Ile zarabia sekretarka i czym się zajmuje? Charakterystyka zawodu

Rynek pracy w obszarze administracji biurowej nieustannie się zmienia, a dzisiejsze stanowisko sekretarki to funkcja o kluczowym znaczeniu dla funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. W poniższym tekście, przygotowanym z myślą o kandydatach i osobach planujących rozwój zawodowy, odpowiemy na kluczowe pytania związane z tym stanowiskiem. Czym się zajmuje i przede wszystkim, ile zarabia sekretarka? Sprawdźmy!

Kim jest sekretarka i na czym polega jej rola w organizacji?

Stanowisko sekretarki ewoluowało na przestrzeni lat w sposób niezwykle dynamiczny. Kiedyś praca ta kojarzyła się głównie z przygotowywaniem kawy na spotkaniach zarządu, odbieraniem telefonów, czy umawianiem spotkań. Obecnie pracownik sekretariatu stanowi istotny trzon w dziale administracji firmy. Sekretarka to osoba pierwszego kontaktu, wizytówka firmy i często prawa ręka kadry zarządzającej.

Wielozadaniowość stanowiska sekretarki

Współczesna sekretarka to najczęściej wyspecjalizowany pracownik administracyjny, od którego zależy płynny przepływ informacji wewnątrz całej firmy, jak i w kontaktach z otoczeniem zewnętrznym. Jej praca wymaga nie lada zręczności, wielozadaniowości oraz doskonałej znajomości procesów biznesowych. To właśnie od jej efektywności w dużej mierze zależy to, jak szybko i sprawnie załatwiane są codzienne sprawy związane z organizacją biura.

Zakres obowiązków sekretarki

Dzień pracy sekretarki rzadko bywa rutynowy i nieraz wiąże się z koniecznością gaszenia “biurowych i pracowniczych pożarów”. W ogólnym ujęciu, podstawowym zadaniem na omawianym stanowisku jest szeroko pojęte wsparcie administracyjne i organizacyjne biura. Zależnie od wielkości firmy i specyfiki branży, obowiązki sekretarki mogą się znacząco różnić, jednak zawsze oscylują wokół dbania o to, aby biuro funkcjonowało bez zarzutu. Z powodzeniem można powiedzieć, że odpowiedzialny i rzetelny pracownik na tym stanowisku to fundament prawidłowego funkcjonowania każdego biura, a tym samym całego przedsiębiorstwa.

Czym zajmuje się sekretarka na co dzień?

Mimo różnic wynikających z profilu pracodawcy, można wyróżnić pewien stały katalog zadań, które na co dzień wykonują osoby zatrudnione na tym stanowisku.

Standardowe obowiązki sekretarki obejmują między innymi:

• prowadzenie korespondencji firmowej, zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej. Rejestrowanie pism przychodzących i wychodzących, selekcja oraz przekazywanie ich do odpowiednich działów lub bezpośrednio do prezesa;

• wykonywanie prac biurowych i obsługa urządzeń biurowych. Biegła znajomość obsługi takich urządzeń, jak drukarki, skanery, niszczarki, kopiarki to absolutna podstawa;

• zaopatrywanie biura w materiały eksploatacyjne (np. akcesoria biurowe) i artykuły spożywcze;

• zarządzanie kalendarzem spotkań i koordynowanie terminarza przełożonych, organizacja spotkań biznesowych, rezerwacja sal konferencyjnych oraz dbanie o ich odpowiednią oprawę (np. catering, przerwa kawowa);

• organizacja podróży służbowych, czyli rezerwacja biletów lotniczych, pociągów, hoteli, przygotowywanie harmonogramu wyjazdów dla pracowników i kadry zarządzającej. Sekretarka dokumentuje również wszelkie bilety, druki do delegacji itp. i przekierowuje je do działu księgowości;

• współpraca z klientami i gośćmi, przyjmowanie interesantów, dbanie o ich komfort w oczekiwaniu na spotkanie, udzielanie podstawowych informacji (jako pierwsza osoba do kontaktu w firmie);

• sporządzanie dokumentów i sprawozdań, tj. przygotowywanie pism, raportów, zestawień oraz redagowanie tekstów na potrzeby wewnętrzne i zewnętrzne - w zależności od poleceń przełożonych;

• zarządzanie obiegiem dokumentów, archiwizacja dokumentów, dbanie o porządek w aktach, nadzór nad umowami;

• obsługa przesyłek: nadawanie i odbieranie przesyłek kurierskich i pocztowych;

• współpraca z pozostałymi działami firmy i dbanie o prawidłowy przebieg informacji oraz dokumentów między nimi.

Różnice na stanowisku: sekretarka w szkole - co warto wiedzieć?

Warto podkreślić, że omawianemu stanowisku może przypadać zupełnie inna pula zadań, jeśli miejscem pracy jest placówka edukacyjna. Praca w sekretariacie szkoły ma bardzo specyficzny charakter i poza ogólnymi zadaniami, jak obsługa sprzętów biurowych, czy zaopatrywanie sekretariatu, wiąże się z kompleksowym kierowaniem pracą sekretariatu szkoły. Do kluczowych obowiązków w takiej placówce należy między innymi:

• zarządzanie ruchem uczniów - przyjmowanie i wypisywanie uczniów z ewidencji,

• prowadzenie księgi uczniów oraz dokumentacji przebiegu nauczania,

• wydawanie legitymacji uczniowskich, ich przedłużanie oraz wyrabianie duplikatów,

• koordynowanie spraw związanych z ubezpieczeń uczniów (np. NNW),

• prowadzenie archiwum szkoły,

• często również prowadzenie spraw kadrowych szkoły,

• kontakt z rodzicami, gronem pedagogicznym oraz kuratorium oświaty.

Jak zostać sekretarką? Kwalifikacje i niezbędne wymagania

Droga do kariery w zawodzie sekretarki  jest otwarta dla wielu kandydatów, w tym również dla osób bez doświadczenia, które rozpoczynające karierę zawodową. Aby skutecznie ubiegać się o to stanowisko, warto jednak odpowiednio się przygotować. Jak zostać sekretarką, która przyciągnie uwagę podczas rekrutacji?

Czy sekretarka musi mieć ukończone studia wyższe?

Odpowiedź na powyższe pytanie brzmi: niekoniecznie. Wielu pracodawców bardziej niż na dyplom ukończenia studiów zwraca uwagę na realne umiejętności, które są wymagane na tym stanowisku i kompetencje miękkie (tzw. soft skills). 

Warto mieć na uwadze, że w dużych, międzynarodowych firmach lub na stanowiskach takich, jak np. asystentka zarządu czy starszy specjalista ds. administracji, dyplom uczelni wyższej może być wymogiem koniecznym. Przy czym stanowiska te daleko wykraczają poza zadania na standardowym stanowisku sekretarki. Również dotyczą pracy biurowej i administracyjnej, ale w o wiele szerszym zakresie. Jeśli sekretarka ma  ambicje w przyszłości rozwijać się zawodowo w powyższych obszarach, studia wyższe mogą jej w tym jak najbardziej pomóc. W tym miejscu warto podkreślić, że pracodawcy często inwestują w rozwój kompetencji swoich pracowników, poprzez finansowanie szkoleń, a nawet studiów wyższych (w tym także studiów podyplomowych), jeśli nabyte kompetencje realnie przełożą się na pracę sekretarki.

Nie mniej jednak, w wielu mniejszych przedsiębiorstwach do rozpoczęcia pracy z powodzeniem wystarczy wykształcenie średnie (np. po liceum ogólnokształcącym czy technikum ekonomicznym). Ważniejsze od samego ukończenia szkoły są często konkretne kursy i szkolenia (np. z zakresu obsługi programów biurowych, kadr, księgowości czy kursy dla sekretarek).

Czy sekretarka to dobry zawód dla osób bez doświadczenia?

Czy można zostać sekretarką bez wcześniejszego doświadczenia w pracy biurowej? Zdecydowanie tak. Stanowisko młodszej sekretarki, ale także recepcjonistki czy asystentki działu to często tzw. stanowiska wejściowe (entry-level). Pracodawcy chętnie przyjmują na nie młode, ambitne osoby, które są chętne do nauki i nabywania kompetencji zawodowych w trakcie trwania zatrudnienia. Umożliwia to ukształtowanie pracownika od zera, poprzez naukę panujących standardów oraz aktualnego modelu zarządzania firmy.

Podstawą jest zaangażowanie i chęć do pracy

W takich przypadkach braki w doświadczeniu nadrabia się poprzez zaangażowanie, szybkość przyswajania wiedzy oraz biegłość w obsłudze urządzeń biurowych oraz dedykowanych programów i systemów biurowych (do podstawowych należy pakiet Office, ze szczególnym uwzględnieniem programu Excel, a także wybrane systemy CRM).

Dla kandydatów bez doświadczenia kluczowe będzie pokazanie podczas rozmowy kwalifikacyjnej swojego potencjału, zdolności organizacyjnych i zmotywowania do podjęcia pracy.

Kluczowe twarde umiejętności w pracy sekretarki

Choć wymagania różnią się w zależności od profilu działalności firmy, każda sekretarka powinna posiadać zestaw pewnych konkretnych umiejętności (twardych kompetencji). Wśród nich najważniejsze to:

• biegła obsługa komputera (pakiet MS Office: Word, Excel, PowerPoint, programy pocztowe);

• znajomość obsługi urządzeń biurowych (skanery, kserokopiarki, bindownice, niszczarki);

• poprawność językowa – umiejętność bezbłędnego sporządzanie i redagowania dokumentów;

• W przypadku pracy w międzynarodowych firmach niezbędna jest bardzo dobra znajomość języka obcego, najczęściej angielskiego, minimum na poziomie B2, pozwalająca na swobodną korespondencję i komunikację z klientami zagranicznymi.

👉🏻Wskazówka: Wszelkie posiadane kompetencje twarde oraz miękkie należy koniecznie zamieścić w CV (warto chwalić się swoją wiedzą i osiągnięciami!). Należy pamiętać jednak, aby posiadane uprawnienia i kwalifikacje odpowiadały potrzebom stanowiska, na które składa się aplikację - w tym przypadku sekretarki. W sytuacji braku doświadczenia zawodowego w obrębie prac biurowych i administracyjnych, warto skupić się na posiadanych soft skillach (warto również rozważyć uzupełnienie wiedzy o kursy i dodatkowe kwalifikacje).

💡Przeczytaj też: Tworzenie CV od podstaw: kluczowe elementy, które musisz uwzględnić.

Predyspozycje w zawodzie sekretarki, czyli kto spełni się na tym stanowisku?

Nie każdy odnajdzie się w pracy, która w dużej mierze polega na wspieraniu pracy innych, rozwiązywaniu nagłych problemów i żonglowaniu wieloma zadaniami naraz. Dla jednych multitasking na tym stanowisku będzie prawdziwą zmorą, a dla innych podstawą ciekawego i rozwojowego stanowiska. Odpowiednie predyspozycje zawodowe, posiadane kompetencje miękkie oraz interpersonalne są na tym stanowisku równie ważne, co znajomość Excela i urządzeń biurowych.

Miękkie umiejętności i wysoka kultura osobista

Do najważniejszych kompetencji miękkich (soft skills) na stanowisku sekretarki należy przede wszystkim:

• doskonała organizacja pracy własnej - sekretarka musi precyzyjnie planować swój dzień, pilnować terminów i umiejętnie priorytetyzować zadania. Dbanie o harmonogram pracy własnej (a czasem również innych pracowników lub przełożonych) to podstawa na tym stanowisku;

• komunikatywność, otwartość i łatwość nawiązywania (i podtrzymywania) kontaktów. Sekretarka to zawód oparty na relacjach międzyludzkich. Zarówno w kontaktach z klientami, jak i współpracownikami, potrzebna jest jasna i empatyczna komunikacja, ale również umiejętność wyznaczania granic i pilnowania terminów;

• wysoka kultura osobista - pracownik pierwszego kontaktu reprezentuje sobą firmę. Profesjonalizm przejawia się w nienagannym wyglądzie, kulturze w kontaktach z innymi, znajomości zasadach biurowego savoir-vivre’u;

• dyskrecja - tajemnica rozmów, korespondencji, a także dbanie o bezpieczeństwo danych, to fundament na stanowisku, które polega na zarządzaniu sprawnym obiegiem danych i dokumentów z poszczególnych działów firmy;

• umiejętność pracy pod presją czasu i odporność na stres - choć brzmi to jak oklepany frazes, odporność psychiczna na tak wielozadaniowym stanowisku pracy ma ogromne znaczenie. Przestrzeń biurowa bywa miejscem dynamicznym i nieprzewidywalnym. Nagłe zmiany planów, ważne dokumenty do wysłania "na wczoraj", czy "urywające się" telefony, wymagają zachowania spokoju i nerwów na wodzy;

• pozytywne nastawienie i proaktywność, innymi słowy uśmiech, chęć do pomocy i samodzielne poszukiwanie rozwiązań (zamiast biernego czekania na instrukcje od przełożonych), to cechy, które niezwykle cenią sobie pracodawcy w przypadku sekretarek.

Optymistyczna osoba, która umiejętnie się komunikuje z innymi, jest pomocna i dyskretna, a przy tym potrafi zachować zimną krew w stresowych sytuacjach, to przepis na wymarzoną sekretarkę w każdym przedsiębiorstwie.

Kim jest wirtualna sekretarka i czy warto nią zostać?

Postępująca cyfryzacja oraz popularność pracy zdalnej sprawiły, że na rynku wyłonił się zupełnie nowy zawód: wirtualna sekretarka (często określana również jako wirtualna asystentka lub VA - Virtual Assistant).

Czym zajmuje się wirtualna sekretarka?

Wirtualna sekretarka świadczy profesjonalne usługi administracyjne, techniczne, kreatywne lub asystenckie dla przedsiębiorców, jednak wykonuje je w 100% zdalnie, z własnego biura lub domu. Najczęściej nie jest zatrudniona na etat w jednej firmie, ale prowadzi własną działalność gospodarczą, obsługując kilku różnych klientów jednocześnie. Choć spotykane są również przypadki zatrudnienia wirtualnej asystentki na umowę o pracę lub umowę zlecenie. Wszystko zależy od indywidualnych ustaleń między pracownikiem a pracodawcą. 

Praca z pogranicza różnych stanowisk

Zadania wirtualnej sekretarki często pokrywają się z tradycyjnymi obowiązkami sekretarki pracującej stacjonarnie, tj. zarządza kalendarzem spotkań, odpisuje na e-maile, przygotowuje zestawienia i oferty handlowe. Warto podkreślić, że wirtualne asystentki często posiadają dodatkowe, wyspecjalizowane umiejętności. Zdarza się, że zajmują się również obsługą mediów społecznościowych, prostą edycją grafik lub wideo, aktualizacją strony www firmy, czy przygotowywaniem newsletterów. Wirtualna asystentka łączy często zadania z pogranicza pracownika sekretariatu oraz marketingu internetowego. To idealne rozwiązanie dla osób, które dobrze odnajdują się w wielozadaniowej pracy zdalnej i potrafią samodzielnie ustalać hierarchię wykonywanych zadań.

👉🏻Sprawdź też: oferty pracy zdalnej - pracuj bez wychodzenia z domu.

Gdzie sekretarka może znaleźć zatrudnienie?

Zapotrzebowanie na wykwalifikowany personel biurowy i administracyjny jest ogromne i dotyczy praktycznie każdego sektora gospodarki. Sekretarki i asystentki mogą zostać zatrudnione w miejscach takich, jak:

• korporacje i międzynarodowe firmy - to właśnie w dużych organizacjach zazwyczaj funkcjonują rozbudowane działy administracji, które stanowią miejsca pracy dla kilku sekretarek czy asystentek (dla poszczególnych oddziałów);

• małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP), czyli prywatne biura rachunkowe, kancelarie prawne, firmy budowlane, agencje marketingowe;

• sektor publiczny i oświatowy: urzędy miast, gmin, sądy, a także (o czym wspominaliśmy wcześniej), sekretariaty szkół podstawowych, średnich i uczelni wyższych;

• placówki medyczne takie, jak przychodnie, szpitale, gabinety dentystyczne. Warto podkreślić, że sekretarka medyczna nie jest tym samym co rejestratorka medyczna. Sekretarka odpowiadana za prace biurowo-administracyjne, a rejestratorka stanowi pierwszą linię kontaktu dla pacjentów. Oba te stanowiska współpracują ze sobą i wzajemnie się uzupełniają.

Dzięki tak dużej różnorodności branż, osoba wykonująca zawód sekretarki może wybrać obszar, który najbardziej odpowiada jej zainteresowaniom oraz preferencjom. Dodatkowo stanowisko sekretarki daje możliwość awansu z pozycji juniora (młodszej sekretarki) aż po rolę office managera.

👉🏻Sprawdź też: oferty pracy dla Asystentek.

Ile wynosi wynagrodzenie sekretarki?

Przechodzimy do kwestii, która dla wielu kandydatów jest kluczowa: zarobki. Zatem, ile zarabia sekretarka? Kwestia ta jest niezwykle zróżnicowana i zależy od mnóstwa czynników.

Mediana zarobków

Analizując zarobki sekretarek, warto opierać się na sprawdzonych danych rynkowych. Według Ogólnopolskiego Badania Wynagrodzeń, mediana zarobków na stanowisku sekretarki to kluczowy wskaźnik pokazujący realia finansowe tej grupy zawodowej. Mediana oznacza, że dokładnie połowa osób na tym stanowisku zarabia więcej, a połowa mniej niż podana kwota.

Zgodnie z aktualnymi danymi dla stanowiska sekretarki, wynagrodzenie waha się w przedziale 5 410 - 7 670 zł brutto miesięcznie (mediana wynosi 6 220 zł brutto). Jest to kwota uśredniona, dla pracownika na poziomie specjalisty, bez uwzględnienia doświadczenia, wielkości firmy, wielkości miasta, czy województwa.

Młodszy specjalista może liczyć na wynagrodzenie rzędu 5 360 - 7 170 zł brutto (mediana: 6 100 zł brutto), natomiast starszy specjalista (np. office manager), szczególnie ze znajomością języków obcych oraz doświadczeniem zawodowym, osiąga wynagrodzenie na poziomie 5 740 – 8 310 zł brutto (mediana: 6 760 zł brutto).

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na zarobki dwóch odłamów sekretarek, mianowicie pracujących w szkole oraz w placówkach medycznych. Jak w ich przypadku kształtują się zarobki? Otóż sekretarka w szkole może liczyć na zarobki w granicach 5 320 - 6 820 zł brutto (mediana: 6 020 zł brutto), a sekretarka medyczna zarabia średnio 5 420 - 7060 zł brutto miesięcznie (mediana: 6110 zł brutto).

💡Ciekawostka: Aż 98% osób na stanowisku sekretarki to kobiety.

Od czego zależą zarobki sekretarek?

Dokładne wynagrodzenie sekretarki uzależnione jest od kilku kluczowych czynników, do których należy:

• doświadczenie zawodowe i zakres obowiązków -  im większe doświadczenie w samodzielnym prowadzeniu spraw biurowych, tym większa wartość pracownika dla firmy;

• lokalizacja (siedziby firmy) - w dużych aglomeracjach można liczyć na większe zarobki w porównaniu do mniejszych miejscowości;

• wielkość firmy oraz branża - duże firmy, w tym korporacje zwykle oferują wyższe wynagrodzenie w porównaniu do małych przedsiębiorstw;

• znajomość języków obcych - płynne posługiwanie się chociaż jednym językiem obcym (zazwyczaj angielskim), jest jednym z kluczowych czynników, który wpływa na wynagrodzenie. Zwłaszcza w międzynarodowych firmach ma to priorytetowe znaczenie.

💡Kalkulator wynagrodzeń: zachęcamy do skorzystania z naszego kalkulatora wynagrodzeń, który pozwoli dokładnie policzyć zarobki brutto oraz netto. Wystarczy wpisać swoje miesięczne zarobki, podać rodzaj umowy (zlecenie lub umowa o pracę), zaznaczyć opcje dodatkowe i gotowe!

Na jakie benefity pozapłacowe może liczyć sekretarka?

Pracodawcy, starając się przyciągnąć i zatrzymać w firmie najlepsze sekretarki, oferują coraz szerszą pulę benefitów pozapłacowych. Do najpopularniejszych należą:

• prywatna opieka medyczna dla pracownika i często też dla jego rodziny,

• dofinansowanie do zajęć sportowych (np. karty sportowe MultiSport),

• możliwość udziału w programach kafeteryjnych,

• ubezpieczenie grupowe na życie,

• dofinansowanie do posiłków w miejscu pracy (karty lunchowe, darmowe owoce w biurze),

• budżet na dodatkowe szkolenia, studia podyplomowe, czy kursy językowe podnoszące kwalifikacje pracownika,

• elastyczny czas pracy lub możliwość pracy hybrydowej (opcja zdalna dotyczy wyłącznie wirtualnej sekretarki),

• spotkania integracyjne, paczki świąteczne, eventy firmowe dla pracowników i ich rodzin.

Zdecydowana większość dużych firm oferuje przynajmniej 1-2 benefity pozapłacowe (karty sportowe oraz prywatna opieka medyczna stanowią obecnie rynkowy standard).

Gdzie szukać ofert pracy w charakterze sekretarki?

Osoby zdecydowane spróbowania swoich sił w zawodzie sekretarki, mają do dyspozycji kilka kanałów poszukiwań ofert pracy. Najwięcej możliwości daje oczywiście przeglądanie ogłoszeń w Internecie, a konkretnie na profesjonalnych portalach z ofertami pracy, jak praca.asistwork.pl.

Nie można także zapominać o sile social mediów oraz networkingu. Nawiązywanie kontaktów zawodowych na LinkedIn, kontakt z rekruterami oraz możliwość przygotowania swojego profilu zawodowego na tej platformie, może skutecznie pomóc w rozwoju kariery zawodowej.

Warto również zaglądać do dedykowanych zakładek na stronach internetowych firm i korporacji, gdzie publikowane są wolne wakaty. Bezpośrednie złożenie aplikacji do rekrutera danej firmy znacząco może skrócić czas odpowiedzi na przesłane zgłoszenie.

👉🏻 Najnowsze oferty pracy biurowej czekają na Ciebie!

Czy sekretarka to zawód z perspektywami?

Praca związana z obsługą biura to wbrew pozorom niezwykle ważna i rozwijająca rola. Nie sprowadza się wyłącznie do przynoszenia kawy na spotkania z klientami czy zebrania zarządu. To stanowisko wymagające doskonałej organizacji, profesjonalizmu, wielozadaniowości, a także...dużej odporności na stres.

Aby móc wykorzystać pełnię swoich możliwości jako sekretarka biura, warto nie poprzestawać na rozwoju zawodowym. Inwestycja czasu i energii w nowoczesne systemy biurowe, szlifowanie języka obcego, rozwój kompetencji twardych oraz miękkich ma realną szansę zwrócić się z nawiązką. Stanowisko sekretarki daje duże pole manewru do zdobywania kolejnych szczebli kariery zawodowej. Co dodatkowo ma przełożenie na atrakcyjne wynagrodzenie wraz z rozwojem kompetencji.

Zatem czy sekretarka to zawód mający perspektywy? Zdecydowanie tak, ale trzeba pamiętać, że konkurencja na tym stanowisku jest duża, dlatego też kluczowe stanowiska zarezerwowane są wyłącznie dla najlepszych sekretarek - z doświadczeniem, zaangażowaniem oraz chęcią ciągłego rozwoju zawodowego.