Czy szkolenia wlicza się do czasu pracy? Sprawdź, czy dostaniesz za to wynagrodzenie

Autor: Paulina Szydłowska

Zasadniczo uznaje się, że czas pracy to ta część dnia pracy, kiedy zatrudniony pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Jak jednak przepisy z zakresu prawa pracy traktują szkolenia dotyczące kwalifikacji zawodowych pracowników? Czy za każdy kurs dostaje się wynagrodzenie? Przeczytaj i sprawdź, w jakich okolicznościach szkolenia wlicza się do czasu pracy.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Jakie szkolenia wlicza się do czasu pracy, a jakie nie?

• Jakie przepisy regulują wliczanie szkoleń do czasu pracy?

• Co z wynagrodzeniem za czas poświęcony na szkolenia?

• Jak traktować szkolenia odbywające się poza normalnymi godzinami pracy?

• Jakie prawa ma pracownik w związku ze szkoleniami?

• Jakie obowiązki ma pracodawca w związku ze szkoleniami?

Kiedy szkolenie wlicza się do czasu pracy?

Doskonalenie zawodowe to wartościowy element rozwoju zawodowego zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Nie każde szkolenie jednak wlicza się do czasu pracy. Decydują o tym przede wszystkim wymogi związane ze stanowiskiem, polecenie pracodawcy lub inicjatywa samego pracownika.

Szkolenia wliczone do czasu pracy

W Kodeksie pracy znajdziemy jasne zapisy, mówiące o tym, że istnieją szkolenia, które pracodawca ma obowiązek zapewnić, a ich odbycie zaliczyć do czasu pracy. Są to:

• Obowiązkowe szkolenia BHP – Każdy pracownik musi je przejść przed rozpoczęciem pracy i regularnie odnawiać.

• Szkolenia specjalistyczne wymagane na danym stanowisku – Będą to szkolenia pracowników niezbędne do prawidłowego pełnienia obowiązków, np. kursy dla elektryków dotyczące uprawnień SEP, szkolenia dla księgowych w zakresie zmian podatkowych, kursy pierwszej pomocy dla nauczycieli i instruktorów.

• Szkolenia organizowane przez pracodawcę w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych – Np. firma wprowadza nowy system informatyczny i organizuje szkolenie dla pracowników.

Decydujące są tutaj wymogi przepisów bezpieczeństwa oraz zapewnianie niezbędnych umiejętności do wykonywania określonego rodzaju pracy, ale liczy się także aspekt inicjatywy pracodawcy. Jeżeli szef wymaga podnoszenia poziomu umiejętności, powinien zaliczyć organizowane szkolenia do czasu pracy.

Szkolenia nie wliczające się do czasu pracy

Nie wszystkie kursy i szkolenia kwalifikują się do wliczenia do czasu pracy. Jeśli pracownik z własnej inicjatywy decyduje się na udział w szkoleniu, a pracodawca nie jest stroną porozumienia w tej sprawie, czas ten nie jest traktowany jako czas pracy. Przykłady szkoleń niewliczanych do czasu pracy:

• Kursy i studia podyplomowe organizowane przez pracownika we własnym zakresie – Np. pracownik działu marketingu samodzielnie zapisuje się na kurs copywritingu lub social media.

• Szkolenia hobbystyczne niezwiązane z pracą – Np. kurs rysunku, kurs baristyczny dla pracownika biurowego.

• Szkolenia branżowe bez uzgodnienia z pracodawcą – Np. specjalista IT bierze udział w konferencji programistycznej, ale pracodawca nie deleguje go tam oficjalnie.

Jeśli pracownik chce podjąć się szkolenia z własnej inicjatywy i czuje, że może ono przynieść firmie wartość, zawsze może szukać porozumienia. Pracodawca może zgodzić się wliczyć kurs czy warsztaty do czasu pracy, o ile stwierdzi, że są powiązane z obowiązkami pracowniczymi. Będąc entuzjastą kursów i warsztatów, warto więc szukać ofert pracy, w których potencjalny szef zaznacza, że chętnie wspiera rozwój pracowników.

💡Przeczytaj także: Jakie są rodzaje szkoleń pracowniczych? Jak dobrać rodzaj szkolenia dla pracowników w 8 krokach?

Co mówią przepisy na temat szkoleń i czasu pracy?

Od 26 kwietnia 2023 r. obowiązuje nowy przepis w Kodeksie pracy (art. 94¹³), który precyzuje zasady dotyczące szkoleń odbywanych przez pracowników. Treść artykułu głosi, że pracodawca ma obowiązek zapewnić szkolenia, jeśli wynika to z:

• postanowień układu zbiorowego pracy,

• porozumienia zbiorowego,

• regulaminu pracy,

• przepisów prawa,

• umowy o pracę.

Dodatkowo, jeśli pracownik uczestniczy w szkoleniu na podstawie polecenia przełożonego, szkolenie powinno odbywać się na koszt pracodawcy i, jeśli to możliwe, w godzinach pracy. Jeżeli jednak odbywa się poza standardowym czasem pracy, wlicza się do jego wymiaru.

Czy za szkolenie należy się wynagrodzenie?

Wynagrodzenie za odbyte szkolenie zależy od tego, czy jest ono wliczane do czasu pracy. Jeśli szkolenie odbywa się z inicjatywy pracodawcy lub wynika z wymogów stanowiska, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia na takich samych zasadach, jak za zwykłe godziny pracy.

Jeżeli szkolenie odbywa się poza normalnymi godzinami pracy, np. w weekendy lub po zakończeniu standardowej zmiany, pracownikowi przysługuje:

• normalne wynagrodzenie zasadnicze za czas szkolenia,

• dzień wolny w zamian za czas spędzony na szkoleniu lub,

• dodatkowe wynagrodzenie za nadgodziny, zgodnie z przepisami o czasie pracy.

Zatem jeżeli firma organizuje szkolenie z obsługi nowego systemu w godzinach pracy, pracownik otrzymuje za ten czas standardowe wynagrodzenie. W sytuacji, gdy pracodawca zobowiązuje pracownika do udziału w kursie w sobotę, pracownik ma prawo do dnia wolnego lub wynagrodzenia za nadgodziny. Natomiast jeśli pracownik sam zapisuje się na szkolenie poza pracą i nie uzgadnia tego z pracodawcą, czas szkolenia nie jest płatny.

Czy szkolenie poza godzinami pracy to nadgodziny?

Szkolenie, które odbywa się poza standardowymi godzinami pracy, może być uznane za pracę w godzinach nadliczbowych, ale tylko w przypadku, gdy prowadzi do przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy. Oznacza to, że jeśli pracownik bierze udział w obowiązkowym szkoleniu w dniu wolnym od pracy, czas ten może być traktowany jako nadgodziny.

Zasady dotyczące nadgodzin w kontekście szkoleń

• Jeżeli szkolenie odbywa się w dniu wolnym (np. w sobotę), a czas szkolenia przekracza dobową normę pracy, pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi całego dnia wolnego w zamian.

• Czas wolny należy udzielić w tym samym okresie rozliczeniowym, w terminie uzgodnionym z pracownikiem.

• Za dzień wolny, który pracownik otrzymuje w zamian za szkolenie, przysługuje normalne wynagrodzenie, nawet jeśli szkolenie trwało krócej niż pełny dzień pracy.

Przykład: Pracownik uczestniczy w obowiązkowym szkoleniu w sobotę, mimo że miał to być dzień wolny. Jeśli szkolenie trwa dłużej niż 8 godzin, czas ten może zostać uznany za nadgodziny, a pracodawca musi zapewnić dzień wolny lub zapłacić za nadgodziny. Jeśli jednak nie ma możliwości udzielenia dnia wolnego, pracownikowi należy wypłacić odpowiednią kwotę wynagrodzenia za nadgodziny, w tym z ewentualnym dodatkiem.

Szkolenia a prawa pracownika

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników jest w interesie obu stron. Zatrudnieni mają wobec tego szereg praw związanych z uczestnictwem w szkoleniach, które powinny być przestrzegane przez pracodawcę.

• Urlop szkoleniowy - Pracownik ma prawo do urlopu szkoleniowego, jeśli uczestniczy w szkoleniu mającym na celu podniesienie kwalifikacji zawodowych, a jego udział odbywa się za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy. Taki urlop jest płatny i uznaje się go za czas pracy.

• Zwolnienie z pracy - Pracownik może liczyć na zwolnienie z pracy w całości lub części dnia, aby uczestniczyć w szkoleniu. To prawo dotyczy zarówno szkoleń obowiązkowych, jak i tych, które są organizowane przez pracodawcę w celu rozwoju zawodowego pracownika.

• Wynagrodzenie za czas szkolenia - W przypadku szkoleń odbywanych w godzinach pracy, zatrudniony otrzymuje pełne wynagrodzenie za ten czas. Szkolenia poza normalnymi godzinami pracy pracownika (np. wieczorami, w weekendy) są również wliczane do czasu pracy, a pracownikowi należy się normalne wynagrodzenie oraz ewentualny dzień wolny lub wynagrodzenie za nadgodziny.

• Ochrona przed dyskryminacją - Każdy pracownik ma prawo do równego dostępu do szkoleń, niezależnie od płci, wieku, rasy, religii czy innych cech. Pracodawca nie może dyskryminować żadnego pracownika w dostępie do szkoleń zawodowych.

• Zgoda na udział w szkoleniu - Pracownik nie może być zmuszany do udziału w szkoleniach, które nie są wymagane przez przepisy prawa lub regulamin pracy, z wyjątkiem szkoleń BHP i PPOŻ. W takim przypadku pracownik ma obowiązek uczestniczyć w szkoleniu, ale nie może to odbywać się wbrew jego woli.

Należy jednak pamiętać, że oprócz praw, pracownicy mają również pewne zobowiązania w kontekście szkoleń. Jednym z nich jest umowa o zwrocie kosztów szkolenia. Jeśli pracodawca finansuje szkolenie, może wymagać, aby pracownik zobowiązał się do pozostania w firmie przez określony czas po ukończeniu kursu. Zatem pracownik, który zdecyduje się odejść przed upływem tego terminu, może zostać zobowiązany do zwrotu kosztów szkolenia lub jakiejś ich części.

Szkolenia a obowiązki pracodawcy

Pracodawca ma pewne zobowiązania w związku ze szkoleniami, które nakładają na niego przepisy Kodeksu pracy. Regulacje te są niezbędne zarówno dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, jak i wspierania ich rozwoju zawodowego. Oto najważniejsze z nich:

Organizacja szkoleń BHP oraz ich finansowanie

Zgodnie z art. 237³ § 2 Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany do organizowania szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Szkolenia te muszą być przeprowadzane przed rozpoczęciem pracy oraz okresowo, w zależności od rodzaju pracy i zagrożeń związanych z wykonywaną działalnością. Regularne aktualizowanie wiedzy pracowników w tym zakresie ma na celu zapewnienie im bezpieczeństwa.

Warto pamiętać też, że obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkoleń BHP nie ogranicza się jedynie do organizacji. W grę wchodzi także ich finansowanie. Jest to zobowiązanie, które nie może zostać przerzucone na pracownika, ponieważ szkolenia BHP mają na celu zapewnienie minimalnych standardów bezpieczeństwa, niezbędnych do wykonywania pracy.

Ułatwianie rozwoju zawodowego

Choć pracodawca nie ma obowiązku organizowania szkoleń branżowych czy specjalistycznych, ma obowiązek ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Może to obejmować wspieranie pracowników w zdobywaniu nowych umiejętności, np. poprzez zapewnienie dostępu do kursów, seminariów czy innych form edukacji, które są zgodne z wymaganiami stanowiska pracy.

Zapewnienie dostępu do szkoleń

Pracodawca powinien zapewnić równy dostęp do szkoleń dla wszystkich pracowników, nie dyskryminując nikogo z powodu płci, wieku, rasy, religii, czy innych cech. Każdy pracownik ma prawo do uczestnictwa w szkoleniach, które podnoszą jego kwalifikacje zawodowe, a pracodawca nie może go pozbawić tego prawa na tle osobistych preferencji.

Dokumentowanie szkoleń

Pracodawca musi dokumentować przebieg szkoleń, w tym zakres tematów, czas trwania oraz uczestników. Dokumentacja ta jest niezbędna, aby w razie potrzeby móc wykazać, że pracownik przeszedł odpowiednie kursy, szczególnie w przypadku szkoleń BHP czy innych obowiązkowych szkoleń wymaganych przepisami prawa.

Dbałość o te obowiązki jest nie tylko kwestią przestrzegania przepisów prawa, ale także inwestowaniem w rozwój i bezpieczeństwo pracowników. Prędzej czy później przełoży się to na poprawę efektywności i atmosfery w miejscu pracy. Warto też pamiętać, że szukanie pracownika jest o wiele prostsze, kiedy można w ogłoszeniu wpisać podnoszenie kwalifikacji zawodowych jako jeden z benefitów.

Czy szkolenia wlicza się do czasu pracy? Najważniejsze informacje

Szkolenia zawodowe stanowią istotny element rozwoju pracowników, jednak nie każde szkolenie jest traktowane jako czas pracy. Zgodnie z Kodeksem pracy, obowiązkowe szkolenia, takie jak BHP, specjalistyczne kursy wymagane na określonym stanowisku, a także te organizowane przez pracodawcę w celu podnoszenia kwalifikacji, są zaliczane do czasu pracy. W przypadku inicjatywy pracownika, np. kursów hobbystycznych lub szkoleń niepowiązanych z obowiązkami zawodowymi, czas poświęcony na naukę nie jest wliczany do czasu pracy.

Decyzje o wliczeniu szkoleń do czasu pracy są związane z wymaganiami stanowiska oraz inicjatywą pracodawcy. Czas szkolenia odbywanego na polecenie pracodawcy lub wymagany przez przepisy prawa traktowany jest jako czas pracy, a wynagrodzenie za te godziny przysługuje zgodnie z normalnymi zasadami. Pracownik, który bierze udział w szkoleniu z własnej inicjatywy, musi uzgodnić z pracodawcą, czy czas szkolenia może zostać uwzględniony w godzinach pracy.