Porozumienie zmieniające – co to jest i kiedy się je stosuje?

Autor: Paulina Szydłowska

Umowa o pracę to wiążący dokument, ale jej warunki nie muszą być wykute w kamieniu. Wraz z rozwojem firmy, zmianą sytuacji życiowej pracownika czy potrzebami organizacyjnymi, może pojawić się potrzeba dostosowania treści do nowych realiów. Prawo przewiduje taką możliwość, ale jasno wskazuje, że do zmiany warunków pracy i płacy potrzebna jest zgoda obu stron. Sprawdź, czym jest porozumienie zmieniające i jak może pomóc w takiej sytuacji.

Co to jest porozumienie zmieniające?

Z porozumieniem zmieniającym można się spotkać wtedy, gdy pracodawca i pracownik chcą wspólnie wprowadzić zmiany do istniejącej umowy o pracę, bez konieczności jej wypowiadania. To forma aneksu, czyli dwustronnego uzgodnienia, które modyfikuje warunki zatrudnienia, takie jak miejsce pracy, stanowisko, wymiar etatu czy wynagrodzenie zasadnicze. Warto pamiętać o tym, że zmiany wchodzą w życie tylko wtedy, gdy obie strony się na nie zgodzą i wyrażą to w formie pisemnej. Chociaż w Kodeksie pracy nie ma tej definicji, to jednak Kodeks cywilny mówi nam, że zmiana warunków umowy jest dozwolona.

Art.  353¹.  [Zasada swobody umów] (Wersja od: 29 sierpnia 2024 r.)

"Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego."

Kiedy można zastosować porozumienie zmieniające w stosunku pracy?

Porozumienie zmieniające można zastosować zawsze wtedy, gdy zarówno pracodawca, jak i pracownik chcą zmodyfikować warunki zatrudnienia na mocy wspólnej woli – bez presji, wypowiedzenia czy konfliktu interesów. To narzędzie przydatne zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i pracownika, o ile druga strona wyrazi zgodę.

Przykładowe sytuacje, w których stosuje się porozumienie zmieniające:

• Pracownik chce przejść na część etatu, np. po powrocie z urlopu rodzicielskiego.

• Pracodawca oferuje awans na inne stanowisko z nowym zakresem obowiązków i wynagrodzeniem.

• Zmienia się lokalizacja firmy i konieczne jest ustalenie nowego miejsca świadczenia pracy.

• Wspólnie ustalono zmianę systemu czasu pracy, np. przejście na pracę zdalną lub hybrydową.

• Pracownikowi zostaje przyznany dodatek funkcyjny lub premia stała, która wymaga uwzględnienia w umowie.

To rozwiązanie, które pozwala na elastyczne i zgodne z prawem dostosowanie treści umowy do zmieniających się okoliczności. Dzieje się to bez konieczności sięgania po bardziej formalne i jednostronne środki, jak wypowiedzenie warunków pracy i płacy. Dzięki temu obie strony mogą budować relację zawodową w oparciu o dialog i wzajemne porozumienie.

Jakie są różnice między porozumieniem zmieniającym a wypowiedzeniem zmieniającym?

Wypowiedzenie zmieniające to jednostronna propozycja zmiany warunków zatrudnienia, składana przez pracodawcę. Jeśli pracownik nie wyrazi na nią zgody w określonym terminie, wypowiedzenie to skutkuje rozwiązaniem dotychczasowej umowy po upływie okresu wypowiedzenia. Ten tryb stosuje się, gdy pracodawca chce wprowadzić zmiany, ale nie ma pewności, że pracownik się na nie zgodzi.

Główne różnice między porozumieniem a wypowiedzeniem zmieniającym:

• Zgoda stron – Porozumienie wymaga dobrowolnej zgody obu stron, natomiast wypowiedzenie zmieniające to inicjatywa pracodawcy, która może zakończyć się rozwiązaniem umowy, jeśli pracownik jej nie zaakceptuje.

• Forma nacisku – W porozumieniu nie ma elementu przymusu. Jest to kompromis. Wypowiedzenie zmieniające wywiera presję, bo brak zgody oznacza utratę pracy.

• Wejście w życie zmian – Postanowienia umowne porozumienia mogą obowiązywać od razu lub w ustalonym terminie. Zmiany wynikające z wypowiedzenia wchodzą w życie dopiero po upływie okresu dokonanego wypowiedzenia i tylko wtedy, gdy pracownik się na nie zgodzi.

• Zakres stosowania – Porozumienie może dotyczyć dowolnych zmian w umowie. Wypowiedzenie zmieniające stosuje się głównie do istotnych warunków zatrudnienia, takich jak stanowisko, płaca czy miejsce pracy.

W praktyce wypowiedzenie zmieniające bywa lepszym rozwiązaniem wtedy, gdy pracownik nie chce lub nie zamierza przystać na proponowane zmiany, a pracodawca uznaje je za konieczne. To sposób na legalne wprowadzenie nowych warunków, nawet kosztem zakończenia współpracy, jeśli strony nie dojdą do porozumienia.

👉 Obecny pracodawca nie proponuje atrakcyjnych warunków? Sprawdź nasze oferty pracy!

Jakie elementy powinno zawierać prawidłowe porozumienie zmieniające?

Jeśli porozumienie zmieniające ma być ważne i skuteczne, musi spełniać określone wymagania formalne. To nie jest kwestia, którą da się załatwić „na słowo”. Zmiana warunków pracy wymaga pisemnego potwierdzenia, które chroni interesy obu stron. Co dokładnie powinno się znaleźć w dokumencie?

1. Dane identyfikujące strony umowy – Na początku należy precyzyjnie wskazać, kto zawiera porozumienie:

• pełna nazwa pracodawcy (lub imię i nazwisko, jeśli to osoba fizyczna),

• numer NIP/REGON pracodawcy (jeśli dotyczy),

• imię, nazwisko i miejsce zamieszkania pracownika.

2. Data i miejsce zawarcia porozumienia – To istotne dla określenia momentu, od którego zaczynają obowiązywać nowe warunki. Pomaga również w razie późniejszych sporów lub kontroli.

3. Określenie zmienianych warunków pracy lub płacy – W dokumencie musi zostać jasno wskazane:

• od kiedy obowiązują zmiany,

• jakie konkretnie zapisy umowy ulegają modyfikacji (np. stanowisko, wymiar etatu, wynagrodzenie, miejsce pracy).

Warto unikać ogólników – precyzja minimalizuje ryzyko nieporozumień.

4. Klauzula o niezmienionych warunkach – Dla jasności zapisuje się, że pozostałe warunki umowy o pracę pozostają bez zmian. To standardowa formuła, która ogranicza pole do dowolnej interpretacji.

5. Liczba egzemplarzy i podpisy stron – Porozumienie sporządza się w dwóch egzemplarzach – po jednym dla pracodawcy i pracownika. Obie strony muszą się pod nim podpisać, potwierdzając tym samym zgodę na treść.

Dobrze skonstruowane porozumienie zmieniające to nie tylko formalność, ale też narzędzie, które pozwala uniknąć konfliktów, nieporozumień i ewentualnych problemów prawnych. Jeśli chcesz wprowadzić zmianę w warunkach pracy, zadbaj o to, by dokument był jasny, konkretny i zgodny z przepisami.

Jak wygląda wzór porozumienia zmieniającego?

Poniżej znajdziesz uniwersalny wzór porozumienia zmieniającego warunki pracy i płacy, który można dostosować do konkretnej sytuacji:

POROZUMIENIE ZMIENIAJĄCE WARUNKI PRACY I PŁACY

zawarte w dniu …………………….. w ………………………………, pomiędzy:

Pracodawcą:

……………………………………………………………………………

(nazwa firmy / imię i nazwisko pracodawcy)

adres: ……………………………………………………………………

NIP/REGON: ……………………………………………………………

a

Pracownikiem:

……………………………………………………………………………

(imię i nazwisko)

adres zamieszkania: …………………………………………………

Na podstawie niniejszego porozumienia strony uzgadniają, co następuje:

§1

Z dniem ……………………. zmianie ulegają następujące warunki umowy o pracę zawartej w dniu ……………………:

.............................................................................

(np. zmiana stanowiska z „Specjalista ds. administracyjnych” na „Koordynator ds. administracyjnych”),

.............................................................................

(np. zmiana miejsca wykonywania pracy na „praca zdalna”),

.............................................................................

(np. zmiana wysokości wynagrodzenia na 5 200 zł brutto miesięcznie).

§2

Pozostałe warunki umowy o pracę pozostają bez zmian.

§3

Porozumienie zostało sporządzone w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach (po jednym dla każdej ze stron).

………………………………………

(podpis pracodawcy)

………………………………………

(podpis pracownika)

Jakie skutki prawne wywołuje podpisanie porozumienia zmieniającego?

Porozumienie zmieniające warunki pracy to formalny i wiążący dokument, który nie jest jedynie symbolicznym gestem. Ma ono realny wpływ na treść stosunku pracy. Jego podpisanie oznacza, że strony (pracodawca i pracownik) świadomie zgadzają się na zmianę warunków pracy i płacy na nowych, wspólnie ustalonych zasadach.

Jakie skutki prawne może wywołać porozumienie zmieniające?

• Zmiana wynagrodzenia – Zarówno jego wysokości, jak i zasad naliczania. Może to być np. dodatek funkcyjny, zmiana stawki godzinowej czy odejście od premii regulaminowej.

• Zmiana stanowiska lub zakresu obowiązków – O ile nowe stanowisko nadal odpowiada kwalifikacjom pracownika, nie powinno to naruszać zasad prawa pracy ani zasad współżycia społecznego.

• Zmiana miejsca wykonywania pracy – Możliwa np. w przypadku reorganizacji działu czy przejścia na tryb pracy zdalnej.

• Zmiana wymiaru etatu – Np. z pełnego na część etatu lub odwrotnie, co wpływa nie tylko na czas pracy, ale również na uprawnienia pracownicze.

W przypadku porozumienia zmieniającego strony mogą uzgodnić także warunki mniej korzystne dla pracownika, pod warunkiem, że zgadza się on na nie świadomie i dobrowolnie. To szczególnie ważne, ponieważ (w przeciwieństwie do wypowiedzenia zmieniającego) nie można tu mówić o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków. Albo jest zgoda, albo dokument w ogóle nie powstaje.

Ze względu na zobowiązaniowy charakter stosunku pracy, każda zmiana wymaga wyraźnego potwierdzenia obu stron, nie tylko ze względu na przejrzystość, ale też by zabezpieczyć się przed ewentualnymi roszczeniami, np. o przywrócenie wcześniejszych warunków pracy.

Właśnie dlatego podstawie porozumienia zmieniającego można skutecznie zmienić istotne aspekty zatrudnienia, ale tylko wtedy, gdy obie strony mają pełną świadomość konsekwencji i zgadzają się na nie bez przymusu. Wprowadzenie zmian bez takiej zgody mogłoby być nie tylko niezgodne z przepisami, ale i działać na niekorzyść pracownika, co w dłuższej perspektywie może prowadzić do sporów i utraty zaufania.

Czy pracownik musi wyrazić zgodę na porozumienie zmieniające?

Należy pamiętać, że porozumienie zmieniające musi być dobrowolnie zaakceptowane przez pracownika. Zgoda obu stron to warunek konieczny, by dokument ten w ogóle miał moc prawną. Pracodawca nie może w żaden sposób narzucić zmian ani „pro forma”, ani pod presją, ani grożąc wypowiedzeniem. Tego typu formy nacisku są nielegalne i mogą stanowić naruszenie przepisów prawa pracy oraz zasad współżycia społecznego.

Z perspektywy pracownika warto pamiętać, że każda zmiana, nawet taka wydająca się drobna, może mieć długofalowe konsekwencje. Zgoda na mniej korzystne warunki, pod wpływem stresu lub bez zastanowienia, może prowadzić do niezadowolenia z pracy, a czasem i do trudnej sytuacji życiowej.

Jeśli czujesz presję lub wątpisz, czy proponowane zmiany leżą w Twoim interesie, warto się skonsultować. Można porozmawiać z prawnikiem, przedstawicielem związków zawodowych lub skontaktować się z Państwową Inspekcją Pracy. Pamiętaj, że w przypadku porozumienia zmieniającego nikt nie ma prawa żądać podpisania czegokolwiek wbrew Twojej woli.

Jakie są najczęstsze przyczyny stosowania porozumień zmieniających?

Powody podpisywania porozumień zmieniających mogą być bardzo różne. Co ważne, nie zawsze wynikają z chęci „ugrania czegoś” kosztem drugiej strony. Czasem zmiana wynika z potrzeb organizacyjnych firmy, czasem z inicjatywy pracownika, który chce dostosować warunki zatrudnienia do swojej sytuacji życiowej.

Najczęściej spotykane przyczyny to:

• zmiana stanowiska w ramach awansu lub reorganizacji,

• przejście na pracę zdalną lub hybrydową,

• zmiana miejsca wykonywania pracy (np. w innym oddziale firmy),

• dostosowanie etatu, np. przejście z pełnego na część etatu lub odwrotnie,

• zmiana wynagrodzenia, czyli zarówno podwyżka, jak i dostosowanie pensji do nowych obowiązków,

• zmiany po stronie pracownika (np. powrót z urlopu rodzicielskiego lub zmiana sytuacji zdrowotnej).

Zdarza się również, że porozumienie zmieniające warunki pracy i płacy stanowi alternatywę dla wypowiedzenia zmieniającego. Jest tak szczególnie wtedy, gdy obie strony chcą uniknąć konfliktu i dogadać się w spokojnej atmosferze.

Warto jednak pamiętać, że nawet jeśli porozumienie wydaje się „gotowe” i przygotowane przez pracodawcę, zawsze można je negocjować. Zanim podpiszesz, przemyśl, czy nowe warunki naprawdę Ci odpowiadają. Porozumienie to decyzja, która powinna być przemyślana, a nie podjęta pod wpływem chwili.

Porozumienie zmieniające warunki pracy – najważniejsze informacje

Porozumienie zmieniające to dokument podpisywany przez pracodawcę i pracownika, który wprowadza zmiany do już obowiązującej umowy o pracę bez konieczności jej wypowiadania. Najczęściej dotyczy ono takich kwestii jak stanowisko, miejsce pracy, wymiar etatu czy wysokość wynagrodzenia zasadniczego.

Najważniejsze informacje

• Porozumienie jest formą aneksu. Musi być sporządzone na piśmie i zaakceptowane przez obie strony.

• Może zostać zawarte z inicjatywy pracodawcy, pracownika lub wspólnie.

• Pozwala elastycznie dopasować warunki zatrudnienia do zmieniającej się sytuacji, np. po awansie, powrocie z urlopu, reorganizacji firmy czy zmianie trybu pracy.

• Różni się od wypowiedzenia zmieniającego tym, że nie wywołuje skutków prawnych jednostronnie – wymaga zgody pracownika i nie wiąże się z ryzykiem utraty pracy.

• Może dotyczyć również zmian mniej korzystnych dla pracownika, ale tylko wtedy, gdy ten świadomie i dobrowolnie je zaakceptuje.

• Dobrze przygotowany dokument powinien jasno określać, co się zmienia, od kiedy, i które zapisy umowy pozostają bez zmian.

Najważniejsze! Podpisanie porozumienia zmieniającego zawsze musi być dobrowolne. Żadna ze stron nie może być zmuszana do akceptacji warunków, które jej nie odpowiadają. To narzędzie współpracy, a nie nacisku, dlatego warto czytać, pytać i negocjować, zanim się podpisze.