Jak sprawdzić pracownika przed zatrudnieniem w zgodzie z przepisami RODO?

Masz świetnego kandydata, ale… czy na pewno? Czy jego doświadczenie jest prawdziwe? Czy dobrze sprawdzi się w zespole? A może warto przejrzeć jego media społecznościowe? Stop! Zanim zaczniesz rekrutacyjne śledztwo, warto uświadomić sobie, że granica między legalnym sprawdzeniem a naruszeniem prywatności jest cienka. Czy możesz skontaktować się z byłym pracodawcą bez zgody kandydata? Czy masz prawo sprawdzić, czy widnieje w rejestrze karnym? Czy możesz sprawdzić profil tej osoby na Facebooku? W tym artykule omówimy, jakie działania są zgodne z RODO, na co warto zwrócić uwagę podczas weryfikacji kandydatów i jak znaleźć równowagę między rzetelną rekrutacją a ochroną danych osobowych.

Sprawdzanie historii zatrudnienia pracownika – to warto wiedzieć

• Pracodawca może sprawdzać dokumenty aplikacyjne kandydata, takie jak CV czy list motywacyjny, ale tylko pod kątem wymagań stanowiska, nie zbierając informacji niezwiązanych z pracą, jak stan cywilny czy poglądy polityczne.

• Sprawdzanie kwalifikacji kandydata jest możliwe, ale tylko na podstawie dokumentów potwierdzających doświadczenie i wykształcenie. Kontaktowanie się z uczelniami czy byłymi pracodawcami bez zgody kandydata jest zabronione.

• Pracodawcy mogą analizować publiczne, zawodowe profile na LinkedIn, ale nie wolno im wchodzić w prywatne życie kandydata i przetwarzać danych z mediów społecznościowych jak Facebook czy Instagram, bo stanowi to naruszenie prywatności.

• Weryfikacja przeszłości kryminalnej jest dozwolona tylko w specyficznych przypadkach, np. przy pracy w służbach mundurowych; kandydat sam musi dostarczyć zaświadczenie o niekaralności.

• Zasada minimalizacji danych nakazuje zbierać tylko te informacje, które są konieczne do rekrutacji; dokumenty muszą być przechowywane zgodnie z przepisami ochrony danych osobowych.

• Pracodawca musi informować kandydata o przetwarzanych danych i uzyskać jego zgodę na ich przetwarzanie.

Weryfikacja pracownika w świetle RODO

Jeszcze kilka lat temu pracodawcy mieli więcej możliwości w kontekście sprawdzania potencjalnych pracowników – ich wykształcenia, doświadczenia zawodowego czy opinii poprzednich pracodawców. Jednak od momentu wejścia w życie RODO (Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych) w 2018 roku wszystko się zmieniło. Dziś każda informacja na temat kandydata musi być zbierana zgodnie z przepisami, a pracodawca ma obowiązek respektować jego prawo do prywatności.

Dlaczego jednak firmy w ogóle chcą sprawdzać przyszłych pracowników? Powody są proste – z punktu widzenia pracodawcy rekrutacja to inwestycja, a błędne decyzje mogą kosztować czas, pieniądze i dobrostan zespołu. Pracodawcy chcą upewnić się, że kandydat rzeczywiście posiada deklarowane umiejętności, nie ma problematycznej historii zawodowej i dobrze wpasuje się w kulturę organizacyjną. Jednak dzisiaj legalna weryfikacja pracownika przed zatrudnieniem została znacznie ograniczona. Nadal jednak istnieją sposoby, by znaleźć najlepszą osobę na dane stanowisko, nie narażając się na konsekwencje prawne związane ze złamaniem RODO.

Jeśli szukasz dobrych pracowników, dodaj ogłoszenie na naszym portalu!

Analiza CV, listu motywacyjnego i innych dokumentów aplikacyjnych

Pierwszym krokiem w odpowiedniej weryfikacji pracownika jest analiza dokumentów aplikacyjnych – CV, listu motywacyjnego i portfolio. Pracodawca może sprawdzić zawarte w nich informacje pod kątem zgodności z wymaganiami stanowiska, zwracając uwagę na doświadczenie zawodowe, wykształcenie oraz posiadane kwalifikacje.

Warto jednak pamiętać, że zgodnie z RODO, przetwarzanie danych kandydata zawartych w dokumentach aplikacyjnych musi być uzasadnione i zgodne z celem rekrutacji. Oznacza to, że nie można zbierać informacji, które nie mają znaczenia dla danego stanowiska, takich jak stan cywilny czy poglądy polityczne.

Jakich dokumentów może żądać pracodawca od kandydata?

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy oraz RODO, pracodawca ma prawo żądać od kandydata określonych informacji niezbędnych do procesu rekrutacyjnego oraz dokumentów potwierdzających wykształcenie pracownika i historię jego zatrudnienia. Obejmuje to przede wszystkim:

• dane identyfikacyjne (imię, nazwisko),

• dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail),

• przebieg wykształcenia oraz historia zatrudnienia (świadectwa pracy, dyplomy ukończenia studiów, certyfikaty zawodowe).

Pracodawca nie ma prawa żądać danych pracownika, które nie są związane z wymaganiami stanowiska lub procesem rekrutacyjnym. Dotyczy to w szczególności danych wrażliwych (np. przekonania polityczne czy stan zdrowia), danych osobistych (np. stan cywilny, liczba posiadanych dzieci) i danych dotyczących przeszłości kryminalnej (chyba że jest to bezwzględnie wymagane dla danego stanowiska, np. w przypadku pracy w służbach mundurowych).

Pracodawcy muszą przestrzegać zasady minimalizacji danych, czyli zbierania tylko tych informacji, które są niezbędne do celu rekrutacji.

Sprawdzanie referencji od poprzednich pracodawców a RODO

Od wejścia w życie RODO pracodawca ma znacznie utrudnione pozyskiwanie referencji od poprzednich pracodawców kandydata, a tym samym możliwość weryfikacji historii zatrudnienia pracownika.

Pracodawca musi uzyskać wyraźną zgodę kandydata na kontakt z jego byłym pracodawcą z danego zakładu pracy. Bez takiej zgody, jakiekolwiek próby weryfikacji jego referencji są niezgodne z prawem. Zgoda nie musi być udzielona w formie pisemnej; może być wyrażona poprzez działanie, takie jak przedłożenie referencji przez kandydata.

Pracodawca powinien ograniczyć pytania do informacji istotnych dla stanowiska, na które aplikuje kandydat. Pytania dotyczące życia prywatnego są zabronione. Pracodawca może przetwarzać dane zawarte w referencjach tylko wtedy, gdy kandydat wyraził zgodę na ich przetwarzanie.

Kontaktowanie się z byłymi pracodawcami bez zgody potencjalnego kandydata narusza przepisy RODO i prawo do prywatności. Co więcej, pracodawcy nie mogą domagać się referencji z poprzednich miejsc pracy ani sugerować ich dostarczenia przez kandydata, co samo w sobie może być uznane za naruszenie przepisów RODO.

Sprawdzanie wykształcenia pracownika a RODO

Pracodawca może żądać od kandydata informacji dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na danym stanowisku. Oznacza to, że pracodawca musi mieć uzasadniony powód do pozyskiwania tych informacji.

W przypadku wątpliwości co do autentyczności podanych informacji pracodawca może chcieć sprawdzić wykształcenie pracownika. W tym celu może poprosić kandydata o przedłożenie dyplomu ukończenia studiów lub innych dokumentów potwierdzających kwalifikacje. Jednak kontakt z uczelnią w celu potwierdzenia uzyskania dyplomu jest zabroniony.

Pracodawcy mogą wymagać przedstawienia dokumentów potwierdzających wykształcenie, ale muszą to robić z zachowaniem zasad ochrony danych osobowych. Wszelkie dokumenty tego typu powinny być przechowywane oddzielnie od akt osobowych pracownika.

Sprawdzanie profili w mediach społecznościowych a RODO

Sprawdzanie profili kandydatów na portalach społecznościowych takich jak Instagram czy Facebook budzi wiele pytań i kontrowersji.

Okazuje się, że pracodawcy mogą legalnie sprawdzać dane zamieszczane na profilach o charakterze zawodowym (np. LinkedIn), gdzie osoby poszukujące pracy publikują informacje dotyczące swojej kariery. Natomiast sprawdzanie profili prywatnych (np. Facebook, Instagram) jest oceniane jako niezgodne z prawem, ponieważ zawierają one dane osobowe, do których pracodawca nie ma prawa dostępu. Informacje publikowane na portalu LinkedIn mogą być analizowane, ponieważ dotyczą one kariery zawodowej i są dedykowane właśnie celom rekrutacyjnym.

Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) podkreśla, że gromadzenie informacji z mediów społecznościowych w celach rekrutacyjnych może być niezgodne z prawem. Może to prowadzić do nieuzasadnionego profilowania kandydatów na podstawie publicznie dostępnych danych.

💡Przeczytaj także: Jak wykorzystać LinkedIn do poszukiwania pracowników?

Weryfikacja przeszłości kryminalnej a RODO

Zgodnie z art. 10 RODO, informacje dotyczące karalności są klasyfikowane jako dane osobowe wymagające szczególnej ochrony. Przetwarzanie tych danych jest dozwolone jedynie w określonych okolicznościach, na podstawie przepisów prawa krajowego lub unijnego, które przewidują odpowiednie zabezpieczenia dla praw osób, których dane dotyczą.

Weryfikacja przeszłości kryminalnej musi być uzasadniona i jest dopuszczalna tylko w przypadku, gdy charakter pracy tego wymaga. Dotyczy to sektora finansowego (bankowcy, firmy ubezpieczeniowe), bezpieczeństwa publicznego (policjanci, strażnicy więzienni), edukacji (nauczyciele, pracownicy przedszkoli), zawodów związanych z bezpieczeństwem (kontrolerzy ruchu lotniczego), służb specjalnych.

Pracodawcy mogą żądać od kandydatów dostarczenia zaświadczenia o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego (KRK), ale to kandydat jest odpowiedzialny za jego uzyskanie.

Prześwietlanie życiorysów a RODO

Zgodnie z przepisami RODO, tzw. background screening, czyli weryfikacja przeszłości zawodowej i osobistej kandydatów, jest zabroniona. Pracodawcy nie mogą samodzielnie sprawdzać informacji o kandydatach poza tymi, które zostały im bezpośrednio przekazane przez samych aplikujących z własnej woli. Pracodawcy nie mają prawa pozyskiwać informacji o kandydatach z mediów społecznościowych ani od osób trzecich, takich jak byli współpracownicy czy znajomi (tzw. wywiad środowiskowy).

Jak sprawdzić potencjalnego pracownika w zgodzie z prawem?

Pewnie teraz zastanawiacie się, czy w ogóle da się zweryfikować pracownika przed zatrudnieniem. Odpowiedź brzmi – jak najbardziej! Przygotowaliśmy dla Was poradnik, dzięki któremu przeprowadzicie weryfikację pracownika w efektywny, a przede wszystkim legalny sposób.

Analiza dokumentów aplikacyjnych

Pierwszy krok to dokładne przyjrzenie się temu, co kandydat sam o sobie mówi.

✅ Sprawdź CV, list motywacyjny, portfolio – upewnij się, że informacje są zgodne z wymaganiami stanowiska.

✅ Możesz zweryfikować doświadczenie, wykształcenie oraz kwalifikacje.

❌ Nie zbieraj informacji niezwiązanych z rekrutacją, np. o stanie cywilnym, liczbie dzieci, poglądach politycznych.

Analiza dokumentów potwierdzających kwalifikacje

Słowa w CV to jedno, ale warto mieć dowody na to, że kandydat faktycznie ma wymagane kompetencje.

✅ Możesz poprosić kandydata o dyplomy, certyfikaty zawodowe czy świadectwa pracy.

✅ Masz prawo żądać tylko dokumentów niezbędnych dla danego stanowiska.

❌ Nie kontaktuj się bezpośrednio z uczelnią czy poprzednim pracodawcą.

Wykorzystanie mediów społecznościowych

Internet mówi o nas więcej, niż się wydaje – ale nie każda informacja jest dla pracodawcy legalnym źródłem informacji o kandydacie.

✅ Możesz analizować profil zawodowy kandydata na LinkedIn lub innym portalu zawodowo-biznesowym.

❌ Nie sprawdzaj profili prywatnych na Facebooku, Instagramie czy Twitterze – to naruszenie prywatności.

Sprawdzanie przeszłości kryminalnej

Niektóre stanowiska wymagają absolutnej pewności, że kandydat nie miał konfliktów z prawem.

✅ Możesz żądać zaświadczenia o niekaralności, ale tylko jeśli wynika to z przepisów (np. praca w służbach mundurowych, edukacji, sektorze finansowym).

❌ Nie możesz samodzielnie sprawdzać rejestrów karnych – dostarczenie zaświadczenia o niekaralności to zadanie kandydata.

Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z zasadą minimalizacji

Im mniej danych zbierasz, tym mniejsze ryzyko ich niewłaściwego wykorzystania.

✅ Zbieraj tylko te dane, które są niezbędne do podjęcia decyzji rekrutacyjnej.

✅ Przechowuj dokumenty rekrutacyjne zgodnie z polityką ochrony danych osobowych.

❌ Nie gromadź informacji niezwiązanych z pracą, np. danych o stanie zdrowia (chyba że stanowisko tego wymaga).

Przestrzeganie zasad RODO w rekrutacji

RODO nie musi przeszkodą w rekrutacji, jeśli zna się jego zasady i przestrzega przepisów.

✅ Informuj kandydata, jakie dane są przetwarzane i w jakim celu.

✅ Uzyskaj zgodę na przetwarzanie danych, jeśli jest to wymagane (np. na przechowywanie CV na przyszłe rekrutacje).

✅ Zapewnij kandydatowi prawo do dostępu do jego danych i do ich usunięcia.

❌ Nie przechowuj CV kandydatów dłużej, niż jest to konieczne do zakończenia procesu rekrutacji.

Dzięki tym zasadom możesz legalnie i skutecznie zweryfikować potencjalnego pracownika bez ryzyka naruszenia RODO. Ale to nie wszystko. Twoje trzy potężne narzędzia umożliwiające sprawdzenie kandydata to rozmowa kwalifikacyjna, testy kompetencyjne i okres próbny. Dobrze przeprowadzone, niemalże gwarantują zatrudnienie odpowiedniej osoby oraz zapewniają pozytywny candidate experience.

Rozmowa kwalifikacyjna – klucz do poznania kandydata

Rozmowa kwalifikacyjna to nie tylko okazja do zadania pytań, ale także sposób na ocenę umiejętności komunikacyjnych, podejścia do pracy i dopasowania do zespołu. Warto przygotować pytania, które pozwolą zweryfikować doświadczenie kandydata w praktyce – np. poprzez prośbę o opisanie konkretnych sytuacji zawodowych, w których musiał rozwiązać problem lub wykazać się umiejętnościami wymaganymi na stanowisku. Pracodawca musi jednak pamiętać, by pytania dotyczyły jedynie aspektów związanych z pracą i nie naruszały prywatności kandydata – zabronione są np. pytania o życie rodzinne, plany macierzyńskie czy poglądy polityczne. Jako rekruter powinieneś być świadomy istnienia błędów poznawczych, takich jak efekt aureoli, które utrudniają obiektywną ocenę kandydatów.

💡Przeczytaj także: O co nie może pytać pracodawca podczas rozmowy kwalifikacyjnej?

Testy kompetencyjne – obiektywna ocena umiejętności

Jeśli stanowisko wymaga konkretnych umiejętności technicznych lub analitycznych, warto przeprowadzić testy kompetencyjne. Mogą to być próbki pracy, testy logiczne, analizy przypadków czy zadania praktyczne, które symulują realne wyzwania zawodowe. Testy pozwalają uniknąć sytuacji, w której kandydat świetnie wypada na rozmowie, ale nie posiada faktycznych umiejętności potrzebnych do wykonywania obowiązków. Aby jednak testy były zgodne z RODO, należy jasno poinformować kandydata o ich celu, sposobie przechowywania wyników oraz o tym, że są one wykorzystywane wyłącznie w procesie rekrutacyjnym.

Okres próbny – praktyczna weryfikacja kandydata

Nawet najlepiej przeprowadzona rekrutacja nie daje stuprocentowej pewności, że nowy pracownik sprawdzi się w zespole i efektywnie poradzi sobie z powierzonymi obowiązkami. Dlatego umowa na okres próbny to doskonałe narzędzie do oceny jego kompetencji w rzeczywistych warunkach pracy. Pozwala on zweryfikować zarówno umiejętności techniczne, jak i cechy miękkie, takie jak adaptacja do kultury organizacyjnej, umiejętność pracy w grupie czy radzenie sobie ze stresem. Pracodawca powinien jasno określić cele i oczekiwania na ten czas oraz regularnie przekazywać konstruktywną informację zwrotną, aby nowy pracownik miał szansę się wykazać i rozwijać.

Często zadawane pytania

Czy nowy pracodawca może zadzwonić do poprzedniego miejsca pracy?

Nowy pracodawca nie ma prawa samodzielnie kontaktować się z poprzednim pracodawcą kandydata bez jego zgody. Tego rodzaju działanie może być uznane za naruszenie prywatności oraz przepisów o ochronie danych osobowych.

Jak udowodnić zatrudnienie bez świadectwa pracy?

Bez świadectwa pracy można udowodnić zatrudnienie na podstawie innych dokumentów, takich jak umowy o pracę, paski wynagrodzeń, zeznania podatkowe lub zaświadczenia o zatrudnieniu wydane przez poprzedniego pracodawcę.

Czy nowy pracodawca widzi poprzednie zarobki?

Nowy pracodawca nie ma automatycznego dostępu do informacji o poprzednich zarobkach kandydata. Takie dane są chronione i mogą być ujawnione tylko za jego zgodą.