VAT Information Exchange System (VIES) – czym jest i jak korzystać z tego systemu?

Pracujesz z zagranicznymi kontrahentami? W takim razie na pewno wiesz, jak ważna jest weryfikacja potencjalnych partnerów biznesowych. W przypadku Unii Europejskiej, możesz łatwo sprawdzać, czy firma jest zarejestrowana jako prowadząca handel na jej terenie. Wystarczy skorzystać z wyszukiwarki VIES. Sprawdź, jak to zrobić i dlaczego jest ona tak pomocnym narzędziem.

Co to jest system VIES?

VIES to unijny system wymiany informacji o VAT, który pozwala sprawdzić, czy numer VAT UE przedsiębiorcy jest aktywny w danym dniu. System nie jest jedną europejską bazą danych. Działa jak wyszukiwarka, która przekazuje zapytanie do krajowych baz prowadzonych przez administracje podatkowe państw Unii Europejskiej i Irlandii Północnej. Warto wiedzieć, że system weryfikuje numery VAT-UE z 27 krajów UE i jest dostępny jest w 23 językach Unii Europejskiej. Mówiąc prościej, wpisujesz numer kontrahenta, a VIES sprawdza, czy został on zarejestrowany jako podatnik podatku od wartości dodanej uprawniony do realizowania transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Do czego służy system VIES?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, system VIES pomaga sprawdzić kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy lub wykonaniem transakcji na terenie Unii Europejskiej.

Możesz wykorzystać go, aby:

• potwierdzić, czy numer VAT UE kontrahenta jest aktywny,

• sprawdzić, czy firma jest zarejestrowana do transakcji wewnątrzwspólnotowych,

• potwierdzić jeden z warunków zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów,

• zweryfikować dane przed wystawieniem faktury VAT,

• ograniczyć ryzyko błędnego rozliczenia podatku,

• przygotować poprawne dane do informacji podsumowującej,

• zachować dowód, że sprawdziłeś status podatnika przed transakcją.

VIES przydaje się przede wszystkim wtedy, gdy sprzedajesz towary lub usługi przedsiębiorcy z innego kraju UE. Dzięki temu możesz ocenić, czy dane kontrahenta są zgodne z informacjami w krajowych bazach administracji podatkowej.

Jak sprawdzić numer VAT UE w wyszukiwarce VIES?

Numer VAT UE możesz sprawdzić bezpłatnie na stronie Komisji Europejskiej. Nie musisz zakładać konta ani składać żadnego formularza. Zacznij od zakładki Działalność gospodarcza, przejdź do Podatki, następnie do Podatek VAT, a następnie wybierz Jak sprawdzić numer VAT (system VIES) i kliknij przycisk Sprawdź numer VAT, aby przenieść się do wyszukiwarki.

Jeśli chcesz przeprowadzić weryfikację:

• wybierz kraj, który nadał numer VAT UE,

• wpisz numer kontrahenta,

• uzupełnij swój numer VAT UE, jeśli chcesz otrzymać pełniejsze potwierdzenie,

• uruchom wyszukiwanie,

• sprawdź wynik oraz dostępne dane firmy,

• zapisz lub wydrukuj potwierdzenie.

VIES przekazuje zapytanie do krajowej bazy danych. Wynik pokazuje status numeru w dniu przeprowadzenia weryfikacji.

Pracodawco, poszukujesz pracowników? Opublikuj ogłoszenie o pracę

Co oznacza ważny numer VAT w VIES?

Jeśli system VIES potwierdzi ważność numeru VAT UE, oznacza to, że numer znajduje się w bazie właściwego kraju i jest aktywny na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych. Taki wynik potwierdza status podatnika VAT w dniu sprawdzenia. Nie świadczy jednak o jego wypłacalności, uczciwości ani braku zaległości podatkowych.

Co oznacza nieważny numer VAT w VIES?

W sytuacji, gdy system VIES nie potwierdzi numeru VAT UE, wyświetli wynik wskazujący, że numer jest nieważny. Oznacza to, że nie został odnaleziony w odpowiedniej krajowej bazie albo nie jest aktywny na potrzeby transakcji w obrębie UE.

Przyczyną może być:

• błąd w numerze lub wybór niewłaściwego kraju,

• brak rejestracji do VAT UE,

• niezakończona procedura rejestracji,

• opóźnienie w aktualizacji danych,

• brak takiego numeru w rejestrze.

Nieważny wynik nie zawsze oznacza, że firma nie istnieje. Wskazuje jedynie, że VIES nie potwierdził danego numeru w chwili wyszukiwania.

Czy pozytywny wynik w VIES wystarczy do zastosowania stawki 0% VAT?

Pozytywny wynik w VIES jest ważnym elementem weryfikacji kontrahenta, ale sam nie wystarczy, aby zastosować stawkę 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów. Potwierdza jedynie, że numer nabywcy jest aktywny na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych w dniu sprawdzenia.

Chcąc zastosować stawkę 0%, musisz również:

• dokonać dostawy na rzecz nabywcy, który podał Ci właściwy i ważny numer VAT UE,

• posiadać aktywną rejestrację jako podatnik VAT UE,

• zgromadzić dokumenty potwierdzające, że towary zostały wywiezione z Polski i dostarczone do nabywcy w innym państwie UE,

• wykazać transakcję w JPK_VAT z deklaracją oraz informacji podsumowującej VAT-UE.

Nie zakładaj więc, że samo zapisanie wyniku z VIES rozwiązuje wszystkie kwestie związane z rozliczeniem. Potwierdzenie warto dołączyć do dokumentacji transakcji, ale równie istotne są dowody przewozu i dostarczenia towarów oraz poprawne wykazanie sprzedaży. Jeżeli wymagane warunki nie zostaną spełnione, dostawa może podlegać krajowej stawce VAT właściwej dla danego towaru.

Co zrobić, gdy numer VAT nie został zweryfikowany?

Brak potwierdzenia numeru VAT UE w systemie VIES nie zawsze oznacza, że kontrahent podał nieprawidłowe dane. Najpierw sprawdź, czy wybrałeś właściwy kraj, wpisałeś poprawny prefiks oraz nie pominąłeś żadnej cyfry lub litery. Nawet drobny błąd wystarczy, aby system nie odnalazł numeru w krajowej bazie danych. Sprawdź, czy nie doszło do prostej pomyłki podczas wpisywania danych. Upewnij się, że wybrałeś właściwy kraj, podałeś poprawny prefiks i wpisałeś pełny numer kontrahenta.

Jeżeli dane są prawidłowe:

• poproś kontrahenta o ponowne sprawdzenie numeru,

• poproś go o kontakt z administracją podatkową w jego kraju,

• sprawdź, czy rejestracja do transakcji wewnątrzwspólnotowych została zakończona,

• wstrzymaj rozliczenie transakcji według zasad właściwych dla VAT UE do czasu wyjaśnienia sprawy.

Natomiast jeżeli problem dotyczy Twojego numeru, skontaktuj się z urzędem skarbowym w swoim kraju. Tylko krajowa administracja podatkowa może poprawić dane lub potwierdzić, czy numer został prawidłowo aktywowany.

Jakie dane można sprawdzić w systemie VIES?

Przed zawarciem transakcji z firmą z innego kraju UE warto upewnić się, że podany numer VAT UE rzeczywiście należy do aktywnego podatnika. VIES pomaga sprawdzić nie tylko sam status numeru, lecz także dostępne dane kontrahenta. Dzięki temu możesz porównać wynik z informacjami otrzymanymi od firmy i wychwycić ewentualne niezgodności jeszcze przed wystawieniem faktury.

W systemie możesz sprawdzić:

• czy numer VAT UE jest ważny w dniu weryfikacji,

• w jakim kraju podatnik został zarejestrowany,

• nazwę przedsiębiorstwa, jeśli dany kraj udostępnia taką informację,

• adres firmy, jeżeli krajowe przepisy pozwalają na jego wyświetlenie.

Zakres danych zależy od państwa, które nadało numer. Niektóre kraje UE udostępniają nazwę i adres przedsiębiorstwa, a inne pozwalają jedynie potwierdzić, czy wskazane dane są powiązane z konkretnym numerem VAT.

Uwaga! Wynik z VIES może pomóc Ci ocenić, czy dane kontrahenta zgadzają się z informacjami na fakturze, umowie lub zamówieniu. System nie pokazuje jednak zaległości podatkowych, historii numeru ani sytuacji finansowej firmy. Nie pozwala też wyszukać numeru VAT na podstawie samej nazwy przedsiębiorstwa lub jego adresu.

Zatem VIES potwierdza status numeru VAT UE, ale nie zastępuje pełnej weryfikacji kontrahenta. Jeśli współpracujesz z polską firmą, możesz dodatkowo sprawdzić jej dane rejestrowe w CEIDG lub KRS. Pozwoli Ci to potwierdzić między innymi nazwę przedsiębiorstwa, adres oraz status działalności. Oficjalna wyszukiwarka firm na Biznes.gov.pl obejmuje dane z obu rejestrów i pozwala wyszukiwać podmioty między innymi po numerze NIP.

Co zrobić, gdy system VIES jest niedostępny?

Chwilowa niedostępność systemu VIES nie oznacza, że numer VAT UE kontrahenta jest nieważny. Najczęściej przyczyną są prace techniczne albo brak połączenia z krajową bazą danych państwa, które nadało numer. W takiej sytuacji warto odczekać i ponowić próbę, zamiast od razu uznawać, że dane firmy są nieprawidłowe.

Możesz wtedy:

• sprawdzić numer ponownie po kilku minutach lub godzinach,

• upewnić się, że problem nie dotyczy tylko wybranego kraju UE,

• zapisać komunikat o błędzie lub zrobić zrzut ekranu,

• skontaktować się z właściwą administracją podatkową, jeśli weryfikacja jest pilna.

Jeżeli planujesz wystawić fakturę lub zastosować zasady właściwe dla transakcji wewnątrzwspólnotowej, poczekaj na potwierdzenie statusu numeru albo uzyskaj je z innego oficjalnego źródła. Sam brak dostępu do VIES nie daje podstaw do uznania kontrahenta za niezarejestrowanego podatnika.

Dlaczego warto zachować potwierdzenie weryfikacji numeru VAT?

Weryfikacja numeru VAT UE ma znaczenie nie tylko przed rozpoczęciem transakcji. Warto również zachować potwierdzenie z VIES, aby móc wykazać, że w dniu sprzedaży sprawdziłeś status kontrahenta i oparłeś rozliczenie na aktualnych danych.

Takie potwierdzenie może przydać się:

• podczas kontroli podatkowej,

• przy wyjaśnianiu sposobu rozliczenia VAT,

• w razie sporu dotyczącego danych kontrahenta,

• gdy numer VAT UE później stanie się nieaktywny,

• jako uzupełnienie dokumentacji księgowej danej transakcji.

Wynik wyszukiwania dotyczy konkretnego dnia, dlatego najlepiej zapisać go od razu po weryfikacji. Możesz pobrać potwierdzenie, wydrukować je albo zachować zrzut ekranu wraz z datą sprawdzenia. Dzięki temu nie musisz później udowadniać, jaki status numeru widniał w systemie w momencie wystawienia faktury.

VIES a biała lista podatników VAT – czym się różnią?

VIES i biała lista podatników VAT służą do weryfikacji przedsiębiorców, ale dostarczają innych informacji. Nie powinieneś traktować ich zamiennie, ponieważ każde z tych narzędzi pomaga sprawdzić inny zakres danych.

System VIES pozwala ustalić, czy numer VAT UE jest aktywny na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych. Korzystasz z niego przede wszystkim wtedy, gdy zawierasz transakcję z przedsiębiorcą z innego państwa UE albo chcesz potwierdzić unijny status polskiego kontrahenta.

Biała lista, czyli Wykaz podatników VAT, dotyczy podmiotów zarejestrowanych w Polsce. Możesz w niej sprawdzić między innymi:

• czy firma jest czynnym lub zwolnionym podatnikiem VAT,

• czy podmiot został wykreślony z rejestru albo do niego przywrócony,

• podstawowe dane identyfikacyjne przedsiębiorcy,

• zgłoszone rachunki bankowe związane z prowadzoną działalnością.

Jeśli współpracujesz z polską firmą, biała lista pomoże Ci zweryfikować jej krajowy status VAT oraz numer rachunku do płatności. Przy transakcji wewnątrzwspólnotowej skorzystaj dodatkowo z VIES, aby upewnić się, że kontrahent ma aktywny numer VAT UE. Sprawdzenie firmy w jednym systemie nie zastępuje weryfikacji w drugim.