Nota korygująca do faktury – czy można ją wystawić w bieżącym roku?
Autor: Paulina Szydłowska
Dawniej narzędzie, które pozwalało nabywcy poprawić drobne błędy formalne na fakturze. Dziś rozwiązanie zniesione przez przepisy. Nota korygująca przestała być wykorzystywana w księgowości od 1 lutego 2026. Warto wiedzieć, czym była i co obecnie można stosować zamiast niej. Przeczytasz o tym poniżej.
Co to jest nota korygująca?
Nota korygująca była dokumentem, za pomocą którego nabywca mógł poprawić niektóre błędy na otrzymanej fakturze. Dotyczyło to przede wszystkim pomyłek w danych formalnych, takich jak nazwa firmy, adres, numer identyfikacyjny czy data sprzedaży. Nota nie służyła natomiast do zmiany ceny, stawki VAT, kwoty podatku ani wartości sprzedaży.
Dokument wystawiał nabywca, a następnie przekazywał go sprzedawcy do akceptacji. Taki sposób poprawiania faktur VAT funkcjonował do końca stycznia 2026 roku.
💡 Przeczytaj też: Faktura bez VAT – czym jest i kogo dotyczy?
Czy noty korygujące nadal obowiązują?
Nie. Obecnie nabywca nie może już samodzielnie wystawić noty korygującej, nawet gdy błąd dotyczy wyłącznie nazwy firmy, adresu lub innych danych formalnych. Dotyczy to zarówno faktur ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF, jak i dokumentów wystawianych poza systemem. Każdą pomyłkę na fakturze poprawia jej wystawca za pomocą faktury korygującej. Nabywca powinien poinformować sprzedawcę o błędzie i przekazać mu prawidłowe dane.
💡 Przeczytaj też: Koszty uzyskania przychodu – czym są i jaką pełnią funkcję?
Od kiedy nie można wystawiać not korygujących?
Not korygujących nie można wystawiać od 1 lutego 2026 roku. W tym dniu przestały obowiązywać przepisy ustawy o VAT regulujące zasady ich sporządzania. Zmiana została wprowadzona wraz z wdrażaniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur.
Likwidacja not obowiązuje niezależnie od terminu, w którym dany przedsiębiorca został objęty obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF. Oznacza to, że również najmniejszy przedsiębiorca korzystający w 2026 roku z możliwości wystawienia faktury poza systemem nie może poprawić jej za pomocą noty korygującej.
💡 Przeczytaj też: Jakie są progi podatkowe w Polsce? Co się dzieje po przekroczeniu drugiego progu podatkowego?
Co zamiast noty korygującej?
Po zauważeniu nieprawidłowości skontaktuj się z wystawcą faktury i poproś o jej poprawienie. Sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą, także wtedy, gdy pomyłka dotyczy jedynie danych opisowych i nie wpływa na kwotę transakcji ani wysokość podatku.
Faktury przesłanej do KSeF nie można edytować, usunąć ani anulować. Poprawiony dokument trzeba wystawić jako osobną fakturę korygującą i powiązać go z fakturą pierwotną. Szczególne zasady obowiązują przy wskazaniu niewłaściwego nabywcy. Sprzedawca powinien wówczas wystawić korektę do zera dla faktury z błędnym numerem NIP, a następnie nową fakturę z danymi właściwego podmiotu.
💡 Przeczytaj też: Jednolity plik kontrolny – przewodnik dla przedsiębiorcy
Jak zgłosić sprzedawcy błąd na fakturze?
Po zauważeniu pomyłki skontaktuj się ze sprzedawcą lub jego działem księgowości. Możesz zrobić to mailowo albo przez system służący do obsługi faktur. W zgłoszeniu wskaż numer i datę wystawienia dokumentu, opisz błąd oraz podaj prawidłowe dane. Dołącz również numer KSeF, jeżeli faktura została wystawiona w tym systemie.
Od 1 lutego 2026 roku nie możesz samodzielnie poprawić dokumentu przez wystawienie noty korygującej. Korektę przygotowuje sprzedawca jako wystawca faktury pierwotnej. Po otrzymaniu faktury korygującej sprawdź, czy zawiera właściwe dane i odnosi się do odpowiedniego dokumentu.
💡 Przeczytaj też: Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą? Kompleksowy poradnik o JDG
Jak poprawić błędne dane nabywcy na fakturze?
Sposób poprawienia danych zależy od rodzaju pomyłki. Błąd w nazwie firmy, adresie lub innych danych opisowych, przy prawidłowym numerze NIP nabywcy, poprawia sprzedawca za pomocą faktury korygującej. Dotyczy to również błędów, które nie wpływają na cenę, wartość sprzedaży ani wysokość podatku.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy na fakturze wystawionej w KSeF podano NIP innego podmiotu. System przypisuje dokument do nabywcy z numerem wskazanym na fakturze, dlatego sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą do zera z błędnym NIP. Następnie wystawia nową fakturę pierwotną z prawidłowymi danymi rzeczywistego nabywcy. Nie należy w takim przypadku zamieniać błędnego numeru NIP na właściwy za pomocą jednej faktury korygującej.
💡 Przeczytaj też: VAT Information Exchange System (VIES) – czym jest i jak korzystać z tego systemu?
Kto wystawia fakturę korygującą po zmianie przepisów?
Fakturę korygującą wystawia podatnik, który wystawił fakturę pierwotną. Najczęściej jest nim sprzedawca towaru lub usługi. Dokument może przygotować również upoważniony pracownik, księgowy albo biuro rachunkowe działające w imieniu podatnika.
Nabywca nie może już samodzielnie skorygować błędu za pomocą noty korygującej. Powinien zgłosić pomyłkę wystawcy i przekazać mu prawidłowe dane. Wyjątkiem jest samofakturowanie, w ramach którego nabywca może wystawiać faktury i ich korekty w imieniu sprzedawcy, o ile strony wcześniej uzgodniły taką procedurę.
💡 Przeczytaj też: Zwrot podatku PIT – kiedy przysługuje? Kiedy na koncie?
Jak skorygować fakturę wystawioną w KSeF?
Faktury przyjętej przez KSeF nie można edytować, usunąć ani anulować. Wystawca musi przygotować osobną fakturę korygującą, wskazać w niej dane dokumentu pierwotnego oraz wprowadzić odpowiednie poprawki. Korekta może dotyczyć zarówno kwot i stawek podatku, jak i nazwy firmy, adresu, daty lub innych danych formalnych. Faktura korygująca powinna zawierać numer i datę wystawienia faktury pierwotnej oraz jej numer KSeF. Następnie trzeba przesłać korektę do systemu. Po przyjęciu dokument otrzyma własny numer KSeF i zostanie udostępniony nabywcy.
Inne postępowanie obowiązuje, gdy KSeF odrzuci plik XML przesłany w trybie online. Taki dokument nie został skutecznie wystawiony, dlatego nie przygotowuje się do niego faktury korygującej. Wystawca powinien poprawić błędy w pliku i ponownie przesłać go do systemu.
Zatrudniasz pracowników? Dodaj ogłoszenie!
Co z notami korygującymi wystawionymi przed 1 lutego 2026 roku?
Noty korygujące prawidłowo wystawione do 31 stycznia 2026 roku zachowują ważność. Nie trzeba zastępować ich fakturami korygującymi wyłącznie z powodu zmiany przepisów. Decydująca jest data wystawienia noty, a nie data jej akceptacji przez sprzedawcę.
Nota sporządzona przed 1 lutego 2026 roku może zostać zaakceptowana przez wystawcę faktury również po tej dacie. Stosuje się do niej wcześniejsze zasady, zgodnie z którymi dokument wymaga akceptacji sprzedawcy. Po 31 stycznia 2026 roku nabywca nie może już natomiast wystawić nowej noty, nawet gdy błąd znajduje się na fakturze otrzymanej przed zmianą przepisów. W takim przypadku powinien zwrócić się do sprzedawcy o wystawienie faktury korygującej.
Nota korygująca a faktura korygująca – najważniejsze różnice
Warto wiedzieć, że nota korygująca i faktura korygująca służyły do poprawiania błędów na fakturach, jednak różniły się zakresem zastosowania, wystawcą oraz sposobem wprowadzania korekty.
|
|
Nota korygująca |
Faktura korygująca |
|---|---|---|
|
Kto wystawia dokument? |
Nabywca towaru lub usługi |
Wystawca faktury pierwotnej, najczęściej sprzedawca |
|
Zakres zastosowania |
Wybrane błędy formalne, które nie wpływały na wartość transakcji |
Błędy formalne, rachunkowe i kwotowe oraz zmiany warunków transakcji |
|
Przykładowe poprawiane dane |
Nazwa firmy, adres, data sprzedaży lub inne dane opisowe |
Dane sprzedawcy i nabywcy, ceny, ilości, stawki VAT, kwoty podatku, rabaty, zwroty i inne elementy faktury |
|
Możliwość zmiany kwoty lub podatku |
Nie |
Tak |
|
Akceptacja drugiej strony |
Wymagana była akceptacja wystawcy faktury |
Nie wymaga akceptacji nabywcy jako warunku wystawienia |
|
Wystawianie w KSeF |
Nota nie była wystawiana w KSeF |
Fakturę korygującą wystawia się w KSeF, jeżeli podlega obowiązkowi wystawienia w systemie |
|
Podstawa prawna |
Uchylony art. 106k ustawy o VAT |
Art. 106j ustawy o VAT |
|
Obecny status |
Nowych not nie można wystawiać od 1 lutego 2026 roku |
Podstawowy dokument służący obecnie do poprawiania faktur |
Obecnie każda korekta faktury wymaga działania jej wystawcy. Nabywca może zgłosić błąd i przekazać prawidłowe informacje, ale nie sporządza już własnego dokumentu korygującego.
Nota korygująca – wzór obowiązujący do 31 stycznia 2026 roku
Poniższy wzór ma charakter archiwalny. Można wykorzystać go do sprawdzenia, czy nota wystawiona najpóźniej 31 stycznia 2026 roku zawierała wszystkie wymagane elementy. Nie należy na jego podstawie sporządzać nowych not korygujących.
NOTA KORYGUJĄCA NR ………………………
Miejsce i data wystawienia
…………………………………………………………………
Nabywca wystawiający notę
Nazwa firmy lub imię i nazwisko
…………………………………………………………………
Adres
…………………………………………………………………
NIP
…………………………………………………………………
Sprzedawca będący wystawcą faktury
Nazwa firmy lub imię i nazwisko
…………………………………………………………………
Adres
…………………………………………………………………
NIP
…………………………………………………………………
Dane faktury, której dotyczy korekta
Numer faktury
…………………………………………………………………
Data wystawienia faktury
…………………………………………………………………
Data dokonania lub zakończenia dostawy towaru albo wykonania usługi
…………………………………………………………………
Treść wymagająca korekty
…………………………………………………………………
Treść prawidłowa
…………………………………………………………………
Akceptacja wystawcy faktury
…………………………………………………………………
Data i podpis
…………………………………………………………………
Nota korygująca wymagała akceptacji wystawcy poprawianej faktury. Przepisy nie narzucały jednej formy potwierdzenia, dlatego sprzedawca mógł zaakceptować dokument także elektronicznie, na przykład w wiadomości e-mail. Nota wystawiona przed 1 lutego 2026 roku może zostać zaakceptowana również po tej dacie.
Nota korygująca do faktury – najczęściej zadawane pytania
Czy można wystawić notę korygującą w 2026 roku?
Notę korygującą można było wystawić wyłącznie do 31 stycznia 2026 roku. Od 1 lutego błędy na fakturze poprawia jej wystawca za pomocą faktury korygującej.
Czy w 2026 roku można wystawić notę do faktury z 2025 roku?
Nie. Znaczenie ma data wystawienia noty, a nie data faktury zawierającej błąd. Pomyłkę na fakturze z 2025 roku zauważoną po 31 stycznia 2026 roku powinien poprawić sprzedawca za pomocą faktury korygującej.
Czy nota wystawiona przed 1 lutego 2026 roku nadal jest ważna?
Tak. Prawidłowo wystawiona nota zachowuje ważność po zmianie przepisów. Dokument sporządzony do 31 stycznia 2026 roku może także zostać zaakceptowany przez sprzedawcę po tej dacie.
Czy nota korygująca musiała być podpisana?
Przepisy nie wymagały własnoręcznego podpisu, ale nota musiała zostać zaakceptowana przez wystawcę faktury. Akceptacja mogła mieć formę elektroniczną, na przykład wiadomości e-mail.
Czy nota korygująca mogła zmienić kwotę faktury?
Nie. Nota służyła do poprawiania wybranych danych formalnych. Zmiana ceny, ilości towaru, podstawy opodatkowania, stawki VAT lub kwoty podatku wymagała wystawienia faktury korygującej.
Czy nabywca może wystawić fakturę korygującą?
Co do zasady fakturę korygującą wystawia sprzedawca będący wystawcą faktury pierwotnej. Nabywca może przygotować taki dokument w imieniu sprzedawcy w ramach uzgodnionej procedury samofakturowania.
Jak poprawić błędną nazwę lub adres firmy na fakturze?
Zgłoś błąd sprzedawcy i podaj mu prawidłowe dane. Wystawca powinien sporządzić fakturę korygującą, nawet gdy pomyłka nie wpływa na kwotę transakcji ani wysokość podatku.
Jak poprawić błędny NIP nabywcy na fakturze z KSeF?
Fakturę przypisaną w KSeF do niewłaściwego nabywcy trzeba skorygować do zera z zachowaniem błędnego numeru NIP. Następnie sprzedawca wystawia nową fakturę pierwotną z prawidłowym NIP rzeczywistego nabywcy.
Czy błędną fakturę można usunąć z KSeF?
Nie. Faktury przyjętej przez system i oznaczonej numerem KSeF nie można edytować, anulować ani usunąć. Błąd poprawia się za pomocą faktury korygującej.
Czy odrzucony plik w KSeF trzeba poprawić fakturą korygującą?
Nie. Plik odrzucony przez KSeF nie otrzymuje numeru systemowego, dlatego nie jest uznawany za wystawioną fakturę. Należy poprawić plik i przesłać go ponownie.
Pozostałe wpisy
Dzień doceniania pracownika – jak go obchodzić i dlaczego warto o nim pamiętać?
Dzień doceniania pracownika to święto, o którym w polskich firmach mówi się coraz głośniej, choć jeszcze kilka lat temu niewiele osób w ogóle słyszało o jego istnieniu. Tymczasem w Stanach Zjednoczonych, gdzie to wydarzenie ma swoje korzenie, funkcjonuje ono już od dawna i z roku na rok zyskuje większą popularność, przenikając również do firmowych kalendarzy w Europie, w tym w Polsce. Coraz więcej pracodawców zdaje sobie sprawę, że regularne docenianie zespołu nie jest wyłącznie miłym gestem, lecz elementem strategii budowania zaangażowania, który wpływa na wyniki firmy oraz na to, jak długo pracownicy pozostają w danej organizacji. W tym artykule wyjaśniamy, czym dokładnie jest dzień doceniania pracownika, kiedy przypada, skąd się wzięła ta inicjatywa oraz jakie konkretne działania można podjąć w swojej firmie, żeby pracownicy poczuli, że ich codzienna praca ma znaczenie. Podpowiadamy również, dlaczego docenianie nie powinno ograniczać się wyłącznie do jednego dnia w roku, a stanowić element szerszej kultury organizacyjnej, obecnej w firmie każdego dnia.
2026-10-08
Aport do spółki – co to znaczy? Jakie są zasady?
Nie zawsze musisz przekazywać spółce pieniądze, żeby objąć w niej udziały lub akcje. Możesz wykorzystać posiadany majątek, na przykład nieruchomość, samochód, maszyny, prawa autorskie albo całe przedsiębiorstwo. Taki wkład wymaga jednak odpowiedniej wyceny, opisania w dokumentach spółki i skutecznego przeniesienia. Wyjaśniamy, czym jest aport do spółki, co może być jego przedmiotem i jak wygląda jego wniesienie. Sprawdź!
2026-09-22
Rachunek zysków i strat — praktyczny poradnik dla przedsiębiorców
Gdyby poprosić przeciętnego przedsiębiorcę o wskazanie dokumentu, który najlepiej odpowiada na pytanie „czy mój biznes w ogóle na siebie zarabia?”, większość wskazałaby właśnie na rachunek zysków i strat. I słusznie, bo to właśnie w tym zestawieniu spotykają się ze sobą wszystkie przychody, jakie firma wygenerowała w danym roku, oraz wszystkie koszty, które musiała ponieść, żeby te przychody osiągnąć. Problem w tym, że sam dokument bywa dla wielu osób — nawet tych prowadzących własną działalność od lat — źródłem większej konsternacji niż jasności, głównie za sprawą dwóch wariantów sporządzania, gąszczu liter i cyfr rzymskich oraz księgowego żargonu, który niekoniecznie tłumaczy się sam z siebie.
2026-09-15
Kapitał zakładowy – co to jest, ile wynosi i jak działa w różnych spółkach?
Kapitał zakładowy to jedno z tych pojęć, które funkcjonuje w języku prawa handlowego i finansów jako oczywistość – a w praktyce bywa źródłem nieporozumień, kosztownych błędów i niezrealizowanych oczekiwań. Ten artykuł wyjaśnia, czym jest kapitał zakładowy, jak działa w różnych typach spółek, jakie są minimalne wymagania ustawowe, co można wnieść jako wkład i jak podwyższyć lub obniżyć kapitał.
2026-09-07
Pozostałe wpisy w pozostałych kategoriach
List motywacyjny – klauzula RODO jest obowiązkowa czy nie?
Rekrutacja nie zawsze kończy się na wysłaniu CV. Często pracodawca wymaga także listu motywacyjnego, a bywa, że kandydat dołącza go z własnej woli, by pokazać zaangażowanie. Jednak w takim dokumencie również znajdują się dane osobowe. Czy w związku z tym pracodawca potrzebuje osobnej klauzuli ze zgodą na ich przetwarzanie? Sprawdź, czy musisz dołączać klauzulę RODO do listu motywacyjnego oraz kiedy warto to zrobić!
2026-10-12
Świadczenie rehabilitacyjne – ile wynosi i komu przysługuje?
W czasie niezdolności do pracy nie musisz zwykle martwić się o finanse, jeżeli pracujesz na etacie. Jednak zasiłek chorobowy przysługuje tylko przez określony czas. Co jeśli wciąż nie jesteś w stanie wrócić do swoich obowiązków, kiedy przestanie Ci się należeć? Dowiedz się, czym jest świadczenie rehabilitacyjne, czy należy Ci się takie wsparcie i jak się o nie starać.
2026-10-09
Stawka godzinowa na umowie zlecenie – jaka jest minimalna na 2027 r.? Przepisy i zasady
Dla studentów czy osób, które wolą bardziej elastyczne formy zatrudnienia, umowa zlecenie może być dobrym rozwiązaniem. Jednak jeśli zdecydowałeś się zostać zleceniobiorcą, nie dotyczy Cię płaca minimalna, taka sama jak dla umowy o pracę. Śledząc zmiany w przepisach, będziesz interesować się tym, ile wynosi minimalna stawka godzinowa, bo to właśnie ona ma największe znaczenie dla zleceń. Sprawdź, co w tej kwestii przyniesie 2027 rok.
2026-10-08
Praca na wysokościach – definicja, wymogi BHP oraz środki ochrony indywidualnej i zbiorowej
Praca na wysokości to jedno z tych zagadnień, wokół którego narosło sporo nieporozumień, mimo że przepisy regulujące tę kwestię są w polskim prawie dość precyzyjnie określone. Wielu pracowników, a nawet pracodawców, zastanawia się, od ilu metrów praca na wysokości w ogóle zaczyna obowiązywać, jakie środki ochrony należy wtedy zapewnić oraz czy każda praca wykonywana ponad poziomem podłogi automatycznie kwalifikuje się jako szczególnie niebezpieczna. Odpowiedzi na te pytania znajdziemy w konkretnych aktach prawnych, przede wszystkim w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, jednak samo brzmienie przepisów bywa dla wielu osób trudne do zinterpretowania bez odpowiedniego kontekstu. W tym artykule wyjaśniamy, od jakiej wysokości mówimy formalnie o pracy na wysokości, jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy w związku z zatrudnianiem osób do takich zadań, jakie środki ochrony indywidualnej i zbiorowej powinny być stosowane, a także jakie zawody najczęściej wiążą się z wykonywaniem obowiązków w takich warunkach. Podpowiadamy również, gdzie szukać ofert pracy dla osób zainteresowanych tego rodzaju zatrudnieniem oraz na co zwrócić uwagę, planując karierę związaną z pracą prowadzoną ponad poziomem gruntu.
2026-10-07
