Jak zgłosić umowę zlecenie do ZUS? Praktyczny poradnik krok po kroku

Zawieranie umów zlecenia to popularna forma współpracy w Polsce. Choć umowa zlecenie daje większość elastyczność niż umowa o pracę, nadal wiąże się z pewnymi obowiązkami. Jednym z najważniejszych jest zgłoszenie jej do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – w przeciwnym razie zleceniodawca może narazić się na kłopoty, a zleceniobiorca utracić prawo do świadczeń. Jeśli zastanawiasz się, jak prawidłowo zgłosić umowę zlecenie do ZUS, ten artykuł pomoże Ci przejść przez cały proces w kilku prostych krokach.

Z tego artykułu dowiesz się...

• Jak zgłosić umowę zlecenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych?

• Kto dokonuje zgłoszenia – zleceniobiorca czy zleceniodawca?

• Jaki jest ostateczny termin zgłoszenia umowy zlecenie do ZUS?

• Jakie dokumenty są wymagane podczas zgłaszania umowy zlecenie?

• Jakie kody ubezpieczenia należy stosować?

• Kiedy nie ma obowiązku zgłaszania umowy zlecenie?

• Czy umowy zlecenia dla studentów podlegają zgłoszeniu do ZUS?

• Jakie są konsekwencje braku zgłoszenia umowy zlecenia?

• Jakie składki z tytułu umowy zlecenia opłaca zleceniodawca, a jakie zleceniobiorca?

Czym jest umowa zlecenie?

Umowa zlecenia to umowa cywilnoprawna, która jest uregulowana w polskim Kodeksie cywilnym, w szczególności w artykułach 734–751 Kc. Zgodnie z definicją, umowa ta polega na zobowiązaniu jednej strony (zleceniobiorcy) do dokonania określonej czynności prawnej na rzecz drugiej strony (zleceniodawcy), co czyni ją umową starannego działania.

Umowa ta może być zawarta zarówno w formie pisemnej, jak i ustnej. Stronami umowy zlecenia mogą być zarówno osoby fizyczne, jak i osoby prawne.

Jesteś zleceniodawcą? Przeczytaj: Umowa zlecenie: Praktyczny poradnik dla pracodawcy.

Zgłoszenie umowy zlecenie do ZUS krok po kroku

Jesteś zleceniodawcą i chcesz zgłosić umowę zlecenia do ZUS? Postępuj zgodnie z poniższymi krokami:

Krok 1: Przygotuj dokumenty

Zleceniodawca, czyli płatnik składek, musi przede wszystkim przygotować odpowiedni formularz zgłoszeniowy. W zależności od rodzaju ubezpieczeń, którym ma być objęty zleceniobiorca, będzie to:

• Formularz ZUS ZUA – stosowany, gdy zleceniobiorca podlega zarówno ubezpieczeniom społecznym (emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu), jak i ubezpieczeniu zdrowotnemu.

• Formularz ZUS ZZA – używany, gdy zleceniobiorca jest zgłaszany wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego (np. w przypadku zbiegu tytułów do ubezpieczeń).

Krok 2: Wypełnienie formularza

W formularzu należy podać:

• Kod tytułu ubezpieczenia: dla umowy zlecenia jest to kod 04 11.

• Dane osobowe zleceniobiorcy: imię i nazwisko, PESEL (lub NIP, jeśli nie posiada PESEL), adres zamieszkania.

• Dane identyfikacyjne zleceniodawcy: nazwa firmy (w przypadku przedsiębiorców), NIP, REGON (jeśli dotyczy).

• Data rozpoczęcia umowy: Powinna być zgodna z datą wskazaną w umowie.

Krok 3: Przesłanie zgłoszenia

Zgłoszenie należy przekazać do ZUS w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia wykonywania umowy, która jest określona w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy. Jeśli ostateczny termin przypada na dzień wolny, zgłoszenia należy dokonać w najbliższy dzień roboczy.

Formularze można przesłać do ZUS:

• Elektronicznie przez platformę e-ZUS. Wymaga to założenia konta na portalu oraz posiadania podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.

• Osobiście lub pocztą na adres właściwego oddziału ZUS. Formularze można również dostarczyć osobiście do najbliższego oddziału ZUS lub wysłać pocztą. W przypadku poczty warto wybrać opcję poleconą, aby mieć dowód nadania.

Po złożeniu zgłoszenia warto uzyskać potwierdzenie jego przyjęcia od ZUS.

Kto ma obowiązek zgłoszenia umowy zlecenia do ZUS?

Osoba lub firma, która zatrudnia zleceniobiorcę na podstawie umowy zlecenia, ma obowiązek zgłoszenia go do ZUS. To zleceniodawca jest odpowiedzialny za przekazanie odpowiednich formularzy zgłoszeniowych (ZUS ZUA lub ZUS ZZA) w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia wykonywania umowy.

Osoba wykonująca umowę zlecenia nie ma obowiązku zgłaszania się do ZUS samodzielnie, ponieważ to zleceniodawca dokonuje wszystkich formalności związanych z ubezpieczeniem.

Jaki jest termin zgłoszenia umowy zlecenia do ZUS?

Termin zgłoszenia umowy zlecenia do ZUS wynosi 7 dni kalendarzowych od daty rozpoczęcia wykonywania umowy. Oznacza to, że zleceniodawca ma obowiązek zgłoszenia zleceniobiorcy w ciągu tygodnia od daty, która została określona w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy.

Termin ten liczy się w dniach kalendarzowych, co oznacza, że nie uwzględnia się tylko dni roboczych. Jeśli ostatni dzień terminu przypada na dzień wolny od pracy (np. niedzielę lub święto), zgłoszenie należy złożyć w najbliższy dzień roboczy.

Po zakończeniu umowy zlecenia, zleceniodawca ma również obowiązek wyrejestrowania zleceniobiorcy w terminie 7 dni od daty wygaśnięcia tytułu do ubezpieczeń.

Jakie dokumenty są wymagane do zgłoszenia zleceniobiorcy?

Aby zgłosić zleceniobiorcę do ZUS, zleceniodawca musi przygotować i dostarczyć kilka niezbędnych dokumentów.

Formularz zgłoszeniowy

ZUS ZUA: Stosowany, gdy zleceniobiorca podlega zarówno ubezpieczeniom społecznym, jak i ubezpieczeniu zdrowotnemu.

ZUS ZZA: Stosowany, gdy zleceniobiorca jest zgłaszany wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego.

Oświadczenie zleceniobiorcy

Zleceniobiorca powinien wypełnić oświadczenie na cele podatkowe i składkowe, które zawiera dane osobowe oraz informacje niezbędne do rozliczeń. Oświadczenie powinno zawierać:

• imię i nazwisko,

• datę i miejsce urodzenia,

• adres zamieszkania,

• PESEL lub inny identyfikator,

• obywatelstwo,

• numer rachunku bankowego,

• informacje dotyczące ubezpieczeń społecznych oraz statusu zatrudnienia.

Umowa zlecenia

Wersja pisemna umowy zlecenia, która określa warunki współpracy oraz datę rozpoczęcia wykonywania umowy.

Szukasz pracowników? Sprawdź naszą ofertę ogłoszeń.

Jakie kody ubezpieczenia należy stosować?

W przypadku umowy zlecenia, zleceniodawca powinien stosować odpowiednie kody ubezpieczenia przy zgłaszaniu zleceniobiorcy do ZUS.

Kod 04 11: Jest to podstawowy kod stosowany dla osób wykonujących umowę zlecenie. Oznacza on „osobę wykonującą umowę agencyjną, umowę zlecenie lub umowę o świadczenie usług”. Kod ten jest używany w formularzu ZUS ZUA, gdy zleceniobiorca podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu) oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Kod 04 11 X X: Dalsze cyfry w kodzie (X X) są używane do określenia szczególnych okoliczności związanych z prawem do emerytury lub renty.

• Pierwsza cyfra: Określa prawo do emerytury lub renty. 0 – brak prawa, 1 – prawo do emerytury, 2 – prawo do renty.

• Druga cyfra: Informuje o ewentualnym stopniu niepełnosprawności. 0 – brak orzeczenia o niepełnosprawności, 1 – orzeczenie o lekkim stopniu niepełnosprawności, 2 – orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, 3 – orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, 4 – orzeczenie o niepełnosprawności wydawane osobom do 16. roku życia.

Kod ZUS ZZA: Używany, gdy zleceniobiorca jest zgłaszany tylko do ubezpieczenia zdrowotnego, co może mieć miejsce w przypadku zbiegu tytułów do ubezpieczeń (np. gdy zleceniobiorca jest również zatrudniony na umowę o pracę u innego pracodawcy).

Przykłady zastosowania kodów

Przykład 1: Pan Jan, który ma prawo do renty oraz orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, zostanie zgłoszony z kodem 04 11 2 2.

Przykład 2: Pani Karolina, która nie ma orzeczenia o niepełnosprawności oraz nie posiada prawa do renty ani emerytury, zostanie zgłoszona z kodem 04 11 00.

Czy zgłoszenie do ZUS jest obowiązkowe w każdym przypadku?

Zgłoszenie zleceniobiorcy do ZUS nie jest wymagane w przypadkach, gdy nie dochodzi do powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Te sytuacje obejmują:

Uczniowie i studenci

Zleceniobiorcy, którzy są uczniami szkół ponadpodstawowych lub studentami do ukończenia 26. roku życia, nie podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnym z tytułu umowy zlecenia. W związku z tym zleceniodawca nie musi ich zgłaszać do ZUS.

Nieodpłatne umowy zlecenia

Umowy zlecenia wykonywane nieodpłatnie również nie wymagają zgłoszenia do ZUS. Tego rodzaju umowy nie generują obowiązku ubezpieczeniowego, co oznacza, że nie ma podstaw do zgłaszania takiej osoby do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

Umowa zlecenia zawarta z własnym pracodawcą

Jeśli zleceniobiorca wykonuje umowę zlecenia dla swojego pracodawcy (tj. osoby, która zatrudnia go na umowę o pracę), to dla celów ubezpieczeń w ZUS traktowany jest jak pracownik. W tej sytuacji zleceniodawca nie ma obowiązku dokonywania dodatkowego zgłoszenia z tytułu zawartej umowy zlecenia.

Czy umowy zlecenia dla studentów podlegają zgłoszeniu do ZUS?

Studenci do 26. roku życia zatrudnieni na umowę zlecenia są zwolnieni z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz zdrowotne. To oznacza, że zleceniodawca nie musi ich zgłaszać do ZUS.

Aby skorzystać ze zwolnienia, student musi posiadać status studenta przez cały czas trwania umowy zlecenia. W przypadku utraty statusu (np. po ukończeniu studiów lub skreśleniu z listy studentów), zleceniodawca ma obowiązek zgłoszenia takiej osoby do ZUS w ciągu 7 dni od daty utraty statusu.

Jakie są konsekwencje braku zgłoszenia umowy zlecenia?

Brak zgłoszenia umowy zlecenia do ZUS przez zleceniodawcę może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.

Obowiązek zapłaty składek: Zleceniodawca jest zobowiązany do uregulowania wszystkich zaległych składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne za okres, w którym zleceniobiorca nie był zgłoszony. Dodatkowo musi uiścić odsetki za zwłokę.

Kary finansowe: ZUS może nałożyć na zleceniodawcę karę grzywny za niewykonanie obowiązków związanych ze zgłoszeniem. Zgodnie z przepisami, kara ta może wynosić nawet do 5000 zł za niezgłoszenie wymaganych danych lub zgłoszenie nieprawdziwych informacji.

Kontrola ZUS: Brak zgłoszenia naraża firmę na kontrole ze strony ZUS, które mogą prowadzić do dodatkowych sankcji oraz konieczności wyjaśniania sytuacji prawnej.

Jak zgłaszać zmiany warunków umowy zlecenia?

Zmiany w umowie zlecenia powinny być dokonane w formie pisemnej, co zazwyczaj realizuje się poprzez sporządzenie aneksu do umowy. Aneks musi być podpisany przez obie strony i powinien jasno określać, które zapisy umowy są zmieniane oraz w jaki sposób.

Jeśli zmiany dotyczą także warunków ubezpieczenia (np. zmiana wysokości wynagrodzenia wpływająca na składki), zleceniodawca powinien zgłosić te zmiany do ZUS. W tym celu należy wypełnić formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA, w zależności od rodzaju ubezpieczeń. Zgłoszenie powinno być dokonane w terminie 7 dni od daty wprowadzenia zmian.

Jakie składki należy opłacić przy umowie zlecenia?

Zleceniobiorcy podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom: emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Ubezpieczenie chorobowe w przypadku umowy zlecenia jest dobrowolne.

Poniżej znajduje się tabela przedstawiająca składki ZUS opłacane z tytułu umowy zlecenia, z podziałem na te, które płaci zleceniodawca i zleceniobiorca. Procent ten jest wyliczany od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia.

Rodzaj składki	Zleceniodawca	Zleceniobiorca
Ubezpieczenie emerytalne	9,76%	9,76%
Ubezpieczenie rentowe	6,50%	1,50%
Ubezpieczenie wypadkowe	od 0,67% do 3,33%	-
Ubezpieczenie zdrowotne	-	9%
Ubezpieczenie chorobowe (dobrowolne)	-	2,45%
Fundusz Pracy (FP)	2,45%	-
Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP)	0,10%	-

💡Przeczytaj także: Umowa zlecenie a koszty zatrudnienia [praktyczny poradnik dla pracodawcy]

Zgłoszenie umowy zlecenia do ZUS: Podstawa prawna

Zgłoszenie umowy zlecenia do ZUS jest regulowane przez przepisy zawarte w Ustawie z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z tą ustawą, zleceniobiorcy wykonujący umowę zlecenia podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnym, rentowym i wypadkowym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu, chyba że umowa jest nieodpłatna, co zwalnia z obowiązku zgłoszenia do ZUS.

Dodatkowo, Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych odnosi się do kwestii dostępności i finansowania usług medycznych. W kontekście umowy zlecenia, ważne jest, że zleceniobiorcy, którzy są zgłoszeni do ZUS, mają prawo do korzystania ze świadczeń zdrowotnych finansowanych przez NFZ.