Bony pracownicze: Jakie wybrać i jak je rozliczać?

Bony pracownicze to jedno z najchętniej wybieranych narzędzi motywacyjnych – cenione zarówno przez pracowników, jak i pracodawców. Są praktyczne, uniwersalne i świetnie sprawdzają się w różnych sytuacjach, od nagradzania zespołu za wyniki po okazjonalne upominki, np. na święta. Ale jak wybrać bony pracownicze, żeby najlepiej spełniały swoją rolę? I jak rozliczyć je zgodnie z przepisami, żeby uniknąć problemów? W tym artykule podpowiadamy, na co zwrócić uwagę przy wyborze bonów i ich późniejszym rozliczeniu. Dzięki naszym wskazówkom w pełni wykorzystasz ich potencjał!

Bony pracownicze: najważniejsze informacje

• Rodzaje bonów pracowniczych: Bony zakupowe, sportowe, kulturalne, usługowe, spożywcze i na święta.

• Zalety bonów pracowniczych: Zwiększają motywację, lojalność pracowników, poprawiają atmosferę w firmie, są uniwersalnym prezentem świątecznym dla pracowników.

• Bony z ZFŚS: Zwolnione z oskładkowania do 1000 zł rocznie, powyżej tej kwoty podlegają opodatkowaniu.

• Bony z obrotowych środków firmy: Podlegają opodatkowaniu i składkom ZUS, traktowane jako przychód pracownika.

• Wybór bonów: Zależy od preferencji zespołu, budżetu firmy i formy przekazania.

• Bony jako koszty uzyskania przychodu: Mogą być kosztem, jeśli związane są z relacjami z pracownikami lub kontrahentami i są odpowiednio udokumentowane.

Najpopularniejsze rodzaje bonów pracowniczych

W Polsce istnieje kilka popularnych rodzajów bonów pracowniczych, które pracodawcy mogą oferować swoim pracownikom jako benefit. Są to świadczenia pozapłacowe, które mają na celu poprawę motywacji, satysfakcji i lojalności pracowników.

• Bony zakupowe (np. Sodexo, Gift Pass) – mogą być wykorzystywane na zakupy w określonych sieciach handlowych lub sklepach internetowych.

• Vouchery sportowe (np. Multisport, FitProfit) – umożliwiają pracownikowi próbne skorzystanie z różnych obiektów sportowych, takich jak siłownie, baseny, sauny, a także uczestniczenie w zajęciach fitness, jogi, czy tanecznych.

• Bony na usługi kulturalne (np. Cinema City, Kultura, Teatr) – umożliwiają uczestnictwo w wydarzeniach kulturalnych, takich jak projekcje filmów, koncerty, spektakle teatralne czy wystawy.

• Vouchery usługowe – mogą obejmować różne usługi, takie jak masaże, kolacje w restauracjach, spa, czy usługi wellness.

• Bony spożywcze – przyznawane pracownikom w celu zakupu produktów spożywczych, najczęściej w formie bonów do sieci supermarketów (np. Lidl, Auchan, Tesco).

• Bony i karty podarunkowe na święta – wydawane w okresie świątecznym jako forma dodatkowego wynagrodzenia dla pracowników.

Zalety bonów pracowniczych jako benefitu pozapłacowego

Bony pracownicze, oferowane w formie np. kart podarunkowych, kart sportowych czy bonów na usługi zdrowotne, mogą zwiększyć motywację pracowników do pracy. Dają im poczucie, że firma dba o ich dobrostan i komfort, co przekłada się na wzrost zaangażowania i lojalności.

W obecnych czasach, gdzie konkurencja na rynku pracy jest duża, oferowanie atrakcyjnych benefitów pozapłacowych, w tym bonów, staje się istotnym elementem oferty pracy. Bony mogą przyciągnąć nowych pracowników, którzy poszukują więcej niż tylko podstawowego wynagrodzenia.

Wspólne korzystanie z bonów np. na wydarzenia kulturalne lub sportowe może sprzyjać integracji zespołowej, co z kolei poprawia współpracę i atmosferę w firmie.

Dodatkowo, bony dla pracowników oferują dużą elastyczność, a pracownicy mogą sami zdecydować, co chcą kupić lub z jakiej usługi skorzystać. Firma może dostosować ofertę bonów do różnych grup pracowników, np. młodszych, którzy mogą preferować karty sportowe, lub starszych, którzy będą bardziej zainteresowani bonami na usługi zdrowotne czy kulturalne.

Bony dla pracowników finansowane z ZFŚS

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to fundusz utworzony przez pracodawców w Polsce, mający na celu wspieranie pracowników oraz ich rodzin poprzez różnorodne formy pomocy socjalnej. Jego działalność regulowana jest przez Ustawę z dnia 4 marca 1994 roku o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Bony dla pracowników finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych muszą spełniać określone warunki:

• Przyznanie bonów musi być zgodne z regulaminem ZFŚS, który ustala pracodawca w porozumieniu z przedstawicielami pracowników lub związkami zawodowymi.

• Bony muszą być traktowane jako pomoc socjalna, co oznacza, że powinny być przyznawane na podstawie sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników.

• Bony sfinansowane z ZFŚS są zwolnione z oskładkowania niezależnie od ich wartości, pod warunkiem że spełniają powyższe kryteria.

Zgodnie z przepisami, bony finansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych nie są traktowane jako rzeczowe świadczenia zwolnione z podatku dochodowego. Oznacza to, że pracodawca jest zobowiązany do odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od wartości bonu.

Wartość bonów sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS może być zwolniona z opodatkowania do kwoty 1000 zł rocznie na jednego pracownika. W przypadku świadczeń przekraczających tę kwotę nadwyżka podlega opodatkowaniu.

Bony podarunkowe finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych są zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. To oznacza, że pracodawca nie musi płacić składek ZUS od wartości tych bonów.

Bony dla pracowników finansowane ze środków obrotowych firmy

Bony podarunkowe dla pracowników ze środków obrotowych firmy traktowane są jako przychód pracownika ze stosunku pracy, który został uzyskany w miesiącu otrzymania takiego bonu. W związku z tym pracodawca jest zobowiązany do odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Stawka podatku wynosi 12% w I progu podatkowym lub 32% w II progu podatkowym, w zależności od wysokości wynagrodzenia pracownika.

Wartość bonów dla pracowników ze środków obrotowych podlega pełnemu oskładkowaniu, co oznacza, że zwiększa podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Pracodawca musi naliczyć składki ZUS od wartości bonu.

Bony podarunkowe a koszty uzyskania przychodu

Bony podarunkowe mogą być traktowane jako koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej, ale tylko pod pewnymi warunkami.

Aby wydatki na zakup bonów podarunkowych mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te powinny mieć charakter marketingowy i być związane z budowaniem relacji z kontrahentami lub pracownikami.

Bony podarunkowe nie mogą być traktowane jako wydatki reprezentacyjne, ponieważ te ostatnie są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oznacza to, że wydatki związane z bonami muszą być odpowiednio udokumentowane i nie mogą dotyczyć np. usług gastronomicznych czy zakupu alkoholu lub innych luksusowych podarunków.

Zakup bonów powinien być udokumentowany odpowiednimi fakturami lub rachunkami. W przypadku, gdy przedsiębiorca nie ma możliwości uzyskania faktury, nota obciążeniowa może stanowić podstawę do ujęcia kosztu w księgach rachunkowych, o ile zawiera wszystkie wymagane dane.

💡Przeczytaj także: Prezenty świąteczne dla pracowników – jak rozliczyć VAT i koszty uzyskania przychodu?

Warto wiedzieć

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji 0114-KDIP2-1.4010.107.2018.1.JS z dnia 6 kwietnia 2018 roku stwierdził, że do kosztów uzyskania przychodów zalicza się również tzw. „koszty pracownicze”. Obejmują one m.in. świadczenia wypłacane pracownikom wraz z dodatkowymi obciążeniami, a także różnego rodzaju nagrody, premie oraz diety. Ponadto uwzględniane są inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników, które pośrednio przyczyniają się do zwiększenia ich motywacji, poprawy jakości pracy oraz wpływają na ich zdrowie i samopoczucie.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze bonów dla zespołu?

Wybór bonów dla zespołu to ważna decyzja, która ma wpływ na morale, zaangażowanie i satysfakcję pracowników. Oto kilka kluczowych kwestii, które warto wziąć pod uwagę przy ich wyborze:

• Wybierz rodzaj bonów dla swojego zespołu. Mogą to być bony do sklepów stacjonarnych lub internetowych, bony do restauracji lub na usługi wellness, bony do sklepów spożywczych czy bony na kulturę i rekreację.

• Zdecyduj, jaką kwotę chcesz przeznaczyć na ten benefit. Wartość przekazanych pracownikom bonów powinna być dostosowana zarówno do Twoich możliwości budżetowych, jak i oczekiwań zespołu.

• Przed dokonaniem wyboru warto zapytać zespół o preferencje, zwłaszcza jeśli planujesz dawać bony w formie prezentu. Często bony uniwersalne, jak np. karty podarunkowe do popularnych sieci (Amazon, Empik, Zalando), sprawdzają się najlepiej.

• Dowiedz się, czy bony mają jakieś ograniczenia (np. tylko na zakupy powyżej określonej kwoty, czy można je używać tylko w określonych sklepach).

• Wybierz formę przekazania prezentu pracownikom. Bony elektroniczne są wygodne, zwłaszcza w przypadku pracy zdalnej, bo można je szybko wysłać e-mailem. Z kolei papierowe bony mogą być bardziej osobiste i stanowić miły element, jeśli chcesz wręczyć je osobiście.

• Jeśli bony są częścią większej strategii motywacyjnej, możesz je połączyć z innymi formami uznania, np. certyfikatami, wyróżnieniami czy publicznymi podziękowaniami, co zwiększy ich wartość symboliczną.