Darmowy wzór kwestionariusza osobowego pracownika oraz kandydata wraz z omówieniem

Kwestionariusz osobowy to jeden z najważniejszych dokumentów w procesie zatrudnienia – zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika. To właśnie w nim kandydat podaje podstawowe informacje o sobie, które pozwalają na zawarcie umowy o pracę i prowadzenie akt osobowych. Choć wypełnienie formularza może wydawać się formalnością, ma ono istotne znaczenie prawne i praktyczne – błędne lub niekompletne dane mogą opóźnić proces zatrudnienia. Warto więc wiedzieć, jakie informacje należy wpisać, czego pracodawca może wymagać zgodnie z Kodeksem pracy i RODO oraz jak poprawnie wypełnić dokument krok po kroku.

Kwestionariusz osobowy – co to takiego?

Kwestionariusz osobowy to dokument wypełniany przez kandydata do pracy lub zatrudnionego pracownika, który zawiera podstawowe dane osobowe niezbędne w procesie zatrudnienia. Jest obowiązkowy przy zawieraniu umowy o pracę i jest przechowywany w aktach pracowniczych.

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o pracę zwykle ma formę uproszczoną i zawiera dane takie jak imię i nazwisko, dane kontaktowe, datę urodzenia, wykształcenie, kwalifikacje i przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Natomiast wersja dla zatrudnionego pracownika jest rozszerzona i zawiera m.in. numer PESEL, numer i rodzaj dokumentu tożsamości, adres zamieszkania, dane członków najbliższej rodziny, informacje o wykształceniu, historii zatrudnienia oraz numer rachunku bankowego.

Pracodawca może żądać od pracownika tylko danych niezbędnych, przestrzegając przy tym przepisów ochrony danych osobowych (RODO). Dokument ten służy do zbierania informacji, które są potrzebne do prowadzenia stosunku pracy i korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie to formularz, w którym kandydat podaje podstawowe dane niezbędne do rozpatrzenia jego aplikacji oraz dalszego zatrudnienia. W kwestionariuszu tym pracodawca może żądać następujących informacji:

• imię (imiona) i nazwisko,

• datę urodzenia,

• dane kontaktowe (np. telefon, e-mail),

• wykształcenie,

• kwalifikacje zawodowe,

• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Dane te mają na celu umożliwienie pracodawcy oceny przygotowania i możliwości kandydata do pracy. Pracodawca powinien ograniczać żądanie danych do tych, które są istotne z punktu widzenia zatrudnienia oraz przestrzegać wymogów ochrony danych osobowych zgodnie z RODO.

Szukasz lepszej pracy? Zobacz najnowsze ogłoszenia na Asistwork!

Kwestionariusz osobowy dla pracownika

Natomiast kwestionariusz osobowy dla pracownika, czyli osoby już zatrudnionej, jest bardziej szczegółowy. Zawiera on między innymi:

• adres zamieszkania i korespondencji,

• numer PESEL lub, jeśli go brak, rodzaj i numer dokumentu tożsamości,

• dane o wykształceniu i dotychczasowym zatrudnieniu, jeśli nie były wcześniej udostępnione,

• dane osobowe członków najbliższej rodziny, w tym dzieci (gdy pracownik ma korzystać ze szczególnych uprawnień przewidzianych prawem pracy),

• numer rachunku bankowego (jeśli wynagrodzenie nie jest wypłacane gotówką),

• inne dane niezbędne do korzystania ze szczególnych uprawnień pracowniczych,

• ewentualne dodatkowe dane wymagane przez przepisy prawa.

Kwestionariusz służy do dokumentowania informacji niezbędnych dla prawidłowego prowadzenia stosunku pracy, w tym administracji kadrowej i rozliczeń pracowniczych. Wypełnienie go jest obowiązkowe, a dane muszą być przetwarzane zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.

PODSUMOWANIE: Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie zawiera podstawowe dane do kwalifikacji do pracy, natomiast wersja dla pracownika jest dokumentem rozszerzonym, z danymi koniecznymi dla prawidłowego prowadzenia zatrudnienia i przysługujących uprawnień pracowniczych. W obu przypadkach obowiązuje zasada minimalizacji danych zgodnie z RODO.

Kwestionariusz osobowy w Kodeksie pracy

Kwestionariusz osobowy jest dokumentem, którego stosowanie wynika głównie z art. 22[1] Kodeksu pracy. Kodeks zobowiązuje pracodawcę do pozyskania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub od zatrudnionego pracownika danych osobowych niezbędnych do prawidłowego nawiązania, przebiegu i zakończenia stosunku pracy. Kwestie związane z zawartością i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej, w tym kwestionariuszy osobowych, zostały uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz Ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

Czy wypełnienie kwestionariusza osobowego jest obowiązkowe?

Wypełnienie kwestionariusza osobowego jest obowiązkowe, choć z pewnymi ograniczeniami wynikającymi z prawa pracy i przepisów o ochronie danych osobowych. Zgodnie z Kodeksem pracy oraz Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca ma obowiązek prowadzić akta osobowe pracownika.

Kwestionariusz osobowy stanowi dokument, dzięki któremu gromadzone są wszystkie niezbędne informacje do zawarcia umowy o pracę, prowadzenia akt osobowych, prawidłowego naliczania wynagrodzenia i świadczeń pracowniczych oraz realizacji innych obowiązków wynikających z prawa pracy. W praktyce oznacza to, że wypełnienie kwestionariusza przez pracownika lub kandydata do pracy jest warunkiem koniecznym do prawidłowego zatrudnienia.

Jednocześnie należy pamiętać, że pracodawca może żądać tylko danych niezbędnych do zatrudnienia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Nie wolno wymagać informacji wykraczających poza obowiązki pracodawcy, takich jak poglądy polityczne, przekonania religijne czy stan zdrowia, chyba że są one bezpośrednio związane z charakterem wykonywanej pracy.

Jakie informacje musi zawierać kwestionariusz osobowy?

Kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o pracę musi zawierać dane niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji i oceny kwalifikacji kandydata. Wśród informacji obowiązkowych znajdują się:

• Imię (imiona) i nazwisko,

• Data urodzenia,

• Dane kontaktowe wskazane przez kandydata (np. numer telefonu, adres e-mail),

• Wykształcenie,

• Kwalifikacje zawodowe,

• Przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

WAŻNE: Warto zaznaczyć, że dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia mogą być wymagane tylko w sytuacji, gdy są niezbędne do wykonywania pracy na określonym stanowisku lub w danym zawodzie.

W przypadku pracownika kwestionariusz osobowy jest bardziej rozbudowany i obejmuje dodatkowo informacje niezbędne do prowadzenia akt osobowych oraz korzystania z przysługujących świadczeń i uprawnień. Należą do nich:

• Adres zamieszkania,

• Numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,

• Wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeśli nie były wcześniej wymagane od kandydata,

• Numer rachunku bankowego, jeżeli pracownik nie składa wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,

• Dane dzieci i innych członków najbliższej rodziny, jeśli podanie takich danych jest konieczne do korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji uprawnień lub wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa.

WAŻNE: Wszystkie informacje przekazywane są pracodawcy w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą, przy czym pracodawca może wymagać ich udokumentowania w zakresie niezbędnym do potwierdzenia prawdziwości danych (np. świadectwa pracy, świadectwa ukończenia szkół).

Jakich danych nie może zawierać kwestionariusz osobowy?

Kwestionariusz osobowy nie może zawierać informacji, które wykraczają poza zakres danych niezbędnych do zatrudnienia lub prowadzenia akt osobowych pracownika. W szczególności nie mogą się w nim znaleźć dane wrażliwe lub prywatne, chyba że istnieje wyraźne uzasadnienie wynikające z charakteru pracy lub przepisów prawa.

Przykłady danych, których nie można żądać od kandydata i pracownika:

• Poglądy polityczne i przekonania religijne – nie mają związku z wykonywaniem pracy i nie są potrzebne do prowadzenia akt osobowych.

• Stan zdrowia, chyba że określone warunki zdrowotne są istotne do wykonywania konkretnego zawodu (np. praca fizyczna, kierowanie pojazdami).

• Życie prywatne i preferencje osobiste – np. informacje o hobby, stylu życia, relacjach osobistych, które nie mają związku z pracą.

• Przynależność do związków zawodowych – nie może być wymagana w celu zatrudnienia, choć pracownik może dobrowolnie ujawnić taką informację.

• Dane finansowe niezwiązane z wypłatą wynagrodzenia – np. informacje o zadłużeniu czy majątku.

W praktyce oznacza to, że kwestionariusz osobowy powinien ograniczać się do danych niezbędnych do zatrudnienia i realizacji obowiązków wynikających z prawa pracy, a wszystkie inne kwestie nie mogą wpływać na decyzję o przyjęciu do pracy.

Kwestionariusz osobowy a RODO

Kwestionariusz osobowy musi być zgodny z zasadą minimalizacji danych, co oznacza, że pracodawca może żądać od kandydata do pracy lub pracownika tylko tych danych osobowych, które są rzeczywiście niezbędne do nawiązania i prowadzenia stosunku pracy. Pracodawca ma także obowiązek poinformować kandydata lub pracownika o celu i zakresie przetwarzania danych, czasie ich przechowywania oraz przysługujących mu prawach.

Pracodawca nie może żądać i przetwarzać danych dotyczących życia prywatnego pracownika lub kandydata, takich jak orientacja seksualna, stan zdrowia, wyznanie, stan cywilny czy plany dotyczące ciąży. Wymaganie takich informacji jest zabronione, a odmowa ich ujawnienia nie może skutkować negatywnymi konsekwencjami, jak odmowa zatrudnienia czy wypowiedzenie umowy.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Przechowywanie kwestionariusza osobowego jako części dokumentacji pracowniczej podlega przepisom Kodeksu pracy i RODO.

Zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, dokumentacja pracownicza, w tym kwestionariusz osobowy, musi być przechowywana w sposób gwarantujący jej poufność, integralność i dostępność oraz chroniący przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Dokumentacja powinna być zabezpieczona przed dostępem osób nieuprawnionych, np. poprzez zamykane szafy na dokumenty, czy systemy kontroli dostępu w przypadku dokumentów elektronicznych.

Okres przechowywania kwestionariusza osobowego i całej dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł (dotyczy to stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku). Jeśli stosunek pracy został ustanowiony przed tą datą, stosuje się wcześniejsze przepisy, które przewidywały nawet 50 lat przechowywania akt pracowniczych.

Przy przechowywaniu kwestionariuszy i innych dokumentów pracodawca musi przestrzegać zasad ochrony danych osobowych wynikających z RODO, czyli dbać o minimalizację zbieranych danych, bezpieczeństwo przetwarzania oraz informować pracowników o prawach związanych z ich danymi osobowymi.

Obowiązek zaktualizowania danych osobowych pracownika

Pracownik powinien zgłaszać wszelkie zmiany w swoich danych osobowych w terminie nie późniejszym niż 7 dni od zaistnienia zmiany. Dotyczy to m.in. zmian adresu zamieszkania, nazwiska, numeru PESEL, numeru konta bankowego, czy danych kontaktowych. Nieaktualne dane mogą wywołać negatywne skutki, np. nieprawidłowe doręczanie korespondencji czy opóźnienia w rozliczeniach. Odmowa zaktualizowania danych osobowych przez pracownika to naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Wypełnienie kwestionariusza osobowego krok po kroku

Wypełnienie kwestionariusza osobowego nie jest trudne, ale wymaga dokładności. Warto pamiętać, że dokument ten stanowi część akt osobowych pracownika i będzie przechowywany przez pracodawcę przez cały okres zatrudnienia, dlatego wszystkie dane powinny być rzetelne i aktualne. Jak wypełnić kwestionariusz osobowy krok po kroku?

Zapoznaj się z dokumentem. Przed rozpoczęciem wypełniania dokładnie przeczytaj treść kwestionariusza. Upewnij się, że rozumiesz, jakie dane są wymagane oraz do jakich celów będą wykorzystane. Jeśli dołączono klauzulę informacyjną RODO, przeczytaj ją uważnie – dowiesz się z niej, kto przetwarza Twoje dane i w jakim celu. Następnie przygotuj dokumenty zawierające dane osobowe, wykształcenie, kwalifikacje i przebieg zatrudnienia.

Wpisz swoje dane osobowe. Najczęściej kwestionariusz wypełnia się odręcznie. Używaj czytelnego pisma, najlepiej drukowanymi literami. Wskazane kolory długopisu to czarny lub niebieski. Na początku uzupełnij podstawowe informacje: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres e-mail). Jeśli wypełniasz kwestionariusz jako pracownik, wpisz również adres zamieszkania, numer PESEL lub inny dokument tożsamości.

Uzupełnij informacje o wykształceniu i kwalifikacjach. Wskaż ukończone szkoły i uczelnie, zdobyte tytuły, kursy, szkolenia oraz inne kwalifikacje zawodowe. Zachowaj odpowiednią kolejność. Dane te pozwalają pracodawcy ocenić, czy Twoje przygotowanie odpowiada wymaganiom stanowiska.

Wpisz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Podaj wcześniejsze miejsca pracy, zajmowane stanowiska i okresy zatrudnienia. Możesz także dodać informacje o zakresach obowiązków lub osiągnięciach, jeśli formularz to przewiduje.

Uzupełnij dane rodzinne (jeśli wymagane). Wpisz informacje o dzieciach lub członkach najbliższej rodziny tylko wtedy, gdy są one potrzebne do korzystania z określonych uprawnień pracowniczych (np. urlopu wychowawczego, zasiłku rodzinnego).

Podaj numer rachunku bankowego. Wpisz numer konta, na które chcesz otrzymywać wynagrodzenie. Jeśli wolisz wypłatę do rąk własnych, zaznacz to w formularzu (zgodnie z art. 86 § 3 Kodeksu pracy).

Upewnij się co do prawdziwości danych. Przed podpisaniem dokumentu upewnij się, że wszystkie dane są zgodne z dokumentami tożsamości i nie zawierają błędów. Podawaj tylko prawdziwe i aktualne informacje. W razie wątpliwości lub konieczności wyjaśnień poproś o pomoc pracodawcę lub dział kadr. Jeśli jakieś pytanie nie dotyczy Ciebie, nie zostawiaj go pustego – skreśl je lub postaw poziomą kreskę.

Złóż podpis i datę. Na końcu podpisz kwestionariusz, potwierdzając prawdziwość podanych informacji. Czasem wymagany jest także podpis pod klauzulą informacyjną RODO lub zgodą na przetwarzanie dodatkowych danych.

Czytelne, kompletne i prawdziwe wypełnienie kwestionariusza osobowego jest ważne nie tylko dla pracodawcy, ale także ułatwia Tobie korzystanie z praw pracowniczych oraz prawidłowe rozliczenia. Jeśli masz pytania lub coś jest niejasne, zawsze możesz zwrócić się o pomoc do osoby prowadzącej rekrutację lub działu kadr.

Kwestionariusz osobowy ubiegającej się o zatrudnienie – wzór

KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA OSOBY UBIEGAJĄCEJ SIĘ O ZATRUDNIENIE

I. Dane osobowe kandydata

Imię (imiona) i nazwisko: ............................................................

Data urodzenia: ............................................................

Dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail): ............................................................

Obywatelstwo: ............................................................

II. Wykształcenie

Nazwa szkoły / uczelni: ............................................................

Kierunek / specjalność: ............................................................

Poziom wykształcenia: ............................................................

Rok ukończenia: ............................................................

III. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia

Okres zatrudnienia	Nazwa pracodawcy	Stanowisko	Zakres obowiązków

IV. Kwalifikacje, umiejętności i uprawnienia

(np. prawo jazdy, certyfikaty, znajomość języków obcych, obsługa programów komputerowych)

.......................................................................................

.......................................................................................

V. Inne informacje istotne z punktu widzenia zatrudnienia

(np. gotowość do pracy w systemie zmianowym, delegacjach, uprawnienia specjalne)

.......................................................................................

.......................................................................................

Oświadczenie

Oświadczam, że dane zawarte w niniejszym kwestionariuszu są zgodne z prawdą i zostały podane dobrowolnie w zakresie określonym przez przepisy prawa pracy.

......................................................

(data i podpis osoby ubiegającej się o zatrudnienie)

Kwestionariusz osobowy dla pracownika – wzór

KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA PRACOWNIKA

I. Dane osobowe pracownika

Imię (imiona) i nazwisko: ........................................................................................

Numer PESEL (a w razie jego braku – rodzaj i numer dokumentu tożsamości): ........................................................................................

Data urodzenia: ........................................................................................

Obywatelstwo: ........................................................................................

Adres zamieszkania:

Miejscowość: ....................................................

Ulica, nr domu/mieszkania: ....................................................

Kod pocztowy i poczta: ....................................................

Adres do korespondencji (jeżeli inny niż powyżej): ....................................................

Numer telefonu: ....................................................

Adres e-mail (opcjonalnie): ....................................................

II. Wykształcenie

Nazwa szkoły / uczelni: ............................................................

Kierunek / specjalność: ............................................................

Poziom wykształcenia: ............................................................

Rok ukończenia: ............................................................

III. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia

Okres zatrudnienia	Nazwa pracodawcy	Stanowisko	Zakres obowiązków

IV. Kwalifikacje, umiejętności i uprawnienia

(np. prawo jazdy, certyfikaty, znajomość języków obcych, obsługa programów komputerowych)

.......................................................................................

.......................................................................................

V. Dane niezbędne do wypłaty wynagrodzenia

☐ Wynagrodzenie proszę przekazywać na rachunek bankowy: ............................................................

☐ Wynagrodzenie proszę wypłacać do rąk własnych.

VI. Dane dotyczące członków rodziny (w zakresie niezbędnym do korzystania ze szczególnych uprawnień pracowniczych)

Imię i nazwisko	Data urodzenia	Stopień pokrewieństwa	Uwagi

VII. Oświadczenia pracownika

Oświadczam, że:

dane zawarte w niniejszym kwestionariuszu są zgodne z prawdą,

zostały przekazane dobrowolnie w zakresie wymaganym przepisami prawa pracy,

zobowiązuję się do niezwłocznego informowania pracodawcy o zmianie danych osobowych.

...............................................................

(miejscowość, data)

...............................................................

(czytelny podpis pracownika)

Kwestionariusz osobowy – podsumowanie

• Kwestionariusze służą do zebrania danych osobowych wymaganych przez prawo pracy.

• Dla kandydata do pracy zawiera podstawowe dane: imię, nazwisko, data urodzenia, kontakt, wykształcenie, doświadczenie i kwalifikacje.

• Dla pracownika obejmuje dodatkowe dane osobowe (np. numer PESEL), dane o członkach rodziny, rachunku bankowym i warunkach zatrudnienia.

• Kwestionariusz dla kandydata stosuje się w procesie rekrutacji.

• Kwestionariusz dla pracownika trafia do akt osobowych po zatrudnieniu.