Umowa zlecenie a koszty zatrudnienia [praktyczny poradnik dla pracodawcy]

Umowa zlecenie to jedna z najpopularniejszych form współpracy na polskim rynku pracy, szczególnie wśród pracodawców szukających elastyczności i oszczędności. Choć z pozoru wydaje się prostą alternatywą dla umowy o pracę, jej skutki finansowe i podatkowe mogą być zaskakujące. Pracodawcy, którzy nie zwracają uwagi na szczegóły związane z kosztami zatrudnienia przy umowie zleceniu, mogą narazić się na nieprzewidziane wydatki i błędy prawne. W tym praktycznym poradniku krok po kroku przeanalizujemy, co naprawdę oznacza zatrudnienie na podstawie umowy zlecenia i jak prawidłowo obliczyć koszty z tym związane.

Umowa zlecenie: koszty pracodawcy

• Wynagrodzenie brutto: Musi być zgodne z minimalną stawką godzinową.

• Składki ZUS: Obowiązkowe składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

• Studenci poniżej 26 lat: Dla studentów do 26. roku życia brak składek ZUS z wyjątkiem składki zdrowotnej.

• Zaliczka na podatek dochodowy: Zleceniodawca oblicza i przekazuje zaliczkę na podatek dochodowy, stosując stawki 12% lub 32%, w zależności od dochodów.

• Zgłoszenie do ZUS: Zleceniodawca musi zgłosić zleceniobiorcę do ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia umowy.

Dlatego umowa zlecenie to popularne rozwiązanie?

Umowa zlecenie stała się jedną z najczęściej wybieranych form zatrudnienia zarówno przez pracodawców, jak i pracowników, którzy cenią sobie elastyczność w organizacji pracy. Jest to popularna alternatywa dla umowy o pracę, szczególnie w branżach, gdzie zapotrzebowanie na pracowników bywa zmienne lub krótkoterminowe.

Zlecenie daje pracodawcom możliwość szybszego zawarcia umowy, mniejszych formalności oraz niższych kosztów zatrudnienia, co czyni ją atrakcyjną opcją dla firm, które potrzebują szybko zwiększyć liczbę pracowników lub zrealizować jednorazowe projekty. Z perspektywy pracowników jest to sposób na zdobycie doświadczenia zawodowego, większą swobodę i możliwość pracy na własnych warunkach.

Mimo wielu zalet umowa zlecenie wiąże się także z pewnymi wyzwaniami, które warto rozważyć, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w zakresie kosztów czy obowiązków podatkowych.

💡Przeczytaj także: Umowa zlecenie: Praktyczny poradnik dla pracodawcy

Wynagrodzenie brutto na umowie zlecenie

Wynagrodzenie brutto na umowie zlecenie to kwota, którą zleceniobiorca uzgadnia ze zleceniodawcą przed rozpoczęciem wykonywania pracy. Jest to całkowita kwota, którą zleceniobiorca ma otrzymać za wykonanie określonego zadania lub pracy w ramach umowy. Wynagrodzenie brutto oznacza kwotę przed odliczeniem składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS) oraz podatków (PIT), które będą potrącone z tej kwoty.

Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia wynagrodzenia nie niższego niż minimalna stawka godzinowa. W przypadku umowy zlecenia, wynagrodzenie powinno być ustalone w taki sposób, aby za każdą godzinę pracy nie było niższe od tej stawki. Oznacza to, że zleceniobiorca zatrudniony na podstawie umowy zlecenie ma prawo do wynagrodzenia, które nie może być mniejsze niż minimalna stawka za każdą godzinę pracy, bez względu na to, czy wykonuje zadanie w pełnym wymiarze godzin, czy jest to praca dorywcza.

Minimalne wynagrodzenie brutto na UZ: przykład

Zleceniobiorca zatrudniony na podstawie umowy zlecenie ma prawo do wynagrodzenia, które nie może być niższe niż minimalna stawka godzinowa, wynosząca od 1 lipca 2024 roku 28,10 zł brutto. Na przykład, jeśli zleceniobiorca pracuje 100 godzin w miesiącu, jego wynagrodzenie powinno wynosić co najmniej:

100 godzin × 28,10 zł brutto = 2810 zł brutto

Gdyby pracodawca zaproponował mu 2500 zł brutto miesięcznie, to wynagrodzenie za godzinę wyniosłoby 25 zł, co jest poniżej minimalnej stawki. Taka sytuacja byłaby niezgodna z prawem. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy zleceniobiorca pracuje w pełnym wymiarze godzin, czy dorywczo, jego wynagrodzenie musi zawsze spełniać wymogi dotyczące minimalnej stawki godzinowej.

💡Przeczytaj także: Umowa zlecenie: Praktyczny poradnik dla pracownika

Składki na ubezpieczenia społeczne na umowie zlecenie

Umowa zlecenie w Polsce wiąże się z obowiązkiem odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne do ZUS. W przypadku, gdy zleceniobiorca nie ma innych tytułów do ubezpieczenia, obowiązkowo podlega on następującym składkom:

• Ubezpieczenie emerytalne: 9,76% wynagrodzenia brutto płacone przez zleceniodawcę i zleceniobiorcę.

• Ubezpieczenie rentowe: 6,5% wynagrodzenia brutto (zleceniodawca) i 1,5% (zleceniobiorca).

• Ubezpieczenie wypadkowe: w zależności od branży od 0,67% do 3,33% wynagrodzenia brutto.

• Ubezpieczenie zdrowotne: 9% wynagrodzenia brutto.

• Fundusz Pracy (FP): 2,45% wynagrodzenia brutto.

• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP): 0,10% wynagrodzenia brutto.

Umowa zlecenie w Polsce wiąże się z obowiązkiem odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne, które są finansowane zarówno przez zleceniobiorcę, jak i zleceniodawcę. W zależności od rodzaju składki, różne procenty wynagrodzenia brutto są przeznaczane na poszczególne ubezpieczenia.

Zleceniobiorca ponosi część kosztów związanych z ubezpieczeniem emerytalnym i rentowym oraz ubezpieczeniem zdrowotnym, natomiast zleceniodawca odpowiada za opłacanie części składek emerytalnej i rentowej, składki wypadkowej oraz funduszy pracy. Poniżej przedstawiamy tabelę, która szczegółowo ilustruje podział składek pomiędzy obie strony umowy.

Rodzaj składki	Składka płacona przez zleceniodawcę	Składka płacona przez zleceniobiorcę
Ubezpieczenie emerytalne	9,76%	9,76%
Ubezpieczenie rentowe	6,50%	1,50%
Ubezpieczenie wypadkowe	od 0,67% do 3,33% (zależne od ryzyka)	-
Ubezpieczenie zdrowotne	-	9,00%
Fundusz Pracy	2,45%	-
Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych	0,10%	-
Ubezpieczenie chorobowe (dobrowolne)	-	2,45%

W przypadku umowy zlecenia, zleceniobiorcy mają możliwość przystąpienia do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Składka na to ubezpieczenie wynosi 2,45% podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Zleceniobiorca, który zdecyduje się na opłacanie tej składki, może ubiegać się o zasiłek chorobowy w przypadku niezdolności do pracy.

Studenci do 26 roku życia

Studenci do 26. roku życia nie podlegają ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu z tytułu umowy zlecenie, co jest korzystne zarówno dla nich, jak i dla pracodawców. Warunkiem jest posiadanie statusu studenta i wiek do 26 lat.

W przypadku utraty statusu studenta (np. zakończenie studiów), zleceniobiorca powinien niezwłocznie poinformować o tym zleceniodawcę. Od dnia utraty statusu, należy go zgłosić do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

Jeśli student podpisuje umowę zlecenia z własnym pracodawcą lub na jego rzecz, wówczas wszystkie składki muszą być opłacane na zasadach ogólnych. Podstawą oskładkowania będzie suma wynagrodzenia z umowy o pracę i umowy zlecenia.

Zbieg tytułów ubezpieczeń

Osoby, które mają umowę o pracę i dodatkowo wykonują umowy zlecenia, podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu tylko z tytułu umowy o pracę, jeśli wynagrodzenie z tej umowy jest równe lub wyższe od minimalnego wynagrodzenia. W takim przypadku zleceniobiorcy są zobowiązani do opłacania tylko składki zdrowotnej z tytułu umowy zlecenia.

W przypadku, gdy zleceniobiorca ma kilka umów zlecenia z różnymi zleceniodawcami, obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne zależy od łącznej sumy wynagrodzenia z tych umów. Składki są obowiązkowe do momentu, gdy całkowity przychód z umów nie przekroczy minimalnego wynagrodzenia za pracę. Gdy suma wynagrodzeń przekroczy tę kwotę, z każdej dodatkowej umowy będzie potrącana tylko składka zdrowotna. Warto pamiętać, że kolejność zawierania umów wpływa na ustalenie podstawy wymiaru składek społecznych.

Umowa zlecenie z emerytem lub rencistą

Jeśli emeryt lub rencista ma umowę zlecenie jako jedyny tytuł do ubezpieczenia, zleceniodawca jest zobowiązany do opłacania składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne. Zleceniodawca nie musi płacić składek na Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) dla emerytów, którzy ukończyli 55 lat (kobiety) lub 60 lat (mężczyźni).

Umowa zlecenie a działalność gospodarcza

Gdy umowa zlecenie jest wykonywana w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, ZUS nie traktuje jej jako indywidualnego tytułu do ubezpieczeń. Oznacza to, że zleceniobiorca nie podlega ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnym.

Jeśli umowa zlecenie i działalność gospodarcza są wykonywane rozdzielnie, dochodzi do zbiegu tytułów do ubezpieczeń. W takim przypadku przedsiębiorca może być zobowiązany do opłacania składek z obu tytułów, co zależy od podstawy opłacania składek oraz wysokości wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenie.

Zaliczka na podatek dochodowy

Zaliczka na podatek dochodowy od umowy zlecenie jest obowiązkowym elementem rozliczeń pomiędzy zleceniodawcą a zleceniobiorcą. Zleceniodawca, czyli płatnik, jest odpowiedzialny za obliczenie, pobranie i przekazanie zaliczki na podatek dochodowy do urzędu skarbowego.

Zaliczka na podatek dochodowy jest obliczana na podstawie przychodu zleceniobiorcy pomniejszonego o koszty uzyskania przychodów oraz składki na ubezpieczenia społeczne, jeśli zostały pobrane.

W Polsce stawki podatkowe dla osób fizycznych są progresywne i wynoszą 12% dla dochodów do 120 000 zł oraz 32% dla nadwyżki ponad tę kwotę. Warto zaznaczyć, że w przypadku wynagrodzenia do 200 zł brutto możliwe jest zastosowanie zryczałtowanej stawki podatku dochodowego w wysokości 12%.

Zleceniobiorca, który przewiduje, że jego roczne dochody opodatkowane według skali podatkowej nie przekroczą 30 000 zł, ma możliwość złożenia wniosku o zwolnienie z pobierania zaliczek na podatek dochodowy w danym roku podatkowym.

Koszty uzyskania przychodu

Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów. W przypadku umowy zlecenia, koszty uzyskania przychodu mają na celu pomniejszenie podstawy opodatkowania, co prowadzi do obniżenia zobowiązań podatkowych. Zleceniobiorcy mogą korzystać z dwóch rodzajów zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodu:

• 20% – standardowe koszty uzyskania przychodu dla większości umów zlecenia.

• 50% – stosowane w przypadku umów dotyczących praw autorskich lub wartości niematerialnych i prawnych.

Jak zgłosić umowę zlecenie do ZUS?

Zgłoszenie umowy zlecenia do ZUS jest obowiązkiem zleceniodawcy. Zleceniodawca musi zgłosić zleceniobiorcę do ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZUA, jeśli zleceniobiorca podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnym, rentowym, wypadkowemu oraz zdrowotnemu. W przypadku, gdy zleceniobiorca jest zgłaszany tylko do ubezpieczenia zdrowotnego (np. gdy pracuje w innym miejscu i osiąga minimalne wynagrodzenie), należy użyć formularza ZUS ZZA.

Zgłoszenia należy dokonać w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia wykonywania umowy zlecenia. Na przykład, jeśli umowa zaczyna się 5 listopada, zgłoszenie musi być dokonane do 12 listopada włącznie.

Zleceniobiorcy nie muszą być zgłaszani do ZUS, jeśli są uczniami szkół ponadpodstawowych lub studentami do 26. roku życia, a także w przypadku wykonywania nieodpłatnej umowy zlecenia. Jeśli zleceniobiorca jest zatrudniony na umowę o pracę u innego pracodawcy i jego wynagrodzenie osiąga co najmniej minimalną krajową, zgłasza się go tylko do ubezpieczenia zdrowotnego.

Porównanie kosztów dla umowy o pracę i umowy zlecenie

W przypadku umowy zlecenia składki ZUS są uzależnione od statusu zleceniobiorcy. Jeśli jest to jedyne źródło dochodu, pracodawca musi opłacić składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz zdrowotne. Zleceniobiorcy, którzy są studentami i mają mniej niż 26 lat, mogą być zwolnieni z tych składek, co obniża koszty dla pracodawcy. Podobnie jest w przypadku niektórych osób, których dotyczy zbieg tytułów ubezpieczeń.

Umowa o pracę wiąże się z wyższymi kosztami dla pracodawcy. Oprócz składek ZUS na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe, pracodawca musi także zapewnić płatne urlopy i inne świadczenia. Wybór odpowiedniej formy zatrudnienia powinien zależeć od potrzeb zarówno pracodawcy, jak i pracownika.

Koszt zatrudnienia pracownika na umowie zlecenie: przykład

Załóżmy, że zleceniobiorca zarabia 3 500,00 zł brutto. Oto szczegółowe obliczenia kosztów ponoszonych przez zleceniodawcę:

• Ubezpieczenie emerytalne: 3500 zł × 9,76% = 341,60 zł

• Ubezpieczenie rentowe: 3500 zł × 6,5% = 227,50 zł

• Ubezpieczenie wypadkowe: 3500 zł x 1,67% = 58,45 zł

• Fundusz Pracy: 3500 zł x 2,45% = 85,75 zł

• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP): 3500 zł x 0,1% = 3,50 zł

Suma składek finansowanych przez zleceniodawcę: 716,80 zł.

Koszt całkowity zatrudnienia na umowę zlecenie: 3500 zł + 716,80 zł = 4216,80 zł

Koszty ponoszone przez zleceniobiorcę:

• Ubezpieczenie emerytalne: 3500 zł x 9,76% = 341,60 zł

• Ubezpieczenie rentowe: 3500 zł x 1,5% = 52,50 zł

• Ubezpieczenie chorobowe (dobrowolne): 3500 zł x 2,45% = 85,75 zł

• Ubezpieczenie zdrowotne: (3500-341,60-52,50-85,75) x 9% = 271,81 zł

Suma składek finansowanych przez zleceniobiorcę: 751,66 zł.

Koszt uzyskania przychodów: (3500-341,60-52,50-85,75) x 20% = 604,03

Zaliczka na podatek: (3500-341,60-52,50-85,75-604,03) x 12% = 289,93 (w zaokrągleniu 290 zł)

Wynagrodzenie netto: 3500 zł - 751,66 zł - 290 zł = 2458,34 zł