Jak wystawić referencje dla pracownika — Pisanie listu referencyjnego krok po kroku

Pracodawcy mogą się zastanawiać, czy istnieje różnica pomiędzy referencją, rekomendacją, listem polecającym i opinią o pracowniku. Otóż referencja dla pracownika jest tym samym, co list referencyjny, rekomendacja i list polecający, gdyż zawiera zawsze pozytywną opinię o pracowniku i pełni rolę polecenia dobrego pracownika innym firmom, określając jego dorobek zawodowy, osiągnięcia czy mocne strony. Jest zazwyczaj dokumentem wydawanym do rąk własnych pracownika na jego prośbę. Z kolei opinia o pracowniku jest dokumentem, który zawierać może negatywną lub neutralną opinię, ale też pozytywną. Z tym że opinia o pracowniku nie musi być wręczana do rąk własnych, a może być także wysłana bez wiedzy pracownika do jego bezpośredniego przełożonego w nowej firmie i mieć charakter przestrogi (np. może zostać wydana, jeśli pracownik nagminnie łamał regulamin firmy lub etykę pracy bądź dopuścił się wykroczenia czy poważniejszego zaniedbania). Jednak neutralnych opinii zazwyczaj się nie wystawia, gdyż nie mają żadnego wpływu na zatrudnienie pracownika w nowej firmie. Mogą być jednak wypisane na specjalną prośbę nowego przełożonego pracownika, który uprzednio był zatrudniony w firmie pracodawcy.

Celem niniejszego artykułu jest udzielenie odpowiedzi na następujące zagadnienia:

• Jakie są podstawowe elementy referencji dla pracownika?

• Jak napisać referencje o praktykancie lub stażyście?

• Czy istnieją konkretne wzory lub normy dotyczące tworzenia referencji?

• Jak zbudować profesjonalną i wiarygodną opinię o pracowniku?

• Czy listy polecające mogą zostać podrobione przez kandydatów?

• Jakie są najczęstsze błędy popełniane przy wystawianiu referencji?

• Czy referencje zawsze muszą być wystawiane na życzenie pracownika?

• Jak dużą wagę przywiązują pracodawcy do listu referencyjnego w procesie rekrutacji?

• Czy rekruter może zapytać kandydata o referencje podczas rozmowy kwalifikacyjnej?

• Czy warto załączyć referencje do CV i listu motywacyjnego?

• Czy referencje można dołączyć do CV tylko w formie papierowej?

Podstawowe elementy referencji dla pracownika

Nie wszyscy wiedzą, co powinna zawierać treść referencji dla byłego pracownika, który ma pomóc mu w znalezieniu nowego zatrudnienia, zaś potencjalnemu pracodawcy dać do zrozumienia, że kandydat jest cennym pracownikiem, który odznacza się wysokimi kompetencjami zawodowymi, poprawnie realizuje powierzone mu zadania i może wiele wnieść do firmy nowego pracodawcy, jeśli ten zdecyduje się go zatrudnić. Warto podkreślić, że pisze się jedynie dobre referencje, gdyż to tylko opinia o pracowniku od poprzednich pracodawców może zawierać neutralną bądź negatywną ocenę.

Jeśli piszesz referencje dla pracownika, powinieneś zawrzeć następujące elementy w liście referencyjnym:

1. Miejscowość i datę wystawienia referencji.

2. Imię i nazwisko, nazwa firmy i stanowisko osoby odpowiedzialnej za wystawienie rekomendacji.

3. Nagłówek "Referencje", "Rekomendacja" lub "Opinia o pracowniku".

4. Imię i nazwisko pracownika, dla którego wystawia referencje.

5. Podstawowe informacje o pracowniku, takie jak: nazwa firmy, w której był zatrudniony, jego stanowisko, a także okres zatrudnienia.

6. Informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia (zakres jego głównych obowiązków, wykonywane zadania oraz nabyte umiejętności pracownika).

7. Opis największych osiągnięć i sukcesów zawodowych pracownika (warto zaznaczyć, że o ile zawarcie tych informacji jest konieczne w referencjach dla pracownika, gdzie zawsze przedstawiany jest w pozytywnym świetle, o tyle nie muszą się pojawić w opinii, która może mieć również charakter negatywny bądź neutralny).

8. Charakterystyka pracownika wraz z oceną jego umiejętności zawodowych zakończone opinią podsumowującą przebieg współpracy.

9. Powód zakończenia stosunku pracy (zazwyczaj wpisywany jest w przypadku pozytywnych referencji w celu stawienia pracownika w dobrym świetle, dlatego jako powód można podać "Chęć rozwoju w innej branży", "Podnoszenie kwalifikacji zawodowych", "Praca nad większymi projektami", "Rozwój kompetencji w środowisku międzynarodowym", "Zmiana zatrudnienia ze względów finansowych" i inne).

10. Sformułowanie zachęcające do podjęcia współpracy przez przyszłego pracodawcę (ten element pojawia się jedynie w przypadku listu referencyjnego, gdyż w opinii nie musi znajdować się pochlebna ocena na temat byłego pracownika).

11. Zwrot grzecznościowy, pieczątka firmowa z odręcznym podpisem osoby wystawiającej referencje dla pracownika.

12. Dane kontaktowe zawierające adres firmy, telefon kontaktowy oraz adres e-mail, dzięki którym nowy pracodawca będzie mógł potwierdzić opinię na temat pracownika, co pomoże w podjęciu decyzji o zatrudnieniu.

Jak napisać referencje o praktykancie lub stażyście?

Pracodawca może wystawiać referencje nie tylko byłym pracownikom, ale również stażystom, praktykantom oraz wolontariuszom, jednak w ich przypadku list polecający wygląda trochę inaczej. Co ciekawe, takie rekomendacje mogą być przygotowane również studentom przez byłych promotorów czy opiekunów kół naukowych. Taka opinia powinna zawierać:

1. Opis umiejętności twardych, które opanował stażysta, praktykant, wolontariusz lub student w trakcie trwania współpracy, co jest szczególnie korzystnym poświadczeniem dla osoby nieposiadającej jeszcze doświadczenia zawodowego.

2. Opis umiejętności miękkich, jak chociażby umiejętność pracy zespołowej, przyjmowania konstruktywnej krytyki, organizacji zadań, co może być istotną informacją dla przyszłego pracodawcy.

3. Zaznacz, czy praktykant lub stażysta są otwarci na nieustanne poszerzanie swojej wiedzy i kompetencji zawodowych, gdyż chęć rozwoju czy otwartość na zmiany i nowe rozwiązania są istotną cechą dla pracodawców, którzy poszukują do firmy osób ambitnych i elastycznych.

4. Opis osiągnięć i sukcesów podczas stażu lub praktyk, co będzie cenną informacją, co kandydat może wnieść do zespołu.

5. Wystawienie opinii podsumowującej, w której podkreślone zostaną najważniejsze atuty stażysty, praktykanta, wolontariusza lub studenta wraz z krótkim wyjaśnieniem, dlaczego mogą sprawdzić się w pracy zawodowej.

Czy istnieją konkretne wzory lub normy dotyczące tworzenia referencji?

Nie każdy pracodawca wie, jak napisać referencje dla pracownika czy wiedzieć, w jakim celu wystawia się list polecający. Przy pisaniu można się kierować wzorem listu referencyjnego, co pomoże zachować wszystkie kwestie formalne. Najlepiej jednak postawić na przykładowy wzór referencji dla konkretnego zawodu, na przykład pracownika biurowego czy specjalisty IT. Jeśli relacje pracodawcy z byłym pracownikiem były bardzo dobre i zależy mu na tym, aby list referencyjny mu pomógł, warto pamiętać, aby był on jak najbardziej spersonalizowany. Można przy tym korzystać ze wzoru listu referencyjnego, ale należy pamiętać, aby był dostosowany do opinii o pracowniku — jego umiejętnościach, cenionych cechach oraz sytuacjach, w których rzeczywiście wniósł coś do rozwoju firmy lub działu. Nie należy zapominać o precyzyjnym określeniu zakresu obowiązków, zadań czy sukcesów zawodowych. Warto również pamiętać, aby rekomendacja nie przekraczała jednej strony formatu A4, a przykładowe referencje mają jedynie służyć za pomoc przy pisaniu spersonalizowanej.

Jak zbudować profesjonalną i wiarygodną opinię o pracowniku?

Jeżeli planujesz napisać rekomendację, która będzie profesjonalna i wiarygodna, ale nie wiesz, co powinien zawierać list referencyjny i chcesz posłużyć się gotowym wzorem, pamiętaj, aby spersonalizować swoją opinię i zadbać o to, żeby zawierała rzetelne informacje o byłym pracowniku. Jednym z częściej popełnianych błędów, kiedy ma się zamiar napisać referencje dla pracownika to kopiowanie informacji z CV zamiast opisania własnej opinii i taki list polecający nie będzie miał wysokiej wartości w oczach potencjalnego pracodawcy. Należy również używać zwrotów napisanych w pierwszej osobie liczby pojedynczej lub mnogiej (np. "w naszej firmie"). Należy również zachować umiar w pochwałach, nawet jeśli pracownik był bardzo dobry, gdyż przeciążone superlatywami referencje mogą wzbudzić podejrzenia co do ich wiarygodności. Podobnie kopiowanie informacji z gotowego wzoru referencji może wzbudzić podejrzenia u nowego pracodawcy i wpłynąć na decyzję o niezatrudnieniu.

Warto również pamiętać o zachowaniu formalnego stylu i języka podczas pisania referencji. Ważne, aby opinia nie przekraczała jednej strony A4 i była przygotowana na papierze firmowym w kilku egzemplarzach, a także zawierała pieczątkę firmy.

Czy listy polecające mogą zostać podrobione przez kandydatów?

Niekiedy zdarza się, że kandydaci sami podrabiają pisemne referencje, dlatego tak ważne jest, aby napisać je na firmowym papierze i wystawić pieczątkę, a także zamieścić dane kontaktowe firmy, aby rekruter mógł je ustnie potwierdzić. Jednak coraz częściej odchodzi się od listu referencyjnego wystawionego w formie oddzielnego pliku pisemnie lub w formie elektronicznej (zwłaszcza ta może być podrabiana) i zamieszcza się jedynie dane kontaktowe firmy w CV w oddzielnej sekcji "Referencje", aby rekruter miał możliwość zadzwonienia i potwierdzenia kompetencji kandydata, a także w razie potrzeby poprosił o wystawienie rekomendacji w formie papierowej.

Najczęstsze błędy popełniane przy wystawianiu referencji dla pracownika

Jeśli chcesz poprawnie napisać referencje dla pracownika, który wykazał się podczas zatrudnienia w Twojej firmie, powinieneś zwrócić uwagę na najczęściej popełniane błędy, jakimi są:

• brak informacji o okresie zatrudnienia w firmie;

• brak nazwy firmy i stanowiska, na którym był zatrudniony pracownik, a także danych kontaktowych firmy;

• skopiowany wzór rekomendacji bez personalizacji pod kompetencje i umiejętności;

• zbyt pochlebne i przekoloryzowane opinie mogące wzbudzić podejrzenia co do ich wiarygodności;

• brak nagłówka "Referencje", "Rekomendacja" lub "Opinia";

• brak pieczątki firmowej i ręcznego podpisu;

• brak informacji o przebiegu współpracy i największych osiągnięciach;

• brak podanego powodu odejścia z firmy w przypadku kandydata, o którym wyraziło się dobrą opinię;

• brak opinii podsumowującej;

• brak zachęty dla nowego pracodawcy dotyczącej zatrudnienia kandydata, w przypadku którego napisało się pochlebną opinię;

• napisanie listu referencyjnego językiem zbyt luźnym, nieformalnym, w chaotyczny i niedbały sposób.

Czy referencje muszą być zawsze wystawiane na życzenie pracownika?

Niektórzy zastanawiają się, czy referencje zawsze wystawiane są jedynie na wyraźną prośbę osoby, która była zatrudniona w danej firmie. O ile najczęściej w Polsce wystawia się je na życzenie, o tyle w wielu zagranicznych krajach, zwłaszcza zachodnich, pracodawcy wystawiają rekomendacje zasłużonym pracownikom, kiedy ci kończą współpracę. Jednak warto pamiętać, że nie trzeba czekać, aż były podwładny sam poprosi o taką rekomendację — można ją wydać z własnej inicjatywy, jeśli ten wiele wniósł do rozwoju firmy, co będzie stanowiło nie tylko formę podziękowania za jego pracę, ale również wyrazy uznania ze strony pracodawcy, co może ułatwić mu poszukiwanie zatrudnienia, w którym zechce dalej rozwijać umiejętności. Wielu pracodawców nie podejmuje jednak dobrowolnie takich działań, gdyż uważa to za stratę czasu, który mogliby przeznaczyć na coś innego, dlatego, jeśli uważasz, że dobrze wykonywałeś swoje obowiązki i sporo wniosłeś w rozwój firmy, możesz spróbować poprosić o wydanie takiej opinii, jeśli pozostawałeś z przełożonym w dobrych stosunkach zawodowych. Zwłaszcza jeśli byłeś osobą nagradzaną premiami za swoje osiągnięcia lub otrzymywałeś wiele pochwał ze strony przełożonych. Pamiętaj jednak, że jeśli Twoje odejście z firmy nie obyło się bez trudności, pracodawca może odmówić wystawienia referencji mimo licznych zasług na rzecz firmy, w której pracowałeś.

Warto wspomnieć, że przełożony z poprzedniego miejsca pracy nie ma obowiązku wystawienia referencji nawet na prośbę pracownika, jednak jeśli ten wniósł wiele od siebie do firmy, w której był zatrudniony, a pracodawca chce podnieść jego szansę na znalezienie zatrudnienia u nowego pracodawcy, dobrym pomysłem będzie napisanie listu referencyjnego, który pracownik będzie mógł załączyć wraz z CV i listem motywacyjnym w procesie rekrutacji do nowej firmy.

Jak dużą wagę przywiązują pracodawcy do listu referencyjnego w procesie rekrutacji?

W niektórych krajach, jak chociażby Wielka Brytania, sprawdzenie referencji przez rekrutera jest standardem, jednak w Polsce to nadal opcjonalna praktyka, która staje się pomału coraz bardziej powszechna — zwłaszcza w firmach międzynarodowych. Również załączając referencje do CV i listu motywacyjnego na stanowisko urzędnicze bądź w innych zawodach cieszących się dużym poważaniem społecznym czy wymagającym obszernych kompetencji w danej dziedzinie (na przykład w branży IT albo sektorze finansowym) można wiele zyskać w oczach rekrutera. Również w zawodach o dużym znaczeniu społecznym czy marketingu rekomendacja może wpłynąć pozytywnie na decyzję o zatrudnieniu kandydata. Jako załącznik ogromne znaczenie odgrywa również w środowisku naukowym, gdzie załączanie rekomendacji do aplikacji jest już niemalże na porządku dziennym. Jednak w niektórych zawodach, zwłaszcza niewymagającym doświadczenia czy polegającym przede wszystkim na pracy fizycznej, referencje nie mają większego znaczenia. Warto zaznaczyć, że jeśli kandydat pracuje w firmie o profilu międzynarodowym, może się zdarzyć, że poprosi o wystawienie listu referencyjnego również w języku angielskim.

👉🏻 Przejrzyj Najnowsze Oferty Pracy Fizycznej!

Czy rekruter może zapytać kandydata o referencje podczas rozmowy kwalifikacyjnej?

Warto zaznaczyć, że niektórzy pracodawcy pytają kandydatów o referencje podczas rozmowy kwalifikacyjnej, dlatego też lepiej załączyć je od razu — jest to również znak, że jest się pewnym swoich kompetencji i mocnych stron, co również może dać przewagę nad konkurentami. Czasami pracodawca może już nie chcieć szukać innych kandydatów po sprawdzeniu opinii, ponieważ uzna, że trafił na odpowiedniego i od razu zaproponuje zatrudnienie.

Dlaczego warto załączyć referencje do CV i listu motywacyjnego

W zawodach o dużym znaczeniu społecznym, jak chociażby na stanowiska urzędnicze, dydaktyczne czy opiekuńcze, a także w firmach międzynarodowych załączenie listu referencyjnego do CV może pomóc zyskać przewagę nad kandydatami o podobnych kompetencjach zawodowych i doświadczeniu. Jest to cenna informacja dla ewentualnego pracodawcy, jaką osobą jest kandydat, co może wnieść do jego firmy, a także jakie są jego najmocniejsze strony. Jest to często ocena nie tylko umiejętności twardych, ale również i miękkich, przez co łatwo ocenić, czy kandydat będzie umiał podjąć współpracę z innymi specjalistami lub z zespołem, do którego zostałby oddelegowany. Jedną z ważniejszych informacji, jakich poszukuje pracodawca w rekomendacji, jest to, czy kandydat wykazywał inicjatywę w poszukiwaniu nowych rozwiązań, które przyczyniłyby się do rozwoju firmy oraz czy jest osobą chętnie przyswajającą nową wiedzę, chętną do poszerzania swoich kompetencji zawodowych o nowe umiejętności i doświadczenia. Jeżeli CV i list motywacyjny są napisane w języku angielskim, warto poprosić pracodawcę o wystawienie również anglojęzycznej wersji rekomendacji, jeżeli ma on taką możliwość.

Czy referencje można dołączyć do CV tylko w formie papierowej?

Referencje można załączyć do CV również w formie elektronicznej, wysyłając mailem lub wpisać w Curriculum Vitae do kategorii "Referencje" jedynie dane kontaktowe do firm, w których pracodawcy wyrazili zgodę na wydanie opinii o pracowniku w formie ustnej lub pisemnej na życzenie rekrutera.