Karta wypadku - kto ją wypełnia i jakie informacje zawiera?

Nieszczęśliwe wypadki podczas pracy to niestety problem, który prędzej czy później dotyka wielu pracodawców. Przełożony musi wówczas poprawnie udokumentować zdarzenie, a poszkodowany zyskać podstawę do otrzymania świadczeń należnych z ubezpieczenia. Należy zatem sporządzić kartę wypadku. Czym jest ten formularz, kto go wypełnia i jakie informacje musi zawierać? Informacje poniżej.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Co to jest karta wypadku i w jakich sytuacjach się ją sporządza?

• Kto jest zobowiązany do wypełnienia karty wypadku?

• Jakie informacje powinna zawierać karta wypadku?

• W jakim terminie należy sporządzić kartę wypadku?

• Jakie są konsekwencje braku karty wypadku?

• Czy karta wypadku jest obowiązkowa dla każdego rodzaju wypadków?

• Jak wygląda wzór karty wypadku i gdzie go znaleźć?

• Jakie dokumenty mogą być wymagane przy sporządzaniu karty wypadku?

• Jakie przepisy regulują obowiązek sporządzania karty wypadku?

• Czy pracownik może samodzielnie zgłosić wypadek i zażądać sporządzenia karty?

Co to jest karta wypadku?

Bezpieczeństwo powinno być priorytetem w każdym zakładzie pracy, jednak czynnik losowy, ludzki błąd czy zawodność maszyn mogą niejednokrotnie sprawić, że pracodawca otrzyma zgłoszenie wypadku przy pracy. Warto wiedzieć, jak postępować w takiej sytuacji.

Jednym z dokumentów, które będzie trzeba wypełnić, jest karta wypadku. Należy sporządzić ją w momencie, gdy w zdarzeniu ucierpiała osoba zatrudniona na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenie lub umowy o świadczenie usług. Osoby te, jeśli ulegną wypadkowi podczas wykonywania obowiązków służbowych, mają prawo do odszkodowania. Podobnie postępuje się w przypadku wypadków w drodze do pracy lub z pracy do domu. Wypełnienie karty wypadku stanowi formalne potwierdzenie zdarzenia i umożliwia dochodzenie roszczeń.

Warto podkreślić, że karta wypadku nie dotyczy pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. W ich przypadku konieczne jest sporządzenie protokołu powypadkowego, który pełni funkcję dokumentu w postępowaniu powypadkowym.

W jakich sytuacjach należy wypełnić kartę wypadku?

Karta wypadku musi zostać sporządzona, gdy poszkodowanym jest osoba zatrudniona na podstawie:

• umowy zlecenia,

• umowy agencyjnej,

• umowy o świadczenie usług.

Ponadto obowiązek sporządzenia karty wypadku dotyczy również innych grup osób, w tym:

• dzieci, które uległy wypadkowi w szkole, na obozie lub kolonii,

• osób pobierających stypendia sportowe,

• osób odbywających staż lub przygotowanie zawodowe,

• duchownych,

• osób odbywających odpłatną pracę podczas kary pozbawienia wolności,

• członków spółdzielni produkcyjnych i kółek rolniczych.

Warto pamiętać, że kartę wypadku należy sporządzić w trzech egzemplarzach. Jeden dla poszkodowanego, drugi dla płatnika składek i trzeci dla ZUS-u lub zakładu ubezpieczeniowego. Dokument ten jest niezbędny w procesie dochodzenia roszczeń przez poszkodowanego, dlatego jego prawidłowe wypełnienie i złożenie w odpowiednich instytucjach jest niezwykle istotne.

Karta wypadku - regulacje prawne

Podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie związane z kartą wypadku jest Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 23 stycznia 2022 r. w sprawie trybu uznawania zdarzenia powstałego w okresie ubezpieczenia wypadkowego za wypadek przy pracy, kwalifikacji prawnej zdarzenia, wzoru karty wypadku i terminu jej sporządzenia.

Rozporządzenie to określa:

• procedurę uznawania zdarzenia za wypadek przy pracy,

• kryteria kwalifikacji prawnej wypadku,

• wzór karty wypadku,

• termin, w jakim dokument należy sporządzić.

Przepisy te obowiązują od 1 lutego 2022 roku i stanowią punkt odniesienia dla pracodawców oraz innych podmiotów zobowiązanych do sporządzenia karty wypadku. Jeśli jako pracodawca stajesz przed koniecznością jej wypełnienia, warto byś zapoznał się z treścią rozporządzenia. Znajdziesz tam szczegółowe informacje na temat procedur i wymagań formalnych, które pozwolą Ci uniknąć błędów i zapewnić prawidłowy przebieg postępowania powypadkowego.

Kto wypełnia kartę wypadku?

Obowiązek sporządzenia karty wypadku spoczywa na zleceniodawcy. To on bowiem ponosi odpowiedzialność za zapewnienie bezpiecznych warunków pracy osobom zatrudnionym na podstawie umowy zlecenia, agencyjnej czy o świadczenie usług. Jeśli dojdzie do wypadku, to właśnie on jest zobowiązany do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i sporządzenia dokumentacji potwierdzającej okoliczności zdarzenia.

Ponadto pracodawca:

• posiada dostęp do wszystkich niezbędnych informacji dotyczących miejsca i warunków pracy,

• może zebrać zeznania świadków zdarzenia,

• ma obowiązek przekazać dokumentację odpowiednim instytucjom (ZUS, ubezpieczyciel), co jest niezbędne do uzyskania ewentualnego odszkodowania przez poszkodowanego.

Dlatego tak istotne jest, by zleceniodawca rzetelnie i terminowo wypełnił kartę wypadku, zapewniając tym samym sprawne dochodzenie roszczeń przez osobę poszkodowaną. Dzięki temu pokrzywdzony będzie mógł uzyskać np. świadczenia z tytułu niezdolności do pracy.

⚠️ Jeśli pilnie poszukujesz pracownika na zastępstwo lub chcesz rozbudować zespół, dodaj ogłoszenie na naszym portalu. Błyskawicznie znajdziesz odpowiedniego kandydata i nie będziesz musiał martwić się brakami kadrowymi.

Czy pracownik może samodzielnie wypełnić kartę wypadku?

Zgodnie z art. 5 ust. 4 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, pracownik jest jednym z podmiotów, które mogą ustalać okoliczności i przyczyny wypadku w karcie wypadku.

Oznacza to, że pracownik może samodzielnie wypełnić kartę wypadku, jednak nie jest to jego obowiązek. W praktyce dokument ten sporządza zwykle zleceniodawca lub pracodawca, jako podmiot odpowiedzialny za ustalenie przebiegu zdarzenia. Samodzielne wypełnienie karty przez poszkodowanego może być konieczne w sytuacji, gdy:

• zleceniodawca odmawia sporządzenia dokumentu,

• brakuje innego podmiotu odpowiedzialnego za jego przygotowanie,

• pracownik chce samodzielnie zgłosić wypadek w celu uzyskania świadczeń.

Warto pamiętać, że karta wypadku dotyczy przede wszystkim osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia, umowy agencyjnej). W przypadku pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, sporządzany jest protokół powypadkowy, a nie karta wypadku.

Mimo że pracownik ma prawo samodzielnie wypełnić kartę wypadku, nie jest to standardowa procedura. W większości przypadków to pracodawca lub zleceniodawca powinien podjąć się tego zadania, aby zapewnić poprawność i kompletność dokumentacji.

Jakie najważniejsze informacje powinny się znaleźć w karcie wypadku?

Karta wypadku to dokument, który zawiera szczegółowe informacje na temat zdarzenia, w wyniku którego doszło do urazu pracownika. Sporządza się ją w celu ustalenia okoliczności wypadku oraz ewentualnego przyznania świadczeń ubezpieczeniowych. Prawidłowo wypełniona karta wypadku powinna zawierać następujące elementy:

1. Dane identyfikacyjne płatnika składek

W tej części wpisuje się informacje o podmiocie zgłaszającym zdarzenie, czyli najczęściej o pracodawcy lub zleceniodawcy. Należy podać:

• imię i nazwisko lub nazwę firmy,

• adres siedziby,

• numer identyfikacji podatkowej (NIP),

• numer REGON,

• numer PESEL, jeśli dotyczy,

• dane dokumentu tożsamości (dowodu osobistego lub paszportu).

2. Dane identyfikacyjne poszkodowanego

Ta sekcja zawiera informacje o osobie, która uległa wypadkowi. Podaje się tutaj:

• imię i nazwisko,

• numer PESEL,

• dane dokumentu tożsamości,

• datę i miejsce urodzenia,

• adres zamieszkania,

• tytuł ubezpieczenia wypadkowego, który określa podstawę prawną objęcia poszkodowanego ochroną.

3. Informacje o wypadku

Jest to główna część karty, w której opisuje się okoliczności zdarzenia. Powinna zawierać:

• datę zgłoszenia oraz dane osoby zgłaszającej wypadek,

• szczegółowy opis okoliczności, przyczyn, czasu i miejsca zdarzenia,

• rodzaj i umiejscowienie urazu,

• dane świadków wypadku, jeśli byli obecni,

• informację, czy zdarzenie spełnia definicję wypadku przy pracy (jeśli nie, należy uzasadnić).

Dodatkowo w tej sekcji można określić, czy poszkodowany przyczynił się do wypadku, np. poprzez rażące naruszenie przepisów BHP, działanie umyślne lub bycie pod wpływem alkoholu czy środków odurzających.

4. Pozostałe informacje

W ostatniej części karty znajdują się formalne kwestie związane z jej sporządzeniem, takie jak:

• potwierdzenie, że poszkodowany lub jego rodzina zapoznali się z treścią dokumentu,

• data sporządzenia karty oraz podpis osoby odpowiedzialnej za jej przygotowanie,

• ewentualne trudności, które uniemożliwiły sporządzenie dokumentu w wymaganym terminie,

• lista załączników dołączonych do karty, np. dokumentacja medyczna, zeznania świadków.

Wypełnienie karty wypadku zgodnie z powyższymi wytycznymi jest podstawą dla prawidłowego ustalenia okoliczności zdarzenia oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń przez poszkodowanego.

 

💡Przeczytaj także: Czym są dane wrażliwe pracowników i jak je chronić?

W jakim terminie należy sporządzić kartę wypadku?

Czas na wypełnienie dokumentacji nie jest nieograniczony. Kartę wypadku należy sporządzić nie później niż w terminie 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku, po uprzednim ustaleniu jego okoliczności i przyczyn. Obowiązek ten spoczywa na podmiotach wymienionych w art. 5 ust. 1 i 1a ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych. Przygotowanie formularza ma na celu dokładne udokumentowanie zdarzenia oraz umożliwienie poszkodowanemu dochodzenia ewentualnych świadczeń, jednak aby tego skutecznie dokonać, niezbędna jest terminowość.

Kiedy karta wypadku jest obowiązkowa? Kiedy nie trzeba jej wypełniać?

Karta wypadku jest obowiązkowa w przypadku wypadków przy pracy, w tym również w drodze do lub z pracy, jeśli poszkodowany jest zatrudniony na umowę zlecenia, umowę agencyjną lub umowę o świadczenie usług. Dokument ten musi być sporządzony także dla dzieci uczestniczących w zdarzeniu podczas nauki w szkole, osób odbywających staż lub przygotowanie zawodowe, duchownych, osób wykonujących odpłatną pracę w trakcie odbywania kary pozbawienia wolności oraz członków spółdzielni produkcyjnych i kółek rolniczych.

Są jednak sytuacje, w których wypełnianie takiego formularza nie należy do zobowiązań pracodawcy i może zostać pominięte lub zastąpione inną czynnością.

Karta wypadku nie jest obowiązkowa w następujących sytuacjach:

• gdy poszkodowany jest pracownikiem zatrudnionym na umowę o pracę (wówczas sporządza się protokół powypadkowy),

• jeśli zdarzenie nie miało związku z wykonywaniem obowiązków służbowych,

• gdy poszkodowany nie jest objęty ubezpieczeniem wypadkowym (choć w niektórych przypadkach karta może być sporządzona dla celów statystycznych lub wewnętrznych).

Obowiązek wypełnienia karty wypadku wynika z regulacji prawnych i ma na celu dokumentowanie zdarzeń powypadkowych, ale w powyższych przypadkach jest zbędne. Dlatego warto orientować się w przepisach i wiedzieć, jak postępować, kiedy dojdzie do nieprzyjemnej sytuacji.

Wzór karty wypadku - gdzie go szukać?

Technologiczne udogodnienia pozwalają nam na szybką reakcję w razie wystąpienia nieszczęśliwego wypadku. Internet pomoże nam znaleźć odpowiedni dokument w kilka sekund. Wzór karty wypadku można znaleźć w sieci, chociażby na stronie Państwowej Inspekcji Pracy, a także u ubezpieczycieli, którzy często udostępniają arkusze do pobrania lub umożliwiają zgłoszenie szkody online za pomocą formularza. Oficjalny wzór dokumentu jest również zawarty jako załącznik do Rozporządzenia z dnia 23 stycznia 2022 r.

Jakie dokumenty do karty wypadku?

Proces sporządzania karty wypadku to w dużej mierze współpraca pracodawcy z poszkodowanym i świadkami, w celu ustalenia przyczyn zajścia oraz jego okoliczności. Zebrana wówczas dokumentacja powinna zostać dołączona do formularza, gdyż pomoże ona poszkodowanemu otrzymać świadczenia, do których ma prawo zgodnie z ubezpieczeniem.

Dokumenty, które należy dołączyć do karty wypadku

• Oświadczenia poszkodowanego i świadków - Są one niezbędne do potwierdzenia okoliczności zdarzenia i mogą być istotne w procesie ustalania przyczyn wypadku.

• Dokumentacja medyczna - Powinna zawierać informacje o odniesionych urazach, leczeniu i ewentualnych kosztach związanych z rehabilitacją. Będzie pomocna przy ustaleniu stopnia uszczerbku na zdrowiu i określeniu wysokości odszkodowania.

• Protokoły z przesłuchań - Mogą obejmować protokoły z przesłuchania poszkodowanego oraz świadków zdarzenia. Te dokumenty są często dołączane do karty wypadku w celu uzupełnienia informacji o okolicznościach wypadku.

• Inne załączniki - Mogą to być dokumenty potwierdzające koszty dojazdu, leczenia lub inne wydatki związane z wypadkiem, jeśli są one istotne dla ustalenia odszkodowania.

Im większą starannością wykażemy się przy dokumentowaniu zdarzenia, tym bardziej ułatwimy proces zgłaszania szkody i dochodzenia praw. Warto dopilnować tego, jeśli pracodawca nie chce, aby pracownik miał problemy z uzyskaniem odszkodowania, a on sam nie został posądzony o umyślnie niedopełnienie obowiązku sporządzenia dokumentacji powypadkowej.

Karta wypadku - najważniejsze informacje

Jeśli do niefortunnego zdarzenia doszło w czasie wykonywania zwykłych czynności związanych z obowiązkami służbowymi lub w drodze na trasie praca-dom, mamy do czynienia z wypadkiem przy pracy. Dodatkowo, jeśli uczestnikiem nie była osoba zatrudniona w ramach umowy o pracę, a np. zlecenia lub umowy agencyjnej, sporządzić należy kartę wypadku. Jest to dokument, w którym znajduje się opis przyczyn, okoliczności i konsekwencji całego zajścia. Zwykle za wypełnienie tego formularza odpowiedzialny jest pracodawca.

Najważniejsze informacje o karcie wypadku

• Karta wypadku dotyczy osób zatrudnionych na umowę zlecenia, umowę agencyjną lub o świadczenie usług.

• Obowiązuje również w przypadku wypadków dzieci w szkołach, obozach, stażystów, osób odbywających staże zawodowe, duchownych, osób pracujących podczas kary pozbawienia wolności oraz członków spółdzielni produkcyjnych i kółek rolniczych.

• Karta jest nieobowiązkowa dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę (wówczas sporządza się protokół powypadkowy).

• Dokument należy sporządzić w trzech egzemplarzach: dla poszkodowanego, płatnika składek i ZUS/zakładu ubezpieczeniowego.

• Obowiązek sporządzenia karty spoczywa na zleceniodawcy.

• Karta musi być wypełniona w terminie 14 dni od zgłoszenia wypadku.

• Karta wypadku jest regulowana przez Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 23 stycznia 2022 r.

• Celem jest ustalenie okoliczności wypadku oraz umożliwienie dochodzenia roszczeń przez poszkodowanego.

• Pracownik może samodzielnie wypełnić kartę wypadku, ale nie jest to jego obowiązek. W większości przypadków to pracodawca lub zleceniodawca dokonuje tego zadania.

Karta wypadku jest istotnym dokumentem dla osób zatrudnionych na umowy cywilnoprawne, który dokumentuje okoliczności zdarzenia i umożliwia dochodzenie roszczeń. Należy ją wypełnić w terminie 14 dni od zgłoszenia wypadku i dostarczyć odpowiednim instytucjom. Ważne jest, aby zleceniodawcy przestrzegali przepisów, dbając o prawidłowość dokumentacji.