Jak uzyskać zaświadczenie o zarobkach od pracodawcy? Procedura + wzór

Redakcja Asistwork.pl

Zaświadczenie o zarobkach to jeden z najczęściej wymaganych dokumentów w sprawach urzędowych, finansowych czy sądowych. Banki żądają go przy ubieganiu się o kredyt lub pożyczkę, urzędy – w postępowaniach administracyjnych, a czasem pracownicy potrzebują go także przy ubieganiu się o różne świadczenia. Choć sporządzenie takiego dokumentu wydaje się prostą formalnością, to warto wiedzieć, jakie są zasady wnioskowania o to do pracodawcy. W dzisiejszym artykule wyjaśniamy, jak krok po kroku uzyskać zaświadczenie o zarobkach, jakie informacje musi ono zawierać, w jakim terminie powinno zostać wydane oraz przedstawiamy przykładowy wzór, który ułatwi przygotowanie dokumentu zgodnie z wymogami.

Czym jest zaświadczenie o zarobkach?

Zaświadczenie o zarobkach to dokument wystawiany przez pracodawcę, który potwierdza wysokość wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika oraz formę jego zatrudnienia. Dokument ten zawiera szczegółowe informacje, takie jak imię, nazwisko i PESEL pracownika, nazwę i adres pracodawcy, datę rozpoczęcia zatrudnienia, zajmowane stanowisko, rodzaj umowy, średnie miesięczne wynagrodzenie brutto za wskazany okres oraz ewentualne inne składniki wynagrodzenia. Zaświadczenie jest podpisane i opieczętowane przez osobę upoważnioną przez pracodawcę.

Zaświadczenie o zarobkach jest często wymagane w różnych sytuacjach, np. podczas załatwiania spraw kredytowych, rozłożenia płatności za zakupy na raty, zapisywania dziecka do przedszkola czy żłobka, a także przy rozprawach rozwodowych lub o alimenty. Dokument ten poświadcza stabilność finansową pracownika i jest ważną informacją dotyczącą źródła i wysokości jego dochodów.

Sprawdź najnowsze ogłoszenia o pracę na Asistwork!

Kiedy zaświadczenie o zarobkach może być potrzebne?

Zaświadczenie o zarobkach może być potrzebne w różnych sytuacjach, przede wszystkim wtedy, gdy instytucje publiczne, banki lub sklepy wymagają potwierdzenia zatrudnienia i wysokości dochodów danej osoby. Do najczęstszych przypadków, w których potrzebne jest takie zaświadczenie, należą:

Ubieganie się o kredyt bankowy, hipoteczny lub pożyczkę, gdzie dokument ten służy do oceny zdolności kredytowej.
Zakup towarów na raty, gdy sprzedawca chce potwierdzić, że klient jest w stanie spłacić zobowiązania.
Wnioskowanie o zasiłki, zapomogi socjalne lub inne formy wsparcia finansowego.
Zapisywanie dziecka do żłobka, przedszkola lub szkoły.
Sprawy rozwodowe lub alimentacyjne, gdzie wymagane jest potwierdzenie dochodów.
Weryfikacja stabilności finansowej przy wynajmie mieszkania.
Kontrole skarbowe lub urzędowe dotyczące zobowiązań finansowych.

Kto i kiedy wydaje zaświadczenie o wysokości zarobków?

Zaświadczenie o wysokości zarobków wystawia pracodawca, który potwierdza w nim zatrudnienie pracownika oraz wysokość jego wynagrodzenia. Dokument ten może być wydany osobiście przez pracodawcę, przez upoważnionego pracownika działu kadr lub księgowego zajmującego się finansami firmy. Pracodawca wydaje takie zaświadczenie na wniosek pracownika. Pracodawca nie może odmówić jego wydania ani ograniczać liczby wystawianych dokumentów.

Zaświadczenie o zarobkach pracodawca powinien wydać niezwłocznie po otrzymaniu wniosku od pracownika. W praktyce termin ten zwykle wynosi kilka dni roboczych. Aby było aktualne, zaświadczenie o zarobkach jest ważne zazwyczaj przez 30 dni od daty wystawienia.

Czy pracodawca ma obowiązek wydać zaświadczenie o zarobkach?

Pracodawca ma obowiązek wydać zaświadczenie o zarobkach na żądanie pracownika, jednak obowiązek ten nie wynika bezpośrednio z Kodeksu pracy, lecz z przepisów ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Zgodnie z zapisami tej ustawy pracodawca musi współdziałać z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji potrzebnej do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości, co obejmuje także wydawanie zaświadczeń o zarobkach.

Pracodawca nie może odmówić wydania takiego zaświadczenia ani limitować liczby wydawanych dokumentów. Odmowa wystawienia zaświadczenia może zostać potraktowana jako działanie na szkodę pracownika, a pracownik może dochodzić swoich praw przed sądem.

Co powinno zawierać zaświadczenie o zarobkach?

Zaświadczenie o zarobkach powinno być sporządzone na piśmie i zawierać następujące informacje:

Dane pracownika, czyli imię, nazwisko oraz numer PESEL.
Nazwa i adres zakładu pracy (pracodawcy), wraz z danymi kontaktowymi.
Data rozpoczęcia zatrudnienia oraz zajmowane stanowisko.
Rodzaj umowy o pracę (np. umowa na czas określony, nieokreślony).
Przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto za wskazany okres (zwykle ostatnie 3 miesiące).
Wyszczególnienie wszystkich składników wynagrodzenia, jeśli występują inne niż wynagrodzenie podstawowe.
Informacja o ewentualnych obciążeniach komorniczych pracownika.
Informacja, czy pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia.
Data wystawienia dokumentu.
Podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej do wystawienia zaświadczenia oraz pieczątka firmowa.

Taki zestaw informacji jest niezbędny, by dokument był ważny i akceptowany przez instytucje, które go wymagają, np. banki, urzędy czy placówki edukacyjne.

Jak wygląda procedura składania wniosku?

Procedura składania wniosku o zaświadczenie o zarobkach jest stosunkowo prosta i przebiega następująco. Pracownik zgłasza potrzebę uzyskania zaświadczenia u swojego pracodawcy. Wniosek może być złożony ustnie, pisemnie (np. e-mailem) lub w formie elektronicznej, jeśli regulamin zakładu pracy to umożliwia. Nie ma ustawowo określonego wzoru wniosku, ale powinien on być precyzyjny i zawierać cel zaświadczenia.

Po otrzymaniu wniosku pracodawca lub odpowiedni dział (kadry, HR) przygotowuje zaświadczenie zawierające wszystkie konieczne informacje wymienione wyżej. Zaświadczenie powinno zostać wystawione niezwłocznie, zwykle w ciągu kilku dni roboczych od złożenia wniosku. Gotowy dokument pracownik odbiera osobiście, otrzymuje drogą mailową lub przez platformy elektroniczne w firmie.

Zaświadczenie o zarobkach a zaświadczenie o zatrudnieniu

Zaświadczenie o zarobkach a zaświadczenie o zatrudnieniu to dwa różne dokumenty. Zaświadczenie o zatrudnieniu potwierdza fakt, że dana osoba jest zatrudniona w określonej firmie lub instytucji. Zawiera informacje o dacie rozpoczęcia pracy, rodzaju umowy, stanowisku oraz często wymiarze etatu. Może również wskazywać, czy umowa jest na czas określony czy nieokreślony, a także datę zakończenia umowy, jeśli dotyczy.

Zaświadczenie o zarobkach natomiast potwierdza wysokość wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika, zwykle w ujęciu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia brutto za określony okres (np. ostatnie 3, 6 lub 12 miesięcy). Jest dokumentem potwierdzającym źródło i wysokość dochodów. Oba dokumenty mogą być wydane oddzielnie lub połączone w jedno zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach.

Zaświadczenie o zarobkach a świadectwo pracy

Zaświadczenie o zarobkach to dokument wystawiany na prośbę pracownika w trakcie trwania stosunku pracy lub rzadziej po jego zakończeniu. Potwierdza wysokość wynagrodzenia oraz formę zatrudnienia. Może być używane do różnych celów, np. przy ubieganiu się o kredyt czy pożyczkę.

Z kolei świadectwo pracy jest dokumentem obowiązkowym, który pracodawca musi wydać pracownikowi w momencie zakończenia stosunku pracy. Zawiera szczegółowe informacje o przebiegu zatrudnienia, takie jak okres pracy, zajmowane stanowiska, tryb i datę rozwiązania umowy oraz inne dane określone przepisami prawa. Świadectwo pracy służy nowemu pracodawcy do rozpoznania historii zatrudnienia pracownika.

Zaświadczenie o zarobkach – wzór do kredytu

.......................................................

(nazwa i adres pracodawcy)

ZAŚWIADCZENIE O ZAROBKACH

Niniejszym zaświadcza się, że Pan/Pani ....................................................

(imię i nazwisko pracownika)

PESEL: ............................. Nr dowodu osobistego: ............................

jest zatrudniony/a w ...........................................................

(nazwa pracodawcy)

od dnia ............................. na podstawie ......................................

(rodzaj umowy – np. umowa o pracę na czas nieokreślony)

na stanowisku ....................................................

Wynagrodzenie pracownika z ostatnich 3 miesięcy wynosiło średnio brutto:

- miesiąc ............ – ............... zł,

- miesiąc ............ – ............... zł.

Średnie wynagrodzenie netto z ostatnich 3 miesięcy: ............... zł.

Dodatkowe informacje:

- forma zatrudnienia: ....................................................

- przewidywany okres zatrudnienia: ........................................

- obciążenia komornicze / potrącenia: TAK / NIE*

Zaświadczenie wydaje się na prośbę pracownika celem przedłożenia w banku.

...................................................

(data i podpis osoby upoważnionej)

(pieczęć zakładu pracy)

* niepotrzebne skreślić

Zaświadczenie o zarobkach – wzór do sądu

.......................................................

(nazwa i adres pracodawcy)

ZAŚWIADCZENIE O ZAROBKACH

Na prośbę Pana/Pani ....................................................

(imię i nazwisko pracownika)

PESEL: ............................. Nr dowodu osobistego: ............................

potwierdzamy, że jest zatrudniony/a w .............................................

(nazwa pracodawcy)

od dnia ............................. na podstawie ......................................

(rodzaj umowy – np. umowa o pracę na czas określony)

na stanowisku ....................................................

Średnie miesięczne wynagrodzenie pracownika brutto z ostatnich 6 miesięcy wynosiło ............... zł,

Potrącenia z wynagrodzenia (np. alimenty, egzekucja komornicza):

..............................................................................

Zaświadczenie wydaje się na wniosek pracownika celem przedłożenia w sądzie.

...................................................

(data i podpis osoby upoważnionej)

(pieczęć zakładu pracy)

Uzyskanie zaświadczenia o zarobkach od pracodawcy to formalność, ale często wymaga dostarczenia dokumentu w ściśle określonej formie – zależnie od tego, gdzie będzie składany. Ułatwieniem są gotowe wzory dostępne w Internecie w formacie PDF i DOC, które wystarczy pobrać i uzupełnić danymi pracownika. Dzięki nim oszczędzamy czas i mamy pewność, że dokument zawiera wszystkie wymagane informacje. W tym artykule przygotowaliśmy dwa praktyczne przykłady – wzór zaświadczenia o zarobkach w celach uzyskania kredytu oraz wzór do sądu – które mogą posłużyć jako pomoc w przygotowaniu własnego dokumentu.