czy dedykowanym systemie HR. Ważne, aby był dostępny zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracowników, umożliwiając łatwe śledzenie wniosków urlopowych i ewentualne modyfikacje.

Czy plan urlopów jest obowiązkowy?

Pracodawca ma obowiązek stworzenia planu urlopów dla pracowników, ale istnieją pewne wyjątki. Zasadniczo, celem planu urlopów jest zapewnienie, że w firmie będą zachowane odpowiednie zasoby ludzkie w strategicznych momentach, a jednocześnie pracownicy będą mogli wykorzystać swoje dni wolne zgodnie z przysługującym im prawem.

Jednak w dwóch przypadkach nie jest to obowiązkowe:

• Zgoda zakładowej organizacji związkowej – Jeśli w firmie działa zakładowa organizacja związkowa, to pracodawca może zwolnić się z obowiązku tworzenia planu urlopów, jeśli ta organizacja wyrazi na to zgodę.

• Brak zakładowej organizacji związkowej – Jeśli u pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa, pracodawca może ustalić termin urlopu po indywidualnym porozumieniu z pracownikami.

W małych firmach, które nie mają związku zawodowego, pracodawca samodzielnie ustala terminy urlopów, ale wciąż warto, aby były one planowane w porozumieniu z pracownikami. Taki układ zapewnia obu stronom większą elastyczność i porozumienie co do harmonogramu, bez ryzyka nagłych absencji w czasie, kiedy obecność na stanowisku jest szczególnie potrzebna.

Plan urlopów a Kodeks pracy – co na to przepisy prawa pracy?

Zgodnie z Kodeksem pracy, Art. 163 § 1 wyraźnie określa, że:

"Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167²."

W praktyce oznacza to, że pracodawca, tworząc plan urlopów, powinien wziąć pod uwagę zarówno potrzeby firmy, jak i preferencje swoich pracowników, ale tak, by nie zaburzyć ciągłości pracy. Dobrze przygotowany plan urlopów pozwala uniknąć chaosu, zapewniając równocześnie, że każdemu pracownikowi zostanie zapewniona odpowiednia ilość dni wolnych.

Dodatkowo, przepisy mówią, że w przypadku gdy zakładowa organizacja związkowa wyrazi zgodę, lub jeśli nie działa w firmie żadna organizacja związkowa, pracodawca może odstąpić od obowiązku tworzenia planu urlopów. Zamiast tego, ustali on termin urlopu w porozumieniu z pracownikiem, co może być wygodne w mniejszych firmach, gdzie indywidualne podejście jest często bardziej efektywne.

Dlaczego warto sporządzić plan urlopów wypoczynkowych?

Nawet jeśli nie jesteś zobowiązany przepisami do stworzenia planu urlopów, warto go przygotować. Planowanie urlopów w firmie to za razem formalność i sposób na zarządzanie zasobami ludzkimi, który pomoże w utrzymaniu płynnej i efektywnej pracy zespołu. Dlaczego warto zainwestować czas w stworzenie takiego planu?

• Zwiększenie przejrzystości – Plan urlopów pozwala wszystkim pracownikom wiedzieć, kiedy mogą oczekiwać wolnych dni, co ułatwia im planowanie swoich urlopów z wyprzedzeniem. Daje to poczucie pewności, że firma dba o równowagę między pracą a odpoczynkiem.

• Uniknięcie chaosu – Jeśli urlopy są zaplanowane z wyprzedzeniem, łatwiej uniknąć sytuacji, w których wielu pracowników chce wziąć urlop w tym samym czasie, co może prowadzić do braku ludzi w kluczowych momentach.

• Ułatwienie organizacji pracy – Znając plan urlopów, można lepiej dostosować obciążenie pracą, przewidując okresy, w których będziesz musiał zapewnić zastępstwo lub inne rozwiązania organizacyjne.

• Zgodność z przepisami prawa – Jeśli firma ma obowiązek tworzenia planu urlopów (np. w przypadku istnienia związku zawodowego), będzie to narzędzie pozwalające na przestrzeganie przepisów prawa pracy.

• Większa motywacja pracowników –Wprowadzenie systematycznego planowania urlopów może przyczynić się do lepszej atmosfery w firmie, bo pracownicy widzą, że ich odpoczynek jest doceniany, a firma dba o równowagę w pracy.

• Zapewnienie ciągłości pracy – Plan urlopów pomaga uniknąć sytuacji, w której w krytycznych momentach firma zostaje bez odpowiedniej liczby pracowników. Dzięki zaplanowaniu urlopów z wyprzedzeniem łatwiej utrzymać normalny rytm pracy.

Warto więc mieć na uwadze, że dobra organizacja urlopów to element zarządzania, który jest tak samo ważny, jak planowanie zadań. Zorganizowanie urlopów z wyprzedzeniem sprawia, że praca w firmie staje się bardziej płynna, a pracownicy mogą w pełni korzystać z przysługujących im dni wolnych, nie martwiąc się o organizacyjne zawirowania.

Brak rąk do pracy? Dodaj ogłoszenie na naszym portalu i nie martw się o niekompletny zespół!

Planem urlopów a urlop na żądanie – jak to wygląda w przepisach?

W planie urlopów uwzględnia się standardowe dni urlopu wypoczynkowego, które pracownicy zaplanowali z wyprzedzeniem. Jednak nie zawsze wszystko da się przewidzieć. Czasem życie zawodowe i osobiste wymaga natychmiastowego odpoczynku, dlatego Kodeks pracy przewiduje również urlop na żądanie.

Zgodnie z art. 167² Kodeksu pracy:

"Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu."

Warto pamiętać, że urlop na żądanie to oddzielna kategoria urlopu, która nie musi być uwzględniana w planie urlopów. Zatem, jeśli pracownik zdecyduje się wziąć urlop na żądanie w sytuacji losowej, np. z powodu nagłych spraw rodzinnych, zdrowotnych czy innych pilnych sytuacji, pracodawca nie musi mieć tego uwzględnionego w rocznym planie. Jeśli pracownik zgłosi takie żądanie w odpowiednim czasie (czyli najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu), pracodawca ma obowiązek go udzielić.

Plan urlopów a urlop zaległy – jak podejść do tej kwestii?

Zarządzanie urlopami nie kończy się na zaplanowaniu wolnych dni na bieżący rok. Często zdarza się, że część pracowników nie wykorzysta pełnej puli urlopu w danym roku, co prowadzi do powstania urlopu zaległego. W takiej sytuacji pojawia się pytanie, jak prawidłowo podejść do tego tematu i jak uwzględnić zaległe dni w planie urlopów.

Zgodnie z przepisami, urlop zaległy to urlop, który pracownik powinien wykorzystać w roku kalendarzowym, w którym mu przysługuje, ale z różnych powodów go nie wziął. Jeśli pracownik nie wykorzystał urlopu w danym roku, ma prawo do urlopu zaległego i powinien on być uwzględniony w planie urlopów, podobnie jak dni wolne z bieżącego roku.

Często w codziennym życiu zawodowym zdarza się, że pracownicy nie wykorzystują wszystkich dni urlopu, np. z powodu dużego obciążenia obowiązkami, pilnych projektów czy innych okoliczności. W takich przypadkach pracodawca ma obowiązek zapewnić, by zaległy urlop został wykorzystany najpóźniej do końca września następnego roku. Jeśli pracownik nie zdecyduje się na wykorzystanie zaległego urlopu, może on zostać wypłacony w formie ekwiwalentu, ale tylko w wyjątkowych przypadkach, gdy nie udało się go wykorzystać z winy pracodawcy.

Pracodawcy często spotykają się z sytuacją, w której pracownicy, pomimo obowiązku wykorzystania zaległego urlopu, odkładają to na później. Chcąc temu zapobiec, warto regularnie przypominać zespołowi o konieczności wykorzystania dni urlopowych, uwzględniając to w ogólnym planie urlopów na dany rok. Dzięki temu zyskasz lepszą kontrolę nad obciążeniem pracy oraz pomożesz pracownikom w odpoczynku, co może wpłynąć na ich późniejszą efektywność.

Plan urlopów – do kiedy należy go przygotować?

Plan urlopów powinien być przygotowany z wyprzedzeniem, najlepiej na cały rok, a zgodnie z przepisami, najpóźniej do końca roku poprzedzającego okres, którego plan dotyczy.

Do kiedy plan urlopów na 2025?

Ostateczny termin to 31 grudnia danego roku. Zatem plan urlopów na 2025 rok powinien być gotowy do 31 grudnia 2024 roku. Takie działanie zapewnia płynność w organizacji pracy, a także daje czas na ewentualne uwzględnienie zaległych urlopów. Jeśli w firmie obowiązuje taki plan, warto przestrzegać tego terminu, by uniknąć problemów z nagłym brakiem pracowników w ważnych momentach.

Jeśli jednak plan urlopów jest tworzony dopiero teraz (w sierpniu 2025), nie jest to idealna sytuacja, zwłaszcza jeśli firma miała obowiązek go przygotować w poprzednim roku. Mimo wszystko, lepiej jest działać późno, niż wcale. Jeśli widzisz, że w firmie jest bałagan, zaległe urlopy się kumulują, a proces planowania urlopów nie został do tej pory odpowiednio ogarnięty, zacznij teraz. To pomoże uregulować sytuację, zmniejszyć ryzyko chaosu w przyszłości i dać pracownikom klarowność co do wolnych dni na nadchodzący rok.

Do kiedy plan urlopów 2026?

Plan urlopów na 2026 rok należy przygotować najpóźniej do 31 grudnia 2025 roku, co daje wystarczająco dużo czasu na zaplanowanie wolnych dni z wyprzedzeniem, aby firma mogła odpowiednio zorganizować pracę w nadchodzącym roku. To również pozwoli pracownikom na wcześniejsze zaplanowanie swoich urlopów, bez ryzyka, że nie znajdą wolnych terminów.

Jak przygotować plan urlopów?

Płynność pracy w firmie oraz satysfakcja pracowników to bardzo często kwestie sprawnego planowania. Jeżeli z wyprzedzeniem pomyślisz o przygotowaniu rozpiski i skomunikujesz się z pracownikami, obie strony dobrze na tym wyjdą. Jak skutecznie połączyć potrzeby firmy i oczekiwania zespołu przy tworzeniu planu urlopów?

• Uwzględnij potrzeby firmy – Plan urlopów w firmie powinien uwzględniać najgorętsze okresy, w których obecność pracowników jest niezbędna, np. okresy wzmożonego obciążenia, szczególnie w branżach sezonowych. Zanim zaplanujesz urlopy, sprawdź harmonogramy projektów, terminy ważnych wydarzeń czy sezonowe zwiększenie zapotrzebowania na pracowników.

• Zbadaj preferencje i zbierz wnioski pracowników – Pracownicy często mają swoje preferencje dotyczące terminów urlopowych. Dobrze jest zapytać ich o preferencje, aby uwzględnić je w planie. Pamiętaj, że nie wszyscy pracownicy mogą chcieć wziąć urlop w tym samym czasie, szczególnie w popularnych okresach (np. wakacje, święta), dlatego warto zebrać te informacje z wyprzedzeniem.

• Bierz pod uwagę równowagę – Staraj się znaleźć kompromis między potrzebami firmy a preferencjami pracowników. Zaplanuj dni wolne tak, aby w intensywnych okresach zawsze było wystarczająco dużo osób do pracy, ale także uwzględnij życzenia pracowników. To pomoże w utrzymaniu morale i zapobiegnie poczuciu, że ich potrzeby są ignorowane.

• Ułóż kompletny plan urlopów – Plan urlopów powinien zostać sporządzony na cały rok i uwzględniać zarówno urlopy zaplanowane, jak i zaległe. Nie rozdrabniaj tej czynności na kawałki i nie zakładaj, że uzupełnisz go przy okazji.

• Poinformuj pracowników – Kiedy przełożony ma już gotowy plan urlopów, podaje go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w firmie (np. na tablicy ogłoszeń, w systemie HR czy poprzez e-mail). Upewnij się, że jest on spójny i przejrzysty, tak aby pracownicy mogli łatwo sprawdzić dostępne terminy i planować swoje dni wolne. Warto także zadbać, aby każdy pracownik miał dostęp do tego planu.

• Zachowaj otwartą głowę – Mimo że plan urlopów jest przygotowany z wyprzedzeniem, pamiętaj, że życie bywa nieprzewidywalne. Jeśli pracownik zgłosi konieczność zmiany terminu urlopu, warto być otwartym na negocjacje, o ile nie zaburza to organizacji pracy firmy.

Jako przełożony z pewnością wiesz dobrze, kiedy w Twojej firmie trwa sezon ogórkowy. Jesteś też w stanie przewidzieć gorętsze momenty, zamknięcie okresów rozliczeniowych i większość przypadków, kiedy zespół będzie potrzebny w komplecie. Wykorzystaj swoją wiedzę, zdolności organizacyjne oraz powyższe wskazówki, żeby zapewnić każdemu czas na wypoczynek bez szkody dla firmy.

Jakie programy do plan urlopów 2025 – Excel czy coś więcej?

Jeśli preferujesz tradycyjne narzędzia, plan urlopów w Excelu może być całkiem dobrym rozwiązaniem. Jest to program, które zna prawie każdy i nie wymaga zaawansowanej wiedzy. Zaletą jest to, że jest łatwo dostępne i dostosowywalne, ale trzeba pamiętać o możliwości udostępnienia dokumentu. Jeśli plan urlopów jest tylko na jednym komputerze, będzie to dla pracowników dość kłopotliwe. Dlatego warto zadbać, by plik był dostępny w chmurze, np. na dysku Google, żeby każdy miał do niego łatwy dostęp.

Jednak Excel to nie jedyna opcja. Jeśli zależy Ci na czymś bardziej funkcjonalnym, możesz rozważyć dedykowane programy do zarządzania urlopami. Istnieją aplikacje i systemy HR, które pozwalają na prostą rejestrację wniosków urlopowych i śledzenie dostępnych dni wolnych. Plany urlopów są opcją w programach takich jak Zoho People, Officevibe czy HRappka. Te narzędzia automatycznie aktualizują stan urlopów i wysyłają przypomnienia o nadchodzących terminach.

Wybór narzędzia do planowania urlopów powinien zależeć od tego, jak funkcjonuje Twój zespół. Jeśli wszyscy pracują w chmurze, świetnym rozwiązaniem będzie np. Arkusz Google – dostępny z każdego miejsca i łatwy do edytowania przez wszystkich. Ważne, by narzędzie było dopasowane do codziennego środowiska pracy, żeby proces planowania urlopów przebiegał sprawnie i bez komplikacji.

Plan urlopów 2025 – najważniejsze informacje

Plan urlopów to niezbędny dokument w zarządzaniu czasem pracy w firmie, który pozwala na zaplanowanie wolnych dni wszystkich pracowników na dany rok. Chociaż w większości przypadków jest on obowiązkowy, istnieją wyjątki, np. jeśli zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na inny sposób ustalania urlopów lub gdy w firmie nie działa związek zawodowy. Dobrze przygotowany plan pozwala na utrzymanie równowagi między potrzebami firmy a oczekiwaniami pracowników, zapewniając płynność w pracy i komfort wypoczynku.

Najważniejsze informacje

• Plan urlopów to dokument określający terminy urlopów wypoczynkowych pracowników w firmie.

• Plan jest wymagany, chyba że zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na brak takiego planu lub firma nie ma związku zawodowego.

• Powinien być zgodny z Kodeksem pracy, a w razie potrzeby, uwzględniać także urlop na żądanie oraz zaległy.

• Zapewnienie przejrzystości, uniknięcie chaosu, lepsza organizacja pracy, zgodność z przepisami i motywacja pracowników.

• Planowanie urlopów jest korzystne zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników, umożliwiając odpowiednią organizację pracy oraz zapewnienie pracownikom odpowiednich dni wolnych.

• Zarządzanie narzędziami Excel lub dedykowane systemy HR (np. Zoho People, HRappka) ułatwiają tworzenie i śledzenie planu urlopów.

Zatem planowanie urlopów to nie tylko obowiązek, ale i inwestycja w organizację pracy. Dobre zaplanowanie dni wolnych z wyprzedzeniem sprawia, że firma może funkcjonować sprawnie, a pracownicy mają gwarancję odpoczynku, co wpływa na ich efektywność i morale.