Czy pracodawca może obserwować pracownika przez kamery? Monitoring w miejscu pracy

Autor: Paulina Szydłowska

Jako pracownik masz prawo do ochrony swoich danych osobowych i wizerunku. Jednocześnie pracodawca może kontrolować to, jak wypełniasz swoje obowiązki. Dlatego też kwestia monitoringu w pracy budzi tak wiele pytań o granice tej kontroli. Dowiedz się, czy pracodawca może obserwować pracownika przez kamery, kiedy jest to niedozwolone i jak postępować.

Monitoring w pracy – czy kontrola pracownika w ten sposób jest dozwolona?

Zastanawiasz się, czy właśnie pracodawca podgląda Cię w pracy przez kamerę? Jeśli postępuje zgodnie z obowiązującymi przepisami, to tego nie robi. Nie dlatego, że jest to niedozwolone, ale ponieważ wiedziałbyś o zainstalowanym monitoringu w zakładzie pracy.

Pracodawca ma prawo zainstalować kamery w miejscu pracy i Cię obserwować, ale nie może zrobić tego bez uprzedniego poinformowania Cię. Co więcej, takie środki zapobiegawcze muszą być usprawiedliwione przez przepisy prawa pracy.

Kodeks pracy zezwala na stosowanie monitoringu w celu:

• zapewnienia pracownikom bezpieczeństwa,

• ochrony mienia firmy,

• zachowania tajemnicy informacji poufnych, których ujawnienie mogłoby spowodować szkodę dla pracodawcy,

• kontroli produkcji.

Przepisy zabezpieczają więc interes pracodawcy, ale nie oznacza to, że wręczają mu dodatkowe narzędzie do kontrolowania czasu pracownika. Sama chęć podglądania Cię na stanowisku nie jest wystarczającą przesłanką.

Co więcej, przeważnie nie musisz też obawiać się o podsłuchiwanie prywatnych rozmów. Poza wyjątkami, takimi jak rejestrowanie dźwięku na infoliniach czy w call center, nagrywanie obrazu z dźwiękiem jest niedozwolone.

Monitoring w pracy a przepisy – Kodeks pracy i ochrona danych

Dobrze jest znać swoje prawa i wiedzieć na jakich przepisach możesz oprzeć się, kiedy chcesz sprawdzić, czy instalacja monitoringu w Twojej firmie jest uzasadniona. Odwołać się możesz zarówno do Kodeksu pracy, jak i do RODO i przepisów unijnych, które spowodowały jego nowelizację w tym zakresie.

Kodeks pracy

Zasady wykorzystywania monitoringu określa Kodeks pracy. Pracodawca może odnieść się do Art. 22² § 1., który mówi bezpośrednio o możliwości stosowania takich środków nadzoru.

Art. 22². § 1.

Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).

Jednocześnie Kodeks pracy wymienia także pomieszczenia, które są wyłączone z możliwości objęcia monitoringiem i wspomina o innych ograniczeniach związanych z instalacją kamer. Ten sam artykuł zastrzega:

§ 3.

Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.

Zatem sam Kodeks pracy, chociaż zezwala na rejestrację obrazu, nie pozwala na wieloletnie przechowywanie nagrań i odwoływanie się do nich w dowolnym momencie. Powyżej 3 miesięcy można zachować jedynie nagranie, które jest dowodem w postępowaniu (patrz: art. 22² § 4). Co więcej, prawo nie dopuszcza tego jako narzędzia sprawdzania Twojej wydajności czy efektywności. Nawet wymieniona bezpośrednio w art. 22² § 1. kontrola produkcji odnosi się do procesów, a nie jakości pracy pracowników.

RODO

Kodeks pracy to mocna podstawa prawna dla pracodawców i pracowników, którzy chcą zrozumieć uprawnienia w zakresie monitorowania miejsca pracy. Jednak warto wiedzieć, że przepisy uległy zmianie w 2018 roku, a potem w 2019 roku. Ta druga zmiana to nowelizacja, która miała na celu dopasować Kodeks pracy do unijnych przepisów. Zamiarem tutaj było przede wszystkim dostosowanie polskiego prawa pracy do zasad rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

W szczególności art. 88 rozporządzenia mówi tutaj o potrzebie uszczegółowienia przepisów zapewniających ochronę praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem. Systemy monitoringu pojawiają się tutaj w ustępie 2.

Art. 88. 2.

Przepisy te muszą obejmować odpowiednie i szczegółowe środki zapewniające osobie, której dane dotyczą, poszanowanie jej godności, prawnie uzasadnionych interesów i praw podstawowych, w szczególności pod względem przejrzystości przetwarzania, przekazywania danych osobowych w ramach grupy przedsiębiorstw lub grupy przedsiębiorców prowadzących wspólną działalność gospodarczą oraz systemów monitorujących w miejscu pracy.

Kiedy kontrola pracowników przez monitoring w pracy nie jest dozwolona?

Przepisy nie gwarantują pracodawcy całkowitej dowolności, jeśli chodzi o to, kiedy, gdzie i w jakich celach instalowane są kamery monitoringu. Co tak naprawdę powoduje, że jest to niezgodne z przepisami?

Brak przejrzystej informacji

Przede wszystkim pracodawca nie może obserwować Cię przez kamerę, jeśli o tym nie poinformował. Informację o monitoringu pracodawca powinien zawrzeć w regulaminie zakładowym. Monitorowane miejsca powinny również być oznaczone np. piktogramami.

Nagrywanie z dźwiękiem

Drugą kwestią jest rejestracja dźwięku, która dopuszczalna jest tylko w wybranych wypadkach (np. praca na infolinii). W standardowych przypadkach kamery nie powinny nagrywać dźwięku. Podsłuchiwanie prywatnych rozmów pracowników traktowane jest przez przepisy jako naruszenie prywatności.

Cel niezgodny z przepisami

Kodeks pracy wymienia zapewnienie pracownikom bezpieczeństwa, ochronę mienia firmy, zachowanie tajemnicy informacji poufnych i kontrolę produkcji jako powody dopuszczające rejestrację obrazu. Takie rozwiązanie nie jest przeznaczone do tego, aby kontrolować Cię co do minuty czy sprawdzać jakość Twojej pracy. Jeśli więc pracodawca nie jest w stanie uzasadnić monitoringu przepisami, kamery nie powinny zostać zainstalowane.

Miejsce nagrywania

Nie bez znaczenia będzie także rozmieszczenie samych kamer. Są strefy, w których nie powinny się one znajdować. Miejsca, w których monitoring nie jest dozwolony:

• pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej,

• pomieszczenia sanitarne,

• szatnie,

• stołówki,

• palarnie.

Wyjątki dla tych pomieszczeń (poza pomieszczeniami związkowymi) są co prawda przewidziane w przepisach, ale monitorowanie pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej lub, jeśli taka nie funkcjonuje, przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Zgoda na monitoring w miejscu pracy – czy wystarczy poinformować pracownika?

Indywidualna zgoda pracownika nie jest wymagana, jeśli pracodawca spełnia warunki określone w Kodeksie pracy. Oznacza to, że prawdopodobnie nie zostaniesz zapytany o zdanie w sprawie kamer, jeśli pracodawca znajdzie legalne uzasadnienie i podejmie decyzję. Natomiast znaczenie ma przede wszystkim to, czy decyzja zostanie podana do wiadomości z odpowiednim wyprzedzeniem.

Jak poinformować pracownika o monitoringu?

Mimo że to pracodawca podejmuje decyzję o założeniu monitoringu, nie może zapominać o konieczności poinformowania pracowników. Ważne jest, aby:

• pracownik otrzymał informację najpóźniej 2 tygodnie przed instalacją monitoringu, a nowa osoba dostała informację o systemie monitorującym na piśmie lub elektronicznie przed dopuszczeniem do pracy,

• cel i zakres monitoringu zostały ujęte w układzie zbiorowym, firmowym regulaminie lub specjalnym obwieszczeniu,

• miejsca objęte monitoringiem były oznaczone w widoczny sposób, np. przy wykorzystaniu piktogramów czy tabliczek informacyjnych.

Pracownicy powinni też zostać poinformowani o tym, kto jest administratorem danych oraz jak długo będą przechowywane.

Czy można ukarać pracownika na podstawie monitoringu?

Czy pojawienie się kamer w miejscu pracy musi oznaczać, że za chwilę posypią się kary i nagany za niewłaściwe wykonywanie pracy? Co prawda pracodawca ma możliwość karania pracowników za określone naruszenia (np. notoryczne spóźnienia, niestosowanie się do zasad BHP, porzucenie stanowiska pracy), ale nie uprawnia go to do nakładania sankcji za to, że według niego jakość pracy jest niezadowalająca.

Jeśli chcesz realnie ocenić ryzyko kary czy nagany, musisz wziąć pod uwagę kilka ważnych czynników:

Czy monitoring został zainstalowany legalnie?

Jeśli cel instalacji monitoringu nie jest zgodny z przepisami (np. zapewnienie bezpieczeństwa czy ochrona mienia), a pracodawca postanowił, że będzie obserwował teren przez kamery, żeby kontrolować jakość pracy lub z innego nieuzasadnionego powodu, wtedy nałożenie kary na podstawie nagrania będzie można zakwestionować.

Czy pracownik został prawidłowo poinformowany o monitoringu?

Nie można nakładać kar na podstawie monitoringu, jeśli nie zostałeś wcześniej poinformowany o zainstalowaniu kamer. Nowy pracownik powinien dostać taką informację przed dopuszczeniem do pracy, a obecni muszą dowiedzieć się najpóźniej 2 tygodnie przed wdrożeniem systemu rejestracji obrazu.

Czego dotyczy kara lub nagana?

Z założenia monitoring nie jest po to, aby sprawdzać jakość Twojej pracy. Nawet określona w Kodeksie pracy kontrola produkcji nie powinna uwzględniać Twojego tempa pracy czy wydajności jako cel. Możesz zostać ukarany za poważne naruszenia obowiązków pracowniczych, ale nie za np. pojedyncze drobne spóźnienie czy słabszą wydajność danego dnia.

Uwaga! Jeśli monitoring został zainstalowany legalnie i otrzymałeś o tym informację z odpowiednim wyprzedzeniem, nagranie może być podstawą do ukarania Cię za naruszenia. Chociaż zwykle nie dotyczy to pojedynczego niewielkiego spóźnienia, już notoryczne spóźnianie się czy poważne zaniedbanie zasad BHP, zarejestrowane na kamerach, uprawnia pracodawcę do zastosowania dopuszczalnych przez Kodeks pracy kar stosownych do przewinienia.

Nielegalny monitoring w pracy – gdzie zgłosić i jakie konsekwencje dla pracodawców?

Jeśli podejrzewasz, że w Twoim miejscu pracy monitoring został zainstalowany nielegalnie, pracodawca Cię nie poinformował lub umieścił kamery w niedozwolonych miejscach, możesz zareagować.

Nielegalny monitoring możesz zgłosić do:

• Państwowej Inspekcji Pracy (PIP),

• sądu pracy – jeśli odczułeś skutki takiego monitoringu, np. mobbing lub dyskryminację,

• Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (możesz złożyć skargę).

W takich sytuacjach warto podjąć działania, żeby zapobiegać wykorzystywaniu nielegalnego monitoringu na niekorzyść pracowników i zmusić firmę do zastosowania przejrzystych procedur.

Co więcej, pracodawca może spodziewać się konsekwencji, jeśli ewentualna kontrola faktycznie wykryje nielegalny system rejestracji obrazu, brak oznaczeń czy niedopełnienie obowiązku informacyjnego.

Za instalację nielegalnego monitoringu może grozić:

• wypłata odszkodowania dla pracownika za naruszenie dóbr osobistych,

• kara grzywny,

• ograniczenie lub pozbawienie wolności do 2 lat.

Szczególnie ważne jest, aby zgłaszać sytuacje, w których doszło do mobbingu i dyskryminacji w wyniku stosowania monitoringu, ponieważ zwłaszcza w takich wypadkach należy się odszkodowanie.

💡 Przeczytaj też: Wyciek danych pracowników i klientów firmy — Metody zabezpieczania danych

Monitoring i kontrola pracownika – najczęściej zadawane pytania

Czy pracodawca może obserwować pracownika przez kamery w domu?

Nie. W przypadku pracy zdalnej, wykonywanej z domu, pracodawca absolutnie nie ma podstaw, aby obserwować pracownika przez kamerę. Jest to naruszenie miru domowego. Monitoring jest możliwy tylko i wyłącznie na terenie zakładu pracy.

Zobacz oferty pracy zdalnej!

Kto ma dostęp do monitoringu w pracy?

Do wglądu w monitoring w miejscu pracy dostęp powinien mieć jedynie pracodawca oraz osoby przez niego upoważnione, np. kierownik czy specjalista IT. W celach technicznych dostęp mogą mieć też serwisanci i firmy zajmujące się instalacją systemów monitorujących.

Czy pracownik może nie wyrazić zgody na monitoring?

Zasadniczo zgoda pracownika nie jest wymagana, aby zainstalować monitoring na terenie zakładu pracy. Ważny jest tu przede wszystkim obowiązek poinformowania go o tym z wyprzedzeniem. Dlatego też, jeśli monitoring został wprowadzony zgodnie z przepisami, brak zgody pracownika nie cofnie tej decyzji.

Kiedy monitoring jest nielegalny?

Monitoring w miejscu pracy jest nielegalny, jeśli został zainstalowany bez wiedzy pracowników, w miejscach niedozwolonych (pomieszczenia związkowe, sanitarne, szatnia, stołówka, palarnia) lub w niewłaściwym celu, np. do sprawdzania efektywności pracowników, a nie w związku z dopuszczalnymi powodami, wymienionymi w art. 22² § 1 (zapewnienie pracownikom bezpieczeństwa, ochrona mienia firmy, zachowanie tajemnicy informacji poufnych, kontrola produkcji).

Jak długo można przechowywać nagrania z monitoringu w pracy?

Pracodawca ma prawo przechowywać nagrania z monitoringu nie dłużej niż 3 miesiące od ich rejestracji. Mówi o tym art. 22² § 3 Kodeksu pracy. Wyjątkiem będzie nagranie, które może być dowodem w sprawie.