Jak złożyć czynny żal w przypadku niezłożenia PIT? Poradnik krok po kroku

Czynny żal to jedno z ważnych narzędzi, które pozwala podatnikom i przedsiębiorcom na dobrowolne zgłoszenie popełnionych uchybień wobec obowiązków podatkowych lub celnych. Dzięki niemu można uniknąć kar finansowych i odpowiedzialności karno-skarbowej, pod warunkiem że zostanie złożony w odpowiednim czasie i w prawidłowej formie. W praktyce czynny żal stanowi skuteczny sposób na naprawienie błędów, takich jak niezłożenie deklaracji podatkowej w terminie czy nieuregulowanie należności publicznoprawnych. W tym artykule wyjaśnimy, czym dokładnie jest czynny żal, kiedy i jak go złożyć oraz jakie warunki musi spełnić, aby był skuteczny.

Z tego artykułu dowiesz się...

• Czym jest czynny żal i jakie ma podstawy prawne.

• W jakich sytuacjach można go zastosować (np. niezłożenie PIT w terminie).

• Kto może złożyć czynny żal i jakie są warunki jego skuteczności.

• Kiedy czynny żal nie będzie uznany przez urząd.

• Jakie są różnice między czynnym żalem a korektą deklaracji podatkowej.

• Jak przygotować pismo czynnego żalu – co powinno zawierać.

• Jak i gdzie złożyć czynny żal (forma papierowa, elektroniczna, ustna).

• Jak dopełnić obowiązków podatkowych po złożeniu czynnego żalu.

• Jak wygląda procedura rozpatrywania czynnego żalu przez urząd skarbowy.

Czym jest czynny żal?

Czynny żal to instytucja prawna uregulowana w polskim Kodeksie karnym skarbowym (art. 16), która pozwala osobom lub podmiotom, które popełniły wykroczenie lub przestępstwo skarbowe, uniknąć kary poprzez dobrowolne zawiadomienie właściwego organu podatkowego lub celno-skarbowego o popełnionym czynu zabronionym oraz jednoczesne dopełnienie obowiązków, np. uregulowanie zaległych podatków.

Chodzi więc nie tylko o dobrowolne przyznanie się do naruszenia przepisów podatkowych lub celnych i złożenie zawiadomienia o popełnionym wykroczeniu / przestępstwie skarbowym do naczelnika urzędu skarbowego lub urzędu celno-skarbowego (zanim organ samodzielnie wykryje naruszenie), ale także o naprawienie skutków czynu (np. uregulowanie zaległych zobowiązań podatkowych wraz z odsetkami).

Czynny żal – PIT

W Polsce termin składania rocznych deklaracji podatkowych PIT za dany rok podatkowy przypada zwykle na okres od 15 lutego do 30 kwietnia roku następnego. Na przykład za rok 2024 deklaracje PIT można składać od 15 lutego do 30 kwietnia 2025 roku. Termin ten dotyczy większości popularnych formularzy, takich jak PIT-37, PIT-36 czy PIT-28.

Mimo jasnych terminów, zdarza się, że niektórzy podatnicy nie składają deklaracji PIT w wyznaczonym czasie. Powody mogą być różne – od zwykłego przeoczenia, przez problemy z dokumentacją, aż po brak świadomości obowiązku czy trudności techniczne. W takich sytuacjach podatnik może skorzystać z instytucji czynnego żalu, czyli dobrowolnego przyznania się do uchybienia i złożenia zaległej deklaracji wraz z uregulowaniem należności, co pozwala uniknąć kary za nieterminowe złożenie PIT.

Jeśli nie złożyłeś deklaracji PIT w ustawowym terminie, możesz złożyć czynny żal, aby uniknąć kary za to uchybienie. Czynny żal to dobrowolne przyznanie się do niezłożenia deklaracji w terminie oraz zgłoszenie tego faktu naczelnikowi urzędu skarbowego.

Aby czynny żal był skuteczny w przypadku niezłożenia PIT:

• Złóż zaległą deklarację PIT jak najszybciej, najlepiej w dniu składania czynnego żalu lub w terminie wyznaczonym przez urząd skarbowy.

• Zapłać ewentualne zaległe podatki wraz z odsetkami za zwłokę.

• Złóż pisemne oświadczenie (czynny żal) do naczelnika właściwego urzędu skarbowego, w którym przyznasz się do niezłożenia deklaracji w terminie i opiszesz okoliczności tego uchybienia.

• Złóż czynny żal zanim urząd skarbowy samodzielnie wykryje to naruszenie lub zanim rozpoczną się czynności kontrolne.

Jakie są różnice między czynnym żalem a korektą deklaracji?

Różnice między czynnym żalem a korektą deklaracji dotyczą przede wszystkim sytuacji, w jakich się je stosuje, oraz celu ich złożenia.

Czynny żal składa się, gdy w ogóle nie złożyłeś deklaracji podatkowej w terminie. Jest to dobrowolne zawiadomienie organu podatkowego o popełnionym uchybieniu, które ma na celu uniknięcie kary za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe. Warunkiem skuteczności czynnego żalu jest złożenie go przed wykryciem uchybienia przez urząd lub przed rozpoczęciem czynności kontrolnych oraz jednoczesne uregulowanie zaległości wraz z odsetkami.

Korekta deklaracji natomiast służy do poprawienia błędów lub uzupełnienia danych w deklaracji, którą już złożyłeś w terminie. Korekta jest składana wtedy, gdy pierwotne zeznanie zawierało nieścisłości lub pomyłki. Nie wymaga składania czynnego żalu, ponieważ podatnik wywiązał się z obowiązku terminowego złożenia deklaracji, a jedynie ją poprawia.

Kto może skorzystać z czynnego żalu?

Z instytucji czynnego żalu może skorzystać każda osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, która dopuściła się wykroczenia lub przestępstwa skarbowego, niezależnie od tego, czy działała jako podatnik, przedsiębiorca, czy też pełniła funkcję odpowiedzialną za rozliczenia podatkowe lub celne (na przykład jako pracownik biura rachunkowego).

Ważne jest to, aby czynny żal złożyła osoba lub podmiot faktycznie odpowiedzialny za niedopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego lub celnego. W praktyce oznacza to, że czynny żal może być skutecznie złożony przez każdego, kto miał realny wpływ na powstanie naruszenia, niezależnie od zajmowanego stanowiska czy formy prawnej prowadzonej działalności.

W jakich sytuacjach można skorzystać z instytucji czynnego żalu?

Instytucja czynnego żalu może być wykorzystana w różnych sytuacjach związanych z popełnieniem wykroczeń lub przestępstw skarbowych. Najczęściej dotyczy to przypadków takich jak:

• Niezłożenie deklaracji podatkowej w wymaganym terminie.

• Nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych.

• Nierzetelne wystawianie faktur.

• Nieuregulowanie należnego podatku dochodowego (PIT lub CIT) lub podatku VAT albo zapłacenie ich w niewłaściwej wysokości.

• Bezprawne stosowanie obniżonych stawek VAT.

• Bezprawne korzystanie ze zwolnień z VAT.

• Zatajanie przed organem podatkowym rzeczywistego zakresu prowadzonej działalności gospodarczej.

• Wyłudzenie zwrotu należności celnej.

• Wyłudzenie pozwolenia celnego.

W jakich sytuacjach nie można skorzystać z instytucji czynnego żalu?

Nie można skorzystać z instytucji czynnego żalu w następujących sytuacjach:

• Gdy zostałeś już wezwany przez organy podatkowe lub celno-skarbowe w związku z popełnionym czynem zabronionym, a popełnienie przestępstwa lub wykroczenia skarbowego zostało już przez te organy udokumentowane.

• Jeśli toczy się wobec Ciebie postępowanie kontrolne lub inne czynności kontrolne prowadzone przez urząd skarbowy lub urząd celno-skarbowy.

• W przypadku, gdy zorganizowałeś grupę lub związek mający na celu popełnienie przestępstwa skarbowego.

• Jeśli nakłaniałeś inną osobę do popełnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego.

W takich okolicznościach czynny żal nie będzie skuteczny, ponieważ jego celem jest dobrowolne zgłoszenie naruszenia przed wykryciem i udokumentowaniem czynu przez organy.

WAŻNE: Wyjątkowo czynny żal można złożyć także po tym, jak organ administracji skarbowej rozpoczął swoje czynności, pod warunkiem że te działania nie doprowadziły do wszczęcia oficjalnego postępowania w sprawie popełnionego czynu.

Kiedy czynny żal będzie skuteczny?

Czynny żal będzie skuteczny tylko wtedy, gdy zostaną spełnione następujące warunki.

Dobrowolne przyznanie się do popełnienia przestępstwa lub wykroczenia skarbowego – czynny żal musi zostać złożony zanim naczelnik urzędu skarbowego lub urzędu celno-skarbowego samodzielnie udokumentuje przestępstwo lub wykroczenie, a także zanim organy rozpoczną czynności zmierzające do wykrycia tego czynu (np. przeszukania, kontrole, czynności sprawdzające).

Dopełnienie obowiązków wobec urzędu – konieczne jest jak najszybsze, najlepiej w dniu składania czynnego żalu lub w terminie wyznaczonym przez urząd, złożenie zaległych deklaracji podatkowych oraz zapłata w całości należności publicznoprawnych wraz z odsetkami.

Złożenie czynnego żalu przez właściwą osobę – czynny żal powinien złożyć ten, kto faktycznie nie dopełnił obowiązku. Przykładowo, jeżeli wina leży po stronie pracownika biura księgowego, to czynny żal składa właśnie ten pracownik.

Brak wcześniejszego udokumentowania czynu przez organy – czynny żal jest bezskuteczny, jeśli organ administracji skarbowej już wcześniej miał wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu czynu lub jeśli rozpoczęto czynności służbowe zmierzające do wykrycia przestępstwa (np. kontrola, przeszukanie), chyba że te czynności nie dostarczyły podstaw do wszczęcia postępowania.

Wyłączenie z możliwości skorzystania przez niektóre osoby – czynny żal nie przysługuje sprawcom organizującym, kierującym grupą przestępczą lub nakłaniającym do popełnienia czynu zabronionego.

Spełnienie tych warunków pozwala na uniknięcie odpowiedzialności karno-skarbowej oraz kar pieniężnych, jednak nie zwalnia z obowiązku uregulowania zaległości podatkowych i odsetek.

Kiedy należy złożyć czynny żal

Czynny żal należy złożyć jak najszybciej po odkryciu nieprawidłowości. Nie ma określonego ustawowego terminu na złożenie czynnego żalu, jednak musi to nastąpić przed rozpoczęciem przez organy ścigania czynności służbowych, takich jak przeszukanie, kontrola czy czynności sprawdzające, które mają na celu wykrycie czynu zabronionego. Jeśli czynny żal zostanie złożony po tych działaniach lub po udokumentowaniu czynu przez urząd, nie będzie on skuteczny.

Jak złożyć czynny żal krok po kroku?

Czynny żal to mechanizm, który pozwala podatnikom i przedsiębiorcom uniknąć odpowiedzialności karno-skarbowej za nieumyślne niedopełnienie obowiązków podatkowych lub celnych. Aby jednak czynny żal przyniósł oczekiwany efekt, musi zostać złożony w odpowiedni sposób i w odpowiednim czasie. Poniżej znajdziesz praktyczny poradnik, który krok po kroku wyjaśnia, jak prawidłowo przygotować i złożyć czynny żal, by skutecznie naprawić popełnione uchybienia.

Przygotuj pismo czynnego żalu

W piśmie zawrzyj:

• swoje dane osobowe,

• dane adresata (naczelnika właściwego urzędu skarbowego lub celno-skarbowego),

• opis popełnionego czynu i istotne okoliczności,

• wskazanie osób związanych z czynem,

• informację, czy czyn został naprawiony, a jeśli nie, to w jaki sposób i do kiedy zobowiązujesz się go naprawić (np. zapłacić zaległe podatki, złożyć deklaracje).

Wybierz właściwy urząd i formę złożenia czynnego żalu

Czynny żal składasz do naczelnika urzędu skarbowego lub celno-skarbowego, w którym się rozliczasz. Jeśli pomylisz urząd, pismo zostanie przekazane do właściwego organu.

Możesz złożyć czynny żal na piśmie (osobiście lub listownie), ustnie do protokołu w urzędzie lub elektronicznie przez e-PUAP lub platformę e-Urząd Skarbowy (wymagany podpis kwalifikowany, profil zaufany lub podpis osobisty).

Podpisz i złóż pismo osobiście lub elektronicznie. Zalecane jest osobiste podpisanie czynnego żalu. Pełnomocnik nie powinien podpisywać czynnego żalu, bo może to zostać uznane za zawiadomienie, a nie dobrowolne przyznanie się do winy.

Dopełnij obowiązki podatkowe lub celne

Złóż zaległe deklaracje podatkowe lub celne i zapłać zaległe należności publicznoprawne wraz z odsetkami, najlepiej w dniu składania czynnego żalu lub w terminie wyznaczonym przez urząd.

Czynny żal można złożyć w dowolnym momencie, ale musi to nastąpić przed tym, jak urząd udokumentuje czyn lub rozpoczną czynności kontrolne. Po rozpoczęciu takich działań czynny żal nie będzie skuteczny.

Jak wygląda procedura rozpatrzenia czynnego żalu?

Naczelnik urzędu skarbowego lub urzędu celno-skarbowego rozpatrzy twój czynny żal, analizując, czy został złożony prawidłowo, w odpowiednim terminie oraz czy zostały dopełnione obowiązki, takie jak zapłata zaległych należności wraz z odsetkami. Jeśli czynny żal zostanie uznany za skuteczny, organ odstąpi od nałożenia kary i nie będzie informował cię o tym osobnym pismem. W niektórych sytuacjach może jednak wyznaczyć nowe terminy na uregulowanie zobowiązań.

Natomiast jeśli czynny żal zostanie uznany za nieskuteczny, wszczęte zostanie postępowanie w sprawie wykroczenia lub przestępstwa skarbowego na podstawie Kodeksu karnego skarbowego. O wyniku rozpatrzenia czynnego żalu dowiesz się więc po działaniach podjętych przez urząd – brak dalszych kroków oznacza skuteczność czynnego żalu, natomiast wszczęcie postępowania świadczy o jego odrzuceniu.

Podsumowując, czynny żal, czyli poinformowanie o popełnieniu czynu zabronionego naczelnika urzędu skarbowego (bądź też naczelnika urzędu celno-skarbowego) oraz uiszczenie wymaganej należności publicznoprawnej to sposób na uniknięcie przykrych konsekwencji związanych z przegapieniem terminu obowiązku podatkowego (np. złożenia zeznania podatkowego).