Zgłoszenie do ZUS – umowa zlecenie [Porady dla zleceniodawcy]

Umowa zlecenie daje obu stronom wiele swobody, zarówno w zakresie godzin pracy, jak i możliwości szybkiego zakończenia współpracy. Jednocześnie jednak zleceniobiorca wciąż zachowuje pewne zobowiązania, podobnie jak przy zatrudnieniu na etat. Dlatego jeśli w Twojej firmie jedną z dopuszczalnych form zatrudnienia jest umowa zlecenie, musisz pamiętać o obowiązku zgłoszenia zleceniobiorcy do ZUS i opłacaniu za niego części składek. Sprawdź, jak to poprawnie zrobić.

Czy zgłoszenie do ZUS umowy zlecenie jest obowiązkowe?

Jeśli jako zleceniodawca zaniedbasz swoje zobowiązania wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), możesz być pewny, że instytucja upomni się o niezapłacone składki. Dlatego pamiętaj, że umowę zlecenie musisz zgłosić do ZUS w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeniowego (najczęściej pierwszego dnia pracy). Za zleceniobiorcę opłacasz zazwyczaj składki na ubezpieczenia społeczne z tytułu zawartej umowy zlecenia. Mowa tutaj przede wszystkim o obowiązkowych ubezpieczeniach emerytalnym oraz rentowym. Zleceniobiorca może dobrowolnie odprowadzać składkę na ubezpieczenie chorobowe i z własnej kieszeni opłaca też składkę 9% na poczet ubezpieczenia zdrowotnego. Jednak bez względu na to, po czyjej stronie jest należność, jako zleceniodawca to Ty jesteś płatnikiem składek, więc dokonujesz przelewu na konto ZUS, także w imieniu zatrudnionego, a jemu wypłacasz pensję netto.

O obowiązku opłacania składek dowiesz się więcej, zaglądając do ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Art. 6 ust. 1 pkt 4 wskazuje wprost, że:

Dodatkowo art. 36. 1 tej samej ustawy doprecyzowuje:

Uwaga! Wciąż istnieją wyjątki, czyli osoby, których nie musisz zgłaszać do ZUS, np. studenci do 26. roku życia.

Ważna jest też kwestia składki zdrowotnej, którą obowiązkowo opłaca zleceniobiorca, a do której również musisz go zgłosić. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych mówi o tej kwestii w art. 66.

Art. 66. 1.

Obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego podlegają:

Ile dni na zgłoszenie do ZUS umowy zlecenie?

ZUS nie lubi zwłoki. Jako zleceniodawca na zgłoszenie umowy zlecenie masz 7 dni kalendarzowych od daty rozpoczęcia pracy. To właśnie wtedy, pierwszego dnia wykonywania zlecenia, powstaje obowiązek ubezpieczeniowy. Formalności powinny więc być już dopełnione.

Jeśli nie uda Ci się zgłosić umowy w ustawowym terminie, zrób to jak najszybciej. W przeciwnym razie ryzykujesz, że ZUS nałoży karę grzywny. Zgłoszenie powinno zawierać właściwą datę, od której powstał obowiązek ubezpieczeniowy, a wszystkie zaległe składki musisz niezwłocznie opłacić z własnej kieszeni.

Kiedy nie trzeba zgłaszać umowy zlecenia do ZUS?

Mimo że przepisy w większości przypadków wymagają zgłoszenia umowy zlecenia do ZUS i opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, w określonych przypadkach nie musisz tego robić. Specyficznym przypadkiem jest np. sytuacja, w której zleceniobiorca pracuje na etacie u innego pracodawcy. W przypadku zbiegu tytułów do ubezpieczenia składki społeczne są potrącane z wynagrodzenia za etat. Uwaga! Warunkiem jest wypłata z etatu przynajmniej na poziomie minimalnego wynagrodzenia. Co więcej, taką osobę wciąż zgłaszasz do ZUS, ponieważ będzie ona opłacać składkę zdrowotną.

Zatem tak naprawdę nie zgłaszasz umowy zlecenia do ZUS, kiedy:

• Zleceniobiorca pracuje u Ciebie na umowie o pracę – co prawda zasada zbiegu tytułów do ubezpieczeń nie dotyczy Twoich pracowników w kwestii opłacania składek, jednak samo zgłoszenie nie jest konieczne. Jeśli zatrudniasz na umowę o pracę i dodatkowo podpisujesz umowę zlecenie z pracownikiem, wciąż płacisz składki od obu umów wraz z obowiązkową wówczas składką chorobową. Jednak nie musisz drugi raz zgłaszać pracownika.

• Zleceniobiorca jest uczniem lub studentem do 26. roku życia – takie osoby są zwolnione z obowiązku składkowego i zazwyczaj całą wypłatę brutto otrzymują do ręki, więc takiej umowy zlecenie nie zgłaszasz do ZUS. Wyjątkiem będzie student, którego równocześnie zatrudniasz na umowę o pracę, ponieważ wtedy płacisz łączne składki ZUS z obu umów.

Pamiętaj, że w niektórych z wyżej wymienionych przypadków, chociaż nie musisz zgłaszać umowy zlecenia do ZUS, wciąż będziesz odprowadzać od niej składki. Dbaj o to, aby zawsze dopełnić tego obowiązku w imieniu swoim oraz pracownika.

ZUS na umowie zlecenie – jakie składki ZUS płaci zleceniobiorca, a jakie zleceniodawca?

Zleceniodawca jest płatnikiem składek, a to oznacza, że jeśli zatrudniasz na umowę zlecenie, to po Twojej stronie jest przelew środków do ZUS. Nie ma tutaj znaczenia, czy chodzi o składki opłacane przez zleceniobiorcę czy Twoją firmę. Jednak rozróżnienie na należności Twoje oraz zleceniobiorcy pozwoli Ci lepiej oszacować faktyczny koszt zatrudnienia.

Oczywiście, zliczając koszty zleceniobiorcy, musisz mieć na uwadze, że składki ZUS to nie wszystkie opłaty, jakie ponosisz za daną umowę zlecenie. Dodatkowo płacisz chociażby składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy (2,45%) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,1%). Jednak ZUS będzie przede wszystkim zainteresowany ubezpieczeniami społecznymi oraz ubezpieczeniem zdrowotnym, które jest po stronie zleceniobiorcy.

💡 Przeczytaj też: Umowa zlecenie a koszty zatrudnienia [praktyczny poradnik dla pracodawcy]

Zgłoszenie umowy zlecenia do ZUS krok po kroku

Jak zgłosić pracownika do ZUS przy umowie zlecenie? Możesz zrobić to w formie elektronicznej przez platformę eZUS (dawniej ZUS PUE) i ta właśnie jest obowiązkowa, jeśli rozliczasz składki za więcej niż 5 osób. W przypadku pięciu lub mniej osób możesz złożyć zgłoszenie w formie papierowej, dostarczając je do ZUS osobiście albo pocztą.

Wybór formularza

Zanim przejdziesz do wypełniania poszczególnych pól, przede wszystkim musisz rozpocząć od właściwego formularza. Do wyboru masz przeważnie dwa dokumenty zgłoszeniowe:

• ZUS ZUA – zgłoszenie do pełnego ubezpieczenia, czyli składek społecznych oraz składki zdrowotnej,

• ZUS ZZA – zgłoszenie wyłącznie do składki zdrowotnej.

Tę drugą opcję wybierasz, kiedy zleceniobiorca jest zatrudniony na umowie o pracę u innego pracodawcy i osiąga wynagrodzenie wyższe lub równe płacy minimalnej.

Formularz ZUS ZUA – jak wypełnić?

Formularz ZUS ZUA ma kilka sekcji, które należy po kolei wypełnić. Oto, jak zrobić to krok po kroku:

1. Dane organizacyjne

W tej sekcji zaznaczasz krzyżykiem tylko jedno z dwóch pól: 01. Zgłoszenie do ubezpieczeń. Robisz to w sytuacji, gdy po raz pierwszy zgłaszasz osobę do ZUS. Pole 02. wypełniasz cyfrą 1 lub 2, kiedy dokonujesz zmiany lub korekty danych dla tej osoby. Pól 03 i 04 nie wypełniasz.

2. Dane identyfikacyjne płatnika składek

W tej sekcji formularza wypełniasz dokładnie swoje dane jako płatnika składek. Podaj:

• NIP,

• REGON,

• skróconą nazwę płatnika.

Dodatkowo jeśli jesteś osobą fizyczną będącą płatnikiem składek, wpisujesz PESEL, a jeśli nie nadano Ci numerów NIP, REGON lub PESEL, musisz wypełnić dodatkowe pola, w których zaznaczasz, jakim dokumentem się posługujesz, po czym podajesz serię i numer. Jako płatnik będący osobą fizyczną podajesz również imię i nazwisko oraz datę urodzenia.

3. Dane identyfikacyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń

Tutaj wpisujesz dane zleceniobiorcy:

• PESEL (lub serię i numer dowodu albo paszportu, gdy nie ma PESEL-u),

• nazwisko,

• imię,

• datę urodzenia.

4. Dane ewidencyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń

To dodatkowe dane osoby, którą zgłaszasz:

• drugie imię,

• nazwisko rodowe,

• obywatelstwo,

• płeć (K lub M).

5. Tytuł ubezpieczenia

To miejsce na kod tytułu ubezpieczenia. Składa się on z sześciu znaków, a ich kombinacje mają określone znaczenie.

• Pierwsze 4 znaki oznaczają podmiot podstawowy wraz z rozszerzeniem.

• Kolejny 1 znak opisuje ustalone bądź nieustalone prawo do emerytury lub renty.

• Ostatni znak dotyczy stopnia niepełnosprawności.

Najczęściej wykorzystywany kod tytułu ubezpieczenia przy umowie zleceniu to 04 11 0 0. Przy czym kolejne elementy kodu są powiązane z poniższymi znaczeniami:

• 04 11 – osoba wykonująca umowę agencyjną, umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług,

• 0 – osoba, która nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty,

• 0 – osoba nieposiadająca orzeczenia o niepełnosprawności lub osoba, która posiada orzeczenie i nie przedłożyła go płatnikowi składek.

Pamiętaj, żeby dobrać indywidualny kod, który pasuje do sytuacji osoby zgłaszanej do ubezpieczeń. Pełen wykaz kodów znajdziesz w wydanym przez ZUS poradniku dla płatników składek „Ogólne zasady wypełniania i korygowania dokumentów ubezpieczeniowych" (Rozdział VII).

6. Dane o obowiązkowych ubezpieczeniach społecznych

Wpisz datę pierwszego dnia wykonywania zlecenia, ponieważ to właśnie wtedy powstaje obowiązek ubezpieczeń oraz zaznacz krzyżykami kolejno, jakim ubezpieczeniom podlega dana osoba: emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu oraz chorobowemu (na umowie zlecenie jest dobrowolne, więc zaznacz na życzenie zleceniobiorcy w sekcji 8. z dobrowolnymi ubezpieczeniami, a to pozostaw puste).

7. Dane o obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnym

Tutaj ponownie wpisujesz datę dnia, w którym powstał obowiązek ubezpieczeniowy oraz składający się z trzech znaków kod właściwego oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego przynależy zgłaszany do ubezpieczenia (wyznacznikiem tutaj jest adres zamieszkania).

8. Dane o dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych

W tej sekcji zaznaczasz krzyżykiem ubezpieczenia, na które osoba zgłaszana decyduje się dobrowolnie: emerytalne, rentowe i chorobowe. W przypadku umowy zlecenia dobrowolna jest składka chorobowa. Jeśli zgłaszany wyraża chęć, zaznaczasz przy niej X oraz wpisujesz datę, od której obowiązuje (standardowo pierwszy dzień wykonywania zlecenia).

9. Dane o dobrowolnym ubezpieczeniu zdrowotnym

Sekcja ma miejsce na datę rozpoczęcia ubezpieczenia zdrowotnego oraz kod NFZ. Większość osób pracujących na podstawie umowy zlecenia podlega obowiązkowo składce zdrowotnej. Standardowo więc tutaj nic nie wpisujesz.

10. Inne dane do osoby zgłaszanej do ubezpieczeń

W pierwszym polu wpisujesz kod wykonywanego zawodu. Pełną listę kodów znajdziesz w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 21 października 2025 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy.

Przykładowe kody:

• 432103 – magazynier,

• 522302 – sprzedawca w branży mięsnej,

• 243102 – autor tekstów i sloganów reklamowych (copywriter),

• 132401 – kierownik działu logistyki.

Kolejne pola to dziewięcioznakowy kod pracy w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze oraz okres pracy w tych warunkach. Kod uzupełniasz zgodnie z częścią XVII załącznika nr 25 do rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji zawartych w umowach o dzieło oraz innych dokumentów. Wypełniasz te pola tylko wtedy, gdy dotyczą zleceniobiorcy.

11. Adres zameldowania na stałe miejsce pobytu

To miejsce na uzupełnienie adresu zameldowania osoby zgłaszanej oraz jej numeru telefonu.

12. Adres zamieszkania

Wypełnij, jeśli adres zamieszkania różni się od adresu zameldowania.

13. Adres do korespondencji

Kolejna sekcja adresowa, którą wypełniasz, kiedy osoba zatrudniona wnioskuje o przekazywanie korespondencji na inny adres niż wskazany we wcześniejszych blokach.

14. Oświadczenie płatnika składek

Podajesz datę wypełnienia dokumentu. W przypadku dokumentów papierowych składasz podpis i możesz również przybić pieczątkę. Wypełniając online, składasz podpis elektroniczny.

15. Oświadczenie osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczenia

Osoba zgłaszana podpisuje, że potwierdza prawdziwość podanych danych. W przypadku elektronicznego wypełniania ZUS ZUA jako zleceniodawca musisz zachować ten dokument u siebie przez okres 5 lat.

Formularz ZUS ZZA – co wypełniasz inaczej niż ZUS ZUA?

ZUS ZZA to formularz, który wypełniasz, gdy zgłaszasz zleceniobiorcę wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego. To oznacza, że w większości wpisujesz te same informacje o osobie zgłaszanej do ubezpieczenia, co w pliku ZUS ZUA, nawet jeśli będą one rozmieszczone nieco inaczej. Najważniejszą różnicą jest brak bloków dotyczących obowiązkowych i dobrowolnych ubezpieczeń.

Zatrudniasz? Dodaj ogłoszenie!

Jakie są konsekwencje, kiedy zapomnisz zgłosić zleceniobiorcę do ZUS?

Na dokonanie zgłoszenia umowy zlecenia do ZUS zleceniodawca ma 7 dni od daty powstania obowiązku opłacania składek, czyli od dnia, gdy zatrudniony przystąpi do wykonywania zlecenia. Jeśli się z tym spóźnisz, to właśnie Tobie, a nie zleceniobiorcy, grożą konsekwencje prawne.

Co może Cię spotkać?

• Konieczność opłacenia zaległych składek i odsetek.

• Dodatkowa opłata do wysokości 100% nieopłaconych składek, którą może nałożyć ZUS.

• Kara grzywny aż do 46 000 zł.

• Nawet do 2 lat ograniczenia lub pozbawienia wolności.

Zleceniobiorca nie ponosi kary, ale może odczuć przykre skutki, np. problem z dostępem do publicznych usług medycznych czy brak wypłaty ubezpieczenia.

Zgłoszenie do ZUS umowy zlecenia – najczęściej zadawane pytania

Czy umowę zlecenie zgłasza się do ZUS?

Tak. Osoby zatrudnione na umowie zlecenie, poza wyjątkami, jak studenci do 26. roku życia, są objęte obowiązkowymi składkami ZUS. Musisz więc zgłosić zleceniobiorcę do ZUS i opłacać w jego imieniu ubezpieczenia społeczne oraz składkę zdrowotną, bez względu na to, które z tych należności i w jakim stopniu finansujesz Ty, a w jakim zleceniobiorca.

Jaki ZUS od umowy zlecenia?

Z tytułu umowy zlecenia opłacasz za zleceniobiorcę składki społeczne, czyli 9,76% ubezpieczenia emerytalnego oraz 6,5% ubezpieczenia rentowego. Dodatkowo płacisz ubezpieczenie wypadkowe, które standardowo wynosi 1,67%, choć tutaj stopa procentowa może się różnić.

Skąd wziąć kod tytułu ubezpieczenia do formularza ZUS ZUA?

ZUS udostępnia poradnik dla płatników składek „Ogólne zasady wypełniania i korygowania dokumentów ubezpieczeniowych". Kody tytułów ubezpieczeń wraz z opisanymi znaczeniami znajdziesz w rozdziale VII.

Do kiedy należy zgłosić umowę zlecenie do ZUS?

Umowę zlecenie należy zgłosić do ZUS w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia wykonywania zlecenia, czyli dnia, gdy rozpoczyna się obowiązek ubezpieczeniowy.

Czy muszę zgłosić umowę zlecenie z uczniem do ZUS?

Nie. Osoby uczące się do 26. roku życia są zwolnione ze składek ZUS na umowie zlecenie. Nie zgłaszasz ucznia do ZUS i nie płacisz za niego składek, chyba że równocześnie zatrudniasz go na umowie o pracę.

Czy trzeba zgłosić studenta na umowie zlecenie do ZUS?

Nie. Studenci do 26. roku życia nie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu. Nie musisz zgłaszać ich do ZUS i opłacać za nich składek na ubezpieczenia społeczne. Istnieje jednak wyjątek. Jeśli równocześnie zatrudniasz studenta na umowę o pracę, zgłaszasz go do ZUS i płacisz składki z obu umów.

Czy zgłoszenie umowy zlecenia do ZUS po terminie jest możliwe?

Tak. Możesz zgłosić umowę zlecenie po terminie i jest wskazane, aby zrobić to jak najszybciej, wpisując rzeczywistą datę rozpoczęcia zlecenia. W tej sytuacji trzeba jednak liczyć się z odsetkami za nieopłacone składki.