Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) – co musisz wiedzieć jako przedsiębiorca?

Pierwsze faktury już wystawione, pojawiają się też firmowe wydatki, a Ty musisz przełożyć je na konkretne zapisy w KPiR? Możesz nie być pewien, co wpisać do poszczególnych kolumn, jak udokumentować koszty i których terminów pilnować. Poniżej znajdziesz najważniejsze zasady prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów. Sprawdź, jak robić to prawidłowo.

Co to jest KPiR i do czego służy?

Prowadząc firmę, musisz na bieżąco gromadzić informacje potrzebne do rozliczenia podatku dochodowego. KPiR, czyli podatkowa księga przychodów i rozchodów, jest uproszczoną formą ewidencji księgowej. Zapisujesz w niej przychody uzyskane z działalności oraz koszty poniesione w celu ich osiągnięcia.

Księga pozwala ustalić, czy Twoja firma w danym okresie osiągnęła dochód, czy poniosła stratę. Na podstawie znajdujących się w niej zapisów obliczasz zaliczki na podatek dochodowy, a następnie przygotowujesz roczne rozliczenie PIT.

W KPiR ujmujesz przede wszystkim:

• przychody ze sprzedaży towarów i usług,

• pozostałe przychody związane z działalnością,

• zakup towarów handlowych i materiałów,

• koszty uboczne zakupu,

• wynagrodzenia pracowników,

• pozostałe wydatki firmowe zaliczane do kosztów uzyskania przychodu.

KPiR nie przedstawia jednak pełnej sytuacji majątkowej firmy tak szczegółowo jak księgi rachunkowe. Służy głównie do prawidłowego ustalenia dochodu podlegającego opodatkowaniu. Szczegółowy układ księgi oraz zasady dokonywania zapisów określają przepisy wykonawcze do ustawy o PIT.

Kto musi prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów?

Wybrałeś opodatkowanie według skali podatkowej albo podatek liniowy i nie prowadzisz ksiąg rachunkowych? W takiej sytuacji KPiR będzie co do zasady podstawową ewidencją księgową Twojej działalności.

Obowiązek jej prowadzenia może dotyczyć:

• osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą,

• spółek cywilnych osób fizycznych,

• spółek jawnych, których wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne,

• spółek partnerskich,

• przedsiębiorstw w spadku,

• spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku.

KPiR możesz prowadzić, gdy przychody za poprzedni rok nie osiągnęły limitu zobowiązującego do stosowania ksiąg rachunkowych. Nawet przed przekroczeniem tego limitu możesz dobrowolnie wybrać pełną księgowość. Wtedy zamiast KPiR prowadzisz księgi rachunkowe.

Przepisy obejmują również niektóre szczególne grupy podatników. Dotyczy to osób wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów zawartych na warunkach zlecenia, osób prowadzących działy specjalne produkcji rolnej po zgłoszeniu takiego zamiaru oraz duchownych, którzy zrezygnowali ze zryczałtowanej formy opodatkowania.

Kto nie może prowadzić KPiR?

Forma prowadzonej ewidencji zależy od sposobu opodatkowania, rodzaju działalności oraz jej skali. KPiR nie prowadzą przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. W ich przypadku właściwym dokumentem jest ewidencja przychodów. Z księgi nie korzystają również podatnicy, którzy nadal rozliczają się na podstawie karty podatkowej.

KPiR nie może zastąpić ksiąg rachunkowych także wtedy, gdy pełna księgowość jest obowiązkowa. Dotyczy to przede wszystkim:

• osób fizycznych oraz określonych spółek, których przychody za poprzedni rok osiągnęły co najmniej równowartość 2,5 mln euro,

• spółek z ograniczoną odpowiedzialnością,

• prostych spółek akcyjnych i spółek akcyjnych,

• spółek komandytowych i komandytowo-akcyjnych,

• innych podmiotów zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych niezależnie od wysokości przychodów.

W 2026 roku równowartość 2,5 mln euro wynosi 10 646 500 zł. Limit ten służy do ustalenia obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2026 roku na podstawie przychodów osiągniętych w 2025 roku. Osiągnięcie co najmniej tej wartości oznacza obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. KPiR nie stosujesz również wtedy, gdy dobrowolnie zdecydujesz się na pełną księgowość mimo niższych przychodów.

Jak założyć Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów?

Jeśli rozpoczynasz działalność i zamierzasz rozliczać dochody według skali podatkowej lub podatkiem liniowym, działaj z odpowiednim wyprzedzeniem. KPiR musisz założyć na dzień rozpoczęcia działalności, a w kolejnych latach na 1 stycznia danego roku podatkowego.

Przygotowanie księgi obejmuje kilka kroków:

1. Sprawdź, czy możesz prowadzić KPiR. Upewnij się, że wybrana forma opodatkowania oraz wysokość przychodów pozwalają Ci korzystać z uproszczonej księgowości.

2. Wybierz sposób prowadzenia księgi. Możesz zajmować się nią samodzielnie albo powierzyć rozliczenia biuru rachunkowemu.

3. Załóż księgę według aktualnego wzoru. Od 2026 roku obowiązuje formularz zawierający 19 kolumn, w tym miejsca na numer faktury nadany w KSeF oraz identyfikator podatkowy kontrahenta.

4. Sporządź spis z natury. Remanent początkowy obejmuje posiadane towary handlowe, materiały, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Obowiązek dotyczy również przedsiębiorców, u których wartość spisu wynosi 0 zł.

5. Wpisz wartość spisu do KPiR. Samą wycenę możesz przeprowadzić najpóźniej w ciągu 14 dni od zakończenia spisu.

6. Przygotuj pozostałe wymagane ewidencje. Zależnie od rodzaju działalności mogą być potrzebne ewidencja środków trwałych, zestawienie sprzedaży lub ewidencja przebiegu pojazdu.

Od 2026 roku przedsiębiorcy zobowiązani do comiesięcznego przesyłania JPK_V7M muszą prowadzić KPiR przy użyciu programu komputerowego. Pozostali podatnicy zostaną objęci tym obowiązkiem od 2027 roku. Wybierając oprogramowanie, sprawdź więc, czy pozwala ono prowadzić księgę zgodnie z aktualnym wzorem i wygenerować plik JPK_PKPiR.

Nie musisz osobno informować urzędu skarbowego o założeniu KPiR ani o powierzeniu jej prowadzenia biuru rachunkowemu. Obowiązek prowadzenia księgi wynika z wybranej formy opodatkowania oraz spełnienia warunków ustawowych.

Jakie dane zawiera KPiR?

Każdą sprzedaż, zakup towarów czy wypłatę wynagrodzenia musisz przyporządkować do odpowiedniego miejsca w księdze. Obowiązujący od 2026 roku wzór KPiR zawiera 19 kolumn, które można podzielić na kilka grup:

• kolumny 1–2 – numer porządkowy zapisu oraz data zdarzenia gospodarczego,

• kolumny 3–4 – numer identyfikujący fakturę w KSeF albo numer innego dowodu księgowego,

• kolumny 5–7 – identyfikator podatkowy, imię i nazwisko lub nazwa firmy oraz adres kontrahenta,

• kolumna 8 – krótki opis zdarzenia gospodarczego, na przykład sprzedaż usługi, zakup materiałów lub wypłata wynagrodzenia,

• kolumny 9–11 – przychody ze sprzedaży, pozostałe przychody oraz ich łączna wartość,

• kolumny 12–13 – zakup towarów handlowych i materiałów oraz koszty uboczne zakupu, takie jak transport, załadunek czy ubezpieczenie,

• kolumny 14–16 – wynagrodzenia, pozostałe wydatki stanowiące koszty uzyskania przychodu oraz suma tych wydatków,

• kolumna 17 – wolna kolumna przeznaczona na inne zdarzenia gospodarcze, w tym wydatki odnoszące się do przychodów przyszłych okresów,

• kolumna 18 – koszty działalności badawczo-rozwojowej,

• kolumna 19 – uwagi dotyczące dokonanych zapisów.

Nie każda operacja wymaga uzupełnienia wszystkich danych. Po wpisaniu identyfikatora podatkowego kontrahenta w kolumnie 5 nie musisz podawać jego nazwy i adresu w kolumnach 6–7. Danych kontrahenta oraz numeru dowodu nie uzupełniasz również przy zapisach sporządzanych na podstawie raportów fiskalnych lub zestawienia sprzedaży.

Nowością wprowadzoną w 2026 roku są osobne miejsca na numer identyfikujący fakturę w KSeF oraz identyfikator podatkowy kontrahenta. Dzięki prawidłowemu przyporządkowaniu kwot do poszczególnych kolumn możesz na koniec miesiąca obliczyć łączny przychód i poniesione koszty, a następnie ustalić dochód lub stratę.

💡 Przeczytaj też: Rodzaje PIT – który formularz złożyć i do kiedy?

Jak prowadzić KPiR?

Rozliczając firmę na podstawie KPiR, musisz zadbać o to, żeby zapisy odzwierciedlały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych. Księgę należy prowadzić w języku polskim, w złotych oraz na podstawie odpowiednich dowodów księgowych. Każdy przychód i koszt powinien zostać wpisany do właściwej kolumny zgodnie z aktualnym wzorem. Prawidłowo prowadzona KPiR musi być rzetelna i niewadliwa. Oznacza to, że zawarte w niej dane odpowiadają stanowi faktycznemu, a sposób dokonywania zapisów jest zgodny z przepisami. Dokumenty stanowiące podstawę wpisów należy uporządkować i oznaczyć tak, żeby można było powiązać je z konkretnymi pozycjami w księdze.

KPiR w formie papierowej i elektronicznej

Sposób prowadzenia księgi zależy obecnie od tego, do której grupy podatników należysz. Papierowa KPiR powinna mieć ponumerowane strony i zostać zbroszurowana. Wersję elektroniczną prowadzisz za pomocą programu księgowego, który umożliwia zachowanie wymaganej struktury danych oraz wygenerowanie pliku JPK_PKPiR.

Od 2026 roku elektroniczna KPiR jest obowiązkowa dla podatników, którzy przesyłają pliki JPK_V7M, czyli rozliczają VAT miesięcznie. Po zakończeniu roku muszą oni przekazać księgę urzędowi skarbowemu w strukturze JPK_PKPiR. Termin wysłania pliku upływa wraz z terminem złożenia rocznego zeznania PIT.

Pozostali przedsiębiorcy, w tym podatnicy rozliczający VAT kwartalnie oraz korzystający ze zwolnienia z VAT, zostaną objęci obowiązkiem prowadzenia KPiR przy użyciu programu komputerowego od 2027 roku. Do tego czasu mogą prowadzić księgę w formie papierowej, o ile nie należą do grupy objętej wcześniejszym etapem cyfryzacji.

Czy KPiR można prowadzić samodzielnie?

Nie musisz powierzać prowadzenia księgi biuru rachunkowemu. Możesz samodzielnie wpisywać przychody i koszty, obliczać dochód oraz ustalać wysokość zaliczek na podatek. Potrzebujesz jednak znajomości zasad kwalifikowania wydatków, terminów księgowania oraz dokumentów, na podstawie których wolno dokonywać zapisów.

Samodzielne prowadzenie KPiR może być wygodnym rozwiązaniem, gdy wystawiasz niewiele faktur, nie zatrudniasz pracowników i rozliczasz wyłącznie standardowe transakcje krajowe. Program księgowy może ułatwić Ci przyporządkowanie wydatków do odpowiednich kolumn, obliczenie zaliczki oraz przygotowanie wymaganych plików.

Większa liczba dokumentów, zatrudnianie pracowników, transakcje zagraniczne czy korzystanie z ulg podatkowych zwiększają ryzyko pomyłki. W takiej sytuacji możesz zlecić prowadzenie KPiR księgowemu lub biuru rachunkowemu. Nadal powinieneś jednak terminowo przekazywać wszystkie dokumenty i sprawdzać poprawność rozliczeń, ponieważ powierzenie księgowości zewnętrznej firmie nie zwalnia Cię z odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe.

Kiedy należy dokonywać zapisów w KPiR?

Terminy księgowania zależą od rodzaju przychodu lub kosztu oraz dokumentu, który potwierdza dane zdarzenie. Faktur nie warto więc odkładać do końca roku, nawet gdy liczba operacji w Twojej firmie jest niewielka.

Od 2026 roku obowiązują następujące zasady:

• przychody ze sprzedaży udokumentowane fakturami lub raportami fiskalnymi wpisujesz najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu ich uzyskania,

• pozostałe przychody ujmujesz najpóźniej do 20. dnia kolejnego miesiąca,

• sprzedaż nieudokumentowaną fakturami ani raportami fiskalnymi możesz wpisywać na podstawie dziennego dowodu wewnętrznego po zakończeniu dnia, najpóźniej przed rozpoczęciem działalności następnego dnia,

• zapisu na podstawie miesięcznego zestawienia sprzedaży dokonujesz do 20. dnia następnego miesiąca,

• wydatki wpisujesz na podstawie właściwych dowodów księgowych, zgodnie z zasadami rozpoznawania kosztów określonymi w ustawie o PIT.

Data wpisana w KPiR nie zawsze odpowiada terminowi zapłaty faktury. Zależy ona od rodzaju operacji i stosowanej metody rozliczania kosztów. Wszystkie dokumenty z danego okresu powinieneś zaksięgować przed obliczeniem zaliczki na podatek, żeby prawidłowo ustalić wysokość dochodu.

Jak ujmować przychody w KPiR?

Otrzymujesz zapłatę za usługę, sprzedajesz towar albo zbywasz składnik firmowego majątku i co dalej? Każde z tych zdarzeń może generować przychód, ale nie zawsze należy je wpisać do tej samej kolumny KPiR. Przychody z działalności ujmujesz na podstawie faktur, raportów fiskalnych, zestawienia sprzedaży albo innych dowodów potwierdzających ich uzyskanie. Czynny podatnik VAT wpisuje do księgi przychód pomniejszony o należny VAT. Przedsiębiorca zwolniony z VAT ujmuje zazwyczaj kwotę brutto.

Przychody ze sprzedaży towarów i usług

Kwoty należne za sprzedane towary i wykonane usługi wpisujesz w kolumnie 9 KPiR. Na zasadach ogólnych przychód powstaje w dniu wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego albo wykonania usługi lub jej części. Nie może to jednak nastąpić później niż w dniu wystawienia faktury lub otrzymania zapłaty.

Oznacza to, że brak płatności od kontrahenta zazwyczaj nie pozwala przesunąć momentu powstania przychodu. Inaczej rozliczają się przedsiębiorcy, którzy skutecznie wybrali kasową metodę rozpoznawania przychodów. W przypadku transakcji objętych tą metodą przychód powstaje co do zasady w dniu uregulowania należności, nie później jednak niż po upływie 2 lat od wystawienia faktury albo w dniu likwidacji działalności.

Sprzedaż dokumentowaną na kasie fiskalnej możesz wpisywać na podstawie raportów dobowych lub miesięcznych. Nie ujmujesz ponownie faktury wystawionej do sprzedaży, która została wcześniej uwzględniona w raporcie fiskalnym, ponieważ prowadziłoby to do podwójnego wykazania tego samego przychodu.

Pozostałe przychody związane z działalnością

Nie każda kwota uzyskana przez Twoją firmę pochodzi ze standardowej sprzedaży. Pozostałe przychody wpisujesz w kolumnie 10 KPiR. Mogą do nich należeć:

• przychody ze sprzedaży firmowych składników majątku,

• otrzymane kary umowne,

• wynagrodzenie płatnika za terminowe przekazywanie podatków,

• odsetki od środków znajdujących się na firmowym rachunku,

• dodatnie różnice kursowe,

• niektóre dotacje, dopłaty i nieodpłatne świadczenia.

Każdy taki przychód wymaga indywidualnej oceny, ponieważ przepisy przewidują liczne wyłączenia i zwolnienia. Przykładowo dotacja przeznaczona na zakup środka trwałego podlegającego amortyzacji nie jest rozliczana tak samo jak dofinansowanie bieżących wydatków. Łączną wartość przychodów z kolumn 9 i 10 wykazujesz w kolumnie 11. To właśnie ta suma służy później do ustalenia dochodu z działalności.

Jak wpisywać koszty uzyskania przychodu do KPiR?

Firmowy charakter faktury nie przesądza jeszcze o możliwości obniżenia dochodu. Wydatek musi pozostawać w związku z osiąganiem przychodów albo zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła. Nie może też znajdować się w ustawowym katalogu wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych. Czynny podatnik VAT ujmuje zazwyczaj koszt w kwocie netto. Nieodliczony VAT może w określonych sytuacjach powiększyć wartość kosztu. Potrzebujesz również faktury, rachunku lub innego dowodu księgowego dopuszczonego przez przepisy.

Zakup towarów handlowych i materiałów

Jeśli prowadzisz sklep, produkcję albo wykorzystujesz materiały bezpośrednio podczas świadczenia usług, wydatki na towary handlowe oraz materiały podstawowe i pomocnicze wpisujesz w kolumnie 12 KPiR według ceny zakupu. Koszty związane z dostarczeniem zakupionych produktów ujmujesz oddzielnie w kolumnie 13. Dotyczy to wydatków na transport, załadunek, wyładunek czy ubezpieczenie towaru w drodze.

Towary i materiały należy ująć w księdze również wtedy, gdy dotrą do firmy przed fakturą. Podstawą zapisu może być wtedy szczegółowy opis dostawy albo specyfikacja sporządzona przez dostawcę. Po otrzymaniu faktury trzeba połączyć dokumenty i uwzględnić ewentualną różnicę w wartości zakupu.

Wynagrodzenia pracowników i osób zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych

Zatrudniając pracowników, zleceniobiorców lub wykonawców dzieła, wypłacane im wynagrodzenia brutto wpisujesz w kolumnie 14 KPiR. Podstawą zapisu może być lista płac, rachunek do umowy albo potwierdzenie przelewu. Wynagrodzenie pracownika należne za dany miesiąc może stanowić koszt tego miesiąca, gdy wypłacisz je w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub regulaminu wynagradzania. Po przekroczeniu terminu koszt rozpoznajesz dopiero w momencie wypłaty. Należności z umów zlecenia i o dzieło stają się kosztem po ich wypłaceniu lub postawieniu do dyspozycji wykonawcy.

Składek ZUS finansowanych przez pracodawcę nie ujmujesz razem z wynagrodzeniem w kolumnie 14. Trafiają one do pozostałych wydatków w kolumnie 15 po spełnieniu warunków dotyczących ich opłacenia. Faktura wystawiona przez osobę współpracującą z Tobą w ramach działalności B2B również stanowi pozostały wydatek, a nie wynagrodzenie ujmowane w kolumnie 14.

Szukasz pracowników? Dodaj ogłoszenie!

Koszty związane z samochodem firmowym

Sposób rozliczenia wydatków na samochód zależy od tego, czy pojazd należy do majątku firmy, jest leasingowany, czy stanowi Twoją prywatną własność. Znaczenie ma również wykorzystywanie auta wyłącznie służbowo albo jednocześnie do celów firmowych i prywatnych.

Samochód należący do majątku firmy lub używany na podstawie leasingu pozwala zaliczyć do kosztów 75% wydatków eksploatacyjnych, gdy korzystasz z niego także prywatnie. Przy użytkowaniu wyłącznie na potrzeby działalności możesz rozliczyć 100% takich wydatków, o ile spełniasz wymagania pozwalające potwierdzić służbowy sposób korzystania z pojazdu. Koszty eksploatacyjne obejmują między innymi paliwo, naprawy, przeglądy, części i opłaty parkingowe.

W przypadku prywatnego samochodu osobowego, który nie został wprowadzony do majątku firmy, kosztem może być 20% wydatków związanych z jego używaniem oraz ubezpieczeniem. Odpisy amortyzacyjne oraz część opłat leasingowych i za najem odpowiadająca spłacie wartości samochodu podlegają dodatkowym limitom. Od 2026 roku wynoszą one 225 tys. zł dla samochodów elektrycznych i wodorowych, 150 tys. zł dla samochodów spalinowych z emisją CO₂ poniżej 50 g/km oraz 100 tys. zł dla pozostałych samochodów spalinowych. Składki na dobrowolne ubezpieczenie zależne od wartości samochodu podlegają odrębnemu limitowi 150 tys. zł.

Pozostałe wydatki związane z działalnością

Bieżące funkcjonowanie firmy wiąże się także z kosztami, których nie ujmujesz jako zakup towarów, materiałów ani wynagrodzenia. Takie wydatki trafiają do kolumny 15 KPiR.

Możesz w niej wykazywać:

• czynsz za biuro lub lokal użytkowy,

• opłaty za prąd, wodę, ogrzewanie, telefon i internet,

• zakup wyposażenia oraz materiałów biurowych,

• usługi księgowe, prawne, informatyczne i reklamowe,

• amortyzację środków trwałych,

• koszty szkoleń i podróży służbowych,

• składki ZUS finansowane przez pracodawcę,

• inne udokumentowane wydatki związane z działalnością.

Ujęcie wydatku w tej kolumnie wymaga wykazania jego związku z działalnością. Przy zakupach wykorzystywanych również prywatnie kosztem może być tylko odpowiednio ustalona część wydatku.

Jakich wydatków nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Nawet rzeczywiście poniesiony wydatek nie obniży dochodu, gdy służy celom osobistym albo został wyłączony z kosztów na podstawie ustawy o PIT. Nie powinieneś wpisywać go do kolumn przeznaczonych na koszty podatkowe.

Do kosztów uzyskania przychodu nie zaliczysz zasadniczo:

• wydatków prywatnych niezwiązanych z działalnością,

• podatku dochodowego i odsetek od zaległości podatkowych,

• grzywien, mandatów oraz określonych kar administracyjnych,

• spłaty kapitału kredytu lub pożyczki,

• darowizn i ofiar,

• kosztów reprezentacji,

• niewypłaconych wynagrodzeń z umów cywilnoprawnych,

• wydatków, których nie potrafisz prawidłowo udokumentować.

Katalog wyłączeń jest znacznie szerszy i znajduje się w art. 23 ustawy o PIT. Przed zaksięgowaniem nietypowego wydatku warto więc sprawdzić zarówno jego związek z przychodami, jak i to, czy przepisy wprost nie wyłączają go z kosztów podatkowych.

Jakie dokumenty są podstawą zapisów w KPiR?

Zanim wpiszesz przychód albo wydatek do księgi, potrzebujesz dokumentu potwierdzającego rzeczywisty przebieg zdarzenia gospodarczego. Sam fakt wykonania przelewu lub poniesienia wydatku nie zawsze wystarczy do uznania go za koszt podatkowy.

Podstawą zapisów w KPiR mogą być przede wszystkim:

• faktury, w tym faktury wystawione za pomocą KSeF,

• faktury VAT RR,

• rachunki,

• dokumenty celne,

• raporty fiskalne dobowe lub miesięczne,

• zestawienia sprzedaży,

• listy płac oraz inne dokumenty potwierdzające wypłatę wynagrodzeń,

• noty księgowe służące do korygowania zapisów,

• dowody opłat pocztowych i bankowych,

• określone dowody wewnętrzne,

• inne dokumenty spełniające wymagania przewidziane dla dowodów księgowych.

Fakturę wystawioną w KSeF identyfikujesz w księdze za pomocą numeru nadanego jej w systemie. Numer innego dowodu księgowego wpisujesz w osobnej kolumnie KPiR.

Dokument inny niż faktura powinien pozwalać na ustalenie stron transakcji, daty wystawienia, daty lub okresu dokonania operacji, jej przedmiotu i wartości oraz ilości, o ile można ją określić w jednostkach naturalnych. Musi również zawierać podpisy osób uprawnionych do udokumentowania zdarzenia oraz numer lub inne oznaczenie umożliwiające powiązanie go z zapisem w księdze.

Dokument sporządzony w walucie obcej wymaga przeliczenia wartości na złote zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o PIT. Wynik przeliczenia umieszczasz na dokumencie albo w dołączonym do niego załączniku.

Dowód wewnętrzny możesz sporządzić tylko w przypadkach wskazanych w przepisach. Może on dokumentować:

• zakup określonych produktów roślinnych i zwierzęcych bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy,

• zakup od ludności określonych ziół, jagód, owoców i grzybów leśnych,

• wartość produktów pochodzących z własnej uprawy lub hodowli,

• diety i inne należności związane z podróżami służbowymi,

• zakup od ludności odpadów poużytkowych stanowiących surowce wtórne, z ustawowymi wyłączeniami,

• część opłat za czynsz, energię, telefon, wodę, gaz i ogrzewanie przypadającą na działalność,

• opłaty sądowe i notarialne,

• wydatki na parkowanie potwierdzone biletem lub kuponem.

Od 2026 roku zwykły paragon bez NIP nie wystarcza już do udokumentowania w KPiR zakupu materiałów biurowych, środków czystości czy innych produktów nabywanych w handlu detalicznym. Wyjątek dotyczy wydatków poniesionych za granicą na paliwo lub oleje. Taki zakup może być potwierdzony paragonem fiskalnym albo dowodem kasowym zawierającym wymagane dane. Szczególne zasady obowiązują również przy opłatach parkingowych.

Towar lub materiał może dotrzeć do Twojej firmy przed fakturą. Wtedy sporządzasz szczegółowy opis dostawy zawierający dane dostawcy, rodzaj i ilość towaru, cenę jednostkową oraz łączną wartość. Opis nie jest potrzebny, gdy otrzymasz od dostawcy specyfikację zawierającą te informacje. Po otrzymaniu faktury należy połączyć dokumenty i skorygować ewentualną różnicę w wartości zakupu.

Spis z natury w KPiR – kiedy i jak go sporządzić?

Towary, materiały i niedokończone produkty znajdujące się w Twojej firmie wpływają na wysokość kosztów oraz ostateczny dochód. Z tego powodu w określonych sytuacjach musisz je policzyć, wycenić i ująć w spisie z natury, nazywanym także remanentem.

Spis sporządzasz:

• na 1 stycznia roku podatkowego,

• na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku,

• na koniec roku podatkowego,

• po utracie prawa do opodatkowania ryczałtem,

• przy zmianie wspólnika lub proporcji udziałów wspólników,

• na dzień likwidacji działalności,

• w terminie zarządzonym przez naczelnika urzędu skarbowego.

Nie musisz ponownie sporządzać spisu na 1 stycznia, gdy zrobiłeś go na koniec poprzedniego roku. Do nowej KPiR wpisujesz wtedy wartość remanentu sporządzonego 31 grudnia. Możesz również przygotowywać spisy z natury co miesiąc, choć przepisy nie nakładają takiego obowiązku.

Remanent powinien obejmować:

• towary handlowe,

• materiały podstawowe i pomocnicze,

• półwyroby i produkcję w toku,

• wyroby gotowe,

• braki i odpady.

Uwzględniasz również towary należące do Ciebie, które w dniu sporządzania spisu znajdują się poza firmą. Towary należące do innych podmiotów ujmujesz ilościowo ze wskazaniem właściciela, ale ich nie wyceniasz.

Dokument powinien zawierać nazwę firmy lub imię i nazwisko właściciela, datę sporządzenia, numery kolejnych pozycji, opis składników, jednostki miary, ilość, cenę jednostkową, wartość każdej pozycji oraz łączną wartość spisu. Potrzebna jest także informacja o numerze ostatniej pozycji i podpis właściciela albo wspólników.

Towary handlowe i materiały wyceniasz według cen zakupu lub nabycia. Możesz przyjąć cenę rynkową z dnia sporządzenia spisu, gdy jest niższa. Półwyroby, wyroby gotowe i braki własnej produkcji wyceniasz według kosztów wytworzenia, a odpady według wartości oszacowanej z uwzględnieniem ich dalszej przydatności. Wycenę musisz zakończyć w ciągu 14 dni od sporządzenia remanentu.

Od 2026 roku do KPiR wpisujesz łączną wartość spisu z natury. Sam arkusz remanentu przechowujesz razem z pozostałą dokumentacją księgową.

Jak poprawić błędny zapis w KPiR?

Pomyliłeś kwotę, wybrałeś niewłaściwą kolumnę albo pominąłeś dokument? Sposób korekty zależy od formy prowadzenia księgi. W papierowej KPiR skreśl błędną treść tak, żeby nadal była czytelna, wpisz poprawne dane oraz dodaj datę i podpis. W księdze elektronicznej skorzystaj z funkcji korekty dostępnej w programie. Brakujący dokument możesz dopisać, a kwoty zmniejszające przychód lub koszt oznaczyć znakiem minus. Błędu na fakturze otrzymanej od kontrahenta nie poprawiaj samodzielnie. W takiej sytuacji potrzebny jest odpowiedni dokument korygujący.

Księga Przychodów i Rozchodów – najczęściej zadawane pytania

Czy na ryczałcie prowadzi się KPiR?

Nie. Rozliczając działalność ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, prowadzisz ewidencję przychodów. KPiR jest przeznaczona przede wszystkim dla przedsiębiorców opodatkowanych według skali podatkowej lub podatkiem liniowym.

Czy KPiR trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego?

Nie musisz składać osobnego zawiadomienia o założeniu KPiR ani o powierzeniu jej biuru rachunkowemu. Obowiązek prowadzenia księgi wynika z formy opodatkowania i rodzaju prowadzonej działalności.

Czy przedsiębiorca może prowadzić KPiR w Excelu?

Tak, o ile arkusz odpowiada aktualnemu wzorowi KPiR, pozwala prowadzić księgę rzetelnie i prawidłowo oraz spełnić obowiązki związane z JPK. Zwykły arkusz bez możliwości przygotowania pliku JPK_PKPiR może okazać się niewystarczający po objęciu Cię obowiązkiem prowadzenia księgi elektronicznej. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest program księgowy dostosowany do aktualnych przepisów.

Czy KPiR trzeba drukować?

Nie musisz drukować księgi prowadzonej elektronicznie. Papierową KPiR trzeba natomiast zbroszurować i kolejno ponumerować jej strony. Dokumenty oraz dane elektroniczne należy przechowywać tak, żeby można było je odczytać i udostępnić organowi podatkowemu.

Czy fakturę bez zapłaty należy wpisać do KPiR?

Fakturę sprzedażową co do zasady wpisujesz do KPiR również wtedy, gdy kontrahent jeszcze jej nie opłacił. Wyjątek może dotyczyć przedsiębiorców korzystających z kasowego PIT, w którym moment powstania przychodu jest powiązany z otrzymaniem zapłaty. Fakturę kosztową możesz zwykle ująć zgodnie z zasadami rozpoznawania kosztów, nawet przed jej opłaceniem. Długotrwały brak zapłaty może jednak wymagać późniejszej korekty w ramach ulgi na złe długi.

Czy KPiR może prowadzić biuro rachunkowe?

Tak. Możesz powierzyć prowadzenie KPiR księgowemu lub biuru rachunkowemu. Nadal musisz terminowo przekazywać dokumenty i odpowiadasz wobec urzędu skarbowego za prawidłowe rozliczenie podatku.

Od jakiej kwoty trzeba prowadzić pełną księgowość?

W 2026 roku obowiązek przejścia na księgi rachunkowe dotyczy osób fizycznych oraz wskazanych spółek, których przychody za 2025 rok wyniosły co najmniej 10 646 500 zł. Kwota ta odpowiada równowartości 2,5 mln euro. Niektóre rodzaje spółek muszą prowadzić pełną księgowość niezależnie od wysokości przychodów.

Jak długo należy przechowywać KPiR i dokumenty księgowe?

KPiR oraz dokumenty będące podstawą zapisów przechowujesz do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zasadniczo jest to 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumentację dotyczącą rozliczeń za 2026 rok powinieneś więc co do zasady zachować do końca 2032 roku. Termin może się wydłużyć, gdy bieg przedawnienia zostanie zawieszony lub przerwany.