Co robi księgowa? Poznaj podstawowe obowiązki i kompetencje

Stos faktur na biurku, a obok kalkulator i niedopita kawa - tak wyobrażasz sobie pracę księgowej? W rzeczywistości ten zawód prezentuje różnorodne wyzwania i opiera się w dużej mierze na nowoczesnych narzędziach. Co nie znaczy, że każdy się w nim odnajdzie. Przeczytaj, co robi księgowa i jak wiele prawdy jest w stereotypach na ten temat.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym zajmuje się księgowa?

• Jakie są główne obowiązki księgowej?

• Jakie są różnice między księgową, samodzielną księgową a główną księgową?

• Jakie dokumenty prowadzi księgowa?

• Jak wygląda typowy dzień pracy księgowej?

• Jakie programy i narzędzia wykorzystuje księgowa w pracy?

• Jakie umiejętności są potrzebne w zawodzie księgowej?

• Czy księgowa zajmuje się tylko podatkami?

• Jak wygląda współpraca księgowej z urzędami (np. ZUS, US)?

• Jakie są specjalizacje w zawodzie księgowej (np. księgowość pełna, kadry i płace, księgowość w firmach międzynarodowych)?

Czym się zajmują księgowi?

Księgowi pełnią ważną funkcję w każdej firmie, dbając o prawidłowe zarządzanie finansami oraz zgodność operacji gospodarczych z obowiązującymi przepisami. Ich praca polega na rejestrowaniu, analizowaniu i raportowaniu danych finansowych, co pozwala firmom podejmować świadome decyzje biznesowe.

Warto pamiętać też, że księgowi zajmują się także nadzorowaniem dokumentacji finansowej, obliczaniem podatków i przygotowywaniem sprawozdań dla instytucji zewnętrznych. W zależności od rodzaju działalności firmy i poziomu skomplikowania finansów, ich obowiązki mogą obejmować uproszczoną księgowość (np. księgę przychodów i rozchodów) lub pełną księgowość, czyli prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości.

💰 Szukasz pracy jako księgowy/księgowa? Najlepsze oferty czekają na Ciebie na Asistwork!

Co należy do obowiązków księgowych?

Zakres obowiązków księgowego zależy od jego doświadczenia oraz charakteru firmy, w której pracuje. Inne zadania wykonuje młodszy księgowy, inne samodzielny, a jeszcze inne główny księgowy, który często zarządza całym działem finansowym.

Młodszy księgowy

To stanowisko przeznaczone dla osób rozpoczynających karierę w księgowości. Do głównych obowiązków młodszego księgowego należą:

• weryfikacja i księgowanie faktur,

• przygotowywanie przelewów bankowych i księgowanie wyciągów,

• nadzór nad obiegiem dokumentów,

• wsparcie w przygotowywaniu raportów i bilansów,

• współpraca z audytorami oraz innymi członkami zespołu finansowego.

Pracodawcy często wymagają znajomości języków obcych, zwłaszcza w międzynarodowych firmach.

Samodzielny księgowy

Osoba na tym stanowisku posiada już kilkuletnie doświadczenie i zazwyczaj certyfikat uprawniający do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jej zakres obowiązków obejmuje m.in.:

• sporządzanie sprawozdań finansowych,

• dekretowanie i księgowanie dokumentów,

• prowadzenie ewidencji księgowych i uzgadnianie ich z księgą główną,

• przygotowywanie deklaracji podatkowych,

• współpracę z instytucjami takimi jak US, ZUS, GUS czy NBP,

• uzgadnianie sald z kontrahentami.

Na tym etapie kariery warto zdobyć międzynarodowe certyfikaty, np. ACCA, które zwiększają możliwości zawodowe, także za granicą.

Główny księgowy

To jedno z najwyższych stanowisk w dziale finansowym. Główny księgowy odpowiada za całość rachunkowości w firmie, w tym za zgodność operacji finansowych z przepisami. Jego obowiązki obejmują:

• prowadzenie rachunkowości firmy,

• nadzorowanie operacji finansowych,

• kontrolowanie zgodności operacji gospodarczych z planem finansowym,

• dbanie o kompletność i rzetelność dokumentacji finansowej.

Wymagania na to stanowisko są wysokie. Oprócz doświadczenia w roli samodzielnego księgowego konieczna jest znajomość międzynarodowych standardów rachunkowości oraz zasad rachunkowości zarządczej.

Praca w księgowości daje przestrzeń na rozwój i pozwala pracować na stanowiskach o różnym stopniu zaawansowania. Możesz zacząć od młodszego księgowego, a z czasem zarządzać całym działem. Im większe doświadczenie i kwalifikacje, tym większa odpowiedzialność, ale także wyższe wynagrodzenie i satysfakcja.

Księgowa a współpraca z instytucjami zewnętrznymi

Łącznik między przedsiębiorcą a instytucjami zewnętrznymi, takimi jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i Urząd Skarbowy (US) to także jedna z funkcji księgowej. Pomaga firmom prawidłowo rozliczać się z obowiązków podatkowych i ubezpieczeniowych, minimalizując ryzyko błędów i konsekwencji wynikających z nieprzestrzegania przepisów. Dzięki jej wiedzy i doświadczeniu przedsiębiorca może skupić się na rozwoju swojej działalności, zamiast na skomplikowanych formalnościach.

Współpraca księgowej z ZUS

Zakres współpracy księgowej z ZUS zależy od rodzaju firmy, pakietu usług oraz systemu rozliczeń. Może obejmować:

• Sporządzanie deklaracji rozliczeniowych i raportów za osoby ubezpieczone.

• Rozliczanie należności w ZUS, w tym składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, które wpływają na koszty pracodawcy.

• Zgłaszanie pracowników oraz osób prowadzących działalność gospodarczą do ubezpieczeń społecznych.

• Wyrejestrowywanie pracowników z ubezpieczeń w przypadku zakończenia współpracy.

• Sporządzanie korekt oraz dokumentów takich jak Z-3, Z-3a i A-1, niezbędnych do wypłaty świadczeń.

• Występowanie z wnioskiem o przywrócenie terminu ubezpieczenia chorobowego.

• Prowadzenie korespondencji z ZUS, w tym odpowiadanie na wezwania i wnioski o wyjaśnienia.

• Obsługę elektronicznej platformy ZUS PUE, umożliwiającej szybszą komunikację i zarządzanie danymi.

• Składanie wniosków o zasiłki, np. macierzyński, chorobowy czy opiekuńczy.

Dzięki współpracy z księgową przedsiębiorca unika problemów wynikających z błędnych zgłoszeń lub opóźnień w płatnościach składek.

Współpraca księgowej z Urzędem Skarbowym

Biura rachunkowe i księgowi odgrywają ważną rolę w relacjach przedsiębiorców z Urzędem Skarbowym. Współpraca ta obejmuje:

• Przekazywanie dokumentów na wezwanie US – Urząd Skarbowy może wymagać przedstawienia akt, ksiąg oraz dokumentów potwierdzających prawidłowość rozliczeń podatkowych.

• Reprezentację klienta – Księgowa może działać w imieniu przedsiębiorcy, składać deklaracje, wnioski i odpowiadać na pisma urzędowe.

• Korzystanie z e-Urzędu Skarbowego – Dzięki temu systemowi księgowy ma szybki dostęp do informacji o wpłatach, zobowiązaniach i rozliczeniach podatkowych klientów.

• Sporządzanie i składanie deklaracji podatkowych – Dotyczy to m.in. VAT, PIT i CIT, które muszą być składane w określonych terminach zgodnie z obowiązującymi przepisami.

• Doradztwo podatkowe – Księgowa może pomóc w optymalizacji podatków, interpretacji przepisów oraz dostarczaniu aktualnych informacji o zmianach w prawie.

Podejmując współpracę z doświadczoną księgową przedsiębiorca nie musi bać się pomyłek w rozliczeniach i ewentualnych konsekwencji finansowych wynikających z nieprawidłowości w kontaktach z urzędem.

Kwalifikacje księgowego - 4 poziomy

Obecnie zawód księgowego nie wymaga posiadania certyfikatu wydawanego przez Ministerstwo Finansów. Stało się tak na skutek deregulacji tego zawodu, co oznacza, że każdy może świadczyć usługi księgowe bez konieczności zdawania oficjalnych egzaminów państwowych.

Jednak zdobycie certyfikatów potwierdzających kwalifikacje nadal jest bardzo wartościowe, zarówno dla samego księgowego, jak i dla klientów oraz pracodawców. Świadczą one o wiedzy, doświadczeniu oraz zaawansowanych umiejętnościach. Obecnie certyfikaty księgowe w Polsce wydaje Stowarzyszenie Księgowych w Polsce (SKwP). Poziom kwalifikacji księgowych został podzielony na cztery stopnie.

I stopień – Księgowy

Osoba na tym poziomie posiada podstawową wiedzę z zakresu rachunkowości i może wykonywać zadania związane z prowadzeniem bieżącej księgowości. Do jej obowiązków należą:

• Księgowanie dokumentów zgodnie z zasadami rachunkowości.

• Sprawdzanie poprawności deklaracji podatkowych i sprawozdań.

• Przygotowywanie przelewów bankowych.

• Potwierdzanie sald z kontrahentami.

Mimo zdobytych umiejętności, księgowy na tym poziomie wciąż wymaga wsparcia merytorycznego przełożonych.

II stopień – Specjalista ds. rachunkowości (Samodzielny księgowy)

Jest to poziom oznaczający pełną samodzielność w pracy księgowej. Osoba posiadająca ten certyfikat potrafi:

• Dekretować i księgować dokumenty.

• Wyliczać rezerwy i podatki odroczone.

• Rozliczać inwentaryzację.

Samodzielny księgowy może już prowadzić pełne księgi rachunkowe firmy, jednak wciąż nie zajmuje się nadzorem nad działem księgowości.

III stopień – Główny księgowy

Główny księgowy to osoba, która nie tylko samodzielnie prowadzi księgi rachunkowe, ale także nadzoruje ich prawidłowość. Jej obowiązki obejmują:

• Sporządzanie pełnych sprawozdań finansowych.

• Kontrolowanie poprawności obiegu dokumentów księgowych.

• Prowadzenie rozliczeń z instytucjami zewnętrznymi (np. ZUS, Urząd Skarbowy).

Osoby na tym poziomie często pełnią funkcję kierowniczą w działach księgowości.

IV stopień – Dyplomowany księgowy

Jest to najwyższy poziom kwalifikacji księgowej, który uprawnia do zarządzania finansami w firmach i instytucjach. Dyplomowany księgowy może:

• Nadzorować cały dział finansowo-księgowy.

• Koordynować współpracę z audytorami i bankami.

• Pełnić doradczą rolę w podejmowaniu decyzji finansowych firmy.

Posiadanie tego tytułu jest największym wyróżnieniem w zawodzie księgowego i oznacza szeroką wiedzę zarówno z zakresu rachunkowości, jak i prawa podatkowego oraz finansów.

Choć formalnie certyfikaty nie są wymagane, ich uzyskanie znacząco podnosi wiarygodność księgowego na rynku pracy. Dla klientów i pracodawców stanowią one dowód kompetencji i zaawansowanej wiedzy w zakresie rachunkowości. Zatem jeśli zastanawiasz się, jak zostać księgowym, możesz zarówno wybrać krótszą drogę, czyli kurs lub studia podyplomowe, jak i starać się o certyfikaty po zdaniu egzaminów SKwP.

💡Przeczytaj także: Jak zostać księgowym? Praktyczny przewodnik krok po kroku

Dzień z życia księgowej - jak wygląda?

Praca księgowej to codzienna żonglerka liczbami, dokumentami i przepisami. Dla jednych monotonna i nużąca, dla innych pełna wyzwań i wymagająca analitycznego myślenia. Niezależnie od perspektywy, jedno jest pewne - księgowość to zawód, w którym precyzja i skupienie mają ogromne znaczenie.

Dzień księgowej zaczyna się od przeglądu skrzynki mailowej. Klienci przesyłają dokumenty, pytania i prośby o pilne wyjaśnienia. Nie brakuje też wiadomości z Urzędu Skarbowego czy ZUS. Jeśli to okres rozliczeniowy, maili jest więcej niż zwykle, a priorytetem stają się deklaracje podatkowe i składkowe.

Jeśli księgowa dobrze organizuje swoją pracę, znajdzie chwilę na spokojne wypicie kawy, przy czym często będzie w międzyczasie nadrabiać najnowsze regulacje, bo w tej branży przepisy prawne zmieniają się nieustannie.

Następnie przychodzi czas na kolejne zadania. Księguje się faktury i inne dokumenty, sprawdza poprawność deklaracji VAT, PIT czy CIT, wysyła raporty i zestawienia do klientów. Nie jest to jednak wyłącznie praca biurowa. Czasem trzeba zadzwonić do klienta, by dopytać o niejasne dokumenty, albo skontaktować się z urzędnikiem, gdy pojawi się jakaś wątpliwość.

Zwykle trzeba także znaleźć czas na nieprzewidziane sytuacje i rozwiązywanie bieżących problemów. Może się zdarzyć, że klient zapomniał przesłać faktury sprzed kilku miesięcy albo Urząd Skarbowy zapowiedział kontrolę i należy przygotować dokumentację.

Pozostaje więc pytanie, czy praca w księgowości jest nudna. Dla niektórych może być monotonna, ale dla osób lubiących analizę, logiczne myślenie i rozwiązywanie problemów, okaże się bardzo satysfakcjonująca. Sprawna księgowa to zarówno osoba od faktur, jak i doradca czy partner biznesowy, który pomaga firmom trzymać finanse w ryzach. Jeśli widzisz siebie w takiej roli, spróbuj swoich sił w tym zawodzie.

Narzędzia i programy księgowe niezbędne do pracy

Kalkulator wciąż ma swoje miejsce na biurku księgowej, ale w dzisiejszych czasach to narzędzia cyfrowe odgrywają główną rolę w codziennej pracy. Pliki Excel, dedykowane programy księgowe, a nawet rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji ułatwiają zarządzanie dokumentami, rozliczeniami i analizą finansową. Jakie technologie są obecnie niezbędne w biurze rachunkowym?

Programy księgowo-kasowe

Podstawą pracy księgowej jest specjalistyczne oprogramowanie do księgowości. Obecnie największą popularnością cieszą się programy działające w chmurze, które umożliwiają:

• Wymianę faktur online.

• Generowanie deklaracji podatkowych.

• Monitorowanie płatności i kontrolę należności.

• Automatyzację wprowadzania danych i integrację z innymi systemami.

• Współpracę z urzędami i instytucjami finansowymi.

Dzięki rozwiązaniom chmurowym wszystkie dane są przechowywane w jednym miejscu, co zapewnia łatwy dostęp i wysoki poziom bezpieczeństwa.

Automatyzacja procesów – RPA w księgowości

Nowoczesna księgowość coraz częściej wykorzystuje robotyzację procesów biznesowych (RPA – Robotic Process Automation). Systemy te potrafią naśladować działania księgowych i wykonywać powtarzalne zadania, takie jak:

• Automatyczne odczytywanie danych z faktur.

• Tworzenie raportów i zestawień finansowych.

• Generowanie zaświadczeń dla pracowników klientów.

Dzięki automatyzacji można zaoszczędzić czas i skupić się na bardziej skomplikowanych aspektach księgowości, które wymagają analizy i strategicznego myślenia.

Blockchain – bezpieczeństwo danych finansowych

Niekiedy w księgowości sięga się również po technologię blockchain, która pozwala na bezpieczny zapis i przechowywanie informacji o transakcjach. Dzięki swojej zdecentralizowanej strukturze, blockchain zapewnia wysoką odporność na manipulację danymi. Chroni też przed nieautoryzowanymi zmianami w dokumentach i ułatwia elektroniczny obieg dokumentów finansowych. To rozwiązanie szczególnie przydatne w dużych firmach i biurach rachunkowych zajmujących się skomplikowanymi rozliczeniami podatkowymi.

Księgowość to już nie tylko liczenie i wypełnianie dokumentów. To także zarządzanie danymi, analiza finansowa i doradztwo podatkowe. Dzięki nowoczesnym narzędziom praca księgowej jest bardziej efektywna, a czas zaoszczędzony na automatyzacji można przeznaczyć na rozwój zawodowy i śledzenie zmian w przepisach.

Kompetencje księgowych - kto się sprawdzi w tym zawodzie?

Droga do zawodu księgowego nie jest jednoznaczna. Można ukończyć studia kierunkowe, zdobyć kwalifikacje poprzez kursy i certyfikaty, a także wejść do branży dzięki doświadczeniu zdobywanemu stopniowo. Jednak niezależnie od ścieżki edukacyjnej, liczą się umiejętności, które decydują o tym, czy ktoś sprawdzi się w tej profesji.

• Precyzja i skrupulatność - Księgowość to świat liczb, dokumentów i przepisów. Błędy mogą kosztować firmę wiele. Dlatego dokładność w obliczeniach, terminowość w rozliczeniach i dbałość o szczegóły to podstawa.

• Analityczne myślenie i umiejętność wyciągania wniosków - Księgowa nie tylko wprowadza dane do systemu, ale również analizuje finanse firmy, sprawdza zgodność dokumentów i identyfikuje potencjalne ryzyka podatkowe. Umiejętność logicznego myślenia pomaga lepiej interpretować przepisy i unikać problemów.

• Znajomość przepisów i chęć ich aktualizowania - Prawo podatkowe i rachunkowe nieustannie się zmienia. Dobry księgowy musi na bieżąco śledzić nowelizacje przepisów, aby zapewnić klientom i firmom zgodność z obowiązującymi regulacjami.

• Kompetencje cyfrowe - Nowoczesna księgowość to nie tylko papierowe dokumenty. To przede wszystkim oprogramowanie księgowe, Excel, systemy ERP i automatyzacja procesów. Umiejętność sprawnego korzystania z technologii to duże ułatwienie w pracy.

• Organizacja pracy i odporność na stres - Miesiące zamknięcia kwartału, terminy składania deklaracji podatkowych czy nagłe zmiany przepisów to momenty pełne napięcia. W księgowości trzeba umieć zarządzać czasem i radzić sobie z presją.

• Komunikatywność i umiejętność współpracy - Choć księgowość kojarzy się z pracą indywidualną, w rzeczywistości często wymaga kontaktu z klientami, urzędami i innymi działami firmy. Trzeba umieć wyjaśnić zawiłości podatkowe w przystępny sposób.

Posiadanie smykałki do liczb i powyższych kompetencji z pewnością ułatwi odnalezienie się w zawodzie. Jednak przy odpowiedniej determinacji można je rozwijać, co sprawia, że księgowość może być ścieżką zarówno dla osób po studiach ekonomicznych, jak i dla tych, którzy chcą się przekwalifikować.

Specjalizacje w księgowości

Podstawowa znajomość księgowości daje wstęp do zawodu, ale droga do ciekawszych i lepiej płatnych ofert pracy często prowadzi przez specjalizację. Wejście na ekspercką ścieżkę pozwala nie tylko na większą swobodę w wyborze miejsc pracy, ale także na zwiększenie kompetencji i satysfakcji zawodowej.

Do uzyskania specjalizacji, konieczne jest zdobycie tytułu eksperta księgowego oraz ukończenie specjalistycznego kursu organizowanego np. przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce. Następnie należy zdać egzamin certyfikujący Polskiej Izby Biur Rachunkowych, który potwierdza kwalifikacje w danej dziedzinie.

Dostępne specjalizacje

• Specjalista ds. rachunkowości – Kontroluje całą rachunkowość firmy, nadzoruje wydatki, sporządza prognozy finansowe i wykrywa nieprawidłowości budżetowe.

• Specjalista ds. podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) – Zajmuje się rozliczeniami podatkowymi osób indywidualnych, analizuje ulgi i optymalizuje rozliczenia klientów.

• Specjalista ds. podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) – Obsługuje przedsiębiorstwa pod kątem podatków, pilnuje zgodności z regulacjami i doradza w zakresie optymalizacji finansowej.

• Specjalista ds. podatku od towarów i usług (VAT) – Dba o prawidłowe rozliczenia VAT, monitoruje zmiany w przepisach i przygotowuje deklaracje podatkowe.

• Specjalista ds. kadr i płac – Zajmuje się dokumentacją pracowniczą, sporządza listy wynagrodzeń, nadzoruje umowy i prowadzi ewidencję czasu pracy.

• Analityk finansowy – Ocenia skuteczność działań firmy w kontekście finansowym, sporządza raporty i prognozy, doradza w zakresie strategii finansowej.

Posiadanie specjalizacji w księgowości wyróżnia na rynku i otwiera drzwi do bardziej wymagających, ale też lepiej wynagradzanych stanowisk. Firmy i biura rachunkowe chętnie zatrudniają ekspertów, którzy potrafią nie tylko prowadzić księgi, ale także doradzać, analizować i dostosowywać strategie finansowe do zmieniających się przepisów i realiów gospodarczych.

💡Przeczytaj także: Ile zarabia księgowy/a? Kompleksowy przewodnik po wynagrodzeniach w 2025 roku

Co robi księgowa? Najważniejsze informacje

Księgowy to niezastąpione wsparcie w każdej firmie. Jest osobą odpowiedzialną za zarządzanie finansami i zapewnienie zgodności operacji gospodarczych z przepisami. Jego praca obejmuje rejestrowanie, analizowanie i raportowanie danych finansowych, a także współpracę z instytucjami zewnętrznymi, takimi jak Urząd Skarbowy czy ZUS. W zależności od doświadczenia księgowy może zajmować różne stanowiska, od młodszego księgowego po głównego księgowego, co wiąże się z rosnącą odpowiedzialnością.

Najważniejsze aspekty pracy księgowego

• Znajomość prawa podatkowego – Księgowy musi biegle orientować się w aktualnych przepisach, aby zapewnić zgodność rozliczeń.

• Zakres księgowości – Może obejmować uproszczoną księgowość (np. KPiR) lub pełne księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości.

• Stanowisko księgowego – W zależności od doświadczenia, księgowy może pracować jako młodszy, samodzielny lub główny księgowy, każdy z nich ma inne obowiązki i wymagania.

• Bieżąca weryfikacja dokumentacji finansowej – Obejmuje sprawdzanie poprawności faktur, deklaracji podatkowych i sprawozdań finansowych.

• Współpraca z instytucjami – Księgowy reprezentuje firmę przed ZUS i Urzędem Skarbowym, przygotowując dokumentację i zapewniając zgodność rozliczeń.

Jeśli chcesz zostać księgowym, warto zdobyć odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie. Chociaż deregulacja zawodu pozwala na świadczenie usług księgowych bez certyfikatów, posiadanie uprawnień, takich jak certyfikaty Stowarzyszenia Księgowych w Polsce (SKwP) lub międzynarodowe certyfikaty (np. ACCA), zwiększa Twoje szanse na awans i lepsze zarobki. Praca księgowego wymaga precyzji, skrupulatności i ciągłego śledzenia zmian w przepisach podatkowych, ale daje stabilne zatrudnienie i możliwość rozwoju zawodowego.