Jak uzyskać zaświadczenie o zatrudnieniu? Wzór dokumentu

W życiu zdarzają się sytuacje, w których konieczne jest przedstawienie zaświadczenia o zatrudnieniu. Taki dokument jest często wymagany przez banki (np. przy ubieganiu się o kredyt), urzędy (przy rozpatrywaniu wniosków socjalnych) czy deweloperów (podczas wynajmu mieszkania). Zaświadczenie o zatrudnieniu potwierdza, że dana osoba pozostaje w stosunku pracy oraz określa podstawowe warunki zatrudnienia. Kto może wystąpić o wydanie zaświadczenia? Jak je uzyskać? Jak powinien wyglądać prawidłowo sporządzony dokument? W tym artykule odpowiadamy na najważniejsze pytania i przedstawiamy przykładowy wzór zaświadczenia o zatrudnieniu.

Czym jest zaświadczenie o zatrudnieniu?

Zaświadczenie o zatrudnieniu to oficjalny dokument wystawiany przez pracodawcę na prośbę pracownika, który potwierdza fakt zatrudnienia w danej firmie. Zawiera podstawowe informacje o umowie o pracę, takie jak rodzaj umowy, stanowisko, wymiar etatu, a często także informacje o wynagrodzeniu. Dokument ten nie jest regulowany przepisami prawa pracy, ale jest powszechnie stosowany w praktyce i potrzebny w wielu sytuacjach, takich jak na przykład ubieganie się o kredyt.

Szukasz pracy? Najlepsze ogłoszenia czekają na Ciebie na Asistwork!

W jakich sytuacjach możesz go potrzebować?

Zaświadczenie o zatrudnieniu może być potrzebne w różnych sytuacjach życiowych, m.in.:

• Przy ubieganiu się o kredyt lub pożyczkę, gdzie dokument ten potwierdza stabilność zatrudnienia i pozwala ocenić zdolność kredytową wnioskodawcy.

• W procesie wynajmu mieszkania, aby potwierdzić dochody i zatrudnienie przed wynajmującym.

• Przy składaniu wniosków o różnego rodzaju świadczenia socjalne czy pomoc z różnych instytucji.

• Podczas zawierania umów, takich jak abonament na telefon czy inne usługi, gdzie wymagana jest weryfikacja dochodów.

• W sytuacjach sądowych, np. przy rozwodach, alimentach, gdzie wymagane jest potwierdzenie uzyskiwania dochodów i wysokości wynagrodzenia.

• Przy zapisywaniu dziecka do przedszkola, gdzie dokumentacja dotycząca zatrudnienia i dochodów jest czasem wymagana.

Jakie informacje powinno zawierać zaświadczenie o zatrudnieniu?

Aby dobrze spełniało swoje zadanie, zaświadczenie o zatrudnieniu powinno zawierać następujące informacje:

• Dane pracodawcy: pełna nazwa firmy, adres siedziby oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP).

• Dane pracownika: imię, nazwisko, numer PESEL.

• Stanowisko zajmowane przez pracownika.

• Rodzaj umowy o pracę (np. umowa na czas określony, nieokreślony, umowa zlecenie).

• Okres zatrudnienia, czyli data rozpoczęcia pracy i czas trwania umowy.

• Wymiar etatu lub liczba godzin pracy.

• Informacje o wynagrodzeniu: wysokość miesięcznej pensji brutto i netto, a czasami także informacje o dodatkowych składnikach wynagrodzenia, takich jak premie czy nagrody.

• Informacje o ewentualnych obciążeniach komorniczych, jeśli występują.

• Informacja, czy pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia.

• Ewentualna informacja o stanie likwidacji lub upadłości zakładu pracy.

• Data i miejsce wystawienia zaświadczenia.

• Podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu oraz pieczęć firmy.

Czy pracodawca ma obowiązek wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu?

Pracodawca ma obowiązek wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu na żądanie pracownika. Choć Kodeks pracy nie wskazuje bezpośrednio takiego obowiązku, to wynika on pośrednio z przepisów oraz orzeczeń sądowych. Pracodawca jest zobowiązany współdziałać z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji potrzebnej chociażby do przyznania świadczeń – to obejmuje także wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach. Odmowa wydania takich zaświadczeń może być traktowana jako działanie na szkodę pracownika.

Pracownik może domagać się wystawienia zaświadczenia, a w przypadku odmowy może zwrócić się o pomoc do Państwowej Inspekcji pracy oraz dochodzić swoich praw przed sądem pracy. Pracodawca powinien wydać zaświadczenie niezwłocznie po otrzymaniu wniosku, zwykle w ciągu kilku dni roboczych. Zaświadczenia wystawia zwykle płatnik składek, czyli pracodawca lub osoba przez niego upoważniona.

Jak uzyskać zaświadczenie o zatrudnieniu od pracodawcy?

Aby uzyskać zaświadczenie o zatrudnieniu od pracodawcy, pracownik powinien przede wszystkim zgłosić taką potrzebę swojemu przełożonemu lub działowi kadr. W wielu firmach wystarczy ustna prośba, aczkolwiek możliwe jest też złożenie wniosku pisemnego lub elektronicznego, jeśli firma posiada takie procedury. Warto przy składaniu prośby określić cel, w jakim zaświadczenie będzie używane, aby pracodawca mógł odpowiednio dobrać zakres informacji zawartych w dokumencie.

Pracodawca ma obowiązek wystawić zaświadczenie bez zbędnej zwłoki, zazwyczaj w ciągu kilku dni roboczych od zgłoszenia. Dokument można odebrać osobiście lub – w zależności od firmy – otrzymać w formie elektronicznej. Uzyskanie zaświadczenia jest bezpłatne.

Taki dokument najczęściej wydaje dział kadr, dział HR lub osoba upoważniona przez pracodawcę. W większych przedsiębiorstwach proces może być sformalizowany i obsługiwany przez systemy kadrowo-płacowe, które automatycznie generują potrzebne zaświadczenia.

Zaświadczenie o zatrudnieniu – wzór

W Internecie znajdziesz różne wzory do druku w formacie pdf czy docx, dzięki którym wiesz, jak powinno wyglądać zaświadczenie o zatrudnieniu i jakie informacje powinno zawierać. Poniżej znajdziesz uniwersalny przykład takiego zaświadczenia.

[Nazwa firmy]

[Pieczęć firmowa]

[Adres firmy]

NIP: [Numer NIP]

REGON: [Numer REGON]

ZAŚWIADCZENIE O ZATRUDNIENIU

Niniejszym zaświadcza się, że:

Imię i nazwisko pracownika: [Imię i nazwisko pracownika]

PESEL: [Numer PESEL]

Stanowisko: [Stanowisko pracownika]

Forma zatrudnienia: [np. umowa o pracę na czas nieokreślony]

Data rozpoczęcia zatrudnienia: [dd.mm.rrrr]

Wymiar etatu: [np. pełny etat lub 1/2 etatu]

Wysokość miesięcznego wynagrodzenia brutto: [Kwota w zł]

Pracownik pozostaje zatrudniony w naszej firmie na dzień wystawienia niniejszego zaświadczenia.

Dokument został wydany na prośbę pracownika i może być przedłożony w instytucji, która tego wymaga.

Miejscowość, data: [Miejscowość], [dd.mm.rrrr]

....................................................

(podpis i pieczątka pracodawcy lub osoby upoważnionej)

Zaświadczenie o zatrudnieniu a zaświadczenie o zarobkach

Zaświadczenie o zatrudnieniu i zaświadczenie o zarobkach to dwa różne dokumenty, choć często bywają ze sobą łączone. Zaświadczenie o zatrudnieniu potwierdza fakt, że dana osoba jest zatrudniona w określonej firmie lub instytucji. Zawiera informacje takie jak stanowisko, rodzaj umowy, wymiar czasu pracy oraz okres zatrudnienia. W przypadku umowy na czas określony może wskazywać datę zakończenia zatrudnienia. Co ważne, zaświadczenie o zatrudnieniu może także zawierać wysokość zarobków.

Zaświadczenie o zarobkach zaś potwierdza wysokość wynagrodzenia pracownika. Z reguł zawiera dane o przeciętnych zarobkach brutto za ostatnie miesiące (np. 3, 6 lub 12 miesięcy), w tym premie, nagrody i inne dodatki do pensji.

Zaświadczenie o zatrudnieniu a świadectwo pracy

To także dwa różne dokumenty, które można otrzymać od pracodawcy. Zaświadczenie o zatrudnieniu jest wystawiane na wniosek pracownika w trakcie trwania stosunku pracy. Potwierdza aktualny status zatrudnienia, wskazuje stanowisko, rodzaj umowy, wymiar czasu pracy oraz może zawierać informacje o wynagrodzeniu. Ma charakter potwierdzający bieżące zatrudnienie i jest często wykorzystywane do celów formalnych, takich jak ubieganie się o kredyt czy najem mieszkania.

Świadectwo pracy natomiast jest dokumentem wydawanym obowiązkowo przez pracodawcę po zakończeniu zatrudnienia. Zawiera szczegółowe informacje o przebiegu całego zatrudnienia, takie jak okres pracy, rodzaj wykonywanej pracy, przyczyny ustania stosunku pracy oraz inne dane wymagane przepisami prawa. Jest ono niezbędne do celów prawnych, m.in. przy podejmowaniu nowej pracy czy ubieganiu się o świadczenia.