Czym jest zwolnienie grupowe? Prawa pracowników i obowiązki pracodawcy

Autor: Paulina Szydłowska

Problemy finansowe, restrukturyzacja czy wdrożenie nowych technologii - to najczęstsze przyczyny zwolnień grupowych. GUS podaje, że w ciągu 9 pierwszych miesięcy 2024 roku, problem ten dotknął 37,9 tys. zatrudnionych. Jak standardowo przebiega rozwiązanie z pracownikami stosunków pracy, kiedy redukcja etatów przybiera większą skalę? Czy osoby objęte zwolnieniami grupowymi są chronione przez przepisy? Sprawdź w artykule.

Z tekstu dowiesz się:

• Czym jest zwolnienie grupowe i w jakich sytuacjach się je przeprowadza?

• Jakie są kryteria zakwalifikowania zwolnienia jako grupowego?

• Jakie przepisy regulują zwolnienia grupowe w Polsce?

• Jakie obowiązki ma pracodawca wobec pracowników podczas zwolnień grupowych?

• Jakie prawa przysługują pracownikom objętym zwolnieniem grupowym?

• Czy pracownicy objęci zwolnieniami grupowymi otrzymują odprawę?

• Jak wygląda procedura zwolnienia grupowego krok po kroku?

• Czy pracodawca musi konsultować zwolnienia grupowe ze związkami zawodowymi?

• Jakie są różnice między zwolnieniem grupowym a indywidualnym?

• Jakie wsparcie mogą uzyskać pracownicy objęci zwolnieniem grupowym (np. outplacement)?

Zwolnienie grupowe - definicja

Zwolnienie grupowe to proces obejmujący redukcję zatrudnienia większej liczby pracowników z przyczyn niezależnych od nich. Może być realizowane w formie wypowiedzenia stosunku pracy przez pracodawcę lub na mocy porozumienia stron. Najczęściej mechanizm ten stosuje się w przypadku trudnej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, która wymusza konieczność ograniczenia kosztów.

Kiedy mówimy o zwolnieniu grupowym? Podstawowe kryteria

O zwolnieniu grupowym można mówić, gdy spełnione zostają określone warunki formalne i prawne. Wspólne cechy definiujące ten proces to:

• Redukcja zatrudnienia w krótkim czasie, zwykle w okresie do 30 dni.

• Przyczyny niedotyczące pracowników, takie jak reorganizacja, kryzys finansowy lub zmiana strategii przedsiębiorstwa.

• Zwolnienie ustalonej liczby pracowników w zależności od wielkości firmy.

Do procederu tego dochodzi, kiedy objętych zamiarem grupowego zwolnienia zostaje:

• 10 pracowników w przypadku zatrudnienia mniej niż 100 osób.

• 10% załogi przy zatrudnieniu od 100 do 299 pracowników.

• 30 pracowników w firmach zatrudniających 300 i więcej osób.

Jeśli kryteria te nie zostają spełnione, mamy do czynienia ze zwolnieniami indywidualnymi, które również mogą być przykre dla obu stron. Mimo to, towarzyszące im procedury nieco się różnią.

Zwolnienia grupowe w świetle prawa - jakie przepisy je regulują?

Kwestię zwolnień grupowych w Polsce reguluje ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania stosunków pracy z pracownikami z przyczyn niedotyczących pracowników. Zgodnie z przepisami, mechanizm ten jest dostępny dla pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników na podstawie stosunku pracy. Wymogiem jest także spełnienie określonych kryteriów dotyczących liczby zwolnień w odniesieniu do wielkości zatrudnienia.

Przy obliczaniu liczby zwalnianych osób uwzględnia się wyłącznie pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę. Osoby, które pracują na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowy zlecenia czy umowy o dzieło, nie są brane pod uwagę.

Prawa pracowników objętych zwolnieniem grupowym

Proces zwolnienia grupowego wiąże się z koniecznością przestrzegania określonych praw pracowników. Przepisy precyzują zarówno wymagania formalne wobec pracodawcy, jak i uprawnienia osób objętych redukcją zatrudnienia.

Terminy związane z rozwiązaniem stosunku pracy

Rozwiązanie stosunku pracy w ramach zwolnienia grupowego nie może nastąpić wcześniej niż:

• po upływie 30 dni od dnia zawiadomienia powiatowego urzędu pracy (jeżeli takie zawiadomienie jest wymagane),

• po upływie 30 dni od daty zawarcia porozumienia lub wydania regulaminu (jeżeli zawiadomienie nie jest konieczne).

Obliczanie tego terminu odbywa się zgodnie z art. 111 § 2 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy.

Prawo do odprawy pieniężnej

Pracownicy, z którymi rozwiązano stosunek pracy w ramach zwolnień grupowych, mogą skorzystać z prawa do odprawy pieniężnej. Jej wysokość zależy od stażu pracy u danego pracodawcy:

• jednomiesięczne wynagrodzenie – przy zatrudnieniu krótszym niż 2 lata,

• dwumiesięczne wynagrodzenie – przy zatrudnieniu od 2 do 8 lat,

• trzymiesięczne wynagrodzenie – przy zatrudnieniu powyżej 8 lat.

Wysokość odprawy nie może przekraczać 15-krotności minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy. Kwota jest obliczana według zasad stosowanych przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a staż pracy uwzględnia wszystkie okresy zatrudnienia u danego pracodawcy.

Szczególna ochrona wybranych grup pracowników

Niektóre grupy pracowników są objęte szczególną ochroną i nie mogą zostać zwolnione w ramach zwolnień grupowych. Do tej kategorii należą:

• osoby w wieku przedemerytalnym,

• kobiety w ciąży,

• pracownicy przebywający na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim, ojcowskim lub na warunkach urlopu macierzyńskiego,

• funkcjonariusze związkowi i społeczni inspektorzy pracy,

• pracownicy powołani do odbycia służby.

W stosunku do pracowników chronionych pracodawca może wypowiedzieć warunki pracy lub płacy. Może to skutkować przeniesieniem pracownika na inne stanowisko lub obniżeniem wynagrodzenia z możliwością wypłaty dodatku wyrównawczego do końca okresu ochrony.

Powyższe regulacje mają na celu zapewnienie odpowiedniej ochrony pracownikom oraz umożliwienie dostosowania sytuacji zatrudnieniowej do okoliczności ekonomicznych przedsiębiorstwa.

Obowiązki pracodawcy wobec zwolnionych grupowo

W trakcie redukcji etatów, pracodawca musi dopilnować szeregu obowiązków formalnych i prawnych. To ważne, aby rozumiał swoje zobowiązania wobec pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia oraz organizacji wspierających ich interesy.

Konsultacje

Przed przeprowadzeniem zwolnień grupowych pracodawca musi przeprowadzić konsultacje z zakładowymi organizacjami związkowymi. Należy omówić przyczyny zwolnień, grupy zawodowe, których one dotyczą, oraz zaproponowane kryteria doboru. Jeśli w zakładzie pracy nie funkcjonują związki zawodowe, konsultacje odbywają się z wyznaczonymi przedstawicielami załogi.

Zawiadomienia

Firma ma obowiązek pisemnie poinformować zakładowe organizacje związkowe o szczegółach planowanych zwolnień, w tym przyczynach, liczbie pracowników, harmonogramie i zasadach doboru osób do zwolnienia. Zawiadamia także powiatowy urząd pracy, przedstawiając podobne informacje, które są niezbędne do oceny sytuacji i ewentualnego wsparcia dla zwalnianych pracowników.

Porozumienie lub regulamin

Pracodawca powinien zawrzeć porozumienie ze związkami zawodowymi, określające zasady przeprowadzenia zwolnień grupowych. W przypadku braku porozumienia zasady te należy określić w regulaminie, który powinien być dostępny dla pracowników.

Wypłata odpraw

Przedsiębiorstwo ma obowiązek wypłacić odprawy pieniężne zwolnionym pracownikom, zgodnie z przepisami prawa. Wysokość odprawy zależy od stażu pracy u danego pracodawcy i szczegóły te muszą być przestrzegane zgodnie z przepisami.

Powiadomienie pracowników

Wszyscy pracownicy objęci zamiarem grupowego zwolnienia muszą otrzymać pisemne zawiadomienie, w którym znajdą się:

• Przyczyny rozwiązania stosunku pracy.

• Informacje o przysługujących prawach, w tym odprawach oraz możliwości skorzystania z usług powiatowego urzędu pracy.

Obowiązek ponownego zatrudnienia

W przypadku ponownego zatrudniania pracowników, gdy pracodawca zatrudnia w tej samej grupie zawodowej:

• Pracownik zwolniony w ramach zwolnienia grupowego ma pierwszeństwo w zatrudnieniu, jeśli zgłosi taki zamiar w ciągu roku od daty rozwiązania stosunku pracy.

• Obowiązek ponownego zatrudnienia dotyczy okresu 15 miesięcy od dnia rozwiązania stosunku pracy.

Powyższe regulacje pozwalają zachować zgodność z przepisami i chronią interesów obu stron. Pozwalają zminimalizować szkodliwe skutki redukcji etatów i zapobiegają nadużyciom.

Procedura zwolnień grupowych - przebieg formalny

Proces zwolnień grupowych jest precyzyjnie określony w przepisach prawa i obejmuje kilka etapów. Każdy z nich musi być przeprowadzony zgodnie z obowiązującymi regulacjami.

• Konsultacje - Pracodawca ma obowiązek skonsultować zamiar przeprowadzenia zwolnień grupowych ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników w przypadku braku zakładowych organizacji związkowych.

• Zawiadomienia - Pracodawca jest zobowiązany do złożenia pisemnych zawiadomień do powiatowego urzędu pracy oraz do zakładowych organizacji związkowych lub przedstawicieli pracowników, wskazując przyczyny zwolnień, liczbę pracowników objętych procesem oraz kryteria ich doboru. Do każdego pracownika objętego zwolnieniem grupowym należy też wystosować indywidualne zawiadomienie, w którym podaje się przyczyny i warunki zwolnienia.

• Okres wypowiedzenia - Pracownikom objętym zwolnieniem grupowym przysługuje okres wypowiedzenia, którego długość jest uzależniona od ich stażu pracy.

• Odprawa pieniężna - Zwalnianym pracownikom przysługuje odprawa, której wysokość zależy od stażu pracy u danego pracodawcy.

• Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy - W okresie wypowiedzenia pracodawca ma prawo zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy, z zachowaniem prawa do pełnego wynagrodzenia za ten okres.

Każdy z powyższych etapów ma na celu uregulowanie procesu zwolnień grupowych i zapewnienie ochrony praw pracowników, a także umożliwienie pracodawcy przeprowadzenia koniecznych zmian organizacyjnych w sposób zgodny z przepisami prawa.

Kolejność dokonywania zwolnień pracowników

Pracodawca, przeprowadzając zwolnienia grupowe, musi działać zgodnie z zasadami określonymi w przepisach prawa pracy. Wybór osób objętych redukcją zatrudnienia powinien być oparty na sprawiedliwych i obiektywnych kryteriach, które uwzględniają zarówno potrzeby pracodawcy, jak i prawa pracowników.

Obiektywne kryteria doboru pracowników do zwolnienia

Wybierając osoby do zwolnienia, pracodawca powinien zastosować kryteria odnoszące się do okoliczności istotnych z punktu widzenia funkcjonowania przedsiębiorstwa. Mogą to być m.in.:

• Rodzaj kwalifikacji – w tym unikalne umiejętności, które są niezbędne do realizacji określonych zadań.

• Wykształcenie – poziom i kierunek edukacji mogą decydować o możliwości dalszego zatrudnienia na określonym stanowisku.

• Dotychczasowy przebieg zatrudnienia – ocena efektywności, osiągnięć i zaangażowania pracownika.

• Staż pracy – długość zatrudnienia w danym zakładzie pracy.

• Zdobyte kwalifikacje – w tym szkolenia, certyfikaty czy doświadczenie zawodowe, które zwiększają wartość pracownika dla organizacji.

Zasada niedyskryminacji

Wszystkie kryteria doboru muszą być zgodne z zasadą niedyskryminacji. Oznacza to, że pracodawca nie może podejmować decyzji o zwolnieniu na podstawie cech osobistych lub sytuacji życiowej pracownika, takich jak:

• Płeć.

• Wiek.

• Niepełnosprawność.

• Przynależność narodowa, rasowa czy etniczna.

• Przekonania religijne.

• Orientacja seksualna.

Ta zasada ma za zadanie zapewnić sprawiedliwy przebieg trudnemu procesowi zwolnień grupowych. Według prawa, ciężka sytuacja przedsiębiorstwa nie jest usprawiedliwieniem dla zachowań noszących znamiona dyskryminacji.

Uwzględnienie wszystkich pracowników

Pracodawca jest zobowiązany do wzięcia pod uwagę wszystkich pracowników, których dotyczą przyczyny zmuszające go do rozwiązania stosunku pracy. Nie można stosować kryteriów w sposób arbitralny ani wykluczać określonych grup pracowników bez uzasadnienia.

Transparentność i dokumentacja

Proces doboru pracowników do zwolnienia powinien być transparentny. Pracodawca powinien móc wykazać, że:

• Kryteria były wcześniej określone i uzasadnione.

• Stosowanie kryteriów było jednakowe dla wszystkich pracowników.

• Decyzje o zwolnieniach były podejmowane zgodnie z ustalonymi zasadami.

Zastosowanie sprawiedliwych i obiektywnych kryteriów doboru oraz przestrzeganie zasady niedyskryminacji pozwala nie tylko na zgodne z prawem przeprowadzenie zwolnień grupowych, ale także na ograniczenie ryzyka sporów sądowych z pracownikami.

Czy zwolnienia grupowe trzeba konsultować z zakładowymi organizacjami związkowymi?

Zgodnie z przepisami, pracodawca ma obowiązek skonsultować zamiar przeprowadzenia zwolnień grupowych z zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi w zakładzie pracy. Konsultacje powinny obejmować najważniejsze aspekty planowanego zwolnienia, a pracodawca musi przekazać związkom zawodowym pisemną informację o:

• Przyczynach zamierzonego zwolnienia grupowego.

• Liczbie zatrudnionych pracowników i grupach zawodowych, do których należą.

• Grupach zawodowych objętych zamiarem zwolnienia.

• Okresie, w którym planowane jest zwolnienie.

• Kryteriach doboru pracowników do zwolnienia.

• Kolejności dokonywania zwolnień.

• Propozycjach dotyczących rozstrzygnięcia spraw pracowniczych, w tym świadczeń pieniężnych i sposobu ustalania ich wysokości.

Owocem konsultacji powinno być porozumienie dotyczące zwolnień grupowych. Musi ono zostać zawarte między pracodawcą a związkami zawodowymi w ciągu 20 dni od zawiadomienia. Jeśli nie jest możliwe uzgodnienie porozumienia ze wszystkimi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia jego treść z reprezentatywnymi związkami zawodowymi (zgodnie z ustawą o związkach zawodowych). Spełnienie tego obowiązku konsultacyjnego ma zapewnić redukcji etatów legalny przebieg.

Zwolnienie grupowe a indywidualne - różnice

Utrata źródła dochodów nie jest komfortową sytuacją, bez względu na to, czy padło się ofiarą zwolnień indywidualnych czy grupowych. W jednym i drugim scenariuszu pozostaje odwiedzić portal z ogłoszeniami o pracę w poszukiwaniu nowego miejsca zatrudnienia. Jednak według obowiązujących przepisów, zarówno pewne procedury, jak i prawa pracowników będą różne, zależnie od skali zwolnień.

Liczba pracowników objętych zwolnieniami

• Zwolnienie grupowe - Dotyczy rozwiązania stosunku pracy z większą liczbą pracowników w zakładzie zatrudniającym co najmniej 20 osób. Liczba zwolnionych musi spełniać określone kryteria (np. co najmniej 10 pracowników w firmie zatrudniającej 20–99 osób) w okresie 30 dni.

• Zwolnienie indywidualne - Obejmuje sytuacje, gdy liczba zwolnionych w okresie 30 dni jest mniejsza niż określona w przepisach dla zwolnień grupowych. Również dotyczy przyczyn niedotyczących pracowników.

Obowiązek konsultacji

• Zwolnienie grupowe - Konsultacje z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników są obowiązkowe. Dotyczą przyczyn zwolnień, kryteriów wyboru pracowników i zasad ich przeprowadzenia.

• Zwolnienie indywidualne - Konsultacje z organizacjami związkowymi są wymagane, jeśli dotyczą pracowników objętych szczególną ochroną, np. w przypadku wypowiedzenia warunków pracy i płacy.

Kryteria doboru pracowników

• Zwolnienie grupowe - Pracodawca musi ustalić obiektywne i niedyskryminujące kryteria doboru pracowników, np. kwalifikacje, staż pracy czy doświadczenie.

• Zwolnienie indywidualne - Pracodawca nie jest zobowiązany do ogłaszania szczegółowych kryteriów, ale przyczyny zwolnienia muszą być jasne i uzasadnione.

Wypowiedzenie warunków pracy i płacy

• Zwolnienie grupowe - Możliwe jest wypowiedzenie warunków pracy i płacy, szczególnie w przypadku pracowników chronionych. Pracownikom przysługuje dodatek wyrównawczy przez okres maksymalnie 6 miesięcy w razie obniżenia wynagrodzenia.

• Zwolnienie indywidualne - Wypowiedzenie warunków pracy i płacy również jest dopuszczalne, ale wymaga konsultacji ze związkami zawodowymi, jeśli dotyczy pracowników objętych ochroną.

Odprawy

• Zwolnienie grupowe - Pracodawca ma obowiązek wypłaty odprawy pieniężnej (np. jednomiesięczne wynagrodzenie dla pracowników zatrudnionych poniżej 2 lat). Odprawy są naliczane według zasad obowiązujących przy ekwiwalencie za urlop.

• Zwolnienie indywidualne - Odprawa przysługuje wyłącznie, gdy przyczyny zwolnienia są niedotyczące pracownika.

Procedura

• Zwolnienie grupowe - Wymaga pisemnego zawiadomienia urzędu pracy, związków zawodowych oraz przedstawicieli pracowników, a także sporządzenia porozumienia lub regulaminu zwolnień.

• Zwolnienie indywidualne - Nie wymaga formalnego porozumienia ani zgłoszenia do urzędu pracy, ale należy przestrzegać zasad przewidzianych w Kodeksie pracy.

Główna różnica między zwolnieniami grupowymi a indywidualnymi polega na skali, zakresie obowiązków pracodawcy oraz formalności procedur. Zwolnienia grupowe wymagają bardziej rozbudowanej procedury, w tym konsultacji i zawiadomień, podczas gdy w przypadku zwolnień indywidualnych procedura jest mniej skomplikowana, ale nadal podlega przepisom dotyczącym ochrony pracowników.

Wsparcie dla ofiar zwolnień - co może zrobić pracodawca?

Przepisy nakładają na pracodawców pewne obowiązki wobec osób dotkniętych zwolnieniami, takie jak wypłata odpraw czy informowanie o przysługujących prawach. Jednak pracodawcy mogą wyjść poza te wymogi, oferując dodatkowe formy wsparcia, które ułatwią pracownikom przejście przez trudny okres.

Do działań, które mogą być podjęte z inicjatywy pracodawcy, należą:

• Outplacement - Organizacja szkoleń z zakresu poszukiwania pracy, pomoc w tworzeniu CV oraz wsparcie w przygotowaniach do rozmów kwalifikacyjnych.

• Wsparcie psychologiczne - Zapewnienie dostępu do konsultacji psychologicznych lub coachingu, aby pomóc zwalnianym osobom poradzić sobie z emocjonalnymi skutkami zmiany.

• Doradztwo zawodowe - Pomoc w określeniu ścieżek rozwoju zawodowego i wskazanie możliwości zdobycia nowych kwalifikacji.

• Pomoc w znalezieniu nowej pracy - Nawiązanie współpracy z agencjami rekrutacyjnymi czy innymi firmami, które mogą być zainteresowane zatrudnieniem zwalnianych pracowników.

• Wsparcie finansowe - Dodatkowe świadczenia lub przedłużenie ubezpieczenia zdrowotnego na określony czas.

Zwolnienia są trudnym doświadczeniem zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Działania wspierające mogą złagodzić negatywne skutki, budując jednocześnie wizerunek firmy jako odpowiedzialnego przedsiębiorstwa.