Ile zarabia sekretarka w 2025 roku i od czego zależą jej zarobki?

Stanowisko sekretarki jest zawodem często bardzo niedocenionym i stereotypowo kojarzonym jedynie z przynoszeniem kawy i przekierowywaniem połączeń. Jest to jednak bardzo ważna rola, dzięki której osoby na wysokim stanowisku lub firmy i instytucje mogą funkcjonować prawidłowo, a poszczególni specjaliści zająć się pracą wchodzącą jedynie w zakres obowiązków związanych z wykonywanym przez nich zawodem. Osoba zatrudniona na tym stanowisku zajmuje się pracami biurowymi dla prezesa lub dyrektora albo całej firmy czy instytucji. W zależności od specyfiki miejsca pracy i regionu zarówno zarobki sekretarki, jak i zakres jej obowiązków może się różnić. Z niniejszego artykułu dowiesz się, jakie czynniki determinują dochody osób zatrudnionych w tym zawodzie, co wpływa na różnicę w wymaganiach do zatrudnienia na tym stanowisku i jakie są jej zadania służbowe w zależności od specyfiki pracy, a także dowiesz się, czym zajmuje się sekretarka zdalna.

Jaki jest zakres obowiązków sekretarki?

Obowiązki sekretarki różnią się w zależności od specyfikacji jej pracy oraz potrzeb firmy, w której została zatrudniona. W przedsiębiorstwach lub dziale administracji zazwyczaj zajmuje się obsługą i archiwizacją dokumentów firmowych, rejestracją umów, przygotowaniem pism, raportów, analiz i korespondencji dla swoich przełożonych, przepływem informacji w firmie, prowadzeniem kalendarza spotkań oraz rejestracją i przyjmowaniem wizyt gości (np. partnerów biznesowych firmy), przyjmowaniem, wysyłaniem i rejestracją korespondencji firmowej oraz przesyłek kurierskich, odbieraniem połączeń telefonicznych i niekiedy również ich przekierowywaniem (zwłaszcza w przypadku sekretarki prezesa lub dyrektora firmy), obsługą urządzeń biurowych (np. fax, xero), rezerwacją sali konferencyjnych na spotkania biznesowe, szkolenia dla pracowników, zebrania zarządu czy rozmowy kwalifikacyjne, organizuje podróże służbowe, bierze także często udział w spotkaniach biznesowych i sporządza raporty z ich przebiegu, a także zajmuje się monitorowaniem stanu zapotrzebowania przedsiębiorstwa w artykuły biurowe oraz artykuły spożywcze, a także ich zamawianiem.

Sekretarka szkolna

W porównaniu do tego, czym zajmuje się sekretarka w firmie, szkolna posiada zupełnie inny zakres zadań. Zajmuje się prowadzeniem księgi uczniów, obsługą organizacyjną ich rekrutacji, a także wykonuje wszelkie czynności związane z ruchem uczniów, jak chociażby przeniesienia, przyjęcia itp. Zakłada arkusze ocen, prowadzi dokumentację dotyczącą wyników klasyfikacji i promocji uczniów, sporządza arkusze odpisów ocen, wydaje zaświadczenia potwierdzające kontynuację nauki, zajmuje się wydawaniem legitymacji uczniowskich oraz prowadzi rejestr zaświadczeń i wydanych legitymacji. Sporządza również odpisy świadectw promocyjnych, dojrzałości i ukończenia szkoły. Ponadto prowadzi sprawy dotyczące ubezpieczeń uczniów i przyjmuje składki ubezpieczenia OC nauczycieli. Dodatkowo może pomagać przy organizacji egzaminów (maturalnych, ósmoklasisty) oraz uroczystości szkolnych.

Sekretarka kierownika biura

W przeciwieństwie do sekretarki zatrudnionej w firmie, do której obowiązków należy zajmowanie się sprawami dotyczącymi przedsiębiorstwa, które obejmuje wszystkich jego pracowników, sekretarka kierownika biura (zwana również czasami asystentką prezesa bądź kierownika lub asystentką zarządu) zajmuje się przede wszystkim przyjmowaniem, zatwierdzaniem i archiwizacją dokumentów kierowanych do prezesa lub dyrektora, zaopatrzeniem jego gabinetu w niezbędne artykuły biurowe, gromadzi i dokumentuje dane ze spotkań, umawia spotkania z klientami biznesowymi oraz kierownikami działów, odbiera i przekierowuje połączenia, zarządza kalendarzem spotkań i konferencji, obsługuje urządzenia biurowe, odbiera i zarządza korespondencją oraz przesyłkami kurierskimi kierowanymi do prezesa bądź dyrektora oraz często może towarzyszyć mu również w wyjazdach służbowych, dlatego oczekuje się od niej często komunikatywnej znajomości języka obcego (zwłaszcza do sporządzania sprawozdań i raportów ze spotkań z zagranicznymi klientami), a co za tym idzie - musi być w gotowości do pracy również poza biurem.

Sekretarka wirtualna

W ostatnich latach coraz bardziej na popularności zyskują osoby wykonujące pracę wirtualnej sekretarki lub asystentki zdalnej. Najczęściej do takiej pracy zatrudnia się kandydatów, którzy posiadają już doświadczenie na podobnym stanowisku, gdyż w trybie zdalnym ciężko jest przyuczyć nową osobę i wdrożyć ją do obowiązków służbowych. Wyjątek mogą stanowić osoby, które dotychczas pracowały na stanowisku specjalisty ds administracyjnych. Wymaga to między innymi dużej umiejętności pracy samodzielnej oraz dobrej organizacji czasu i zarządzania priorytetami poszczególnych zadań.

Często oczekuje się, że taka osoba będzie posiadała dobrą znajomość obsługi komputera, zwłaszcza pakietu MS Office, co pomoże w prowadzeniu dokumentacji zdalnej i klasyfikowaniu dokumentów w wersji elektronicznej. Ze względu na zdalny tryb zatrudnienia i wykonywania wielu czynności w formie online, od kandydata na to stanowisko oczekuje się również komunikatywnej znajomości języka angielskiego, a czasami nawet innej oraz szybkiego maszynopisania.

Niekiedy również praca w trybie zdalnym wiąże się z kontaktem z klientami firmy - najczęściej przy pomocy komunikatorów tekstowych i maili, ale w niektórych firmach nawet w trybie na odległość osoby pracujące na tym stanowisku zarządzają połączeniami telefonicznymi, które najczęściej odbywają się przy pomocy słuchawek wyposażonych w mikrofon, a także czasami uczestniczą w wideo-rozmowach - zwłaszcza na spotkaniach zespołu.

Mediana zarobków na stanowisku sekretarki

Zastanawiając się, ile zarabiają sekretarki, warto brać pod uwagę medianę wynagrodzenia w tym zawodzie. Mediana obejmuje miesięczne wynagrodzenie całkowite i dotyczy środkowej wartości uporządkowanego szeregu liczb. W przeciwieństwie do średniej, która jest sumą wszystkich wartości wysokości wynagrodzenia (obejmującej zarówno najniższe, jak i najwyższe dochody brutto) i podzieloną przez liczbę osób zatrudnionych na konkretnym stanowisku, mediana jest bardziej optymalnym wskaźnikiem wysokości wynagrodzenia.

Dlaczego powinno się kierować medianą zamiast średnią? Otóż załóżmy, że posiadamy dane dla 100 sekretarek zatrudnionych w firmach i instytucjach o różnym profilu na terenie jednej miejscowości. Zakładając, że z tego 40 będzie miało najniższe dochody lub będą zatrudnione jedynie na niepełny etat, przez co ich wynagrodzenie będzie wynosiło poniżej średniej krajowej, ale 10 z nich pracuje dla wielkich, międzynarodowych korporacji posiadających swoje oddziały lub siedziby w tej miejscowości... może są to osobiste asystentki prezesa lub kierowników dużych przedsiębiorstw znających biegle 2 lub 3 języki obce i wyjeżdżające w podróże służbowe, przez co mogą zarabiać nawet 6-8 krotność (jeśli nie więcej, zwłaszcza wraz z premiami i wynagrodzeniem za nadgodziny - chyba, że bierze się pod uwagę jedynie wynagrodzenie zasadnicze, czyli takie, jakie wpisane zostało do umowy) tego, co osoby z najniższym dochodem. I to właśnie te z najwyższymi zarobkami znacząco zawyżą średnią dochodów dla określonego regionu.

Co za tym idzie - osoby rozpoczynające pracę jako sekretarka lub sekretarz mogą spotkać się z dużym rozczarowaniem kierując się średnią zarobków. W przypadku mediany będzie to uporządkowanie wartości dochodów brutto od najmniejszej do największej, a środkową wartość stanowić będzie dochód przypadający na pomiędzy 50 a 51 wartością w szeregu wszystkich 100 pracowników.

Średnie wartości dochodów w sekretarek (mediana) przy zatrudnieniu w Polsce wynoszą według danych ze stycznia 2024 roku 5050 zł brutto. Według badań przeprowadzonych przez portal wynagrodzenia.pl 25% osób zatrudnionych zarabia poniżej 4370 zł, a 25% powyżej 5980 zł brutto. Z kolei średnia płaca na październik 2024 roku wynosiła 4303 zł netto według informacji zawartych na poradnikpracownika.pl (najniższe - około 3736 zł netto, a najwyższe - blisko 5166 zł netto).

Od czego zależy wynagrodzenie sekretarki??

Próbując odpowiedzieć na pytanie, ile zarabia sekretarka, warto przyjrzeć się kilku czynnikom, które mają największy wpływ na wysokość dochodu. Jednym z nich jest wielkość firmy oraz czy działa ona jedynie na terenie kraju czy międzynarodowo. Drugim z nich, czy zatrudniona sekretarka zajmuje się jedynie sprawami prezesa bądź dyrektora czy obsługuje wszystkich pracowników oraz gości firmy. Będą również różnice w stawce dla sekretarzy zatrudnionych w sektorze publicznym i prywatnym, jak chociażby w szkołach, na uczelniach wyższych, instytucjach państwowych, a także w firmach lub na uczelniach prywatnych. Duże znaczenie ma również region, a także wielkość gminy, w której zostaje zatrudniony pracownik. Wysokość dochodu będzie również zależała od zakresu obowiązków oraz kwalifikacji i umiejętności, jakie są wymagane, a także czy wypełniane są one w trybie stacjonarnym czy też zdalnym lub hybrydowym. Oczywiście na wysokość miesięcznego przychodu ma również wymiar zatrudnienia - czy jest to pełen etat czy też jego część. Również wiele innych czynników, jak chociażby konieczność wyjazdów służbowych będą wpływały na to, ile zarabiają sekretarki zatrudnione na tym samym stanowisku.

Zarobki sekretarki a wielkość firmy

Pomimo zatrudnienia na tym samym stanowisku, a nawet w takim samym sektorze firmy, sekretarki zarobki mogą mieć bardzo zróżnicowane. Jednym z głównych czynników jest to, w jak dużej firmie zostały zatrudnione. W większym przedsiębiorstwie na jednego pracownika administracyjnego może przypadać większa liczba pracowników czy spotkań służbowych, a także sama dokumentacja może być obszerniejsza. Mimo zatrudnienia czasami więcej, niż jednej osoby na tym stanowisku, może zdarzyć się tak, że spraw w ciągu dnia może być tyle do załatwienia, że przełoży się to także na wysokość miesięcznego dochodu. Większe firmy zazwyczaj mają również bardziej stabilną pozycję na rynku, a co za tym idzie - stać je na zatrudnienie sekretarzy lub asystentów o wyższych kwalifikacjach czy na znacznie korzystniejszych dla pracownika warunkach umowy.

Zarobki sekretarki w zależności od regionu i wielkości gminy

Nie bez znaczenia dla wysokości miesięcznego dochodu pozostaje również region oraz wielkość gminy, w którym zatrudniona jest sekretarka. Im większa miejscowość i położona w bardziej centralnej, północnej oraz zachodniej części kraju, tym większe stawki oferują pracodawcy - zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym. Według badań sektora administracyjnego wykonanego przez Grafton Recruitment, minimalne i maksymalne stawki dla sekretarek z poszczególnych miast prezentują się następująco:

Łódź: 6000 zł brutto - 8000 zł brutto

Katowice: 5000 zł brutto - 7000 zł brutto

Kraków: 5500 zł brutto - 8000 zł brutto

Poznań: 5000 zł brutto - 6000 zł brutto

Trójmiasto: 5500 zł brutto - 7000 zł brutto

Warszawa: 5800 zł brutto - 6500 zł brutto

Wrocław: 5500 zł brutto - 7000 zł brutto

Zauważyć można również, że w miejscowościach, w których jest więcej kandydatów na tą samą posadę, a co za tym idzie - jest również większa rotacyjność zatrudnienia - stawki mogą być zaniżane przez pracodawców, mimo większej miejscowości.

Wynagrodzenie sekretarki a obowiązki i kwalifikacje

Dochody osoby zatrudnionej na stanowisku sekretarka lub sekretarz mogą być również determinowane przez to, co mieści się w zakresie zadań służbowych oraz od posiadanych przez pracownika kwalifikacji zawodowych. Oczywiście na wyższe stawki mogą liczyć również osoby posiadające dłuższy staż (tak zwane stażowe).

Od osób zajmujących tą posadę wymaga się najczęściej minimalnie wykształcenia średniego, ale niekiedy konieczne jest również pełne wyższe po określonym kierunku (najczęściej administracja). Kolejnymi umiejętnościami twardymi jest dobra znajomość języka polskiego w mowie i piśmie wraz z zasadami poprawnej pisowni i stosowania języka formalnego umożliwiającego płynne prowadzenie korespondencji, a niekiedy również języka obcego (najczęściej angielski, niemiecki, ale zdarza się również zapotrzebowanie na takie języki jak hiszpański, francuski, rosyjski czy arabski - zwłaszcza w firmach o profilu międzynarodowym lub posiadającymi filię w Polsce, co oczywiście przekłada się również na wysokość stawki). Niezbędna jest również dobra znajomość pakietu MS Office oraz urządzeń biurowych, takich jak urządzenia wielofunkcyjne do drukowania i skanowania dokumentów, kserokopiarki, komputera, niszczarki dokumentów, faxu i telefonu. Od osób zatrudnionych w trybie stacjonarnym wymaga się również posiadania aktualnego prawa jazdy kat. B (niekoniecznie własnego pojazdu - często do dyspozycji jest oddany służbowy).

Z kolei umiejętności miękkie pożądane w tym sektorze to: dokładność i dbałość o szczegóły, doskonała organizacja czasu i samodzielność, zdolności analityczne, inicjatywa i zaangażowanie w wykonywanie zadań służbowych, uczciwość i rzetelność, radzenie sobie pod presją czasu, odporność na stres, komunikatywność, wysoka kultura osobista, umiejętność współpracy w zespole, pozytywne nastawienie do ludzi oraz łatwość w budowaniu i podtrzymywaniu pozytywnych stosunków ze współpracownikami, partnerami biznesowymi oraz klientami firmy.

Zarobki sekretarki zdalnej - Czy są różnice?

Niegdyś sekretarki zatrudniano wyłącznie w trybie stacjonarnym. Wraz z rozwojem nowych technologii i narzędzi umożliwiających dobrą komunikację na odległość w czasie rzeczywistym (zwłaszcza wideokonferencje) coraz bardziej powszechne stało się zatrudnianie w trybie zdalnym. Takie asystentki często pracują z domu wykorzystując narzędzia telekomunikacyjne połączone z siecią, a niezbędną dokumentację prowadzą w formie elektronicznej.

Znalazło to zastosowanie zwłaszcza w okresie pandemii, kiedy to wiele biur zaczęło funkcjonować zdalnie, zaś pracownicy zaczęli wykonywać swoje zadania służbowe z domowego zacisza. Część firm w celu cięcia kosztów zlikwidowała swoje biura stacjonarne i stworzyła wirtualne (polegające na tym, że rejestrowano jedynie adres firmy, ale fizycznie jej tam nie było).

To właśnie w tym okresie również asystentki i sekretarze zaczęli pełnić swoje funkcje prosto z domu. Odeszły więc koszty związane z dojazdami do miejsca zatrudnienia, zakupem niezbędnego sprzętu czy opłacania biura oraz pokrywania kosztów eksploatacyjnych związanych z pracownikami, ale też w niektórych sektorach spadły stawki, mimo wzrostu komfortu czy zmniejszenia czynników stresujących. Dlatego też należy mieć na uwadze, że dochody pracowników funkcjonujących w trybie zdalnym mogą być niższe, niż tych w stacjonarnym.

Jak prosić o podwyżkę na stanowisku sekretarki?

Niekiedy dochody sekretarek w stosunku do wykonywanego zakresu zadań czy posiadanych kwalifikacji są nieadekwatne. Często przeprowadzane badania pokazują, że Polacy są jednym z narodów, dla którego proszenie przełożonego o podwyżkę jest niezwykle trudne i problematyczne. Jest to nie tylko uwarunkowane kulturowo, gdzie znacznie łatwiej przychodzi nam mówienie o tym, co nam nie wychodzi, niż co robimy dobrze, gdyż boimy się reakcji ze strony innych, którzy mogą odebrać nas jako osoby nieskromne czy wręcz mające o sobie zbyt wysokie mniemanie o sobie, co zwłaszcza w naszym kręgu kulturowym jest postrzegane bardzo niepochlebnie, ale również po upadku komuny rynek ukształtował się tak, że często pracownicy nie doceniają swoich kompetencji czy doświadczenia. Ze względu na te czynniki Polakom znacznie łatwiej przychodzi zmiana miejsca zatrudnienia, niż proszenie przełożonego o podwyżkę.

Nie inaczej jest z sekretarkami, które często posiadają dobry poziom umiejętności miękkich i twardych, często posiadają wyższe wykształcenie i znajomość co najmniej jednego języka obcego, a także po latach pracy dobrze wykonują swoje zadania. Mimo tego nadal w wielu polskich firmach nie praktykuje się corocznych podwyżek wynikających ze stażu lub bywają one komicznie niskie, zwłaszcza w rodzimych firmach w sektorze prywatnym. Dlatego nie wiedząc, jak prosić o podwyżkę, warto skorzystać z poradników i dobrze przygotować się przed rozmową z przełożonym.

Taką prośbę należy odpowiednio uargumentować, dlatego też dobrze powołać się na staż pracy, umiejętności, prawidłowe wykonywania swojej funkcji w przedsiębiorstwie, instytucji lub placówce, a także warto nadmienić poszerzanie swoich kwalifikacji zawodowych, zwłaszcza, jeśli są realizowane we własnym zakresie. Warto również podkreślić, jak podnoszone kwalifikacje mogą przyczynić się do rozwoju firmy lub instytucji albo jak pomaga to w lepszym wypełnianiu powierzonych zadań. Warto również pamiętać, że prosząc o podwyżkę swojego zwierzchnika nic nie tracisz, zwłaszcza, jeśli rozważasz zmianę miejsca zatrudnienia ze względu na stawkę godzinową. Poza podwyżką podczas takiej rozmowy można również renegocjować warunki umowy lub dopytać o benefity, jeśli przysługują one pracownikom zatrudnionym w późniejszym okresie.

Benefity do zatrudnienia dla sekretarek

Według badań przeprowadzonych przez portal wynagrodzenia.pl w styczniu 2024, jedynie 14% osób zatrudnionych jako sekretarz lub asystent kierownika może liczyć na prywatną opiekę medyczną, 15% na finansowane przez firmę karnety na siłownie i do klubu fitness, zaś tylko 21% zatrudnionych posiada ubezpieczenie na życie/NNW (ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków dla siebie lub dziecka). Najczęściej firmy nie oferują tego typu wsparcia dla pracowników, chociaż pomału zaczyna się to zmieniać i zatrudniając nowych często można liczyć na takie benefity przy podpisaniu umowy. Dlatego będąc starszym pracownikiem warto mieć na uwadze możliwość renegocjacji warunków umowy z przełożonym i poszerzenia jej o benefity, zwłaszcza, jeśli przysługują młodszym pracownikom w obrębie tej samej instytucji lub przedsiębiorstwa.

Czy są perspektywy wzrostu miesięcznego dochodu sekretarek w Polsce na 2025 rok?

Na koniec warto zwrócić uwagę na aktualne perspektywy wzrostu miesięcznego dochodu na 2025 rok. Przede wszystkim coraz więcej firm zaczyna wprowadzać podwyżki stażowe przyznawane co roku lub co inny stały okres czasu liczony od zakończenia okresu próbnego. Również stale rosnąca inflacja zaczyna przekładać się na wzrost stawek godzinowych w różnych branżach, na co mogą liczyć zwłaszcza pracownicy sektora publicznego, gdyż jest on odgórnie regulowany podstawami prawnymi. Wzrostu stawek mogą spodziewać się również osoby zatrudnione w międzynarodowych firmach o zachodnich standardach pracowniczych, co przekłada się korzystnie na polskie realia. Niestety gorzej sytuacja wygląda w przypadku osób zatrudnionych na umowy zlecenie na krótszy okres czasu. W takiej sytuacji pozostaje negocjacja warunków umowy lub stawki uwzględnionej w aneksie.