ZUS ZCNA – co to jest? Jak wypełnić ten druk?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych wymaga, aby przekazywać mu na bieżąco informacje o osobach posiadających prawo do ubezpieczenia. Dlatego też udostępnia płatnikom formularze, które pozwalają na sprawne zgłoszenie danych w razie potrzeby. Jednym z ważnych druków służących do tego celu jest ZUS ZCNA, który umożliwia ubezpieczenie członków rodziny. Dowiedz się, na jakich zasadach to działa, kto wypełnia formularz i jak zrobić to poprawnie.

Co to jest ZUS ZCNA?

Formularz ZUS ZCNA to dokument, który służy do zgłoszenia członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego lub do wyrejestrowania go z tego ubezpieczenia. Dzięki temu zgłoszona osoba może korzystać z publicznej opieki zdrowotnej w NFZ, mimo że sama nie opłaca składek ZUS.

Druk ZUS ZCNA składa się wtedy, gdy członek rodziny nie ma własnego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego, np. nie pracuje, nie prowadzi działalności gospodarczej i nie jest zarejestrowany jako bezrobotny. Warto pamiętać, że zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego jest bezpłatne i nie zwiększa wysokości Twojej składki zdrowotnej.

Na formularzu ZUS ZCNA można zgłosić:

• dziecko własne,

• dziecko małżonka,

• dziecko przysposobione,

• wnuka lub inne dziecko, nad którym sprawujesz opiekę (np. w rodzinie zastępczej),

• małżonka,

• rodziców,

• dziadków,

ale pod jednym warunkiem. Ta osoba nie może mieć własnego ubezpieczenia zdrowotnego i musi pozostawać na Twoim utrzymaniu (dotyczy to głównie rodziców i dziadków).

Dziecko można zgłosić, jeśli:

• uczy się i nie pracuje,

• studiuje,

• ma orzeczenie o niepełnosprawności,

• nie ma własnego tytułu do ubezpieczenia.

Dziecko można zgłosić do ubezpieczenia:

• do 18. roku życia,

• do 26. roku życia, jeśli się uczy,

• bez ograniczenia wieku, jeśli ma orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Czyli w skrócie, ZUS pozwala ubezpieczyć przez siebie całkiem sporą część rodziny, byle te osoby nie miały własnego ubezpieczenia.

Jaka jest podstawa prawna zgłaszania członków rodziny dla celów ubezpieczenia?

Podstawa prawna zgłaszania członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego wynika przede wszystkim z ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych oraz z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Najważniejsze przepisy to:

• art. 67 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych – mówi, że osoba objęta ubezpieczeniem zdrowotnym ma obowiązek zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny, którzy nie mają własnego ubezpieczenia,

• art. 5 pkt 3 tej ustawy – określa, kogo uznaje się za członka rodziny (np. dziecko, małżonka, rodziców),

• art. 74 tej ustawy – wskazuje, że do zgłoszenia członków rodziny stosuje się te same zasady i terminy jak przy zgłoszeniach do ZUS,

• art. 36 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – określa obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń oraz termin na dokonanie zgłoszenia.

• Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2020 r. poz. 2366, z późn. zm.).

Z przepisów wynika, że:

• członka rodziny należy zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego w terminie 7 dni od momentu, w którym uzyskał taką możliwość (np. utrata pracy, narodziny dziecka),

• członek rodziny ma prawo do świadczeń zdrowotnych od dnia zgłoszenia do ubezpieczenia,

• do ubezpieczenia członka rodziny wystarczy zgłoszenie przez jedną osobę ubezpieczoną.

Najważniejsza informacja dla Ciebie jest taka, że zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego nie jest dobrą wolą, tylko obowiązkiem wynikającym z przepisów. Jeśli członek Twojej rodziny nie ma własnego ubezpieczenia, powinien zostać zgłoszony do ubezpieczenia przez osobę ubezpieczoną.

Kto wypełnia ZCNA?

Formularz ZUS ZCNA wypełnia i składa płatnik składek, ale to pracownik najczęściej zgłasza, że chce dopisać członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego i przekazuje jego dane.

ZUS ZCNA składa:

• pracodawca – jeśli jesteś zatrudniony na umowie o pracę,

• zleceniodawca – jeśli pracujesz na umowie zlecenie,

• Ty – jeśli prowadzisz działalność gospodarczą,

• urząd pracy – jeśli jesteś zarejestrowany jako bezrobotny,

• uczelnia – jeśli jesteś studentem zgłoszonym do ubezpieczenia przez uczelnię,

• ZUS – w niektórych przypadkach, np. przy pobieraniu emerytury lub renty.

Twoim obowiązkiem jest natomiast poinformowanie płatnika składek, że chcesz zgłosić członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego oraz przekazanie jego danych potrzebnych do wypełnienia formularza.

Najczęściej wygląda to tak:

• przekazujesz dane członka rodziny pracodawcy lub księgowej,

• płatnik składek wypełnia formularz ZUS ZCNA i wysyła go do ZUS,

• od dnia zgłoszenia członek rodziny może korzystać z publicznej opieki zdrowotnej.

Ważne jest, żeby poinformować płatnika składek o konieczności zgłoszenia w ciągu 7 dni od momentu, w którym członek rodziny powinien zostać zgłoszony do ubezpieczenia.

Jak zgłosić członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego?

Zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego odbywa się we współpracy pracownika i pracodawcy (płatnika składek). Pracownik przekazuje dane członka rodziny, natomiast pracodawca dokonuje zgłoszenia w ZUS na formularzu ZUS ZCNA. W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą zgłoszenia dokonuje przedsiębiorca jako płatnik składek.

Po stronie pracownika:

• poinformowanie pracodawcy o konieczności zgłoszenia członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego,

• przekazanie danych członka rodziny potrzebnych do zgłoszenia,

• dochowanie terminu 7 dni od momentu powstania obowiązku zgłoszenia (np. narodziny dziecka, utrata pracy przez małżonka).

Po stronie pracodawcy (płatnika składek):

• wypełnienie formularza ZUS ZCNA,

• zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS,

• przechowywanie dokumentacji zgłoszeniowej.

W przypadku działalności gospodarczej:

• przedsiębiorca sam wypełnia formularz ZUS ZCNA,

• przedsiębiorca sam zgłasza członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS.

Członek rodziny uzyskuje prawo do świadczeń zdrowotnych od dnia zgłoszenia do ubezpieczenia.

Jak zgłosić dziecko do ZUS ZCNA?

Dziecko można zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego, jeśli:

• nie posiada własnego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego,

• nie jest zgłoszone do ubezpieczenia z innego tytułu,

• uczy się – do ukończenia 26. roku życia,

• posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności – bez ograniczenia wieku.

Po stronie pracownika:

• przekazanie pracodawcy informacji o konieczności zgłoszenia dziecka,

• przekazanie danych dziecka potrzebnych do zgłoszenia,

• dochowanie terminu 7 dni od dnia narodzin dziecka lub utraty przez dziecko własnego ubezpieczenia zdrowotnego.

Po stronie pracodawcy:

• wypełnienie formularza ZUS ZCNA,

• zgłoszenie dziecka do ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS.

Dane potrzebne do zgłoszenia dziecka:

• imię i nazwisko,

• numer PESEL,

• data urodzenia,

• stopień pokrewieństwa.

Jak zgłosić małżonka do ZUS ZCNA?

Małżonka można zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego, jeśli:

• nie posiada własnego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego,

• nie jest zatrudniony ani nie prowadzi działalności gospodarczej,

• nie jest zarejestrowany jako bezrobotny z prawem do ubezpieczenia zdrowotnego,

• nie pobiera emerytury lub renty.

Po stronie pracownika:

• przekazanie pracodawcy informacji o konieczności zgłoszenia małżonka,

• przekazanie danych małżonka potrzebnych do zgłoszenia,

• dochowanie terminu 7 dni od momentu utraty przez małżonka własnego ubezpieczenia zdrowotnego.

Po stronie pracodawcy:

• wypełnienie formularza ZUS ZCNA,

• zgłoszenie małżonka do ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS.

Dane potrzebne do zgłoszenia małżonka:

• imię i nazwisko,

• numer PESEL,

• data urodzenia,

• stopień pokrewieństwa.

Jak zgłosić rodziców do ZUS ZCNA?

Rodziców można zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego, jeśli:

• nie posiadają własnego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego,

• pozostają z pracownikiem we wspólnym gospodarstwie domowym,

• pozostają na utrzymaniu pracownika.

Po stronie pracownika:

• przekazanie pracodawcy informacji o konieczności zgłoszenia rodzica,

• przekazanie danych rodzica potrzebnych do zgłoszenia,

• dochowanie terminu 7 dni od momentu utraty przez rodzica własnego ubezpieczenia zdrowotnego.

Po stronie pracodawcy:

• wypełnienie formularza ZUS ZCNA,

• zgłoszenie rodzica do ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS.

Dane potrzebne do zgłoszenia rodzica:

• imię i nazwisko,

• numer PESEL,

• data urodzenia,

• stopień pokrewieństwa.

Do kiedy trzeba zgłosić członka rodziny do ubezpieczenia?

Członka rodziny należy zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego w terminie 7 dni od momentu, w którym powstał obowiązek zgłoszenia. Termin ten wynika z przepisów dotyczących zgłoszeń do ubezpieczeń i dotyczy zarówno zgłoszenia, jak i wyrejestrowania członka rodziny.

Obowiązek zgłoszenia powstaje np. w sytuacji:

• narodzin dziecka,

• utraty pracy przez małżonka,

• zakończenia umowy zlecenia, z której była opłacana składka zdrowotna,

• utraty statusu osoby bezrobotnej,

• zakończenia nauki przez dziecko i utraty ubezpieczenia z uczelni,

• powrotu członka rodziny z zagranicy i braku ubezpieczenia w Polsce.

Po stronie pracownika:

• przekazanie pracodawcy informacji o konieczności zgłoszenia członka rodziny,

• przekazanie danych potrzebnych do zgłoszenia,

• dochowanie terminu 7 dni od momentu powstania obowiązku zgłoszenia.

Po stronie pracodawcy:

• zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS w terminie 7 dni od otrzymania informacji i danych od pracownika,

• wypełnienie i przekazanie formularza ZUS ZCNA do ZUS.

W przypadku przekroczenia terminu zgłoszenia członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego nadal można dokonać zgłoszenia, jednak zgłoszenie powinno nastąpić jak najszybciej, aby członek rodziny miał prawo do świadczeń zdrowotnych.

Jak wypełnić druk ZUS ZCNA?

Formularz ZUS ZCNA wypełnia płatnik składek, czyli najczęściej pracodawca lub biuro rachunkowe. Formularz można wypełnić i wysłać elektronicznie:

• w Programie Płatnik,

• w aplikacji ePłatnik na PUE ZUS.

Po wypełnieniu formularz należy podpisać podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym i wysłać do ZUS.

Instrukcja wypełnienia ZUS ZCNA – krok po kroku

Blok I – Dane organizacyjne

Tego bloku się nie wypełnia. Wypełnia go ZUS automatycznie w swoim systemie po przyjęciu dokumentu.

Blok II – Dane identyfikacyjne płatnika składek

W tym bloku wpisuje się dane płatnika składek, czyli pracodawcy lub przedsiębiorcy:

• NIP,

• REGON,

• PESEL (jeśli płatnikiem jest osoba fizyczna),

• nazwę skróconą firmy,

• nazwisko, imię i datę urodzenia – jeśli płatnikiem jest osoba fizyczna.

Dane muszą być zgodne z danymi podanymi wcześniej w zgłoszeniu płatnika (np. ZUS ZPA, ZUS ZFA, CEIDG).

Blok III – Dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej

Wpisuje się dane osoby ubezpieczonej, czyli pracownika, który zgłasza członka rodziny:

• numer PESEL,

• nazwisko,

• imię,

• datę urodzenia.

Blok IV – Dane o członku rodziny

W tym bloku wpisuje się dane członka rodziny zgłaszanego do ubezpieczenia:

• w polu 01 wpisuje się: 1 – jeśli następuje zgłoszenie do ubezpieczenia lub 2 – jeśli następuje wyrejestrowanie z ubezpieczenia,

• w polu 02 wpisuje się datę zgłoszenia lub wyrejestrowania,

• w polu 03 wpisuje się PESEL członka rodziny,

• wpisuje się nazwisko, imię i datę urodzenia członka rodziny,

• wpisuje się kod stopnia pokrewieństwa,

• zaznacza się, czy członek rodziny pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym,

• wpisuje się kod stopnia niepełnosprawności (jeśli dotyczy).

Jeśli zgłaszanych jest więcej niż dwóch członków rodziny, należy wypełnić dodatkowy formularz ZUS ZCNA.

Blok IV.B – Adres zamieszkania członka rodziny

Ten blok wypełnia się tylko wtedy, gdy adres członka rodziny jest inny niż adres osoby ubezpieczonej.

Blok VI – Oświadczenie płatnika składek

• data wypełnienia formularza,

• podpis płatnika składek lub osoby upoważnionej,

• pieczątka (jeśli płatnik ją posiada).

Blok VII – Oświadczenie osoby ubezpieczonej

Podpis osoby ubezpieczonej potwierdzającej prawdziwość danych – w przypadku formularza składanego w formie papierowej. W przypadku zgłoszenia elektronicznego formularz podpisuje płatnik składek, a osoba ubezpieczona przekazuje swoje oświadczenie płatnikowi.

Najważniejsze informacje

• formularz ZUS ZCNA składa się elektronicznie przez PUE ZUS lub program Płatnik,

• formularz wypełnia płatnik składek,

• osoba ubezpieczona musi podpisać oświadczenie o zgodności danych,

• na jednym formularzu można zgłosić maksymalnie dwóch członków rodziny,

• w przypadku większej liczby osób należy złożyć kolejny formularz.

Zatrudniasz pracowników? Dodaj ogłoszenie!

Czy zgłoszenie członka rodziny do ZUS jest obowiązkowe?

Warto pamiętać, że zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego jest obowiązkowe, jeśli członek rodziny nie posiada własnego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego, a ma prawo do ubezpieczenia jako członek rodziny osoby ubezpieczonej.

Obowiązek ten wynika z przepisów dotyczących ubezpieczenia zdrowotnego. Osoba objęta ubezpieczeniem zdrowotnym ma obowiązek zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny, którzy:

• nie pracują,

• nie prowadzą działalności gospodarczej,

• nie są zarejestrowani jako bezrobotni z prawem do ubezpieczenia,

• nie pobierają emerytury lub renty,

• nie są zgłoszeni do ubezpieczenia z innego tytułu.

Zatem jeśli członek rodziny nie ma własnego ubezpieczenia zdrowotnego, powinien zostać zgłoszony do ubezpieczenia przez osobę ubezpieczoną. Brak zgłoszenia członka rodziny do ubezpieczenia może spowodować, że nie będzie on miał prawa do bezpłatnych świadczeń opieki zdrowotnej w ramach NFZ. Oznacza to konieczność pokrycia kosztów leczenia we własnym zakresie lub konieczność późniejszego wyjaśniania prawa do świadczeń. Pamiętaj, że zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego jest bezpłatne, nie zwiększa wysokości składki zdrowotnej i daje członkowi rodziny prawo do korzystania z publicznej opieki zdrowotnej.

Jak wyrejestrować członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego?

Wyrejestrowanie członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego odbywa się na tym samym formularzu, na którym dokonuje się zgłoszenia, czyli ZUS ZCNA. Należy to zrobić w sytuacji, gdy członek rodziny uzyska własny tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego lub utraci prawo do ubezpieczenia jako członek rodziny.

Wyrejestrowania należy dokonać w terminie 7 dni od momentu, w którym członek rodziny utracił prawo do ubezpieczenia jako członek rodziny.

Wyrejestrowanie jest konieczne np. w sytuacji:

• podjęcia pracy przez małżonka,

• rozpoczęcia działalności gospodarczej przez członka rodziny,

• zarejestrowania się jako bezrobotny z prawem do ubezpieczenia,

• zakończenia nauki przez dziecko,

• ukończenia przez dziecko 26. roku życia (jeśli dalej się nie uczy),

• zmiany sytuacji rodzinnej (np. rozwód),

• śmierci członka rodziny.

Po stronie pracownika:

• poinformowanie pracodawcy o konieczności wyrejestrowania członka rodziny,

• przekazanie daty, od kiedy członek rodziny ma własne ubezpieczenie lub utracił prawo do ubezpieczenia.

Po stronie pracodawcy (płatnika składek):

• wypełnienie formularza ZUS ZCNA,

• wpisanie w formularzu informacji o wyrejestrowaniu członka rodziny,

• przekazanie formularza do ZUS.

Przy wyrejestrowaniu w formularzu ZUS ZCNA w bloku dotyczącym członka rodziny:

• w polu dotyczącym rodzaju zgłoszenia wpisuje się 2 – wyrejestrowanie,

• podaje się datę utraty prawa do ubezpieczenia zdrowotnego.

Wyrejestrowanie jest ważne, ponieważ członek rodziny nie może być zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego z dwóch tytułów jednocześnie.

ZUS ZCNA – najczęściej zadawane pytania

Czy zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego jest bezpłatne?

Tak. Zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego jest bezpłatne i nie zwiększa wysokości składki zdrowotnej.

Czy jedną osobę można zgłosić do ubezpieczenia przez dwie osoby?

Nie. Członek rodziny może być zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego tylko przez jedną osobę ubezpieczoną. Nie można być zgłoszonym do ubezpieczenia jako członek rodziny przez dwie różne osoby jednocześnie.

Od kiedy członek rodziny ma prawo do świadczeń zdrowotnych?

Członek rodziny ma prawo do świadczeń zdrowotnych od dnia zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego.

Czy trzeba zgłaszać dziecko do ubezpieczenia po urodzeniu?

Tak. Dziecko powinno zostać zgłoszone do ubezpieczenia zdrowotnego w terminie 7 dni od dnia urodzenia.

Czy pełnoletnie dziecko można zgłosić do ubezpieczenia?

Tak, jeśli nie ma własnego ubezpieczenia i nadal się uczy – do ukończenia 26. roku życia. W przypadku orzeczenia o znacznym stopniu niepełnosprawności nie ma ograniczenia wieku.

Czy pracujący małżonek może być zgłoszony do ubezpieczenia jako członek rodziny?

Nie. Małżonek, który pracuje, prowadzi działalność gospodarczą, jest zarejestrowany jako bezrobotny lub pobiera emeryturę albo rentę, ma własny tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego i nie powinien być zgłaszany jako członek rodziny.

Czy można zgłosić rodziców do ubezpieczenia zdrowotnego?

Tak, ale tylko wtedy, gdy nie mają własnego ubezpieczenia zdrowotnego oraz pozostają we wspólnym gospodarstwie domowym i na utrzymaniu osoby ubezpieczonej.

Co się stanie, jeśli członek rodziny nie zostanie zgłoszony do ubezpieczenia?

W takiej sytuacji nie ma prawa do bezpłatnych świadczeń zdrowotnych w ramach NFZ i może być konieczne pokrycie kosztów leczenia we własnym zakresie.

Czy ZUS ZCNA można złożyć po terminie?

Tak. Zgłoszenie można złożyć po terminie, ale należy zrobić to jak najszybciej, aby członek rodziny miał prawo do świadczeń zdrowotnych.